INFORME PRINCIPAL

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LLENADO DE LOS LIBROS Y REGISTROS CONTABLES

LLENADO DEL LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES EN EL RGIMEN ESPECIAL DE RENTA

Csar Augusto Roque Cabanillas(*)

Introduccin
Siguiendo con el anlisis del llenado de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios dispuestos por la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/ SUNAT, en esta oportunidad veremos lo concerniente al llenado del libro de inventarios y balances que corresponde a los contribuyentes del Rgimen Especial de Renta. En ese sentido, mediante el numeral 3.3 del artculo 13 de la norma versada, se dispone que las personas naturales o jurdicas que obtienen rentas de tercera categora en el Rgimen Especial, quedarn obligados a llevar el libro de inventarios y balances, segn lo dispuesto en la Resolucin de Superintendencia N 071-2004/SUNAT, norma que fue publicada el 26/03/2004. Como recordaremos, la norma referida establece que este libro se encuentra integrado por 6 anexos, cuya denominacin es la siguiente: Anexo 1: Balance de comprobacin anual Anexo 2: Detalle anual de los saldos de las cuentas contables Anexo 3: Control mensual de la cuenta 10 - Caja y bancos Anexo 4: Control anual de las cuentas 20 - Mercaderas y 21 - Productos terminados Anexo 5: Control mensual de los bienes del activo fijo propios Anexo 6: Control mensual de los bienes de terceros En ese sentido y con la finalidad de ofrecer una mejor visualizacin de las pautas a tener en cuenta para el llenado de los citados formatos, recurriremos al desarrollo del siguiente caso prctico:
CASO PRCTICO

Detalle ancos Caja y bancos Clientes Mercaderas Inmueble, maquinaria y equipo Cargas diferidas Depreciacin acumulada IGV Pago a cuenta Impuesto a la Renta Contribuciones a instituciones pblicas Remuneraciones por pagar Proveedores Cuentas por pagar diversas Beneficios sociales trabajadores Capital Resultados acumulados Compras Variacin de existencias Cargas de personal Servicios prestados por terceros Cargas diversos de gestin Cargas financieras Provisiones del ejercicio Costo de ventas Ventas Cargas imputables a cuentas de costos Gastos administrativos Gastos de ventas Gastos fina financieros Movimiento total

Debe 265,397.55 168, 779.43 41,749.73 74,000.00 14,067.00 41,927.79 3,052.88 220.00 1,450.00 108,280.37 57,470.92

Haber 265,142.85 165,972.63 39,417.83

12,410.83 44,886.06 366.67 1,450.00 114,112.21 74,277.00 138.83 53,000.00

13,785.08 41,749.73 41,749.73 5,792.84 10,715.02 32,468.50 3,943.67 12,549.67 39,417.83 123,893.37 65,469.69 29,859.92 3,943.67 31,666.11 1,002,287.71

1,002,287.71

La empresa nos consulta cmo efectuar el correcto llenado de los siguientes formatos correspondientes al libro de inventarios y balances: Balance de comprobacin anual. Detalle anual de los saldos de las cuentas contables. Control mensual de la cuenta 10 Caja y bancos.
Detalle Caja y bancos Clientes Mercaderas Inmuebles, maquinarias y equipos Cargas diferidas Depreciacin y amortizacin acumulada IGV Proveedores Cuentas por pagar diversas Capital Resultados acumulados Totales

Control anual de las cuentas 20 Mercaderas y 21 - Productos terminados. Control mensual de los bienes del activo fijo propios. Control mensual de los bienes de terceros. Informacin adicional: los saldos que corresponden al inventario inicial al 1 de enero del 2009 son los siguientes:
Debe 2,250.00 5,446.20 7,338.10 35,280.00 562.60 12,912.04 593.51 8,326.15 15,525.20 7,000.00 6,520.00 50,876.90 50,876.90 Haber

La empresa Joaqun Hermanos S.A.C., que genera rentas de tercera categora en el rgimen especial, con la finalidad de determinar la utilidad del negocio, elabora su informacin financiera al 31 de diciembre, presentando a nivel de cuentas del mayor la siguiente informacin:

