UNIDAD 3

HOJA DE CLCULO

OBJETIVO El alumno utilizar la hoja de clculo como herramienta de apoyo en el manejo de datos numricos provenientes de investigaciones o como resultados de procesos de clculo.

TEMARIO
3. HOJA DE CLCULO

3.1
3.2

PRINCIPALES CARACTERSTICAS DE LA HERRAMIENTA

3.1.1 Libro, Hoja, Filas, Columnas, Celdas CREAR LIBRO NUEVO Y TRABAJAR CON HOJAS DE CLCULO 3.2.1 Formato a celdas 3.2.2 Autoformato 3.2.3 Formato condicional 3.2.4 Renombrar, eliminar, insertar y copiar hojas 3.3 CREAR FRMULAS E INSERTAR FUNCIONES PREDETERMINADAS 3.3.1 Autosuma 3.3.2 MIN, MAX, PROMEDIO 3.3.3 Funcin si 3.3.4 Funcin de bsqueda 3.3.5 Funcin de pago 3.3.6 Funcin izquierda 3.3.7 Funcin derecha 3.3.8 Funcin ao, mes y da 3.3.9 Funcin texto 3.3.10 Concatenacin de datos 3.4 VINCULAR HOJAS DE CLCULO 3.4.1 Pegado especial

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3.5

PROTEGER 3.5.1 Hojas 3.5.2 Libro de trabajo 3.5.3 Archivo

3.6 3.7

CREAR Y EDITAR GRFICOS VISTA PRELIMINAR E IMPRESIN 3.7.1 configurar pgina 3.7.2 configurar mrgenes 3.7.3 configurar encabezado y pie de pgina 3.7.4 configurar opciones de impresin de una hoja de clculo

3.8

TRABAJAR CON LISTA DE DATOS EN EXCEL 3.8.1 Autofiltro 3.8.2 Ordenar

3.9

CREAR INFORMES Y TABLAS DINMICAS

3.10 CREAR MACROS 3.11 PERSONALIZAR BARRAS DE HERRAMIENTAS

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MAPA CONCEPTUAL

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INTRODUCCIN
Clculos: financieros, de ingeniera, estadsticos, representacin grfica de datos, tablas dinmicas; por mencionar algunos, son procesos que sin una hoja electrnica de clculo llevaran demasiado tiempo en realizar, esto se traducira en un gasto para las empresas al tener que pagar a ms gente que realice este trabajo. Una de las creaciones de software ms significativas y de mayor utilidad en la vida laboral y en diferentes mbitos, es precisamente la hoja de clculo electrnica, desde Lotus, Quattro-Pro y MS Excel, la hoja de clculo ha sido una de las herramientas de oficina de mayor impacto en las organizaciones a nivel de transacciones. Con la hoja de clculo electrnica es posible manipular grandes cantidades de informacin numrica, ofreciendo seguridad y confiabilidad en los resultados obtenidos. Tambin es posible crear escenarios que muestren al usuario los resultados que se obtendran, dando valor a determinadas variables, podemos representar la informacin utilizando grficos de diferentes tipos; asimismo, es posible compartir los resultados generando una pgina web, publicndola en una red interna o en internet. El manejo de las bases de datos tambin es posible, ya que Excel permite realizar consultas, usando para ello filtros poderosos que nos dejan ver slo la informacin que nos interesa, extrayndola de una hoja o de un libro lleno de miles o millones de registros.

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3 HOJA DE CLCULO

Las aplicaciones de la hoja de clculo son realmente muy amplias; puede ser ocupada por diferentes profesionistas: maestros, ingenieros, contadores etc. Su gran versatilidad permite su uso como herramienta de manipulacin de informacin numrica.

3.1 PRINCIPALES CARACTERSTICAS DE LA HERRAMIENTA

Las hojas de clculo presentan caractersticas similares, aunque hay algunas con usos muy especficos, las caractersticas que presentan son muy parecidas. Es una hoja tabular, formada por filas, columnas y celdas; el desplazamiento entre la hoja est identificado por un cursor que seala la columna y la fila de ubicacin. Esta aplicacin diferencia la informacin numrica alinendola a la derecha y de la de texto alinendola a la izquierda. Est informacin puede recibir formato especifico o puede ser usada para crear una grfica a partir de ella. Tambin es posible crear frmulas simples y complejas para la realizacin de clculos numricos o usar las funciones predefinidas que nos permiten hacer clculos especficos.

3.1.1 Libro, hoja, filas, columnas, celdas

Libro Es una coleccin de hojas tabulares, un archivo de Excel es un libro, ya que ste contiene varias hojas.

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Podemos agregar ms hojas haciendo clic en la pestaa despus de la hoja 3 .

