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Elas Aguirre 933 Fono 481614

cpead_cis@crece.uss.edu.pe
MICROSOFT EXCEL
Sesin N 11:
Proteccin y autenticacin de Libros
11.1. Permitir a varios usuarios tener acceso a un libro.
11.2. Administrar un libro compartido.
11.3. Proteger y autenticar libros.
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Permitir a varios usuarios tener acceso a un libro
Al pedir a varios usuarios que tengan acceso al mismo libro, el hecho de que cada
usuario deba abrir, modificar y guardar el libro puede convertirse en una tarea
tediosa y que requiere mucho tiempo. En casos como ste, Excel 2010 le ofrece la
facilidad de compartir los libros a travs de una red para que varios usuarios puedan
abrir y trabajar en los libros simultneamente. Tambin puede compartir un libro con
usuarios que no tienen Excel 2010 instalado guardando y publicando el libro como
un documento Web.
Compartir un libro
En Excel 2010, puede compartir un libro
a travs de una red para que varios
usuarios puedan trabajar en l al mismo
tiempo. Por ejemplo, los empleados en
una compaa comercial pueden ver y
trabajar simultneamente en diferentes
detalles, como la informacin del cliente
y los nmeros de envo, que se
almacenan en un libro.
Al compartir un libro, ms de un usuario
podra trabajar al mismo tiempo en las
mismas celdas de una hoja de clculo.
Los cambios realizados por los usuarios
en los valores de la celda podran estar
en conflicto entre s. En casos como
ste, puede seleccionar los cambios que
se deberan aplicar a la celda. Por
ejemplo, el precio de un nivel de servicio
podra cambiar y dos usuarios podran
escribir dos precios diferentes como nuevo precio. Si ha seleccionado la opcin
Preguntar cules prevalecen en el cuadro de dilogo Compartir libro, puede decidir
qu precio mantendr como precio nuevo.
Tambin puede configurar Excel 2010 para mantener un historial de los cambios
realizados en un libro. De forma predeterminada, Excel 2010 conserva un registro de
todos los cambios durante 30 das. Sin embargo, puede cambiar la duracin segn
sea necesario. Puede escribir la duracin necesaria en el cuadro Control de cambios
que se encuentra en la ficha Avanzadas del cuadro de dilogo Compartir libro. Para
tener acceso a la ficha Avanzadas, haga clic en Compartir libro en el grupo Cambios
en la ficha Revisar.
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Tambin puede compartir un libro envindolo a los diferentes usuarios a travs de
un mensaje de correo electrnico. Para enviar un libro a travs de un mensaje de
correo electrnico, cree un nuevo mensaje de correo electrnico y, a continuacin,
haga clic en el botn Adjuntar para adjuntar el libro.
Compartir un libro
Para compartir un libro, realice los pasos siguientes:
1. Para abrir el cuadro de dilogo Compartir libro, en la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en
Compartir libro.
2. En el cuadro de dilogo Compartir libro, seleccione la opcin Permitir la modificacin por varios
usuarios a la vez.
3. Para confirmar el proceso, haga clic en Aceptar.
4. Para guardar y compartir el libro, haga clic en Aceptar.
No puede compartir ningn libro que contenga una tabla de datos. Para compartirlo, debe convertir la tabla de
datos en un rango de celdas normal.
Para convertirla en un rango de celdas normal, realice los pasos siguientes:
1. Para convertir una tabla de datos en un rango de celdas normal, seleccinela y haga clic en la ficha
Diseo.
2. En el grupo Herramientas, haga clic en Convertir en rango.
3. Para confirmar el cambio, haga clic en S en el cuadro de dilogo.
Para enviar un libro a travs de un mensaje de correo electrnico, realice los pasos siguientes:
1. Abra el libro que desea enviar a travs de un mensaje de correo electrnico.
2. Haga clic en el botn de Microsoft Office, elija Enviar y, a continuacin, haga clic en Correo
electrnico.
3. En el cuadro Para, escriba la direccin de correo electrnico.
4. Para enviar el mensaje de correo electrnico con el libro adjunto, haga clic en Enviar.
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Guardar un libro como un documento Web
Asimismo, puede compartir un libro en Excel 2010 guardndolo como un documento Web y
publicndolo a continuacin en Internet. Una vez publicado el libro en Internet, los usuarios
podrn obtener acceso al mismo en un explorador Web. Por consiguiente, puede compartir el
libro con usuarios que no tienen Excel 2010 o que tienen versiones diferentes de Excel.
Excel 2010 le proporciona la opcin de publicar un libro completo o slo los elementos en
hojas concretas, como una pgina Web. En esta demostracin, ver cmo guardar un libro y
cmo publicar un informe de tabla dinmica como una pgina Web.
Administracin de un libro compartido
Al compartir un libro, varios usuarios podran trabajar
simultneamente en el mismo libro. Por consiguiente, realizar un
seguimiento de los cambios efectuados por cada usuario y
administrar el libro compartido se convierte en una tarea tediosa.
