METODOLOGA PARA LA ELABORACIN DE INFORMES TCNICOS

Informe Tcnico: Se puede definir como una exposicin de datos o hechos dirigidos a alguien, sobre una cuestin o asunto, o sobre lo que conviene hacer del mismo. Documento que describe el progreso o el resultado de una investigacin cientfica o tcnica, o el estado de un problema cientfico. (UNE 50135: 1996). Se prepara a solicitud de una organizacin o persona.

Un informe tcnico es un documento que describe el progreso o los resultados de una investigacin tcnica, o el estado de un problema tcnico. Un informe de este tipo debe presentar, sistemtica o cronolgicamente, informacin suficiente para que un lector cualificado pueda juzgar, evaluar o proponer modificaciones a sus conclusiones o recomendaciones. Debe comprender las siguientes partes: Parte inicial Cuerpo del informe Anexos Parte final

I.

Parte Inicial: La parte inicial debe contener los elementos siguientes en el orden que se indica a continuacin: 1. Cubierta 2. Portada 3. Resumen 4. ndice 5. Glosario de signos, smbolos, unidades, abreviaturas, acrnimos o trminos tcnicos 6. Prefacio (si se considera necesario)

1. Cubierta: La cubierta como su nombre indica tiene la funcin de cubrir, contener y servir de proteccin al documento del informe. Puede confeccionarse con papel, cartulina, acetato, plstico o similar y tendr cuatro pginas o caras. La primera y cuarta conforman la cubierta exterior y la segunda y tercera la cubierta interior. Adems de proporcionar, en parte, proteccin fsica al informe, la pgina 1 de la cubierta exterior, sirve para dar la presentacin inicial del informe al usuario. Para ello debe ser clara, distintiva e informativa.

La informacin que debe aparecer en la cubierta es la siguiente: a) Nombre y datos del Centro b) Ttulo del informe c) Nombre del autor d) Fecha

Para su aplicacin en la Asignatura, se debe recordar que se trata de un Informe Tcnico y su presentacin debe denotar profesionalidad y esto se expresa con sobriedad, utilizando adecuadamente los recursos materiales disponibles. No se trata de un lbum de recortes o fotos. No es un lbum de 15 o de boda, por lo que no se utilizan letras artsticas (no utilizar WordArt). Tampoco es necesario disear imgenes de fondo, marcos o recuadros, utilizar filigranas u otros intentos de decorar la parte externa de la cubierta. La utilizacin de los colores y la seleccin de la tipografa, tiene sus reglas, basadas en teoras cientficamente fundadas. Aunque la creatividad es un rasgo deseable de un profesional, no se es necesariamente creativo, combinando colores y tipografas sin fundamento. El dominio de la ciencia y el arte del diseo es una meta bien difcil de alcanzar, porque requiere de mucha preparacin, incluso para aquellos con talento natural y predisposicin gentica. Si el autor de un Informe Tcnico, dispone de recursos y tecnologa para editar, imprimir o reproducir el documento, posee talento y formacin en diseo o cuenta con asesora o apoyo para la confeccin de la cubierta y el cuerpo del Informe que garantice calidad en su presentacin, es comprensible que intente aprovechar estas ventajas, siempre que haga un anlisis de valor, es decir un anlisis de la relacin beneficio/costo de esa decisin, teniendo en cuenta que:

2. Portada: La Portada de un documento es la fuente preferente de informacin bibliogrfica para el tratamiento y recuperacin eficiente del documento. Es decir, mediante la informacin que aparece en la Portada se hace referencia al Informe Tcnico y se puede archivar o buscar el mismo. Por ello es esencial que cada informe tenga una portada. Excepto cuando la portada sustituya a la cubierta, no es necesario que la

a) No es un requisito de la Asignatura imponer condiciones que deba cumplir el diseo de la portada o cuerpo del Informe en cuanto a tamao y tipo de papel, tipografa, interlineado, etc. Teniendo en cuenta las limitaciones de recursos, slo se exige que el documento en caso de ser manuscrito, sea escrito utilizando bolgrafo o similar con tinta y con letra legible, preferiblemente tcnica. b) El valor fundamental de un Informe, su esencia, est en su contenido. La forma permite expresar el contenido, por lo que sin menospreciarla, no es lo que decide la calidad del Informe.

3. Resumen: Cada informe debe contener un Resumen que se presentar inmediatamente despus de la informacin de la portada. El texto del Resumen debe: a) Ser tan informativo como lo permita la naturaleza del documento. b) Definir el objetivo, mtodos, resultados y conclusiones presentados en el documento original. c) Constituir un texto completo. Es decir que tenga unidad en su contenido. d) Ser conciso sin dejar de ser claro para que se entienda. e) Tener menos de 250 palabras f) Estar escrito en un solo prrafo g) Emplear frases completas, verbos en forma activa y en tercera persona. h) No utilizar figuras y smbolos, tablas y frmulas, salvo que sea indispensable, por no haber otra forma de explicar el contenido del informe. i) Emplear nomenclatura normalizada o definir los trminos no familiares, las abreviaturas y los smbolos, si es que finalmente han de usarse.

