Nota: Dado que estos formatos fueron adaptados de la versin (RIEB) para primer grado telesecundaria, pueden no coincidir

algunas explicaciones, caractersticas o grficos.

jorgeluiz178@hotmail.com

Introduccin
Mestr@ de Educacin Primaria, pongo a su disposicin el siguiente material (Formatos para el registro de la evaluacin formativa) que podr ser de utilidad en su labor educativa.
Propsito: Este material se trata de unos simples formatos (cuadros de registros) diseados en Excel para facilitar el registro diario de la evaluacin continua (llmesele formativa) del grupo en cada grado escolar. Estos formatos con el registro sistemtico y cotidiano en cada aspecto y asignatura automticamente harn por usted los clculos necesarios para promediar y recopilar las calificaciones de sus alumnos en cada asignatura, bloque y ao. En realidad este material tiene por objetivo facilitar el trabajo docente hasta cierto punto, ya que sin el registro correcto, permanente y organizado de las evaluaciones de cada asignatura, estos formatos no podrn cumplir su cometido y a usted posiblemente le genere confusiones y complicaciones. Si usted docente esta interesado en este material, lo invito a leer cuidadosamente el siguiente instructivo para despejar sus dudas y aprender en su uso.

xito!

ndice
Introduccin 1. Consideraciones Iniciales 2. Configurando Excel 3. Conociendo los archivos 4. El Flujo de la informacin 5. Archivos 5.1. Archivo Datos 5.2. Archivo Asistencia 5.3. Archivo Asignaturas 5.3.1. Registro en el aspecto EXTRACLASE 5.3.2. Registro en el aspecto CLASE 5.3.3. Registro en el aspecto EXAMEN DE BLOQUE 5.4 Archivo Concentrador anual 5.5 Archivo Lectura 5.6 Archivo Cartillas 6. El Manejo de Altas y Bajas 7. Consideraciones Generales 2 4 5 6 8 10 13 16 19 20 21 23 24 25 26 27 28
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1. Consideraciones Iniciales
El uso de los formatos implica un conocimiento bsico del uso del PC y Excel. Tener instalado Microsoft Office 2007 o superior.

Leer atenta y completamente el siguiente tutorial para disipar dudas y evitar errores.
El uso de los presentes formatos implica el registro continuo y sistemtico de cada uno de los aspectos que se ha determinado evaluar en cada una de las asignaturas de cada grado escolar. Por tanto se deben tener presentes las siguientes consideraciones si se quieren emplear dichos formatos:

Llenar correctamente los registros tomando en cuenta las indicaciones ms adelante descritas. Por ser formatos digitales deben tomarse las medidas necesarias (respaldo en USB por ejemplo) ante sucesos propios de estos archivos, para evitar borrados accidentales o por virus. Ingresar los registros de evaluaciones correspondientes de manera continua para tener la informacin que ha de procesarse y de esta manera se puedan efectuar automticamente los clculos de promedios por secuencias, bloques, y anuales. El uso de estos formatos es bajo responsabilidad del usuario, bajo ninguna circunstancia representa responsabilidad del autor las complicaciones que su uso genere, tales como: perdidas de informacin, confusiones, incomprensiones de su utilizacin, errores del diseo y clculos, entre otros. El presente tutorial puede proporcionar los conocimientos bsicos para el uso y seguimiento de los formatos y despejar la mayora de dudas sobre su funcionamiento. El autor puede en la medida de sus posibilidades ofrecer apoyo por los medios que sean convenientes .
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Antes de empezar a trabajar en nuestros formatos habr que habilitar unas opciones de Excel para que todas las funciones de los formatos se realicen adecuadamente. Realizamos las siguientes indicaciones teniendo abierto Excel: Men archivo> Opciones> Centros de confianza> configuracin del centro de confianza> Configuracin de macros Clic en Habilitar todas las macros y aceptar. Tambin hay que hacer lo siguiente: Men archivo> Opciones> Centros de confianza> configuracin del centro de confianza> Contenido externo Clic en Habilitar todas las conexiones de datos y tambin Habilitar actualizacin automtica de todos los vnculos y aceptar.

