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-- Gua del usuario del Mdulo de Almacenes ERP del S10 -1 ALMACENES ERP DEL S10....................................................................................................................................................1 2 Ingreso al Mdulo de Almacenes como responsable ...........................................................................................................17 3 Registro del proyecto..............................................................................................................................................................17 4 Movimientos............................................................................................................................................................................40 5 Stock......................................................................................................................................................................................81 6 Inventario................................................................................................................................................................................86 7 Guas de Remisin.................................................................................................................................................................86 8 Resultados............................................................................................................................................................................86

ALMACENES ERP DEL S10

El mdulo de almacenes es el encargado de administrar los recursos con los movimientos de ingresos y egresos. Generalmente todos los ingresos se realizan para stock, Los egresos tienen un destino y determina el tipo de almacn. Un proyecto puede utilizar los siguientes tipos de almacenes: De obra o de materiales: Se caracteriza por los egresos que se realizan hacia una partida de control y son tomados por el mdulo de Gerencia de proyectos para los resultados operativos. De servicios: Es un almacn tipo material que administra solo los servicios, los egresos se realizan hacia una partida de control y son tomados por el mdulo de Gerencia de proyectos para los resultados operativos.

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De activos: Repuestos: Economato:

Los movimiento que realiza este almacn generalmente es para prestar activos hacia una persona, la que debe devolver. No considera costos, es para controlar la posesin del activo. Los egresos se destinan hacia un activo, tiene la finalidad de controlar todos los consumos que este realiza. Los egresos se realizan hacia una unidad operativa (una oficina), permite conocer los consumos.

1.1

Entorno de trabajo del S10

1.1.1

Barra de ttulos

Muestra el ttulo de la aplicacin, nombre del programa que se viene utilizando, el proyecto elegido por el usuario, as como los botones minimizar , maximizar y cerrar . 1.1.2 Barra de mens

Presenta opciones de men para la aplicacin en uso. Cada men contiene acciones especficas y estas cambian de acuerdo al escenario que ingresa el usuario, las mismas opciones en forma abreviada se ejecutan desde los botones (iconos). 1.1.2.1 Archivo

Contiene las opciones,

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Grabar: Graba los datos de la ventana activa. Imprimir: Imprime el contenido del escenario. Vista preliminar: Muestra la apariencia en pantalla de un archivo como ser impreso. Iniciar sesin como usuario distinto: Permite reiniciar la aplicacin sin salir del mdulo de Almacenes, para ingresar como otro usuario. La misma accin se logra s hace doble clic sobre la carita mostrada en esta barra de estado. El sistema mostrar el cuadro de dilogo de acceso al sistema, donde puede acceder al sistema como otro usuario tambin permite el uso de otra base de datos. Salir: Sale de la aplicacin. Catlogos

1.1.2.2

Permite el acceso a cualquiera de los catlogos utilizados por el sistema donde puede dar mantenimiento como efectuar nuevos registros, modificar o borrar siempre y cuando el registro no est relacionado en alguna aplicacin; todas estas acciones se realizan sin necesidad de estar elaborando un movimiento, todos los catlogos son abiertos y puede acceder desde cualquier aplicacin. 1.1.2.3 Herramientas

1.1.2.3.1 Definir estructuras El S10 maneja dos tipos de catlogos. De estructura definida, ej.: el catlogo de recursos, donde el usuario no tiene acceso a modificar su estructura. De estructura abierta, donde el usuario debe definir los niveles, longitud, y colores de los niveles de registro, ej.: catlogo de partidas de control, destinos especficos.

1.1.2.3.2 Configuracin Muestra la ventana de configuracin del sistema, es independiente para cada usuario. Las opciones elegidas son permanentes hasta que el mismo usuario lo vuelva a modificar. General

General a-1: Seleccionado, S efecta el egreso de un recurso y le asigna una partida de control, al realizar un nuevo egreso del mismo recurso, el sistema le propone la misma partida de control. No seleccionado, el usuario debe asignar manualmente la partida de control al recurso que egresa.

Impresin

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Impresin b-1: Seleccionado, el sistema registra la fecha y hora de impresin en los reportes. No seleccionado, no imprime la fecha y hora en los reportes. Impresin b-2: Seleccionado, el sistema muestra la ventana que permite modificar los mrgenes. No seleccionado, el sistema imprime el reporte con los mrgenes por defecto. Impresin b-3: Seleccionado, solicita el nmero de la pgina. No seleccionado, por defecto el sistema coloca a la primera hoja el nmero 1. Impresin b-4: Seleccionado, en el reporte de egreso elegido, adiciona el egreso con descarga directa. No seleccionado, imprime slo el egreso elegido.

Del Supervisor

Llamada c-1: Recostea o procesa el stock del almacn con la fecha de ingreso de la gua. Llamada c-2: Recostea o procesa el stock del almacn con la fecha de documento de pago. Llamada c-3: Recostea o procesa tomando en cuenta la creacin de la gua ingrese/egreso. Llamada c-4: Cuando est seleccionado, en cada movimiento de solicita el tipo de cambio. 1.1.2.3.3 Correo interno

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Activa el correo interno del sistema para enviar o recibir mensajes de un terminal a otro. Est disponible cuando se trabaja en red y en la misma base de datos. 1.1.2.3.4 Calculadora

Muestra la calculadora de Windows. 1.1.2.3.5 Calendario Muestra el calendario de Windows. 1.1.2.3.6 Procesos especiales Limpiar registro de control: Por muchos motivos el sistema puede fallar, estos quedan grabados en el editor de registros; esta opcin borra, permitiendo el acceso al escenario donde viene trabajando el usuario. Asignar propiedad IGV a los recursos: En el catlogo de recursos tenemos una celda, que cuando est seleccionado permite indicarle que ese recurso est afecto del IGV. Esta opcin hace que todos los recursos estn afectos del IGV.

Resetear agrupaciones: El escenario donde se efectan los movimientos, est compuesto con columnas y las cabeceras pueden ser arrastradas formando filtros que permiten agrupar por ese concepto. Este utilitario deshace o resetea la seleccin Eliminar todos los filtros: Es un utilitario que elimina todos los filtros activos. Exportar plan contable a archivo texto: El plan contable es enviado a un archivo de texto. Verificar stock reservado en los pedidos: Al efectuar pedidos del stock con destino a una partida de control, la cantidad es reservada, esto hace que al mostrar el stock no sea real. El utilitario restaura, deshaciendo el pedido.

