UNIDAD III

METODOLOGA DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA

PLANEACION
Se refiere a los lineamientos de carcter general que regulan la aplicacin de la auditoria administrativa para garantizar que la cobertura de los factores prioritarios, fuentes de informacin, investigacin preliminar, proyecto de auditoria y diagnostico preliminar, sea suficiente, pertinente y relevante.

OBJETIVO
El propsito de la auditoria administrativa es establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoria en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para lograr en tiempo y forma los objetivos establecidos.

FACTORES A REVISAR
Como primera medida es necesario determinar los factores que se consideran fundamentales para el estudio de la organizacin en funcin de 2 vertientes:

A).- EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Se incorporan las etapas del proceso administrativo y se definen los componentes que lo fundamentan, las cuales permiten realizar un anlisis lgico de la organizacin, ya que secuencian y relacionan todos sus componentes en forma natural y congruente.

 En este orden se apega a propsitos estratgicos que concentran en forma objetiva la esencia o razn de ser de cada fase, y que son el marco de referencia para analizar ala organizacin en todos sus mbitos, niveles, procesos, funciones, sistemas, recursos, proyectos, productos y/o servicios y entorno, lo que representa una visin de conjunto de la forma en que interaccionan todos y cada uno de ellos en relacin con su objeto o atribucin sustantiva.

B).- ELEMENTOS ESPECIFICOS QUE FORMAN PARTE DE SU FUNCIONAMIENTO

Se incluye una relacion de los elementos especficos que complementan el proceso administrativo. Dichos elementos especficos se asocian con atributos fundamentales que enmarcan su fin y funcin, lo que permite determinar su contribucin particular al proceso en su conjunto y al funcionamiento de la organizacin.

PROCESO ADMINISTRATIVO
ETAPA PLANEACION visin Misin Objetivos Metas Estrategias/tcticas Procesos Polticas Procedimientos Programas Enfoques Niveles Horizonte PROPSITO ESTRATGICO

Definir el marco de actuacin de la organizacin

ETAPA

PROPSITO ESTRATGICO

ORGANIZACIN Estructura organizacional Divisin y distribucin de funciones Cultura organizacional Recursos humanos Cambio organizacional Estudios administrativos Instrumentos tcnicos de apoyo

Disear e instrumentar la infraestructura para el funcionamiento de la organizacin.

ETAPA DIRECCION Liderazgo Comunicacin Motivacin Grupos y equipos de trabajo Manejo del estrs, el conflicto y la crisis Tecnologa de la informacin Toma de decisiones Creatividad e innovacin

PROPSITO ESTRATGICO

Tomar las decisiones pertinentes para regular la gestin de la organizacin.

CONTROL Naturaleza Sistemas Niveles Proceso reas de aplicacin Herramientas Calidad

Medicin del progreso de las acciones en funcin del desempeo.

ELEMENTOS ESPECIFICOS

ATRIBUTO FUNDAMENTAL

Adquisiciones Almacenes e inventarios Asesora externa Asesora interna Coordinacin Distribucin del espacio

Abastecimiento de recursos Resguardo y canalizacin de recursos Soporte especializado con visin de negocio Asistencia para mejorar el desempeo Determina la unidad de accin Disposicin de instalaciones para el flujo del trabajo

ELEMENTOS ESPECIFICOS

ATRIBUTO FUNDAMENTAL

Exportaciones
Globalizacin Importaciones

Alternativa de expansin
Apertura en un mercado mundial Insumos de origen extranjero

Informtica
Investigacin y desarrollo Marketing

Manejo alterno de informacin

Innovacin de valor Desplazamiento y ubicacin de productos

ELEMENTOS ESPECIFICOS Operaciones

ATRIBUTO FUNDAMENTAL Generacin de productos y/o servicios con un valor agregado Suministro de insumos Promueven la unidad de propsito Manejo, registro y control de recursos

Proveedores Proyectos Recursos financieros y contabilidad

Servicio a clientes
Servicios generales

Capacidad de respuesta
Desarrollo de las condiciones de operacin Definen la distribucin interaccionada de componentes

Sistemas

FUENTES DE INFORMACION
Representan las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para captar la informacin que se registra en los papeles de trabajo del auditor, y pueden ser:

a.- INTERNAS
rganos de gobierno. rganos de control interno. Socios. Niveles de organizacin. Unidades estratgicas de negocio. rganos colegiados y equipos de trabajo. Sistemas de informacin.

b.- EXTERNAS
rganos normativos (oficiales y privados). Competidores actuales y potenciales. Proveedores actuales y potenciales. Clientes o usuarios actuales y potenciales. Grupos de inters.

