UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA

VICERRECTORA ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL PROGRAMA DE PREVENCIN DE RIESGOS OCUPACIONALES

NORMAS GENERALES DE SEGURIDAD E HIGIENE PARA LA OFICINA

2012

TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIN ............................................................. 1

ASPECTOS ERGONMICOS EN LA OFICINA

........................................................... 1

ASPECTOS ERGONMICOS CON COMPUTADORES PORTTILES .................................................................................................................................................................... 10

ASPECTOS AMBIENTALES

..................................................................................................... 11

ORDEN Y LIMPIEZA

...............11

SEGURIDAD PARA EMERGENCIAS

..............12

ASPECTOS GENERALES DE SEGURIDAD

.......................................................... 12

ASPECTOS DE BIENESTAR

.................................................................................................... 17

Grupo de Trabajo Programa Riesgos

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INTRODUCCIN Cuando se trata de intervenir los aspectos relacionados con la higiene y seguridad de los lugares de trabajo en oficinas, debemos considerar en la gestin de los riesgos existentes, el diseo de las instalaciones (local, ventilacin, iluminacin y acondicionamiento acstico), el amoblamiento (sillas y mesas de trabajo, equipos, etc.), la organizacin de las tareas (situaciones de trabajo que pueden conducir al estrs, la desmotivacin en el trabajo y otros problemas de naturaleza psicosocial) y finalmente, la formacin e informacin de los trabajadores. Aspecto que es especialmente importante en tareas que representan un alto grado de autonoma en la organizacin del propio puesto de trabajo. ASPECTOS ERGONMICOS EN LA OFICINA El puesto de trabajo debe contar con una dimensin suficiente y estar acondicionado de manera que permita los movimientos y favorezca los cambios de postura. Es conveniente dejar libre el permetro de la mesa para aprovechar bien la superficie de trabajo y permitir la movilidad en el mismo. Por lo tanto tenga en cuenta lo siguiente:

Organice su superficie de trabajo para que pueda disponer de una manera cmoda su equipo y otros elementos de trabajo. Coloque los implementos de trabajo que utiliza con mayor frecuencia, al fcil alcance de las manos. Recuerde que el escritorio es un mueble de trabajo, no un depsito de desperdicios ni la mesa del comedor. Mantngalo despejado y limpio, de manera que las cosas que realmente necesita puedan estar siempre a mano. Los escritorios actualmente suelen tener una altura estndar, pero no sobra tener en cuenta el tipo de silla a utilizar para mejorar el acoplamiento de la persona que lo utilizar. Suba o baje la altura de la silla hasta que considere adecuada la altura de la mesa. Si tiene que subir la silla de manera que no puede apoyar bien los pies en el suelo, solicite un reposapis.

Postura

Recuerde que la postura correcta no depende de medidas especficas, sino que es aquella en que usted se sienta ms cmodo con respecto a su entorno de trabajo.

Sintese correctamente, apoyndose en el respaldo de la silla y manteniendo la espalda recta y el estmago sumido. Mantenga los pies sobre una superficie de apoyo (reposapis) si se requiere, de manera que la altura de las rodillas se pueda cambiar. 1 Grupo de Trabajo Programa Riesgos

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Mantenga los codos cercanos a su cuerpo cuando est digitando. Alterne las posturas frecuentemente (sentado, de pi).

Monitor (Pantalla del computador) Ubquelo de tal manera que sea posible sentarse de frente a la pantalla, evitando giros del cuello (ngulo de giro inferior a 35).

Retrase la pantalla todo lo que pueda. La distancia mnima entre los ojos y la pantalla debe ser de aproximadamente 50 cm.

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NO

SI

Una vez ajustada la altura de la mesa, compruebe que el borde superior de la pantalla queda a la altura de sus ojos o algo por debajo. Si el monitor est encima de la CPU, es posible que quede demasiado alto. Quite la CPU y apoye el monitor directamente en la mesa. Si considera que la pantalla est demasiado baja, ajuste el ngulo de la misma o coloque un realce que le d la altura requerida.

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NO

SI

Encuentre el equilibrio ideal que debe tener su visin con respecto a la iluminacin del ambiente y el monitor, ubique la pantalla evitando los reflejos de lmparas y ventanas. Ajuste los controles de brillo y contraste de acuerdo con su necesidad (ubicacin del puesto, problemas visuales), ajuste los colores de la pantalla para que los caracteres sean legibles, incremente el tamao de los caracteres y cambie el tipo de fuente si es necesario. Los expertos consideran que caracteres negros sobre fondo blanco son la configuracin ms adecuada. La imagen debe ser estable, sin destellos, centelleos o cualquier otra forma de inestabilidad.

