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Microsoft Excel 2010 Bsico

Manual de Usuario

Consejo de la Judicatura Federal Secretara Ejecutiva de Obra, Recursos Materiales y Servicios Generales Direccin General de Informtica

Elabor: Direccin de Capacitacin en TI

Contenido
INTRODUCCIN .................................................................................................................. 1 Inicio de Microsoft Excel 2010.............................................................................................................. 1 Conceptos bsicos............................................................................................................................... 2 Ventana de Microsoft Excel ................................................................................................................. 3 Ficha Archivo ....................................................................................................................................... 4 Barra de acceso rpido ........................................................................................................................ 5 Cinta de opciones .............................................................................................................................. 10 Cuadro de Dilogo ............................................................................................................................. 11 LIBROS DE TRABAJO ......................................................................................................... 14 Qu es un libro de trabajo? .............................................................................................................. 14 Crear un libro de trabajo .................................................................................................................... 14 Seleccionar hojas de clculo dentro de un libro de trabajo................................................................ 15 Insertar una nueva hoja de clculo .................................................................................................... 17 Cambiar el nombre de una hoja de clculo ........................................................................................ 21 Cambiar el color de etiqueta de las hojas de clculo .......................................................................... 22 Mover o copiar hojas de clculo ......................................................................................................... 23 Ocultar hojas de clculo ..................................................................................................................... 29 Mostrar hojas de clculo ocultas ........................................................................................................ 29 SELECCIN DE CELDAS, FILAS Y COLUMNAS E INTERPRETACIN DE LOS DATOS ........... 30 Seleccin de celdas ........................................................................................................................... 30 Seleccin de filas y columnas ............................................................................................................ 34 Interpretacin de los datos ................................................................................................................. 37 ADMINISTRAR HOJAS DE CLCULO Y LIBROS DE TRABAJO ............................................. 42 Guardar libros de trabajo ................................................................................................................... 42 FRMULAS Y REFERENCIAS .............................................................................................. 48 Frmulas ............................................................................................................................................ 48 Descripcin de errores ....................................................................................................................... 51 Referencias........................................................................................................................................ 51 FUNCIONES ....................................................................................................................... 57 Funcin Suma.................................................................................................................................... 57 I

Funcin Promedio .............................................................................................................................. 58 FORMATO DE UNA HOJA DE CLCULO ............................................................................... 60 Aplicar formato utilizando la cinta de opciones Inicio ......................................................................... 60 Aplicar formato utilizando el cuadro de dilogo Formato de celdas .................................................... 64 EDICIN DE UNA HOJA DE CLCULO ................................................................................ 71 Edicin de celdas ............................................................................................................................... 71 Insercin de filas y columnas ............................................................................................................. 77 Eliminar filas y columnas.................................................................................................................... 79 Eliminar o borrar celdas ..................................................................................................................... 82 VERIFICAR ORTOGRAFA E IMPRIMIR LA INFORMACIN DE UNA HOJA DE CLCULO .... 84 Verificar Ortografa............................................................................................................................. 84 PREPARAR PGINA ........................................................................................................... 87 Configurar tamao y orientacin de la pgina .................................................................................... 87 Configurar Mrgenes ......................................................................................................................... 88 Encabezados y pies de pgina .......................................................................................................... 89 Vista preliminar .................................................................................................................................. 94 Impresin ........................................................................................................................................... 95 MTODOS ABREVIADOS ...................................................................................................... I

II

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INTRODUCCIN
Microsoft Excel es una hoja de clculo que est organizada en una estructura tabular con filas y columnas, que permite crear tablas, calcular y analizar datos. Excel permite crear tablas que calculan de forma automtica los totales de los valores numricos especificados, imprimir tablas con diseos organizados y crear grficos simples.

Inicio de Microsoft Excel 2010


A continuacin se muestran las formas tradicionales de accesar a Microsoft Excel 2010:

1. 2. 3. 4. Hacer clic en el botn Inicio Elegir la opcin Todos los programas Hacer clic en la carpeta de Microsoft Office Seleccionar Microsoft Excel 2010

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1. 2. 3. 4. 5. Abrir el men Inicio (CONTROL + ESC) Seleccionar con las flechas de direccin Todos los programas Presionar ENTER Seleccionar con las flechas de direccin Microsoft Excel 2010 Presionar ENTER

Sugerencia:
Otro mtodo para accesar a Microsoft Excel, es haciendo doble clic sobre el icono de acceso directo que se encuentra en el Escritorio.

Se mostrar el cuadro con el nombre del programa y la versin a la que se est ingresando.

Conceptos bsicos
Microsoft Excel es una hoja de clculo, compuesta por 16,384 columnas y 1,048,576 filas que forman una cuadrcula; a la interseccin de una columna y una fila se denomina celda, y consta de una direccin particular o referencia. La celda activa aparece con un borde ancho y es aquella en la cual se introducen los datos al comenzar a escribir. Slo una celda puede estar activa a la vez.
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Ventana de Microsoft Excel


Cada vez que se ingrese a Excel se mostrar una ventana con los elementos que la conforman, los cuales se describen a continuacin.

La siguiente tabla describe las partes de la ventana de Excel:


No. 1 2 3 4 Elemento Barra de ttulo Barra de rpido acceso Descripcin Muestra el nombre del archivo de la hoja de clculo con la que se est trabajando y el nombre del software utilizado. Incluye comandos que se utilizan con frecuencia, como Guardar, Deshacer, Repetir y Abrir. Contiene los comandos para la manipulacin de la ventana como son: Restaurar, Mover, Tamao, Minimizar, Maximizar y Cerrar. Contiene todas las opciones del programa agrupadas en fichas. Es similar a la Barra de Mens" o "Barras de Herramientas" de las versiones anteriores. Despliega la referencia o nombre de la celda activa.

Cuadro de control Cinta de opciones

Cuadro de nombres

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No. 6 7 8 9 10 11

Elemento Barra de estado Botones de visualizacin Control deslizante del zoom Barra de desplazamiento Barra de formulas Ventana de edicin

Descripcin Muestra informacin sobre la hoja de clculo. Permiten cambiar la forma en que se muestra la hoja clculo. Permite cambiar la configuracin de zoom dentro de la hoja de clculo. Permite cambiar la posicin en la pantalla dentro de la hoja de clculo que se est editando. Muestra el contenido de la celda activa. Se usa para editar o introducir valores en frmulas o celdas. Muestra la hoja de clculo que se est editando.

Ficha Archivo
Microsoft Excel presenta la ficha Archivo que contiene las funciones principales de abrir, guardar, imprimir y otros. As como los archivos utilizados recientemente.

1. Hacer clic en la ficha Archivo Se mostrarn las opciones contenidas.

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1. Presionar la combinacin de teclas ALT + A

Barra de acceso rpido


La barra de acceso rpido permite accesar a funciones seleccionadas de una forma rpida.

La barra se muestra con cuatro botones predeterminados de acceso rpido, los cuales son: guardar, deshacer, rehacer y abrir, sin embargo se podrn agregar los botones que se requieran para acceder a las funciones que se utilicen con frecuencia.

Agregar botones a la Barra de acceso rpido

1. Hacer clic en la flecha de la barra de acceso rpido 2. Elegir el comando Ms comandos

Se mostrar el cuadro de dilogo Opciones de Excel.

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3. En la seccin Comandos disponibles seleccionar el comando deseado 4. Hacer clic en el botn Agregar 5. Presionar ENTER o hacer clic en el botn Aceptar

1. Hacer clic sobre el smbolo 2. Hacer clic sobre el comando a mostrar

Quitar botones de la Barra de acceso rpido

1. Hacer clic en la flecha de la barra de acceso rpido 2. Elegir el comando Ms comandos

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Se mostrar el cuadro de dilogo Opciones de Excel.

3. En la seccin Personalizar barra de herramientas de acceso rpido seleccionar el comando a quitar 4. Hacer clic en el botn Quitar 5. Presionar ENTER o hacer clic en el botn Aceptar

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3. Hacer clic sobre el smbolo 4. Hacer clic sobre el comando a Quitar

Restablecer la Barra de acceso rpido

1. Hacer clic en la flecha de la barra de acceso rpido 2. Elegir el comando Ms comandos

Se mostrar el cuadro de dilogo Opciones de Excel.

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3. Hacer clic en el botn Restablecer 4. Elegir:


Opcin Restablecer nicamente la barra de herramientas de acceso rpido. Restablecer todas las personalizaciones Descripcin Se restablecer solo la barra de herramientas de Acceso rpido. Se restablecern todas personalizaciones que fueron realizadas.

Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo.

5. Presionar el botn S 6. Presionar ENTER o hacer clic en el botn Aceptar


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Se restablecer la barra, con los comandos predeterminados.

Cinta de opciones
Contiene las herramientas de Microsoft Excel, conformadas en grupos con botones de comando de acceso directo. Las cintas de opciones son: Archivo, Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar, Vista y Complementos. Estn diseadas para estar orientadas a las tareas.

Cinta de opciones Archivo Inicio Insertar Diseo de pgina Frmulas Datos Revisar

Descripcin Contiene los comando de guardar, guardar como , imprimir, etc. Contiene las operaciones ms comunes sobre formatos, como son: negrita, cursiva, fuente, etc. Contiene los comandos que permitirn insertar grficos, tablas, tablas dinmicas, imgenes, etc. Contiene los comando sobre la configuracin de la pgina, como son: temas, mrgenes, orientacin de pgina, saltos, fondos, etc. Esta ficha est orientada al manejo de funciones. Contiene las operaciones ms comunes sobre el ordenamiento de los datos, filtrado, etc. Contiene los comandos utilizados para el control de ortografa, traduccin, comentario y proteccin de la informacin. Contiene los comandos que permiten cambiar la vista de la hoja de clculo (zoom), la posibilidad de administrar las ventanas y macros.

Vista

Acceder a la cinta de opciones

1. Hacer clic en la cinta de opciones deseada

1. Presionar la tecla ALT 2. Con las fechas de direccin se desplazar hasta el comando deseado 3. Presionar ENTER
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1. Presionar la tecla ALT 2. Presionar la letra que aparecer encuadrada de la cinta de opciones que se desea abrir

Cuadro de Dilogo
Los cuadros de dilogo se muestran cuando se elige un comando que requiere informacin adicional. Puede incluir reas en las que deben escribirse textos o nmeros y ver o cambiar las configuraciones para las opciones relacionadas con el comando. Cada cuadro de dilogo contiene un botn de ayuda que se puede utilizar en cualquier momento sino es clara una opcin. Para habilitar un cuadro de dilogo hacer clic en el botn (indicador de cuadro de dilogo) Un cuadro de dilogo puede presentar los siguientes elementos: Fichas

Cuadros de lista

Cuadros de Edicin

Cuadros de lista desplegable

Casillas de Verificacin

Vista previa

Botones
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No. 1 Fichas

Elemento

Descripcin Son categoras que agrupan diferentes opciones relacionadas con el comando.

Cuadros de lista

Se presentan varias opciones, se seleccionan utilizando las flechas de direccin. Slo se podr elegir una de ellas.

Cuadros de lista desplegable

Se presentan varias alternativas, al hacer clic en el botn o al activar el cuadro con tecla ALT y la letra subrayada. Slo se podr seleccionar una.

Casillas de verificacin

Se podr seleccionar de todas las opciones disponibles.

Botones

Al elegir el botn quedarn definidas todas especificaciones hechas dentro del cuadro de dilogo.

las

Al elegir el botn se anularn todas las especificaciones hechas dentro del cuadro de dilogo. 6 Cuadros de edicin Permiten escribir un texto o nmeros para especificar algn concepto.

Botones de opcin

Se podr seleccionar solamente una opcin.

Cuadros de seleccin

Permiten modificar un valor, ste se podr aumentar o disminuir utilizando los botones de incremento y decremento o escribiendo directamente el valor deseado.