 Organismos nacionales e internacionales que dictan lineamientos o normas regulatorias de calidad. Redes de informacin en el mercado global. Organizaciones lideres en el mismo giro industrial o en otro.

INVESTIGACION PRELIMINAR
Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura tcnica y legal, informacin del campo de trabajo y toda clase de documentos relacionados con los factores predeterminados, as como el primer contacto con la realidad. Este procedimiento puede provocar una formulacin de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o tiempos de ejecucin.

 Asimismo, permite perfilar algunos de los problemas que podran surgir y brindar otra perspectiva. Dicha informacin debe analizarse con el mayor cuidado posible para no propinar confusin cuando se interprete su contenido. Para realizar esta tarea de forma adecuada, es necesario tomar en cuenta los siguientes criterios:

 Determinar las necesidades especficas. Identificar los factores que requieren de atencin. Definir estrategias de accin. Jerarquizar prioridades en funcin del fin que se persigue.

 Especificar el perfil del auditor. Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido. Describir la ubicacin, naturaleza y extensin de los factores

PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORIA

Con base a la informacin preliminar se debe proceder a preparar la informacin necesaria para instrumentar la auditoria, la cual incluye:

a.- PROPUESTA TECNICA

NATURALEZA (tipo de auditoria que se pretende realizar). ALCANCE (reas de aplicacin). ANTECEDENTES (recuento de auditorias administrativas y estudios de mejoramiento previos). OBJETIVOS (logros que se pretenden alcanzar con la aplicacin de la auditoria administrativa).

 ESTRATEGIA (ruta fundamental para orientar el curso de accin y asignacin de recursos). JUSTIFICACION (demostracin de la necesidad de instrumentarla). ACCIONES (iniciativas o actividades necesarias para su ejecucin). RECURSOS (requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos).

 COSTO (estimacin global y especfica de recursos financieros necesarios). RESULTADOS (beneficios que se esperan lograr). INFORMACION COMPLEMENTARIA (material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo).

b.- PROGRAMA DE TRABAJO

IDENTIFICACION (nombre de la auditoria). RESPONSABLE (S) (auditor a cargo de su implementacin). AREA (universo bajo estudio). CLAVE (numero progresivo de las actividades estimadas). ACTIVIDADES (pasos especficos para captar y examinar la informacin).

 FASES (definicin del orden secuencial para realizar las actividades). CALENDARIO (fechas asignadas para el inicio y termino de cada fase). REPRESENTACION GRAFICA (descripcin de las acciones en cuadros e imgenes). FORMATO (presentacin y resguardo de avances).

 REPORTES DE AVANCE (seguimiento de las acciones). PERIODICIDAD (tiempo dispuesto para informar avances).

ASIGNACION DE LA RESPONSABILIDAD
Con base en la magnitud o grado de complejidad, la organizacin debe designar al auditor o equipo de auditores que estime conveniente.

 La designacin del responsable puede recaer en el titular del rgano de control interno, en un directivo en lnea o en el encargado de alguna unidad de apoyo tcnico de alguna de las reas de la organizacin, cualquiera que sea, debe tener los conocimientos y la experiencia necesarios en la implementacin de auditorias administrativas.

 La organizacin puede optar por contratar un servicio externo especializado en la materia. Finalmente, existe la posibilidad de estructurar un equipo que incluya tanto a personal de la organizacin como personal externo.

CAPACITACION
Una vez definida la responsabilidad, se debe capacitar a la persona o equipo designados, no solo en lo que respecta al manejo del mtodo y mecanismos que se emplearan para levantar la informacin, sino en todo el proceso para preparar la aplicacin e implementacin de la auditoria.

 Es por ello que se debe dar a conocer al personal asignado el objetivo que se persigue, las reas involucradas, la calendarizacion de actividades, los documentos de soporte, el inventario estimado de informacin que se pretende captar, la distribucin de cargas de trabajo, el registro de la informacin, la forma de reportar y los mecanismos de coordinacin y supervisin establecidos.

 Para estos efectos, el programa debe integrar al personal sustantivo y adjetivo del nivel de decisin, as como a mandos medios y nivel operativo de acuerdo con su rea de adscripcin, equipo de trabajo; deben proveerse de apoyos visuales, tcnicos y pedaggicos.

 Tambin es conveniente implementar una campaa de sensibilizacin en todos los niveles de la organizacin para promover un clima de confianza y colaboracin.