Hoja, Fila, Columna y Celda Hoja es el rea de trabajo de Excel, ste se forma por filas; secciones horizontales que se sealan con un nmero a la izquierda de cada una, columnas; secciones verticales que se sealan con una letra en la parte superior, y celdas que son la interseccin entre una fila y una columna.

3.2 CREAR LIBRO NUEVO Y TRABAJAR CON HOJAS DE CLCULO

Como se mencion, un libro es un archivo de Excel, as que para crear un libro nuevo y trabajar con las hojas de clculo, basta con ejecutar el programa de Excel, el cual, al entrar siempre, presenta un libro nuevo, o por otro lado si ya se est trabajando en un libro y deseamos otro, debemos ir al botn de Office y hacer clic en nuevo y de inmediato tendremos un libro nuevo.

3.2.1 Formato de celdas

Seleccione las celdas a las que se les desea dar formato, presiona cualquier herramienta de celdas, fuente, alineacin, estilos, y entonces se quedara configurado un formato para las celdas seleccionadas, que se har efectivo al momento de escribir informacin en las celdas.

Seleccin de celdas 95

Puede seleccionar celdas arrastrando el apuntador del mouse, desde el inicio y hasta la ltima celda a la que se le aplicar formato.

Cuando las celdas estn seleccionadas, se les puede aplicar algn formato, por ejemplo, a las celdas que se seleccionaron se les aplic color de fondo, color de texto y un tamao de columna ms grande, quedando como sigue:

3.2.2 Autoformato

Es el formato automtico, o sea sin tantos rodeos, esto lo logramos seleccionando un rango de celdas al que queremos darle formato. En la ficha Inicio se encuentra el grupo Estilos y dentro se halla la opcin Dar formato como tabla, el cual presenta formatos predefinidos que se pueden aplicar de inmediato.

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3.2.3 Formato condicional

Es un tipo de formato que slo se aplica cuando las condiciones establecidas de cumplen, por ejemplo que una celda tenga un valor mayor de 7 en una hoja de calificaciones, o que un cinco se ponga en rojo automticamente. Para configurar este formato seguimos los siguientes pasos:

1. Seleccione la celda o el rango al que se le aplicar el formato y elija formato condicional del grupo Estilos.

2. Seleccionamos la opcin Nueva Regla y veremos la pantalla siguiente:

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3. Seleccionamos la opcin dos y editamos la descripcin de la regla.

Al seleccionar las condiciones necesarias, damos clic en aceptar y slo esperamos el formato, por ejemplo, nosotros hemos puesto que cuando el valor de la celda sea menor de seis, el texto de la celda ser rojo y con fondo amarillo.

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Note como al escribir el cinco, en la celda, ste se pone de color rojo con fondo amarillo, en cambio si ponemos el seis o un nmero mayor, el formato no se altera.
3.2.4 Renombrar, eliminar, insertar y copiar hojas

Las hojas de los libros deben contar con nombre, estas pueden renombrarse, copiarse, insertarse y eliminarse, veamos cmo se hace esto. Poner nombre Para poner nombre a una hoja, hacemos doble clic sobre la pestaa de la hoja, sta se selecciona indicando que podemos escribir el nombre, lo escribimos, damos enter y ya est.

Renombrar Se repiten los mismos pasos sobre la hoja que se va a renombrar.

Eliminar Clic derecho sobre la hoja a eliminar, aparece el men contextual y seleccionamos la opcin eliminar para prescindir de la hoja sealada.

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Insertar Para agregar una hoja nueva al libro, simplemente hacemos clic en la pestaa de insertar hoja al final del grupo de hojas.

Ya hemos insertado una nueva hoja que ser la hoja consecutiva, Hoja 4

Copiar Para copiar el contenido completo de una hoja a otra, se debe seleccionar toda la informacin, para poder hacer esto, damos clic sobre el botn que se encuentra entre la fila 1 y la columna A, de esa forma se selecciona toda la informacin de la hoja.

Inmediatamente damos clic derecho y aparece el men contextual, donde seleccionamos la opcin copiar, la informacin queda en la memoria y ahora slo debemos encontrar donde pegarla.

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ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
Elabore una lista de nombres de alumnos con cuatro calificaciones correspondientes a cuatro materias, la hoja deber llevar un formato condicional de tal forma que cuando se capture una calificacin menor a seis, la celda se rellene de amarillo y la calificacin en rojo.