1.1.2.3.7

Movimientos de almacenes

Este utilitario traslada los movimientos que se efectan en la obra a la base de datos de la oficina. Se puede dar el caso de trabajar con una sola base de datos centralizados, que se ubique en la oficina principal, y tener varias obras que no estn conectadas. Requisito de software

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Tener instalado el mdulo de almacenes tanto en la oficina principal como en las obras.

El procedimiento para el manejo de informacin: En la oficina principal donde se encuentra la base de datos, preparar toda la informacin previamente, como es el presupuesto, la planificacin. Luego sacar una copia de seguridad de la base de datos principal ubicado en la oficina y trasladar a la PC de la obra.

Limitaciones En el almacn de obra slo se efectan movimientos. En caso de que en una obra, necesiten registrar un nuevo recurso, el almacenero debe comunicar previamente a la oficina principal, de su requerimiento. En la oficina principal deben proceder a registrar el recurso y dictar el cdigo a la obra, para que el almacenero registre en el sistema el recurso con el mismo cdigo.

Exportacin de movimientos Disponible para la oficina principal como para la obra, permite exportar slo los movimientos y grabarlos en un archivo.

Importacin de movimientos Disponible para la oficina principal como para la obra, permite importar slo los movimientos previamente grabados en un archivo.

1.1.3

Barra de herramientas estndar

Presenta iconos que permiten simplificar las operaciones ms frecuentes dentro del S10 y las funciones son: Enva el reporte directamente a la impresora previamente definida en Windows. Muestra la apariencia de la ventana al imprimirlo, o el reporte de la ventana activa en pantalla de donde se puede exportar al formato que elija el usuario como Word, Excel, etc. Muestra o esconde el rbol ocupando su lugar por el escenario actual o activo. 1.1.4 Barra de vistas

Esta barra contiene las etiquetas con los nombres de los grupos, estos a su vez contienen los botones de acceso directo a los escenarios. Los grupos que contiene la barra de vistas varan de acuerdo a la personalizacin, ya sea por empresa o entidad. 1.1.5 rbol

1.1.5.1 Escritorio Contiene slo los proyectos que se vienen utilizando en alguna aplicacin o est en proceso de ejecucin. Solo para los proyectos ubicados en esta carpeta estn activas todas las opciones de edicin. Use clic derecho para ver las opciones del men. 1.1.5.2 Proyectos ejecutados Los proyectos trasladados a esta carpeta no pueden ser modificados por el usuario.

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1.1.5.3 Bandeja Esta carpeta almacena todos los proyectos que no estn en uso y en cualquier momento se pueden trasladar a la carpeta Escritorio. 1.1.5.4 Archivo Central Esta carpeta almacena los proyectos que ya no sern utilizados. 1.1.5.5 Papelera de Reciclaje Todos los proyectos eliminados o borrados son almacenados en la papelera de reciclaje, de donde pueden ser restaurados o borrados en forma definitiva. Existe la opcin de vaciar toda la papelera.

1.2

Diagrama de bloques del funcionamiento del almacn

Los informes varan de acuerdo al tipo de almacn. En el almacn de materiales utilice solo recursos tipo material. En el almacn de Servicios, utilice solo recursos tipo subcontrato.

1.3

Acceso al mdulo de Almacenes

Del tapiz de su PC elija el botn de acceso directo

1.4

Ingrese al mdulo de Almacenes como sa

El (sa) es el administrador del sistema

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1.5

Configuracin por Pas

Disponible solo para la versin ERP, permite registrar los nombres de las etiquetas, para el pas donde utilizarn el S10, tomando como base la informacin del Per. Datos que sern registrados

Para el caso de otros pases:

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Luego vaya a INICIO Panel de Control Configuracin Regional Elija el pas y la moneda.

1.6

Tipo de documento de SUNAT

La SUNAT ha normado el uso de los documentos contables y estos deben ser registrados en el sistema, el encargado de esta labor es el administrador del sistema (sa). Registro del Tipo de Documento en el Catlogo

El Catlogo de Tipos de Documentos de SUNAT, por defecto ya viene registrado para usuarios del Per, en el caso de otro pas registre la informacin.

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1.6.1

Tipo de Documento Los documentos que acostumbra usar la empresa, deben ser registrados en el sistema y compatibilizados con los documentos normados por SUNAT. Para iniciar el registro de documentos,

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Llamadas de la ventana Tipo de Documento Llamada a: Ingrese el cdigo alterno del tipo de documento registrado Llamada b: Ingrese el nombre del documento Llamada c: Ingrese la abreviatura del documento que registra. Llamada d: Del catlogo elija si es un documento para pagar, cobrar o ambos. Llamada e: Elija del catlogo el Tipo de Documento Llamada f: Elija el tipo base, para que el sistema lo reconozca en este caso como factura.

Llamada g: Esta opcin se activa solo cuando el documento es interno y el TIPO DE DOCUMENTO que se registra no est relacionado a un documento de SUNAT, entonces el asiento contable se realiza por recurso al momento del pago. Llamada h: Al hacer clic derecho en esta ventana muestra el Catlogo de impuestos de donde se elige, en caso de no estar registrado, permite un nuevo registro. Para registrar el Impuesto, haga clic derecho en el segmento marcado con la llamada h:

Llamada de la ventana Impuestos: Llamada h-1-1: Ingrese el nombre del impuesto. Llamada h1-2: Registre la abreviatura del impuesto. Llamada h1-3: Elija signo positivo afecta la base imponible y cuando es negativo no altera ningn importe. Llamada h1-4: Ingrese la tasa del impuesto en porcentaje. Llamada h1-5: Selecciones obligatorio cuando Llamada h1-6: Seleccione activo cuando Llamada h1-7: Ingrese una observacin relacionada con el impuesto.

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Llamada h1-8: A partir de la fecha a ingresada se aplicar el impuesto.

Llamada h1-9: Use el botn

para grabar los datos y cerrar la ventana.

A continuacin se muestra algunos documentos registrados

Cierre el catlogo de Tipo de Documentos

Una vez registrado elija:

1.7

Registro de usuarios en el sistema

El sa, es el encargado de registrar al personal que maneje el mdulo de almacenes Datos que sern registrados
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Acceso al Catlogo de Socio de Negocio

Registro de usuarios en el Catlogo de Identificadores

Para calificar al Socio de negocio

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Luego para grabar los datos de la ventana IDENTIFICADOR, use el botn ADICIONAR, con lo que concluye el registro. Cierre la ventana IDENTIFICADOR.