2. Configurando Excel

3. Conociendo los Archivos

Los formatos vienen en una carpeta con el nombre del grado. La carpeta contiene los siguientes archivos: 1 archivo Datos 1 archivo Asistencia 1 archivo para cada asignatura 1 archivo Concentrador anual 1 archivo Lectura 1 archivo Cartilla 1 archivo Tutorial Cada archivo (en Excel se le llama Libro) contiene pestaas (Hojas) para el registro por bimestre de las calificaciones, adems de tener una pestaa adicional para el ajuste del nmero de filas segn la cantidad de alumnos. A cada tabla de cada bimestre se le ha asignado un color distintivo para identificarlos fcilmente.

Archivo o Libro

Hoja o pestaa

Conociendo los archivos

Las celdas de todos los archivos estn bloqueadas, solo se puede escribir dentro de las celdas destinadas a introducir la informacin necesaria y algunas de ellas estn condicionadas a solo escribir un texto, letra o nmero especfico, de lo contrario no es aceptada, en estos casos existe una lista desplegable en las celdas. Las tablas tienen las frmulas apropiadas para hacer los clculos correspondientes y en algunos casos solo vemos sumas o promedios, dado que los clculos los hace de manera interna.

4. El Flujo de la Informacin
El registro en cada uno de los archivos se vincula automticamente a las tablas correspondientes y con los porcentajes especificados, pero cabe explicar la ruta de estas vinculaciones para entender mejor como funcionan y saber la importancia de cada registro. Por sentido comn habra que empezar capturando la informacin del grupo, la escuela, los alumnos, el calendario y sobre todo especificar los porcentajes que han de aplicarse a cada aspecto y en cada asignatura. Esto hay que hacerlo en el archivo Datos.
Este es el archivo Datos y su contenido.

El Flujo de la Informacin

Completada la informacin del archivo Datos, toda la informacin fluye a las asignaturas, a las boletas, al concentrador y a la asistencia. Trabajando con las asignaturas y asistencia en cada bloque se llenar el concentrador y boletas. Es importante sealar que son 4 aspectos a calificar, tu decides cuales considerar, ya que los aspectos que elijas necesitaran ser calificados para poder obtener el promedio en cada asignatura. En los apartados siguientes se abordara cada archivo de manera especfica.

5. Archivos
Como ya mencion son 15 los archivos que conforman Los formatos de evaluacin de cada grado, y su contenido se distribuye de la siguiente manera. 1 archivo Datos 1 archivo Asistencia 1 archivos para cada asignatura 1 archivo Concentrador anual 1 archivo Lectura 1 archivo Cartilla 1 archivo Tutorial Es muy importante conocer cada archivo y ver las pestaas y opciones e informacin que hay que introducir en cada uno. En lo sucesivo se abordar cada archivo de manera especfica, en este apartado solo mencionar los opciones que de forma general se contemplan en todos los archivos. Pestaa para ajustar las filas de los cuadros segn el nmero de alumnos Contrae y expande columnas (Ver/ocultar)
Si se desea expandir y contraer columnas, primero hay que desproteger hoja y al final volver a protegerla

Nombre del archivo. Asignatura Espaol

Pestaas de esta asignatura

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Archivos
Los archivos de cada Asignatura, Asistencia y el Concentrador Anual presentan una opcin de gran utilidad para ajustar los cuadros de registros al nmero de alumnos que tengamos inscritos. Los cuadros de registros vienen predeterminados a 30 alumnos y por tal hecho resulta un tanto engorroso manejar cuadros de este tamao cuando en ocasiones tenemos grupos pequeos de 5 6 16 alumnos. Para esta situacin dentro de las pestaas de los archivos mencionados encontramos una con el nombre AJUSTES, misma que te dar la opcin de determinar el tamao de los cuadros a 10 o 20 alumnos. La opcin restablecer filas es para volver al tamao original de los cuadros. Y es necesario restablecer filas antes de cambiar de un tamao a otro.

