EMPRESA YEKITA S.A.A.

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES (MOF)

TITULO I 1 GENERALIDADES 1.1 DESCRIPCION El presente Manual de Organizacin y Funciones permitir organizar, coordinar y tener buenas relaciones. En su contenido se sealan las funciones generales, funciones de los rganos conformantes de la Estructura Orgnica asimismo, responsabilidades, actividades y/o tareas que desarrolla cada uno de los funcionarios y servidores en el cargo que ocupan en la empresa Yemita S.A.A. 1.2 BASE LEGAL a) Constitucin Poltica del Per b) Estatutos de la empresa "YEKITA S.A.C. c) Nueva Ley General de Sociedades N 26887 d) Nueva Ley General de MYPES N 28015 1.3 ALCANCE El presente Manual es de aplicacin para todas las Unidades Orgnicas para la empresa YEKITA S.A.A. 1.4 APROBACION El presente Manual ser aprobado por el directorio. TITULO II 2 DEL DISEO ORGANIZACIONAL 2.1 ESTRUCTURA ORGANICA ORGANOS DE ALTA DIRECCION: Junta General de Accionistas. Directorio. ORGANOS DE CONTROL: Auditor ORGANOS CONSULTIVOS: Gerencia General. ORGANOS DE ASESORAMIENTO: Asesoria Legal. Asesoria O y M ORGANOS DE APOYO: GERENCIA GENERAL DE ADMINISTRACIN Dpto. de Personal rea de Recursos Humanos ORGANOS DE LINEA: GERENCIA DE PRODUCCION rea de Fabricacin rea de Empaque rea de Compras rea de Control de calidad GERENCIA DE MARKETING rea de Investigacin de Mercado rea de Ventas GERENCIA DE FINANCIERA rea de Crditos y Cobranzas rea de Contabilidad

2.2 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

J.G. Accionistas

AUDITOR

DIRECTORIO

As. Legal Gerencia Gral. Administracin As. O y M

Dpto. Personal Dpto. RRHH

Gerencia. Produccin

Gerencia Marketing

Gerencia Financiera

Fabricacin

Investigacin de Mercado Crditos y Cobranzas

Contabilidad Empaque Ventas

Control de calidad

Compras

2.3 CUADRO DE DISTRIBUCION DE CARGOS

rgano Directorio JGA Directorio Gte. Gral Control Auditor Apoyo Gerencia Gral Admin

Nomenclatur a Directorio JGA Directorio Gte. Gra.

Cargo

Cdig o 01 02

Cantidad Requerida ___ ___ 01 01 x x

De los Cargos Nombrado Contratado Previsto Vacante

Director Gte. General

03 04 05

Auditor

Profesional

06 07

01 ___ 01 01 01 ___ 01 01 ____ 01 02 03 03 01 01 01 01 01 01 01

Gerencia Gral Admin Dpto Personal Dpto RRHH

Gerente Profesional Psiclogo

08 09 10 11

x x x

Asesoria Asesoria Legal Asesoria O yM Lnea Gerencia de Produccin Gerencia de Gerente Produccin Fabricacin Operador 1 Empaque Control de Calidad Compras Gerencia de Marketing Gerencia de Marketing Dpto de Investigacin de Mercado Dpto. de Ventas Gerencia Financiera Crditos y Cobranzas Operador 2 Profesional 1 Profesional 2 Gerente Profesional 1 Profesional 2 Gerente Tcnico Asesoria Legal Asesoria O y M Abogado 1 Profesional

12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

x x

x x x xx x xx x x x x x x x x

Gerencia Financiera

Contabilidad Profesional

TITULO III 3 DEL MANUAL

3.1 DE LOS ORGANOS 3.1.1 FUNCIONES GENERALES GERENCIA GENERAL 1. OBJETIVO La Gerencia General es la unidad orgnica dependiente del Directorio, responsable de la administracin y gestin de la Empresa, de desarrollar las actividades que logren de manera eficiente, los objetivos y metas Institucionales. Para el desarrollo de sus actividades cuenta con el asesoramiento legal externo correspondiente. Funciones Generales a) Formular y presentar al Directorio para su aprobacin el plan anual de la Empresa que incluye las estrategias de planeamiento, objetivos, polticas, metas, programas y presupuestos referidos a las actividades institucionales. Asesorar al Directorio en cuestiones tcnicas proporcionndole la informacin necesaria. Dirigir las medidas correctivas que fueran necesarias para el logro de los objetivos, planes, programas, metas y presupuestos establecidos. Asegurar que el desarrollo de programas y planes que dirijan las actividades y el uso de los recursos, se lleven a cabo conforme la estrategia, polticas, procedimientos y normas establecidas. Hacer cumplir de manera eficiente los acuerdos y resoluciones que adopte la Junta General de Accionistas y el Directorio. Proponer al Directorio planteamientos necesarios para que se cumplan los objetivos esperados y proyectados en el plan anual de la Empresa, enmarcados de conformidad con las normas establecidas. Planificar, supervisar el desarrollo de proyectos estratgicos modernos que faciliten la mejora de la Empresa. Revisar y evaluar peridicamente las operaciones que se llevan a cabo en la Empresa. Representar a la Empresa ante toda clase de autoridades, entidades y personas, con las facultades generales del mandato y especiales de los artculos noveno y dcimo del cdigo de procedimientos civiles. Cumplir las dems funciones tcnicas que el Directorio le asigne.

