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Dicas MS-Project 2010

Dicas MS-Project 2010 - Dica #1 - Guia para a Faixa de Opes (Ribbons).

Como disse no post sobre as novidades do MS-Project 2010, quando comecei a utilizar a nova verso tive uma certa dificuldade em achar alguns dos comandos e opes que eu estava habituado dentro dos Ribbons. Ontem navegando pelo site da Microsoft, achei algo bastante interessante e que pode ajudar os recm migrados (como eu) a encontrar mais rapidamente aquilo que procuram. No site em ingls da Microsoft, eles disponibilizaram um guia de acesso aos Ribbons. Neste guia, voc indica o que est procurando e ele apresenta exatamente onde encontrar dentro dos Ribbons padres que so apresentados no produto. Para acessar o guia voc deve acessar http://www.microsoft.com/project/en/us/ribbon_guide.aspx. Neste endereo ser aberta a seguinte tela:

Ao clicar no boto Start, uma nova tela com a interface do MS-Project 2007 aberta e possvel acessar os botes e opes de men que estavam disponveis naquela verso do produto:

Basta ento selecionar um dos comandos que a respectiva opo no MS-Project 2010 ser apresentada. Por exemplo a opo Nivelamento de Recursos (Level Resources) abaixo:

O correspondente no 2010 o seguinte:

Para tentar outro comando, basta clicar o boto Try another command. Simples, prtico e til, no?!

Dicas MS-Project 2010 - Dica #2 - Utilizando o Timeline.

O Timeline uma das novas ferramentas que o MS-Project 2010 incorporou que permite uma visualizao rpida do projeto e que pode ser utilizada de forma bastante simples em e-mails e apresentaes que necessitem um resumo do projeto. Podem ser apresentados no timeline dois tipos de informao, as atividades e/ou os milestones do projeto 1) Apresentando Atividades: Para utilizar o timeline, inicialmente ser necessrio selecionar quais os dados sero utilizados na view. Vamos tomar por base o seguinte cronograma :

Para incluir uma atividade no timeline, basta clicar com o boto esquerdo do mouse sobre a mesma e selecionar a opo Add to Timeline.

No exemplo acima, selecionei a atividade de Anlise de Negcio. Automaticamente, o MS-Project abre no topo da tela uma view com o timeline e j apresenta a atividade includa:

Se fizermos o mesmo com as demais atividades pai do cronograma, teremos um timeline da seguinte forma:

O que bastante interessante que para melhor adequar a view, possvel clicar e arrastar para cima e para baixo os elementos do timeline, bem como formatar cores, fontes e demais formataes das atividades. Assim, possvel criar uma view como a abaixo:

2) Apresentando Milestones: Para visualizar milestones no timeline, o primeiro passo incluir os milestones no cronograma. Para criar um novo milestone basta clicar no boto Milestone no Ribbon Task conforme abaixo:

Desta forma, utilizando o mesmo cronograma acima, podemos criar uma estrutura com o milestones do projeto para apresentao no timeline:

Da mesma forma como as atividades so adicionadas no timeline, os milestones tambm podem ser, criando em minha opinio uma viso mais limpa do projeto:

Como temos milestones muito prximos, as coisas parecem bagunadas. Porm, para ajeitar a view basta clicar nas caixas com o textos e arrast-los para que a view fique mais limpa. Da mesma forma ainda, possvel formatar cores e fontes dos milestones, o que possbilita criar uma view como a seguir:

3) Utilizando o Timeline em apresentaes e e-mails: Um dos facilitadores da utilizao do Timeline a forma como possvel ger-los para anexar em apresentaes e-mail. Vamos supor que o gerente de projetos queira enviar uma view resumida do projeto para o cliente mas no deseje enviar o cronograma completo. Basta enviar o Timeline. E para enviar por e-mail bastante simples. Basta selecionar o boto Copy Timeline que encontra-se no Ribbon Timeline Tools, selecionar o tipo de cpia que deseja, por exemplo e-mail, e no corpo do email utilizar a funo de colar (Ctrl-V) que o Windows disponibiliza criando desta forma um email como o abaixo:

Para a utilizao em apresentaes, o processo exatamente o mesmo! IMPORTANTE: No polua demais o grfico. Lembre-se que o timeline para apresentar fatos ou fases importantes do projeto. Excesso de detalhes prejudica a view.

Dicas MS-Project 2010 - Dica #3 - Criando Farois

Visualizaes de forma grfica sempre representam muito mais que nmeros. Alm de serem facilmente compreendidos, geram um impacto alto em quem os observa. No caso de cronogramas, a utilizao de farois para indicar atividades atrasadas ou acima do esforo planejado pode ser bastante til e o MS-Project 2010 permite que os faris sejam criados de forma extremamente simples. Vamos tomar por base o cronograma abaixo:

Avaliando de uma maneira bastante simples, comparando a data de trmino da linha de base (19/10/2010) com a linha de tendncia de trmino (01/01/2010) podemos afirmar que o projeto em questo est atrasado. Comparando ainda o trabalho da linha de base (720 horas) com a tendncia de trabalho (691 horas) podemos afirmar que existe uma tendncia de Sobras no oramento do projeto. Porm, no possvel visulaizar de forma rpida o que est acima do prazo ou abaixo do esforo pevistos (pelo menos, sem comparar cada uma das atividades com os seus baselines). Que tal alguma coisa assim:

Fica bacana e mais intuitivo, no?! Ento vamos aos passos para criar estes faris:

Passo 1) Criar um campo customizado para o Farol de Prazo:

Para criar um campo customizado necessrio ir no Ribbon Project, na opo Custom Fields:

Esta opo abrir uma nova tela com os campos a serem customizados. O MS-Project 2010 permite que diversos tipos de campos sejam customizados:

Para criao de Faris, eu prefiro trabalhar com campos customizados do tipo Number por serem mais faceis de parametrizar as faixas. Para este exemplo, vou utilizar o campo Number 1. Para facilitar a identificao mais tarde, eu gosto de renomear os campos. Isto serve tambm para que os campos j customizados no sejam sobrepostos. Neste caso, vou renomea-lo para Farol de Prazo. Por se tratar de um farol eu quero que o campo seja automaticamente calculado sempre que o meu cronograma for atualizado. Desta forma, utilizarei uma frmula para calcular dias de atraso da atividade. Clicando no boto fmula, eu posso construir como o campo ser calculado.

Note que os dados da fmula so campos que eu consigo acessar atravs do boto Fields. Clicando no boto OK, o campo customizado est criado. Caso queira utilizar o mesmo critrio de clculo para as atividades pai do cronograma, deve-se atentar para o campo Calculation for Task and Group Summary Rows que neste caso, dever estar setado para Formula como no exemplo acima.

Passo 2) Escolher o tipo de representao para o campo customizado:

O MS-Projecto 2010 permite que voc escolha entre mostrar dados ou indicadores grficos. No caso de Faris, indicadores grficos sempre fazem mais sentido. Ento, selecionaremos o boto abaixo:

Este boto abrir uma tela onde ser possvel selecionar a faixa para os indicadores, bem como a forma que eles sero representados:

Por se tratar de dias de atraso, considerei que se no houver nenhum atraso ser considerado Verde, at 15 dias de atraso ser Amarelo e acima de 15 dias Vermelho.

