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Adela Gamousse1 Carla Rodriguez2 Jorge Caldern3 y Cristina Marcano4 Universidad de Oriente. Escuela de Hotelera y Turismo. Cursos Especiales de Grado. Dpto. de Servicios Tursticos
adela_gb11@hotmail.com, carlarodriguez_1@hotmail.com, jorge_ch33@hotmail.com, cristina.marcano@udo.edu.ve
La Investigacin que se propone responde a la necesidad del Centro de Investigaciones Tursticas de realizar para el prximo ao 2013 unas Jornadas de Investigacin de Turismo Sostenible a propsito de la V reunin de la Red Universitaria Internacional de Turismo Sostenible que se llevar a cabo en la Escuela de Hotelera y Turismo de la Universidad de Oriente, en la isla de Margarita, estado Nueva Esparta, Venezuela. Las jornadas representan un evento de ndole acadmico, donde los participantes podrn exhibir sus trabajos de investigacin acorde con el tema principal de dicho evento. Es un estudio netamente documental que se encarga de dar propuestas a una necesidad especifica de planificacin. Sus objetivos responden al mismo proceso de Organizacin de un evento como son las las fases de Pre-evento, Evento y Post- Evento para asi dar respuesta a dichas actividades. Se concluye la necesidad de seguir unos pasos organizados para el xito de las mismas.
Adela Gamousse1 Carla Rodriguez2 Jorge Caldern3 : Licenciados en Hotelera de la Escuela de Hotelera y Turismo. Integrantes de los Cursos Especiales de Grado. Cristina Marcano4. Licenciada en Turismo. Magister sciantiarum en Turismo. Doctora en Administracin, Coordinadora del Centro de Investigaciones Tursticas de la Escuela de Hotelera y Turismo de la Universidad de Oriente
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Adela Gamousse1 Carla Rodriguez2 Jorge Caldern Cristina Marcano and3 4 Universidad de Oriente. School of hospitality and tourism. Special degree courses. Dept. of tourist services
adela_gb11@hotmail.com, carlarodriguez_1@hotmail.com, jorge_ch33@Hotmail.com, cristina.marcano@udo.edu.ve
The research proposed responds to the need of the Centre for tourism research for a Conference on research of sustainable tourism next year 2013 with regard to the fifth meeting of the International University network for sustainable tourism, to be carried out at the school of hotel and tourism from the Universidad de Oriente, in Margarita Islandbeen new Sparta, Venezuela; Sessions represent an academic nature event, where participants may exhibit their work in line with the main theme of the event. It is a purely documentary study dealing with proposals to one need specific planning. Its objectives respond to the same process of organizing an event such as the stages of pre-event, event and post event in order to respond to such activities. The need to follow a few steps organized for the success of the same can be concluded.
