Elaboracin de hojas de clculo

1. La nueva herramienta de clculo Excel XP facilita la creacin de documentos denominados hojas de clculo y ms propiamente libros de clculo, que pueden incluir varias hojas en su interior. Introduciendo los datos en las celdas, y mediante unas cuantas frmulas, puede realizar clculos complejos de manera rpida y automatizada. Adicionalmente se pueden graficar los datos para producir documentos claros y profesionales. 2. Una Hoja de clculo (Spreadsheet) es el equivalente electrnico de las hojas tabulares que se utilizan en contabilidad. Al igual que stas, la que aparece en su pantalla al ejecutar la aplicacin, se encuentra estructurada en columnas y renglones (o filas) para que sea posible registrar datos en las intersecciones, denominadas celdas. Esta herramienta cuenta con una amplia diversidad de caractersticas y facetas que convierten el trabajo con nmeros en una cmoda y sencilla rutina. 3. Los principales elementos de la interfaz de Excel XP son: la Barra de ttulo, la Barra de mens, las Barras de herramientas Estndar y de Formato, la Barra de frmulas, la Barra de desplazamiento horizontal, la Barra de desplazamiento vertical y la Barra de estado. 4. El ancho predefinido de las columnas permite alojar 10.71 (8.43 en la versin en ingls) caracteres de tamao estndar o promedio. El alto de las filas est definido en puntos tipogrficos, ya que al introducir texto o nmeros, se supone que con 12.75 puntos basta para almacenar textos normales, que oscilan entre 9 y 12 puntos de tamao. 5. Crear una hoja de clculo resulta muy sencillo si se utilizan correctamente los elementos o datos que se pueden introducir mediante el teclado en las celdas; primero se define el esquema del documento y se escriben los ttulos, rtulos o etiquetas. Una vez definido el formato de la hoja tabular pueden introducirse los datos numricos y las funciones o frmulas para realizar las operaciones necesarias. 6. Excel XP ofrece 329 funciones de clculo, que le servirn para realizar operaciones matemticas, trigonomtricas, estadsticas, financieras, lgicas, de texto, de bsqueda y referencia, de base de datos y cientficas. Cuando se realiza algn cambio numrico en los datos de la hoja, Excel recalcula todo automticamente. 7. Antes de introducir los datos se debe seleccionar primero la celda apropiada. La celda donde se encuentra el cursor, es la celda seleccionada. 8. Los datos alfanumricos o de texto son cadenas de caracteres que se utilizan para representar ttulos, letreros, nmeros telefnicos, direcciones, claves de artculos, nombres de columnas o notas explicativas en la hoja de clculo. Estos datos se introducen tecleando los caracteres sobre la celda seleccionada; si se teclean datos sobre una celda que ya contiene informacin, se sobrescriben borrando los anteriores. 9. Cuando se introducen slo nmeros, Excel los reconoce y los alinea a la derecha. Los nmeros que no representan letreros -se puede asignar atributo de texto a los nmeros mediante el comando Celdas (Cells) del men Formato (Format)-, son tomados por el programa como cantidades numricas, con las cuales se realizarn operaciones matemticas o clculos. 10. Las funciones de Excel son ecuaciones o frmulas que se utilizan para realizar clculos numricos. Se introducen igual que los datos alfanumricos o los nmeros y utilizan operadores como +, -, *, /, ^ y (), para realizar funciones de suma, resta, multiplicacin, divisin, potencia y agrupacin de operaciones, respectivamente. Estos se escriben explcitamente como se hara en lgebra. Tambin se pueden utilizar las funciones predefinidas en el programa como SUMA (SUM), ABS, RAIZ (SQRT), VAR y muchas otras. 11. Un libro de clculo de Excel est compuesto por una o ms hojas de clculo, que pueden alojar datos alfanumricos, numricos y funciones, relacionados entre s o totalmente independientes. De esta manera podemos concluir los siguientes enunciados: 1. Todo documento realizado con Excel es un libro de clculo. 2. Todo libro de clculo consta de por lo menos una hoja de clculo. 3. Por lo tanto, todo documento de Excel es una hoja de clculo, aunque sabemos que estar inserta en un libro de clculo. 12. Al guardar el libro de clculo en el disco, Excel asigna automticamente la extensin .XLS y el formato de Excel XP, que en principio es compatible con Excel 97, excepto por algunos pequeos detalles como la inclusin de tablas dinmicas, las sugerencias para

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los hipervnculos, los informes sobre grficos dinmicos OLAP y los rangos de datos externos. 13. Excel XP ofrece una solucin que permite solucionar los problemas de compatibilidad de archivos de libros de clculo: al guardar la hoja con el comando Guardar como, en el campo Guardar como tipo, seleccione la opcin Libro de Microsoft Excel 97-2000 y 5/95 (*.xls). El libro puede ser ledo con cualquiera de estas versiones, aunque perder el formato Dual y por ende, las caractersticas de Excel XP que no sean compatibles.

