CAMPOS:SUSCARACTERSTICAS

DefinicindelosCampos
Antes de escribir los campo de una tabla, define en papel ya que cada datos deberserlomsproductivoposibleygenerarlamayorymejorinformacin. Una vez creada la tabla, por defecto aparece un campo llamada Id, que el sistema lo genera automticamente, si estecampoustedconsideraquelovaa utilizar consrvelo, de lo contrario eliminarlo. Para eliminarlo, marque el encabezado de fila, clic derecho, y un clicaeliminarfila.

Paracrearnuevoscampossigaelsiguienteproceso:
i. ii. iii. iv. v.

Digiteelnombredelcamponuevoejemplo(Identificacin). Definaeltipodedatos. Definalaspropiedades. Definasielcampoesllaveprincipal. Guardelatablaycirrela.

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NombredelCampo
Cadafilarepresentaellugarparaunnuevocampo,elnombredelcampodeber ser una palabra que represente lo ms cercano a los datos que almacenar el campo.EjemploCdula,Telfono,Direccin.

Losnombresdeloscampospuedenserescritosdecualquiermanera,peropara quefuncionenlomejorposiblesedalassiguientesrecomendaciones: Utilizarsolamenteletrasenminsculas. Sepuedecombinarletrasynmeros. Noutilizartildes. No dejar espacios en blanco, o unir las palabras con uso de lneas.Ejemplo: telfonocelular telfonocelular telfono_celular

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TiposdeDatos
Cadacampoodatopuedetenersupropiotipodedato,ycadatipodedatotiene caractersticasopropiedadesquelorepresentan. Eltipodedatoindicaquevalorpuedealmacenaresecampoentrelosvaloresms utilizadosseencuentran: Texto: Almacena valores alfanumricos y smbolos inferiores a 255 caracteres. Ejemplo: nombre, apellido,provincia,cantn,etc. Memo:Almacenatextoslargos,valoreshasta64000 bytes.Ejemplo:comentarios,observaciones,etc. Numero: Valores numricos nicamente. Ejemplo: edad,notadeestudio,etc. Fecha/Hora:Valoresrelacionadosconfechayhoras oambos.Ejemplo:horadeentradaaltrabajo,fecha uhoradecompras,fechadenacimiento,etc. Moneda: Valores numricos contables sea con smbolodemoneda.Ejemplo:precio,salario,etc. Auto numrico: El valor auto numrico es un nmero irrepetible (sin duplicados) que genera el sistema automticamente, no es necesario

completar este campo a la hora de ingresar los datos. Ejemplo: se utiliza para representar nmeros defacturas,nmerosdetransacciones,nmerosde registros o cualquier otro dato que sea auto consecutivo. S/No: Valor booleano (solo tiene dos posibles respuestas), si no, falso verdadero, Activo Campos, sus caractersticas

desactivoetc.Ejemplo:Morosidad,determinasiono lapersonatienemorosidadconunbanco,etc. Objeto OLE: Se utiliza para insertar objetos como archivosdetexto,hojasdeclculo,imgenes,audio, videos etc. Ejemplo agregar a la base de datos la fotografadeunempleado,etc. Hipervnculos: Guarde enlaces o vnculos a objetos,pginasdeInternetoprogramas. Asistenteparabsquedas:Permiteelegirunvalor deunalistaindicaporelusuario,odeotratabla:al hacer clic sobre esta opcin aparece el asistente, que gua al usuario para especificar los parmetros necesarios. El usuario final escoge un valor para este campo mediante un cuadro combinado o un cuadrodelista.

PropiedadesdeunCampo
Cadacampodatotieneciertaspropiedades,acontinuacinsedefinenlasms comunes:

TamaodelCampo
Seutilizaparalostiposdedatostextoomemoprincipalmente,yindicalacantidad decaracteres(smbolos,letrasnmeros)quetendrelcampo.Asporejemplo sielcampoesde15,significaquesolopodrealmacenar15caracterescualquiera queestosseanlosespaciosenblancocuentancomocarctertambin.

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Formato
Enuncampotipotexto,memoohipervnculo,puededisearlapresentacindel dato.Siseescribelossmbolosde>(mayorque)o<(menorque),representaque el contenido escrito va a aparecer totalmente en mayscula (>) o minscula (<). Tambinenelformatosepuedeutilizarparaqueelcontenidoaparezcaenunsolo color por defecto, para ello, hay que escribir un color dentro de los parntesis cuadrados,ejemplo[Rojo].

Esto significa que los valores contenidos en este campo saldrn de color rojo. Algunosdeloscoloresquesepuedenutilizarson:rojo,verde,azul,negro,blanco, aguamarina,amarillo.

