PRACTICA No.

Universidad Tecnologica de Tecamac

Alumna: Estefani Guerrero Velasquez
Materia : Informatica 1 Grado: 1ARH7
24/09/2013

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE UTILIZAR MICROSOFT OFFICE Y CADA UNA DE SUS HERRAMIENTAS.

Microsoft Office, tambin conocido como MS Office, es un popular software que cuenta con mltiples programas de publicacin y edicin. Viene con todo lo que pueda llegar a utilizarse en un entorno de oficina: de ah su nombre. Los usuarios tienen la opcin de elegir entre distintas suites de Microsoft Office. Estos entornos estn ideados para estudiantes, usuarios domsticos, pequeas empresas y corporaciones. El que t elijas depender de tus circunstancias.

VENTAJAS DE UTILIZAR MICROSOFT OFFICE

Ventajas: 1.-Proteccin de documentos 2.-Conexin ms efectiva de personas, informacin y procesos 3.-Recopilacin de la informacin y uso de la misma en cualquier lugar y momento 4.-Recopilacin de la informacin de un modo ms flexible y preciso 5.-Expeditar la entrada de datos 6.-Fcil uso de las herramientas de Visual Studio para crear soluciones personalizadas 7.-Comunicar de forma ms efectiva con las nuevas herramientas de creacin de grficos y los diagramas SmartArt.

Los diagramas SmartArt y el nuevo motor de grficos son muy tiles para crear contenido de magnfico aspecto con formas tridimensionales, transparencia, sombras y otros efectos. 8.-Montar rpidamente documentos mediante el uso de los bloques de creacin. Los bloques de creacin de Office Word 2007 se pueden utilizar para montar documentos a partir de contenido predefinido o de uso frecuente como texto de renuncia, citas, barras laterales, portadas y otros tipos de contenido. Todo esto le ayudar a ahorrar el tiempo que empleara en crear nuevo contenido o copiar y pegar entre documentos; tambin le servir para garantizar la coherencia de todos los documentos creados en su organizacin. 9.-Guardar como PDF o XPS directamente desde Office Word 2007 Office Word 2007 le ofrece la opcin de compartir documentos con otras personas. Puede convertir sus documentos de Word a formato PDF (Portable Document Format) o XPS (XML Paper Specification) sin utilizar herramientas de otros fabricantes; esto le permitir mantener una amplia comunicacin con usuarios de cualquier plataforma.1 10.-Publicar y mantener blogs directamente desde Office Word 2007. Ahora puede publicar blogs directamente desde Office Word 2007. Puede configurar Office Word 2007 de modo que exista un vnculo directo con su sitio de blogs, y utilizar la excelente experiencia de Word para crear blogs con imgenes, tablas y caractersticas avanzadas de formato de texto. 11.-Agilizar los procesos de revisin de documentos con Office Word 2007 y Microsoft Office SharePoint Server 2007. Con los servicios de flujo de trabajo integrados de Office SharePoint Server 2007 puede iniciar y controlar los procesos de aprobacin y revisin de documentos desde Office Word 2007; esto le permitir acelerar los ciclos de revisin en su organizacin sin que el personal tenga que aprender nuevas herramientas. 12.-Conectar los documentos a la informacin empresarial. Cree documentos inteligentes dinmicos que se actualicen al conectarse con sistemas de servidor mediante los controles de documentos y los enlaces de datos nuevos. Mediante el uso de las nuevas funciones de integracin de XML, las organizaciones pueden implementar plantillas inteligentes que faciliten al personal el proceso de creacin de documentos perfectamente estructurados. 13.-Quitar las marcas de revisin, los comentarios y el texto oculto de los documentos. Detecte y quite comentarios no deseados, texto oculto o informacin personal utilizando el Inspector de documento; de este modo evitar que se escape informacin confidencial cuando se publiquen sus documentos.