Passo 3) Incluir o campo customizado no cronograma:

Uma vez criado, o campo pode ser incluido como uma coluna no cronograma. Base clicar com o boto esquerdo do mouse e inserir uma nova coluna. O campo estar disponvel com o nome escolhido (no caso Farol de Prazo).

Pronto! Seu farol est no cronograma. Para criar o farol de esforo, basta seguir os mesmos passos.

Dicas MS-Project 2010 - Dica #4 - Como utilizar um Pool de Recursos

Constantemente em nossos projetos temos que compartilhar a alocao de pessoas nas atividades com outros projetos que estamos gerenciando ou at mesmo com projetos de outros gerentes de projetos. Estes compartilhamentos normalmente geram conflitos entre os gerentes de projetos que sempre esperam que os recursos estejam disponveis de acordo com as necessidades de seus projeto. Alm disto, mesmo que no gere conflito entre pessoas, pois todos esto alocados dentro de uma mesma gerencia, precisamos entender o impacto que um atraso, uma nova atividade ou at mesmo uma troca de recurso causa em toda a cadeia de projetos. Dentro desta perspectiva, a utilizao do Pool de Recursos que est disponvel no MS-Project bastante til. Ela permite que os diversos projetos em que esto sendo alocados os recursos da minha equipe sejam agrupados e em caso de alteraes de planejamento, seja por atraso, troca de recursos, troca de prioridades ou adiantamento de atividade, todos os projetos envolvidos sejam afetados. Alm disto, a utilizao do pool permite que a consulta de disponibilidade do recurso seja bastante facilitada. Ao invs de abrir todos os cronogramas e pesquisar em cada um deles a data de liberao do recurso no projeto, possvel apenas verificar no pool de recursos a primeira data disponvel da pessoa. Outra perspectiva a atualizao de nomes de pessoas, cargo, calendrios de feriados, frias, horas trabalhadas por dia, semana e ms. Com a utilizao de um pool de recursos possvel centralizar tudo num nico local e ao alterar informaes no pool todos os projetos relacionados a estes recursos esto automaticamente atualizados e impactados. Ento vamos aos passos para a criao do Pool de Recursos:

Passo # 1 Criao de um arquivo do MS-Project que conter os recursos:

Inicialmente, deve-se criar um novo arquivo e na planilha de recursos entrar com os nomes de todas as pessoas que faro parte do Pool.

Passo #2 Vinculao do Pool de Recursos ao Projeto

Com o Pool de Recursos aberto deve ser selecionado o Ribbon Resource e dentro dele clicar no boto Resource Pool, conforme abaixo. Nesta opo possvel selecionar a opo Share Resources que permitir escolher de onde os recursos tero origem.

Esta opo abrir uma nova tela com as opes de compartilhamento de recursos:

Nesta tela deve ser selecionada a opo Use Resources From: e selecionar o Pool de Recursos a ser utilizado. No caso do exemplo o nome do arquivo com o pool Pool de Recursos.mpp. Importante salientes a outra opo da tela onde quem tem preferencia em caso de conflito de datas, se o pool ou o projeto. Eu acredito que o Pool deva sempre ter preferncia. No caso de um replanejamento, se todos os projetos do pool estiverem abertos, o cculo do nivelamento ser efetuado para todos os cronogramas do pool. Esta opo somente vlida se os demais cronogramas no estiverem abertos. Neste caso sero respeitadas as datas dos cronogramas que fazem parte do pool.

Pronto O Pool est criado e linkado ao seu cronograma!

Note na planiha de recursos que todos os recursos cadastrados no pool esto agora disponveis para utilizao no seu projeto.

Dicas importantes sobre a utilizao do Pool:

1) Caso voc precise sequenciar as atividades, o ideal utilizar a coluna prioridade para isto. Nas opes de nivelamente existe a possibilidade de utilizar como critrio a prioridade. Caso no seja utilizado, o MS-Project utiliza um algoritmo interno, normalmente vinculado ao deadline e ao tamando (trabalho e durao) da atividade. E o mais interessante que a sequencia das atividades pode ser alterada quando for feito um novo nivelamento de recursos. Se for utilizada a prioridade a sequncia no muda. 2) Sempre que for efetuar o nivelamento de recursos, o ideal que todos os cronogramas com atividades no concludas esteja aberto. Com isto, o MS-Project nivela os recursos considerando todas as atividades de todos os cronogramas. 3) Sempre que um arquivo com um cronograma renomeado, o MS-Project no defaz a associao com o arquivo de nome antigo e cria uma associao com o arquivo de nome novo. Isto acaba por gerar duplicidade de atividades. A associao com o cronograma de nome antigo deve ser manualmente eliminada. Um forte abrao e bons projetos!

Dicas MS-Project 2010 - Dica #5 - Criando e Acompanhando Buffers Gerenciais nos Cronogramas
Sempre que planejamos um novo projeto, importante contar com alguns desvios. Os projetos esto sempre sujeitos a riscos e oportunidades, fazendo com que seja fundamental, no momento do planejamento, contarmos com um prazo extra para a execuo das atividades. Podemos tratar isto de duas formas, adicionando um percentual de ajuste em todas as estimativas (e consequentemente ao projeto como um todo) ou adicionarmos um percentual ao projeto como um todo e monitorar o consumo deste adicional. Eu particularmente prefiro trabalhar com a segunda alternativa, principalmente devido a um fenmeno que eu chamo de Sndrome do Estudante. Tal fenmeno faz com que normalmente as atividades nos projetos tendam a levar todo o prazo que lhes atribudo, pois as pessoas se planejam para entregar de acordo com o que foi estabelecido nos cronogramas. Assim, se aumentarmos cada uma das atividades bem provvel que o projeto naturalmente leve mais tempo. Por outro lado, se estabelecemos datas mais enxutas, a tendncia que estas datas sejam cumpridas, consequentemente consumindo o buffer para as atividades que realmente iriam consumi-lo. Desta forma, voltando a srie de posts com dicas do MS-Project 2010, gostaria de apresentar a criao de buffers gerenciais de prazo para os projetos.

Passo 1 Identificao do Caminho Crtico do Projeto:

Inicialmente precisamos do cronograma criado com os recursos alocados e consequentemente o caminho crtico do projeto identificado. Vamos tomar por base o cronograma abaixo:

Neste cronograma podemos identificar o caminho critico pelas atividades em vermelho. Sabemos que a ltima atividade do caminho crtico a atividade de Execuo do Alfa-Testes.

Dica: no MS-Project 2010, na pasta Format, existe uma opo de apresentar o caminho crtico para o projeto. A figura acima se encontra nesta pasta e com a flag de Caminho Crtico marcada.