Teclado

Mantenga las manos en una posicin natural y relajada cuando utilice el teclado. Evite doblar las muecas cada vez que oprima las teclas.

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Oprima las teclas con el esfuerzo que realmente necesita. Ubique el teclado frente al monitor y frente a usted, buscando que este quede al mismo nivel de los codos conservando una postura sentado adecuada. Coloque el teclado de forma que no est justo en el borde de la mesa. Entre el teclado y el borde de la mesa debe quedar un espacio de al menos 10 cm. para apoyar las muecas. El teclado debe ser inclinable e independiente de la pantalla, impidiendo el cansancio y las molestias en los brazos. El teclado no debe ser demasiado alto. Como norma general, la parte central del teclado (fila de la A) debe estar a menos de 3 cm de altura sobre la mesa. Esta recomendacin se cumple en casi todos los teclados de mesa, pero no en porttiles. En estos casos, debe disponerse de almohadillas que eleven el punto de apoyo de las muecas y antebrazos. La superficie deber ser opaca mate para evitar los reflejos. Los smbolos de las teclas debern resaltar suficientemente y ser legibles desde la posicin normal de trabajo.

Ratn

El ratn debe tener una forma que permita su utilizacin cmoda tanto por personas diestras como zurdas. Los zurdos deben colocar el ratn a la izquierda y cambiar la configuracin de las teclas en el men de configuracin. Mantenga los dedos relajados. Suelte el sealador (botn izquierdo o derecho del ratn) mientras no lo tenga en uso. Coloque el ratn al mismo nivel del teclado.

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NO

SI

Movilice el ratn colocando ligeramente la mueca sobre el plano de apoyo.

Porta documentos

Utilice en lo posible un atril porta documentos cuando sea necesario trabajar de manera habitual con documentos impresos (transcribir, leer...) ello permite reducir los esfuerzos de acomodacin visual y los movimientos de giro de cabeza. Coloque el atril porta documentos a la misma distancia visual que la pantalla y, si es posible, en el mismo plano vertical. Los documentos deben ser en papel de acabado mate fcil de leer.

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NO

SI

El escritorio

Deber permitir la colocacin flexible de la pantalla, del teclado, de los documentos y dems materiales de trabajo. Las medidas mnimas de una mesa sern de 160 cm, de ancho por 60 cm de profundidad, siendo recomendables las de 180x60 cm. Si se utilizan monitores de gran tamao (rayos catdicos), este deber colocarse como se ilustra en la imagen.

Debajo de la mesa debe quedar un espacio holgado para las piernas y para permitir movimientos. Deben evitarse los cajones y otros obstculos que restrinjan su movimiento debajo de la mesa o que puedan ser fuente de golpes. Este espacio libre mnimo debajo del tablero debe ser de 70 cm de ancho y con una altura libre de al menos 65 cm. 7
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Las recomendaciones para la altura de la mesa debe ser aproximada a la altura del codo cuando se est sentado (72 cm, hasta 75 cm). Los bordes de la mesa no deben ser cortantes, evitando cantos agudos y cualquier tipo de saliente. Los cajones se deben deslizar suavemente sin realizar esfuerzos importantes. Para ello, deben disponer de guas con rodamientos. Es imprescindible que existan topes de apertura, de manera que el cajn no salga del todo al abrirlo. Utilice una superficie de trabajo de aspecto mate, con el fin de minimizar los efectos molestos de los reflejos de la luz. El vidrio sobre la superficie de trabajo incrementa el brillo por reflejos de luces y por ello genera fatiga visual.
NO

SI

Silla

Utilice una silla de altura ajustable a la altura recomendada. Ajstela en una posicin que le permita apoyar sus pies completamente sobre el piso o el reposapis. Acerque su silla a la mesa y ajuste la altura del asiento hasta que los brazos le queden a una altura cmoda para trabajar sobre la mesa (la mesa debe quedar aproximadamente a la altura de los codos un poco ms alta).

