Como definir prioridades num mundo sem tempo

por Angelo Milani Junior First Things First 1994 As ideias expostas a seguir devem-se a leitura do livro First Things First de Stephen R. Covey, Ed. Campus, 1994.

O RELOGIO E A BUSSOLA. Estamos sempre tomando decisoes sobre a forma de usar nosso tempo. Estamos, tambem, sempre nos deparando com as consequencias dessas decisoes. Muitas vezes nao gostamos delas, em virtude da lacuna entre a maneira como usamos nosso tempo e o que acreditamos ser realmente importante em nossas vidas. Nossa dificuldade para colocar as prioridades em primeiro lugar pode ser caracterizada pelo contraste entre dois instrumentos poderosos que nos dirigem: O RELOGIO, que representa os compromissos, as reunioes, os horarios, as metas e as atividades (como GERENCIAMOS nosso tempo) e a BUSSOLA, que representa nossa visao, valores, principios, missao, consciencia e direcao (como CONDUZIMOS nossa vida em direcao ao que eh importante).

A SINDROME DA URGENCIA. Algumas pessoas estao tao acostumadas com a adrenalina que circula pelas veias enquanto debelam as crises, que se tornam dependentes desta sensacao de euforia e energia. Enquanto resolvemos as questoes urgentes, sentimonos embriagados. O torpor da urgencia eh tao instigante que, passada a urgencia, somos impulsionados a fazer qualquer coisa urgente, so para nos mantermos em atividade. Tornou-se um simbolo de "status" em nossa sociedade estarmos sempre ocupados: se estamos sempre ocupados eh porque somos importantes. Sem a escravidao do trabalho, nao somos nada; chegamos a ficar constrangidos quando estamos ociosos. A sindrome da urgencia nos justifica, nos populariza e nos da prazer. Mas eh tambem uma boa desculpa para nao lidarmos com as VERDADEIRAS PRIORIDADES de nossas vidas. A sindrome da urgencia eh um comportamento autodestrutivo que preenche temporariamente o vazio criado por necessidades nao-atendidas. O PARADIGMA DA IMPORTANCIA. Grande parte das coisas importantes que contribuem para nossos objetivos globais e dao riqueza e sentido a vida em geral nao nos pressiona, nao nos influencia. Como nao sao "urgentes", somos nos que as influenciamos, e muitas vezes as protelamos para um futuro incerto ("quando tivermos tempo..."). A Matriz de Gerenciamento do Tempo eh uma boa forma de visualizar a relacao entre

urgente e importante, em quatro quadrantes: 1) Urgente e Importante: crise, problemas urgentes, projetos com prazos definidos. Eh o quadrante do Inevitavel. 2) Nao-Urgente e Importante: preparacao, prevencao, definicao de valores, planejamento, "empowerment". A falta de planejamento adequado leva tarefas do segundo para o primeiro quadrante. Eh o quadrante da Qualidade. 3) Urgente e Nao-Importante: interrupcoes, urgencias suscitadas por outras pessoas, algumas ligacoes telefonicas, reunioes e relatorios, parte da correspondencia. Eh o quadrante da Decepcao. 4) Nao-Urgente e Nao-Importante: trabalhos e correspondencia sem importancia, tarefas secundarias que consomem tempo em demasia, algumas reunioes. Eh o quadrante do Desperdicio. Lidamos em nossas vidas com urgencia e importancia. Em nossas decisoes cotidianas, um desses fatores tende a ser predominante. Comecamos a enfrentar problemas quando passamos a dar prioridade ao paradigma da urgencia em detrimento do paradigma da importancia. Quando operamos a partir do paradigma da importancia, vivemos nos primeiro e segundo quadrantes. Saimos dos terceiro e quarto quadrantes, e, como dedicamos mais tempo a preparacao, a prevencao, ao planejamento e ao "empowerment", passamos menos tempo apagando os incendios do primeiro quadrante. Eh como a diferenca entre a medicina preventiva e a medicina terapeutica. Fizemos uma analogia entre o RELOGIO e o paradigma da urgencia (eficiencia), e entre a BUSSOLA e o paradigma da importancia (eficacia). Classificamos nossas atividades na Matriz de Gerenciamento do Tempo (Urgente x Importante), e elegemos o Segundo Quadrante como o quadrante da Qualidade. Agora queremos saber como identificar as verdadeiras prioridades e dar-lhes o devido destaque em nossas vidas. A lacuna entre a bussola e o relogio cria uma dor aguda, as pessoas sentem que estao desperdicando algo precioso, seu tempo de vida. Como a dependencia quimica, a sindrome da urgencia eh um lenitivo passageiro usado em excesso. E uma satisfacao superficial que logo se evapora. E a dor permanece. Trabalhar com mais velocidade, como recomendam os metodos tradicionais de gerenciamento do tempo, nao combate as causas cronicas da lacuna entre a bussola e o relogio. Fazer as coisas nao-importantes com mais velocidade nao resolve o problema de nao se colocar as coisas mais importantes em primeiro lugar. AS QUATRO NECESSIDADES HUMANAS. Ha certas coisas que sao fundamentais a satisfacao humana. Se essas necessidades basicas nao forem atendidas, vamos nos sentir vazios e incompletos: 1) Fisica: saude e bem-estar economico; 2) Social: relacionar-se e pertencer; 3) Mental: aprender continuamente; 4) Espiritual: deixar um legado.