Passo 2 Criao dos milestones e atividades a serem utilizados:

Ao trmino do projeto iremos adicionar um novo milestone e chama-lo de Trmino do Caminho Crtico. O milestone deve estar conectado a ltima atividade do caminho crtico. Em seguida, abaixo do milestone, criamos uma nova atividade que chamaremos de Buffer Gerencial. Esta atividade no dever ter nenhuma outra atividade como predecessora. Aps a nova atividade criamos um novo milestone chamado Projeto Finalizado. Para este milestone voc colocar a restrio de Deve Encerrar em e colocar a data de encerramento do projeto (termino do buffer). Para o cronograma acima iremos utilizar a data de 15/04 (isto nos dar aproximadamente 20 dias de buffer gerencial). Ao trmino deste passo o cronograma deve ficar parecido com este abaixo:

Passo 3 Definio do prazo para o Buffer (link entre datas):

No cronograma acima, o buffer ainda no possui a data de incio e de trmino que desejamos. Neste caso precisaremos utilizar links para a data de encerramento do caminho crtico e a data de inicio do buffer. Assim, precisamos copiar a data de trmino da atividade 23 (Execuo) que a ltima atividade do caminho crtico para a data de inicio do buffer. Para isto podemos utilizar a funo Copiar do Project. Em seguida devemos Colar esta data no campo Data de Inicio do Buffer Gerencial. O detalhe aqui que necessrio utilizar a funo Colar Especial e colar o Link (a funo pode ser acessada clicando com o boto esquerdo sobre a data de incio da atividade Buffer Gerencial):
1 of 2

Em seguida utilizar o mesmo processo, porm copiando a data de incio do milestone Projeto Encerrado para data de trmino do Buffer Gerencial. Ao termino deste processo, o seu cronograma deve parecer com a figura abaixo:

Passo 4 Formatao do Grfico de Gantt para as atividade de buffer:

J temos o buffer criado, agora temos que buscar uma forma melhor de representa-lo e de identificar o quanto do mesmo j foi consumido. O primeiro passo diferenciar no cronograma o que Buffer e o que no . Para isto iremos customizar uma coluna do tipo Flag a qual irei utilizar o nome Buffer. Nesta coluna irei passar para sim a atividade Buffer Gerencial, identificando esta atividade como uma atividade Buffer. Em seguida, iremos trocar o formato no Grfico de Gantt para as atividades do tipo Buffer. Para isso, iremos acessar a pasta Format e selecionar o boto Format e a opo Bar Styles, conforme abaixo:

Em seguida, iremos efetuar as alteraes conforme abaixo:

Dica: a linha Buffer no existe. Voc precisa criar esta nova linha atravs do boto Insert Row. Outro Detalhe, eu utilizei o campo Flag1 como campo customizado para a identificao do Buffer. Voc precisa adaptar esta informao de acordo com o campo que voc customizou. Aps este passo o cronograma deve ficar assim:

Agora, s falta apresentar o que j foi consumido. Para isto, iremos customizar mais um campo, desta vez do tipo texto. Vou chamar este campo como Remanescente do Buffer. Para o clculo do valor do campo ser utilizada uma frmula conforme abaixo:

E finalmente vamos adicionar o que foi calculado no campo ao lado da barra do Gantt para as atividades de Buffer:

Como o baseline ainda no foi criado, inicialmente aparecer ERROR ao lado da barra. Assim que o baseline for criado, este erro corrigido. Desta forma, vamos criar o baseline do projeto e ao trmino deste processo o cronograma deve ficar assim:

Pronto! O buffer gerencial est criado. Agora, na medida em que o cronograma for atualizado e as atividades forem sendo executadas, a data de inicio do buffer alterada bem como o remanescente, apresentando assim o quanto ainda resta do seu Buffer Gerencial:

Dicas MS-Project 2010 - Dica # 6 - Gerenciamento de Valor Agregado e sua utilizao no MS-Project 2010
1) O conceito de Gerenciamento de Valor Agregado (GVA) e sua aplicao.
O PMI tem apontado que o uso do Gerenciamento do Valor Agregado (GVA) como uma das principais ferramentas para que gerentes de projeto possam ter uma rpida visualizao de como est o andamento dos seus projetos no que tange a custos e prazo. Por utilizar o conceito de que padres e tendncias podem e devem ser utilizados para prever o futuro, o Gerenciamento de Valor Agregado (GVA) auxilia a responder algumas questes como: O meu projeto est dentro do prazo planejado? Qual o desvio no prazo? Quanto tempo ainda resta at o fim das atividades? Est dentro do oramento? Quanto ainda ser necessrio gastar para fechar o projeto? Qual o valor que iremos superar ou que sobrar do oramento?

E mais, caso seja verificado que existem problemas o GVA pode auxiliar a responder: Onde est o problema?

O que precisamos fazer para trazer o projeto de volta ao planejamento, ou para minimizar o desvio atual? Porm, para que o GVA seja utilizado de suma importncia que o projeto tenha sido bem planejado. O planejamento do projeto ir definir: Qual o trabalho que precisa ser feito e por quem. Qual a durao e o custo para cada uma das atividades. Quando cada uma das atividades precisa ser realizada.

O planejamento fundamental, pois todo o conceito baseia-se na comparao entre o que foi planejado e que est sendo realizado durante a execuo. O GVA baseia-se inteiramente em cima de trs variveis: VP (Valor Planejado) ou COTA (Custo Orado do Trabalho Agendado) o oramento autorizado para o trabalho a ser executado para uma atividade.

 VA (Valor Agregado) ou COTR (Custo Orado do Trabalho Realizado) o valor do trabalho realizado at o momento calculado sobre o valor planejado. A forma mais simples de calculo : VA = VP * %Completo da atividade. CR (Custo Real) ou CRTR (Custo Real do Trabalho Realizado) o valor gasto at o momento para realizao da atividade. Assim, utilizando estas trs variveis, o que pode ser calculado e analisado?

Prazo (ou Tempo)

O que avaliar
O projeto est adiantado ou atrasado? Como est a utilizao do tempo no projeto? Qual a projeo de quando o projeto encerrar?

ndice/Indicador utilizado
VPR - Variao de Prazo.

Frmula
VRP = VA VP

IDP ndice de Desempenho de Prazo IDP = VA/VP

EPTt - Estimativa no Trmino ( tempo).

EPTt = Durao do projeto / IDP

Custo
O que avaliar
O custo est acima ou abaixo do oramento? Como est a utilizao do oramento do projeto?

ndice/Indicador utilizado
VC Variao de Custo.

Frmula
VC = VA CR

IDC ndice de Desempenho de Custo IDC = VA/CR

Quanto o trabalho restante custar?

EPT Estimativa para Terminar.

EPT = (Oramento Total VA) / IDC ENT = CR + EPT ou

Qual o custo total esperado para o projeto?

ENT Estimativa no trmino.

ENT = ONT / IDC

Mas calcular tudo isso na mo d um trabalho, no mesmo?! Ento, vamos ver como a ferramenta MS-Project trata estes conceitos!

2) Utilizao no MS-Project 2010:

O MS-Project 2010 j traz em seu produto padro todos os clculos necessrios para o GVA, basta parametrizar corretamente os cronogramas. Os seis passos abaixo so os necessrios: Passo 1: Incluir os recursos com o Custo Hora na Tabela de Recursos (Resource Sheet). Passo 2: Associar corretamente os recursos as atividades do cronograma no Grfico de Gantt (Gantt Chart). Passo 3: Verificar as atividades e indicar o Mtodo de Clculo para Valor Agregado. Passo 4: Salvar a Linha de Base para o projeto. Passo 5: Atualizar a data de inicio, data de encerramento e o trabalho atual para as atividades a cada semana. Passo 6: Verificar os resultados atravs da Tabela de Valor Agregado. Passo 1: Incluir os recursos com o Custo Hora na Tabela de Recursos (Resource Sheet): A Tabela de Recursos pode ser acessada atravs da seguinte opo no men:

Na Tabela de Recursos importante incluir os valores do custo hora para cada um dos participantes do projeto:

Se o custo para horas extras for maior que o custo padro, importante que tanto o custo padro quando o custo para horas extras seja especificado. com base nestas informaes que o MS-Project ir calcular o custo para cada uma das atividades. Sempre que uma nova pessoa for includa no projeto o custo hora desta pessoa deve ser includo atravs desta planilha.