14.-Usar el panel de revisin formado por tres paneles para comparar y combinar documentos. Office Word 2007 facilita la bsqueda de los cambios que se han realizado en un documento. El nuevo panel de revisin formado por tres paneles le ayudar a ver ambas versiones de un documento con el texto eliminado, insertado y movido marcado de forma clara. 15.-Reducir el tamao de sus archivos y mejorar la recuperacin de archivos daados. Los nuevos formatos XML abiertos de Office conformes con Ecma permiten una reduccin significativa en el tamao de los archivos y una mejora en la recuperacin de los archivos daados. Estos nuevos formatos suponen un ahorro enorme en los requisitos de almacenamiento y ancho de banda, a la vez que reduce la carga de trabajo del personal de TI. 16.-Una instalacin de Estacin de trabajo o Ejecutar desde servidor de red ofrece las siguientes ventajas: Se reduce al mnimo el espacio de disco duro utilizado en cada equipo. Si usted u otros usuarios realizan este tipo de instalacin, la cantidad de espacio de disco que requiere Office es menor que la cantidad necesaria en una instalacin Tpica, Completa/Personalizada o Compacta/Equipo porttil desde los discos o los discos compactos de Office. Esto es importante si el disco duro del equipo dispone de poco espacio. Puede ejecutar Microsoft Office en una estacin de trabajo sin disco. Si usted u otros usuario disponen de estaciones de trabajo sin disco, puede seguir ejecutando Microsoft Office aunque realice una instalacin de Estacin de trabajo o Ejecutar desde servidor de red de Office. 17.-DEDICAR MS TIEMPO A ESCRIBIR Y MENOS TIEMPO A APLICAR FORMATO. LA INTERFAZ DE USUARIO DE OFFICE FLUENT PRESENTA LAS HERRAMIENTAS QUE NECESITA EN EL MOMENTO PRECISO, FACILITANDO Y AGILIZANDO LA APLICACIN DE FORMATO A SUS DOCUMENTOS. AHORA PUEDE ENCONTRAR EN OFFICE WORD 2007 LAS CARACTERSTICAS APROPIADAS PARA QUE EL PODER DE COMUNICACIN DE SUS DOCUMENTOS SEA MS EFICAZ. MEDIANTE LAS CARACTERSTICAS ESTILOS RPIDOS Y TEMAS DEL DOCUMENTO, SE PUEDE MODIFICAR CON RAPIDEZ EL ASPECTO DEL TEXTO, LAS TABLAS Y LOS GRFICOS DE TODO EL DOCUMENTO PARA QUE COINCIDA CON EL ESTILO O LA COMBINACIN DE COLORES QUE DESEE.

Desventajas En una instalacin administrativa de Microsoft Office, se utiliza ms espacio en el disco del servidor. La cantidad de espacio de disco necesaria en el servidor oscila entre 100 y 325 MB (o ms, segn la versin de Microsoft Office). Si otros programas utilizan su servidor de red o si lo utiliza para almacenar archivos de datos, es posible que el servidor no tenga suficiente espacio en disco.

Si elige una instalacin de Estacin de trabajo o Ejecutar desde servidor de red, la velocidad de ejecucin de los programas puede reducirse si el volumen de trfico de la red es muy alto o si el uso del servidor de red es muy intenso. Adems, si el servidor est desconectado (por ejemplo, para reparaciones o mantenimiento), usted y los dems usuarios no podrn usar los programas de Microsoft Office.

Si elige una instalacin de Estacin de trabajo o Ejecutar desde servidor de red, deber estar conectado al servidor de red para poder ejecutar cualquiera de los programas de Office. Si elige una instalacin de Estacin de trabajo o Ejecutar desde servidor de red, debe ser consciente de las desventajas siguientes: En una instalacin administrativa de Microsoft Office, se utiliza ms espacio en el disco del servidor. La cantidad de espacio de disco necesaria en el servidor oscila entre 100 y 325 MB (o ms, segn la versin de Microsoft Office). Si otros programas utilizan su servidor de red o si lo utiliza para almacenar archivos de datos, es posible que el servidor no tenga suficiente espacio en disco.

Si elige una instalacin de Estacin de trabajo o Ejecutar desde servidor de red, la velocidad de ejecucin de los programas puede reducirse si el volumen de trfico de la red es muy alto o si el uso del servidor de red es muy intenso. Adems, si el servidor est desconectado (por ejemplo, para reparaciones o mantenimiento), usted y los dems usuarios no podrn usar los programas de Microsoft Office.

Si elige una instalacin de Estacin de trabajo o Ejecutar desde servidor de red, deber estar conectado al servidor de red para poder ejecutar cualquiera de los programas de Office.

Por ejemplo, si trabaja con un equipo porttil, no elija una instalacin de Estacin de trabajo o Ejecutar desde servidor de red de Office si piensa usar el equipo fuera de la oficina.

NOTA: aunque puede ser posible conectarse a la red por mdem y acceso remoto a la red, Microsoft recomienda NO emplear este mtodo para ejecutar Office. Se tarda bastante tiempo en descargar todos los archivos necesarios para ejecutar un nico programa (de 10 a 20 minutos o ms). Tenga en cuenta que las dos ltimas desventajas (rendimiento y conexin de red ms lentos) no son un inconveniente si elige las instalaciones Tpica, Personalizada/Completa o Compacta/Equipo porttil de Office desde el servidor de red. En cada uno de estos tipos de instalaciones, todos los archivos necesarios se copian al disco duro local. Slo es necesaria una conexin al servidor de red si deben instalarse archivos adicionales o si desea quitar correctamente Office del equipo ejecutando el programa de instalacin de Microsoft Office.