Carla Rodriguez2 Jorge Caldern Adela Gamousse3 : Graduates in hospitality at the school of hospitality and tourism. Members of the special degree courses. Cristina Marcano4. A degree in tourism. Magister sciantiarum in tourism. PhD in management, Coordinator of the Centre for tourism research at the school of hotel and tourism from the Universidad de Oriente
Introduccin
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Metodologa Para la realizacin de este informe se trabajo con una metodologa netamente documental, basndose en revisiones bibliogrficas (libros, revistas, trabajos de investigaciones, entre otros), y en revisiones electrnicas, tambin se usaron como gua antecedentes de jornadas de investigacin realizadas en el pas con anterioridad. Resultados FASES DEL PRE-EVENTO DE LA ORGANIZACIN DE LAS JORNADAS
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Seleccin de los Comits Los comits estn constituidos por un grupo de personas designadas con diferentes labores y tareas para contribuir con la realizacin de un evento. Por consiguiente, para el desarrollo de la Primera Jornada
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Hora 8:00am 9:00am 10:00am 11:00am 12:00pm 1:00pm 3:00pm 4:00pm 5:00pm 5:30pm 6:30pm
Elaboracin Propia
Da 1 Registro y entrega de material Ceremonia de apertura Primera Ponencia Coffee Break Presentacin de Trabajo (2) Almuerzo Segunda Ponencia Presentacin de Trabajo (2) Coffee Break Tercera Ponencia Cierre
Da 2 Primera Ponencia Dinmica Grupal Coffee Break Segunda Ponencia Almuerzo Presentacin de Trabajo (2) Tercera Ponencia Ceremonia de Clausura Coffee Break
Seleccin de Ponentes. Despus de recibir todas las posibles ponencias, se hace una seleccin muy rigurosa con los trabajos seleccionados para la presentacin. Asignacin de Asientos para Autoridades de la Universidad e Invitados Especiales La primera fila corresponde a las Autoridades de la Universidad, y la siguiente para los invitados especiales. Se identificaran estos puestos con una tarjeta de reservado que cuenta con el logo y el titulo de la Jornada. (Figura 2)
Comit de Finanzas El comit de finanza se encarga de la distribucin de los recursos necesarios para el evento, y su correcto aprovechamiento. Elaboracin del Presupuesto Se elabora el presupuesto de los gastos que se incurrirn en el evento. Figura 3
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Realizacin de Pagos El comit de finanza se encarga de cumplir con todos los pagos que cubran los servicios contratados para el evento. Como lo son, los viticos de los ponentes internacionales, el alquiler de equipos, entre otros. Apertura de Cuentas Este comit har la apertura de las cuentas que sern utilizadas para efecto del proceso de inscripcin y preinscripcin. En esta ocasin, se aperturar una cuenta en el Banco Mercantil Comit de Seguridad El comit de seguridad es aquel que se encarga de velar por la integridad fsica de los participantes e invitados que asistirn al evento. Este comit esta conformado por personal capacitado y con experiencia previa en trabajos de este tipo. Organizacin del Operativo de Seguridad del Evento Se selecciona el nmero de personal que se encargara de los operativos de seguridad del evento. En funcin del espacio del lugar, se distribuirn los oficiales de seguridad necesarios para cumplir el objetivo del comit. Comit de Servicios Generales Las funciones de este comit yacen en la logstica y planificacin de las actividades a realizar en el evento. Reservacin del Lugar del Evento Con un mes de anticipacin se har la reservacin del lugar designado para la realizacin del evento. De acuerdo a las normas estipuladas por la empresa propietaria de la sede, se cumplir las normas acatadas por la empresa para la reservacin del espacio. Ornamentacin del Saln Un da antes del evento, se procede a ambientar el lugar para cumplir con las exigencias del evento. Se dispondr de una mesa en el escenario para ubicar a las autoridades del evento. El lugar se adornara con arreglos florales, se distribuirn los equipos audiovisuales en puntos estratgicos. El Montaje del saln ser tipo auditorio por las caractersticas del saln. (Figura 4)
