Estudo de Caso - Gerenciamento de Escopo

Gerenciamento de Escopo em Projetos
Mauro Sotille, 2009

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GERENCIAMENTO DE ESCOPO EM
PROJETOS
Adaptao para o PMBOK 4 Edio: Mauro Sotille, PMP

1. ESTUDO DE CASO
Correspondncia Eletrnica nos Correios
A Presidncia dos Correios vislumbrou a possibilidade da Empresa apresentar aos seus
clientes um novo servio, que foi denominado de "Correspondncia Eletrnica". Esse
servio consistiria em receber documentos (contas, cartas, faturas, telegramas,
propagandas etc.) dos clientes em meio magntico (e-mail, site dos Correios na Internet
ou EDI Electronic Data Interchange) para que estes fossem transmitidos
eletronicamente para as agncias mais prximas dos destinatrios, onde seriam
impressos e entregues aos mesmos, com maior rapidez e segurana, reduzindo tambm
o custo para os nossos clientes. Os documentos recebidos nas agncias no poderiam ser
repassados para o destinatrio final por meio eletrnico, sendo de responsabilidade da
agncia a impresso.
Aps ter sido proposto e aprovado pelo Conselho de Administrao para incluso no
Plano Estratgico da empresa, o Presidente determinou ao Diretor Executivo que
desenvolvesse um projeto que propiciasse aos Correios ter esse servio disponvel em
seis meses, utilizando at R$ 10.000.000,00 (dez milhes de reais) do oramento do
corrente ano. Determinou ainda que fizesse parte do projeto o estudo de viabilidade
correspondente, em que o investimento tivesse o retorno financeiro (payback period) em
at 5 anos.

Elaborao dos documentos
O Diretor Executivo da Empresa, aps a determinao do Presidente de desenvolver o
projeto, precisa emitir uma autorizao para incio do mesmo onde fique claro: o
alinhamento do projeto com o plano estratgico da empresa, o que deve ser produzido e
a designao de um gerente para a conduo do empreendimento. Alm disso, deve
haver uma designao de autoridade e responsabilidade para esse gerente. O Diretor
Executivo assinaria ento o Termo de Abertura a seguir.
Mauro Sotille, 2009

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Empresa Correios S.A
Nome do Projeto: Correspondncia Eletrnica nos Correios
Termo de Abertura do Projeto
Elaborado por: Carlos Data: 08/08/200x
Aprovado por: Diretor Executivo Verso: 01

1.1 Justificativa do projeto (necessidades do negcio)
Com a crescente evoluo da Tecnologia da Informao (e-mail, chat, vdeo
conferncia etc.), associada s Telecomunicaes (internet, voz sobre IP, telefonia
celular etc.), vem diminuindo, ano a ano, o volume de documentos transportados pelos
Correios. Para que a empresa acompanhe e se valha dessa evoluo tecnolgica,
necessrio buscar alternativas de servios aos seus clientes. Desta forma, o servio de
"Correspondncia Eletrnica" se posiciona como estratgico para a empresa, tendo sido
aprovado pelo Conselho de Administrao.
1.2 Descrio do projeto
O projeto deve prover uma soluo que permita o recebimento de documentos (contas,
cartas, faturas, telegramas, propagandas etc.) dos clientes em meio magntico (e-mail,
site dos Correios na Internet ou EDI Electronic Data Interchange) para que estes
sejam transmitidos eletronicamente para as agncias mais prximas dos destinatrios,
onde sejam impressos e entregues aos mesmos, com maior rapidez e segurana,
reduzindo tambm o custo para os clientes.
1.3 Objetivos do projeto
Implantar correspondncia eletrnica, conforme especificado, nos dez maiores clientes
dos Correios, dentro de 6 meses, utilizando at R$ 10.000.000,00 (dez milhes de reais)
do oramento do corrente ano.
1.4 Riscos de alto nvel
A correspondncia eletrnica no ser legalmente regulamentada at o final do
projeto;
Os maiores clientes dos Correios no terem assinatura digital;
Mudana do planejamento estratgico dos Correios durante o projeto.

