La planificacin empresarial

Control de gestin

ndice
La planificacin. Definicin y conceptos Niveles de planificacin
Misin y visin Planes estratgicos y operativos Tipos de planes operativos

El proceso de planificacin Tcnicas de ayuda a la planificacin Planificacin de las contingencias De la planificacin a la direccin estratgica

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Objetivos
Comprender la importancia de la planificacin como funcin primordial del proceso administrativo. Conocer los principios de planificacin y los diferentes niveles de los mismos. Aplicar las fases del proceso de planificacin a una situacin real. Conocer los distintos tipos de planes y sus distintas interrelaciones. Comprender las principales formas para estudiar el futuro para las organizaciones.

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La planificacin. Definicin y conceptos

La planificacin es el proceso de establecimientos de objetivos o resultados a alcanzar, de los medios para obtenerlos y del plazo temporal en el que deben ser realizados
Componentes:
Objetivos y metas: resultados a alcanzar, propsitos, fines o estados futuros deseados. Acciones: medios o actividades especficas planificadas para lograr los objetivos Control: actuaciones que permiten detectar y corregir las desviaciones que se produzcan respecto a lo planificado

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La planificacin. Definicin y conceptos

Figura 1: Cadena de objetivos organizacionales

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Actitudes con respecto a la planificacin:
Planificacin reactiva: se intenta volver a la situacin anterior ante un determinado cambio o perturbacin. Planificacin inactiva: se intenta actuar para que todo siga igual, evitando los cambios. Planificacin preactiva: se busca predecir el futuro y que la organizacin est preparada para hacer frente al mismo. Planificacin interactiva: se supone que el futuro es controlable, por lo que la organizacin busca planificar un determinado futuro y conseguir llegar al mismo.

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Ventajas de la planificacin:
Apoyo a las dems funciones administrativas: organizacin, direccin y control. Proyeccin de la organizacin hacia el futuro. La planificacin facilita el xito de la organizacin, si bien no lo garantiza. Con la planificacin se introduce la racionalidad en la toma de decisiones.

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La planificacin. Definicin y conceptos

Principios de la planificacin:
Normas bsicas de aplicacin para facilitar y optimizar la toma de decisiones y las acciones administrativas.
Factibilidad: todo plan debe ser realizable. Objetividad: utilizacin de datos reales en la elaboracin del plan. Cuantificable: expresin en trminos cuantificables del plan para facilitar su evaluacin. Flexibilidad: un plan debe formularse con mrgenes de error, para reconducir las actuaciones ante cualquier nueva situacin. Unidad: todos los planes de la organizacin deben ser coherentes entre s.

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Figura 2: Principio de unidad

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Paradojas en la planificacin:
La precisin en los planes es aconsejable, pero demasiada exactitud puede conducir a situaciones irreales. La incertidumbre hace que la planificacin sea importante para una organizacin, pero una elevada incertidumbre hace que la planificacin sea menos fiable. La planificacin se proyecta en un horizonte temporal a largo plazo, sin embargo, debe establecer un marco de actuacin y no detallar cada una de las acciones, al objeto de no perder flexibilidad. Con la planificacin se busca una estabilidad organizacional en el largo plazo, lo cual debe ser compatible al mismo tiempo con la bsqueda del crecimiento y del mximo beneficio que persiguen los accionistas.

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Niveles de planificacin
Figura 3: Niveles organizacionales

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Niveles de planificacin
Misin y visin
La misin y la visin son los primeros planes a desarrollar, constituyen lo que va a ser la organizacin y hacia dnde se quiere dirigir Para qu existe la organizacin? Propsito? Clientes? Productos? PRESENTE MISIN Qu queremos llegar a ser? Quines deberan ser nuestros clientes? FUTURO VISIN
Ejemplo
Critas se siente animada por una misin permanente e irrenunciable: ser iglesia pobre y para los pobres. La dignidad inviolable de la persona y la total oposicin a todas las formas de pobreza, opresin, injusticia y desigualdad social son los principios dirigentes de la labor de Critas Espaola. El anlisis de los cambios sociales y polticos, los colectivos en desigualdad, la concienciacin de la ciudadana, la cooperacin entre organizaciones, el dilogo intercultural y otras manifestaciones de la realidad hacen que la visin de Critas establezca un horizonte ms all de lo temporal. Segn estas caractersticas, Critas manifiesta su accin preferente en aquellos con los que nadie trabaja, los no atendidos.

