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ACTA No. 002 ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO GUZMN PUTUMAYO

Designacin del representante de la Alta Direccin y Nombramiento del Equipo MECI

LUGAR Y FECHA: Despacho Municipal, Octubre 23 de 2006 El suscrito ALCALDE DEL MUNICIPIO DE PUERTO GUZMN, conjuntamente con todos los funcionarios de la Entidad, con el fin de continuar el proceso de implementacin del Modelo Estndar de control Interno, en concordancia con las directrices impartidas por el Departamento administrativo de la Funcin Publica DAFP, a travs de la circular 03 de 2005, y en el marco conceptual definido por el decreto 1599 de 2005, se reunieron en las instalaciones de la alcalda a fin de: 1. Nombrar al representante de la Alta direccin 2. designar el equipo MECI 1. Nombramiento del representante de la Alta direccin En cumplimiento de la circular 03 de 2005 del DAFP, se designo al funcionario del nivel directivo, quien ser el representante Legal de la Entidad, y nico responsable de establecer, desarrollar y mantener el Sistema de Control Interno. Para ello se tuvo en cuenta que este fuera, distinto al Jefe de la Oficina de Control Interno, para efectos de garantizar la operacionalizacin de las acciones necesarias al desarrollo, implementacin y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno basado en el Modelo Estndar de Control Interno que establece el Anexo Tcnico MECI 1000:2005, este representante actuar bajo las polticas establecidas por el Comit de Coordinacin de Control Interno. El representante de la Direccin para el diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno debe cumplir con los siguientes roles y responsabilidades: 1. Formular, orientar, dirigir y coordinar el proyecto de diseo e implementacin del Modelo.
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2. Asegurar que se desarrollen a cabalidad cada una de las etapas previstas para el diseo e implementacin del Modelo. 3. Informar a la alta direccin sobre la planificacin y avances del proyecto de diseo e implementacin del Modelo. 4. Dirigir y coordinar las actividades del Equipo MECI. 5. Coordinar con los directivos o responsables de cada rea o proceso las actividades que requiere realizar el Equipo MECI, en armona y colaboracin con los servidores de dichas reas. 6. Hacer seguimiento a las actividades planeadas para el diseo e implementacin del MECI, aplicando correctivos donde se requiera. 7. Someter a consideracin del Comit de Coordinacin de Control Interno las propuestas de diseo e implementacin del Modelo, para su aprobacin. El funcionario que se designo por reunir las cualidades tcnicas, legales y humanas para dicha funcin fue el Dr. JAIRO RODOLFO GARCIA ORTIZ, quien desempea el cargo de Jefe de la Oficina de Planeacin y proyectos especiales (OPPE); quien adems contara con la colaboracin directa de la Dr. Patricia Gutirrez, profesional universitario del despacho de la Alcalda, pues ella tiene un amplio conocimiento y capacitacin en el tema de MECI

2. Designacin del equipo MECI Segn lo establecido en la circular 03 de 2005, la entidad deber contar con un Equipo de Trabajo Institucional con diferentes niveles de autoridad y responsabilidad frente al Control Interno, conformado por tres (3) grupos as: a). Un primer grupo directivo, que corresponde al ya conformado Comit de Coordinacin de Control Interno, el cual acta bajo las directrices de la mxima autoridad de la Entidad, conforme a lo establecido en el artculo 13 de la Ley 87 del 29 de noviembre de 1993 y su Decreto Reglamentario 1826 del 3 de agosto de 1994.
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b). Un segundo grupo operativo, que se denominar Equipo MECI, conformado por servidores pblicos de la Entidad, de carcter multidisciplinario, con representatividad de todas las reas organizacionales de la Entidad, el cual deber ser coordinado y supervisado por El Representante de la Direccin. El Equipo MECI tendr bajo su responsabilidad adelantar los procesos de diseo, apoyo y coordinacin con las diferentes dependencias organizacionales de la Entidad, para lograr una ptima implementacin del MECI 1000:2005. c). Un tercer grupo evaluador, integrado por el Jefe de la Unidad u Oficina de Coordinacin del Control Interno, Auditor Interno, Asesor o quien haga sus veces en la respectiva Entidad y los servidores pblicos a su cargo, que tendrn bajo su responsabilidad la evaluacin independiente y objetiva del desarrollo, implementacin, mantenimiento y mejoramiento continuo del MECI 1000:2005. Frente a la conformacin de los dos primeros grupos, y ante la reducida planta de personal con que cuenta la entidad, sumado al gran numero de tareas que se deben cumplir, se decidi, con el visto bueno del DAFP (a travs de consulta telefnica) conformar un solo Equipo de trabajo para el MECI, con representantes de todas las reas y niveles jerrquicos as como de las diferentes reas y disciplinas acadmicas con que cuenta la entidad;