En esta situacin, puede utilizar varias caractersticas en Excel
2010, como agregar comentarios y realizar el seguimiento de los
cambios en las celdas, para ayudarle a administrar eficazmente la
informacin en el libro compartido. Puede agregar comentarios en
las celdas del libro para proporcionar informacin adicional sobre los datos en las
celdas. Tambin puede configurar el libro para grabar cualquier cambio realizado en l.
Agregacin de comentarios a una celda en un libro
Para proporcionar informacin adicional sobre los datos de un libro, puede insertar
comentarios en las celdas. Para realizar el seguimiento del usuario que insert o
modific comentarios en la hoja de clculo, puede forzar los controles de acceso, como
requerir a los usuarios que escriban nombres de cuenta y contraseas cuando tienen
acceso a un equipo. Cuando un usuario edita un comentario, los cambios realizados se
marcan con el nombre del usuario y se agregan al comentario original.
En esta demostracin, ver cmo agregar los comentarios a dos celdas. Tambin
obtendr informacin sobre cmo resaltar las celdas que contienen los comentarios,
revisar un comentario y eliminarlo.
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Administrar los cambios en un libro compartido.
Si varios usuarios obtienen acceso y modifican los datos de un libro, Excel 2010 le
permite hacer el seguimiento de los cambios realizados por los diferentes usuarios.
Si comparte un libro y habilita el seguimiento de los cambios, los cambios realizados por
los usuarios que obtengan acceso simultneamente al libro se muestran en colores
diferentes. Excel 2010 muestra estos cambios como una informacin en pantalla que
contiene los datos del usuario y el equipo de los que el usuario realiz estos cambios.
Puede aceptar o rechazar todos los cambios para implementar todos los cambios o
restaurar todas las celdas a sus valores originales, respectivamente. Tambin puede
aceptar o rechazar uno por uno los cambios marcados. Adems, puede crear una hoja
de clculo Historial en su libro para mantener un registro detallado de todos los cambios
que realice en un libro.
Proteccin y autenticacin de libros
Al compartir un libro en una red, los usuarios sin autorizacin
podran intentar obtener acceso al libro. Por consiguiente, debe
asegurarse de que slo usuarios autorizados puedan abrir o
modificar el libro. En Excel 2010, puede limitar el acceso a libros
o elementos de los libros mediante el uso de contraseas.
Adems, puede autenticar los libros utilizando certificados y
firmas digitales para garantizar la integridad de los datos.
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Proteccin de acceso
Para restringir el acceso a un libro o
elementos de un libro, puede
establecer contraseas en las hojas
de clculo, celdas o rangos de
celdas. La contrasea puede ser una
cadena aleatoria que contenga una
combinacin de caracteres
especiales, letras de un alfabeto y
nmeros.
Si protege su libro mediante
contrasea, se pedir a los usuarios que escriban la contrasea en un cuadro de dilogo
que aparece al intentar abrir el libro. Puede especificar los tipos siguientes de
contraseas para los usuarios:
Contrasea de apertura. Esta contrasea slo permite a los usuarios abrir y ver el
libro. Esta contrasea est cifrada para ayudarle a proteger sus datos de accesos
no autorizados.
Contrasea de escritura. Esta contrasea permite a los usuarios realizar cambios
en el libro y guardar los cambios. Esta contrasea no est cifrada y tiene como
nico objetivo proporcionar a determinados usuarios permiso para editar los
datos del libro.
Al crear las contraseas, asegrese de crear contraseas seguras que sean difciles de
adivinar. Las contraseas complejas como Y6dh!et5 combinan letras maysculas con
minsculas, nmeros y smbolos. Debe evitar crear contraseas de seguridad baja como
Libro 23 ya que las herramientas de pirateo de contraseas pueden averiguarlas con
facilidad.
Firmas y certificados digitales
Puede autenticar los libros compartidos
utilizando firmas digitales y certificados en
Excel 2010. Los certificados digitales y
firmas le ayudan a identificar el origen de
los libros compartidos. Al firmar un libro
mediante un certificado digital, adems, se
protege el contenido del libro de
falsificaciones y modificaciones.
Una firma digital es un sello de
autenticacin electrnico, cifrado y seguro
de un libro. Excel 2010 puede reconocer y
utilizar firmas digitales para comprobar la
identidad del usuario que haya firmado el
libro. Para firmar digitalmente un libro de
Excel 2010, se requiere un certificado
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digital.
Puede obtener un certificado digital de una entidad emisora de certificados (CA). Si
firma un libro en Excel 2010 utilizando un certificado digital obtenido de una CA, los
usuarios pueden comprobar la autenticidad de su firma digital. En Excel 2010,
tambin puede crear certificados digitales para uso personal o con fines de prueba.
Puede crear sus propios certificados digitales utilizando la herramienta SelfCert.exe
que se proporciona en Microsoft Office.
Autenticacin de un libro
Puede utilizar la herramienta SelfCert.exe para crear un certificado digital en Excel
2010. Puede crear, a continuacin, una firma digital utilizando el certificado. Una
firma digital slo puede autenticarse en el equipo en el que se haya creado. En esta
demostracin, ver cmo se crea un certificado digital y, a continuacin, firmar
digitalmente un libro utilizando el certificado.