3.3

CREAR FRMULAS E INSERTAR FUNCIONES PREDETERMINADAS

Para insertar una frmula en una hoja de clculo, se deben cumplir ciertas condiciones:
Que haya informacin en la hoja. La informacin debe estar separada en celdas, es decir, no puede haber dos datos en una celda. Que esta informacin sirva como base para obtener nuevos resultados. Para insertar una frmula es importante conocer los operadores que van a intervenir en ella, es decir, operadores aritmticos, operadores relacionales etc. Operadores aritmticos. Se utilizan para realizar multiplicacin, divisin, etc. operaciones aritmticas como suma, resta,

Operador aritmtico + (signo ms) - (signo menos) * (asterisco) / (barra diagonal o slash) % (signo de porcentaje) ^ (acento circunflejo)

Significado Suma Resta Cambio de signo Multiplicacin Divisin Porcentaje Exponenciacin

Ejemplo A3+3 B3-B1, -A1 B3*C3 D3/3 20% C3^2

Como podemos observar en el ejemplo usamos referencias de celda junto con los operadores y nmeros. Operador de Significado Ejemplo 101

comparacin = ( igual ) > ( mayor ) < ( menor ) >= ( mayor o igual ) <= ( menor o igual) <> (distinto) Crear una frmula

Igual a Mayor que Menor que Mayor o igual que Menor o igual que Distinto de

A1=B1 A1>B1 A1<B1 A1>=B1 A1<=B1 A1<>B1

Nos colocamos sobre la celda donde deseamos el resultado, lo primero que se escribe es el signo =, para que Excel entienda que lo que va a continuacin es una frmula, como se puede ver en el ejemplo siguiente:

En este caso, intervienen slo dos celdas, pero puede ser cualquier cantidad. Otro punto importante para el diseo de frmulas es la procedencia de operaciones, es decir, debemos saber perfectamente en qu orden se ejecutan las operaciones aritmticas. 1 2 3 4 5 6 7 8 :y; % ^ * y / + y & = < > <= >= <> Operadores de referencia Cambio de signo (como en -A10) Porcentaje Exponenciacin Multiplicacin y divisin Suma y resta Une dos cadenas de texto (concatenacin) Comparacin

Una vez que conocemos el orden de procedencia de los operadores ya estaremos listos para crear frmulas ms complejas.

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Parntesis El uso de los parntesis ( ) en las frmulas son de gran utilidad ya que podemos alterar un poco el orden de procedencia de las operaciones, por ejemplo, si queremos que se realice primero una suma en vez de una multiplicacin. En el ejemplo de 23 * 45 + 82, el resultado seria 1117, si colocamos un parntesis 23 * (45 + 82), el resultado se alterara ya que primero se hara la suma de 45 + 82 y despus el resultado se multiplica por 23 por lo se obtiene como resultado 2921.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
Realiza en Excel la siguiente hoja, coloca las claves y productos que desees, tambin los precios, las cantidades y los descuentos, crea la frmula que calcule el Subtotal.

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3.3.1 Autosuma

sta permite sumar un grupo de valores, para ello nos colocamos en la celda donde ir el resultado de la suma, al presionar la autosuma se seleccionan las celdas contiguas que contienen valores y se muestra la funcin suma que nos dar el resultado, presiona enter y obtendrs el resultado. Si quieres escribir la frmula directamente, escribe:
=SUMA(Celda inicial : Celda Final)

3.3.2 Min, Max, Promedio

Min La funcin MIN extrae el valor mnimo de un grupo de valores. Se escribe =MIN(B1:B9)

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Max La funcin MAX extrae el valor mximo de un grupo de valores. =MAX(B1:B9)

Promedio Obtiene el promedio de un grupo de valores. Se escribe =PROMEDIO(rango), que en este caso el rango queda B1:B9 y obtenemos =PROMEDIO(B1:B9).

Notar que cuando

El rango de datos va en

Al presionar enter 105

editamos la funcion promedio, excel nos muestra otras funciones relacionadas que podemos utilizar.

el parentesis (B1 : B9).

obtenemos el resultado, que es el promedio del rango seleccionado.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
Retoma la lista de calificaciones, y con la funcin Promedio, obtn los promedios de las calificaciones; usando la funcin MAX obtn la calificacin y el promedio mximo por alumno.

3.3.3 Funcin SI

Esta funcin es una de las ms significativas y potentes de Excel, ya que con esta funcin es posible tomar decisiones en caso de que se cumpla una cierta condicin. Por ejemplo si queremos aplicar un 5% de descuento al total de la compra de un cliente que realiz una compra por 5000, y un 10% por una compra del 10000, debemos aplicar la funcin SI, la cual tiene la siguiente sintaxis: =SI(Condicin;Verdadero;Falso)

Condicin Es una expresin que se tiene que evaluar para determinar cul ser el curso de la expresin. Verdadero Es una expresin que contiene instrucciones que se ejecutaran en caso de que la condicin se evale a verdadero. Falso

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Es una expresin que contiene instrucciones que se ejecutaran en caso de que la condicin se evale a falso.