Las personas designadas para conformar dicho equipo son: CLAUDIA CARMENZA GARCA L. Jefe Oficina Financiera y Administrativa GISNELA BARCO ROMO Jefe Oficina de Desarrollo Social CELENI TORRES PEA Tcnico - Secretaria oficina de Planeacin SANDRA MILENA SALAMANCA Asistencial - oficina de Gobierno y convivencia ciudadana
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LILIBET TORRES Tcnico encargada almacn JULIO CESAR ADARVE CABEZA Tesorero municipal El Equipo designado cumplir los siguientes roles y responsabilidades: 1. Adelantar el proceso de diseo e implementacin del Modelo bajo las orientaciones del representante de la direccin. 2. Capacitar a los servidores de la entidad en el Modelo. 3. Asesorar a las reas de la entidad en el diseo e implementacin del Modelo. 4. Revisar, analizar y consolidar la informacin para presentar propuestas de diseo e implementacin del Modelo al representante de la direccin, para su aplicacin. 5. Trabajar en coordinacin con los servidores designados por rea en aquellas actividades requeridas para el diseo e implementacin del Modelo El Grupo evaluador, se conforma por el jefe de la oficina de Gobierno y Convivencia Ciudadana, el Dr. JOS LUIS CARABAL SANDOVAL, por ser quien tiene designadas las funciones de control interno de la entidad, adems contara con el apoyo de un asesor externo con experiencia y conocimiento en el rea del control interno y del MECI:2005 Es importante precisar que el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades pblicas a que hace referencia el artculo 5 de la Ley 87 de 1993, ser responsabilidad de la mxima autoridad de la Entidad u organismo correspondiente y de los jefes de cada dependencia de las entidades y organismos, as como de los dems funcionarios de la respectiva Entidad (responsabilidad de Todos), por lo cual quien tiene la funcin de control interno en la entidad no debe participar de manera directa en las acciones de diseo e implementacin del MECI 1000:2005, para respetar as su rol de Evaluador independiente. Los funcionarios designados en cada uno de los Roles del MECI, aceptan y reconocen la importancia y compromiso de la labor a realizar, frente a lo cual expresan su compromiso con la firma del presente documento.

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Para constancia se firma en la ciudad de Puerto Guzmn a los veinte tres (23) das del mes de octubre de 2006. Equipo MECI Designado en la Alcalda Municipal de Puerto Guzmn Putumayo

_________________________________ CLAUDIA CARMENZA GARCA L. Jefe Oficina Financiera y Administrativa

_________________________________ SANDRA MILENA SALAMANCA Asistencial - oficina de Gobierno convivencia ciudadana _________________________________ LILIBET TORRES Tcnico encargada almacn

_________________________________ GISNELA BARCO ROMO Jefe Oficina de Desarrollo Social

_________________________________ _________________________________ CELENI TORRES PEA JULIO CESAR ADARVE CABEZA Tcnico - Secretaria oficina de Planeacin Tesorero municipal

Representante de la Alta Direccin ______________________________________ JAIRO RODOLFO GARCIA ORTIZ Jefe Oficina De Planeacin Y Proyectos Especiales

Jefe de Control Interno o Quien hace sus veces _______________________________ JOS LUIS CARABAL SANDOVAL Jefe Of. Gobierno y Convivencia Ciudadana

_________________________ VICENTE WILLIAM CASTILLO D. Alcalde de Puerto Guzmn

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