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Si no puede apoyar los pies firmemente en el suelo, o nota presin del borde delantero del asiento sobre las corvas o los muslos, solicite un reposapis; en ningn caso ajuste la altura de la silla teniendo en cuenta el suelo, sino la altura cmoda con respecto al plano de la mesa. La silla de trabajo deber ser estable, proporcionando al usuario libertad de movimientos y procurndole una postura confortable. Es necesario que las sillas tengan posibilidad de giro para permitir la movilidad y el acceso a los elementos de trabajo. Para garantizar su estabilidad, las sillas deben poseer al menos 5 brazos de apoyo al suelo y la base de apoyo deber tener un dimetro superior a 50 cm. El asiento debe ser de forma ms menos cuadrangular, con esquinas redondeadas y sin aristas ni cantos duros. El borde delantero debe ser suavemente curvado para evitar compresiones debajo de los muslos y rodillas. La profundidad ptima del asiento ser aquella que permite usar el respaldo sin que se note una presin excesiva debajo de las rodillas.
NO

SI

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Es necesario que las sillas de trabajo dispongan de un adecuado apoyo lumbar. La altura del respaldo debe llegar como mnimo hasta la parte media de la espalda (debajo de los omplatos). Los elementos de regulacin (palancas) deben ser simples en cuanto a su manejo y accesibles mientras se est sentado en la silla. Es imprescindible que el usuario disponga de informacin sobre la forma de regular su propia silla de trabajo. Solicite mantenimiento preventivo y correctivo de su silla, con el fin de evitar posturas incomodas por dificultades en la utilizacin de ella. Solicite asesora al Programa de Prevencin de Riesgos Ocupacionales antes de adquirir nuevas sillas, con el objeto de verificar que su compra cumpla los parmetros ergonmicos de una silla.

ASPECTOS ERGONMICOS CON COMPUTADORES PORTTILES

Cuando se encuentre en la casa u oficina, conecte a su computador porttil un teclado y un ratn convencionales, que son ms cmodos. Un monitor de PC tambin podra mejorar las condiciones. Mantenga la cabeza en una posicin cmoda. Lo ideal es que para mirar su equipo la incline en un ngulo mximo de 15 grados. NO SI

Ponga la pantalla en una posicin que le permita evitar reflejos o destellos incmodos. Si tiene que poner el computador sobre sus piernas para trabajar, utilice un maletn o algn objeto rgido y delgado que le sirva de soporte. Nunca conduzca mientras trabaja en un porttil. De ser necesario, detngase y psese al asiento del pasajero. 10 Grupo de Trabajo Programa Riesgos

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Si est en un hotel donde el escritorio y la silla no son lo suficientemente cmodos, utilice las almohadas o toallas enrolladas para ajustar la altura o apoyar la zona lumbar de la espalda. No es recomendable usar un computador porttil en la cama, pero si es indispensable hacerlo, utilice cuantas almohadas y cojines tenga a la mano para mantener una posicin derecha y cmoda. Cuando tenga que transportar su porttil, no lo cargue siempre en la misma mano. Altrnelas. Si usa un maletn de colgar, distribuya el peso del equipo uniformemente.

ASPECTOS AMBIENTALES Iluminacin

Utilice al mximo la luz natural, que ingresa a travs de ventanales, los cuales deben permanecer limpios y libres de obstculos. Regule el ingreso excesivo de luz mediante persianas o black-out Ubique entrada de las fuentes de luz natural y artificial (puertas, ventanas, lmparas) evitando la formacin de reflejos en las pantallas y superficies de trabajo. Las fuentes de luz deben colocarse de manera que eviten los deslumbramientos y los reflejos molestos en la pantalla, el mobiliario y dems elementos de oficina. Combine la luz natural con la luz artificial para mejorar las condiciones de iluminacin en el puesto de trabajo. Emplee colores claros para las paredes y techos cuando se requieran mayores niveles de iluminacin, estos permiten un mejor ambiente lumnico sin aumentar el nmero de lmparas.

Ventilacin Utilice, en lo posible, la ventilacin natural. Para ello es necesario que existan entradas o ventanas que permitan la circulacin del aire. Cuando se requiera mejorar el ambiente trmico interior utilice sistemas de tipo mecnico como ventiladores o equipos de acondicionamiento de aire.

Solicite mantenimiento preventivo y/o correctivo al sistema de ventilacin utilizado, para asegurar una buena calidad del aire en el lugar de trabajo.

ORDEN Y LIMPIEZA Del puesto de trabajo Evite que se acumulen demasiados papeles sobre la mesa, ya que le restarn espacio para trabajar con comodidad. Encima de la mesa slo deben estar los documentos con los que est trabajando en cada momento. Para guardar papeles debe usar las estanteras, armarios o archivadores. Invierta unos minutos en ordenar su mesa antes de acabar la jornada de trabajo.