Passo 2: Associar corretamente os recursos as atividades do cronograma no Grfico de Gantt: Este passo bastante comum e acredito que a maior parte dos gerentes de projeto que utilizam o MSProject j trabalham associando recursos nas atividades. Inicialmente devemos voltar ao Grfico de Gantt e para cada uma das atividades devemos associar o recurso. Em minha opinio, a forma mais simples de associar o recurso utilizando ALT+F10. Este comando abre a tela se seleo de recursos para a atividade.

Dica #1: a tela de associao de recursos no precisa ser fechada a cada atividade. Podemos mant-la aberta e selecionar as atividades no Grfico de Gantt.

Passo 3: Verificar as atividades e indicar o Mtodo de Clculo para Valor Agregado. O MS-Project 2010 tem um campo que permite ao usurio escolher o mtodo de clculo para o valor agregado. Isto significa que o gerente de projetos poder escolher se o clculo ser sobre o Percentual Completo (% Complete) ou sobre o Percentual Fsico Completo (Physical % Complete) da tarefa. Para acessar o campo basta incluir uma nova coluna no Grfico de Gantt e selecionar o campo Mtodo de Clculo para Valor Agregado (Earned Value Method). importante entender o que cada um dos campos significa e como calculado: % Completo: este campo calculado baseado na durao da atividade. Ou seja, independente da quantidade de horas necessrias para a atividade o clculo atravs da durao. % Fsico Completo: este campo no calculado e precisa ser atualizado manualmente a cada atualizao de cronograma. Fica a critrio do gerente de projetos informar qual o avano fsico da atividade. Dica #2: eu prefiro trabalhar com % Fsico Completo em virtude da maior parte dos meus projetos serem de desenvolvimento de software. Neste caso as atividades so do tipo Trabalho Fixo e o % Completo acaba no refletindo com preciso o andamento do projeto. O que eu fao tambm copiar o contedo que o MS-Project calcula no % do Trabalho Completo para o % Fsico Completo, pois esta campo reflete corretamente o andamento dos meus projetos. Dica #3: possvel parametrizar o padro para clculo do valor agregado. Para isto necessrio ir ao menu Arquivo, escolher Opes e clicar em Avanado.

Passo 4: Salvar a Linha de Base para o projeto.

Este outro passo bastante comum na utilizao do MS-Project. A linha de base tem por objetivo permitir acompanhar os desvios do planejamento j que salva uma fotografia do cronograma no incio do projeto. Para o clculo do valor agregado a linha de base serve para calcular o VP (valor planejado) para as atividades do projeto. Para atualizar a linha de base:

Dica #4: O MS-Project permite que o cronograma trabalhe com at 10 linhas de base salvas. Porm, para o clculo do Valor Agregado sempre utilizada a Linha de Base que est parametrizada. Para trocar a linha de base de calculo necessrio ir no menu Arquivo, escolher Opes e clicar em Avanado.

Passo 5: Atualizar a data de inicio, data de encerramento e o trabalho atual para as atividades a cada semana.

Para que seja possvel calcular o valor agregado necessrio que seja reportado o avano do projeto. O ideal que os valores sejam atualizados semanalmente. Esta atualizao ir atualizar o percentual completo do projeto e o refletir o andamento do projeto. Importante: caso voc esteja utilizando o % Fsico Completo para o clculo do Valor Agregado, voc precisar atualizar este campo tambm. Dica #5: no deve-se esquecer de atualizar a data de status do cronograma. Alm disto necessrio atualizar o cronograma para que o trabalho previsto e no realizado seja trazido para a data de status e nivelar novamente os recursos. Alis, o valor agregado e seus indicadores so calculados baseados na data de status. Se esta data estiver errada os valores calculados estaro errados tambm. Dica #6: no MS-Projeto 2010 possvel criar Tabelas customizadas e salv-las. Eu gosto de utilizar duas tabelas customizadas. Uma para Atualizao dos Dados e outra para Acompanhamento. Para entrada de dados eu utilizo a tabela abaixo:

Passo 6: Verificar os resultados atravs da Tabela de Valor Agregado

Agora o que falta verificar as informaes geradas para tomar as decises necessrias quanto ao projeto. O MS-Project j vem com uma tabela montada para Gerenciamento de Valor Agregado. Para acessar esta tabela deve-se ir na pasta Exibio, clicar no boto Tabelas e selecionar a opo Mais Tabelas. Ser aberta uma tela onde ser possvel selecionar a tabela Valor Acumulado. Esta opo de visualizao trar os valores calculados (VP, VA, CR,...) bem como os indicadores (IDP, IDC...):

Caso voc queira algo mais grfico, o MS-Project tambm vem com um relatrio visual (apresentado no Excel) com as informaes de Valor Agregado. Para acess-lo basta ir na pasta Projeto, boto Relatrios Visuais e selecionar a opo Valor Acumulado no Tempo. Este relatrio ir gerar um grfico no Excel com o seguinte formato:

Caso voc queira mais informaes sobre Gerenciamento de Valor Agregado, o PMI disponibiliza para seus associados gratuitamente um PDF com o Practice Standard for Earned Value Management. Para quem no associado, possvel comprar a verso impressa do documento.

Dicas MS-Project 2010 - Dica #7 - Nivelamento de Recursos

Constantemente me perguntam sobre este assunto dentro da empresa. Ento, resolvi comentar um pouco sobre o mesmo visto que, quando bem utilizado, uma das belas funcionalidades que o MSProject tem. Mas primeiro, precisamos entender o que o nivelamento de recursos. A 4 Edio do Guia PMBOK traz a seguinte definio: ... uma tcnica de anlise de rede de cronograma aplicada a um cronograma que j foi analisado pelo mtodo do caminho crtico. Pode ser usado quando recursos divididos ou crticos s esto disponveis em determinados momentos, em quantidades limitadas ou para manter o trabalho constante. necessrio quando recursos foram distribudos demais, tal como quando um recurso foi designado para duas ou mais atividades durante o mesmo perodo de tempo.... Ento, a principal ideia distribuir os trabalhos ao longo do tempo de tal forma que as pessoas e equipamentos que esto alocados no projeto possam cumprir o seu trabalho dentro do seu horrio de trabalho. Por exemplo, se o analista de sistemas Joo est alocado em 4 atividades sendo cada uma delas de 1 semana cada e todas elas poderiam iniciar hoje, mesmo que ele trabalhe 24 horas por dia durante esta uma semana ele no conseguir executar todo o trabalho. Neste caso, precisamos distribuir para que as 4 atividades sejam executadas dentro do horrio de trabalho dele ou seja, as 4 atividades acabaro por levar 4 semanas. E no MS-Project, como a gente faz isso? simples. Vamos iniciar com o cronograma abaixo, com 8 atividades sendo 4 delas para o Jos e 4 delas para a Mariana:

Note que nenhuma atividade possui predecessora, o que significa que todas poderiam iniciar a partir de hoje. E exatamente isto que o Project faz. Todas as atividades iniciam na mesma dar: 26/05. Porm, se olharmos a alocao diria dos recursos, veremos que os recursos esto super-alocados, trabalhando at 32 horas por dia!