A SINERGIA entre as quatro necessidades nos garante o equilibrio interior. A dimensao espiritual da vida eh que da o sentido de proposito ao conjunto. A necessidade espiritual de deixar um legado transforma as outras tres necessidades em capacidades de contribuicao. Assim, eh a dimensao espiritual que indica para onde a bussola aponta. OS PRINCIPIOS. Tao importante quanto as necessidades a serem satisfeitas eh a forma com que procuramos atende-las. Nossa habilidade para criar qualidade de vida depende do grau em que nossas vidas se encontram alinhadas com realidades "extrinsecas" quando tentamos satisfazer necessidades humanas. Essas realidades sao os "principios" (leis naturais), que estao alem dos valores pessoais "intrinsecos" (leis sociais). Um desses principios eh a LEI DA FAZENDA: "para colher eh necessario semear e cultivar". Nao existem atalhos... MISSAO. Se nossa visao de nos mesmos for condicionada pelo espelho social, nao manteremos contato com nosso eu mais profundo, com nossas proprias particularidades e com nossa capacidade de contribuir. Passamos a viver a partir do roteiro que os outros escreveram para nos - familia, socios, amigos, inimigos, a midia. Portanto, o ponto de partida para viver orientado pela BUSSOLA eh identificar o "norte verdadeiro", a direcao que desejamos imprimir a nossa vida. A isto denomina-se MISSAO. A identificacao da propria missao tem uma profunda influencia sobre a maneira como usamos o nosso tempo. Quando falamos sobre o gerenciamento do tempo, parece ridiculo nos preocuparmos com velocidade antes de direcao, em economizar minutos quando podemos estar desperdicando anos. A missao conduz todas as outras coisas em nossa vida. Ela nos estimula a dar a contribuicao que apenas nos podemos fazer. Ela nos habilita a colocar as prioridades no devido lugar, a bussola antes do relogio. J vimos que para gerenciar o tempo pelo paradigma da importancia eh necessario identificar a MISSAO pessoal. Ela indica para onde a bussola aponta. Vimos, portanto, como identificar nossas verdadeiras prioridades. Vimos tambem que existem quatro necessidades humanas que tem de ser satisfeitas de forma sinergica com base em PRINCIPIOS (leis naturais). Os principios sao extrinsecos e universais, os valores sao intrinsecos e individuais (leis sociais). Nao existem atalhos: no embate entre principios e valores, os primeiros vencem. Veremos agora como colocar as prioridades em primeiro lugar. As coisas nao acontecem automaticamente, eh necessario trabalho constante: "onde nao ha jardineiros, nao ha jardim". PERSPECTIVA SEMANAL. A maioria das ferramentas de planejamento nos orienta a utilizar uma planilha diaria para a programacao de nossos compromissos. O planejamento diario oferece-nos uma visao limitada, induzindo-nos a priorizar a urgencia. O planejamento deve ser semanal. A semana oferece um contexto mais amplo do que vamos fazer, nossas atividades comecam a assumir dimensoes mais apropriadas. Torna-se