1.8

Registro de usuarios en el mdulo

Con la finalidad de que cada uno de los usuarios, tenga acceso al mdulo, atributos de uso, es necesario registrarlos. Datos que sern registrados

Acceso al escenario

Luego, Registre el nombre de la empresa o constructora

Registro de Subgrupos: Registre a Personal Tcnico y Personal Administrativo

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Registro de usuarios

Llamada a: Uno de los usuarios puede ser elegido como auditor de la base de datos, el botn muestra una lista de visto bueno (VB) de diferentes colores. Llamada b: S elije esta opcin (poner check), este usuario tendr todos los atributo de uso y acceso a todos los proyectos. 1.8.1 Acceso al mdulo

Para dar acceso al mdulo de almacenes, necesariamente tiene que hacerlo desde almacenes. Slo si elige una categora, tendr acceso a los escenarios.

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Las categoras de usuario Administrador de sistemas: Tiene acceso total a los mdulos del S10, es el encargado de registrar a los usuarios y asignarles atributos de manejo del sistema de acuerdo a su jerarqua y al funcionamiento de la organizacin. Tiene los mismos atributos que el administrador del sistema, pero est slo limitado al presente mdulo.

Administrador del mdulo:

Jefe de grupo: Es el encargado de administrar a un grupo de usuarios que usan el mdulo, tiene acceso a todos los escenarios y slo a la informacin del grupo al cual pertenece. Especialista: Tiene la limitacin de no crear usuarios, ni asignar atributos, tiene acceso a los escenarios que se le encargue. Es el asistente del Jefe de Grupo.

Usuario: Slo tiene acceso a los escenarios asignados donde puede realizar las modificaciones que crea conveniente. Invitado: Es el usuario que slo puede ver los datos de los escenarios que se le asigne no permitiendo efectuar ninguna otra labor. 1.8.1 Acceso a los escenarios

Para el usuario elegido en el rbol, desde esta ventana se le asigna accesos a los diferentes escenarios, catlogos o funciones que podra cumplir este usuario segn a las responsabilidades asignadas.

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1.8.2

Acceso a los catlogos

Slo la persona que registre el proyecto tendr acceso a este, pero puede invitar a otros usuarios para que compartan la informacin del proyecto.

Ingreso al Mdulo de Almacenes como responsable

Registro del proyecto

S en el mdulo de Gerencia de proyectos, ya se efectu el registro, la informacin es visualizada en el mdulo de Almacenes.

S el mdulo de almacenes es utilizado en forma independiente, o este mdulo es utilizado primero, s es necesario registrar el proyecto. Si el registro lo efecta el usuario (Andrs) el sistema por defecto le proporciona los accesos al proyecto y sus almacenes. Utilice estos datos para registrar el proyecto:

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Acceso al escenario de Datos Generales:El proyecto y sus datos complementarios se registran en el escenario de Datos Generales.

Luego, Registro del grupo en el Catlogo de Proyectos

Registre: Ao 2010,

Dentro del grupo Ao 2010, registre los datos del proyecto;

Nota: En el rbol de este catlogo se registran los grupos de proyectos, Ej.: edificaciones, obras viales, centros comerciales; o los proyectos que se realizan en el departamento de Arequipa, Lima, el ao, etc. Ingreso de datos del proyecto

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Llamadas de la ventana Proyecto Llamada a: Registre el nombre del propietario del proyecto. Llamada b: Elija el lugar donde se ejecutar el proyecto. Llamada c: Ingrese la fecha de inicio del proyecto, este dato es importante, ya que a partir de este el sistema genera perodos semanales y mensuales. Llamada d: No ingrese este dato, el sistema lo calcula el sistema automticamente. Llamada e: Es el lapso de tiempo en das calendario que est previsto dure la ejecucin del proyecto, es un dato tentativo inicial y sirve para generar los perodos a partir de la fecha de inicio. Llamada f: Hay muchas empresas que inician la semana para efectos del pago de planillas el da lunes, otros el mircoles. Cuando el sistema genere los perodos semanales, la semana iniciar el da que eligi. Uniformice, se recomienda que empiece el da lunes en todos los proyectos.

Llamada g: No disponible en este mdulo. Llamada h: Elija el tipo mismo tipo de moneda que utiliz en el presupuesto. Llamada i: Elija el tipo de moneda alterno que utilizar el mdulo de almacenes. Llamada j: Ingrese el nombre de empresa que ejecutar el proyecto. Llamada k: S la empresa tiene sucursales elija la que corresponde. En el catlogo de identificadores se registra la empresa y las sucursales. Llamada L: Este dato es informativo, ingrese la direccin del proyecto.

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Llamada m: Este dato es informativo, ingrese el nmero telefnico del local donde funcionan las oficinas del proyecto. Llamada n: Este dato es informativo, ingrese el nmero de fax del local donde funcionan las oficinas del proyecto. Llamada o: Despus de registrar todos los datos use este botn para grabarlos y cerrar la ventana y el proyecto ser mostrado en el catlogo de proyectos.

Luego,

Una vez registrado el proyecto, defina el techo

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Llamada a: Cuando se elige techo para un proyecto, en el escenario de Techo del grupo de Informes, muestra los recursos presupuestados del o los presupuestos asignados al proyecto. Esto permite el control de los recursos mediante equivalencias. Llamada a-1: Llamada a-2: Cuando est seleccionado, toma los recursos del presupuesto asignado al proyecto. Cuando est seleccionado, permite importar el listado de recursos desde una hoja Excel, en el escenario de Techo del grupo de Informes. Los recursos sern manejados de forma libre. Ingrese el nmero de serie y el nmero de recursos para la Gua de Remisin.

Llamada b: Llamada c: Llamada d:

Permite configurar los decimales en cantidades, precios y parciales en las guas de ingreso y egreso.