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Archivos
Dentro de las asignaturas encontramos otra opcin que puede ayudarnos a despejar aquellos datos que no nos sean de utilidad. Y esto consiste el Contraer/Expandir columnas. Contraer/expandir nos sirve para ver y ocultar columnas, solo las asignaturas tienen esta opcin y solo en algunos datos. Para poder utilizar estas opciones es necesario desbloquear la hoja hacer el ajuste, ya sea ver u ocultar y al final volver a bloquear la hoja para evitar borrados accidentales de frmulas. Resulta til por ejemplo, si no se esta evaluando asistencia y examen por mencionar un caso, se ocultan esas columnas y tenemos un cuadro mas simple y despejado. Expandir/Contraer Ver/Ocultar

No todas la hojas traen la opcin de Desproteger y Proteger Hoja. Pero si se desea hacer cambio a los archivos que no tengan esas opciones, basta con ir al Men Revisar>Desproteger Hoja. Ya desbloqueada la hoja hacer las modificaciones y al final volver a proteger siguiendo el mismo procedimiento.

Necesario para poder realizar el ajuste. Al final hay que dejar protegida la hoja.

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5.1. Archivo Datos

Este es el archivo que trabajaremos al inicio, antes que todos los dems archivos y pocas o raras veces lo consultaremos despus. En su interior hay que capturar la informacin solicitada en cada pestaa (Hoja). DEL PLANTEL DE LOS ALUMNOS CALENDARIO DEL PORCENTAJE No se puede omitir esta informacin, es necesaria para que se ejecuten los clculos de promedios, etc.

Del plantel: Informacin general del grupo, y escuela. De los alumnos: Informacin de los alumnos, hay datos que son opcionales, y datos que son importantes e imprescindibles para el correcto funcionamiento de los formatos.

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Archivo Datos
El calendario ha de llenarse como se muestra en la imagen . Se omiten das no laborables. Cada bloque trae espacio para 45 das, pero se llenarn hasta donde comprenda el bloque (este periodo suele ser variable en cada centro escolar, dado los fechas en las que se les soliciten las calificaciones). Este calendario aplica para el registro de asistencia y asignaturas. Cabe la opcin de ir llenando los datos bimestre por bimestre, segn se vayan concluyendo.

CALENDARIO

Del calendario: Tenemos cuadros para ingresar las fechas de cada bloque (solo aplica para el registro de asistencia. Hay que anotar Mes (ej. Agosto), Da nm. (ej. 4, 5,6 etc.), Da letra (ej. L,M,M,J,V). La cantidad de columnas en cada cuadro del bimestre consta de 45 celdas, dado que cada bimestre es irregular el periodo que comprende en cada ciclo. Solo llenar hasta donde comprenda el bloque.

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Archivo Datos
El porcentaje ha de llenarse de acuerdo a lo que se pretende evaluar en cada asignatura. Teniendo en cuenta cuatro aspectos a considerar: Clase (Trabajos y ejercicios elaborados en el aula). Extraclase (Tareas e investigaciones fuera del aula). Asistencia . Examen de bloque. Se puede llenar con porcentajes distintos en cada asignatura. Si no se considera evaluar un aspecto, dejarse en blanco la celda o anotar cero. Pero la suma de los aspectos a evaluar tendra que ser igual al 100%. Una vez asignados los porcentajes, solo podran modificarse durante el transcurso del primer bimestre (en este periodo se puede jugar con los porcentajes para ver como varan las calificaciones de acuerdo a los registros obtenidos). Una vez concluido el primer bimestre o bloque y habiendo entregado calificaciones a la parte oficial por ejemplo, tendrn que mantenerse los porcentajes para los siguientes bloques, de lo contrario si se modifican, cambiaran las calificaciones de los bimestres atrasados. El aspecto CLASE no se puede omitir su evaluacin, ya que la evaluacin continua gira en torno a este aspecto y no tendran razn de ser estos formatos.