CONTADORES & EMPRESAS / N 86

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ASESORA CONTABLE Y AUDITORA

Solucin: Con la informacin proporcionada por la empresa, procederemos al llenado de los formatos requeridos. a) Llenado del anexo 1: Balance de comprobacin anual Teniendo en cuenta los datos del enunciado, el llenado es el descrito en el cuadro N 1. El presente formato deber elaborase al 31 de diciembre de cada ejercicio gravable, asimismo, sus montos o cifras podrn presentarse a valores histricos. Como se puede apreciar, el referido anexo no es ms que el traslado de la denominada hoja de trabajo (conocida tambin como balance de comprobacin) que se elabora con

la finalidad de formular el balance general y el estado de resultados, al cierre de cada ejercicio. b) Llenado del anexo 2: Detalle anual de los saldos de las cuentas contables Teniendo en cuenta los datos del enunciado, el llenado es el descrito en el cuadro N 2. Al igual que en el formato anterior, deber elaborase al 31 de diciembre de cada ejercicio gravable, debiendo informarse sobre el movimiento de las cuentas: 12 - Clientes; 16 - Cuentas por pagar diversas; 40 - Tributos por pagar, esta cuenta deber presentarse en forma detallada a nivel de divisionarias; 42 - Proveedores; 46 - Cuentas por pagar diversas; y por ltimo la cuenta 50 - Capital.

Como se puede apreciar del llenado de este anexo, en l se solicitan la identificacin de los clientes y proveedores, consignando tambin su nmero de RUC y saldo de la operacin al 31 de diciembre. c) Llenado del anexo 3: Control mensual de la cuenta 10 - Caja y bancos Teniendo en cuenta los datos del enunciado, el llenado es el descrito en el cuadro N 3. Cabe sealar que en este anexo deber detallarse el movimiento de esta cuenta al ltimo da calendario de cada mes, originada por la realizacin de activos o liquidacin de pasivos.

CUADRO N 1 ANEXO 1 : BALANCE DE COMPROBACIN ANUAL EJERCICIO : RUC : EMPRESA : 2009 2010111253521 Joaqun Hermanos SAC SALDOS FINALES DEL BALANCE GENERAL ACTIVO 2,504.70 8,253.00 9,670.00 109,280.00 14,629.60 25,322.87 3,551.78 3,052.88 366.67 1,450.00 114,112.21 74,277.00 138.83 53,000.00 7,265.08 41,749.73 5,792.84 10,715.02 32,468.50 3,943.67 12,549.67 39,417.83 123,893.37 65,469.69 29,859.92 3,943.67 31,666.11 50,876.90 1,002,287.71 1,002,287.71 RESULTADO DEL EJERCICIO O PERIODO 29,859.92 3,943.67 31,666.11 104,887.53 19,005.84 146.67 14,157.99 32,331.28 138.83 60,000.00 PASIVO Y PATRIMONIO SALDOS FINALES DEL ESTADO DE PRDIDAS Y GANANCIAS POR FUNCIN PRDIDAS GANANCIAS

CUENTA Y SUBCUENTA CONTABLE CDIGO 10 12 20 33 38 39 4011 4017 403 41 42 46 47 50 59 60 61 62 63 65 67 68 69 70 79 94 95 97 DENOMINACIN CAJA Y BANCOS CLIENTES MERCADERAS INMUEBLE MAQUINARIA Y EQUIPO CARGAS DIFERIDAS DEPRECIACIN ACUMULADA IGV PAGO A CUENTA IMPUESTO A LA RENTA CONTRIBUC. A INST. PBLICAS REMUNERACIONES POR PAGAR PROVEEDORES CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS BENEFICIOS SOCIALES TRABAJADORES CAPITAL RESULTADOS ACUMULADOS COMPRAS VARIACIN DE EXISTENCIAS CARGAS DE PERSONAL SERVICIOS PREST. POR TERC. CARGAS DIV. DE GESTIN CARGAS FINANCIERAS PROVISIONES DEL EJERCICIO COSTO DE VENTAS VENTAS CARGAS IMPT. A CTA. DE COSTOS GASTOS ADMINISTRATIVOS GASTOS DE VENTAS GASTOS FINANCIER0S TOTALES

SALDOS INICIALES DEBE 2,250.00 5,446.20 7,338.10 35,280.00 562.60 12,912.04 593.51 HABER

MOVIMIENTOS DEUDOR 265,397.55 168,779.43 41,749.73 74,000.00 14,067.00 41,927.79 3,052.88 220.00 1,450.00 108,280.37 57,470.92 ACREEDOR 265,142.85 165,972.63 39,417.83

