METODOS BASICOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA COORDINACION

1) Tcnicas bsicas de la administracin:

a.- Jerarqua Gerencial: Segn Henry Fayol: la jerarqua es la lnea de autoridad de una organizacin, en la actualidad representadas por casillas y lneas bien definidas del organigrama, sigue un orden de rangos, de la alta gerencia al nivel ms bajo de la empresa.

La jerarqua es el orden de los elementos segn su valor. Desde el punto de vista administrativo es el orden reglamentario que existe en una cadena de mando dentro de una organizacin formal.

Cuando nos referimos a jerarqua gerencial definimos el ms alto grado de autoridad y responsabilidad que se ubica en el nivel institucional y es quien tiene la potestad de realizacin la planeacion estratgica. En este caso nos referimos al a gerencia la cual es un cargo que ocupa el director de una empresa lo cual tiene dentro de sus mltiples funciones, representar a la sociedad frente a terceros y coordinar todos los recursos a travs del proceso de planeamiento, organizacin direccin y control a fin de lograr objetivos establecidos.

b.- Reglas y procedimientos:

Dentro de las tcnicas bsicas de la administracin es necesario que se establezcan reglas y procedimientos , la cual es uno de los elementos bsicos de la planeacion, y no es mas que la polticas que se editan como guas para orientar la accin ; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten dentro de una organizacin ; ahora

bien existen una serie de pasos que se deben seguir para que la reglas de cumplan es aqu donde intervienen los procedimientos, es decir, una especie de manual donde se establecen el orden cronolgico, la secuencia de actividades que deben seguirse en la realizacin de un trabajo repetitivo.

En aos recientes ha habido un rpido aumento en las premisas de propsitos y misiones publicados de la compaa. Estos documentos son denominados: doctrinas, polticas, estrategias, propsitos de la empresa, filosofas y los observadores ms crticos los llaman relaciones pblicas engaosas. Estas premisas generalmente expresan los propsitos bsicos de una compaa y las creencias de los ejecutivos en jefe.

Por esto un propsito bsico para cualquier negocio es buscar la utilidad mediante el uso efectivo y eficaz de recursos.

c.- Planes y metas:

Los planes se crean con la finalidad de lograr las metas, se define como la intencin y proyecto de hacer algo, como proyecto que, a partir del conocimiento de las magnitudes de una economa, pretende establecer determinados objetivos. Asimismo se ha definido como un documento en que se constan las cosas que se pretenden hacer y forma en que se piensa llevarlas a cabo, y tambin se seala como la Organizacin y coordinacin de las actividades econmicas.

Para Alfonso Ayala Snchez Plan se define como el conjunto coherente de metas e instrumentos que tiene como fin orientar una actividad humana en cierta direccin anticipada.

J. Arturo Ortega Blake define que el plan no es solamente un documento con un conjunto de perspectivas y previsiones, es el instrumento ms eficaz para racionalizar la intervencin, generalmente estatal en la economa. Existen varios tipos de planes pero los mas comunes de una empresa son de acuerdo al periodo de realizacin, es decir, pueden ser a corto, mediano y largo plazo. Los planes son importantes porque con ellos una organizacin se orienta de forma clara y precisa lo que quiere.

Cuando se requiera una coordinacin relativamente modesta, sta se puede lograr mediante los mecanismos bsicos de la administracin. Uno de estos mecanismos es la cadena de mando de la organizacin. Al especificar las relaciones entre los miembros y las unidades, la cadena de mando facilita el flujo de informacin. Otro instrumento til consiste en una serie de reglas y procedimientos diseados para permitir que los empleados manejen las tareas de coordinacin rutinarias en forma rpida e independiente. Otra tcnica bsica ms es la que Tom Peters y Robert Waterman llamaron administrar por paseo (Management by walking around). Con esta tcnica, los gerentes se toman tiempo para "darse paseos" por los diversos departamentos e instalaciones de produccin observando las operaciones y hablando informalmente con los empleados.

2) Incrementar el potencial de la coordinacin:

Hablamos de ampliar las fronteras cuando la cantidad de contactos entre departamentos aumenta notablemente, quizs sea ms conveniente crear un vnculo permanente entre los departamentos. Se dice que este vnculo cumple con el papel para ampliar fronteras. Los empleados que expanden las fronteras con xito entienden las necesidades, responsabilidades y preocupaciones de los dos departamentos y pueden ayudar a la comunicacin entre ellos. Por ejemplo, en ocasiones, los miembros del departamento de ingeniera y de mercadotecnia hablan diferentes idiomas. Un empleado que extiende las fronteras con eficacia puede traducir el lenguaje de la mercadotecnia, orientando a los clientes, al lenguaje de la ingeniera, orientando a los productos y viceversa.

3) Reducir la necesidad de coordinar :

Cuando se necesita tanta coordinacin que los mtodos antes expuestos resultan ineficaces, el mejor enfoque sera reducir la necesidad de una coordinacin estricta. Jay Galbraith describe 2 formas para hacerlo: crear recursos escasos y crear unidades independientes.

Recursos escasos: El hecho de ofrecer recursos escasos (adicionales) permite que unas unidades tengan "manga ancha" para satisfacer los requisitos de otras.

En el siglo XX Robbins afirma que "la economa comprende la conducta humana como relacin entre fines y medios escasos con usos alternativos". La actividad econmica es aquella actividad dirigida a la satisfaccin de las necesidades humanas empleando medios escasos con arreglo al principio de mximo aprovechamiento de los recursos.

Con la pretensin de integrar estas discrepancias en un trmino comprensivo, es habitual referirse a esta ciencia como el estudio de las formas en que las sociedades deciden la administracin de unos recursos escasos, susceptibles de usos alternativos, con el fin de satisfacer el conjunto de las necesidades humanas cuyo carcter es ilimitado. Ello responde a la constatacin de que en toda sociedad se plantean tres problemas fundamentales, que son: qu -y cuntoproducir (decisin de produccin), cmo hacerlo (decisin de asignacin de recursos) y para quin (decisin de distribucin); el modo en que se articulan las decisiones en torno a dichos problemas es lo que se conoce como Sistema Econmico.

Unidades independientes:

Otra forma de reducir la necesidad de coordinacin consiste en crear unidades independientes, cuyos miembros pueden realizar todos los aspectos necesarios de una tarea ellos mismos, en lugar de depender de otros departamentos.