Del porcentaje: Ingresar porcentaje en mltiplos de 5 que se asignar a cada aspecto en cada asignatura. Si no se desea considerar un aspecto poner cero o dejar la celda en blanco y no ser necesario estar calificando ese aspecto. Por tanto habr de calificarse los aspectos que se le asign porcentaje para obtener promedios por secuencia y por bloques.

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El registro de asistencia esta organizada en pestaas por bloque. Una vez completado el archivo datos, el cuadro de asistencia debe aparecer con los encabezados fechados. Hay que registrar las siguientes letras. S: si asisti el alumno. N: si no asisti. J: Si tiene justificada la asistencia (no se registra como falta). R: si tuvo retardo el alumno (se tiene considerado 3 retardos hace una falta). No necesariamente hay que llenar todos los registros. Si por alguna situacin, reunin, permiso, etc. no asisti el profesor, se deja en blanco ese da y solo se har el clculo con los das registrados. El registro de asistencia se puede llevar de forma general (considerada sta por da) o por asignatura.

5.2. Archivo Asistencia

Los datos generales de la escuela, los alumnos y fechas se llenarn automticamente luego de llenarse el archivo Datos.

Fila destinada para hacer las observaciones necesarias a los registros Si se decide por llevar un registro de asistencia general solo tendr que ir llenando un nico cuadro por bloque destinado para ello. Por el contrario si decide llevarlo por asignatura a continuacin se manejan dos procedimientos que si bien resultan muy sencillos y prcticos, si es necesario que se comprenda su funcionamiento.

Tabla Registro de asistencia GENERAL

Tablas de Registro de asistencia por ASIGNATURAS (aparecen ocultas)

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Registro de asistencia por asignatura 1. Opcin: La manera mas exacta y puntual de llevar el registro de asistencia por asignatura seria ir llenando da a da el cuadro respectivo en cada asignatura, de la siguiente manera. Para obviar espacio en el archivo de asistencia como se puede apreciar en la imagen de la pagina anterior, solo se observa el registro general, pero de manera oculta se encuentran cada asignatura. Para registrar en cada asignatura, bastara con ir a la pestaa AJUSTES_TBLS y hacer clic en la asignatura que se quiere observar, luego ir al bimestre en curso, revisar la fecha y anotar la letra que corresponda, haciendo omisin de los valores que tienen las dems celdas (que no interfieren en el clculo de promedios y porcentajes). Al final volver a ocultar la asignatura en la misma pestaa de ajustes.

Archivo Asistencia

Asignatura de Espaol desbloqueada y lista para ingresar registro

Despus de haber hecho el registro volver a ocultar la asignatura, a menos que quisieran tener todas las asignaturas visibles.

Importante: Si escoges llevar la primera opcin de registro de asistencia por asignatura necesitas dejar la tabla general en blanco o si quieres registrar en la tabla general necesitas borrar todos las formulas de las tablas de cada asignatura (los ceros) desde el principio.

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Registro de asistencia por asignatura, 2 opcin: Para ahorrar tiempo y esfuerzos en llenar cuadro por cuadro y asignatura por asignatura cada da, se ha determinado el siguiente procedimiento. Tenemos que llenar la tabla de asistencia general de manera normal y al ir llenando la tabla, los registros automticamente se autocompletan con la misma informacin todas las asignaturas ocultas abajo. De tal manera que a x alumno se le pone asistencia o inasistencia en el registro general por da, automticamente tendr asistencia o inasistencia en espaol, ingls, matemticas, etc. De esta forma solo iramos a la pestaa de AJUSTES_TBLS y mostrar la asignatura en la que se desea cambiar la informacin introducida en la tabla general.