Edicin y formato de libros de clculo

14. La herramienta de libros de clculo de Office XP estara incompleta si no contara con comandos de edicin para realizar modificaciones, agregados, borrado de celdas, filas y columnas, etc. A este procedimiento de depuracin de la hoja se le conoce como edicin. Estructurar el libro de clculo es uno de los principales preparativos que deben tomarse en cuenta para obtener hojas tabulares claras y fciles de entender, de lo contrario la informacin se vuelve inmanejable y confusa. Si a pesar de haberlo planeado, el libro resultante no es del todo apropiado, siempre se pueden hacer cambios de ltima hora utilizando las variadas opciones de edicin de Excel. 15. La manera de desplazarse a travs de las hojas de clculo es muy similar a las otras aplicaciones de Office; Word, por ejemplo. Puede desplazarse fcilmente a travs de la pantalla utilizando varios mtodos. La ventaja de utilizar las funciones rpidas de desplazamiento o las teclas de mtodos abreviados, se advierte cuando se trata de hojas de clculo extensas. 16. El comando Ir a permite dirigirse rpidamente a una celda especfica por ejemplo a C28 o a AJ87, o bien a un rango de celdas al que se le haya asignado un nombre con anterioridad. Si activa Ir a en el men Edicin, aparece en la pantalla un cuadro de dilogo en el que deber escribir el nombre de la celda a la que desea ir o escoger en la lista de nombres el rango al que desea dirigir el cursor. 17. Ya se dijo que el lugar donde se encuentra el cursor se puede considerar como una celda seleccionada. Tambin es posible seleccionar rangos de celdas, ya sea con el ratn o mediante el teclado. 18. Para modificar o editar el contenido de una celda, pulse la tecla [F2] y se activar la funcin Modificar de Excel. Esta funcin permite modificar, borrar, corregir o introducir nuevos caracteres en una celda que ya contenga datos. Al activarse la funcin aparece el mensaje Modificar en la Barra de estado. 19. Dependiendo de la posicin del cursor y de la seleccin que se realice a partir de una celda o rango de celdas, se pueden rellenar automticamente cualquier nmero de celdas con los datos, el formato y los atributos de una celda inicial. Para ello se utilizan las opciones: Hacia abajo, Hacia la derecha, Hacia arriba y Hacia la izquierda, del comando Rellenar, del men Edicin. 20. En el mismo men Edicin, se encuentran dos comandos que facilitan la edicin de la hoja o el libro de clculo cuando se desean eliminar elementos innecesarios. El primero de ellos, Eliminar, ofrece cuatro opciones para eliminar elementos de la hoja de clculo. El segundo comando, Eliminar hoja, como su nombre lo indica, elimina toda la hoja actual; es decir, la hoja activa del cuaderno abierto. Las otras hojas del cuaderno, si las hubiera, permanecen en l. 21. El comando Mover o copiar hoja permite reacomodar las hojas del libro en el orden que ms le convenga, o copiar la hoja en el mismo libro o en un libro nuevo. En el cuadro de dilogo Mover o Copiar, seleccione una hoja de entre la lista que se muestra, para ubicar la hoja actual antes de ella. Si selecciona la opcin Crear una copia, se genera un duplicado en el lugar indicado y la hoja actual se conserva en su lugar. 22. El comando de edicin, Pegado especial, permite insertar el contenido del Portapapeles como un objeto, asignndole caractersticas especiales, dependiendo de su origen (texto, grfico, aplicacin, etc.). En el cuadro de dilogo que se muestra al ejecutar el comando (figura 4.19), se puede seleccionar el formato que tendr el objeto al quedar inserto en la hoja de clculo.