Ejemplo Una papelera pretende dar un descuento del 5% a sus clientes, si su compra es de 5000 pesos o ms, para ello se disea la siguiente hoja en Excel.

La frmula nos dice que si la celda c4 contiene un valor mayor o igual a 5000, el descuento ser del 5%, si no, el descuento ser del 0%. Una formula nos ayuda a automatizar esta tarea de tal forma que si colocamos en la celda c4 un valor menor a 5000, el descuento

automticamente ser de 0%, como se muestra en el ejemplo.

3.3.4 Funcin de bsqueda

De las funciones de bsqueda ms comunes son buscarv y buscarh, en esta ocasin veremos un ejemplo con buscarv. Con las funciones de bsqueda es posible rastrear datos de inters en una gran lista contenedora de informacin, con estas funciones podemos disear hojas que operen de manera similar a una aplicacin creada en cualquier lenguaje de programacin visual de los actuales. 107

Para nuestro ejemplo debemos plantear un problema, es decir, que voy a resolver aplicando las funciones de bsqueda? En una biblioteca se necesita una herramienta que permita encontrar rpidamente la informacin de libros para prstamo, la bsqueda de har basndose en la clave principal del libro, cabe mencionar que la informacin de los libros ya se encuentra capturada en una hoja electrnica, la cual se alimenta con informacin cada vez que un libro ingresa a la biblioteca.

Necesitamos la pantalla donde se realizara la consulta de los libros

Una vez que diseamos la pantalla, es hora de disear la frmula de bsqueda para obtener la informacin. Si analizamos la estructura de la funcin de buscarv, tenemos:

BUSCARV(VALOR;RANGODEBUSQUEDA;NODECOLUMNA;Orden)

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Valor:

El

valor

de

que

celda

debo

encontrar?

Rango de bsqueda: Dnde lo tengo que buscar? En qu hoja y matriz? No. de columna: En qu columna de esa matriz? La clave del libro ser el valor que necesita la formula, en este caso se hace referencia a C4.

El rango de bsqueda es donde se encuentra la informacin, sin olvidar el nombre de la hoja.

El nmero de la columna, se refiere al nmero ordinal de la columna, que contiene la informacin que se mostrar en la celda que contendr la frmula de bsqueda; en la hoja podemos ver que la clave es la columna 1, el ttulo es el 2 y el autor es el 3. En el ejemplo se ve cmo queda la frmula.

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Hacemos lo mismo para la celda del autor que en la lista tiene el nmero de columna 3.

Ahora slo escribimos la clave correcta del libro en la celda C4, la frmula actuar y mostrar el dato coincidente con la clave.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE

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Realice una hoja similar a la de la biblioteca, slo que ahora se debe basar en el siguiente problema. Una tienda de abarrotes desea una pantalla donde pueda consultar el precio de sus productos, y el descuento en caso de tenerlo. Considere que la informacin de los productos se encuentra en una hoja aparte llamada productos. Genere la lista de informacin y la pantalla de bsqueda con las frmulas de bsqueda.

3.3.5 Funcin pago

Es una funcin financiera que ayuda a determinar el clculo de montos provenientes de intereses de un prstamo o inversin a un determinado tiempo, es decir, que podremos calcular los pagos mensuales con sus intereses. La sintaxis de la funcin pago es =PAGO(Inters;Tiempo;Capital) Esta funcin nos dar el pago anual Si se desean saber los pagos mensuales dividamos el inters por 12 y multiplicar el tiempo por 12 o sea : =PAGO(Inters/12;Tiempo*12;Capital) Ejemplo Queremos saber cunto debemos depositar para ahorrar 50,000 en un 18 meses a una tasa del 6%, para calcular esto debemos acomodar los datos que conocemos.

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La frmula se va ajustando de manera que lo que se obtenga es el monto mensual a pagar, para juntar una cantidad a un cierto nmero de meses.
3.3.6 Funcin izquierda

Esta funcin extrae caracteres que se encuentran a la izquierda de una cadena contenida en una celda. La estructura de esta funcin es la siguiente:

=IZQUIERDA (CELDA, #CARACTERES)

El resultado que obtendremos en la celda es MEXIC, ya que son los cinco caracteres que solicitamos en la funcin =IZQUIERDA(B2;5). La separacin de los parmetros en cualquier frmula se puede hacer con coma o con punto y coma, depender del se parador de lista seleccionado en la configuracin regional de su sistema operativo.
3.3.7 Funcin derecha

Funciona de manera similar a la anterior solo que ahora los caracteres se obtendrn del lado derecho de la cadena de caracteres, como se muestra en el ejemplo:

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Como resultado tendremos RALES, que son los cinco caracteres que solicitamos de la derecha de la celda B2.