Despus, el proyecto es mostrado en el rbol del escenario de datos generales

3.1.1

Registro del aprobador de los pedidos en el proyecto

La persona que registra el proyecto puede invitar a otros usuarios para que tengan acceso al proyecto, con la finalidad de ingresar informacin o visualizar. . Datos para el registro

Acceso al escenario

Luego,

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3.1.2

Registro del aprobador de los pedidos en el almacn

Datos que sern registrados

Acceso

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3.1.3

Tipo de recurso que manejar el almacn

Permite definir o elegir el tipo de recurso que usar el almacn.

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Usuarios del proyecto

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3.2

Partidas de Control
Las Partidas de Control son utilizadas como destino para asignar a los recursos que egresan del almacn tipo material.

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Los montos de las Partidas de Control son tomados por el mdulo de Gerencia de proyectos en los resultados operativosS en el mdulo de Gerencia de proyectos, ya se efectu el registro, la informacin es visualizada en el mdulo de Almacenes. 3.2.1 Partidas de Control General a nivel de empresa

Es la relacin de tems en lo que generalmente gasta la empresa al ejecutar sus proyectos. A cada una de las Partidas de Control del proyecto se le asigna una Partida de Control General, esto permite controlar en una vista todos los proyectos que ejecuta la empresa. Datos que sern registrados

Acceso al catlogo

Verifique la estructura de registro,

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Registro de las partidas de Control,

Este es registro concluido,

3.2.2

Partidas de Control a nivel de proyecto

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Las Partidas de Control son utilizadas para asignar a los recursos que egresan del almacn tipo material. S en el mdulo de Gerencia de proyectos, ya se efectu el registro, la informacin es visualizada en el mdulo de Almacenes. Datos que sern registrados:

Acceso al escenario

Luego, Verifique la estructura de registro,

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Registro de las Partidas de Control

Registro del segundo nivel,

Para el registro del ltimo nivel,

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Llamada a: Ingrese el nombre de la Partida de Control Llamada b: S la Partida de Control tiene unidad ingrese (hay partidas de control que no tienen unidad). Llamada c: Del catlogo elija la Partida de Control General (a nivel de empresa). Llamada d: No disponible

3.3
30

Frentes
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Es un lugar fsico del proyecto donde se ejecutarn actividades. Permite organizar el proyecto por frentes. Se utiliza para asignar a los egresos. En resultados operativos del mdulo de Gerencia de proyectos, visualice la informacin por frentes. S en el mdulo de Gerencia de proyectos, ya se efectu el registro, la informacin es visualizada en el mdulo de Almacenes. Datos que sern registrados,

Acceso al escenario

Luego, Verifique la estructura de registro,

Se muestra el registro concluido

3.4

Destinos Especficos

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Registre cada lugar del proyecto, donde se ejecutan las actividades, esta informacin es utilizada por el mdulo de almacenes como un destino para asignar a los egresos. Este destino permite conocer todos los recursos utilizados en cantidad y costo. S en el mdulo de Gerencia de proyectos, ya se efectu el registro, la informacin es visualizada en el mdulo de Almacenes. Datos que sern registrados

Acceso al escenario

Luego, Verifique la estructura de registro,

Este es el registro concluido,

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3.5

Equipos disponibles
El equipo propio y de terceros que se utilizar en el proyecto debe ser registrado con la finalidad de registrar todos los egresos en el almacn de repuestos, que tiene como destino un activo. Los datos NO pasan a los resultados operativos en el mdulo de Gerencia de proyectos. S en el mdulo de Gerencia de proyectos, ya se efectu el registro, la informacin es visualizada en el mdulo de Almacenes. Estos son los recursos tipo equipo presupuestados:

Es necesario registrar los recursos tipo activo para compatibilizar el equipo presupuestado y se le asigna las propiedades. 3.5.1 Registro de activos en el catlogo de recursos

Los recursos tipo activo que participan en la ejecucin del proyecto, sean propios o de terceros, deben ser registrados en el catlogo de recursos. Datos que sern registrados:

Acceso al Catlogo de Recursos

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En el rbol del Catlogo de Recursos,

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Repita el proeceso para regstrar al otro equipo y luego use el botn informacin y cerrar la ventana.

para grabar la

El recurso genrico se caracteriza porque tiene 10 dgitos. El recurso especfico se caracteriza porque tiene 14 dgitos y este es el que se utiliza como activo.

3.6

Unidades operativas
Los egresos del almacn tipo economato se realizan hacia una unidad operativa. Los egresos del almacn tipo economato sern hacia una Unidad operativa. Entindase por unidad operativa a cada una de las oficinas, en este caso cada una de las celdas que forman parte del organigrama funcional de la empresa. Tambin unidad operativa es un proyecto especfico. En resumen todo lo que se quiera controlar.
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A continuacin se muestra el organigrama funcional del proyecto.

Acceso al escenario

Definir estructura

Registro de las unidades operativas

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Este es registro concluido

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3.7

Ubicacin fsica
Permite el registro de la ubicacin fsica en un catlogo, para luego asignarlo a un recurso. El catlogo de ubicacin fsica es por almacn. En el escenario de Stock, es donde se asigna ubicacin fsica al recurso. Se muestra como ejemplo un croquis de un almacn, el mismo que debe ser registrado en un catlogo,

Acceso al escenario

Luego, Verificar estructura

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Registro de la ubicacin fsica

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4
4.1

Movimientos
Ingresos
Todo recurso debe ser ingresado al almacn y debe estar respaldado por un documento en el que figure la fecha, cantidad, unidad y precio unitario. Solo los recursos del stock pueden ser utilizados en los movimientos de egreso. Todo ingreso va hacia al stock del almacn, salvo aquel recurso que no se almacena como es el caso del concreto premezclado que apenas llega a la obra es utilizado, entonces el sistema genera el formulario de ingreso y luego mediante DESCARGA DIRECTA, genera el formulario de egreso.

4.1.1

Tipos de ingreso disponible

4.1.2

Procedimiento o pasos a seguir para efectuar un ingreso Para efectuar cualquier tipo de ingreso: Acceso al escenario de ingresos

Luego, Llamada a: Solo para emitir los reportes a nivel de proyecto, en el rbol ubique el cursor sobre el nombre del proyecto.
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Llamada b: Los movimientos de ingreso solo se efectan para el almacn elegido. Para el desarrollo de la opcin se mostrar un ejemplo de datos a ingresar.

Eleccin del tipo de ingreso

Registro de un nuevo ingreso

Formulario de registro del ingreso Todos los movimientos de ingresos usan el mismo formulario, cada tipo de ingreso genera un nmero de gua correlativo y el sistema propone el tipo de documento en algunos tipos de ingreso y en otros casos el usuario debe elegir un documento.