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23. Si selecciona un texto de Word o el contenido de una celda de Excel y lo copia con el comando Copiar del men Edicin o con [Ctrl+C], ste puede ser pegado en otra celda con el comando Pegar como hipervnculo. El texto adquiere una coloracin azul y el atributo de subrayado. Si pasa el apuntador del ratn sobre l, cambia su forma por la de una mano con el dedo ndice extendido en posicin de sealar y si pulsa el ratn en ese momento, se traslada el cursor hasta el texto del documento de origen o a la celda de origen dentro del mismo documento de Excel. 24. El primer comando, Ordenar del men Datos permite ordenar los datos de las celdas de una hoja de clculo. 25. De la misma manera que en un documento de Word, Excel presenta el comando Ortografa en el men Herramientas. Este comando ofrece una excelente herramienta para revisar y corregir los textos errneos que se hayan introducido en las celdas. 26. Los comandos y funciones del men Formato estn entre las caractersticas ms interesantes del programa, ya que con ellos se puede cambiar totalmente el panorama del libro electrnico. Cmo se vera una hoja de clculo en donde 345.478698 significa $345.48 en formato de moneda? Lo mismo sucedera si queremos expresar una cantidad como (3.1416) en una celda con formato cientfico: 3.1E+00. 27. Sera muy tedioso dar formato a una serie de celdas, una por una, para distinguirlas con algn atributo de formato, por lo que es conveniente hacerlo mediante rangos de celdas. 28. Los atributos de formatos especficos de las celdas sirven para diferenciar los datos como texto, cantidades numricas, moneda, fracciones, porcentajes, notacin cientfica, hora o fecha determinada, etc.; y para asignarles alineacin, fuente, bordes, tramas y caractersticas de seguridad. 29. Excel almacena las fechas como cantidades numricas enteras y las horas como decimales. Si ha introducido una fecha u hora y desea saber el nmero equivalente, basta asignar formato General o Nmero a la fecha, para que aparezca en la celda el nmero correspondiente. Por ejemplo, 36526.1256 significa primero de enero del XP, a las tres de la maana
con 52 segundos.

30. Si necesita proteger una hoja o un libro completo para evitar que sean sobrescritos por los usuarios del documento, debe ejecutar el comando Proteger del men Herramientas. Es posible que usted desee que alguna celda o rango quede desprotegida para poder introducir datos variables en una hoja protegida. Para este caso especfico existe el formato de celdas Proteger. Antes de proteger la hoja o libro, se deben desmarcar las opciones Bloqueada u Oculta; de esta manera, al proteger la hoja o libro, la celda o rango quedan desprotegidos y permiten cambios en los datos, no as para otros atributos de la celda. 31. Un grupo de celdas seleccionadas es un rango de celdas. Las celdas o rangos de celdas en Excel, utilizan predefinidamente el estilo de referencias A1, que se refiere a la ubicacin de las celdas mediante los nombres de las filas y las columnas, de tal manera que A5 es la celda que se encuentra en la interseccin de la columna A y la Fila 5. En una referencia A1 se pueden incluir una o varias celdas de una hoja de clculo, ya sean adyacentes o no. Tambin se puede hacer referencia a celdas de diversas hojas de un libro o a celdas del libro actual y de otros libros (referencias externas) de Excel, as como a datos de otros programas (referencias remotas). 32. Se pueden definir nombres para una celda o rango de celdas, utilizando la opcin Definir del comando Nombre del men Insertar. La manera ms sencilla de hacerlo es seleccionar la celda, el rango de celdas adyacentes, o las celdas y rangos no adyacentes y escribir en el cuadro de Nombre, el nombre que se les asignar. Recuerde que el cuadro de Nombre se encuentra ubicado al extremo izquierdo de la Barra de frmulas. 33. El comando Texto en columnas del men Datos abre un cuadro de dilogo que es el Asistente para convertir texto en columnas. En tres sencillos pasos, el asistente permite dividir un texto copiado del procesador de textos a una hoja de clculo, en columnas.

Captulo 9 Frmulas, funciones y grficos

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34. Las frmulas algebraicas se escriben como se hara manualmente. No se debe olvidar que antes de introducir cualquier frmula se debe comenzar con un signo =. Los operadores matemticos de las frmulas ms usuales se muestran en la siguiente tabla, donde la columna de la izquierda representa el carcter o tecla que se debe pulsar para realizar la operacin que se describe al centro. A la derecha se incluyen algunos ejemplos del uso de cada operador.
Tabla Algunos de los operadores aritmticos bsicos que acepta Excel.