3.3.8 Ao, mes, da

Estas funciones extraen el ao, el mes y el da de una celda que contenga una fecha, sin importar el formato que tenga. Por ejemplo, la fecha: 23/07/2010, viernes, 23 de julio de 2010, 23-7-10 12:00 AM 23-jul-10

3.3.9 Funcin texto

Un nmero capturado en un una celda se puede convertir a texto y, aparte, aplicarle un formato para que los valores sean ms legibles, es decir, si 113

queremos que los valores se representen en pesos con dos decimales y con el smbolo de moneda.

El resultado lo vemos en seguida:

3.3.10 Concatenacin de datos

Concatenar significa unir, juntar, podemos unir informacin de varias celdas o resultados de la aplicacin de diferentes funciones, para lograr la concatenacin usaremos el operador &(ampersand). Por ejemplo, si tenemos nuestro nombre y apellidos en diferentes celdas y los queremos juntar en una sola, haremos lo siguiente:

El resultado de la concatenacin ser :

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En el cuadro rojo podemos ver la frmula de la celda activa, que representa claramente el proceso de concatenacin. Tambin, la concatenacin se puede hacer con la funcin =concatenar( ), obteniendo los mismos resultados.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
En una hoja de Excel escribe, en diferentes celdas, el nombre, apellido paterno, apellido materno y la fecha de nacimiento de una persona, tomando las funciones =IZQUIERDA(), =DERECHA(), =TEXTO(), =AO(), =MES(), =DIA y =CONATENACION(), disea la frmula para determinar el RFC Registro Federal de Contribuyentes. Puedes tomar la primera del apellido paterno, la

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primera del materno, la primera letra del nombre, el ao, el mes y el da de nacimiento.

3.4 VINCULAR HOJAS DE CLCULO

Existen dos formas de vincular hojas de clculo: una a travs de las frmulas que hacen relacin a datos que se encuentran en hojas diferentes, y la segunda es por medio de los hipervnculos tipo pagina web que nos permite navegar entre la informacin de las hojas de un libro. Vinculacin a travs de frmulas

El salario quincenal cambiar automticamente cuando el salario diario de la hoja de datos iniciales se actualice, ya que las hojas han quedado vinculadas por medio de una frmula.

3.4.1 Pegado especial

El pegado especial es una funcionalidad de Excel que permite seleccionar lo que queremos pegar cuando hacemos una copia de informacin, es decir, que cuando seleccionamos informacin para copiar debemos ser conscientes que en esa informacin pueden ir datos pero adems pueden ir frmulas que afectan a esos datos.

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Cuando realizamos el pegado de informacin podemos escoger entre pegar las formulas, los formatos, comentarios, los datos o todo.

Si seleccionamos copiar de la hoja de DatosIniciales

Y seleccionamos pegar solo los valores, el resultado ser el siguiente: se pegaran los valores sin ninguna frmula en la celda.

3.5 PROTEGER

La proteccin de la informacin es una prctica comn en las organizaciones, Excel permitir la proteccin a nivel de hoja, de libro de trabajo o de archivo. Las herramientas que nos permite la proteccin de los elementos del archivo de Excel se muestran a continuacin:

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3.5.1 Hojas

Para proteger una hoja de trabajo hacemos clic en el botn proteger hoja, escribimos la contrasea y editamos las acciones que un usuario puede realizar sin restricciones.

Al escribir la contrasea, el sistema pide que se confirme para aumentar la seguridad.

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Cuando intentamos escribir en la hoja protegida, no ser posible y lo notaremos por el siguiente mensaje:

3.5.2 Libro de trabajo

Puede ayudar a proteger un libro imponiendo restricciones sobre quin puede abrir y utilizar los datos del libro y exigiendo una contrasea para ver o guardar los cambios realizados en el libro. La seguridad mediante contrasea en el nivel de libro usa el cifrado avanzado para proteger el libro frente a accesos no autorizados. Se puede definir una contrasea al guardar el libro. Puede especificar dos contraseas distintas que deben escribir los usuarios para:
Abrir y ver el libro. Esta contrasea est cifrada para proteger los datos frente a accesos no autorizados.55 Modificar el libro. Esta contrasea no est cifrada y slo est destinada a conceder permiso a usuarios especficos para que modifiquen los datos del libro y guarden los cambios en el archivo.56

Estas contraseas se aplican a todo el libro. Para lograr una seguridad ptima, debe asignar siempre una contrasea para abrir y ver el archivo. Para otorgar a usuarios especficos permiso para modificar los datos, puede ser conveniente asignar ambas contraseas.
3.5.3 Archivo

Podemos proteger el archivo para escritura (para guardar cambios) y para lectura (abrir el archivo), para lograr esto, lo hacemos al momento de guardar nuestro archivo:
55

56

http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/introduccion-a-la-seguridad-y-proteccion-en-excel-HP005238854.aspx http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/introduccion-a-la-seguridad-y-proteccion-en-excel-HP005238854.aspx

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Hacemos clic en el botn de Office y activamos la opcin guardar como, y en la ventana hacemos clic en herramientas.