12,410.83 44,886.06

8,326.15 15,525.20 7,000.00 6,520.00

13,785.08 41,749.73

39,417.83 123,893.37

50,876.90

154,655.26

135,649.42 19,005.84

123,893.37

154,655.26

154,655.26

123,893.37

123,893.37

________________ Gerente General

________________ Contador

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2da. quincena - Mayo 2008

LLENADO DE LOS LIBROS Y REGISTROS CONTABLES

Asimismo, resulta necesario indicar que tambin se considera un rubro para la conciliacin bancaria, as como para trasladar los saldos bancarios segn los estados de cuenta respectivos. d) Llenado del anexo 4: Control anual de las cuentas 20 - Mercaderas y 21 - Productos terminados Teniendo en cuenta los datos del enunciado, el llenado es el descrito en el cuadro N 4. Al igual que los dos primeros anexos, el presente deber contener la informacin de ambas cuentas al ltimo da calendario del mes de diciembre correspondiente al ejercicio informado. Como podremos apreciar, este anexo tiene por finalidad mostrar la composicin del saldo final de las dos principales cuentas de inventarios, en la medida que las entidades acogidas al rgimen especial no se encuentran obligadas a llevar el control de sus inventarios mediante kardex valorados. e) Llenado del anexo 5: Control mensual de los bienes del activo fijo propios Teniendo en cuenta los datos del enunciado, el llenado es el descrito en el cuadro N 5. Como su nombre sugiere, en este anexo se detalla la informacin referente a los activos fijos que la entidad posee, ya sea como consecuencia de adquisiciones o fabricados o construidos por ella misma. Cabe sealar que adicionalmente a la informacin referida a la identificacin del activo, en este anexo tambin se consigna el monto de la depreciacin aplicada, debiendo incluir el valor neto del activo al cierre de cada mes.
CUADRO N 02 ANEXO 2: DETALLE ANUAL DE LOS SALDOS DE LAS CUENTAS CONTABLES EJERCICIO RUC EMPRESA N CUENTA CONTABLE 12 16 40 : 2009 : 2010111253521 : Joaqun Hermanos SAC NOMBRE DE LA CUENTA CONTABLE CLIENTES CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS TRIBUTOS POR PAGAR 20451585259 10458595 20457896156 20101010101 40125236 20425285968 40128569 NMERO DE RUC O DOCUMENTO DE IDENTIDAD 20101015124 20151213521 09888972 DETALLE DESCRIPCIN, NOMBRE O RAZN SOCIAL CORPORACIN ALEXANDRA SRL INVERSIONES SARITA EIRL FULVIA VERA CRISPIN SALDO FINAL SALDO FINAL IGV DE OCTUBRE IGV DE NOVIEMBRE IGV DE DICIEMBRE SALDO FINAL REPRESENTACIONES EDSON SAC JOS MENDOZA CASTAEDA COMERCIALIZADORA DAVICO EIRL SALDO FINAL BANCO FINANBANK ROSA LUZ MORN HERNNDEZ MNH SAC SALDO FINAL CAPITAL INICIAL AUMENTO DE CAPITAL SALDO FINAL

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f) Llenado del anexo 6: Control mensual de los bienes de terceros Teniendo en cuenta los datos del enunciado, el llenado es el descrito en el cuadro N 6. En este ltimo anexo, deber anotarse la informacin referida a los activos fijos que la empresa mantiene en sus instalaciones, pero que son de propiedad de terceros. Un ejemplo de ello lo encontramos en los contratos de arrendamiento financiero, que si bien las normas tributarias en concordancia con las contables, disponen que deben reconocerse como activos, legalmente la empresa solo ser propietaria cuando ejerza la opcin de compra.

(*)

Contador Pblico por la Universidad Particular de San Martn de Porres, especialista en tributacin. Ex funcionario de la Intendencia Nacional de Servicios al Contribuyente como orientador tributario.

SALDO AL 31/12 5,446.90 1,906.10 900.00 8,253.00 0.00 1,211.33 593.05 1,747.40 3,551.78 7,137.50 1,720.00 5,300.49 14,157.99 30,000.00 1,331.28 1,000.00 32,331.28 7,000.00 53,000.00 60,000.00

42

PROVEEDORES

46

CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS

50

CAPITAL SOCIAL

________________ Gerente General

CUADRO N 03

________________ Contador

ANEXO 3: CONTROL MENSUAL DE LA CUENTA 10 - CAJA Y BANCOS

EJERCICIO : 2009 RUC : 2010111253521 EMPRESA : Joaqun Hermanos SAC

DETALLE 1011. CAJA SALDO INICIAL GASTOS VARIOS TOTAL DE LA SUBCUENTA 1041. CUENTA CORRIENTE M.N. SALDO INICIAL COBRANZA A CLIENTES PAGO A PROVEEDORES PAGO DE TRIBUTOS TOTAL DE LA SUBCUENTA TOTAL DEL MES SALDOS CONTABLES INICIALES DEBE HABER 476.00 MOVIMIENTOS DEUDOR 876.00 876.00 1,850.00 1,850.00 13,070.00 14,920.00 ACREEDOR 291.30 291.30 SALDOS CONTABLES FINALES DEBE HABER CONCILIACIN DEBE HABER SALDOS SEGN ESTADOS DE CUENTA CORRIENTE DEBE HABER