Nota:Tomeencuentequeparautilizaruncolor,sinexcepcintieneque utilizarlossmbolosde>o<,juntoalcolor.Ejemplo:<[Verde].

Nota: Si lo escrito en la propiedad de formato aparece entre comillas, significa que lo escrito posee un error. Ejemplo <"[turquesa]", el error anteriorsignificaqueelcolorutilizadonoexiste.

Si el tipo de dato es nmero, moneda, fecha/ hora, si/no, el formato cambia, en estos casos da la opcin de escoger algn tipo de formato segn su tipo, a continuacinsesealaalgunosdeellos.

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Fechas/Hora

SI/NO

Moneda

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Autonumrico

Nmero:

Acontinuacinsedescribealgunosdeloscontenidosanteriormentemencionados: Formatoparauncamponumrico: Byte Entero EnteroLargo Valoresentre0y255(sinfracciones) Permitevaloresentre32768y32767(sinfracciones) Valoresentre2.147.483.648y2.147.483.647(sin fracciones) Simple Valoresnegativosentre3.402823E38y1.401298E 45yparavalorespositivos.14012

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Doble

Valorescomprendidosentre1,79769313486231E308 y4,94065645841247E324paravaloresnegativos,y entre1,79769313486231E308y4,94065645841247E 324paravalorespositivos.

Id.derplica

Seutilizaparaclavesautonumricasenbases rplicas.

Decimal

Decimalparaalmacenarvalorescomprendidosentre 10^381y10^381(siestamosenunabasededatos .adp)ynmerosentre10^281y10^281(siestamos enunabasededatos.mdboaccdb).

FormatoparauncampoSi/NO Verdadero/ falso Enlavistadehojadedatoslamismasevisualizaen forma de una caja de check, la cul si se marca la cajasignificaVerdadero,ysilacajaquedaenblanco significaFalso. S/No Larepresentacingrficaesigualconelusodecajas decheck,conladiferenciaquecuandoseutiliceeste campoenunaconsultaofiltroporsedebedesealar conlapalabrassono.Nota:Tomeencuentaqueel sutilizadoseencuentratildado. Activado/ desactivado Larepresentacingrficaesigualconelusodecajas decheck,conladiferenciaquecuandoseutiliceeste campoenunaconsultaofiltrosedebedesealarcon lapalabraactivadoodesactivada.

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Formatoparauncampomoneda Nmero general Moneda Presentalosvaloresintroducidosconelseparadorde millaresyelsmbolomonetarioasignadoenWindows comopuedeser. Euro Fijo Estndar Porcentaje Utilizaelformatodemoneda,conelsmbolodeleuro. Presentalosvaloressinseparadordemillares. Presentalosvaloresconseparadordemillares. Multiplicaelvalorpor100yaadeelsignode porcentaje(%) Cientfico Presentaelnmeroconnotacincientfica. Presentalosnmerostalcomofueronintroducidos.

Formatosparauncampofechayhora Fechageneral Si el valores slo una fecha,no se muestra ninguna hora si el valor es slo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinacin de los valoresdeFechacortayHoralarga.Ejemplos:3/4/93, 05:34:00PMy3/4/9305:34:00PM. Fechalarga Sevisualizalafechaconeldadelasemanayelmes completo.Ejemplo:Lunes21deagostode2000.

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Fechamediana Presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo:21Ago2000 Fechacorta Presenta la fecha con dos dgitos para el da, mes y ao.Ejemplo:01/08/00. El formato fecha corta asume que las fechas comprendidasentreel1/1/00yel31/12/29sonfechas comprendidas entre los aos 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecenalintervalodeaosentre1930y1999. Horalarga Presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20 Horamediana Presenta la hora con formato p.m. o a.m. Ejemplo: 5:35p.m. Horacorta Presentalahorasinlossegundos.Ejemplo:17:35

Nota:Elformatosepuedeestablecerparatodoslostiposdedatosexceptoeltipo dedatoObjetoOLE.

Mscaradeentrada
Tiene como fin la validacin de los datos de entrada. Se utiliza la mscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una mscara de entrada para un campo Nmero de telfono que muestre exactamente cmo debe introducirseunnmeronuevo:(___)_______. Access dispone de un Asistente para mscaras de entradas que nos facilita el

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establecer esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botn queaparecealaderechadelapropiedadamodificarunavezactivadadicha propiedad. Alcrearunamscaradeentrada,puedeutilizarcaracteresespecialesparahacer quelaintroduccindedeterminadosdatos(porejemplo,elcdigodereadeun nmerodetelfono)seaobligatoriayquelosdemsdatosseanopcionales(como laextensindetelfono).