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Seleccin de una opcin dentro de los cuadros de dilogo

1. Hacer clic en la ficha deseada 2. Hacer clic en cada una de las opciones requeridas 3. Hacer clic en el botn Aceptar

1. Seleccionar la ficha deseada presionando las teclas CONTROL + AV PG (ficha a la derecha) o CONTROL + RE PG (ficha a la izquierda) 2. Elegir las opciones deseadas dentro de la ficha, utilizando la tecla TAB para desplazarse o la tecla ALT + la letra que aparezca subrayada 3. Presionar ENTER
Cada uno de estos elementos se presentar dependiendo el cuadro de dilogo que se despliegue en pantalla.

Sugerencia:
Para cerrar el cuadro de dilogo y cancelar las opciones seleccionadas presionar la tecla ESC.

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LIBROS DE TRABAJO
Qu es un libro de trabajo?
Un libro de trabajo es el archivo donde se trabaja y se almacenan datos; est compuesto de hojas de clculo, grficos y macros. Cuando se crea un libro nuevo, ste se abre con 3 hojas de clculo, tituladas de la Hoja1 a la Hoja 3. Los nombres de cada hoja aparecen en la parte inferior en etiquetas. La etiqueta de la hoja activa se muestra en negrita. Para desplazar el cursor entre las hojas de un libro se deber hacer clic sobre la etiqueta de la hoja correspondiente.

Un libro de trabajo puede organizarse: Insertando hojas nuevas Eliminando hojas Cambiando el nombre de las hojas Moviendo o copiando hojas dentro del mismo libro de trabajo o en otro Ocultando hojas

Crear un libro de trabajo

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Cuando se ingresa a Microsoft Excel automticamente se abre un nuevo libro en el cual se podr comenzar a escribir; sin embargo, podrn crearse nuevos libros en el momento que se desee.

Creacin de un libro de trabajo nuevo

1. Hacer clic en el botn Nuevo...


, de la barra de acceso rpido

1. Abrir la ficha Archivo presionando las combinacin de teclas ALT + A 2. Elegir el comando Nuevo presionando la tecla N

3. Seleccionar el comando Libro en blanco (D) 4. Hacer clic en el botn Crear (s)

Seleccionar hojas de clculo dentro de un libro de trabajo Seleccionar una hoja de clculo

1. Hacer clic en la etiqueta de la hoja que se desea seleccionar

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1. Presionar las teclas CONTROL + AV PG o CONTROL + RE PG, hasta seleccionar la hoja deseada

Seleccionar varias hojas de clculo adyacentes

1. Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja a seleccionar 2. Mantener presionada la tecla SHIFT 3. Hacer clic en la etiqueta de la ltima hoja que se desea seleccionar

Seleccionar varias hojas de clculo no adyacentes

1. Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja 2. Mantener presionada la tecla CONTROL 3. Hacer clic en las etiquetas de las hojas a seleccionar

Seleccionar todas las hojas de clculo de un libro

1. Hacer clic en la etiqueta de cualquier hoja 2. Hacer clic con el botn derecho del mouse 3. Elegir el comando Seleccionar todas las hojas del men contextual

Insertar y eliminar hojas de clculo


Un libro de trabajo nuevo contiene de forma predeterminada 3 hojas, las cuales pueden aumentarse insertando hojas nuevas o disminuirse eliminando las ya existentes. La cantidad mxima de hojas que puede contener un libro nuevo es de 255, pero eso slo depender de la memoria disponible de la computadora. Para cambiar el nmero de hojas de un libro de trabajo nuevo:
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1. Hacer clic en la ficha Archivo (ALT, A) 2. Hacer clic en el botn Opciones (O) Se mostrar el cuadro de dilogo Opciones de Excel.

3. En el cuadro de seleccin "Incluir este nmero de hojas:", especificar el nmero de hojas deseado 4. Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

Insertar una nueva hoja de clculo

1. Hacer clic con el botn derecho del mouse, sobre la etiqueta de alguna hoja de clculo Se mostrar el siguiente men contextual.

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2. Elegir el comando Insertar.

Se mostrar el cuadro de dilogo Insertar.

3. Elegir Hoja de clculo de la ficha General 4. Hacer clic en el botn Aceptar La nueva hoja de clculo aparecer activa

1. Abrir la cinta de opciones Inicio presionando las teclas ALT, O 2. Elegir el comando Insertar presionando la tecla de la letra I 3. Seleccionar el comando Insertar hoja presionando la tecla de la letra S
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La nueva hoja aparecer en la posicin seleccionada


Hoja seleccionada

La nueva hoja de clculo se convierte en hoja activa

Sugerencia:
Otros procedimientos para insertar una hoja de clculo son: con el mtodo abreviado SHIFT + F11 o haciendo clic en la ficha Insertar hoja de clculo la posicin seleccionada. , la nueva hoja de clculo aparecer en

Insertar varias hojas de clculo

1. Presionar la tecla SHIFT 2. Seleccionar el nmero de etiquetas de hojas de clculo que se desea agregar 3. Hacer clic con el botn derecho del mouse 4. Elegir el comando Insertar 5. Seleccionar Hoja de Clculo 6. Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

1. 2. 3. 4. Seleccionar el nmero de etiquetas de hojas de clculo que se desea agregar Hacer clic en la ficha Inicio de la cinta de opciones, presionando ALT, O Elegir el comando Insertar Elegir Insertar hoja

Eliminar una hoja de clculo

1. Seleccionar la hoja de clculo que se desea eliminar 2. Hacer clic con el botn derecho del mouse 3. Elegir el comando Eliminar
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Si la hoja de clculo contiene datos. Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo.

4. Hacer clic en el botn Eliminar, para confirmar la eliminacin

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Cambiar el nombre de una hoja de clculo

1. Hacer doble clic en la etiqueta de la hoja a la que se le desee cambiar el nombre


Escribir el nuevo nombre

2. Escribir el nuevo nombre para la hoja 3. Presionar ENTER 1. 2. 3. 4. Hacer clic derecho sobre la etiqueta deseada Elegir el comando Cambiar nombre del men contextual Escribir el nuevo nombre para la hoja Hacer clic en cualquier parte del rea de trabajo.

1. Hacer la cinta de opciones Inicio presionando las teclas ALT, O 2. Elegir el comando Formato (O) 3. Seleccionar el comando Cambiar el nombre de la hoja (C)

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4. En la etiqueta de la hoja escribir el nombre de la hoja 5. Presionar ENTER

Cambiar el color de etiqueta de las hojas de clculo

1. Hacer clic con el botn derecho del mouse sobre la etiqueta de la hoja 2. Seleccionar el comando Color de etiqueta Se mostrar el siguiente cuadro.

3. Hacer clic el color deseado 1. Seleccionar la cinta de opciones Inicio, presionando las teclas ALT, O
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2. Elegir el comando Formato(O) 3. Seleccionar el comando Color de etiqueta (O)

4. Elegir el color deseado

Mover o copiar hojas de clculo


Es posible mover o copiar hojas en el libro activo, en otro libro abierto o en un libro nuevo.

Mover hojas dentro de un libro

1. Seleccionar la hoja o las hojas que se desee mover 2. Arrastrar la(s) hoja(s) por la fila de etiquetas, aparecer un marcador de posicin que indicar el lugar en donde ser(n) colocada(s) la(s) hoja(s)
Marcador de posicin

3. Una vez que el marcador de posicin est en el lugar deseado, soltar el botn del mouse

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1. Seleccionar la cinta de opciones Inicio, presionando las teclas ALT, O 2. Elegir el comando Formato (O) 3. Seleccionar el comando Mover o copiar hoja (J)

Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo.

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4. En el cuadro Antes de la hoja:, seleccionar la ubicacin a la que se desea mover la(s) hoja(s) 5. Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

Copiar hojas dentro de un libro

1. Seleccionar la hoja o las hojas que se desee copiar 2. Presionar y mantener as la tecla Control 3. Arrastrar la(s) hoja(s) por la fila de etiquetas, aparecer un marcador de posicin que indicar el lugar en donde se copiara(n) la(s) hoja(s) y un signo de ms (+) se desplazar con el puntero 4. Soltar el botn del mouse y a continuacin la tecla Control

1. Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionando ALT, O 2. Elegir el comando Formato (O) 3. Seleccionar el comando Mover o copiar hoja (J)

Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo.

1. En el cuadro Antes de la hoja:, seleccionar la ubicacin a la que se desea copiar la(s) hoja(s) 2. Activar la casilla de verificacin Crear una copia 3. Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

Mover hojas en otro libro


Abrir el libro que contiene las hojas que se desee mover, y el libro al que se desea mover las hojas.
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1. Hacer clic en la cinta de opciones Vista, presionando ALT, N 2. Elegir el comando Organizar todo Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo. (A)

3. 4. 5. 6.

Elegir la opcin "Horizontal" Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER Seleccionar la(s) hoja(s) que se desee mover Arrastrar a la fila de etiquetas de hoja del libro de destino

Abrir el libro que contiene las hojas que se desee mover y el libro al que se desea mover las hojas.

1. 2. 3. 4. Seleccionar la hoja o las hojas que se desee mover Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionando ALT, O Elegir el comando Formato (O) Seleccionar el comando Mover o copiar hoja (J)

Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo.

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5. En el cuadro Al libro: seleccionar el nombre del libro al que se desea mover la(s) hoja(s) 6. En el cuadro Antes de la hoja:, seleccionar la ubicacin deseada 7. Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

Copiar hojas en otro libro

1. Abrir el libro que contiene las hojas que se desee copiar (origen) y el libro al que se desea copiar las hojas (destino) 2. Hacer clic en la cinta de opciones Vista, o presionar ALT, N 3. Elegir el comando Organiza todo Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo. (A)

4. 5. 6. 7. 8.

Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER Seleccionar la(s) hoja(s) que se desee copiar Presionar y mantener as la tecla Control Arrastrar a la fila de etiquetas de hoja, del libro de destino Para copiar las hojas, mantener presionada la tecla Control y arrastrar la(s) hoja(s) 9. Soltar el botn del mouse y la tecla Control

1. Abrir el libro que contiene las hojas que se desea copiar (origen) y el libro al que se desea copiar las hojas (destino) 2. Seleccionar la(s) hoja(s) que se desea copiar 3. Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionando ALT, O 4. Elegir el comando Formato (O) 5. Seleccionar el comando Mover o copiar hoja (J)

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6. En el cuadro Al libro: seleccionar el nombre del libro al que se desea copiar la(s) hoja(s) 7. En el cuadro Antes de la hoja:, seleccionar la ubicacin deseada 8. Activar la casilla Crear una copia 9. Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

Mover o copiar hojas en un libro nuevo

1. 2. 3. 4. Seleccionar las hojas que se desee mover o copiar Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionando ALT, O Elegir el comando Formato (O) Seleccionar el comando Mover o copiar hoja (J)

Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo.

Nota1: Para copiar las hojas, activar la casilla de verificacin "Crear una copia". Nota2: Se debe tener cuidado al mover o copiar hojas. Los clculos o los grficos basados en
datos de una hoja de clculo pueden resultar inexactos si se cambia de lugar.

5. En el cuadro "Al libro", seleccionar la opcin "(nuevo libro)" 6. Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

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Ocultar hojas de clculo

1. 2. 3. 4. 5. Seleccionar la(s) hoja(s) de clculo que se desea ocultar Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionando ALT, O Elegir el comando Formato (O) Seleccionar el comando Ocultar y mostrar (O) Elegir Ocultar hoja (H)

Las hojas desaparecern de la fila de etiquetas.

Mostrar hojas de clculo ocultas


Si se desea volver a mostrar alguna de las hojas de clculo que fueron ocultadas:

1. 2. 3. 4. Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionando ALT, O Elegir el comando Formato (O) Seleccionar el comando Ocultar y mostrar (O) Elegir Mostrar hoja (M)

Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo.