Mantenga aseado y ordenado su sitio de trabajo. 11

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Recicle todo el material reutilizable que se genere en su rea. Utilice los recipientes adecuados y debidamente sealizados para esta labor. Realice peridicamente una revisin de su rea con el fin de evaluar la existencia de materiales inservibles o en desuso. Proceda a su reintegro y evite cmulos de papel y polvo en su rea. Anualmente revise la documentacin de su dependencia, seleccione la documentacin de archivo pasivo, la documentacin importante que debe guardarse mediante mtodos digitales o microfilmados y envela para garantizar la recuperacin y seguridad de la misma, conforme a la programacin de Administracin Documental. Consulte los procesos y tablas de retencin documental en el portal universitario. Solicite en forma peridica al Departamento de Sostenimiento la designacin de cuadrillas de aseo para que realicen labor intensiva en paredes, puertas, lmparas, techos, ventanales, etc.

De la computadora Realice peridicamente una limpieza de la misma. Para realizar la limpieza y mantenimiento debe tenerse apagado y desconectado el equipo.

Limpie la pantalla de su computador con un pao hmedo (la pantalla tiende a acumular polvo debido a su carga electrosttica, por ello la frecuencia de limpieza debe ser diaria). Limpie el teclado: Invierta su posicin y sacdalo suavemente o lmpielo con un cepillo seco. Solicite al centro de instrumentacin el mantenimiento de los equipos cuando este se requiera, no realice por su cuenta reparaciones. No coma o beba en las reas de oficina y en especial junto a los computadores pues cualquier residuo puede obstaculizar las teclas y hacer ms difcil el digitado.

SEGURIDAD PARA EMERGENCIAS

Participe activamente en los planes de emergencia de su dependencia, en las capacitaciones sobre primeros auxilios y manejo de extintores. Conozca la ubicacin de los extintores, gabinetes contra incendios y aprenda a operarlos. Identifique las rutas de evacuacin para salir por ellas en caso de presentarse una emergencia y mantngalas libres de obstculos. Comunique a su jefe inmediato si detecta algn peligro o riesgos en las diferentes labores que desempea y/o en el rea de trabajo. Informe oportunamente la presencia de objetos extraos a la entrada o cerca de su oficina, sea cauteloso.

ASPECTOS GENERALES DE SEGURIDAD

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Cumpla con las normas de seguridad de cada equipo o elemento de trabajo. Abstngase de ubicar elementos decorativos en especial de vidrio sobre estanteras, anaqueles o borde de los escritorios. Informe a vigilancia, a un compaero de trabajo o a un familiar, siempre que tenga que realizar actividades extra horarias en el interior de la oficina. Evite quedarse solo.

Manejo de cargas y Levantamiento de objetos

Adopte una posicin de seguridad cuando requiera levantar objetos, ubicndose frente al objeto que desea levantar, con los pies ligeramente separados uno delante del otro. Incline levemente la cabeza, flexionando las rodillas y manteniendo la espalda recta. Agarre firmemente el objeto utilizando ambas manos, luego acrquela al cuerpo y levante efectuando la mayor fuerza con las piernas. Solicite ayuda cuando requiera levantar pesos desde el piso que superen los lmites permisibles (25 Kg. para hombres y 15 Kg para mujeres). No levante objetos desde el piso estando sentado (el lmite es hasta 5 Kg). Procure levantarse y adopte la postura adecuada y segura que se describi anteriormente. Desplcese con precaucin cuando transporte objetos pesados, observe el estado de los pisos (resbaladizos, desnivelados, con huecos) y si detecta algn peligro, comunquelo al Departamento de sostenimiento (extensin 5959).

Archivadores y Armarios

No coloque materiales u objetos encima de armarios, archivadores o muebles a una altura superior a la de los hombros mxime si carece de ayudas mecnicas (escalerillas, plataformas).

NO

SI

Utilice ayudas mecnicas (escalerilla) cuando requiera colocar o retirar elementos que estn a una altura superior a la de los hombros.

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Coloque los objetos de mayor peso en las gavetas o anaqueles inferiores y no sobrecargue estos
NO

SI

Verifique que los armarios, archivadores, vitrinas y anaqueles se encuentren debidamente asegurados (piso, pared) o estabilizados y balanceados de acuerdo con el tipo de mueble. Evite abrir ms de una gaveta al mismo tiempo. Mantenga las gavetas del archivador, escritorio, mesa o armarios cerradas para evitar golpearse contra ellas al salir rpidamente.
NO

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Equipos e instalaciones elctricas

Abstngase de usar equipos elctricos defectuosos o con arreglos improvisados. Cercirese de que las instalaciones y conexiones se encuentran en buen estado, no realice conexiones elctricas provisionales. Mantenga las conexiones elctricas de equipos, mquinas de escribir, sumadoras, computadoras, ventiladores etc. debidamente canalizadas, protegidas o aseguradas, para evitar accidentes y tropiezos con el cableado.
NO

SI

Informe al personal encargado de cualquier avera o condicin peligrosa que se presente en maquinas o equipos. En caso de tormentas elctricas no utilice el telfono y proceda a desconectar los equipos elctricos pues las descargas generadas pueden afectarlo a usted y a los equipos. Tenga presente dejar desconectados los equipos elctricos de la oficina cuando sta va a permanecer cerrada por un periodo largo. Por ningn motivo deben tenerse en las reas de oficinas cafeteras, parrillas, electrodos, planchas de calentamiento para el cabello o similares.