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Niveles de planificacin
Misin y visin
VISIN: enunciado deseado en el futuro para la organizacin. Fija el rumbo de la organizacin y plantea nuevos retos. Caractersticas de la declaracin de la visin
Debe ser positiva, atractiva, alentadora e inspiradora Debe estar alineada y ser coherente con la cultura de la organizacin Debe ser clara y comprensible para todos Debe ser ambiciosa, pero no imposible de alcanzar Debe ser realista, considerando el entorno y los recursos de la organizacin
BREVE, FCIL DE CAPTAR, RECORDAR E INSPIRADORA

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Niveles de planificacin
Misin y visin MISIN: razn de ser de la organizacin Caractersticas de la declaracin de la misin:
Es una declaracin de actitud: la misin debe plantearse de forma amplia, de manera que muestre las principales caractersticas de la organizacin y permita atraer a los grupos de inters. Presenta una orientacin hacia el cliente: una buena misin describe tambin los clientes, los mercados o la tecnologa. Es una declaracin de la poltica social: la misin debe integrar las actuaciones en materia social que lleve a cabo la organizacin.

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Niveles de planificacin
Misin y visin Importancia de las declaraciones de la misin y la visin
Asegura la uniformidad de propsito. Establece una base para asignar los recursos organizacionales Genera un determinado clima organizacional. Es el punto de partida para que las personas de la organizacin se identifiquen con su propsito y direccin. Facilita que los objetivos establecidos se traduzcan en una asignacin de tareas a unidades responsables.

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Niveles de planificacin
Planes estratgicos y operativos PLANES ESTRATGICOS: establecen los grandes objetivos y lneas de accin de la organizacin en un horizonte temporal a largo-medio plazo. Se formulan desde la alta direccin. PLANES OPERATIVOS: son metas y acciones especficas para unidades pequeas o departamentos concretos. Se realizan al nivel de seccin u operacin en un horizonte temporal a corto plazo.

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Niveles de planificacin
Planes estratgicos y operativos
Figura 4: Ejemplo de los niveles organizacionales en la empresa

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Niveles de planificacin
Tipos de planes operativos Los planes operativos, derivados de los planes estratgicos, se pueden agrupar de la siguiente forma (segn se planifiquen actividades rutinarias o no):
Planes permanentes: se utilizan cuando las actividades de una organizacin se repiten varias veces. Planes de uso nico: se elaboran para ser utilizados una sola vez, segn las necesidades de una determinada situacin que es nica.

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Niveles de planificacin
Figura 5: Tipos de planes operativos

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Niveles de planificacin
Tipos de planes operativos
Planes permanentes: deben evaluarse peridicamente para garantizar su eficiencia.
Polticas: son declaraciones explcitas (o no) que guan y orientan el pensamiento y la accin en la toma de decisiones. Expresan la filosofa directiva, el sistema de valores y la cultura de la organizacin.
Ej. Poltica de finanzas: evitar la financiacin mediante recursos ajenos

Procedimientos: es una descripcin detallada para realizar una secuencia de acciones que se repiten peridicamente. Se estandariza la conducta ante una situacin.
Ej. Factura devuelta: se reclama y se anota la fecha y la persona con la que se habla.

Reglas: son mandatos precisos que determinan la disposicin, la actitud o el comportamiento que deben observarse en situaciones especficas. La regla es rgida y estricta.
Ej. Se comienza a trabajar a las 8:00 horas.

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Niveles de planificacin
Tipos de planes operativos Planes de uso nico
Programa: es un plan de accin que persigue un objetivo concreto donde se detallan la secuencia de actividades, el tiempo requerido, la asignacin de responsables en su ejecucin y los recursos a emplear.
Tcnicas: Grfica de Gantt y el Mtodo del PERT-CPM

Presupuesto: es un documento expresado en trminos econmicos, financieros o no financieros, que muestra la asignacin de recursos para realizar los planes y actividades que contienen. Un plan es un presupuesto cuando est cifrado.