1.5 Designao do Gerente do Projeto
O Sr. Luiz Fernando Xavier ser o gerente deste projeto, tendo autoridade para utilizar
os recursos financeiros da empresa, conforme limitao do oramento do projeto e fluxo
de caixa da empresa. Est autorizado tambm a recrutar pessoal dos departamentos da
Agncia Central e da Diretoria de Tecnologia da Informao. No caso de necessidade de
correspondncia oficial com rgos do Governo Federal, Estadual ou Municipal, a
Assessoria de Comunicaes deve ser consultada.
Mauro Sotille, 2009

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1.6 Ligaes com outros projetos
Este projeto tem forte ligao com o projeto de Ampliao da Infra-estrutura da Rede
de Computadores dos Correios.
1.7 Acompanhamento do projeto
O gerente do Projeto deve criar, na Intranet da empresa, um ambiente que contenha as
informaes necessrias para o acompanhamento do projeto pelos principais
envolvidos.
1.8 Requisitos para aprovao do projeto
Sero realizadas reunies quinzenais, a nvel executivo, de acompanhamento do projeto.
Nessas reunies deve ser apresentado um relato do desempenho do projeto, contendo o
realizado at o momento, comparao de tempo e custo em relao ao planejado e uma
projeo atualizada para o trmino do projeto.
O projeto ser considerado encerrado mediante aprovao da Presidncia dos Correios.

Rio de J aneiro, RJ , em 08 de agosto de 2008.
______________________________________
ASSINATURA DO DIRETOR EXECUTIVO

Prximo passo:
Com a emisso do Termo de aertura, o Gerente do Projeto tem condies de iniciar o
seu planejamento iniciando o plano de gerenciamento do projeto pelo plano de
gerenciamento do escopo.
Mauro Sotille, 2009

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Plano de Gerenciamento do Escopo
Aprovado por: Diretor de TI
Gerente do Projeto
Verso: 01
1. INTRODUO
O trabalho a ser realizado neste projeto (baseline de escopo) est documentado na
Estrutura Analtica do Trabalho (WBS) e em seu Dicionrio. Nenhum trabalho deve ser
realizado pela equipe do projeto que no esteja definido nessa baseline.
Este plano apresenta os procedimentos que sero usados para gerenciar as alteraes no
escopo do projeto, ou seja, como as mudanas do escopo sero identificadas,
classificadas e, se autorizadas, integradas ao projeto. O objetivo garantir que sejam
coletadas todas as informaes relacionadas mudana solicitada, alm de que seja
realizada, para cada alterao proposta, uma avaliao dos impactos no projeto (custo,
prazo, qualidade e risco), assim como em seus objetivos. As alteraes propostas de
escopo devem ter suporte nas metas fundamentais de negcio da empresa, em funo
das quais o projeto foi autorizado.
2. PROCEDIMENTOS
Quando alguma necessidade de mudana de escopo for identificada, deve ser gerada
uma Solicitao de Mudana de Escopo (SME). S podem emitir solicitaes de
mudanas os Chefes de Departamento nas Diretorias de Engenharia, TI e Marketing.
Esta solicitao ser analisada pelo gerente do projeto, que avaliar os impactos da
mesma no projeto e a registrar no espao destinado a este fim. O gerente do projeto
poder autorizar alteraes de escopo que no tenham impacto no custo e no prazo total
do projeto. Caso contrrio, aps o registro desse impacto na SME, o gerente deve envi-
la para aprovao ou no pelo Diretor Executivo.
Abaixo seguem as informaes que devem estar contidas na SME.
Empresa
Solicitao de Mudana de Escopo n ....
Projeto:
Solicitado por: Ramal:
Descrio da mudana solicitada:

J ustificativa:

Data: Nome: Assinatura:
PARECER DO GERENTE DO PROJETO
Impactos identificados:
No cronograma -
Mauro Sotille, 2009

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No custo -
Na qualidade -
Em outros projetos -
Data: Nome: Assinatura :
PARECER DO DIRETOR EXECUTIVO
Aprovao ( ) Rejeio ( )
Observaes:

Data: Assinatura:

3. SISTEMA DE MONITORAMENTO (RASTREAMENTO)
Para manter o acompanhamento de quais mudanas foram propostas, aprovadas e
implementadas, ser utilizado o Software de Gerenciamento de Mudanas de Escopo
(SGME), que pode ser acessado atravs da intranet da empresa. O solicitante
responsvel pela digitao da solicitao no sistema, o qual gera um nmero para a
mesma. O software implementa o workflow da SME, com os envolvidos recebendo e-
mail quando necessitarem atuar no processo ou receber atualizao do status da
solicitao. Em caso de indisponibilidade do sistema ou urgncia na aprovao da
mudana, poder ser preenchido o formulrio em papel, que pode ser conseguido junto
equipe do projeto.
4. ATUALIZAO DA BASE DE REFERNCIA DO ESCOPO
Caso a mudana de escopo seja autorizada, deve ser produzido um conjunto de
correes nos documentos de escopo ou uma nova verso destes documentos. Somente
neste caso a base de referncia poder ser alterada.
Aprovao do Plano:
Rio de J aneiro, RJ , em 05 de setembro de 200x.
_____________________________________
ASSINATURAS
Prximo passo:
Levantar os requistos junto s partes interessadas.