b) c) d) e) f) g) h) i) j)

Funciones Especficas a) b) c) d) e) f) g) h) Establecer con los Funcionarios bajo su responsabilidad las actividades que aseguren una tarea ordenada y de coordinacin constante. Ejercer atribuciones, cuando lo estime conveniente, que le corresponden especficamente a otros funcionarios bajo su responsabilidad, en forma particular o simultneamente con ellos. Supervisar y evaluar peridicamente al personal directamente a su cargo. Disponer proyectos de capacitacin para el personal, orientados a su desarrollo tcnico. Firmar la correspondencia de acuerdo con la magnitud del tema y la jerarqua de su cargo. Firmar cheques en forma mancomunada con los funcionarios autorizados. Autorizar el pago de horas extras y/o trabajos extraordinarios. Aprobar el rol de vacaciones anuales del personal a su cargo y las modificaciones necesarias.

REQUISITOS: Maestra en economa, administracin, comercio exterior o profesin a fin.

Experiencia mnima de cinco aos de tipo empresarial y/o en gerenciamiento de empresas de xito en el pas y/o extranjero. Capacidad de direccin. Conocimientos de herramientas informticas Experiencia en asesora y consultora de empresas Aptitudes para el trabajo en equipo Conocimiento y manejo de tres idiomas extranjeros GERENCIA DE ADMINISTRACION 1. OBJETIVO El Gerente de Administracin es el encargado de planificar, establecer, normar, conducir, coordinar, supervisar, controlar y evaluar la aplicacin de los procesos tcnicos de los sistemas administrativos de la Empresa. as como, del persona 2.1 Funciones Generales a) b) Proponer las estrategias, planes y metas relacionados con los recursos humanos y financieros, presentndolos ante la Gerencia General. Elaborar el presupuesto anual a ser presentado por la Gerencia General al Directorio, disponer las acciones y planeamientos necesarios para su correcta ejecucin; deber establecer los mecanismos de control y evaluacin del mismo. Supervisar la emisin de los Estados Financieros mensuales los mismos que deben contener informacin, confiable, veraz y oportuna; en concordancia con las Normas Tributarias y Contables vigentes; presentarlos a la Alta Direccin para su aprobacin y velar por que se remitan a los organismos que los requieren oportunamente. Dirigir, coordinar y controlar las transacciones administrativas y financieras de la Empresa, velando por la correcta aplicacin de los gastos e inversiones de conformidad con el presupuesto. Controlar continuamente el manejo de las Cuentas Bancarias de la Empresa con las entidades del Sistema Financiero Nacional, proponiendo a la Gerencia General los cambios necesarios que contribuyan al logro de los objetivos establecidos en el presupuesto anual. Formular y proponer a la Gerencia General los lineamientos de poltica para el adecuado funcionamiento de los Sistemas Administrativo y Contable. Evaluar peridicamente que las actividades relacionadas con la Administracin de los recursos humanos y financieros de la Empresa, se efecten de acuerdo con los objetivos, planes, estrategias y presupuestos establecidos aprobados por la Alta Direccin, informando sobre su cumplimiento a la Gerencia General. Preparacin oportuna de cuadros e informes sobre gestin administrativa, econmica y financiera para el Directorio y a los organismos reguladores.

c)

d) e)

f) g)

h)

Funciones especficas: a) Establecer canales de apoyo y comunicacin con funcionarios de otras Subgerencias de la Empresa, y personal a su cargo, con el fin de ejecutar acciones que incrementen la eficiencia y el rendimiento en el desarrollo de sus actividades. Supervisar que el personal a su cargo cumpla con las polticas y normas establecidas. Ordenar la emisin de rdenes de compra y de servicio as como la preparacin de contratos solicitando previamente al proveedor la

b) c)

d)

documentacin requerida para la firma del contrato a fin de remitirlo para aprobacin y firma de la Gerencia General, para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios necesarios para la Empresa.

e) f)

g) h) REQUISITOS:

Firmar la correspondencia cuyo contenido est de acuerdo con la importancia del asunto y la jerarqua de su cargo. Suscribir en forma conjunta con otros funcionarios autorizados, documentos que tengan que ver directamente con la actividad funcional que desarrolla de acuerdo a las directivas emanadas de la Gerencia General, en concordancia con los poderes y facultades que le otorga la Empresa. Suscribir documentos que no sean de su competencia, por razones de causa mayor, informar a la Gerencia General para su conocimiento. Efectuar las dems funciones administrativas que le asigne la Alta Direccin.