Para distribuir os trabalhos ao longo do tempo, ou seja, fazer o nivelamento, no menu Recursos escolhemos a opo Nivelar Todos:

Agora, as atividade no esto mais iniciando nas mesmas datas e os dois recursos do projeto passaram a trabalhar 8 horas por dia:

Legal, mas as atividades no saram na ordem que eu queria, por qu? Simples, porque o MS-Project possui 3 mtodos diferentes de calcular o nivelamento dos recursos.

Mtodo 1: Padro: Este o mtodo que foi utilizado no primeiro nivelamento feito acima. o mtodo default do MSProject e a menos que voc troque nos seus cronogramas este que utilizado. Este mtodo utiliza as seguintes regras para definir a ordem das atividades: predecessores, dependncias, folgas, datas, prioridades e restries para determinar a ordem de execuo das atividades.

Mtodo 2: Prioridade, Padro: Para este mtodo o MS-Project ir primeiro identificar as atividades de acordo com suas prioridades e em caso de prioridades iguais, ir aplicar o mtodo Padro. Para prioridades, importante entender que quanto mais alta a prioridade, maior deve ser o valor atribudo a mesma. O valor default para as prioridades das atividades 500 sendo que o mesmo pode variar de 1 at 999. Para alterar as prioridades das atividades precisamos incluir uma nova coluna no cronograma com as prioridades.

Note que no cronograma acima, as prioridades maiores so executadas primeiro. Mtodo 3: Somente ID: Neste caso, as atividades sero niveladas levando em considerao o ID das mesmas, ou seja, IDs menores sero executados antes de IDs maiores. Se nivelarmos o cronograma anterior por este mtodo o resultado seria o seguinte:

Tanto para o Jos, quanto para a Mariana, o MS-Project entendeu que as atividades com os menores IDs seriam executadas antes e ordenou desta forma.

Parametrizando o mtodo a ser utilizado: Para definio do mtodo a ser utilizado, precisamos novamente ir ao menu Recursos e escolher a opo Opes de Nivelamento:

Dicas MS-Project 2010 - Dica #8 Durao, Trabalho e Alocao Diria

No Microsoft Project, voc pode usar diferentes abordagens ao criar seus cronogramas. Vou falar um pouco sobre um dos conceitos que mais gera dvidas aos iniciantes do Microsoft Project. O comportamento da ferramenta depende do tipo de tarefa padro que voc selecionou para o seu projeto e recomendado que voc faa esta configurao na fase inicial de construo do cronograma, antes de incluir informaes de tarefas. Voc pode construir seu cronograma baseado na durao ou trabalho. A abordagem que voc vai escolher depende das necessidades do seu plano, dos recursos e de como voc quer que a ferramenta se comporte.

Planejamento baseado na durao

Agendamento baseado na durao estimado do ponto de vista do tempo: a durao permanece fixa independente da quantidade de recursos que voc alocar na tarefa: chamamos isto de "durao fixa". Muitos usurios preferem esta abordagem porque tm a necessidade de acompanhar datas e durao, mantendo o tempo inalterado independente dos recursos atribudos. Para entender como a ferramenta se comporta, fundamental entender a diferena entre o durao e trabalho. A durao a diferena entre a data incio e a data fim de uma tarefa. A durao geralmente exibida em dias, mas pode ser exibida em minutos, horas, semanas ou meses. A durao, por default, baseada nos horrios de trabalho disponveis do calendrio padro do Microsoft Project, que representa uma semana tpica de 5 dias de 8 horas, segunda a sexta-feira, totalizando 40 horas. Observe que auando voc est estimando durao, se voc digitar 7 dias na tarefa, a durao do projeto ser exibida mostrando cerca de uma semana e meia. Se voc digitar 30 dias (esperando que seja igual a um ms), no se surpreenda, pois a durao exibida ser igual a 6 semanas. A participao em um evento/feira/exposio/congresso um bom exemplo onde a programao baseada na durao til. Se a tarefa (evento) dura 10 dias (e isto no muda!), e voc atribuir uma pessoa a ela, ento o Microsoft Project calcula o trabalho da seguinte forma:

Trabalho = 10 dias 1 pessoa (mesmo que 100%) = 10 dias ou 80 horas.

Durao fixa e Datas fixas importante entender que durao fixa no a mesma coisa que datas fixas. So funes diferentes no Microsoft Project. Durao fixa significa que a durao no vai se alterar, independente da quantidade de recursos alocados; mas as datas de incio e fim esto livres para se moverem baseadas nos outros fatores, como data de incio do projeto, dependncias entre tarefas, calendrios, etc. Para datas fixas diferente: so chamadas no Microsoft Project de restries das tarefas. Voc pode fixar a data de incio ou fim de uma tarefa com restries do tipo "Deve iniciar em" ou "Deve terminar em": assim, estas datas permanecero inalteradas independente de qualquer outro fator de clculo. Por exemplo, se voc est planejando uma reunio externa com a sua equipe e reservou um local numa data especfica, digamos hoje, 15/06/2011. Esta data "fixa" e no pode alterar em funo de qualquer outro fator do seu cronograma no Microsoft Project. Por outro lado, voc pode ter "durao fixa" para uma tarefa do tipo "Impresso das apostilas", que no vai ter datas fixas: se a estimativa de durao para a impresso 3 dias e comea na 2a. feira, ela ir encerrar na 4a. feira; se a data de incio for alterada para 3a. feira, a tarefa encerra na 5a. feira No exemplo citado, do evento, num cronograma baseado na durao (durao fixa), a durao de 10 dias se mantm constante independente dos recursos atribudos. Assim, se voc alocar 5 pessoas no evento a 100%, ento pelo fato de a durao permanecer igual ao perodo do evento, o trabalho ser calculado da seguinte forma:

Trabalho = 10 dias 5 pessoas (mesmo que 500%) = 50 dias ou 400 horas. Planejamento baseado na durao uma boa opo quando voc quer que a durao do cronograma permanea intacto e inalterado quando voc altera os recursos atribudos.

Planejamento baseado no trabalho

Trabalho, por outro lado, reflete o nmero de horas/pessoa (a quantidade de trabalho) necessrio para executar as tarefas. A unidade de trabalho padro no Microsoft Project hora, e o agendamento normalmente direcionado pela atribuio de recursos. Muitos usurios preferem iniciar estimando o trabalho das tarefas, para em seguida atribuir os recursos, deixando ento o Microsoft Project calcular as datas de incio e fim baseado nos nveis de carga dos recursos. Este tipo de agendamento chamado de agendamento baseado no trabalho. Para configurar o Microsoft Project para este tipo de agendamento, voc ajusta o tipo de tarefa como "Trabalho fixo" ou "Unidades fixas" com a opo "Controlada pelo empenho" ligada. Lembre que "Controlada pelo empenho" um sinnimo de "Trabalho fixo": trabalho = esforo = empenho. A relao entre Trabalho e Durao Para entender a questo trabalho e durao, vamos considerar a frmula que o Microsoft Project usa para controlar o agendamento:

Trabalho = Durao X Unidades

Voc pode fixar uma das variveis (baseado no "tipo" de tarefa que voc escolher), digitar a 2a. varivel e o MS Project calcular a 3a. Como mostrado na figura abaixo, voc pode tambm escolher uma combinao ao selecionar tanto "Unidades Fixas" como "Durao fixa" como tipo

padro para as tarefas e ento ligar ou desligar a opo "Controlada pelo empenho". Por exemplo, se voc escolher durao fixa e as novas tarefas forem "Controladas pelo empenho", o Microsoft Project tentar preservar tanto a durao quanto o trabalho quando voc alterar seu cronograma. Se voc modificar a durao de uma tarefa, ele no modificar o trabalho, mas ir alterar as unidades atribudas a tarefa.