Activamos Opciones generales y colocamos las contraseas que se solicitan, cuidando que estas coincidan y que sean fciles de recordar.

Despus de esto podemos guardar el documento. Al momento de abrir el archivo, Excel solicitar las contraseas correspondientes.
3.6 CREAR Y EDITAR GRFICOS

Una grfica o grfico es una representacin de datos numricos a travs de figuras como barras, lneas o puntos. La finalidad de un grfico es la de comprender el comportamiento de los datos pero de una forma significativa para el usuario o grupo de usuarios. A travs de una grfica podemos hacer comparaciones de datos y ver la relacin que se establece en ellos. En muchos mbitos del manejo de informacin se emplean los grficos, algunos de ellos han sido diseados exclusivamente para interpretar datos muy particulares, por ejemplo, en la medicina o en las reacciones qumicas o condiciones atmosfricas. Pero hay otros que son de uso general como el grfico de barras, de lneas, de sectores, etc. Para realizar un grfico es necesario tener una base de informacin numrica relacionada con otra de texto. Como en el ejemplo siguiente: 120

Se selecciona la informacin que formara el grafico, enseguida se selecciona el tipo de grafico que se va a insertar.

De inmediato, el grafico se inserta en la hoja y estar listo para ser editado con las herramientas del grafico.

Con las herramientas de grficos podemos darle mantenimiento al grfico, como cambiar el tipo de grfico, modificar los estilos, colores, ttulos, etc. Las herramientas de grficos se agrupan en dos fichas: diseo y presentacin. Herramientas de diseo

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Herramientas de presentacin

Con estas herramientas podemos darle el ttulo al grafico, establecer las leyendas, configurar las lneas de ejes, cuadriculas, etc. Con el uso de estas herramientas, que debes explorar, se logran grficos de calidad.

3.7 VISTA PRELIMINAR E IMPRESIN

La vista preliminar muestra un ejemplo de cmo quedara la hoja de trabajo si se imprime en este momento. Para activar la vista preliminar es necesario que en tu computadora tengas instalada una impresora, de otro modo no ser posible ver la vista preliminar, una vez que nos aseguramos de tener una impresora instalada, hacemos clic el botn de office, imprimir y en vista preliminar.

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En seguida se muestra el diseo de la hoja y la disposicin de los datos de acuerdo a las medidas de los mrgenes.

3.7.1 Configurar pagina

En la vista preliminar nos podemos dar cuenta de la disposicin de la hoja y activando la ficha de pgina podemos ver la orientacin y el tamao de la hoja, la escala, la calidad de la impresin.

En la opcin tamao del papel, se puede seleccionar A4, carta, oficio, etc. las opciones de configuracin de impresin y de hoja, dependen de la configuracin y marca de la impresora.
3.7.2 Configurar mrgenes

En las opciones de configuracin es posible establecer los mrgenes superior, inferior, izquierdo y derecho de la hoja, aqu tambin es posible determinar el 123

tamao de los encabezados y pie de pgina que no deben rebasar los lmites del margen superior para el encabezado y los lmites del margen inferior para el pie de pgina.

3.7.3 Configurar encabezado y pie de pgina.

En esta seccin debemos escribir el encabezado y el pie de pgina que quedar en el documento.

3.7.4 Configurar opciones de impresin de una hoja de clculo

Estas opciones de impresin dependen del software de la impresora que hayas instalado, es por ello que veras pantallas y opciones diferentes por ejemplo si la configuracin la haces en tu casa, en la de un amigo o en un caf internet, lo ms probable es que sean impresoras diferentes en marca y modelo.