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Registro de datos en la cabecera del formulario de ingreso Llamada 1a: En esta celda ingrese la fecha del movimiento, el da que el recurso ingresa al almacn. Llamada 1b: Use el botn para ingresar al catlogo de Tipos de Documentos, de donde debe elegir el documento. Llamada 1c: Ingrese el nmero del tipo de documento elegido en la llamada 1b. Llamada 1d: Ingrese la fecha del documento elegido en la llamada 1b. Llamada 1e: Use el botn para acceder al catlogo de tipos de moneda de donde debe elegir la moneda utilizada en el movimiento. Llamada 1f: Esta ventana es informativa que muestra el valor del tipo de cambio. Cuando eligi la fecha de ingreso (llamada 1a) el sistema solicit el ingreso del tipo de cambio, para editarlo o cambiarlo use el botn que permite acceder al catlogo de tipos de cambio. Llamada 1g: Es el porcentaje de IGV (impuesto general a las ventas), asignado al documento que se viene registrando, este valor es almacenado por documento. Para cambiar el valor del IGV, ingrese al mdulo de Almacenes como (sa) luego use el botn que aparece en la barra de botones

Registro de datos en el detalle del formulario de ingreso

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Llamada 2a: Botones Cuadro agrupar por:

Mostrar filtro avanzado Este utilitario permite ubicar informacin contenida en el formulario de ingreso, de acuerdo al campo elegido.

Mostrar campos, se refiere al nombre de la cabecera de la columna que puede ser mostrado u ocultado, tambin permite el cambio de ubicacin dentro del formulario de ingreso. Exportar el contenido del formulario a un archivo de Microsoft Excel. Llamada 2b: El detalle del formulario de ingreso, tiene las siguientes opciones en el men emergente

Llamada 2b-1: Muestra el catlogo de recursos de donde se elige a todos los recursos que formarn parte del formulario de ingreso.
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Llamada 2b-2: Elimina el recurso elegido dentro del formulario de ingreso. Llamada 2b-3: Es un utilitario que permite importar recursos desde un archivo de Excel, es indispensable que el cdigo del recurso a importar coincida con el que se tiene en la base de datos de la PC. Llamada 2b-4: Exporta o enva el contenido del formulario a un archivo de Excel, durante el proceso el sistema solicita la carpeta donde se grabar la informacin y un nombre para el archivo. Llamada 2b-5: Multiplica el precio del recurso por el factor que el usuario ingrese, este cambio es definitivo y no hay forma de deshacer. Est disponible para uno o un grupo de recursos previamente seleccionados. Llamada 2b-6: S un recurso ha sido comprado con el mdulo de Compras del S10, el precio ya se encuentra almacenado dentro del S10, entonces permite asignar el ltimo precio de compra. Llamada 2b-7: S los recursos has sido comprados con el mdulo de Compras del S10, entonces permite asignar el ltimo precio de compra a todos los recurso elegidos. Llamada 2b-8: Cumple la misma funcin que el botn mostrar campos descrito en la llamada 2a. Llamada 2c: Llamada 2d: Llamada 2e: Esta celda es informativa que muestra la unidad del recurso. En esta celda registre la cantidad que ingresa al almacn. Para el ingreso del precio del recurso, depende de la celda que elija, que puede ser Precio sin I.G.V., entonces el sistema calcula los valores de las celdas Precio con I.G.V. y el valor del I.G.V.

Datos del pi del formulario Llamada 3a: Llamada 3b: Llamada 3c: Llamada 3d: Muestra el nombre completo del recurso ubicado en el detalle del formulario. Esta opcin es informativa, muestra la ubicacin asignada al recurso. Para asignar la ubicacin al recurso hgalo desde el escenario del Stock. En la celda ingrese informacin relacionada con el ingreso, Ej.: Cheque Nro. 789237382, Redicin 1 del 3-09-2007, etc. A veces, la persona que elabora una factura manualmente efecta los clculos errneos o los valores no los correctos. En estas celdas ingrese los valores que aparecen en la factura, sern tomados para contabilidad. Estos datos son calculados por el sistema en forma automtica y slo son informativos. Elija este botn para grabar el contenido del formulario y cerrarlo, con lo que concluye el ingreso.

Llamada 3e: Llamada 3f:

Llamada 3g:

Al elegir el botn Descarga directa el sistema graba el formulario de ingreso (o graba el ingreso) y genera automticamente el formulario de egreso (Egreso con descarga directa). Use este tipo de movimiento cuando que el recurso que llega a la obra es
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utilizado inmediatamente como es el caso del concreto premezclado, la gasolina que se compra en un grifo y directamente se echa al tanque de la camioneta y no se almacena o guarda. Llamada 3h: El botn Salir cierra el formulario de ingreso sin grabar. 4.1.3 Tipo de cambio

Disponible solo para los pases que usan doble moneda. Verifique la configuracin con el botn

S el sistema est configurado para el registro del tipo de cambio, al efectuar un movimiento muestra el siguiente mensaje:

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4.1.4

Impresin de reportes para enva el reporte a la impresora previamente elegida en Windows. para mostrar una vista previa o impresin en pantalla de la forma como ser impreso el

Use el botn Use el botn reporte.

Cuando se empieza a controlar un almacn de una obra en ejecucin, todos los recursos existentes deben ser ingresados al sistema como Ingreso por Inventario.

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4.2

Ingreso por Compra [IC]

Este movimiento se efecta cuando los recursos que ingresan al almacn vienen respaldados por una factura, boleta de venta o ticket. Se supone que no tiene orden de compra. Caso a: Usando el Formulario de Ingreso por Compra Caso b: Usando el registrador de documentos, efecta el asiento contable (disponible en la versin S10-ERP) Datos que sern utilizados para el ingreso por compra

Acceso al escenario

Luego, Eleccin del tipo de ingreso

Registro de un nuevo ingreso

Llamada a: Invoca el formulario de ingreso por compra Llamada b: Invoca el registrador de documentos y enva los asientos contables al mdulo de Contabilidad del S10 (disponible solo en la versin S10-ERP)

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Para la opcin marcada con la llamada a.