Para facilitar o rastreamento de requisitos, freqentemente so utilizadas tabelas de
rastreabilidade, que criam associaes entre os requisitos. Uma forma de visualizao
grfica desta rastreabilidade uma matriz de rastreabilidade, que mostra a ligao entre
os requisitos, onde a linha dependente da coluna e a coluna depende da linha. Est
matriz demonstra de que forma um requisito influencia em outro, possibilitando uma
anlise do impacto de uma alterao do requisito.

Mauro Sotille, 2009

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MATRIZ DE RASTREABILIDADE DE REQUISITOS
Gerente do Projeto
Verso: 01

1. Introduo
Este documento liga os requisitos s suas origens e os rastreia durante todo o ciclo de
vida do projeto, ajudando a garantir que cada requisito adiciona valor de negcio atravs
da sua ligao aos objetivos de negcio e aos objetivos do projeto.
2. Escopo
Fornece um meio de rastreamento do incio ao fim do ciclo de vida do projeto, ajudando
a garantir que os requisitos aprovados na documentao sejam entregues no final do
projeto. Finalmente, fornece uma estrutura de gerenciamento das mudanas do escopo
do produto.

3. Req uisitos para os objetivos do projeto
RQ Descrio Propri-
etrio
Fonte Priori
dade
Verso Status Data de
Concluso
1 implantao do
novo servio,
quando do incio da
operao do sistema,
nos dez maiores
clientes dos
Correios
Diretor de
Marketing
Oficio
recebi
do
1 1.0 ativo
2 Somente podem ser
atendidos clientes
com assinatura
digital
Correios Gover
no
Feder
al
2 1.0 aprov
3 No gastar mais do
que R$10 M
Correios Objeti
vos
1 1.0 adic

4 Implantao do
novo servio, 50%
das Agncias
Postais.
Diretor
Executivo
Entre
vista
3 1.0 adic
5 Clientes em cidades
com mais de
500.000 habitantes
tero preferncia no
piloto
GP Restri
es
3 1.0 adic

Status: Ativo, cancelado, adiado, adicionado, aprovado
Mauro Sotille, 2009

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4. Requisitos das necessidades do negcio, oportunidades, metas e objetivos
5. Requisitos para as entregas do escopo/EAP do projeto
6. Requisitos para o design do produto
7. Requisitos para o desenvolvimento do produto
8. Requisitos para o teste de estratgia e de cenrios
9 .Requisitos de alto nvel para requisitos mais detalhados.
10. Requisitos para desenvolvimento do sistema
Na tabela abaixo foram colocados apenas os requisitos que requerem algum
outro para que ele seja executado.
REQUISITOS FUNCIONAIS:

RF01 cadastrar clientes
RF02 cadastrar agncias
RF03 efetuar assinatura digital
RF04 cadastrar sala
RF05 Alocar impressora

REQUISITOS NO FUNCIONAIS
RN01 clientes em cidades com mais de 500.000 habitantes tero
preferncia no piloto
RN02 Somente os 10 maiores clientes sero atendidos no piloto
RN03 Somente podem ser atendidos clientes com assinatura digital

Matriz de rastreabilidade

RF01 RF02 RF03 RF04 RF05
RN01 X X X
RN02 X
RN03 X

Prximo passo:
Durante o processo de Definio do Escopo, o gerente verifica qual seria a melhor
estratgia para executar o projeto e quais seriam os resultados principais (deliverables)
do mesmo, assim como os objetivos a serem alcanados e as premissas (hipteses) e
restries. O documento que formaliza esse planejamento a Declarao de Escopo,
que deve ser assinada pelo gerente do projeto e pelos principais interessados,
representando a concordncia dos mesmos com esse planejamento do escopo.
O Gerente do Projeto geraria ento a Declarao de Escopo a seguir.
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Declarao do escopo do projeto (Scope Statement)
Aprovado por: Diretor Executivo
Diretor de TI
Diretor de Marketing
Gerente do Projeto
Verso: 01