5. Seleccionar en el cuadro Mostrar hoja: la hoja de clculo que se desea volver a mostrar 6. Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER
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SELECCIN DE CELDAS, FILAS Y COLUMNAS E INTERPRETACIN DE LOS


DATOS

Antes de introducir cualquier informacin en la hoja de clculo, deber seleccionarse la celda que se desea usar. Cuando se selecciona una celda, sta se convierte en la celda activa.

Seleccin de celdas Seleccin de una celda


1. Hacer clic en la celda deseada 1. Con las flechas de direccin mover la celda activa al lugar deseado

Seleccin de un rango de celdas


Las celdas debern seleccionarse siempre en bloques rectangulares.


1. Colocar la celda activa en el lugar inicial 2. Presionar la tecla F8 3. Con las flechas de direccin extender la seleccin hasta la posicin deseada 1. Ubicar el puntero del mouse sobre la primera celda a seleccionar 2. Presionar el botn izquierdo y arrastrar el mouse hasta que se iluminen todas las celdas deseadas

1. Colocar la celda activa en el lugar inicial 2. Presionar la tecla SHIFT y sin soltarla, extender la seleccin con las flechas de direccin hasta la posicin deseada 3. Soltar la tecla SHIFT

Seleccin de celdas no adyacentes

1. 2. 3. 4. Hacer clic en la celda inicial Presionar y mantener as la tecla CONTROL Hacer clic en las celdas adicionales Soltar la tecla CONTROL

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1. Abrir la ficha Inicio, presionando ALT, O 2. Elegir el comando Buscar y seleccionar presionando las teclas de las letras F, Y 3. Elegir el comando Ir a presionando la tecla de la letra I

Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo.

4. En el cuadro Referencia:, escribir la direccin completa de las celdas que se desea seleccionar (Por ejemplo A1:B5,D1:E5) 5. Hacer clic el botn Aceptar o presionar ENTER
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Seleccin de celdas especiales

1. Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionando ALT, O 2. Elegir el comando Buscar y seleccionar (F,Y) 3. Hacer clic en el comando Ir a Especial (R) Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo.

4. Seleccionar la opcin deseada


Elegir la opcin: Comentarios Constantes Celdas con frmulas Para: Seleccionar todos los comentarios en la hoja de clculo activa. Seleccionar todas las celdas cuyos valores no comienzan con un signo igual. Seleccionar todas las celdas que contienen frmulas, para ello debern activarse las casillas de verificacin que correspondan al tipo de resultado de frmula especfico que se desee. Seleccionar celdas con frmulas que producen como resultado nmeros. Seleccionar celdas con frmulas que producen texto. Seleccionar celdas con frmulas que producen los valores VERDADERO o FALSO. Seleccionar celdas con frmulas que producen valores de error.

Nmeros Texto Valores lgicos Errores

Nota: Es importante mencionar que para utilizar cualquiera de estas casillas deber estar
activa la opcin Frmulas.

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Elegir la opcin: Celdas en blanco Regin actual

Para: Seleccionar todas las celdas en blanco. Seleccionar un rango de celdas rectangular alrededor de la celda activa. El rango seleccionado se limitar con una combinacin de filas o columnas en blanco. Seleccionar toda la matriz, en caso de haberla, a la que pertenece la celda activa. Seleccionar celdas cuyo contenido sea distinto de la celda de comparacin de cada fila. Para cada fila, la celda de comparacin est en la misma columna que la celda activa. Seleccionar celdas cuyo contenido sea distinto de la celda de comparacin de cada columna. Para cada columna, la celda de comparacin est en la misma fila que la celda activa.

Matriz actual

Diferencias entre filas

Diferencias entre columna (1)

Celdas precedentes

Seleccionar celdas a las que hace referencia la frmula de la celda activa. Seleccionar celdas con frmulas que hacen referencia a la celda activa. Seleccionar slo las celdas a las que las frmulas de la seleccin hagan referencia directa (precedentes), o bien seleccionar slo las celdas con frmulas que hagan referencia directa a la celda activa (dependientes). Seleccionar todas las celdas a las que hagan referencia directa o indirecta las celdas de la seleccin (precedentes), o bien seleccionar todas las celdas que hagan referencia directa o indirecta a la celda activa (dependientes). Esto resulta til para seleccionar toda la red de celdas que afecten a una celda determinada de una hoja de clculo o para hacer un seguimiento de la lgica de un modelo paso a paso.

Celdas dependientes

Directamente relacionadas

Todos los niveles

ltima celda

Seleccionar la ltima celda de la hoja de clculo que contiene datos o formato. Seleccionar las celdas visibles de una hoja de clculo para que los cambios que se hagan afecten slo a las celdas visibles y no a las filas o columnas ocultas. Seleccionar todos los objetos grficos, incluidos los botones y cuadros de texto.

Slo celdas visibles (2)

Objetos

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Celdas con formatos condicionales

Selecciona nicamente las celdas a las que se haya aplicado formatos condicionales. Para seleccionar todas las celdas de la hoja de clculo a las que se hayan aplicado formatos condicionales hacer clic en todas. Para seleccionar las celdas a las que se hayan aplicado los mismos formatos condicionales que a la celda actualmente seleccionada, hacer clic en Iguales.

Celdas con validacin de datos

Selecciona nicamente las celdas a las que se haya aplicado reglas de validacin. Para seleccionar todas las celdas a las que se hayan aplicado las reglas de validacin de datos, hacer clic en todas. Para seleccionar las celdas a las que se hayan aplicado las mismas reglas de validacin que a la celda actualmente seleccionada, hacer clic en Iguales.

5. Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

Seleccin de filas y columnas Seleccin de una fila completa

1. Hacer clic en el nmero de la fila a seleccionar

Seleccin de una columna completa

1. Ubicar la celda activa en cualquier columna de la fila a seleccionar 2. Presionar las teclas Shift + BARRA ESPACIADORA

1. Hacer clic en el encabezado de la columna a seleccionar

1. Ubicar la celda activa en cualquier fila de la columna a seleccionar 2. Presionar las teclas Control + BARRA ESPACIADORA

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Seleccin de filas adyacentes

1. Colocar el puntero del mouse sobre el nmero de la primera fila a seleccionar 2. Presionar el botn izquierdo del mouse 3. Arrastrar el mouse hasta el nmero de la ltima fila a seleccionar

1. 2. 3. 4. Colocar la celda activa en alguna columna de la primera fila a seleccionar Presionar las teclas Shift + BARRA ESPACIADORA Oprimir la tecla F8 Extender la seleccin con las flechas de direccin hasta la ltima fila deseada

Seleccin de columnas adyacentes

1. Colocar el puntero del mouse sobre el encabezado de la primera columna a seleccionar 2. Presionar el botn izquierdo del mouse 3. Arrastrar el mouse hasta el encabezado de la ltima columna a seleccionar

1. 2. 3. 4. Colocar la celda activa en alguna celda de la primera columna a seleccionar Presionar las teclas Control + BARRA ESPACIADORA Oprimir la tecla F8 Con las flechas de direccin extender la seleccin a las columnas deseadas

Seleccin de filas o columnas no adyacentes


1. Presionar la tecla CTRL 2. Hacer clic en los nmeros de las filas o columnas a seleccionar 1. Presionar la tecla F5 Se mostrar el cuadro de dilogo Ir a

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2. En el cuadro Referencia:, escribir la direccin de las filas o columnas a seleccionar (Por ejemplo A:B, D:E 1:3,5:7) 3. Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

Seleccin de todas las filas y columnas de la hoja

1. Hacer clic en el botn Seleccionar todo

1. Presionar las teclas Control + Shift + BARRA ESPACIADORA

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Interpretacin de los datos


En una hoja de clculo pueden introducirse cuatro tipos de datos: Tipo Nmeros Descripcin
Se considera como un nmero cualquier secuencia de caracteres numricos del 0 al 9, que no podr contener espacios. Un nmero puede aceptar los siguientes signos: ms (+), menos (-), parntesis (), coma (,), diagonal (/), pesos ($), porcentaje (%) y punto decimal (.). Se utilizan para realizar operaciones aritmticas y lgicas, con los datos de la hoja y obtener resultados calculados. Deben comenzar con un signo igual. Puede estar compuesto de letras o de cualquier combinacin de nmeros y caracteres que se introduzcan en una celda y que Microsoft Excel no interprete como un nmero, frmula, fecha u hora.

Frmulas Texto

Fechas/Horas Pueden introducirse dentro de las celdas. Al escribir una fecha debe utilizarse la diagonal (/) o el guin (-) para separar el da, mes y ao. As mismo, pueden escribirse nombres de meses abreviados o completos, siendo ste el nico texto que se acepta dentro de una celda con formato de fecha. Al introducir una hora debern separarse con dos puntos (:) las horas de los minutos.

Introduccin de datos

1. Colocar la celda activa en la posicin deseada 2. Escribir la informacin 3. Presionar ENTER. Automticamente la celda se desplazar hacia abajo.

Nota: Una celda puede contener hasta 16,000 caracteres; por lo tanto, cuando se escriba
texto extenso en una celda, ste invadir la(s) celda(s) vaca(s) de la derecha, pero se cortar cuando se escriba algo en ellas.

Cuando se escribe informacin en las celdas, Microsoft Excel asigna automticamente una alineacin para los datos, de la siguiente forma:

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Auto completar
Auto completar permite introducir texto rpidamente y con precisin en la hoja de clculo. Si los primeros caracteres que se escriben en una celda coinciden con los de una entrada ya existente en la misma columna, Microsoft Excel rellenar automticamente el resto del texto con lo escrito en la entrada anterior. Rellenar slo las entradas que contengan texto o una combinacin de texto y nmeros. Las que contengan slo nmeros, fechas u horas no se rellenarn.

Si Excel localiza una coincidencia en la columna, completa el resto del texto con el apropiado. El texto sugerido aparecer sombreado en negro.
1. Para aceptar la entrada propuesta presionar ENTER 2. La entrada completa seguir exactamente el modelo de maysculas y minsculas de las entradas existentes 3. Para reemplazar los caracteres introducidos automticamente, continuar escribiendo 4. Para eliminar los caracteres introducidos automticamente, presionar la tecla Retroceso

Sugerencia: Si el Autocompletar no funciona:


1. Hacer clic en la ficha Archivo 2. Elegir el comando Opciones 3. Hacer clic en el botn Avanzadas

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4. Activar la casilla Habilitar Autocompletar para valores de celda 5. Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

Elegir de la lista
Adems del Autocompletar, Excel cuenta con el comando Elegir de la lista que despliega una lista de todas las entradas existentes en la columna.

1. Hacer clic con el botn derecho del mouse sobre la celda en la que se desea ingresar un nuevo valor 2. Se mostrar un men contextual 3. Hacer clic en el comando Elegir de la lista desplegable...

4. Se mostrar un cuadro con una lista de todas las entradas de la columna actual
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5. Hacer clic en la entrada deseada

1. Presionar las teclas ALT + FLECHA ABAJO 2. Se mostrar un cuadro con una lista de todas las entradas de la columna actual 3. Desplazar la sombra con las flechas de direccin hasta la opcin deseada 4. Presionar ENTER

Cambiar informacin
Existen dos formas posibles de cambiar informacin. Antes de terminar de ingresarla en la celda activa Cambiar la informacin una vez ingresada en la celda

Cambiar informacin antes de terminar de introducirla


1. Hacer clic en el botn Cuadro de cancelacin 1. Presionar la tecla ESC
de la barra de frmulas

Cambiar informacin despus de haberla introducido


Existen dos mtodos para cambiar la informacin despus de haberla ingresado en una celda: Sobre escribir introduciendo nueva informacin Editar la informacin existente

Sobrescribir
1. Ubicar la celda activa en la celda a editar 2. Escribir la nueva informacin 3. Presionar ENTER

Editar
1. 2. 3. 4. 5. Ubicar la celda activa en la celda a modificar Hacer doble clic en la celda o presionar la tecla F2 Desplazarse a la posicin deseada con las flechas de direccin Realizar los cambios con el teclado Presionar ENTER
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Deshacer escritura
Cuando se introduce, edita o se da formato a la informacin de la hoja de clculo, puede cambiarse de idea o cometerse algn error. En ese caso, Excel permite deshacer la ltima accin que se llev a cabo.