Archivo Asistencia
Importante:
Un ejemplo para ilustrar este procedimiento es el siguiente: En el Bimestre I en la fecha martes 28 y jueves 30 de agosto, Juan no asisti a la clase de espaol, pero a todas las dems s. Se llena el cuadro general con asistencia y se pasa automticamente la asistencia a todas las dems asignaturas que estn ocultas y en la pestaa de ajustes mostramos la asignatura de Espaol y cambiamos nada mas en esa asignatura la asistencia por falta, que fue nicamente donde Juan no asisti. De tal manera que solo cuando queramos aplicar una inasistencia o asistencia especfica a una asignatura nos vamos a cambiar los valores. Por el contrario si la asistencia o falta aplica en todas las asignaturas no hace falta mas que llenar el cuadro general. Si no se esta evaluando la asistencia en ninguna asignatura (es decir, que no se le haya dado porcentaje para promediar), no hay necesidad de llenar los cuadros de asistencia. Si no se esta evaluando la asistencia en ninguna asignatura, tambin se puede llevar el registro de asistencia sin afectar el promedio, ya que no se considera para promediar.

Nota:
Es necesario indicar el registro de inasistencia que deseamos que aparezca en las cartillas, GENERAL o por ASIGNATURA (se puede cambiar de uno a otro sin ms que hacer clic en la opcin).

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5.3. Archivos Asignatura

La imagen muestra la estructura general de las tablas (CLASE) de todas las asignatura. En cada asignatura se registra la evaluacin de tres aspectos: Clase, Extraclase y Examen. El aspecto Clase al igual que Extraclase comprenden cinco pestaas, una para cada bloque. Examen tiene una columna dentro de la tabla clase, solo para introducir la calificacin. Aqu se contrae o expanden las columnas. Hay que desproteger la hoja primero, realizar la accin y luego proteger de nuevo.

Aqu se introduce la calificacin del examen de bloque

Dentro de las pestaas Clase se concentran todos los promedios (ojo, solo los promedios ) de los aspectos que se estn evaluando. Si no se esta evaluando un aspecto se puede contraer (ocultar) las columnas para obviar espacio en la tabla (Recordando que para contraer columnas se desprotege hoja).

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5.3.1. Registros en el aspecto EXTRACLASE

Puntos corresponde a la fraccin del promedio general que corresponde a este aspecto de acuerdo al porcentaje que se le design en el archivo de datos. La imagen muestra la estructura general de las tablas (EXTRACLASE) de todas las asignaturas.

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5.3.2. Registros en el aspecto CLASE

Este es el cuadro de concentracin de los registros de trabajos en CLASE. En cada asignatura existe un cuadro para cada bloque, con los encabezados de las fechas, al final de cada cuadro encontramos el semforo, el promedio del aspecto clase y el concentrado de los dems aspecto.

Semforo

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Registros en el aspecto Clase

Debe tenerse en cuenta que para que se tenga el promedio parcial deber haber registros de los aspectos a evaluar (Clase, extraclase, asistencia, evaluacin). Y para darnos cuenta de los aspectos de los que ya hay registro y los que faltan, nos podemos apoyar en el SEMFORO. El semforo son las 4 columnas que aparecen antes de cada promedio parcial y que tienen la funcin de mostrar un color de acuerdo a una situacin especfica.

SEMAFORO De acuerdo al color o trama que se muestre en cada celda es la situacin que acontece. No se encuentra registrado alumno. No se est evaluando ese aspecto. (No tiene %) No hay registros de calificaciones en ese aspecto, en ese bloque. Ya hay registros de calificaciones en ese aspecto, en ese bloque

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Registros en el aspecto Clase

En todas las hojas de Clase en cada asignatura se muestran los promedios de cada bloque (nicamente promedios, los registros en su cuadro o archivo especfico) de los dems aspectos evaluados, as como el promedio final de bloque. Se muestra por aspecto a evaluar dos columnas una correspondiente al promedio obtenido y otra a los puntos obtenidos de acuerdo al porcentaje asignado.

En esta columna se anota la calificacin del examen de bloque.