1.1 Escopo do Produto e Critrios de Aceitao
O projeto deve prover uma soluo que permita o recebimento de documentos (contas,
cartas, faturas, telegramas, propagandas etc.) dos clientes em meio magntico (e-mail,
site dos Correios na Internet ou EDI Electronic Data Interchange) para que estes
sejam transmitidos eletronicamente para as agncias mais prximas dos destinatrios,
onde sejam impressos e entregues aos mesmos, com maior rapidez e segurana,
reduzindo tambm o custo para os clientes.
Faz parte do escopo do projeto o estudo de viabilidade correspondente, em que garanta
que o investimento tenha o retorno financeiro correspondente (payback period) em at 5
anos. Devem ser levantados os documentos envolvidos, possveis clientes, volumes de
documentos, arquitetura de TI disponvel e requisitos legais. A tecnologia utilizada deve
ser de ponta, garantindo a integridade, autenticidade e segurana das correspondncias.
As correspondncias para cidades com menos de 10.000 habitantes devem ser impressas
na cidade mais prxima com mais de 10.000 habitantes. Os documentos recebidos nas
agncias no podem ser repassados para o destinatrio final por meio eletrnico, sendo
de responsabilidade da agncia a impresso.
1.2 Estratgias de conduo do projeto
a) A primeira fase do projeto ter o objetivo de estudar a viabilidade do projeto.
Esse estudo ser apresentado ao Conselho de Administrao, que ir aprovar ou
no a continuidade do projeto.
b) Sero contratados softwares de gesto eletrnica de documentos j disponveis
no mercado, que sero customizados pela equipe do projeto.
c) Para validao da soluo ser realizada uma implantao piloto em uma cidade
com, no mnimo, 500.000 habitantes. Aps a atualizao da soluo, em razo
das sugestes resultantes do piloto, ser realizada a implantao nas demais
unidades.
d) O marketing ser contratado externamente, devendo o planejamento do mesmo
ser aprovado junto com a homologao da soluo.
e) O projeto, depois de implantado, ser acompanhado pela equipe do projeto por
quatro meses, ao final do qual ser emitido um relatrio do desempenho da
soluo.
Mauro Sotille, 2009

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f) No incio da operao estaro utilizando o novo servio, pelo menos os dez
maiores clientes dos Correios e, prontas para impresso de documentos 50% das
Agncias Postais.
Lista de emtregas principais por fases:
Fases Entregas
Estudo de Viabilidade Estudo de viabilidade
Definio Especificao de equipamentos e softwares
Contratao Contratos
Implementao Customizao de softwares
Manual de Procedimentos
Plano de Marketing
Plano de Contingncia
Homologao da soluo
Implantao Marketing do produto
Call Center
Implantao Piloto
Implantao nas demais unidades
Teste Integrado
Relatrio inicial do desempenho da soluo
implantada
Fechamento Relatrio do Projeto

1.3 Excluses de escopo
No faz parte do escopo deste projeto:
Fazer a contratao e treinamento de pessoal para a operao do Call Center;
Levantar a necessidade de alteraes da infra-estrutura de TI da empresa
para suportar este projeto, o que responsabilidade do projeto de
Ampliao da Infra-estrutura da Rede de Computadores dos Correios.
1.4 Premissas (Hipteses)
At o dia 28/11/200x estar concludo o projeto de Ampliao da Infra-
estrutura da Rede de Computadores dos Correios;
At o dia 28/02/200x ser regulamentada a correspondncia eletrnica dos
Correios, passando a ter validade jurdica;
Os Correios e os seus 10 maiores clientes tero suas assinaturas digitais
criadas e certificadas at 28/11/200x;
O Conselho de Administrao analisar em 5 dias o estudo de viabilidade,
dando nesse prazo a resposta para continuidade ou no do projeto;
Ser disponibilizado para a equipe do projeto, em regime de dedicao
exclusiva, um profissional das seguintes reas: marketing; logstica; e
distribuio; e
Mauro Sotille, 2009

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Sero utilizadas as Agncias da cidade de Niteri como implantao piloto,
de forma a validar a implementao da soluo.
1.5 Restries do projeto
A correspondncia eletrnica deve estar Implantada em 6 meses, utilizando at R$
10.000.000,00 (dez milhes de reais).
1.6 Ligaes com outros projetos
Este projeto tem forte ligao com o projeto de Ampliao da Infra-estrutura da Rede
de Computadores dos Correios.
1.8 Acompanhamento do projeto
Ser criado, na Intranet da empresa, um ambiente que contenha as informaes
necessrias para o acompanhamento do projeto pelos principais envolvidos. Os
Diretores de TI e de Marketing informaro, at 05 de setembro de 200x a relao dos
usurios autorizados a acessar esse ambiente.
Sero realizadas reunies quinzenais, a nvel executivo, de acompanhamento do projeto.
Nessas reunies ser apresentado um relato do desempenho do projeto, contendo o
realizado at o momento, comparao de tempo e custo em relao ao planejado e uma
projeo atualizada para o trmino do projeto. Ser utilizada a tcnica de Anlise do
Valor do Trabalho Realizado (EVM Earned Value Management) para a medio do
progresso do projeto.
Sero realizadas reunies semanais, com a equipe, para acompanhamento do projeto.
Aprovao:
Rio de J aneiro, RJ , em 28 de agosto de 200x.