Para deshacer la accin ms reciente:

1. Hacer clic en el botn Deshacer (ALT + 2) de la barra de herramientas de acceso rpido

Sugerencia: Utilizando el mtodo abreviado Control + Z de podr deshacer la ultima accin

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ADMINISTRAR HOJAS DE CLCULO Y LIBROS DE TRABAJO


Guardar libros de trabajo
Una vez escrita la informacin dentro del libro de trabajo, debe guardarse en un disco, esto permitir utilizarla posteriormente. Cuando se guarda un libro de trabajo como un archivo en el disco, se le asigna un nombre nico. Para asignarle nombre a los documentos de Microsoft Excel, utilizar las siguientes reglas: Pueden utilizarse nombres largos para hacer ms fcil la localizacin posterior del documento. El nombre del archivo puede contener hasta 218 caracteres, incluyendo espacios. Los nombres de los archivos no podrn contener ninguno de los siguientes caracteres: diagonal (/), diagonal invertida (\), signo mayor que (>), signo menor que (<), asterisco (*), interrogacin (?), comillas dobles (), barra vertical (|), dos puntos (:), punto y coma (;). Excel automticamente asigna la extensin .xlsx al nombre del archivo, pero la ocultar por omisin.

Nota: La restriccin de la longitud del nombre del archivo de 218 caracteres incluye todos los
caracteres de la ruta de acceso al archivo, incluidos letra de unidad, nombre de servidor, ruta de la carpeta y nombre del archivo. Es por eso que se recomienda mantener la longitud mxima del nombre del archivo debajo de 75 caracteres.

Guardar el libro de trabajo nuevo

1. Hacer clic en el botn Guardar de la barra de herramientas de acceso rpido

1. Hacer clic en la ficha Archivo (Alt + A) 2. Elegir el comando Guardar (D) Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo.

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3. Elegir la unidad o carpeta en la cual se desea salvar el archivo 4. En el cuadro Nombre de archivo:, escribir el nombre que se desea asignar al archivo 5. Hacer clic en el botn Guardar o presionar ENTER

Guardar cambios
Una vez guardado el documento puede volver a modificarse. Para guardar los cambios hechos en un documento, conservando el nombre y la ubicacin con la cual se guard originalmente:

1. Hacer clic en el botn Guardar de la barra de herramientas de acceso rpido

1. Abrir la ficha Archivo, presionando las teclas ALT, A 2. Elegir el comando Guardar, presionando la tecla de la letra D

Sugerencia:
Utilizando el mtodo abreviado Control + G se guardarn los cambios realizados.

Guardar como
En ocasiones, se requiere guardar los cambios realizados en el Libro de trabajo manteniendo una copia previa sin esos cambios. Cuando se usa el comando Guardar como... los cambios efectuados en el documento se guardan con un nuevo nombre y el libro de trabajo anterior quedar con el nombre original. El comando Guardar como... se utiliza para: Guardar un archivo con un nombre distinto Guardar un archivo en una unidad de disco o carpeta diferente Si se desea guardar el archivo en una unidad de disco diferente o cambiarle el nombre:

1. Abrir la ficha Archivo (ALT, A) 2. Elegir el comando Guardar como (M)

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Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo.

5. Elegir la unidad o carpeta en la cual se desea guardar el archivo 6. En el cuadro Nombre de archivo:, escribir el nombre que se desea asignar al archivo 7. Hacer clic en el botn Guardar o presionar ENTER

Guardar cambios automticamente


En Microsoft Excel es posible guardar automticamente el archivo con el que se est trabajando o todos los archivos abiertos en un intervalo de tiempo definido por el usuario, lo cual permite ahorrar trabajo y tener mayor seguridad.
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Para guardar los cambios automticamente

1. Abrir la ficha Archivo (ALT, A) 2. Elegir el comando Opciones(O) 3. Hacer clic en el botn Guardar

4. Activar la casilla de verificacin Guardar informacin de Autorrecuperacin cada y especificar la frecuencia con que se desea guardar el libro. 5. Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

Cerrar un libro de trabajo

1. Abrir la ficha Archivo (ALT, A) 2. Elegir el comando Cerrar (E)

Salir de Microsoft Excel

1. Abrir el Botn de Office (ALT, A) 2. Elegir el comando Salir (L)


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Desplazarse a una ubicacin especfica


Para desplazarse a una ubicacin especfica, se utiliza el cuadro de nombres

1. Hacer clic en el cuadro de nombres 2. Introducir la direccin de la celda a la cual se desea desplazar 3. Presionar ENTER

Cambiarse a otra hoja de clculo


Un libro de trabajo en Microsoft Excel contiene diferentes hojas de clculo, las cuales se manejan e identifican por unas etiquetas. Para desplazarse a otra hoja:


1. Hacer clic en la etiqueta de la hoja a la que se desea desplazar
1. Presionar las teclas Control + Re Pg para desplazarse a la hoja anterior o Control + Av Pg para desplazarse a la hoja posterior en el libro de trabajo

Abrir un libro de trabajo existente


1. Hacer clic en el botn Abrir
de la Barra de Herramientas de acceso Rpido 1. Abrir la ficha Archivo(ALT + A)

2. Seleccionar el comando Abrir (ALT, A, B) Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo.

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3. Seleccionar el disco o la carpeta donde se guard el archivo 4. Seleccionar el archivo deseado 5. Hacer clic en el botn Abrir o presionar ENTER

1. Con las flechas de direccin, ubicarse en el directorio donde se guard el archivo 2. Presionar ENTER

1. Dar doble clic en el nombre del archivo deseado

1. Presionar la tecla TAB 2. Seleccionar el archivo deseado utilizando las flechas de direccin 3. Presionar ENTER

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FRMULAS Y REFERENCIAS
Frmulas
Una frmula es la secuencia de valores, referencias de celdas, funciones u operadores, que se escribe dentro de una celda, y produce un valor nuevo a partir de otros ya existentes. Pueden realizarse operaciones tales como suma, multiplicacin, comparacin, entre otros, con los datos escritos en la hoja de clculo. Una frmula empieza siempre con el signo igual (=). Los valores obtenidos a partir de ella se actualizarn automticamente, slo si estn referidos con el nombre de las celdas que contienen los datos numricos. Una frmula est compuesta por:
Elemento Referencias de celda Descripcin Grupo de coordenadas de una celda en una hoja de clculo, que indican a MS-Excel en dnde debe buscar los valores que se desean utilizar en la frmula. Las referencias pueden ser: Absolutas: Especifican la ubicacin exacta de una celda en una frmula, no importando la posicin de la celda que contiene la frmula ($A$1, $B$1, ...). Relativas: Especifican la ubicacin de otra celda en relacin a la que contiene la frmula (A1, B1, C1,...). Mixtas: Combinacin de una referencia relativa y una absoluta dentro de una frmula ($A1 o A$1). Valores: Cualquier nmero ingresado dentro de una frmula que aparecer como constante. Funciones Son herramientas de clculo que ejecutan operaciones que devuelven valores automticamente. Las funciones en MS-Excel estn agrupadas en las siguientes categoras: Financieras Fecha y hora Matemticas y trigonomtricas Estadsticas Bsqueda y referencia Base de datos Texto Lgicas Informacin Ingeniera Cubo Compatibilidad Son identificadores fciles de recordar que se utilizan para referirse a una celda, un grupo de ellas, un valor o una frmula. Se utilizan para especificar qu tipo de operacin se va a realizar.

Nombres

Operadores

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Existen operadores Aritmticos + Suma Resta / Divisin * Multiplicacin % Porcentaje De comparacin = Igual > Mayor que < Menor que >= Mayor o igual <= Menor o igual <> Diferente De texto & Concatenar dos valores de texto De referencia Rango (dos Sirve para delimitar un rango puntos) entre las referencias Unin (coma) Produce una referencia que incluye las dos referencias

A continuacin se muestra el ejemplo de una frmula que contiene algunos de los elementos mencionados.

Cuando se usan parntesis dentro de una frmula, Excel calcula primero las expresiones dentro de ellos y luego usa esos resultados para calcular el resto de la frmula, como se muestra a continuacin.

Frmula Resultado =2+5*8 42 =(2+5)*8 56


Todos los datos que se escriban dentro de la hoja de clculo aparecern desplegados en la barra de frmulas, dentro de la cual podrn editarse, si as se desea.
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Botn de Cancelar

Botn de Introducir

Asistente para funciones

Introduccir frmulas

1. 2. 3. 4. 5. 6. Ubicar el cursor en la celda deseada Escribir el signo igual (=) Ingresar la referencia de la celda o un valor Ingresar el operador deseado Ingresar el siguiente valor o referencia Presionar ENTER

La celda en la que se introduce la frmula, muestra el valor resultante y no la frmula. Cuando se seleccione una celda que contenga una frmula, sta siempre se mostrar en la barra de frmulas. La siguiente imagen muestra una frmula escrita en la hoja de clculo.

Frmula

Frmula

Valor Resultante

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Descripcin de errores
Automticamente cuando se comete un error al escribir una funcin aparece un cdigo de error y una etiqueta inteligente con la que puede desplegar las opciones de correccin.
Cdigo de error ##### Descripcin La columna no es lo bastante ancha para mostrar el valor La frmula contiene un tipo errneo de argumento (como texto donde se requiere un valor VERDADERO o FALSO) La frmula contiene texto que Excel no reconoce (como un rango con nombre desconocido). La frmula se reere a una celda que no existe (algo que puede ocurrir cuando se eliminan celdas). La frmula intenta dividir entre cero. No encuentra el valor buscado

#VALOR!

#NOMBRE?

#REF!

#DIV/0! #N/A

Referencias
Cuando se van a introducir referencias dentro de una frmula es posible escribirlas o seleccionar la celda o el rango directamente en la hoja de clculo.

Introduccin de referencias

1. Ubicar el cursor en la celda deseada 2. Escribir el signo igual = 3. Desplazar el cursor a la celda o celdas que se quieren referenciar o arrastrar el mouse por el rango de celdas que se desean introducir en la referencia. La seleccin quedar rodeada por una lnea punteada denominada borde mvil, y la referencia a la celda o rango de ellas aparecer en la frmula 4. Terminar de escribir la frmula 5. Presionar ENTER

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Llenado automtico
El llenado automtico se utiliza para crear una serie de valores incrementales o fijos en una hoja de clculo. Las series son tiles para crear encabezados de filas de tablas y de columnas de una hoja de clculo o cuando se requiera introducir una serie creciente de nmeros, fechas u horas.

Llenar un rango de celdas adyacentes

1. 2. 3. 4. Escribir el valor en la celda deseada Presionar ENTER Seleccionar la celda que contiene los datos a copiar Arrastrar el cuadro de llenado por las celdas que se desean llenar
Cuadro de llenado

5. Soltar el botn del mouse

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Copiar utilizando los comandos hacia la derecha y hacia abajo

1. Seleccionar la celda o celdas que se desean copiar y las celdas adyacentes que se desean llenar 2. Hacer clic en la ficha Inicio de la cinta de opciones, presionando ALT, O 3. Elegir el comando Rellenar (FL) 4. Elegir el comando Hacia la derecha (D)

Para copiar la seleccin en las celdas adyacentes inferiores

1. Seleccionar la celda o celdas que se desean copiar y las celdas adyacentes que se desean llenar 2. Hacer clic en la ficha Inicio de la cinta de opciones, presionando ALT, O
3. Elegir el comando Rellenar 4. Elegir Hacia abajo (B) (FL)

Aumentar una serie de nmeros o de fechas

1. 2. 3. 4. 5. Seleccionar la primera celda que se desea en la serie Introducir el valor inicial y presionar ENTER Seleccionar nuevamente la celda inicial Mantener presionada la tecla Control Arrastrar el cuadro de llenado en el sentido deseado

Aumentar una serie en dos o ms celdas

1. 2. 3. 4. Introducir como mnimo los primeros dos valores iniciales para la serie Seleccionar las dos primeras celdas Arrastrar el cuadro de llenado en el sentido que se desee llenar Microsoft Excel detectar el tipo de serie que se desea crear al analizar la clase de datos y los cambios de incremento entre las celdas y llenar el resto de la seleccin

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Aumentar una serie de nmeros utilizando el comando series...