Operador + * / ^ ()

Descripcin Suma Resta Producto Cociente Potencia Smbolos de agrupamiento

Ejemplo =2+5, =A3+4, =B7+C8 =5-2, =B3-4, =B7+C8-D6 =2*5, =A3*4, =B7*C8*C6 =2/5, =A3/4, =B7/C8*C6 =2^5, =A3^2, =(B7+C8*D5) ^3 =(2+4)^2 es igual a 36 porque 2+4=6, que es el nmero que se eleva al cuadrado. =2+4^2 es igual a 18 porque Excel calcula primero la potencia de 4 al cuadrado (16) y el resultado lo suma al 2.

35. En Excel, los clculos se realizan en el orden de precedencia de las operaciones algebraicas; es decir, primero los elementos agrupados, enseguida las potencias, multiplicacin, divisin y finalmente sumas y restas. Se debe tener cuidado al expresar una operacin combinando los operadores aritmticos, porque se podran obtener resultados que no son los esperados. 36. Microsoft ha potenciado a Excel XP con una gran cantidad de frmulas predefinidas que realizan diversos tipos de clculos utilizando textos, nmeros, valores lgicos, referencias y valores de celdas o rangos, denominados argumentos. Los argumentos, que se introducen entre parntesis despus del nombre de la funcin, van separados por comas (,) cuando en las configuraciones internacionales se defini punto decimal, y separacin de millares con coma, o por punto y coma (;) si se utiliza la coma decimal y separacin de millares con punto. 37. La funcin ms utilizada en Excel es SUMA (SUM). Tan importante resulta, que se ha asignado al icono de la Barra de herramientas la funcin de Autosuma. La manera ms rpida de introducir una frmula para sumar una fila o una columna es utilizando el icono mencionado. 38. Gran parte del trabajo de carcter administrativo, tcnico y cientfico se perdera en un mar de datos si no fuera posible plantearlo en una forma visual. Una de las tcnicas ms importantes para comprender rpidamente las relaciones entre conjuntos de datos es la del anlisis grfico. 39. Grfico y grfica son palabras que causan controversia en algunos pases. A veces se dice grfico para referirse a cualquier expresin grafica, como iconos, dibujos, ilustraciones, etc. La mayora de diccionarios incluye la entrada Grfico (a) y no hacen mucha diferencia de su uso; sin embargo, el de la Real Academia, por aos defini la palabra Grfica para referirse a los dibujos que consisten en una lnea o una curva, que representan datos. 40. Se puede incluir un grfico en la misma hoja de clculo donde se encuentran los datos, en otra hoja del mismo libro o en otro libro, si fuera necesario. El comando que permite la creacin de grficos es Grfico que se encuentra ubicado en el men Insertar. Tambin se pueden insertar grficos utilizando el icono Asistente para grficos de la Barra de herramientas. 41. El programa cuenta con diferentes tipos de grficos, pero no olvide que todos ellos comparten la caracterstica comn de estar siempre asociados a un conjunto de datos. Se pueden obtener catorce tipos de grficos prediseados y un gran nmero de personalizados, todos ellos muy tiles y fciles de realizar gracias a las caractersticas de Excel. 42. Los formatos estndar para los grficos de Excel son los de Columnas y Barras, ya que la manera ms sencilla de presentar la informacin es que cada valor o conjunto de

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valores se presente como una barra a lo largo de los ejes x o y. En este tipo de grfico, las categoras se incluyen en el eje horizontal y los valores en el vertical. De esta manera, las barras representan cantidades que se relacionan con el tiempo o con algn otro evento. 43. Excel XP tiene programada una serie de funciones lgicas que reconocen automticamente los datos de un rango seleccionado y los ordenan, para representar el rango como grfico. De esta manera, es muy sencillo crear un grfico, aunque no se tengan los suficientes conocimientos sobre el tema. Lo que s es necesario para crear el primer grfico, es contar con una hoja de clculo para poder seleccionar el rango de datos. 44. Para que siempre se vean los ttulos o enunciados ubicados en las columnas de la izquierda o superiores, se pueden fijar los ttulos con el comando Inmovilizar paneles del men Ventana. 45. Con Excel XP se pueden guardar los archivos como pgina Web. Estas pginas no pierden su funcionalidad y pueden ser recuperadas con Excel como hojas de clculo, para realizarles cambios o adiciones.

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