__________________________________
ASSINATURA DO GERENTE DO PROJ ETO
_________________________________
ASSINATURA DO DIRETOR EXECUTIVO
________________________________
ASSINATURA DO DIRETOR DE TI

Comentrio:
Foi acrescentado um objetivo restringindo a implantao do novo servio, quando do
incio da operao do sistema, aos dez maiores clientes dos Correios e a 50% das
Agncias Postais, conforme levantado nos requisitos.
Prximo passo:
Aps os principais interessados terem assinado a Declarao de Escopo, o escopo deve
ento ser detalhado atravs da elaborao da WBS, que definir a base de referncia
para o escopo.
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Estrutura Analtica do Projeto (Work Breakdown Structure)
Diretor de Marketing
Gerente do Projeto
Verso: 01

1. Projeto "Correspondncia Eletrnica nos Correios"
1.1. Gerenciamento do projeto
1.1.1. Plano do Projeto
1.1.1.1. Escopo
1.1.1.1.1. Declarao de Escopo
1.1.1.1.2. WBS
1.1.1.1.3. Dicionrio da WBS
1.1.1.2. Cronograma
1.1.1.3. Oramento
1.1.1.4. Matriz de Atribuio de Responsabilidades
1.1.1.5. Plano de Gerenciamento de Recursos Humanos
1.1.1.6. Plano de Resposta a Riscos
1.1.1.7. Plano de Gerenciamento da Qualidade
1.1.1.8. Plano de Gerenciamento das Comunicaes
1.1.1.9. Plano de Gerenciamento das Aquisies
1.1.1.10. Plano Integrado de Mudanas
1.1.1.11. Apresentao do Plano do Projeto
1.1.2. Controle
1.1.2.1.Reunies
1.1.2.2.Relatrios
1.1.2.3.Site na Intranet
1.2. Estudo de Viabilidade
1.2.1. Estudo viabilidade
1.2.1.1.Viabilidade Tcnica
1.2.1.1.1. Relatrio opes de tecnologia
1.2.1.1.2. Relatrio fornecedores potenciais
1.2.1.2.Viabilidade Econmica
1.2.1.2.1. Relatrio da pesquisa com os clientes
1.2.1.2.2. Medida dos impactos nos negcios
1.2.1.2.3. Restries legais
1.2.1.2.4. Definio Agncias centralizadoras
1.2.1.2.5. Avaliao do custo
1.2.1.2.6. Payback Period
1.2.1.3.Relatrio consolidado
1.2.2. Apresentao do Estudo de viabilidade
1.3. Definio
1.3.1. Especificao de equipamentos
1.3.2. Especificao de softwares

1.4. Contratao
1.4.1. Solicitao de Propostas
Mauro Sotille, 2009

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1.4.2. Relao de fornecedores selecionados
1.4.3. Negociao contratos
1.4.4. Contratos
1.5. Implementao da soluo
1.5.1. Instalao hardware e software para desenvolvimento
1.5.2. Customizao de softwares
1.5.3. Testes
1.5.4. Manual de Procedimentos
1.5.5. Preparao Call Center
1.5.6. Plano de Contingncia
1.5.7. Plano de Marketing
1.5.8. Homologao da soluo
1.6. Implantao da soluo
1.6.1. Marketing do produto
1.6.2. Call Center
1.6.3. Implantao Piloto
1.6.3.1.Instalao hardware e software para operao
1.6.3.2.Treinamento
1.6.3.3.Acompanhamento da operao Piloto
1.6.3.4.Relatrio do Piloto
1.6.4. Atualizao da soluo em funo do piloto
1.6.5. Implantao demais unidades (subprojeto)
1.6.6. Relatrio inicial do desempenho da soluo implantada
1.7. Fechamento
1.7.1. Encerramento de contratos
1.7.2. Relatrio de lies aprendidas
1.7.3. Relatrio do Projeto
Aprovao:
Rio de J aneiro, RJ , em 10 de setembro de 200x.

_____________________________________
ASSINATURA DO GERENTE DO PROJ ETO
_______________________________
ASSINATURA DO DIRETOR DE TI
________________________________________
ASSINATURA DO DIRETOR DE MARKETING

Comentrio:
A WBS foi elaborada a partir das fases e dos deliverables principais listados na
declarao de escopo. O detalhamento da WBS depender do tamanho e complexidade
do projeto, e da necessidade de detalhe para o planejamento e controle do projeto.

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