1. Introducir el valor inicial de la serie 2. Seleccionar la celda que contiene el valor inicial 3. Hacer clic en la ficha Inicio de la cinta de opciones, presionando ALT, O
4. Elegir el comando Rellenar (FL) 5. Elegir Hacia abajo (B) 6. Seleccionar el comando Series... (S)

Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo.

7. En el cuadro Series en seleccionar la opcin Filas o Columnas para especificar si el llenado se va a realizar a travs de las filas o de las columnas 8. En el cuadro Incremento especificar la cantidad por la que debe aumentar o disminuir una serie, debe escribirse un nmero positivo o negativo. Un nmero positivo aumentar la serie, uno negativo la disminuir 9. En el cuadro Lmite especificar el valor en el que se desea que termine la serie. El valor puede ser un nmero positivo o negativo 10. Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

Aumentar una serie de fechas utilizando el comando series...

1. Introducir la fecha inicial de la serie 2. Seleccionar la celda que contiene la fecha inicial y las celdas en las que se desea llenar la serie 3. Hacer clic en la ficha Inicio de la cinta de opciones, presionando ALT, O 4. Elegir el comando Rellenar (FL) 5. Elegir Hacia abajo (B) 6. Seleccionar el comando Series... (S)

Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo.

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7. En el cuadro Series en seleccionar la opcin Filas o Columnas para especificar si el llenado se va a realizar a travs de las filas o de las columnas 8. En el cuadro Tipo, elegir la opcin Cronolgica, se activar el cuadro Unidad de tiempo

9. En el cuadro Unidad de tiempo elegir la opcin que corresponda a la serie deseada


Opcin Fecha Da laborable Descripcin Incrementa la serie en das naturales. Incrementa la serie en das laborables, considerando como tales de lunes a viernes. Incrementa la serie modificando slo el mes, el da se conservar, ejemplo: 1/1/98, 1/2/98, 1/3/98, etc. Incrementa la serie modificando slo el ao, el da y el mes se conservarn, ejemplo: 1/1/96, 1/1/97, 1/1/98, etc.

Mes

Ao

10. Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

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Activar o desactivar el llenado automtico

1. 2. 3. 4. Abrir la ficha Archivo (ALT, A) Elegir el comando Opciones (O) Hacer clic en el botn Avanzadas Activar la casilla de verificacin Permitir arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas

5. Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

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FUNCIONES
Una funcin es una frmula especial que ya est escrita dentro de Excel y realiza una operacin que devuelve un valor. Las funciones pueden utilizarse solas o como componentes para construir frmulas ms extensas. Los valores sobre los cuales una funcin efecta las operaciones se llaman argumentos. A continuacin se presenta un ejemplo de una funcin y cmo debe escribirse.
Signo igual Separador de argumento

=Nombre de la funcin(Arg1;Arg2)
Nombre de la funcin Argumentos Todos los argumentos deben ir encerrados entre parntesis

Microsoft Excel contiene ms de 220 funciones diferentes. Las ms usuales son:

Funcin Suma
Es la funcin que se utiliza con mayor frecuencia, porque resume frmulas complejas en una forma concisa. Se emplea para sumar todas las referencias que se especifiquen. La funcin SUMA puede introducirse directamente en una celda o a travs del botn Autosuma de la cinta de opciones Inicio. La funcin SUMA se introduce de la siguiente forma:

=SUMA(direccin de celda:direccin de celda)


Para totalizar un rango de nmeros usando la funcin SUMA:

1. 2. 3. 4. 5. 6. Hacer clic en la celda en la cual se desea introducir la funcin SUMA Introducir la siguiente frmula:=SUMA( Introducir la primera referencia de celda Escribir el operador de referencia deseado Introducir la segunda referencia de celda Presionar ENTER

Microsoft Excel agrega el parntesis al final, totaliza los valores y muestra el resultado en la celda en la que se introdujo la frmula.
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Nota: Si se introducen referencias aisladas, stas debern separarse por el separador de


unin coma (,), si se introduce un rango deber ir separado por dos puntos (:) A continuacin se muestra un ejemplo de la funcin SUMA:

Funcin SUMA

Resultado de la funcin

Funcin Promedio
Calcular la media aritmtica de los argumentos que se especifiquen. La funcin PROMEDIO se introduce de la siguiente forma:

=PROMEDIO(direccin de celda:direccin de celda)


Para promediar un rango de nmeros utilizando la funcin PROMEDIO:

1. Hacer clic en la celda en la cual se desea introducir la funcin PROMEDIO 2. Introducir la siguiente frmula: =PROMEDIO( 3. Introducir la primera referencia de celda 4. Escribir el operador de referencia deseado 5. Introducir la segunda referencia de celda 6. Presionar ENTER Excel agrega el parntesis al final, hace un promedio de las cantidades y muestra el resultado en la celda en la que se introdujo la frmula.
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Nota: Si se introducen referencias aisladas, stas debern separarse por el operador de


referencia coma (,), si se introduce un rango deber ir separado por dos puntos (:)

Funcin PROMEDIO

Resultado de la funcin

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FORMATO DE UNA HOJA DE CLCULO


En Excel puede asignarse el formato deseado y cambiarse la apariencia de los datos en una celda, columna, fila, rango de celdas o en todas las celdas de la hoja de clculo antes o despus de escribir los datos. Para cambiar la apariencia de los datos, puede utilizarse la cinta de opciones Inicio.

Aplicar formato utilizando la cinta de opciones Inicio Realce a texto

1. Seleccionar la celda o celdas a las cuales se desea dar formato 2. En la cinta de opciones Inicio, grupo Fuente, hacer clic en alguno de los botones (Negrita, Cursiva o Subrayar), pueden aplicarse los tres formatos si as se desea

Cambiar fuente y modificar su tamao

1. Seleccionar la celda o celdas a las que se va a cambiar la fuente 2. Hacer clic en el cuadro de lista desplegable Fuente opciones Inicio, grupo Fuente, y seleccionar la fuente deseada de la cinta de 3. En el cuadro Tamao de fuente de la cinta de opciones Inicio, grupo Fuente, elegir el tamao deseado. Los formatos que se asignen a una celda son independientes de los datos contenidos en la misma.

Cambiar alineacin

1. Seleccionar las celdas a las cuales se desea cambiar la alineacin 2. Hacer clic en alguno de los botones de alineacin de la cinta de opciones Inicio, grupo Alineacin (Alinear a la izquierda, Centrar en la celda, Alinear a la derecha, Centrar en varias columnas)

Combinar y centrar

1. Seleccionar las celdas a combinar 2. Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionado las teclas ALT,O

3. Presionar el comando Combinar y centrar


Alineacin
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(M2),del grupo

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Formato a nmeros
Los botones para dar formato a los nmeros son:
Botn Nombre del botn Estilo Moneda Estilo Porcentual Estilo Millares Aumentar decimales Disminuir decimales Descripcin Agrega el estilo de moneda que est configurado a las celdas seleccionadas Multiplica el valor escrito en la celda seleccionada por 100 y le agrega el smbolo de porcentaje (%) Agrega separador de miles (,) y asigna por omisin dos decimales Agrega un lugar decimal cada vez que se hace clic sobre l Remueve un lugar decimal cada vez que se hace clic sobre l

1. Seleccionar las celdas a las cuales se desea aplicar algn formato de nmero 2. Hacer clic en alguno de los botones de formato de nmero, de la cinta de opciones Inicio, grupo Nmero.

Agregar bordes

1. Seleccionar la celda o celdas a las que se desea agregar bordes 2. Hacer en la ficha Inicio (ALT, O) 3. Hacer clic en la flecha del botn Bordes (B1)

4. Se mostrar la paleta de estilo de los bordes 5. Hacer clic en el tipo de borde deseado
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Nota: El ltimo estilo de borde seleccionado aparecer como imagen en el botn


Agregar color de relleno

1. Seleccionar la celda o celdas a las que se desea aplicar un color de relleno 2. Hacer en la ficha Inicio (ALT, O) 3. Hacer clic en la flecha del botn Color de relleno (S)

4. Se mostrar la paleta de colores 5. Hacer clic en el color deseado

Nota: El ltimo color seleccionado aparecer como muestra en el botn.


Cambiar color de la fuente

1. Seleccionar la celda o celdas a las que se desea cambiar el color de la fuente 2. Hacer clic en la ficha Inicio (ALT, O) 3. Hacer clic en la flecha del botn color de fuente (FC)

4. Se mostrar la paleta de colores de texto


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5. Hacer clic en el color deseado

Nota: El ltimo color seleccionado aparecer como muestra en el botn


Copiar formato
En ocasiones, es necesario aplicar a un rango de celdas el mismo formato que ya se aplic en otro rango. El botn Copiar formato copia los formatos de nmero y carcter, la alineacin, los bordes y los colores. Para copiar un formato desde un rango hacia otro:

1. Seleccionar una celda o un rango de celdas que tenga el formato que se desea copiar 2. Hacer clic en la cinta de opciones Inicio (ALT,O) 3. Hacer clic en el botn Copiar formato (FP), del grupo Portapapeles 4. El puntero del mouse tendr adjunta una brocha 5. Arrastrar el mouse en la celda o rango de celdas en las que se desee copiar el formato
Para copiar el formato en la celda o el rango de celdas seleccionado en varias ubicaciones:

1. 6. 2. 3. Hacer clic en la cinta de opciones Inicio Hacer doble clic en el botn Copiar formato , del grupo Portapapeles El puntero del mouse tendr adjunta una brocha Arrastrar el mouse en cada una de las celdas o rango de celdas en las que se desee copiar el formato 4. El puntero del mouse seguir conservando la brocha, para desactivar el modo de copiar, hacer nuevamente clic en el botn o presionar la tecla ESC

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Aplicar formato utilizando el cuadro de dilogo Formato de celdas Formato de fuentes

1. Seleccionar la(s) celda(s) a la(s) cual(es) se desea cambiar el formato 2. Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionando ALT, O 3. Hacer clic en el botn indicador de cuadro de dilogo Formato de celdas, del grupo Fuente (FN) 4. Se mostrar el cuadro de dilogo Formato de celdas

5. Seleccionar la ficha Fuente" 6. En los cuadros de lista Fuente:, Estilo y Tamao: elegir el tipo, estilo y tamao de letra deseados 7. En los cuadros de lista desplegable Subrayado: y Color seleccionar el realce deseado 8. En el cuadro Efectos:, elegir el efecto de texto deseado (Tachado, Superndice y Subndice) 9. Presionar ENTER o hacer clic en el botn Aceptar

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Cambiar alineacin

1. Seleccionar la(s) celda(s) a la(s) cual(es) se desea cambiar la alineacin 2. Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionando ALT, O 3. Hacer clic en el indicador de cuadro de dilogo Formato de celdas, del grupo Alineacin(FN) 4. Se mostrar el cuadro de dilogo Formato de celdas 5. Seleccionar la ficha Alineacin