Por exemplo, vamos avaliar uma tarefa de pintura para detalhar o conceito de cronograma baseado no trabalho. Digamos que sua estimativa de trabalho para a tarefa seja de 10 dias ou 80 horas, mas, dependendo da quantidade de recursos (pintores) alocados, a durao ir variar.

1 pessoa a 100%, ento a durao ser de 10 dias 1 pessoa a 50%, ento a durao ser de 20 dias 2 pessoas a 100%, ento a durao ser de 5 dias

O Microsoft Project calcula as datas de incio e o fim: assim, apesar do trabalho total permanecer inalterado, as datas do cronograma flutuam conforma os recursos atribudos. Vamos verificar a forma de ajustar as caractersticas das tarefas no Microsoft Project. Veja nos exemplos abaixo, que o comportamento do wizard se altera em funo da seqncia de alterao dos atributos durao e trabalho que voc fizer na tarefa. Neste primeiro caso, executaremos os seguintes passos: 1) Crie uma atividade Agendada Automaticamente 2) Aloque um recurso tipo trabalho 3) Informe 5 dias para a durao: perceba que o Microsoft Project preencheu automaticamente o campo trabalho com 40 horas

4) Agora modifique o campo trabalho para 20 horas: veja que ele altera a durao, e apresenta o wizard para orient-lo quanto as opes do agendamento

Neste segundo caso, vamos inverter os passos: 1) Crie uma atividade Agendada Automaticamente 2) Aloque um recurso tipo trabalho 3) Informe 40 horas para o trabalho: perceba que o Microsoft Project preencheu automaticamente o campo durao com 5 dias 4) Agora modifique o campo durao para 2,5 dias: veja que ele altera o trabalho, e o wizard apresenta outras opes para o agendamento

A tabela abaixo detalha como o Microsoft Project reage quando voc faz mudanas de agendamento em uma tarefa dependendo do tipo e configuraes da tarefa, ou ainda se estamos em modo "agendamento manual":

No dia-a-dia das empresas, uma abordagem interessante a criao de modelos (templates) para ajudar os seus gerentes de projetos e de recursos com os cronogramas dos projetos mais comuns. Um template com o tipo de tarefa padro configurado em "Unidades fixas" e "Controladas pelo empenho", que inclua assinalamento de recursos genricos nas tarefas e todas as estruturas de dependncias mais comuns entre as tarefas j parametrizadas. Assim, o processo de planejamento de um projeto tpico consistir em substituir os recursos genricos pelos recursos nomeados (reais) e as unidades (percentuais) estimadas para cada recurso nomeado dependendo de sua disponibilidade. Ao fazer a substituio dos recursos genricos e feita a alimentao das unidades de alocao, a durao e as datas de incio e fim so calculadas automaticamente, resultando num cronograma puramente "controlado pelo trabalho". De qualquer forma, sempre necessrio avaliar cuidadosamente sobre como voc trabalha e qual a melhor abordagem para o projeto em questo. Voc pode estabelecer padres para suas equipes de projeto, mas os requisitos vo mudar de um projeto para outro e de uma tarefa para outra. O importante lembrar que sua deciso quanto ao tipo de abordagem que ser usado depende de como a tarefa vai ser executada: a programao do cronograma deve seguir a realidade de execuo, ou seja, se a questo mais importante o tempo de execuo, use a abordagem baseada na "durao"; se o fundamental for o tempo de trabalho total alocado na tarefa (p.ex. 32 horas), ento use o planejamento baseado no trabalho.

Dicas MS-Project 2010 - Dica #9 Fatores que afetam o clculo do custo

Neste post vou falar um pouco sobre os principais fatores que afetam o clculo do campo Custo no Microsoft Project. Vamos avaliar os detalhes que voc precisa configurar para calcular e otimizar o custo durante o planejamento do seu projeto. Os itens abaixo so os principais componentes que afetam a forma como o custo total calculado no Microsoft Project: dominando-os voc poder elaborar, otimizar e manter os planos de custo do projeto de uma forma eficaz.

Taxa padro e taxa extra Custo por uso Custo fixo Atribuies de recursos

Taxa padro e taxa extra

O Microsoft Project baseia seu clculo de custo na taxa padro configurada para cada recurso no pool de recursos. Ele tambm permite que voc estabelea uma outra taxa extra para que seja possvel atribuir tratar as horas extras de uma tarefa e calcular essas horas separadamente. Voc pode encontrar o campo Taxa Padro na viso de recursos. A taxa normal multiplicada pelo nmero de horas (ou minutos, dias, semanas, meses ou anos) que um recurso foi atribudo a uma tarefa. Por exemplo, se um arquiteto custa R$ 100 por hora e designado para trabalhar 10 horas em uma tarefa, o custo de R$ 1.000.

Este custo includo no clculo da tarefa de resumo e no custo total do projeto. O mesmo mtodo funciona para recursos materiais. Quando voc configurar um recurso material em um pool de recursos, voc atribui uma taxa normal que dever ser aplicada ao nmero de unidades de material que atribudas tarefa. Por exemplo, licenas de software cuja taxa padro de US$ 100 por

licena/usurio. Se voc atribuir 1.000 licenas (unidades) a uma tarefa, o custo calculado ser de US$ 100.000,00. Quando voc configurar recursos materiais, defina a unidade manualmente no rtulo, seja por licena (como no exemplo abaixo), por litro, por rea de trabalho e assim por diante.

O Microsoft Project tambm permite a configurao de custo em recursos genricos: voc pode atribuir os valores de taxa padro e extra aos recursos genricos permitindo assim capturar seus respectivos custos na fase de planejamento onde voc ainda no nomeou os recursos definitivos para as tarefas.

Custo por uso

O campo Custo por Uso est disponvel na janela de recursos. Ele funciona como um custo fixo para um recurso: cada vez que voc atribui esse recurso a uma tarefa, o custo por uso aplicado no clculo do custo, e adicionado ao custo total do projeto. Voc pode combinar custo por uso e as taxas normais / extras. Um exemplo o caso onde voc tem um custo de instalao de um equipamento (setup) e tambm ter que pagar por hora de utilizao. O custo por uso adicionado independentemente de quantas horas voc utilizar esse recurso.

Custo Fixo
Outra forma de afetar o componente de clculo de custo de uma tarefa utilizar o campo Custo Fixo. Este campo permite atribuir custos no nvel da tarefa, nvel do resumo ou at no nvel de projeto, sem a necessidade de atribuir os recursos com seus respectivos custos individuais. Estes custos fixos so adicionados no clculo do campo Custo. O ideal adicionar a coluna Custo fixo ao lado da coluna Custo para verificar o comportamento. Para limpar um valor de custo fixo, voc precisar digitar zero no campo Custo Fixo.

Voc pode tambm usar este recurso para registrar no seu plano os pagamentos que iro ocorrer em determinados marcos do projeto, como por exemplo, o pagamento de fornecedores pela entrega de determinado pacote de trabalho terceirizado, para o qual voc no far o planejamento e acompanhamento de esforo dedicado sua execuo.