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El tamao del papel que se configura en esta parte, es el tamao del papel que fsicamente se insertar en la impresora, sta debe coincidir con el tamao de la pgina en la que se est editando el archivo.
3.8 TRABAJAR CON LISTAS DE DATOS EN EXCEL

Una lista de datos puede ser ordenada alfabticamente, o en orden de acuerdo con una clave numrica. Asimismo, las listas de datos crecen tanto que el manejo de su informacin, se torna muy difcil y se hace necesario el uso de herramientas para manipular su informacin. Las herramientas que sirven para la manipulacin de listas es la que se ve a continuacin:

Lo primero antes de usar estas herramientas es tener una lista con informacin que manipular, como la siguiente:

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3.8.1 Autofiltro

Con la herramienta del autofiltro es posible obtener informacin de la lista, por muy grande que sta sea, para instalar un autofiltro seleccione la informacin de la lista, vaya a la ficha datos y busque la herramienta de filtro, haga clic y tendr el autofiltro instalado en la lista.

El uso de este filtro nos permitir ver la informacin de acuerdo con las opciones que se ofrecen en esta herramienta.

Podemos ordenar la lista o seleccionar informacin por nombre u aplicar filtros personalizados basados en expresiones lgicas.

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Obteniendo como resultado, todos los nombres que comiencen con la letra M.

Para volver a ver la lista completa, hacemos clic en la opcin borrar filtro Nombre de las opciones del filtro de la lista nombre.

3.8.2 Ordenar

Para ordenar una lista podemos usar las mismas herramientas de la ficha datos Se selecciona la lista y se presiona la herramienta que nos permite ordenar de forma ascendente y

descendente, podemos ordenar a varios niveles, por ejemplo, por nombre, y en caso de que haya nombres repetidos, stos se ordenarn por salario.

Podemos personalizar la accin de ordenar, seleccionando los parmetros en la pantalla cuando hacemos clic en .

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Podemos seleccionar por nombre o cualquier campo que d la lista, en este caso lo hacemos por nombre.

3.9 CREAR INFORMES Y TABLAS DINMICAS

Para crear informes de tablas dinmicas, la hoja que contiene nuestra informacin debe estar preparada para poder ser usada como fuente de informe de una tabla dinmica. Supongamos que tenemos la siguiente informacin relacionada con el registro de las ventas diarias en una tienda.

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De esta lista queremos obtener el total por vendedor y las fechas en que se realizaron las ventas, para ello usaremos el informe de una tabla dinmica que nos permita ver un resumen de las ventas. Como ya mencionamos, la lista de datos debe cumplir con ciertas condiciones: Que todas las columnas tengan un nombre bien definido, ya estos nombres se usaran como nombres de campos en el informe. Que no haya espacios en blanco entre la informacin de la lista fuente, si hay filas que sirvan como separacin entre los ttulos de las columnas y la informacin, stas deben eliminarse. Para insertar la tabla dinmica debemos colocarnos en cualquier parte de la informacin que ser la fuente del informe, como se muestra en la ilustracin. Como se muestra, hacemos clic en tabla dinmica. La cual nos mostrar ms opciones para seleccionar los parmetros del informe de la tabla dinmica. Debemos seleccionar el rango de datos para formar la tabla, sin embargo, como en un principio nos colocamos dentro de la informacin, esto provoca que la seleccin de la informacin se realice automticamente.

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Si el rango est correcto, aceptamos; de lo contrario, hacemos una nueva eleccin, una vez que tenemos el rango de datos correcto, pasamos al diseo del informe.

Del lado derecho debemos seleccionar los campos de inters para el informe y del lado izquierdo veremos cmo se va formando el informe.

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Con esto tenemos el informe dinmico, donde se muestra el nombre del vendedor, una suma total de venta y el desglose de ventas por fecha, es en realidad un resumen ms representativo de la informacin contenida en una tabla de transacciones diarias. Comparando:

3.1 0 CREAR MACROS

El trmino Macro se refiere a una serie de instrucciones que pueden ser desde una hasta las que sean necesarias, todas ellas agrupadas bajo un mismo nombre. Entonces, en realidad una macro es un programa que se ejecuta cuando lo invocamos por medio del nombre asociado a l. El lenguaje que usa Excel para realizar macros, es el denominado VBA (Visual Basic para Aplicaciones), por lo que, si queremos realizar una macro

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que nos automatice tareas, ser necesario tener conocimientos de este lenguaje y eso nos llevara a un curso de programacin. Existe otra manera ms sencilla de hacer un macro, y es por medio de macros automticas, stas macros nos permiten automatizar tareas ms sencillas y repetitivas, pero que implican una gran prdida de tiempo al ejecutarlas. La forma de crear una macro automtica es activando la herramienta de la ficha Macros que se encuentra en el grupo Vista.

Cuando hacemos clic en grabar macro, enseguida debemos asignar el nombre a la macro, el mtodo abreviado para activar la macro, el lugar donde se guardar, y la descripcin breve de la funcin que cumple la macro.