Portada ocupe una pgina completa y por razones de economa puede ocupar un espacio de cabecera o encabezamiento del resumen. Cuando un informe se publica en dos o ms partes, cada parte debe contener una portada en la que se indicar el nmero de la parte. La informacin de la Portada ser: autor, ttulo, datos del Centro y fecha de publicacin (presentacin).

4. ndice: El ndice es un elemento esencial de todos los informes, salvo de los muy cortos. Debe figurar inmediatamente despus del resumen. Debe constar de los ttulos de las principales subdivisiones del informe y los anexos, junto con el nmero de la pgina en la que aparecen. Tambin debe incluir una lista de ilustraciones y tablas. Cuando un informe se publica en dos o ms partes, en cada parte debe aparecer el ndice completo.

Si el informe se publica en varios volmenes, cada uno debe llevar su propio Resumen especificando, si fuera necesario, su relacin con los otros volmenes. El Resumen debe ir seguido de los descriptores o palabras claves.

5. Glosario de signos, smbolos, unidades, abreviaturas, acrnimos o trminos tcnicos. Cuando el informe contenga signos, smbolos, unidades, abreviaturas, acrnimos o trminos tcnicos, que puedan no ser comprendidos por los posibles lectores o no son los convencionales, deben definirse en una o varias listas despus del ndice. La existencia de estas listas no justifica la omisin de la debida explicacin cuando aparezcan por primera vez en el texto.

II. CUERPO DEL INFORME

6. Prefacio: Un Prefacio puede considerarse como una nota de presentacin para definir el estudio, destacar algn aspecto en particular, mostrar su relacin con trabajos realizados o trazar las circunstancias histricas que condujeron a su iniciacin. Es como una especie de fundamento de la necesidad del informe. No siempre es necesario. Si se considera necesario, debe aparecer al final de la parte inicial, inmediatamente antes del cuerpo del informe. El cuerpo del informe constar de las siguientes partes en el orden que se indica a continuacin: 1. Introduccin, 2. Ncleo del informe con ilustraciones y tablas 3. Conclusiones y recomendaciones 4. Agradecimientos, si los hubiese 5. Listas de referencias.

1. Introduccin: Cada informe debe comenzar con una Introduccin que establezca brevemente el alcance y los objetivos del trabajo descrito, su relacin con otros trabajos y el enfoque general. No debe repetir o parafrasear el resumen, ni dar detalles de la teora, mtodos o resultados, ni anticipar conclusiones o recomendaciones. Si no hay prefacio, la informacin que podra figurar en ste, debe incluirse en la Introduccin. La introduccin no debe formar parte del texto principal del informe y no se enumerar, excepto con la cifra 0 (cero), si se desea. Algunos autores recomiendan enumerar las partes previas al texto principal con nmeros romanos y preservar los nmeros arbigos para la parte principal.

2. Ncleo del informe con ilustraciones y tablas El ncleo del informe debe dividirse en captulos numerados que cubran aspectos tales como teora (marco terico), mtodo, resultados y discusin. A menudo es conveniente dividir los captulos en apartados y estos en subapartados, cada uno con su propio encabezamiento. La informacin dada en el ncleo del informe no debe ser demasiado detallada. Las descripciones de la teora, mtodos y resultados deben ser suficientes para que un especialista en la materia reproduzca las etapas de la investigacin sin dificultad especial. Si se requieren pruebas matemticas o detalles del procedimiento experimental, stos deben presentarse en los anexos. Todas las ilustraciones y tablas esenciales para la comprensin del texto principal deben incluirse en el ncleo del informe.

3. Conclusiones y Recomendaciones: Las conclusiones deben ser el reflejo ordenado de las deducciones hechas como consecuencia del trabajo descrito en el ncleo del informe. No son un resumen de lo realizado. Son los resultados de lo realizado. Pueden incluirse datos cuantitativos pero no deben darse detalles de ningn argumento o resultado. Las recomendaciones son manifestaciones concisas de alguna accin futura que parezca necesaria como resultado directo de las conclusiones alcanzadas o de alguna experiencia realizada en el curso del trabajo objeto del informe. Las recomendaciones no son necesarias a no ser que estn completamente justificadas por el trabajo descrito. 4. Agradecimientos: Pueden incluirse agradecimientos relativos a ayudas en la realizacin del trabajo y en la preparacin del informe, aunque no es habitual agradecer las contribuciones tales como un control de rutina, una ayuda pequea o una simple recomendacin de tipo general. 5. Referencias: Al final del cuerpo del informe debe incluirse una lista de las fuentes en las que se base el informe y debe hacerse referencia a esta lista en los lugares adecuados del texto. Los elementos de todas las referencias bibliogrficas deben darse en el orden general: a) Autor (Primer apellido, Nombres del autor principal y nombre y primer apellido del coautor) b) Ttulo (entre comillas) c) Datos de la publicacin (Editorial, ciudad, pas, fecha, etc.)