Atribuies de recursos
Como visto, o fator que mais contribui para o custo do projeto a atribuio de recursos. No entanto, isso s verdade se os recursos que voc possui no seu pool de recursos estiverem com os valores de custo parametrizados. Caso contrrio, a atribuio de recursos no afeta o clculo do

custo do projeto. Se seu foco for apenas o monitoramento do esforo em horas e a responsabilidade para cada tarefa, no h necessidade de atribuir os valores de custo. Como vimos no post anterior, o Microsoft Project baseia seus clculos na frmula Trabalho = Durao X Unidades, e estas variveis comportam-se de maneira diferente em funo da abordagem de planejamento que voc esteja usando: Planejamento baseado no trabalho ou Planejamento baseado na durao. Isto influencia a alocao dos recursos nas tarefas, com reflexo direto nos clculos de custos associados.

Dica #10 MS-Project 2010 - Principais atalhos de teclado: indo alm do CTRL-C e CTRL-V

Eu particularmente gosto muito de usar atalhos de teclado e quem tem o hbito de utiliz-los para ativar funes, seja do Microsoft Project ou de qualquer outro programa, sem dvida consegue economizar muitos cliques que seriam feitos com o mouse. No se preocupe em memorizar a lista com as combinaes abaixo: ao identificar uma combinao que seja bastante til para a sua forma de trabalho, ela vai acabar se incorporando na sua rotina de forma natural. Abaixo, a lista com os principais atalhos de teclado disponveis no Microsoft Project 2010.

Usar o modo de exibio Diagrama de Rede

Mover para outra caixa de diagrama de rede. Pressione: Teclas de direo Adicionar caixas de diagrama de rede seleo. Pressione: SHIFT+Teclas de direo Mover uma caixa de diagrama de rede. (Observao O posicionamento manual deve ser definido primeiro. Selecione a caixa que deseja mover. Na guia Formatar, clique em Layout no grupo Formatar. Clique em Permitir posicionamento manual da caixa.) Pressione: CTRL+Teclas de direo Mover para a caixa de diagrama de rede superior no modo de exibio ou no projeto. Pressione: CTRL+HOME ou SHIFT+CTRL+HOME Mover para a caixa de diagrama de rede inferior no projeto. Pressione: CTRL+END ou SHIFT+CTRL+END Mover para a caixa de diagrama de rede esquerda no projeto. Pressione: HOME ou SHIFT+HOME Mover para a caixa de diagrama de rede direita no projeto. Pressione: END ou SHIFT+END Mover para cima uma altura de janela. Pressione: PAGE UP ou SHIFT+PAGE UP Mover para baixo uma altura de janela. Pressione: PAGE DOWN ou SHIFT+PAGE DOWN

Mover para a esquerda uma largura de janela. Pressione: CTRL+PAGE UP ou SHIFT+CTRL+PAGE UP Mover para a direita uma largura de janela. Pressione: CTRL+PAGE DOWN ou SHIFT+CTRL+PAGE DOWN Selecionar o prximo campo na caixa de diagrama de rede. Pressione: ENTER ou TAB Selecionar o campo anterior na caixa de diagrama de rede. Pressione: SHIFT+ENTER

Navegar em modos de exibio e janelas

Ativar o menu Controle. Pressione: ALT+BARRA DE ESPAOS Ativar a barra de entrada para editar o texto em um campo. Pressione: F2 Ativar a barra de menus. Pressione: F10 ou ALT Ativar o menu de controle do projeto. Pressione: ALT+HFEN Ativar a barra de diviso. Pressione: SHIFT+F6 Fechar a janela do programa. Pressione: ALT+F4 Exibir todos os recursos ou tarefas filtrados. Pressione: F3 Exibir a caixa de dilogo Configuraes de Campo. Pressione: ALT+F3 Abrir uma nova janela. Pressione: SHIFT+F11 Reduzir uma seleo a um nico campo. Pressione: SHIFT+BACKSPACE Redefinir a ordem de classificao para ordem de identificao e desativar o agrupamento. Pressione: SHIFT+F3 Selecionar um objeto de desenho. Pressione: F6

Exibir informaes sobre tarefas. Pressione: SHIFT+F2 Exibir informaes sobre recursos. Pressione: SHIFT+F2 Exibir informaes sobre atribuies. Pressione: SHIFT+F2 Ativar ou desativar o modo Adicionar Seleo. Pressione: SHIFT+F8 Ativar ou desativar o recurso AutoClculo. Pressione: CTRL+F9 Ativar ou desativar o modo Estender Seleo. Pressione: F8 Mover para a esquerda, para a direita, para cima ou para baixo a fim de exibir pginas diferentes na janela Visualizao de Impresso. Pressione: ALT+Teclas de direo

Descrever um projeto
Ocultar subtarefas. Pressione: ALT+SHIFT+HFEN ou ALT+SHIFT+SINAL DE SUBTRAO (sinal de subtrao no teclado numrico) Recuar a tarefa selecionada. Pressione: ALT+SHIFT+SETA PARA A DIREITA Mostrar subtarefas. Pressione: ALT+SHIFT+ = ou ALT+SHIFT+SINAL DE ADIO (sinal de adio no teclado numrico) Mostrar todas as tarefas. Pressione: ALT+SHIFT+* (asterisco no teclado numrico) Aplicar recuo deslocado tarefa selecionada. Pressione: ALT+SHIFT+SETA PARA A ESQUERDA

Selecionar e editar em uma caixa de dilogo

Mover entre os campos na parte inferior de um formulrio. Pressione: Teclas de direo Mover nas tabelas na parte inferior de um formulrio. Pressione: ALT+1 (esquerda) ou ALT+2 (direita)

Mover para a prxima tarefa ou recurso. Pressione: ENTER Mover para a tarefa ou o recurso anterior. Pressione: SHIFT+ENTER

Selecionar e editar em um modo de exibio de planilha

Editar em um modo de exibio
Cancelar uma entrada. Pressione: ESC Limpar ou redefinir o campo selecionado. Pressione: CTRL+DELETE Copiar os dados selecionados. Pressione: CTRL+C Recortar os dados selecionados. Pressione: CTRL+X Excluir os dados selecionados. Pressione: DELETE Excluir a linha que tem uma clula selecionada. Pressione: CTRL+SINAL DE SUBTRAO (no teclado numrico) Preencher abaixo. Pressione: CTRL+D Exibir a caixa de dilogo Localizar. Pressione: CTRL+F ou SHIFT+F5 Na caixa de dilogo Localizar, ir para a prxima instncia dos resultados de pesquisa. Pressione: SHIFT+F4 Usar o comando Ir para (menu Editar). Pressione: F5 Vincular tarefas. Pressione: CTRL+F2 Colar os dados copiados ou recortados. Pressione: CTRL+V

Reduzir a seleo a um campo. Pressione: SHIFT+BACKSPACE Desfazer a ltima ao. Pressione: CTRL+Z Desvincular tarefas. Pressione: CTRL+SHIFT+F2 Definir a tarefa para agendar manualmente. Pressione: CTRL+SHIFT+M Definir a tarefa para agenda automtica. Pressione: CTRL+SHIFT+A

Mover-se em um modo de exibio

Mover para o incio de um projeto (escala de tempo). Pressione: ALT+HOME Mover para o final de um projeto (escala de tempo). Pressione: ALT+END Mover a escala de tempo para a esquerda. Pressione: ALT+SETA PARA A ESQUERDA Mover a escala de tempo para a direita. Pressione: ALT+SETA PARA A DIREITA Mover para o primeiro campo de uma linha. Pressione: HOME ou CTRL+SETA PARA A ESQUERDA Mover para a primeira linha. Pressione: CTRL+SETA PARA CIMA Mover para o primeiro campo da primeira linha. Pressione: CTRL+HOME Mover para o ltimo campo de uma linha. Pressione: END ou CTRL+SETA PARA A DIREITA Mover para o ltimo campo da ltima linha. Pressione: CTRL+END Mover para a ltima linha. Pressione: CTRL+SETA PARA BAIXO