Ingrese de cantidades y precios en el detalle del formulario de ingreso

Reporte

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4.2.1

Regularizacin del ingreso con un documento de pago

Los movimientos de ingreso por compra, que inicialmente se ingres con una gua de remisin, se regularizan con la finalidad de vincularlo a un documento de pago, adems para verificar que los recursos ingresados solo se paguen una sola vez al proveedor.

Llamada a: Permite la regularizacin de varias guas de remisin registradas de un mismo proveedor, con una factura. Llamada b-1: Permite la regularizacin de varias guas de remisin registradas de un mismo proveedor, con varias facturas. Llamada b-2: Permite la regularizacin de varias guas de remisin registradas de diferentes proveedores, con las facturas correspondientes. Regularizacin simple

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Luego el sistema muestra las guas de remisin pendientes de regularizacin

4.2.2

Ingreso por Compra con documento de pago

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Utilice esta opcin cuando el ingreso est respaldado con un documento de pago y se efecte el asiento para contabilidad. Solo cuando el registro genere el ingreso al almacn ser visualizado en este escenario, caso contrario vaya al escenario de Registro de Documentos Datos que sern utilizados para el ingreso

Acceso al escenario

Luego, Eleccin del tipo de ingreso

Registro de un nuevo ingreso

Elija la opcin de la llamada b.

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Luego adicione los recursos

Luego use el botn

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para concluir con el registro.

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4.2.3

Ingreso por Devolucin de Saldo [IDS]

Los saldos de los materiales se generan despus de que los recursos egresan hacia una Partida de Control, eso significa que el costo ntegro de los recursos es cargado a la partida de control. S despus de utilizar los recursos hay sobrantes o saldos, se consideran como utilidad y aprovechamos para darle otros usos. El saldo se considera como otro recurso ms, se ingresa al almacn con la finalidad de controlarlo, entonces incrementa el stock por consiguiente el inventario valorizado y se egresa como cualquier otro recurso. 4.2.4 Ingreso por Orden de Compra [IOC]

Las rdenes de compra generadas y aprobadas en el mdulo de Compras del S10, pasan al mdulo de Almacenes para ingresar todos los recursos comprados. El sistema muestra en calidad de editado todas las rdenes de compra de donde se eligen las que sern ingresas al Almacn. Solo cuando lleguen los materiales a obra, y en las cantidades que aparecen en la orden de compra ACEPTE, caso contrario registre solo las cantidades que llegaron a obra. No use esta opcin si no tiene el mdulo de Compras donde previamente se gener la orden de compra. Esta es la orden de compra generada y aprobada (en el mdulo de Compras), que ser ingresada,

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En la barra de vistas elija el acceso al escenario de ingresos. En el rbol elija el proyecto y el almacn Elija el tipo de ingreso, en este caso elija INGRESO POR ORDEN DE COMPRA Efecte un nuevo ingreso Registre el tipo cambio

Registro de datos en el detalle del formulario de ingreso

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Eleccin del proveedor

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Reporte

4.2.5

Recursos pendientes de ingreso al almacn

Esta opcin es informativa, que muestra el recurso y la cantidad que falta ingresar al almacn.

Luego,

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4.2.6

Ingreso por Devolucin de Prstamo [IDP] Este movimiento se genera cuando un proyecto, una persona natural o jurdica (Socio de Negocio) devuelve al almacn un recurso previamente prestado. Ver Egreso por Prstamo [EP] Previamente ha tenido que generar movimientos de Egreso por Prstamo hacia el proyecto o Socio de negocio, que ahora devuelve el prstamo. Un almacn puede recibir en devolucin recursos prestados de: 1) De otro proyecto 2) De un Socio de negocio (Proveedor, Empleado, Obrero, etc.)

En la barra de vistas elija el acceso al escenario de ingresos. En el rbol elija el proyecto y el almacn Elija el tipo de ingreso, en este caso elija INGRESO POR DEVOLUCION DE PRESTAMO Efecte un nuevo ingreso Registre el tipo cambio Registre los datos en el detalle del formulario de ingreso El sistema filtra slo los recursos prestados al Socio de Negocio; del que debe elegir solo los recursos que devuelve. Ingrese la cantidad que devuelve. 4.2.7 Ingreso por Prstamo IP] Utilice esta opcin cuando el proyecto reciba en calidad de prstamo recursos. Los recursos prestados deben ser devueltos, para esto el sistema lleva un control de lo que se ingresa y se devuelve. Un almacn puede recibir recursos prestados de: De otro Proyecto De un Identificador (Proveedor, Empleado, Obrero, etc.)

En la barra de vistas elija el acceso al escenario de ingresos En el rbol elija el proyecto y el almacn Elija el tipo de ingreso, INGRESO POR PRESTAMO Efecte un nuevo ingreso Registre el tipo cambio

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Ingrese los datos de la cabecera en el formulario, elija el documento y registre el nmero de serie y nmero. Luego elija al Socio de Negocio del catlogo. En el cuerpo del documento adicione los recursos, puede ser de dos orgenes: Recursos prestados, es cuando en una misma base de datos se maneja la informacin de varios proyectos y por lo tanto mostrar los recursos que han egresado por prstamo hacia el proyecto en que se est trabajando. Desde el catlogo general, es cuando en la base de datos que se trabaja slo maneja informacin de este proyecto y llegan recursos desde otro proyecto.

Del catlogo de recursos, elija los recursos prestados, ingrese la cantidad y el precio. 4.2.8 Ingreso por Registrador de Documentos [IRD]

Permite el registro de documentos contables en el mdulo de almacenes, los recursos registrados ingresan al almacn, adems llena unas tablas para que luego sean tomados por el sistema de contabilidad para registrar los asientos en forma automtica. Equivale a la opcin de Ingreso por Compra ingreso con Documento de Pago (donde directamente genera el ingreso al almacn), y todos los ingresos efectuados sern visualizados en este escenario. En IRD, es necesario elegir la opcin INGRESO AL ALMACEN, para generar el ingreso, caso contrario el documento no ser visible en el escenario de INGRESO POR COMPRA. Los documentos contables son facturas, boletas de venta, ticket, etc.

Importante: S genera los asientos contables la informacin pasar al mdulo de Contabilidad del S10.
Los tipos de documentos que se utilizarn deben ser registrados previamente en el sistema. El usuario debe tener accesos desde el grupo de Utilitarios-> en la pestaa de Mdulos tener acceso al mdulo de Almacenes, en la pestaa Escenarios dar acceso al grupo de Facturacin. Permisos

Luego,

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En el Catlogo de Socio de negocio, registre S10 Ecuador, y califique como SUCURSAL, luego alija.