6. En los cuadros de lista desplegable Horizontal y Vertical, elegir el botn que corresponda a la opcin deseada 7. En el cuadro Orientacin, seleccionar con las flechas de direccin, la orientacin del texto deseada 8. En los cuadros de seleccin Sangra y Grados, seleccionar haciendo clic en los botones de incremento o decremento la cantidad deseada 9. Si se desean ajustar varias lneas en la celda, activar la casilla de verificacin Ajusta el texto 10. Si se requiere reducir el tamao de los caracteres de la fuente y se ajuste en la columna, activar la casilla de verificacin Reduce el tamao 11. En el caso de que se requiera de combinar dos o ms celdas seleccionadas en una sola, activar la casilla de verificacin Combinar celdas 12. .En el cuadro de lista desplegable Direccin del texto, hacer clic en el botn que corresponda a la opcin deseada 13. Presionar ENTER o hacer clic en el botn Aceptar

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Agregar bordes

1. Seleccionar la(s) celda(s) a la(s) cual(es) se desea agregar bordes 2. Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionando ALT, O 3. Hacer clic en el indicador de cuadro de dilogo Formato de celdas, del grupo Fuente (FN) 4. Se mostrar el cuadro de dilogo Formato de celdas 5. Seleccionar la ficha Bordes

6. Seleccionar el cuadro Estilo: (ALT + E) y elegir con las flechas de direccin el tipo de borde deseado 7. En la seccin Preestablecidos, con la tecla de tabulador, activar el cuadro de la posicin en la que se desea que aparezca el borde (Ninguno, Contorno, e Interior) 8. En la seccin Borde, con la tecla de tabulador, activar el cuadro de la posicin en la que se desea que aparezca el borde (Izquierdo, Derecho, Superior, Inferior, etc.) 9. En el cuadro de lista desplegable Color: (ALT + C), elegir con las flechas de direccin el color que se desee asignar al borde 10. Presionar ENTER o presionar el botn Aceptar

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Agregar trama

1. Seleccionar la(s) celda(s) a la(s) cual(es) se desea aplicar un diseo 2. Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionando ALT, O 3. Hacer clic en el indicador de cuadro de dilogo Formato de celdas del grupo Fuente (FN) 4. Se mostrar el cuadro de dilogo Formato de celdas 5. Seleccionar la ficha Relleno

6. En el cuadro Color de fondo: (ALT + C), el color de fondo deseado 7. Desplegar el cuadro de lista Color de Trama: (ALT + T) elegir el color deseado 8. Desplegar el cuadro de lista Estilo de trama, elegir el color deseado 9. Presionar ENTER o presionar el botn Aceptar

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Formatos de nmero

1. Seleccionar la(s) celda(s) a la(s) cual(es) se desea aplicar un formato de nmero 2. Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionando ALT, O 3. Hacer clic en el indicador de cuadro de dilogo Formato de celdas, del grupo Nmero (FM) 4. Se mostrar el cuadro de dilogo Formato de celdas 5. Seleccionar la ficha Nmero

Cuadro de lista, que despliega las opciones disponibles para la categora seleccionada

6. Elegir con las flechas de direccin el tipo de formato deseado, en el cuadro Categora: (ALT + C) 7. Especificar las opciones requeridas para la categora seleccionada 8. En el caso de haber seleccionado la categora Personalizada, en el cuadro de lista, seleccionar con las flechas de direccin el cdigo deseado. Observar que en el rea de muestra se despliega el valor escrito en la celda tal como se ver con el formato seleccionado 9. En caso de requerirse un formato personalizado distinto a los disponibles en la lista, ste se podr escribir directamente en el cuadro de texto Tipo: (ALT + I) 10. Presionar ENTER o presionar el botn Aceptar
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Borrar formatos
En ocasiones se requiere eliminar el formato de un rango sin eliminar el contenido de las celdas. Para borrar un formato:

1. 2. 3. 4. Seleccionar el rango de celdas al que se desea borrar el formato Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionando ALT, O Elegir el comando Borrar (B2) Elegir el comando Borrar formatos (F)

Cambiar el ancho de las columnas y el alto de las filas


Cuando se abre una hoja de clculo nueva, el ancho de las columnas y el alto de las filas se establecen conforme a medidas estndar (10.71 y 12.75 respectivamente). En muchas ocasiones en las celdas hay nmeros o frmulas cuyo resultado se extiende ms all del borde de la celda, en esos casos, Excel llena con el signo (#).

En ese caso deber incrementarse el ancho de la columna para poder visualizar el resultado. Las medidas del ancho y alto podrn ajustarse al tamao deseado.

Ajustar el ancho de las columnas

1. Seleccionar la columna a la cual se desea modificar el ancho 2. Arrastrar el borde derecho del encabezado de la columna hasta que sta se ajuste al tamao deseado

1. Hacer doble clic en el borde derecho del encabezado de la columna para que

se ajuste automticamente

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1. Seleccionar la columna a la cual se le va a modificar el ancho 2. Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionando ALT, O

3. Elegir el comando Formato (O), del grupo celdas 4. En el submen, seleccionar el comando Ancho de columna... (N) Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo.

5. En el cuadro Ancho de columna: escribir el tamao deseado 6. Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

Nota: Es posible ajustar el tamao de varias columnas a la vez, seleccionando primero las
columnas y luego ajustando el ancho de cualquiera de ellas.

Ajustar la altura de las filas

1. Seleccionar la fila a la cual se desea modificar la altura 2. Arrastrar el borde inferior del encabezado de la fila hasta que sta se ajuste a la altura deseada 1. Hacer doble clic en el borde inferior del encabezado de la fila para que se ajuste automticamente

1. Seleccionar la fila a la cual se le va a ajustar la altura 2. Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionando ALT, O 3. Elegir el comando Formato ( O), del grupo celdas 4. En el submen, seleccionar el comando Alto de fila... (F)} Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo.

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5. En el cuadro Alto de fila... escribir el tamao deseado 6. Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

Nota: Es posible ajustar el tamao de varias filas a la vez, seleccionando primero las filas y
luego ajustando el alto de cualquiera de ellas.

EDICIN DE UNA HOJA DE CLCULO


Edicin de celdas
Una vez que se ha escrito un valor dentro de una celda, es posible modificarlo editando la celda o sobre escribiendo un nuevo valor dentro de ella.

Para editar una celda

1. Hacer doble clic en la celda que se va a editar

1. Con las flechas de direccin, seleccionar la celda que se desea editar 2. Presionar la tecla F2 Podrn editarse datos en un rango de celdas sucesivas o adyacentes previamente seleccionadas, utilizando las teclas que se mencionan a continuacin:

Para desplazarse Hacia abajo Hacia la derecha Hacia arriba Hacia la izquierda Presionar ENTER TAB SHIFT + ENTER SHIFT + TAB

Copiar celdas
Excel permite copiar una celda o un bloque de ellas, duplicando su contenido en una nueva posicin.

1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea copiar 2. Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionando las teclas ALT,O 3. Hacer clic en el botn Copiar , del grupo portapapeles 4. Cuando aparezca el borde mvil , hacer clic en la celda destino 5. Hacer clic en el botn Pegar , del grupo portapapeles
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1. 2. 3. 4. 5. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea copiar Hacer clic con el botn derecho del mouse sobre la celda o rango de celdas Desplegar el men contextual Hacer clic en el comando Copiar , del grupo portapapeles Cuando aparezca el borde mvil, hacer clic derecho en la celda destino 6. Desplegar el men contextual y hacer clic en el comando Pegar , del grupo portapapeles

1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea copiar 2. Presionar las teclas Control + C 3. Al aparecer el borde mvil, desplazar el cursor con las flechas de direccin, hasta la celda destino 4. Presionar las teclas Control + V

Sugerencia: El borde mvil continuar activo despus de haber pegado las celdas en el
lugar de destino, lo cual indica que stas se pueden volver a pegar. Si se desea eliminar el borde, deber presionarse la tecla ESC

Mover celdas
Cuando se mueven celdas, stas se cortan y se desplazan a otra posicin.

1. 2. 3. 4. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea mover Hacer clic en el botn Cortar , del grupo portapapeles Hacer clic en la celda destino Hacer clic en el botn Pegar , del grupo portapapeles

1. 2. 3. 4. 5. 6. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea mover Hacer clic derecho del mouse sobre la celda o rango de celdas Desplegar el men contextual Hacer clic en el comando Cortar , del grupo portapapeles Cuando aparezca el borde mvil, hacer clic derecho en la celda destino Desplegar el men contextual y hacer clic en el comando Pegar , del grupo portapapeles

1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea mover 2. Presionar las teclas Control + X 3. Al aparecer el borde mvil, desplazar el cursor con las flechas de direccin, hasta la celda destino 4. Presionar las teclas Control + V

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Copiar y mover celdas utilizando el mtodo abreviado

Copiar celdas

1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea copiar 2. Colocar el puntero del mouse en el borde de la seleccin, hasta que ste se convierta en una flecha 3. Presionar la tecla Control el puntero cambiara a 4. Arrastrar el borde hasta la posicin destino 5. Soltar el botn del mouse y despus la tecla Control

Mover celdas

1. Seleccionar la celda o rango de celdas a mover 2. Colocar el puntero del mouse en el borde de la seleccin, hasta que ste se convierta en una flecha 3. Arrastrar el borde a la posicin de destino 4. Soltar el botn del mouse

Nota: Cuando se copian o se mueven celdas que contienen datos, stas reemplazan a las
celdas antiguas.

Insertar celdas entre celdas existentes


Pueden insertarse celdas copiadas o cortadas entre celdas existentes, de la siguiente forma.

1. 2. 3. 4. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea copiar o mover Elegir el comando Copiar o Cortar, en la cinta de opciones Inicio (ALT, O) Seleccionar la celda destino, hacer clic con el botn derecho del mouse Elegir el comando Insertar celdas cortadas... o Insertar celdas copiadas...

Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo

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5. Hacer clic en los botones de opcin Desplazar las celdas hacia la derecha o Desplazar las celdas hacia abajo 6. Hacer clic en el botn Aceptar

Desplazar celdas e insertarlas entre celdas ya existentes


Cuando ya se han escrito datos en un rango de celdas, en ocasiones ser necesario desplazarlas y colocarlas entre otras que ya contengan informacin.

Mover e insertar celdas arrastrando

1. 2. 3. 4. 5. Seleccionar la celda o rango de celdas que se van a desplazar Colocar el puntero del mouse en el borde de la seleccin Presionar la tecla SHIFT Arrastrar el borde a la nueva posicin Soltar el botn del mouse y posteriormente la tecla SHIFT

Las celdas se desplazarn y se insertarn entre las ya existentes.

Copiar e insertar celdas arrastrando

1. 2. 3. 4. 5. Seleccionar la celda o rango de celdas deseado Colocar el puntero del mouse en el borde de la seleccin Presionar las teclas CONTROL + SHIFT Arrastrar el borde a la nueva posicin Soltar el botn del mouse y posteriormente las teclas CONTROL + SHIFT

Las celdas se copiarn y se insertarn entre las ya existentes

Mover e insertar celdas utilizando el men contextual

1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se van a desplazar 2. Colocar el puntero del mouse en el borde de la seleccin 3. Presionar el botn derecho del mouse y sin soltarlo arrastrar el borde a la nueva posicin 4. Soltar el botn del mouse, se mostrar un men contextual

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5. Seleccionar el comando Desplazar celdas hacia abajo y mover o Desplazar celdas hacia la derecha y mover. Las celdas se desplazan y se insertan entre las ya existentes

Copiar e insertar celdas utilizando el men contextual

1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se van a copiar 2. Colocar el puntero del mouse en el borde de la seleccin 3. Presionar el botn derecho del mouse, y sin soltarlo arrastrar el borde a la nueva posicin 4. Soltar el botn del mouse, se mostrar un men contextual, seleccionar el comando Desplazar celdas hacia abajo y copiar o Desplazar celdas hacia la derecha y copiar. Las celdas se copian y se insertan entre las ya existentes

Pegado especial
Una vez que se han copiado celdas, Excel permite seleccionar entre varias opciones disponibles, como se desean pegar.