possivel priorizar o importante. O seguinte processo, em seis etapas, nos orienta para a Organizacao no Segundo Quadrante: 1. CONECTE-SE A SUA MISSAO: ao fazer o planejamento semanal, todas as atividades programadas devem contribuir para a missao pessoal. Este alinhamento com a missao no momento da decisao eh o que garante a priorizacao do que eh importante. 2. IDENTIFIQUE SEUS PAPEIS: nossa vida eh dividida em muitos papeis: marido, esposa, pai, mae, irmao, professor, lider comunitario, estudante, tecnico, gerente etc. Grande parte de nosso sofrimento tem como origem a percepcao de que o sucesso que obtemos em um papel eh alcancado as custas de outros papeis, que talvez sejam mais importantes do que aquele a que estamos dando prioridade: excelente tecnico, mas mau gerente; lider carismatico, mas pessimo pai. Um claro conjunto de papeis oferece uma estrutura natural para criar ordem e equilibrio. Nao basta dedicar um tempo a cada um deles, eh preciso fazer com que eles trabalhem juntos para a realizacao de sua missao. Estudos demonstram que as pessoas tem dificuldade em gereciar mentalmente mais de sete categorias. Aconselha-se, portanto, consolidar alguns papeis que tenham grande interface visando nao ter mais de sete papeis. A identificacao de papeis amplia o sentido de qualidade de vida: a vida nao esta restrita a um emprego, a uma familia ou a um relacionamento em particular. Eh tudo isso junto. Existe um papel de fundamental importancia que se relaciona com a manutencao das quatro necessidades basicas: fisica, social, mental e espiritual. Covey chama a isto de "afinacao do instrumento": o momento em que o violonista para de tocar e ajusta a tensao das cordas; o momento em que o lenhador interrompe o abate de arvores para afiar o machado. Se descuidarmos de dar atencao adequada as necessidades basicas, nosso desempenho nos demais papeis podera ser prejudicado. 3. SELECIONE AS METAS EM CADA PAPEL: responda a seguinte pergunta: "quais as coisas mais importantes que poderia fazer em cada papel, esta semana, a fim de ter o maior impacto positivo ?" Selecionando-se as duas metas mais importantes para cada papel voce tera um conjunto de prioridades do Segundo Quadrante para a proxima semana. 4. CRIE UMA ESTRUTURA DE TOMADA DE DECISOES: temos sempre mais demandas do que tempo disponivel. Assemelhase a situacao da pessoa que tem um recipiente vazio, e pedras e areia para acomodar dentro dele. Se iniciar pela areia e depois colocar as pedras, sobram pedras. Se iniciar pelas pedras e depois colocar a areia, esta preenche os vazios, acomodando as pedras e, possivelmente, toda a areia. As pedras sao as coisas importantes, suas metas para a semana. A areia representa as urgencias. A chave esta em nao dar prioridade a agenda, mas em agendar as prioridades. Para colocar as prioridades de sua vida no devido lugar, eh de fundamental importancia agendar as metas. Se nao comecamos a programacao de nossa semana pelas atividades do segundo quadrante, o frenetico fluxo de atividades dos primeiro e terceiro quadrantes (urgencias)

roubara todo o tempo de nossa agenda. Se voce estiver a procura de tempo para investir no segundo quadrante, devera procura-lo no terceiro quadrante. Mantenha a flexibilidade. Ignorar o imponderavel eh viver sem oportunidades. O objetivo da organizacao do segundo quadrante nao eh enjaular a agenda. Eh criar a "estrutura" em que as decisoes de qualidade, baseadas na importancia, podem ser feitas momento a momento. 5. EXERCITE A INTEGRIDADE NO MOMENTO DA ESCOLHA: depois de definir as metas do segundo quadrande para a semana, a tarefa diaria sera manter as prioridades no devido lugar durante o vendaval de oportunidades e desafios imprevistos diarios. Exercitar a integridade significa aplicar a Missao no momento da escolha, seja para executar o plano inicial, seja para efetuar mudancas consistentes. 6. AVALIACAO: o processo do Segundo Quadrante estaria incompleto se a experiencia de uma semana nao servisse como base para aumentar a eficacia da semana seguinte, fechando o ciclo. Antes de organizar a proxima semana, faca-se as seguintes perguntas: quais as metas que atingi ? Deparei com quais desafios ? Que decisoes tomei ? Ao tomar as decisoes, consegui manter as prioridades em primeiro lugar ? O Processo de Organizacao do Segundo Quadrante reforca o paradigma da importancia. O maior valor do processo nao esta no que ele faz pela sua agenda, mas pelo que faz em sua cabeca. Quando voce comeca a pensar mais em termos de importancia, comeca a ver o tempo de um modo diferente. Voce se torna energizado para colocar as prioridades no devido lugar de uma forma significativa. Espero ter contribuido para reduzir os "incendios" e melhorar nossa qualidade de vida no trabalho. Faca bom proveito.

-Acad. ADM Heleni Dutra Barreto Diretora de Recursos Humanos AEAD Santa Maria Fone: (55) 91344872 E-mail: helenib@gmail.com MSN: le_aiesecsm@yahoo.com.br