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5.4. Archivo Concentrador Anual

En el concentrador anual encontramos toda la recopilacin de calificaciones bimestrales de cada asignatura y su nivel de desempeo. Nota: Si en alguna asignatura un alumno obtiene una calificacin menor a 5 ( ya sea 4, 3, 2 1 0), en el Concentrador Anual automticamente esa calificacin es registrada como 5

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5.5. Archivo Lectura

El nivel de fluidez y comprensin lectora tendremos que elegirlo de la lista desplegable que aparece al situarnos en cada celda. Se incluye un archivo para llevar los registros de lectura que se solicita en las cartillas. Por tanto encontramos registro de cuatro momentos y la recopilacin anual.

El nivel de velocida lectora automticamente aparece una vez que se ingrese las palabras por minuto

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5.6. Archivo Cartillas

Y Finalmente , en el archivo relativo a las cartillas encontramos un total de 30 pestaas dedicadas a cada uno de los alumnos registrados. El nmero de pestaa corresponde al nmero de lista del alumno registrado. Las cartillas se llenaran automticamente conforme avances los registros de cada bimestre. Existe un archivo de datos para complementar los datos faltantes de la cartilla.

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Cuando se presente un caso de alta ya transcurrido el ciclo escolar, habr que registrarlo al final de la lista para que no genere problemas con los registros que ya haya de los dems alumnos. Cuando se encuentren con un caso de baja en el grupo, el problema no se soluciona borrndolo nicamente de la lista en el archivo de datos/de los alumnos, porque de ser as solo se borrara el nombre de los formatos, pero las calificaciones seguiran apareciendo en los todos los formatos (registros de asignatura, asistencia, concentrados, etc.) y adems las frmulas de los formatos estarn esperando los registros del alumno para hacer los clculos correspondientes. Por tanto, a continuacin se muestra el procedimiento mas conveniente cuando se nos presente una baja.

6. El Manejo de Altas y Bajas

Para que los formatos consideren al alumno como baja y se puedan ejecutar las frmulas sin problemas, debemos ingresar ceros a las calificaciones finales TOTAL en cada bloque (pestaas CLASE) en todas las asignaturas. Recordando desbloquear primero la hoja y luego ingresando ceros tanto en promedio general de bloque como en redondeo. Esto, vuelvo a insistir, en cada bloque de cada asignatura (pestaa CLASE). Al final no olvidar volver a bloquear la hoja.

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7. Consideraciones Generales
Hay que mantener todas las hojas de las que consta la carpeta, dentro de la misma. De lo contrario se produce un error, al vincular los datos. NO hay que cambiarle el nombre a las hojas de clculo, ni a las pestaas de estas, pues el sistema no encontrara las rutas de actualizacin. Las hojas estn bloqueadas y solo se pueden modificar los espacios destinados para eso.

Algunas celdas tienen validaciones, es decir, solo se acepta la informacin que cumpla con la condicionante.
Las hojas se pueden desbloquear si se desea modificar algo, pues no tienen contrasea, pero hay que considerar que si se borran algunas formulas, pueden afectar algunos datos y funciones. Si ya se tiene completa su inscripcin y meses o semanas despus ingresa algn alumno, hay que ponerlo al final, de lo contrario no correspondera el nmero de lista, con el registro de calificaciones. Antes de imprimir, hay que observar la vista preliminar, ver que lo que se quiere y si es as mandar imprimir, sino, habr que hacer las modificaciones pertinentes. Se puede dar la confusin de que algunos registros de trabajos se introdujo 9.8 (por ejemplo) y en la celda aparece 10 (es decir, se redonde). Hay que tener en cuenta que el programa lo hace automticamente debido a que la celda esta muy pequea o tiene el zoom muy reducido (en este ltimo caso bastar con aumentar el zoom). Pero hay que considerar, que las cantidades introducidas se respetan, es decir, los promedios se obtienen con las cifras reales, no con las redondeadas. Es recomendable llevar copia de los formatos en una memoria y estarlos actualizando (copindolos o sobrescribindolos semanalmente, por dar un ejemplo), dado que se puede averiar la computadora y perder la informacin. De esta manera siempre tendremos respaldo. Cualquier duda, cometario o sugerencia hacerlos llegar a Jorge Luiz (Zona 28 Telesecundaria). E-mail: jorgeluiz178@hotmail.com

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