Requisito, los periodos contables deben estar generados:

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Llamada a: Ingrese al escenario de Periodo Contable. Llamada b: Elija la empresa. Llamada c. El mes donde se registrar la informacin tiene que estar en estado Abierto. Datos que sern utilizados para el ingreso

Elija una sucursal para registrar informacin

Luego,

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Registro del documento

Llamada a: Permite adicionar un documento de pago y muestra el formulario de ingreso. Llamada b: Es como una plantilla, utilice para el pago de servicios, que cada mes nos envan para pagarlos Formulario de ingreso (Se describe la opcin de la llamada a)

Nota: El botn indica que el dato que se debe registrar en la celda, lo debemos elegir de un catlogo, en caso de que no exista, previamente haya que registrarlo. El botn indica que el dato que se debe registrar en la celda, lo debemos elegir de un listado predefinido por el sistema. Llamadas de la ventana FACTURAS Llamada a: Este celda muestra la Empresa elegida, para el cual se registrar en documento. Llamada b: Es un nmero correlativo, empezar del nmero que el usuario ingrese, caso contrario del 1. Llamada c: Use el botn y del catlogo elija al proveedor. Llamada d: Elija la fecha en la que se registra el documento. Llamada e: Elija la fecha en la que efectuar la cancelacin del documento. Llamada e-1: Elija la fecha que recibi el documento del proveedor. Llamada e-2: Elija la fecha del periodo contable para el documento. Llamada f: Elija el tipo de moneda. Llamada g: Use el botn registre y elija la forma de pago.

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Llamada h: Cuando se registra un proveedor en el Catlogo de Socio de Negocio, se registran varios datos entre el ellos el RUC y es de donde toma el sistema este dato. Llamada i: Ingrese la serie y nmero del documento. Llamada j: Esta celda seleccionada toma el tipo de cambio. Llamada k: Registre el porcentaje de descuento (considerado en la factura). Llamada L: Permite elegir el documento con el cual est relacionado el registro.
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Llamada n: Elija esta opcin cuando el gasto no est relacionado a ningn proyecto o centro de costo, esto significa que la empresa slo usa el mdulo de Almacenes del S10 y Contabilidad y solo le interesa registrar el gasto. Llamada m: Es un vector para el documento registrado, debido a que la contabilidad se realiza por centro de costo. Llamada o: Es un vector que permite calificar al documento registrado, en un centro de costo externo o ajeno a la empresa, luego permite exportar la informacin a Excel. Llamada p: De acuerdo a la seleccin marcada con la llamada m, n, o, muestra el registro seleccionado donde se cargar el costo del documento registrado. Llamada r: Es el lugar donde se adicionan los recursos del documento, previamente elija la pestaa con la llamada r-a.

Llamada r-1:Invoca al Catlogo de recursos, para elegir todos los recursos que formarn parte del documento. Llamada r-2: Elimina el recurso seleccionado de la ventana marcada con la llamada r. Llamada r-3:Invoca al Catlogo de Partida de control general, para asignar al documento que se registra, esto permite ver los gastos a nivel de toda la empresa. Llamada r-4:Invoca al Catlogo de Destinos Especficos Global, para asignar al documento que se registra, esto permite ver los gastos a nivel de destinos. Llamada r-6-1: Es un parmetro definido en el mdulo de Contabilidad del S10, permite ejecutar los clculos contables con la Estructura de Costo asignado. Llamada r-6-2: Permite asignar Centro de Costo al recurso, en un proyecto permite asignar a 2 Centros de Costos; y cuando es un megaproyecto permite asignar a varios Centros del Costos Llamada r-7:Asignar IGV Llamada r-8:Quitar IGV Llamada r-7:Exporta el contenido de la ventana a una hoja Excel. Llamada r-b: Datos adicionales

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Llamada r-b-1: Del catlogo elija el motivo de pago. Llamada r-b-2: Del catlogo elija el mtodo de pago. Llamada r-c: Genera automticamente el asiento contable. Existen requisitos previos: Ingrese al mdulo de Contabilidad del S10. En el grupo de Inicio, ingrese al escenario de Datos generales en el rbol elija la empresa y asigne el Esquema contable. En el grupo de Inicio, escenario de Datos generales en el rbol elija la sucursal registre a los usuarios y asigne permisos. En el grupo de Parmetros, escenario de Plan contable registrar y configure el plan contable. En el grupo de Parmetros, escenario de Asignacin de cuentas asignar las cuentas contables a los recursos.

Llamada r-d: Esta pestaa es informativa, muestra el tipo de impuesto aplicado. Llamada s: Es ventana es informativa, que muestra informacin despus de efectuar el pago. Llamada t: Muestra los impuestos asignados al recurso. Llamada u: Permite adicionar recursos al formulario. Reporte

Opciones implementadas,

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Llamadas de la ventana Registro de documentos Llamada u-1: Muestra el formulario de registro del documento, para hacer un nuevo registro. Llamada u-2: Cuando los documentos que se registran son semejantes, ingrese el primer documento y para registrar los siguientes duplique y cambie los datos que sean necesarios. Llamada u-3: Enva los documentos registrados a un archivo que luego es tomado por el mdulo de contabilidad. Llamada u-4: Previamente use Mostrar filtro, esta opcin genera el filtro. Llamada u-5: Muestra en pantalla la apariencia del reporte. Llamada u-6: Enva el reporte a la impresora previamente elegida desde Windows. Llamada u-7: Enva el contenido de la ventana a un archivo de Excel. Llamada u-8: Muestra u esconde la ventana del filtro. Llamada u-9: Ejecuta la misma orden que el botn marcado con el mismo nmero de llamada, el filtro Muestra el catlogo del plan contable para darle mantenimiento. Llamada u-10: Muestra el catlogo de centros de costo, para darle mantenimiento. Llamada u-11: Muestra el catlogo de recursos para darle mantenimiento.