III. ANEXOS

Para configurar la lista de referencias o referenciar en el texto, se debe tener en cuenta: a) Las referencias figurarn en la lista en orden alfabtico del apellido del primer autor o autor principal o por orden en el que se citan en el texto, el nmero de la pgina. b) Cuando hayan dos o ms referencias a un mismo autor o grupo de autores, stas se darn en orden cronolgico. c) Las referencias en el texto deben incluir el apellido del autor o autores, la fecha de publicacin y cuando se requiera.

Los anexos se consideran separadamente de la parte final, debido a que, aunque no siempre se requieren, puede formar parte esencial de algunos informes. Los anexos se usan para presentar material que: b) No puede ser colocado adecuadamente en el cuerpo del informe a causa de su tamao o del mtodo de reproduccin utilizado.

a) Es necesario para completar el texto, pero que, si se inserta en el cuerpo del informe, puede alterar la presentacin ordenada y lgica del trabajo.

1 Ilustraciones o tablas suplementarias Las figuras o tablas que no se necesitan para una comprensin inmediata del texto, pero que proporcionan ejemplos complementarios, deben colocarse en los anexos. 2 Material especial Algunos documentos no pueden ser incorporados fcilmente en el cuerpo del informe por ser demasiado grandes (algunas ilustraciones y tablas, por ejemplo) o estn reproducidos de una manera diferente al informe (por ejemplo, algunos mapas, fotografas, etc.) Ese material se maneja ms fcilmente si se trata como anexo. 3 Bibliografa Una bibliografa suplementaria de literatura no citada en el texto, pero considerada de inters para el lector, puede constituir un anexo. Debe indicarse los criterios con los que se ha seleccionado la bibliografa. 4 Descripcin de equipos, tcnicas o programas de ordenador. La descripcin detallada de un nuevo equipo, tcnicas o programas de computacin utilizados en un estudio que haya sido objeto de un informe, no debe figurar habitualmente en el cuerpo del informe. Si esta descripcin no constituye un informe separado, puede ser til incluirla como anexo.

c) Puede ser omitido para el lector ordinario, pero puede ser valioso para el especialista en la materia. d) Los anexos no necesitan ir unidos al cuerpo del informe, pero pueden constituir una parte o partes separadas del informe. Los anexos no son esenciales en todos los informes. Los posibles tipos de materiales que se pueden incluir como anexos son:

Numeracin de los Anexos: Los anexos se deben identificar por letras maysculas consecutivas. Ejemplo: Anexo A, Anexo B. Los anexos deben considerarse como entidades independientes, por tanto tienen numeracin de sus pginas aparte, las partes como captulos, apartados, ilustraciones, tablas, ecuaciones, referencias, etc., se enumeran comenzando de nuevo en cada anexo. Cada nmero ir precedido por la letra correspondiente al anexo. Ejemplo; Anexo B, captulo B.1, apartado B.1.1, Figura B.5, Tabla B.9,etc. Las fuentes que se citan en los anexos deben tratarse independientemente de las del cuerpo del informe y listarse separadamente al final de cada anexo. La forma de las citas y el mtodo de ordenar las listas de referencias en los anexos debe ser igual que en el cuerpo del informe. IV. Parte Final La parte final debe contener los siguientes elementos en el orden que se indica: 1. Hojas de datos del documento. 2. Lista de distribucin y disponibilidad, si se requiere. 3. Cubierta posterior (pginas tercera y cuarta de la cubierta), si se requiere.

Hoja de datos del documento: Para proporcionar un acceso rpido al informe, en los sistemas de recuperacin informatizados, la ltima pgina de cada informe o parte de un informe, debe ser una hoja de datos del documento, en la cual, la informacin bibliogrfica referente al informe, figure de forma convenientemente normalizada para ser fcilmente identificada. Los informes pueden ser archivados en bibliotecas virtuales, centros virtuales de recursos, bases de datos, por lo que el informe debe tener un cdigo o referencia para identificarlo. Lista de distribucin y disponibilidad: Puede incluirse una lista de los destinatarios del informe, bien en una pgina separada o bien en el interior de la parte posterior de la cubierta (pgina 3 de la cubierta).

Cubierta posterior: El interior de parte posterior de la cubierta (pgina 3) se puede utilizar para incluir una lista de distribucin, si fuese necesario. La parte exterior de la cubierta posterior (pgina 4) puede utilizarse para incluir el nombre y direccin del impresor o cualquier otra informacin, tal como el nmero de almacenamiento. Generalmente se deja en blanco.