Ttulo profesional de administrador, contador, economista o carrera a fin. Colegiatura Estudios especializados en finanzas y administracin de personal. 5 aos de experiencia en funciones similares. Conocimientos de herramientas informticas Documentacin sustentatoria. AUDITOR FUNCIONES ESPECIFICAS: 1 Dirigir y participar en elaboracin del Programa Anual de Auditorias. 3 Revisar y refrendar los informes de Auditorias y remitirlos al Gerente General. 4 Informar inmediatamente al Gte. Gral sobre irregularidades detectadas durante el proceso de ejecucin de las auditorias y/o exmenes Especiales, proponiendo medidas correctivas. 5 Determinar si las Normas Generales de los Sistemas Administrativos se aplican considerando las pautas sealadas en dispositivos legales vigentes y las polticas trazadas por la Sunat. 6 Participar como veedor en aspectos administrativos. 7 Formular los Informes de la Ley de Presupuesto. 8 Controlar el cumplimiento del Plan Anual de Auditoria. 9 Formular Informes Tcnicos concernientes a sus funciones que le solicite el Gte. Geral. 10 Otras funciones inherentes a su cargo, que le asigne el Gerente Genral. REQUISITOS MINIMOS DEL CARGO Ttulo Profesional de Contador Pblico Colegiado o carrera afn. Conocimiento en Actividades de Auditoria. Conocimiento Sobre Sistemas Administrativos. Conocimiento sobre Comercio Exterior. Conocimiento en Legislacin Tributaria. Conocimiento en Herramientas Informticas. Experiencia en control no menos de 5 aos.

ASESORES FUNCIONES GENERALES:

1. Estudiar, analizar y emitir opinin sobre los expedientes administrativos referidos a asuntos de carcter jurdico-legal, que le sean encomendados. 2. Elaborar dictmenes y proyectos de resoluciones sobre los recursos administrativos interpuestos contra actos administrativos emitidos por la Gerencia General. 3. Participar en la preparacin de normas, convenios, decretos, contratos y otros documentos de implicancia legal.

4. Requerir informacin a los diferentes rganos a efectos de resolver expedientes administrativos y tener mayores elementos de juicio para dictaminar, informar, resolver o absolver. 5. Sistematizar y concordar la normatividad legal, realizando la interpretacin correcta para su aplicacin.

6. Absolver las consultas jurdico-legales, que le sean formuladas 7. Formular procedimientos de trabajo, para el adecuado funcionamiento de la Oficina Asesora Jurdica. 8. Otras funciones inherentes al cargo, que le sean asignadas por el Jefe de la Oficina de Asesoria Jurdica. REQUISITOS MINIMOS DEL CARGO Ttulo Profesional de abogado. Colegiatura Capacitacin especializada en el rea. 5 aos de experiencia en funciones similares. Conocimientos de herramientas informticas Documentacin sustentatoria. GERENCIA DE PRODUCCION FUNCION GENERAL Es responsable por la administracin eficiente de los productos a su cargo, y por la calidad, la oportunidad y el costo de los mismos. FUNICON ESPECFICA Determina los procesos operativos de cada uno de los productos a su cargo, con sus respectivos estndares de servicio. Establece los costos estimados, los tiempos y las normas de calidad de los procesos de sus productos. Vigilia el funcionamiento de los procesos y establece correctivos oportunos para mantener en funcionamiento ptimo los que estn a su cargo. Vela por la actualizacin tecnolgica de los equipos y las aplicaciones donde corren los procesos a su cargo. Es responsable de la calidad de cada proceso. Es responsable de la capacitacin y del conocimiento de la organizacin sobre los procesos a su cargo y de la documentacin tcnica de los mismos. REQUISITOS: Ingles avanzado. Experiencia mnima de 3 aos en puestos similares dentro de la Industria Manejo de materiales, administracin de y de personal Habilidad para trabajar independientemente y tomar decisiones Habilidad para crear equipo entre produccin y mantenimiento Conocimientos del proceso de importacin de partes Conocimiento en refacciones de mantenimiento.

GERENCIA DE MARKETING FUNCION GENERAL Es responsable de introducir, administrar, desarrollar y promover exitosamente productos o servicios rentables. FUNCION ESPECFICA Administracin comercial de los productos actuales, realiza estudios sobre mercado, la clientela y la competencia. Desarrollo de productos nuevos. Preparacin y coordinacin de los planes de mercadeo relacionados con sus productos. Medicin, evaluacin y seguimiento de los presupuestos y de la rentabilidad integral de los productos a su cargo. Es responsable de la capacitacin y el conocimiento de los funcionarios de la cadena comercial que vendan sus productos. En las etapas de introduccin de un producto nuevo es responsable de la promocin y las ventas iniciales. REQUISITOS Ser independiente, autosuficiente, y dinmico. Tener grado universitario o especializacin en comercializacin / ventas/marketing Tener mnimo 4-5 aos de experiencia en las actividades indicadas. Tener buen conocimiento del mercado, Tener conocimientos adelantados de Ingls (no indispensable). Negociar con empresas / clientes