Utensilios de oficina

No guarde elementos cortantes o punzantes (cuchillas y chinches ) en lugares o recipientes inadecuados(con los clips o en el portalpiz) Recuerde que los lpices muy puntiagudos no deben llevarse en los bolsillos es peligroso, y puede herirse fcilmente. 15
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Tenga cuidado al manipular ganchos legajadores, especialmente al asegurarlos, pues pueden producir cortadas. Si las carpetas legajadas son de muy frecuente uso, proteja el rea con cinta o cartulina pegada en la zona.
NO

SI

Tenga cuidado al manipular las resmas de papel, pues los bordes de las hojas son filosos y pueden cortarlo. Mantenga la papelera ordenada, de este modo la posibilidad de cortes es menor. No retire ganchos de cosedora sin utilizar un instrumento adecuado (uas saca ganchos) Mantenga las tijeras en su estuche para evitar punzarse con ellas

Contra Robos

Al salir de su oficina o sitio de trabajo verifique de que las puertas y ventanas queden bien cerradas, si por cualquier motivo nota alguna falla en los cerramientos, informe de forma inmediata al Departamento de Vigilancia para ejercer mayor control sobre el espacio y en forma simultanea al Departamento de Sostenimiento para que se emprendan las acciones correctivas. Cercirese de no dejar las llaves pegadas en la cerradura de las puertas o gavetas al salir o ausentarse de su puesto de trabajo. Cuando se quede solo en su sitio de trabajo debe asegurarse de que las puertas estn bien cerradas, con el fin de disminuir el factor sorpresa. No deje elementos llamativos o de valor sobre escritorios o a la vista. Por ningn motivo deje en lugares visibles: facturas, joyas, billeteras, celulares o cualquier bien de valor. es decir conserve un perfil discreto. Memorice nmero telefnico de la oficina de vigilancia para que reporte inmediatamente cualquier condicin anormal. Identifique plenamente al vigilante de turno en su bloque. 16
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Grupo de Trabajo Programa Riesgos

En caso de alguna situacin anormal, nunca asuma usted el riesgo, siempre notifquelo y espere a que personal experto lo resuelva. Informe en forma inmediata cualquier acto sospechoso No haga entrega de elementos de oficina a personal desconocido o sin la confirmacin de la autorizacin respectiva. Identifique el personal de su rea y establezca procedimientos de seguridad tendientes a evitar robos. Forme frente o redes de seguridad con los compaeros (vecinos) a su oficina para que se permita el apoyo en caso de emergencia, conozca de ellos sus nombres y telfonos, comparta con ellos novedades que puedan parecer extraas. Participen en los planes de emergencia de los bloques, estos grupos de apoyo mutuo favorecen la autoproteccin. Mantenga actualizada la informacin de sus compaeros. No permita el ingreso a las oficinas de personas extraas, es usual que estn realizando un estudio de vulnerabilidad de su espacio. Se debe recordar que estn prohibidas las ventas ambulantes al interior de la Universidad; por lo tanto no debe permitirse el ingreso a las oficinas y/o aulas a los vendedores u oferentes de servicios. Ante situaciones como estas reporte en forma inmediata al Departamento de Vigilancia (219 52 21).

ASPECTOS DE BIENESTAR

No fume en los lugares de trabajo. Hable en voz baja con el fin de no perturbar la tranquilidad y la concentracin en el lugar de trabajo. Si desea escuchar msica utilice audfonos para evitar conflictos con sus compaeros y minimizar los aspectos de ruido ambiental y fatiga. Realice pausas activas con el fin de relajar los msculos y evitar el estrs. Alterne el tipo de actividades realizadas durante la jornada con el fin de evitar la monotona y la fatiga. Una visita anual a donde el especialista de los ojos le ayudar a saber qu tanto est afectando su visin. Est atento a sntomas como miopa temporal (incapacidad para enfocar objetos durante unos minutos u horas despus de usar el computador), tensin o fatiga ocular, visin borrosa, ojos resecos, irritados o acuosos; sensibilidad incrementada a la luz y dolores de cabeza, cuello, o espalda.

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