ACTITUD
La labor de investigacin tiene que llevarse a cabo sin prejuicios u opiniones preconcebidas por parte del auditor. Es recomendable que los auditores adopten una conducta amable y discreta a fin de procurarse una imagen positiva, lo que facilitara su tarea y estimulara la participacin activa del personal de la organizacin.

DIAGNOSTICO PRELIMINAR
El diagnostico se fundamenta en la percepcin que el auditor tiene de la organizacin como producto de su experiencia y visin. Si bien aun no existen los elementos de juicio documentados, existe un acercamiento a la realidad y a la cultura organizacional, la que es un tanto intangible, pero que se puede advertir en los supuestos subyacentes que dan sentido a la forma de comportamiento y desempeo en el trabajo.

 Con base en este conocimiento se debe preparar un marco de referencia que fundamente a razn por la que surge la necesidad de auditar. Para ello, se deben considerar los siguientes elementos:

a.- GENESIS DE LA ORGANIZACIN

Creacin de la organizacin. Cambios en su forma jurdica. Conversin del objeto en estrategias. Manejo de la delegacin de facultades.

b.- INFRAESTRUCTURA
Esquema de operacin (procesos/funciones). Modificaciones a la estructura organizacional. Programacin institucional. Nivel de desarrollo tecnolgico.

c.- FORMA DE OPERACIN

Desempeo registrado. Logros alcanzados. Expectativas no cumplidas. Proceso de toma de decisiones.

d.- POSICION COMPETITIVA

Naturaleza, dimensin, sector y giro industrial de la organizacin. Competencias centrales. Clientes, proveedores y competidores.

INSTRUMENTACION
En esta etapa es necesario seleccionar y aplicar las tcnicas de recoleccin que se estimen ms viables de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoria, la seleccin de instrumentos de medicin que se emplearan, el manejo de papeles de trabajo y evidencia, as como la supervisin necesaria para mantener una coordinacin eficaz.

RECOPILACION DE INFORMACION
Debe enfocarse en el registro de todo tipo de hallazgo y evidencia que haga posible su examen objetivo, pues de otra manera se puede incurrir en errores de interpretacin que causen retrasos u obliguen a recapturar la informacin, reprogramar la auditoria o, en su caso, suspenderla.

 Se debe aplicar un criterio de discriminacin, siempre basado en el objetivo de la auditoria, y proceder continuamente a su revisin y evaluacin para mantener una lnea de accin uniforme.

 3.3.- PLANEACION GENERAL PARA EFECTUAR UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

3.3.1.-TECNICAS DE RECOLECCION
Para recabar informacin de forma gil y ordenada se puede emplear alguna o una combinacin de las siguientes tcnicas:

a.- INVESTIGACION DOCUMENTAL

NORMATIVA Acta constitutiva. Ley que ordena la creacin de la organizacin. Reglamento interno. Reglamentacin especifica. Tratados y convenios. Decretos y acuerdos. Normas (nacionales e internacionales). Oficios circulares.

ADMINISTRATIVA
Organigramas. Manuales administrativos. Sistemas de informacin y certificacin. Cuadros de distribucin del trabajo. Estadsticas de trabajo. Plantilla de personal. Proyectos estratgicos. Inventarios de mobiliario y equipo. Redes para el anlisis lgico de problemas. Sociogramas. Indicadores financieros y de gestin. Estudios de mejoramiento. Auditorias administrativas previas.

MERCADO
Productos y/o servicios. reas. Poblacin. Ingresos. Factores limitantes. Comportamiento de la demanda. Situacin actual. Caractersticas. Situacin futura (proyectada).

Comportamiento de la oferta. Situacin actual. Anlisis del rgimen de mercado. Situacin futura (previsible). Determinacin de precios.

UBICACIN GEOGRAFICA
Localizacin. Orden espacial interno. Caractersticas del terreno. Cercana con el mercado (clientes y proveedores). Distancias y costo de transporte. Alternativas de conexin con unidades nuevas. Justificacin en relacin al tamao y procesos.

ESTUDIOS FINANCIEROS
Recursos financieros para inversin. Anlisis y proyecciones financieras. Programas de financiamiento. Evaluacin financiera. Creacin de valor.

SITUACION ECONOMICA
Sistema econmico. Naturaleza y ritmo del desarrollo de la economa. Aspectos sociales. Variables demogrficas. Relaciones con el exterior.