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Alquiler de Equipos Este comit velara por el alquiler de los equipos tcnicos necesarios para la realizacin de las ponencias y presentaciones. Reproduccin del material En esta fase el comit se encargara de reproducir el material necesario que se le facilitara a cada participante, este se encuentra conformado por: una carpeta con el logo y slogan de las jornadas, un cd con todas las ponencias presentadas durante los das de exposiciones, un block y bolgrafo para las anotaciones que requieran hacer los participantes. (Figura 5)
Comit de Promocin y Relaciones Pblicas Este comit se encarga de la imagen y aspectos formales de las jornadas, con esto se busca generar una imagen atractiva, para as captar con ms eficacia a los participantes. Seleccin del Nombre y Logo del Evento Una vez seleccionado el tema principal de la jornada, se prosigue a seleccionar un titulo adecuado, este debe ser corto y llamativo para crear inters en los posibles participantes, derivado de ese titulo se pasa a la creacin del logotipo, igualmente debe ser alusivo al tema del evento. El logo debe tener un diseo creativo, y usar colores que llamen la atencin de los usuarios. Para este evento se tomo como nombre del mismo I Jornada Internacional de Turismo Sostenible Sostn el planeta Sostn el Futuro. Despus de la seleccin del nombre se realizo el diseo del logo alusivo al tema de la jornada utilizando colores verdes, azul y morados.( Figura 6)
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Diseo de la Papelera La papelera para el evento se utilizara para el envo de cartas, comunicados y transmisin de informacin en general, por lo cual debe ir correctamente identificada con el logo y el titulo de la jornada. Figura 4
DEL PUEBLO VENIMOS/ HACIA EL PUEBLO VAMOS AV. 31 De Julio, sector Guatamare, Isla de Margarita Estado Nueva Esparta. Apartado de Correo 147- telfono 0295- 4006614 http:/www.ne.udo.edu.ve/ - csceht@gmail.com
Diseo de la Invitacin El comit se encargara de disear las invitaciones que sern enviadas a los invitados especiales y autoridades, esta debe ser lo suficientemente formal y llevar el logo y titulo de las jornadas, se implementaran unas en formato electrnico para hacer llegar la invitacin a personalidades internacionales. (Figura 8)
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Diseo de Certificados Las jornadas por ser un evento acadmico debe conferir a los participantes un certificado que haga constar su participacin en dicho evento, el certificado debe llevar aparte del logo y titulo del evento, los datos personales de cada participante. El tema principal de las jornadas es el turismo sostenible por lo que el certificado ser confeccionado con material de reciclaje. Figura 9
Diseo de la Credencial Para esta jornada las credenciales se presentaran de dos maneras, la primera ser para el comit organizador y ser en forma de carnet para que seas visible y los participantes pueden diferenciar quienes conforma este comit y la segunda credencial ser en forma de brazalete y ser para los participantes e invitados. (Figura 10)
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Diseo de la Publicidad El comit de promocin y relaciones pblicas se encargara de crear una imagen fresca e innovadora para publicitar el evento a nivel regional y nacional, adems de elaborar una publicidad electrnica para promocionar las jornadas en el exterior. (Figura 11)
Seleccin del Uniforme Para darle prestancia y formalidad al evento se designara un uniforme alusivo al evento para el comit organizador, para los hombres un pantaln de vestir negro y una camisa diseada especialmente para las jornadas, las mujeres vestirn una falda negra a la altura de las rodillas y la camisa diseada para el evento. El equipo de protocolo deber vestir mas formal, los caballeros con traje y corbata y las damas con un vestido tipo coctel y una bufanda para el cuello. Los ponentes y dems invitados especiales tendrn a su juicio la eleccin de su vestimenta, pero previamente se recomendara usar traje formal (Figura 12)