Estos caracteres especifican el tipo de datos, como el nmero o el carcter que debeintroducirparacadacarcterdelamscaradeentrada. Puedesdefinirunamscaradeentradautilizandolossiguientescaracteres Carcter Definicin Dgito(0a9,entradaobligatoria,signosms[+]ymenos[] nopermitidos). Dgito o espacio (entrada no obligatoria, signos ms y menosnopermitidos). Dgito o espacio (entrada no obligatoria los espacios se muestran en blanco en la vista hoja de datos, pero se # eliminancuandoseguardanlosdatossignosmsymenos permitidos). L ? A Letra(AaZ,entradaobligatoria). Letra(AaZ,entradaopcional). Letrasodgitos.Entradaobligatoria.

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A & C < >

Letrasodgitos.Entradaopcional. Cualquiercarcterounespacio.Entradaobligatoria. Cualquiercarcterounespacio.Entradaopcional. Convierteloscaracteresaminscula. Convierteloscaracteresamayscula. Muestralamscaradederechaaizquierdayloscaracteres serellenandeizquierdaaderecha. Provoca que el carcter siguiente se muestre como un carcterliteral(porejemplo,\BsemuestresloB). Marcadordeposicindecimalyseparadoresdemiles,hora

! \

.,: /

yfecha(elcarcterdependedelvalordelcuadrodedilogo Propiedades de Configuracin regional en el Panel de ControldeWindows.

Creaunamscaraparacajasdetextosquesolicitanclaves ContraseasoPassword.

Ttulo
Eslaetiquetaquemeaparececuandoseutilizaunformularioparareferenciaral campo.Tienecomofinalidadbrindarinformacindeloscamposalusuarioenlas distintasvistas. Porejemplo,siuncamposellamaFnaceindicamosFechadenacimientocomo valorenlapropiedadTtulo,enlacabeceradelcampoFnacobservaraFechade nacimiento.

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Valorpredeterminado
Es aquel valor que se genera automticamente cada vez que cree un nuevo registro. Este valor se almacenar automticamente en el campo si no introducimosningnvalor.Sesueleemplearcuandosesabequeundeterminado campovaatenerlamayoradelasveceselmismovalor,seutilizaestapropiedad para indicar o especificar cul va a ser ese valor y as que se introduzca automticamenteenelcampoalahoradeintroducirlosdatosdelatabla. Porejemplo,sitenemoslatablaClientesconelcampoProvinciaylamayorade clientes son de la provincia San Jos, se puede introducir ese valor en la propiedadValorpredeterminadodelcampoProvinciayasalahoradeintroducir los diferentes clientes, automticamente aparecer el valor San Jos y no se tendrqueteclear. Se puede utilizar esta propiedad para todoslos tipos de datos excepto el Objeto OLEyelAutonumrico.

RegladeValidacin
Estapropiedadnospermitecontrolarlaentradadedatossegnelcriterioquese especifique.Hayqueescribirelcriterioquedebecumplirelvalorintroducidoenel campoparaqueseaintroducidocorrectamente. Por ejemplo si queremos que un valorintroducido est comprendido entre 100 y 2000, se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000. Para limitar los valoresquesevanaintroducirseutilizanparmetroscomo:>,<,<>,=,>=,<=. Para crear reglas de validacin se puede utilizar el generador de expresiones, esteseubicacuandoaccederemosalhacerclicsobreelbotn queaparece

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aladerechadelapropiedad.Estaopcinayudaaescribircualquierexpresinen Access,porejemplolasexpresionesdevalidacinparacampos.

Su uso es bastante sencillo, pues su sintaxis se aproxima bastante al lenguaje natural. Lanica clave que debe tomar en cuenta sonlas funciones predefinidas deAccess.

CuandosetengalaexpresincompletaslodeberpulsarelbotnAceptarysta se aadir como expresin de validacin a nuestro campo. Algunas funciones requieren una seriede argumentos que sedeben de especificar entre parntesis despusdel nombre dela funcin,para saber sila funcin requiere argumentos, en la parte inferior del cuadro de dilogo Generador de expresiones, aparece el Campos, sus caractersticas

formato de la funcin, en nuestro caso, como la funcin que hemos elegido no requiereargumentosvemos:Fecha()

Si hubiese elegido en la categora Matemticas, la funcin Redondear, nos aparecera abajo Redondear (NmeroPrecisin), indicndonos que entre

parntesisdebemosescribirelNmeroquequeremosredondear(oelnombredel campoquecontieneesevalor)yseparadosporunpuntoycomalaPrecisin(es decirelnmerodedecimalesquequeremosconservar).

TextodeValidacin
Mensaje que se genera al incumplir la regla de validacin. Este mensaje se mostraralusuario.Lalongitudmximaparaunmensajeesde255caracteres.Si por alguna razn est propiedad no se utiliza, el Access enviar un mensaje automticodelprogramaalincumpliralgunaregladevalidacin.