Una vez guardada, inicia la grabacin de la macro y es cuando debemos realizar todas las acciones que son repetitivas y que queremos automatizar, en nuestro ejemplo creamos el formato para la captura de las ventas diarias de una tienda.

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Esta tarea queda automatizada y cada vez que presione la secuencia de teclas CTRL+K, que se la asigno a la macro, se realizar el formato de manera automtica.

3.11 PERSONALIZAR BARRAS DE HERRAMIENTAS

La versin 2007 presenta una barra de acceso rpido, que regularmente no est visible, esta barra es la que podemos personalizar. En esta barra se pueden agregar herramientas de mayor uso, para aquellos que se han acostumbrado a versiones anteriores de Excel.

Seleccionando las herramientas del lado izquierdo y presionando el botn agregar, se suman nuevas herramientas a las que ya se presentan por default.

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La barra personalizada presentara el siguiente aspecto.

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AUTOEVALUACIN
1.- Es una coleccin de hojas tabulares a) Libro b) Hoja c) Columna d) Celda 2.- Es el rea de trabajo de Excel formada por filas y columnas. a) Libro b) Hoja c) Archivo d) Pie de pgina 3.- Es la interseccin de una fila con una columna. a) Columna b) Fila c) Celda d) Hoja. 4.- Formato que se aplica a una celda cuando el valor que se escribe en ella hace que se cumpla una condicin
a) b) c) d) e) Autoformato Formato condicional Autotexto Autoformato condicional Formato por default

5.- Cul es la funcin del pegado especial

a) b) c) d) Pegar todo lo que copiamos Pegar lo que se corto Pegar celdas que contengan un formato especifico Permite seleccionar lo que queremos pegar, ya sea formulas, datos, etc.

6.-Son operadores aritmticos a) >,<, =, <> b) &, ||, ! c) +, *, -, / d %, $, #,! 7.-Son operadores relacionales o comparativos. a) >,<, =, <> b) &, ||, ! c) +, *, -, / d %, $, #,! 8.- Cual es el resultado de la operacin 2+5*3-2 135

a) b) c) d)

19 7 15 17

9.- Cual es el resultado de la operacin (2+5)*3-2

a) b) c) d) 19 7 15 17

10.- Une dos cadenas de texto a) % b) * c) + d) & 11.- Basndote en la funcin SI, escribe la expresin correcta para indicar que si en la celda b2, se escribe un valor mayor de 5000, en la celda activa se obtenga el 10% de descuento ese valor, en caso contrario el descuento ser de cero)
a) b) c) d) = si(b2 > 5000, 5000*10%, 0) = si(5000 > b2, 5000*10%, 0) = si(10% > 5000, b2, 0) = si(b2<5000, 5000*10%, 0)

12.- Cuales son las funciones de bsqueda ms comunes a) buscarx b) buscarh, buscarv c) buscar, buscara d) buscarg, buscary 13.- En la funcin =buscarv, a qu se refiere el numero de columna a) Al nmero ordinal de la columna donde se encuentra el dato solicitado b) Al rango donde se encuentra la informacin a buscar. c) Al nmero de fila donde se encuentra el dato solicitado. d) Al nmero de hoja donde se encuentra el dato solicitado. 14.- Es una funcin que te ayuda a determinar el clculo de montos provenientes de intereses de un prstamo o inversin a un determinado tiempo. a) = MAX b) = PROMEDIO() c) = PAGO() d) = TEXTO()

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15.- El texto, Mexicanos al grito de guerra se encuentra en la celda c5 de la hoja de clculo. Cul es la funcin correcta para extraer la palabra Mexicanos del texto de la celda C5? a) = DERECHA(C5,9) b) = TEXTO(C5,00.00) c) = IZQUIERDA(C5,9) d) = TEXTO(C5,9)

16.- Sirve para convertir un nmero en texto y darle un formato especfico a) = DERECHA( ) b) = TEXTO( ) c) = AO d) = CONCATENAR(C5,9) 17.- Cuales son los elementos que podemos proteger en un archivo de Excel? a) Hoja, Libro b) Parte de una hoja c) Hoja, Libro y archivo. d) Todas las anteriores. 18.- Son elementos de un grfico a) Lneas, columnas, sectores. b) Anillo, Dispersin, burbuja. c) Leyenda, etiquetas, ttulos, ejes, d) Rejilla, Cuadricula. 19.-Cuales son las acciones que podemos realizar con una lista de datos en Excel? a) Ordenar, filtrar b) Insertar, Acomodar c) Buscar, Seleccionar d) Personalizar, exportar 20.- Es una serie de instrucciones agrupadas en un mismo nombre. a) Desglose b) Tabla dinmica c) Informe d) Macro

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