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Organizar los actos de Inauguracin y Clausura Este comit se encargara de organizar la ceremonia de apertura y clausura. La ceremonia de inauguracin dar inicio a las jornadas, por ende esta comisin se debe encargar de contratar los servicios de un coro para la interpretacin del himno nacional y regional. Este tambin se encargara de ubicar el acto cultural que ser ofrecido a las personas asistentes. Para la ceremonia de clausura igualmente se debe presentar algn acto cultural para despedir y agasajar a las personas presentes. Comit de Alojamiento El comit de alojamiento se encarga de la organizacin del alojamiento de los ponentes e invitados especiales. Su principal funcin es encontrar un establecimiento hotelero que se adapte a las necesidades de estos. Seleccin de Hospedaje En esta fase del pre- evento el comit de alojamiento selecciona, entre una gama de posibilidades de establecimientos, el ms adecuado a los requerimientos tanto de la jornada como de los ponentes e invitados especiales. En este caso el comit tomo como opcin de alojamiento el Hotel Boutique La Plazuela, ya que est ubicado en el corazn de la capital del estado y est prximo al lugar donde se desarrollar la jornada, facilitndoles el traslado a lugar del evento. (Figura 13)
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Contratar los Servicios de Alojamiento Una vez seleccionado el establecimiento de alojamiento, el comit procede a hacer la gestin para adquirir el servicio de hospedaje y as asegurar la vacante del mismo. En esta ocasin se realizar la operacin a travs del departamento de reservacin del Hotel Boutique La Plazuela de un total de veinte (20) habitaciones para distribuirla entre los ponentes e invitados especiales a la jornada. Comit de Alimentos y Bebidas Este comit se encarga de todo lo relacionado con lo referente a los refrigerios de la jornada y la comida del equipo de trabajo que labora en el evento. Para este evento se contrato el servicio de la compaa Margarita Evento y Banquete, est se encargara de suministrar los insumos a lo largo de la jornada. (Figura 14)
Seleccionar lo referente a los Coffee Break En las jornadas se estila ofrecer coffee break a los asistentes al evento para hacer ms placentera su participacin en el evento. En estas jornadas se estima ofrecer cuatro (4) Coffee Break a los asistente intercalndoles en la maana y en la tarde a lo largo de los dos das del evento. En la maana el Coffee Break est compuesto por comida salada jugos, agua y caf y en la tarde dulces, jugos, agua y caf, por otra parte se siniestrar al comit organizador y dems trabajadores en el eventos el almuerzo por los das de la duracin del evento. Comit de Registro
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Confirmacin de Asistencia Tantos los asistentes al evento como los participantes y ponentes debern confirmar en un lapso no menor a dos (2) semanas antes del da del evento su participacin para poder organizar todo lo referentes a los certificados y nmeros de asistentes a la jornada. Comit de Transporte El comit de transporte vela por el traslado ptimo de los ponentes e invitados desde los diferentes puntos de acceso de la Isla de Margarita. Coordinacin de la llegada y salida de los Ponentes Nacionales e Internacionales Al momento de la llegada de los ponentes e invitados especiales al estado Nueva Esparta, por cualquier entrada ya sea martima o area, se dispondr de un servicio de traslado hasta el lugar de alojamiento, de igual manera se contar con este servicio al momento de retorno. Se contratar un servicio de taxis ejecutivo para garantizar que cada ponente e invitado reciba trato profesional y as evitar cualquier contratiempo al momento de su llegada y partida. (Figura 16)
Traslado de los Ponentes Se designara una Coaster para el traslado de los ponentes e invitados a la jornada del sitio de alojamiento, hasta el lugar donde se desarrollar el evento. (Figura 17)
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Comit de Limpieza Se encarga del aseo y acondicionamiento previo del lugar donde se desarrollara la jornada. Acondicionamiento del Lugar del Evento La persona encargada de la limpieza del lugar deber velar por que recinto quede totalmente pulcro, de igual manera deber cerciorarse de que los baos estn en optimas condiciones para su uso. ACTIVIDADES DURANTE EL EVENTO A continuacin, se describir las actividades presentes en la fase del evento y las acciones a efectuar por cada comit. Comit de Registro Una vez ubicados en el lugar del evento el comit de registro proceder a hacer efectiva la formalizacin de la inscripcin de los participantes del evento y la entrega del material a utilizar durante toda la jornada. Formalizacin de la Inscripcin Cada participante, deber entregar un boucher o un comprobante de transferencia en la mesa de