1. 2. 3. 4.

Seleccionar la celda o rango de celdas a copiar Hacer clic en la cinta de opciones Inicio Hacer clic en el botn Copiar del grupo Portapapeles Hacer clic en la celda destino

5. Hacer clic en la flecha de Pegar , del grupo Portapapeles 6. Se mostrar el men contextual y elegir el comando Pegado especial...

1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea copiar


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2. Presionar las teclas Control + C 3. Hacer clic derecho en la celda destino 4. Se mostrar el men contextual y elegir el comando Pegado especial... Se Mostrar el siguiente cuadro de dilogo.

5. Elegir la opcin deseada


Elemento Todo Frmulas Valores Formatos Comentarios Validacin Todo excepto bordes Ancho de las columnas Formatos de nmeros y frmulas Formatos de nmeros y valores Descripcin Pega el contenido y el formato de todas las celdas. Pega nicamente las frmulas como se han escrito en la barra de frmulas. Pega los valores como se presentan en las celdas. Pega solamente el formato de la celda. Pega los comentarios adjuntos a una celda. Pega las reglas de validacin de datos de las celdas copiadas. Pega el contenido y el formato de las celdas excepto los bordes. Pega el ancho de columna o de columnas. Pega nicamente las frmulas y todos los formatos de nmero de las celdas seleccionadas. Pega nicamente los valores y todos los formatos de nmero.

6. Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER


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Insercin de filas y columnas


Es posible insertar celdas en blanco o filas y columnas en cualquier lugar de la hoja de clculo. Cuando se insertan celdas, las dems celdas se desplazan para permitir la entrada de las nuevas. Al insertar una fila o una columna, Excel crea una nueva fila o columna y automticamente desplaza las existentes. Cuando se insertan celdas, filas o columnas, Excel actualiza las referencias dentro de las frmulas.

Insertar filas

1. Ubicar el cursor en la posicin en la que se deseen insertar las filas nuevas 2. Seleccionar la fila o filas que se deseen insertar 3. Hacer clic en la Inicio, o presionar las teclas ALT,O 4. Hacer clic en el botn Insertar , del grupo Celdas 1. Seleccionar la fila o filas que se deseen insertar 2. Hacer clic en la ficha Inicio, o presionar las teclas ALT,O 3. Elegir la flecha del botn del comando Insertar(I)

4. Seleccionar el comando Insertar filas de hoja (I)

1. Seleccionar la fila o filas que se deseen insertar 2. Hacer derecho del mouse Se mostrar el men contextual

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3. Seleccionar el comando Insertar

Insertar columnas

1. Ubicar el cursor en la posicin en la que se deseen insertar las filas nuevas 2. Seleccionar la columna o columnas que se deseen insertar 3. Hacer clic en la ficha Inicio, o presionar las teclas ALT,O 4. Hacer clic en el botn Insertar , del grupo Celdas 1. Seleccionar la columna o columnas que se deseen insertar 2. Hacer clic en la ficha Inicio, presionar las teclas ALT,O 3. Elegir la flecha del botn Insertar(I), del grupo Celdas

4. Seleccionar el comando Insertar columnas de hoja(N) 1. Seleccionar la columna o columnas que se deseen insertar 2. Hacer derecho del mouse
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Se mostrar el men contextual

3. Seleccionar el comando Insertar

Eliminar filas y columnas Eliminar filas

1. Seleccionar la fila o filas que se deseen eliminar 2. Hacer clic en la ficha Inicio, o presionar las teclas ALT,O 3. Hacer clic en el botn Eliminar del grupo Celdas 1. 2. 3. Seleccionar la fila o filas que se deseen eliminar Hacer clic en la ficha Inicio, o presionar las teclas ALT,O Elegir la flecha del botn Eliminar(D), del grupo Celdas

4. Seleccionar el comando Eliminar filas de hoja


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1. Seleccionar la fila o filas que se deseen eliminar 2. Hacer derecho del mouse Se mostrar el men contextual

3. Seleccionar el comando Eliminar

Eliminar columnas

1. Seleccionar la columna o columnas que se deseen eliminar 2. Hacer clic en la ficha Inicio, o presionar las teclas ALT,O 3. Hacer clic en el botn Eliminar, del grupo Celdas 1. Seleccionar la columna o columnas que se deseen eliminar 2. Hacer clic en la ficha Inicio, o presionar las teclas ALT,O 3. Elegir la flecha del botn Eliminar(D), del grupo Celdas

4. Seleccionar el comando Eliminar columnas de hoja 1. Seleccionar la columna o columnas que se deseen eliminar
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2. Hacer derecho del mouse Se mostrar el men contextual

3. Seleccionar el comando Eliminar

Insercin de celdas en blanco

1. 2. 3. 4. Seleccionar la celda o celdas que se deseen insertar Hacer clic en la ficha Inicio, o presionar las teclas ALT,O Hacer clic en la flecha del botn de comando Insertar (I) Seleccionar el comando Insertar celdas(E)

Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo.

5. Elegir la opcin deseada 6. Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

Nota: Utilizando el mtodo abreviado Control + (+) se podrn insertarn filas, columnas y
celdas Microsoft Excel 2010 Bsico Manual de Usuario Pgina 81

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Eliminar o borrar celdas


En Microsoft Excel cuando se eliminan celdas, se suprimen definitivamente de la hoja de clculo y las celdas circundantes se desplazan para ocupar el espacio vaco. Cuando se borran celdas, se borra el contenido o el formato, pero las celdas permanecen en la hoja de clculo. Cuando se borran o eliminan celdas dentro de la hoja de clculo se obtendrn diferentes resultados en las frmulas que hacen referencia a ellas. Si se borra el contenido de una celda, su valor se convertir en cero y cualquier frmula que se refiera a esa celda obtendr su resultado sobre ese valor cero. Si se elimina una celda, sta se habr suprimido de la hoja de clculo y una frmula que haga referencia a ella no podr encontrarla y devolver un valor de error.

Eliminar celdas

1. Seleccionar el rango de celdas que sern eliminadas 2. Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionando las teclas ALT, O, D 3. Elegir el comando Eliminar (D), del grupo Celdas

4. Elegir el comando Eliminar celdas

Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo.

5. Elegir la opcin que contenga la direccin en la cual se desea que se desplacen las celdas que rodean la seleccin 6. Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER
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Borrar celdas

1. Seleccionar el rango de celdas que se desean borrar 2. Presionar la tecla SUPR Este mtodo abreviado slo borrar el contenido de la celda, pero no las celdas ni los formatos definidos.

1. Seleccionar el rango de celdas que se desean borrar 2. Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionando ALT, O 3. Hacer clic en la flecha del comando Borrar (B2)

4. Elegir el comando deseado: Elemento Borrar Todo Borrar Formatos Borrar Contenido Borrar Comentarios Borrar hipervnculos Quitar hipervnculo Descripcin Elimina el contenido, formato y notas de las celdas seleccionadas. Suprime slo los formatos; el contenido de las celdas y las notas quedarn intactas. Elimina el contenido de las celdas seleccionadas sin alterar el formato o las notas. Suprime el comentario de las celdas seleccionadas, pero deja el contenido y formato intactos. Suprime los vnculos y mantiene el contenido y formato intactos suprime el hipervnculo y el formato, manteniendo el contenido Suprime el hipervnculo y el formato, dejando el contenido.

5. La informacin desaparecer de la hoja de clculo de acuerdo a la opcin

seleccionada

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VERIFICAR ORTOGRAFA E IMPRIMIR LA INFORMACIN DE UNA HOJA DE


CLCULO

Verificar Ortografa
Microsoft Excel permite corregir la ortografa en las hojas de clculo y los grficos. Cuando se revisa la ortografa de toda una hoja de clculo, se verifican todos sus elementos, incluyendo el texto en los grficos, cuadros de texto, botones, encabezados y pies de pgina, as como las notas de celda. Para revisar ortografa de: Una celda Un rango de celdas Una hoja de clculo completa Seleccionar El contenido de la celda Un rango de celdas Una sola celda

1. Seleccionar el rea a la que se desee verificar la ortografa 2. Seleccionar la cinta de opciones Revisar (ALT, R)

3. Seleccionar el comando Ortografa

(G), del grupo Revisin

En caso de encontrar alguna palabra desconocida para Microsoft Excel, se mostrar el siguiente cuadro de dilogo.

Sugerencia: Presionando la tecla de funcin F7 se podr revisar el documento


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1. Seleccionar alguna de las siguientes opciones:

Si la palabra sugerida en el cuadro Sugerencias es correcta

1. Hacer clic en el botn Cambiar


1. Elegir el botn Cambiar (ALT + C) Si la palabra correcta est desplegada en el cuadro Sugerencias:

1. Hacer clic en la palabra correcta. 2. Cuando sta aparezca seleccionada en el cuadro Sugerencias:, hacer clic en el botn Cambiar (ALT + C) 1. Desplazar el cursor al cuadro Sugerencias:, presionando las teclas ALT + N 2. Con las flechas de direccin seleccionar la palabra correcta de la lista 3. Elegir el botn Cambiar (ALT + C)

Si la palabra correcta no aparece en el cuadro Sugerencias:

1. Ubicar el cursor en el cuadro No est en el diccionario: 2. Escribir la palabra correcta 3. Elegir el botn Cambiar o presionar ENTER Si la palabra escrita en el documento es correcta y se desea continuar la verificacin sin cambiarla

1. Hacer clic en el botn Omitir una vez o presionar las teclas (ALT + V)

Si la palabra escrita en el documento es correcta y se desea continuar la verificacin sin que vuelva a marcarse como desconocida ms adelante

1. Hacer clic en el botn Omitir todas o presionar las teclas (ALT + T) Si la palabra correcta aparece en el cuadro No est en el diccionario: y se desea que sta se corrija automticamente en todo el documento (en el caso de que vuelva a aparecer)

1. Hacer clic en el botn Cambiar todas o presionar las teclas ALT + D


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Si la palabra escrita en el documento es correcta y se desea agregar al diccionario de la computadora para que en ocasiones posteriores no la marque como errnea

1. Hacer clic en el botn Agregar al diccionario o presionar las teclas ALT + A

Si se quiere deshacer la ltima accin realizada

1. Elegir el botn Deshacer (ALT + H)


Si se seleccion una celda que no est al principio de la hoja de clculo, Excel muestra el siguiente cuadro de dilogo cuando llega al final de la hoja de clculo.

Realizar uno de los dos pasos siguientes: Hacer clic en el botn S o presionar ENTER Hacer clic en el botn No Cuando Excel termina de verificar la ortografa de la hoja de clculo, se mostrar el siguiente cuadro de dilogo.

Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

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PREPARAR PGINA
Configurar tamao y orientacin de la pgina Tamao de la pgina

1. Hacer clic en la cinta de opciones Diseo de pgina (ALT, C) 2. Hacer clic en el Tamao (S,M) Se mostrar el siguiente submen. , del grupo Configurar pgina

3. Seleccionar el tamao deseado

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Orientacin de la Pgina

1. Hacer clic en la cinta de opciones Diseo de pgina (ALT, C) 2. Hacer clic en el Orientacin (O) Se mostrar el siguiente submen. , del grupo Configurar pgina

3. Seleccionar la orientacin deseada

Configurar Mrgenes

1. Hacer clic en el botn Vista preliminar de la barra de herramientas de acceso rpido 2. Mostrar los marcadores de mrgenes y ancho de columna haciendo clic en el botn Mrgenes 3. Apuntar a los marcadores de mrgenes y arrastrar el mouse hasta el lugar deseado

1. Seleccionar la cinta de opciones Diseo de Pgina presionando las teclas ALT,C 2. Seleccionar el indicador de cuadro de dilogo Configurar pgina 3. Seleccionar la ficha Mrgenes

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4. En los cuadros Superior:, Inferior:, Izquierdo: y Derecho: escribir o seleccionar con los botones de incremento o decremento la medida deseada 5. Para los mrgenes del Encabezado: y del Pie de pgina: escribir o seleccionar con los botones de incremento o decremento la medida deseada 6. Si se desea que la informacin se centre automticamente en la hoja en el momento de imprimir, activar la casilla Horizontalmente o Verticalmente del cuadro Centrar en la pgina 7. Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

Encabezados y pies de pgina

1. Hacer clic en la cinta de opciones Diseo de Pgina, presionando las teclas ALT,C 2. Seleccionar el indicador de cuadro de dilogo del grupo Configurar pgina
Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo.