587.70

8,750.00 4,250.00 13,000.00

1,920.00 2,504.70

________________ Gerente General

________________ Contador

CONTADORES & EMPRESAS / N 86

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ASESORA CONTABLE Y AUDITORA

CUADRO N 04 ANEXO 4: CONTROL ANUAL DE LAS CUENTAS 20 - MERCADERAS Y 21 - PRODUCTOS TERMINADOS

EJERCICIO RUC EMPRESA

: 2009 : 2010111253521 : Joaqun Hermanos SAC TIPO DE EXISTENCIA TELEVISOR TELEVISOR COCINA COCINA EQUIPO DE SONIDO EQUIPO DE SONIDO RADIO DESCRIPCIN TV LSD 31 TV PLANO 29 RD 4 HOR ELEC 4 HOR 250 W 150 W 50 W UNIDAD DE MEDIDA UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD UNIDAD MTODO DE VALUACIN APLICADO PEPS PEPS PEPS PEPS PEPS PEPS PEPS CANTIDAD 1 3 2 2 2 3 2 COSTO UNITARIO 2,350.00 1,177.30 424.00 360.00 360.00 416.67 125.05 TOTAL COSTO TOTAL 2,350.00 3,531.90 848.00 720.00 720.00 1,250.00 250.10 9,670.00

CDIGO DE LA EXISTENCIA TV1256 TV1233 CC2575 CC2578 ES8598 ES8599 RD6982

________________ Gerente General

CUADRO N 05

________________ Contador

ANEXO 5: CONTROL MENSUAL DE LOS BIENES DEL ACTIVO FIJO DE PROPIOS EJERCICIO RUC EMPRESA : : : 2009 2010111253521 Joaqun Hermanos SAC (1) (2) (3) = (1) - (2) (4) (5) = (3) + (4) AJUSTES REFERENCIA VALOR NETO DEL TRIBUTARIOS MTODO DE N DE SERIE DEL REGISTRO VALOR DEPRECIACIN O VALOR NETO ACTIVO FIJO PARA MARCA Y/O N DEL DE LA VALORIZACIN Y/O PLACA DE COMPRAS CONTABLE AMORTIZACIN CONTABLE LA APLICACIN DEL MODELO DEL COMPROBANTE DEPRECIACIN O DEL ACTIVO DEL ACTIVO O DEL DEL ACTIVO CONTABLE DEL ACTIVO NUMERAL 3 DEL ACTIVO FIJO DE PAGO O DUA AMORTIZACIN FIJO FIJO REGISTRO DE FIJO ACUMULADA FIJO INCISO A) DEL ART. ACUMULADA VENTAS 118 DE LA LEY CONTABLE ADQUISICION BMX 234R7 007-003 526-2587 35,280.00 16,440.04 18,839.96 0.00 18,839.96 ADQUISICION TOYOBA 1222-LLL 125-255 089-45356 2,150.00 492.71 1,657.29 0.00 1,657.29 ADQUISICION TOYOBA 1254-IUN 125-256 089-45356 2,090.00 478.96 1,611.04 0.00 1,611.04 ADQUISICION AKIDA DFR89T 125-257 089-45356 1,920.00 440.00 1,480.00 0.00 1,480.00 ADQUISICION AKIDA SRT91F 125-258 089-45356 1,920.00 440.00 1,480.00 0.00 1,480.00 ADQUISICION SAMURAY 26PRM1 125-259 089-45356 2,240.00 513.33 1,726.67 0.00 1,726.67 ADQUISICION SAMURAY 14LER4 125-260 089-45356 1,160.00 265.83 894.17 0.00 894.17 TOTAL 27,689.13

FECHA DESCRIPCIN DE LA DEL ACTIVO OPERACIN FIJO 14/05/2005 01/02/2009 01/02/2009 01/02/2009 01/02/2009 01/02/2009 01/02/2009 MUEBLES COMPUTADORA COMPUTADORA COMPUTADORA COMPUTADORA COMPUTADORA IMPRESORA

________________ Gerente General

________________ Contador

CUADRO N 06 ANEXO 6: CONTROL MENSUAL DE LOS BIENES DEL ACTIVO FIJO DE TERCEROS EJERCICIO : 2009 RUC : 2010111253521 EMPRESA : Joaqun Hermanos SAC FECHA DEL CONTRATO 01/11/2009 SITUACIN DEL ACTIVO FIJO LEASING DESCRIPCIN DEL ACTIVO FIJO MQUINA MTODO DE VALORIZACIN DEL ACTIVO FIJO TASACIN MARCA Y/O MODELO DEL ACTIVO FIJO MPGSK N DE SERIE Y/O PLACA DEL ACTIVO FIJO 125-A35RT TOTAL ________________ Gerente General ________________ Contador VALOR DEL ACTIVO FIJO 62,520.00 62,520.00