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Proceso de planificacin
Figura 6: Proceso de planificacin

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Proceso de planificacin
Fase 1. Percepcin de la necesidad de planificar Fase 2. Anlisis del entorno
Se realizan estudios de las condiciones actuales de la organizacin (anlisis interno) y del ambiente externo (anlisis externo)

Fase 3. Establecer objetivos

Debe establecerse un orden temporal o prioridades en el establecimiento de objetivos. A la hora de establecer objetivos, los directivos tienen que hacer dos tareas:
Establecimiento de estndares: evaluar dnde est la organizacin y dnde se quiere llegar Evaluacin de los recursos: evaluar los recursos disponibles y los que se van a necesitar

Fase 4. Desarrollo de planes

Los directivos deben desarrollar los planes de accin, donde intervienen dos factores fundamentales:
La secuencia y los tiempos establecern las acciones que se deben realizar y en qu momento. La responsabilidad permite establecer quin es el encargado de cada accin, lo que facilitar la coordinacin de cada actividad.

Fase 5. Implantacin de los planes

En la fase de puesta en marcha, los directivos deben realizar dos tareas:
La verificacin de la implantacin, la cual consiste en la supervisin del progreso del plan El ajuste en tiempo real, que permite adaptar cada plan a las circunstancias externas que le afectan

Fase 6. Control de resultados

Consiste en verificar si se estn obteniendo los resultados deseados
Deben formularse planes auxiliares, ante posibles nuevas situaciones.

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Tcnicas de ayuda a la planificacin

Podemos identificar varias tcnicas que facilitan el proceso de planificacin
rboles de decisin: modelo que representa las alternativas de decisin y los hechos que pueden afectar a cada una de ellas. Grfica de Gantt: herramienta grfica que muestra el tiempo dedicado a cada actividad a lo largo del tiempo. Anlisis de series temporales: estudio de datos en intervalos de tiempo.

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Planificacin de las contingencias

Los planes de contingencia se definen como los planes alternativos que entrarn en vigor si ciertos acontecimientos clave no ocurren como se espera. Los planes de contingencia deben incluir la siguiente informacin:
Acciones a realizar si los competidores cambian su estrategia Acciones a realizar si no se alcanzan los objetivos de negocio establecidos Acciones a realizar si la demanda del producto mejora y se debe incrementar la produccin Acciones a realizar si se prev la obsolescencia en algunos de los productos
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Planificacin de las contingencias

Proceso a realizar para planificar las contingencias
Identificar los hechos favorables y desfavorables que puedan ser un obstculo en el desarrollo de la estrategia Especificar cundo pueden ocurrir los hechos de contingencia Evaluar el efecto positivo o negativo de cada hecho Desarrollar planes de contingencia y comprobar que son compatibles con la estrategia actual y factibles Determinar el efecto de cada plan de contingencia Determinar cules son las primeras seales de los hechos de contingencia claves Desarrollar planes de accin anticipados para determinados hechos fortuitos
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Planificacin de las contingencias

Ventajas de los planes contingentes:
Respuestas rpidas ante los cambios Impiden el pnico en situaciones de crisis Aportan ms flexibilidad a los directivos

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De la planificacin a la direccin estratgica

Evolucin en la direccin de las organizaciones:
Planificacin a largo plazo: extensin de la programacin desde el punto de vista financiero, en forma de presupuestos y planes operativos. Planificacin estratgica: se analiza el entorno, se generan varias alternativas estratgicas y se intenta que todas las reas de la organizacin formen parte de su formulacin. Direccin estratgica: realiza un anlisis del interior y del exterior de la organizacin. Busca alcanzar y mantener una ventaja competitiva con respecto a los competidores. Esta ventaja puede alcanzarse a travs de la diferenciacin y/o mediante la reduccin de costes.

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Resumen
La planificacin establece los objetivos y los medios para alcanzarlos. La planificacin es la locomotora que arrastra el tren de las actividades administrativas de organizacin, direccin y control. El punto de partida de la planificacin es la definicin de la misin y visin empresarial. Los planes estratgicos establecen los objetivos generales en un horizonte a largo plazo. Los planes operativos concretan la aplicacin de los planes estratgicos en el corto plazo. Los planes operativos pueden ser permanentes (polticas, procedimientos y reglas) o de uso nico (programas y presupuestos). La planificacin de contingencias se establece para afrontar sucesos que no se haban planificado. La administracin de empresas ha evolucionado al concepto de direccin estratgica, planteamiento que busca la obtencin y el mantenimiento de la ventaja competitiva.
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Bibliografa
Albacete Sez et al (2012), Direccin y administracin de empresas: material didctico, Granada: Godel. Snchez Vizcano et al (2011), Administracin de Empresas, Madrid: Pirmide.

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