registro. Luego el comit buscar al participante en la lista para poder formalizar su asistencia. Entrega del Material, Certificado y Credencial A todos los participantes, se les entregar la carpeta con el material para las ponencias, su credencial y su certificado respectivamente. Comit de Recepcin Los participantes sern bienvenidos por un grupo de protocolo designado a atender cualquier duda y requerimiento del mismo. Recibimiento y ubicacin de los Invitados La Lic. Cristina Marcano ser acompaada por un grupo de protocolo, quienes darn la bienvenida a los invitados a las jornadas. Esta recepcin ser pautada entre las 8:00 am y 8:45 am. a fin de dar inicio de manera puntual a las jornadas. Ceremonia de Apertura La Ceremonia de Apertura se realizar a las 9:00 am, en la cual el maestro de ceremonia, Cristina Marcano, dar la bienvenida formalmente a las jornadas y algunas palabras de agradecimiento. Luego de esto, se entonar las letras del himno nacional, por parte de La Coral Inocente Carreo. Finalmente el maestro de ceremonia abrir paso a las autoridades universitarias a que tomen la palabra. Palabras de la Decana y del Director de CORPOTUR Se fundamenta en la presentacin tanto de las autoridades de la UDO como de la corporacin de turismo. Estas palabras deben ser breves y alusivas a las jornadas a presentar donde se destaque la importancia del turismo sostenible. Desarrollo del Programa Establecido En este lapso de tiempo se desarrollar el contenido programado para esta jornada. Ceremonia de Clausura El grupo de danza de la UDONE realizara un acto en la ceremonia de clausura de las jornadas. Palabras de Agradecimiento del Coordinador General de CITUR La Lic. Cristina Marcano dar por culminado oficialmente las jornadas de investigacin, invitando a los presentes a un compartir.
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CONCLUSIONES La planificacin y organizacin de las Primeras Jornadas de Turismo Sostenible de CITUR, cumple con las etapas de pre-evento, evento y pos-evento, cada una con sus diferentes actividades. La Organizacin de estas Jornadas implican tres (3) etapas en la Organizacin de un evento que no se pueden manejar por separado, este sistema funciona igual que una cadena, donde cada eslabn es primordial para alcanzar el objetivo planteado. Las fases del pre-evento implica las siguientes acciones: la seleccin de la fecha y lugar del evento, la eleccin de los invitados especiales, el diseo de las invitaciones y otro tipo de material, seleccin de los recursos necesarios para el desarrollo del evento. En relacin a la fase del evento, incluye el desarrollo de las ceremonias de apertura, la recepcin de los invitados, ceremonia de clausura, y otros aspectos que permitan la ejecucin exitosa del evento. La etapa del pos-evento permite la evaluacin de la efectividad con que se desarroll las Primeras Jornadas Internacionales de Turismo Sostenible y su impacto en el mbito turstico y hotelero. Es necesario mantener el orden y la ejecucin de todas actividades presentes en cada fase de la planificacin, organizacin y ejecucin de un evento de esta ndole, para lograr el xito y cumplir las metas propuestas. Para los organizadores es de suma importancia llevar cada uno de los pasos a seguir dentro de las fases del evento, para no ignorar detalles que puedan afectar el desarrollo de la Jornada. Precisar un nmero exacto de invitados con el fin de prever los recursos y el espacio necesario para el ptimo aprovechamiento de los mismos. Efectuar con puntualidad la ceremonia de apertura y clausura es elemento de xito y permite evitar prdidas de tiempo innecesarias que puedan afectar el itinerario establecido, teniendo como consecuencia la prdida del control de la actividad.
Bibliografa FLEITMAN, Jack. Eventos y Exposiciones una Organizacin Exitosa. Editorial McGrawHill. Mxico 1997 FRAGE, Etna de. Eventos Universitarios y Sociales. Fondo Editorial Universidad Pedaggica Experimental Libertador, 1998 GHERARDI, Eliana. Cmo hacer eventos exitosos. Coleccin Quirn No 36, Citur en lnea 197
Los libros de El Nacional. Editorial CEC, S.A. Venezuela, 2000 GMEZ, Carlos. Gerencia de Eventos Especiales. Editorial Panapo. Venezuela, 1995 GMEZ, Carlos y VISLA, Oswaldo. La Gerencia de Eventos Especiales en las Relaciones Pblicas. Editorial Panapo. Venezuela, 1989
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