COMPORTAMIENTO DEL CONSUMIDOR

Cultura. Estratos sociales o nivel socioeconmico. Grupos de referencia y convivencia (baby boomers, generacin X, generacin Y). Familia. Ciclo de vida del consumidor. Factores internos de influencia (percepcin, aprendizaje y motivacin). Proceso de compra (necesidad sentida, actividad previa, decisin y sentimiento posterior).

b.- OBSERVACION DIRECTA

Consiste en la revisin del rea fsica donde se desarrolla el trabajo de la organizacin, para conocer las condiciones laborales y el clima organizacional imperante. Es recomendable que el auditor responsable la encabece, comente y analice su percepcin con los otros auditores para asegurar que existe consenso en torno a las condiciones de funcionamiento del rea y definir los criterios a los que deber sujetarse en todo momento la auditoria.

c.- ACCESO A REDES DE INFORMACION

El acceso a redes, entre otras, intranet, extranet o querry, permite detectar informacin operativa o normativa de clientes, socios, proveedores, empleados, organizaciones del sector por ramo, lo que, a su vez, facilita en intercambio electrnico de datos y mantener una relacin interactiva con el entorno.

d.- ENTREVISTA
Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar estos aspectos:

 Saber lo que se quiere y tener claro el propsito y sentido. Establecer anticipadamente la distribucin del trabajo. Concertar previamente la cita. Atender el compromiso. Concentrarse de manera relajada.

 Seguir un mapa mental para captar la informacin de manera lgica y consecuente. Utilizar preguntas de terminacin abierta en las cuales la respuesta correcta no sea tan obvia. No hacer preguntas irrelevantes.

 En la medida de lo posible escuchar, no hablar. Asegurarse de no presionar la entrevista. Evitar la confianza en su memoria. Dejar abierta la puerta. Clasificar la informacin que se obtenga. Registrar la informacin en una bitcora.

e.- CUESTIONARIO
Estos instrumentos se emplean para obtener la informacin deseada en forma homognea, estn constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por captulos o temtica especifica con el propsito de que muestren la interrelacin y conexiones lgicas entre las diferentes reas y rubros para que en conjunto brinden un perfil completo de la organizacin.

 Todo cuestionario debe expresar el motivo de su preparacin, y se debe procurar que las preguntas sean claras y concisas, presentadas en orden lgico, con redaccin comprensible y facilidad de respuesta, esto es, es necesario evitar recargarlo con demasiadas preguntas. Si el caso lo amerita, puede incluirse un instructivo de llenado.

f.- CEDULAS
Estn integradas por formularios cuyo diseo incluye casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupacin y divisin de su contenido para su revisin y anlisis, amen, de que abren la posibilidad de ampliar el rango de respuesta.

 Su incorporacin al proyecto de auditoria permite abrir el rango de captacin de informacin y comparar conceptos en las respuestas, lo que facilita el anlisis de resultados. hacen ms fcil asociar los indicadores que orientan el trabajo con el comportamiento organizacional, condicin que favorece el proceso de toma de decisiones.

 posibilitan apreciar su influencia en otras variables o reas de operacin, lo que transforma en un eslabn entre factores, indicadores, registros y consecuencias. Tambin simplifican el proceso de captacin de la informacin pues permiten asociar con claridad aspectos tcnicos con el desempeo, ordenan ideas y dejan emerger los supuestos subyacentes que sustentan los conceptos.

MEDICION
Las escalas que se empleen para medir, deben cumplir con la funcin de garantizar la confiabilidad y validez de la informacin que se registra en los papeles de trabajo, particularmente en los casos en que las preguntas sean abiertas o de cdigo mltiple que puedan propiciar una interpretacin muy general o errnea.

 As mismo, porque el manejo de enunciados, valores numricos y matrices definen rangos de respuesta que eliminan la ambivalencia y centrar los criterios para valorar de manera objetiva la informacin, lo que posteriormente servir para lograr una mayor veracidad en las observaciones, conclusiones y recomendaciones que se formulen en el informe de auditoria.

EL ANALISIS Y EVALUACION DE LA INFORMACION OBTENIDA

a.- BASE CONCEPTUAL La diagnosis, parte esencial de la auditoria administrativa, es un recurso que traduce los hechos y circunstancias en informacin concreta, susceptible de cuantificarse y cualificarse.

 El diagnostico es un mecanismo de estudio y aprendizaje toda vez que fundamenta y transforma las experiencias y los hechos en conocimiento administrativo, que permita evaluar tendencias y situaciones para formular una propuesta interpretativa, o modelo analtico de la realidad de la organizacin.

b.- MARCO DE REFERENCIA

Una vez que se ha planeado e instrumentado la auditoria, se dispone de una base de informacin con la perspectiva de la gnesis, infraestructura administrativa, forma de operacin y posicin competitiva, lo que permite establecer las bases de actuacin con la certeza de que enmarca las variables y estrategias fundamentales.

c.- CONTENIDO