Requerido
Existensolamentedosvaloresposiblesparaestapropiedad:SiyNo.Elprimero indicaqueelvalorcamponopodrsernuncanulo,mientrasqueelsegundosilo permite. En caso de que permita valores nulos, es conveniente verificar que la propiedadRegladevalidacinestredactadadelasiguientemanera:ESNULO. LapropiedadRequeridonoesaccesibleparalostiposdedatosautonumricos.

PermitirLongitudCero
AligualquelaanteriorpermitedosvaloresSiyNo.Elprimeropermitealmacenar cadenasdelongitudcero(),yelsegundoobligaalcampoatenersiempreun valor. Si esta propiedad se establece as, una entrada de longitud cero se

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convertir en una entrada invlida independientemente del valor de propiedad requerida.EnelcasocontrariocuandolapropiedadrequeridaesSiyelvalorde lapropiedadpermitelongitudceroesNo,entoncessimpledebeexistirunvaloren elcampo.

Indexado
Estapropiedadestableceunndiceparaunsolocampo.

Valoresdelapropiedad

Significado Sinndice.Esteeselvalorpordefectode lapropiedad. Permitevaloresduplicadosenelcampo. Nopermitevaloresduplicados

No

Si(conduplicados) Si(sinduplicados)

CompresinUnicode
EnelesquemadecodificacindecaracteresUnicote,seutilizadoscaracteresen ves de uno para representarlainformacin. Access utiliza este esquema en los campostexto,memoohipervnculos.

Nota: Cuando termina de definir los campos, tipos de datos y sus propiedades, recuerde guardar los cambios a la tabla. Si es necesario declare una clave principal. Adems si desea ingresar nuevos registros, recuerdepasarsealavistadehojadedatosparaladigitacindedatos.

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BsquedaaTrasvsdecampos
Labsquedaseencuentradentrodelpaneldepropiedades.Labsquedaatravs de campos nos permite definir o extraer valores que deseamos sean ingresados ennuestratablas,realmenteloquesepretendeesquelosdatosingresadossean losmsconfiablesposibles,datosreales,ciertosoexistentes. Esteprocedimientotienedosconnotaciones,laprimeraquelosdatosingresados existan en otra tabla, o que los datos a ingresar estn previamente establecidos porelusuario.Asporejemplo.

LaTablaEstudiantes: Identificacin(ClavePrincipal) Nombrecompleto Gnero

Para dicha tabla el gnero est establecido por un campo texto de un carcter, con una regla de validacin =F o =M, pero an as queremos que la persona simplemente seleccione el valorentoncesdefinimosuncampode bsqueda en las propiedades del campo y establecemos nuestro

parmetrosdebsquedamedianteuna lista.

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Ejemplodebsquedaatravsdeunalistadevalores:
i. ii. iii. iv. v.

Ubquesesobreelcampogeneroenvistadediseo Enlaspropiedadesdelcampo,hagaclicenbsqueda Mostrarcontrol,seleccionamosCuadrodelista TipodeOrigendelaFila,leindicamosquedesdeunalistadevalores Origen de la Fila digitamos los valores que deseamos permitir separndolosconpuntoycomo()ejemploMF

vi.

GuardarloscambiosycerrarlaTabla

Ejemplodebsquedaatravsdetablas:
i. ii. iii. iv. v.

Ubquesesobreelcampogeneroenvistadediseo Enlaspropiedadesdelcampo,hagaclicenbsqueda Mostrarcontrol,seleccionamosCuadrocombinado TipodeOrigendelaFila,SeleccioneTabla/Consulta Origen dela Fila seleccionela tabla dondeestnlos datos que quiere buscar.

vi.

Columna dependiente: La columna donde est el dato que desea relacionar

vii. viii.

Numerodecolumnascuantascolumnasdeseamostrarensubsqueda Encabezadodecolumnamuestralosencabezadosdelatabladondese estbuscandolosdatos.

ix.

GuardarloscambiosycerrarlaTabla

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CambiarnombreaunaTabla
Paracambiarelnombreaunatabla,sigalossiguientespasos:
i. ii.

Cierrelatablaquesedeseamodificarelnombre. Dentro del panel de exploracin, seleccione la tabla y con un clic derechoescogerlaopcindecambiarnombre.

iii.

EscribirelnuevonombreypresionarIntro.

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EliminacindeTablas
Paraeliminarunatablayaexistentesigalossiguientespasos:
i. ii.

Cierrecualquiertablaabierta,principalmentelaquesedeseaborrar. Dentro del panel de exploracin, seleccione la tabla y con un clic derechoescogerlaopcindeeliminar.

iii.

Almensajedeconfirmacindaraceptar.

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