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3. Seleccionar la ficha Encabezado y pie de pgina 4. En los cuadros de lista desplegable Encabezado: o Pie de pgina:, seleccionar alguno de los formatos incorporados de Microsoft Excel 5. En el caso de que se requiera crear un formato diferente, activar el botn Personalizar encabezado... o Personalizar pie de pgina...

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a) Seleccionar la seccin en la cual se desea que aparezca el encabezado o el pie de pgina (izquierda, central o derecha) b) Escribir el texto deseado c) Si se desea cambiar el tipo de letra


1. Hacer clic en el botn Fuentes
1. Con la tecla TABULADOR, desplazar el cursor hasta el botn Fuentes 2. Presionar ENTER

Insertar nmero de pgina


1. Hacer clic en el botn Nmero de pgina
1. Desplazar el cursor hasta el botn Nmero de pgina 2. y presionar ENTER

Insertar el nmero total de pginas

1. Hacer clic en el botn Total de pginas pginas de la hoja activa . Se insertar el nmero total de

1. Desplazar el cursor hasta el botn Total de pginas y presionar ENTER

Insertar la fecha

1. Hacer clic en el botn Fecha . Se insertar la fecha actual

1. Desplazar el cursor hasta el botn Fecha y presionar ENTER


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Insertar la hora

1. Para insertar la hora, hacer clic en el botn Hora

1. Desplazar el cursor hasta el botn Hora y presionar ENTER

Insertar la ruta de archivo


1. Hacer clic en el botn Ruta de Archivo trabajo . Se insertar la ruta del Libro de

1. Desplazar el cursor hasta el botn Ruta de Archivo

y presionar ENTER

Insertar el nombre del archivo


1. Hacer clic en el botn Nombre de archivo de trabajo . Se insertar el nombre del Libro

1. Desplazar el cursor hasta el botn Nombre de archivo

y presionar ENTER

Insertar nombre de la hoja


1. Hacer clic en el botn Nombre de hoja clculo activa . Se insertar el nombre de la hoja de

1. Desplazar el cursor hasta el botn Nombre de hoja 2. Elegir el botn Aceptar

y presionar ENTER

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Insertar imagen


1. Hacer clic en el botn Insertar imagen clculo activa . Se insertar la imagen en la hoja de

1. Desplazar el cursor hasta el botn Insertar imagen 2. Elegir el botn Aceptar

y presionar ENTER

Formato de imagen

1. Hacer clic en el botn formato de imagen . Aparecer el siguiente cuadro

2. Se elige el formato que se desee dar a la imagen 3. Hacer clic en el botn Aceptar y presionar ENTER

1. Desplazar el cursor hasta el botn formato de imagen 2. Elegir el botn Aceptar y presionar ENTER

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Vista preliminar
La presentacin preliminar mostrar cada pgina exactamente como ser impresa, con los mrgenes, saltos de pgina y encabezados.

1. Hacer clic en el botn Vista preliminar


de la Barra de acceso rpido

1. Hacer clic en la ficha Archivo (ALT, A) 2. Seleccionar el comando Imprimir (K)

Se mostrar la siguiente imagen.

Utilizar las flechas Pgina Siguiente o Pgina Anterior , para visualizar la pgina posterior o anterior del documento Si la distribucin del documento es correcta y se desea imprimir en el momento, utilizar el botn Imprimir En caso de requerir aumentar o disminuir el tamao de presentacin de la pgina, activar el botn Toda la pgina Si se desea cambiar la configuracin de la pgina hacer clic en el link Configurar pgina para desplegar el cuadro de dilogo Configurar pgina Para mostrar u ocultar los marcadores de mrgenes y ancho de columna elegir el botn Mostrar mrgenes Hacer clic en la ficha Inicio para regresar a la hoja activa
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Impresin
En Excel puede imprimirse una seleccin de celdas, la hoja de clculo activa, una seleccin de hojas o todo el libro de trabajo completo.

1. Hacer clic en el botn Imprimir todas las pginas de la hoja activa de la Barra de Acceso rpido, para imprimir


1. Hacer clic en la ficha Archivo (ALT, O) 2. Seleccionar el comando Imprimir (K)

3. Verificar que en el cuadro Impresora, aparezca el nombre de la impresora en la cual se desea imprimir. Si la impresora seleccionada no es la correcta: Hacer clic en el cuadro de lista desplegable Impresora, y seleccionar la impresora deseada En Configuracin, elegir la opcin deseada

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Elemento Hojas activa Todo el libro Seleccin

Descripcin Imprimir todas las pginas de las hojas de clculo seleccionadas. Imprimir todas las pginas de todas las hojas de clculo del libro de trabajo. Imprimir slo las celdas seleccionadas.

4. En el cuadro Copias escribir o seleccionar con los botones de control de giro el nmero de copias deseado 5. Especificar en el cuadro Pginas el rango de pginas que se desea imprimir 6. Si se desea que las copias se intercalen, hacer clic en el cuadro de lista Intercalacin seleccionar la opcin deseada 7. Hacer clic en el botn imprimir

Nota: Utilizando el mtodo abreviado Control + P se podrn imprimir todas las pginas de la hoja activa

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Mtodos abreviados
MTODOS ABREVIADOS
Tecla CONTROL+SHIFT+( CONTROL +SHIFT+) CONTROL +SHIFT+& CONTROL +SHIFT_ CONTROL +E CONTROL +SHIFT+$ CONTROL +SHIFT+% CONTROL +SHIFT+^ CONTROL +SHIFT+# CONTROL +SHIFT+@ CONTROL +SHIFT+! Muestra las filas ocultas de la seleccin. Muestra las columnas ocultas de la seleccin. Aplica el contorno a las celdas seleccionadas. Quita el contorno de las celdas seleccionadas. Aplica el formato de nmero General. Aplica el formato Moneda con dos decimales (los nmeros negativos aparecen entre parntesis). Aplica el formato Porcentaje sin decimales. Aplica el formato numrico Exponencial con dos decimales. Aplica el formato Fecha con el da, mes y ao. Aplica el formato Hora con la hora y los minutos e indica a.m. o p.m. Aplica el formato Nmero con dos decimales, separador de miles y signo menos (-) para los valores negativos. Selecciona el rea actual alrededor de la celda activa (el rea de datos delimitada por filas en blanco y columnas en blanco). En una tabla dinmica, selecciona todo el informe de tabla dinmica. Descripcin

CONTROL +SHIFT+*

CONTROL +SHIFT+: CONTROL +SHIFT+" CONTROL +SHIFT+Signo ms( +) CONTROL +Signo menos (-) CONTROL +; ALT+ CONTROL +' CONTROL +1 CONTROL +2 CONTROL +3

Inserta la hora actual. Copia el valor de la celda situada sobre la celda activa en la celda o en la barra de frmulas. Muestra el cuadro de dilogo Insertar para insertar celdas en blanco.

Muestra el cuadro de dilogo Eliminar para eliminar las celdas seleccionadas.

Inserta la fecha actual. Cambia entre mostrar valores de celda y mostrar frmulas de la hoja de clculo. Copia en la celda o en la barra de frmulas una frmula de la celda situada sobre la celda activa. Muestra el cuadro de dilogo Formato de celdas. Aplica o quita el formato de negrita. Aplica o quita el formato de cursiva.

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Tecla CONTROL +4 CONTROL +5 CONTROL +6 CONTROL +8 CONTROL +9 CONTROL +0 CONTROL +E Aplica o quita el formato de subrayado. Aplica o quita el formato de tachado.

Descripcin

Cambia entre ocultar objetos, mostrarlos o mostrar marcadores de los objetos. Muestra u oculta smbolos de esquema. Oculta filas seleccionadas. Oculta columnas seleccionadas. Selecciona toda la hoja de clculo. Si la hoja de clculo contiene datos, CONTROL +E selecciona la regin actual. Si presiona CONTROL +E una segunda vez, se selecciona la regin actual y sus filas de resumen. Presionando CONTROL +E por tercera vez, se selecciona toda la hoja de clculo. Cuando el punto de insercin est a la derecha de un nombre de funcin en una frmula, muestra el cuadro de dilogo Argumentos de funcin. CONTROL +SHIFT+A inserta los parntesis y nombres de argumento cuando el punto de insercin est a la derecha de un nombre de funcin en una frmula.

CONTROL +N CONTROL +C

Aplica o quita el formato de negrita. Copia las celdas seleccionadas. CONTROL +C seguido de otro CTRL+C muestra el Portapapeles.

CONTROL +J

Utiliza el comando Rellenar hacia abajo para copiar el contenido y el formato de la celda situada ms arriba de un rango seleccionado a las celdas de abajo. Muestra el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar con la ficha Buscar seleccionada. SHIFT+F5 tambin muestra esta ficha, mientras que SHIFT+F4 repite la ltima accin de Buscar. CONTROL +SHIFT+F abre el cuadro de dilogo Formato de celdas con la ficha Fuente seleccionada.

CONTROL +B

CONTROL +I

Muestra el cuadro de dilogo Ir a. F5 tambin muestra este cuadro de dilogo.

CONTROL +L CONTROL +K CONTROL +ALT+K

Muestra el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar con la ficha Reemplazar seleccionada. Aplica o quita el formato de cursiva. Muestra el cuadro de dilogo Insertar hipervnculo para hipervnculos nuevos o el cuadro de dilogo Modificar hipervnculo para hipervnculos existentes seleccionados. Crea un nuevo libro en blanco.

CONTROL +U

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Pgina ii

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Tecla CONTROL +A

Descripcin Muestra el cuadro de dilogo Abrir para abrir o buscar un archivo. CONTROL +SHIFT+O selecciona todas las celdas que contienen comentarios.

CONTROL +P

Muestra el cuadro de dilogo Imprimir. CONTROL +SHIFT+F abre el cuadro de dilogo Formato de celdas con la ficha Fuente seleccionada.

CONTROL +D

Utiliza el comando Rellenar hacia la derecha para copiar el contenido y el formato de la celda situada ms a la izquierda de un rango seleccionado a las celdas de la derecha. Guarda el archivo activo con el nombre de archivo, la ubicacin y el formato de archivo actuales.

CONTROL +G

CONTROL +F

Muestra el cuadro de dilogo Crear tabla.

CONTROL +S

Aplica o quita el formato de subrayado. CONTROL +SHIFT+U cambia entre expandir y contraer de la barra de frmulas.

CONTROL +V

Inserta el contenido del Portapapeles en el punto de insercin y reemplaza cualquier seleccin. Disponible solamente despus de haber cortado o copiado un objeto, texto o el contenido de una celda. CONTROL +ALT+V muestra el cuadro de dilogo Pegado especial. Disponible solamente despus de haber cortado o copiado un objeto, texto o el contenido de una celda en una hoja de clculo o en otro programa.

CONTROL +R CONTROL +X CONTROL +Y CONTROL +Z

Cierra la ventana del libro seleccionado. Corta las celdas seleccionadas. Repite el ltimo comando o accin, si es posible. Utiliza el comando Deshacer para invertir el ltimo comando o eliminar la ltima entrada que escribi. CONTROL +SHIFT+Z utiliza los comandos Deshacer o Rehacer para invertir o restaurar la ltima correccin automtica cuando se muestran las etiquetas inteligentes de Autocorreccin.

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Pgina iii