Mover-se no painel lateral

Mover o foco entre o painel lateral e o modo de exibio direita. Pressione: CTRL+TAB ou CTRL+SHIFT+TAB Selecionar diferentes controles no painel lateral se o foco estiver nesse painel. Pressione: TAB Marcar ou desmarcar caixas de seleo e botes de opo se o foco estiver no painel lateral. Pressione: BARRA DE ESPAOS

Selecionar em um modo de exibio

Estender a seleo uma pgina para baixo. Pressione: SHIFT+PAGE DOWN Estender a seleo uma pgina para cima. Pressione: SHIFT+PAGE UP Estender a seleo uma linha para baixo. Pressione: SHIFT+SETA PARA BAIXO Estender a seleo uma linha para cima. Pressione: SHIFT+SETA PARA CIMA Estender a seleo at o primeiro campo de uma linha. Pressione: SHIFT+HOME Estender a seleo at o ltimo campo de uma linha. Pressione: SHIFT+END Estender a seleo at o incio das informaes. Pressione: CTRL+SHIFT+HOME Estender a seleo at o final das informaes. Pressione: CTRL+SHIFT+END Estender a seleo at a primeira linha. Pressione: CTRL+SHIFT+SETA PARA CIMA Estender a seleo at a ltima linha. Pressione: CTRL+SHIFT+SETA PARA BAIXO Estender a seleo at o primeiro campo da primeira linha. Pressione: CTRL+SHIFT+HOME Estender a seleo at o ltimo campo da ltima linha. Pressione: CTRL+SHIFT+END Selecionar todas as linhas e colunas. Pressione: CTRL+SHIFT+BARRA DE ESPAOS

Selecionar uma coluna. Pressione: CTRL+BARRA DE ESPAOS Selecionar uma linha. Pressione: SHIFT+BARRA DE ESPAO Mover-se em uma seleo um campo para baixo. Pressione: ENTER Mover-se em uma seleo um campo para cima. Pressione: SHIFT+ENTER Mover-se em uma seleo um campo para a direita. Pressione: TAB Mover-se em uma seleo um campo para a esquerda. Pressione: SHIFT+TAB

Selecionar e editar na barra de entrada

Aceitar uma entrada. Pressione: ENTER Cancelar uma entrada. Pressione: ESC Excluir um caractere esquerda. Pressione: BACKSPACE Excluir um caractere direita. Pressione: DELETE Excluir uma palavra direita. Pressione: CTRL+DELETE Estender a seleo at o final do texto. Pressione: SHIFT+END Estender a seleo at o incio do texto. Pressione: SHIFT+HOME Ativar ou desativar o modo Sobrescrever. Pressione: INSERT

Usar uma escala de tempo

Mover a escala de tempo uma pgina para a esquerda. Pressione: ALT+PAGE UP

Mover a escala de tempo uma pgina para a direita. Pressione: ALT+PAGE DOWN Mover a escala de tempo para o incio do projeto. Pressione: ALT+HOME Mover a escala de tempo para o final do projeto. Pressione: ALT+END Rolar a escala de tempo para a esquerda. Pressione: ALT+SETA PARA A ESQUERDA Rolar a escala de tempo para a direita. Pressione: ALT+SETA PARA A DIREITA Mostrar unidades de tempo menores. Pressione: CTRL+ / (barra no teclado numrico) Mostrar unidades de tempo maiores. Pressione: CTRL+* (asterisco no teclado numrico)

Dicas MS-Project 2010 - Dica #11 - Utilizao de Linhas de Base

Quando finalizamos o planejamento de um projeto temos um retrato do que esperado em relao a datas, recursos, esforo e custo para a realizao das atividades que esto descritas no cronograma. Porm, ao longo do tempo, a medida em que vamos atualizando o cronograma com o que estamos realizando, este plano inicial acaba se perdendo no cronograma j que as datas so recalculadas para refletir a nova realidade e datas esperadas de execuo das atividades do projeto. Porm, precisamos de uma referncia para compararmos se o que foi planejado est efetivamente acontecendo. Dentro deste contexto surge o conceito de linha de base (ou baseline para os que esto mais acostumados com o termo em ingls). A linha de base nada mais do que a foto inicial do planejamento armazenada para que durante a execuo do projeto seja possvel efetuar um comparativo do quanto aquilo que foi planejado est efetivamente sendo cumprido. O MS-Project trata as linhas de base de uma maneira muito fcil de entendimento e bastante til. Para utilizarmos as linhas de base os seguintes passos so necessrios: Passo 1: Finalizao do Planejamento O primeiro passo ter o cronograma pronto com todas as atividades do projeto. Isto indica que a fase de planejamento foi finalizada. Vamos tomar como base o cronograma abaixo como o planejamento do projeto:

O que podemos notar ao trmino do planejamento que os campos referenciados como linha de base (inicio, trmino, trabalho e durao) ainda no possuem nenhum valor. Passo 2: Criao da Linha de Base Para associar o valor a estas colunas temos que acessar a pasta Projeto acessar o boto Definir Linha de Base e selecionar a opo Definir Linha de Base.

A seguinte tela ser aberta:

Nesta tela, selecionar Definir Linha de Base e escolher a opo Linha de Base. Para este caso vou selecionar Projeto Inteiro pois quero adicionar a linha de base para todas as atividades do meu projeto. Como uma opo eu poderia setar a linha de base apenas para algumas atividades que acabei de incluir, deixando as demais linhas de base intocadas. Neste caso preciso selecionar a opo Tarefas Selecionadas. O resultado da seleo foi o meu cronograma com a Linha de base atualizada, conforme abaixo:

E pronto. Minha linha de base est criada. A partir de agora possvel acompanhar o andamento do meu projeto comparando o planejado x o realizado. possvel criar e utilizar faris no MS-Project para um acompanhamento visual da linha de base. Caso voc necessite desta funcionalidade o post Dicas MS-Project 2010 - Dica #3 - Criando Farois. E se for necessrio replanejar o projeto? Posso manter os dois planos? O MS-Project permite que sejam armazenadas at 10 Linhas de Base adicionais a Linha de Base Padro. Para salvar uma nova Linha de Base basta seguir o mesmo procedimento acima e ao invs e selecionar Linha de Base basta selecionar uma das outras 10 linhas de base:

A minha sugesto, no entanto de que a Linha de Base permanea sempre com a Linha de Base do ltimo planejamento. Para que isto seja possvel necessrio copiar a linha de base atual para uma nova linha de base e salvar o novo planejamento como Linha de Base novamente. Para copiar a linha de base atual para uma nova linha de base basta utilizar a opo abaixo:

Esta opo ir transferir todos os dados que esto salvos na Linha de Base para a Linha de Base 1. Neste caso, ao salvar a nova linha de base na sequencia, ficam salvas as duas linhas de base: a original (salva como Linha de Base 1) e a nova (salva como Linha de Base). Caso seja necessrio um novo planejamento, basta copiar a Linha de Base para a Linha de Base 2 e assim ficaremos com 3 linhas de base e assim por diante.