4.2.9

Ingreso por Reingreso [IR]

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Cuando se realiza un egreso de recursos hacia una partida de control, y no se utiliz la totalidad, los recursos sobrantes deben ser devueltos al almacn e ingresados por la modalidad de Ingreso por Reingreso, con el fin de descargar los costos de la partida de control a la que fue egresado y cargado. Previamente debe existir un egreso hacia una partida de control. Disponible para el almacn tipo material. En la barra de vistas elija el acceso al escenario de ingresos En el rbol elija el proyecto y el almacn Elija el tipo de ingreso, INGRESO POR REINGRESO Efecte un nuevo ingreso Registre del tipo cambio En el cuerpo del documento haga un nuevo ingreso. El sistema muestra en una ventana todos los recursos egresados hacia las partidas de control, de donde se elige los recursos que sern devueltos.

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Reporte

4.2.10 Ingreso por Transferencia Externa [ITE]

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Permite ingresar al almacn, recursos que son transferidos desde otros proyectos, la cantidad y costo son cargados al proyecto que recibe. La transferencia es permanente, no contempla devolucin. En la barra de vistas elija el acceso al escenario de ingresos En el rbol elija el proyecto y el almacn Elija el tipo de ingreso, INGRESO POR TRANSFERENCIA EXTERNA Efecte un nuevo ingreso Registre el tipo cambio

Llamadas del men: Llamada a: Adicionar (Ingreso por Transferencia Externa manual): se utiliza cuando los proyectos trabajan en diferentes bases de datos y slo se cuenta con una gua impresa. Llamada b: Adicionar desde Guas de Egresos (Ingreso por Transferencia Externa automtico): se activa, solo cuando los dos proyectos estn trabajando en una sola base de datos. Luego en el cuerpo del documento adicione los recursos, registre la cantidad y el precio 4.2.11 Ingreso por Transferencia Interna [ITI] Esta opcin se utiliza para dar ingreso a recursos transferidos de otro almacn del mismo proyecto (el trabajo se realiza en la misma base de datos), la cantidad y costo sern descargados del almacn que enva los recursos y cargados al almacn que recibe. La transferencia es permanente, no contempla devolucin. En la barra de vistas elija el acceso al escenario de ingresos En el rbol elija el proyecto y el almacn Elija el tipo de ingreso, INGRESO POR TRANSFERENCIA EXTERNA Efecte un nuevo ingreso Registre del tipo cambio

Llamadas de la ventana Ingreso por Transferencia Interna.

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Llamada a: Adicionar (Ingreso por Transferencia Interna manual): se utiliza cuando el almacn que recibe no tiene una conexin directa con el almacn que enva, entonces el almacn que recibe elije los recursos del catlogo de recursos. Llamada b: Adicionar desde Guas de Egresos (Ingreso por Transferencia Interna automtico): utilice esta opcin cuando los almacenes que enva y recibe estn conectados, entonces el almacn que enva debe generar previamente un egreso por transferencia interna. El almacn que recibe visualizar la gua para realizar el ingreso. Es esta oportunidad se usa la opcin marcada con la llamada b.

4.2.12 Ingreso por Ajuste de Cantidad [IAC] Previamente se tiene que realizar un inventario de los recursos que existen en el almacn y cuando existen diferencias entre los saldos que muestran el sistema informtico y el stock fsico de un recurso, se deben realizar las correcciones del caso para igualar las cantidades. Las diferencias son detectadas al realizar inventarios. Para resolver el problema de la diferencia en stock: a) Cuando en el escenario de Inventario, se realiza conteos, permite generar un ajuste automtico. b) Regularizacin manual, el sistema permite generar gua de ingreso o egreso por ajuste de cantidad segn sea el caso. Desarrollaremos el tem b Al hacer el conteo del recurso ALAMBRE NEGRO RECIDO # 8 se tiene como resultado 22 Kg., pero el sistema indica que debe haber 20 Kg. en stock; en este caso esta diferencia debe ser resuelta ingresando la diferencia de 2 Kg. por ajuste de cantidad. En la barra de vistas elija el acceso al escenario de ingresos En el rbol elija el proyecto y el almacn Elija el tipo de ingreso, INGRESO POR TRANSFERENCIA EXTERNA Efecte un nuevo ingreso Registre del tipo cambio. En el escenario, haga un nuevo ingreso, registre los datos de la cabecera del documento. Luego en cuerpo del documento registre los recursos, ingrese las cantidades, el sistema por defecto toma el precios promedio.

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4.2.13 Ingreso por Fabricacin [IF] Existen algunos elementos que necesitan ser fabricados, como paneles para encofrado, escritorios, muebles de cocina, columnas o vigas prefabricas, etc., que luego sern egresados como recursos fabricados, que tiene como destino final la obra o para venta Para fabricar el recurso PANEL PARA ENCOFRADO DE 4 x 8 CON TRIPLAY DE 19 mm, necesitamos: 1) Registrar el recurso PANEL PARA ENCOFRADO DE 4 x 8 CON TRIPLAY DE 19 mm; en el Catlogo de Recursos, luego registrar el DETALLE DEL RECURSO, que se refiere a la cantidad de recursos que se requiere para elaborar el panel para encofrado. 2) Tener stock suficiente de los recursos que forman parte del detalle del recurso para la cantidad que queremos fabricar. 3) Generar la gua de Egreso para Fabricacin de lo que deseamos fabricar 4) Generar la gua de Ingreso del recurso fabricado.

4.2.14 Ingreso con Descarga Directa Este no es tipo de movimiento, es una utilidad que tienen algunos tipos de ingreso. Algunos recursos que llegan al almacn son utilizados inmediatamente, como es el caso del concreto premezclado. Otro caso es cuando el chofer de la camioneta va al grifo a abastecer de combustible a la camioneta, y al almacn slo presenta la factura.
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Otro ejemplo es cuando el residente de obra despus de almorzar, al almacn slo presenta la factura del consumo. A los recursos que llegan a la obra y no son almacenados fsicamente, al momento de efectuar el ingreso inmediatamente se le genera el documento de egreso. No todos los tipos de ingreso tienen descarga directa. En la barra de vistas elija el acceso al escenario de ingresos En el rbol elija el proyecto y el almacn Elija el tipo de ingreso, INGRESO POR COMPRA Efecte un nuevo ingreso Registre del tipo cambio Registre los datos en la cabecera del documento En el cuerpo del documento adicione los recursos

Al momento de generar la descarga directa el sistema muestra el documento de egreso para asignarle el destino, en el caso del almacn de materiales ser una Partida de Control. Para visualizar todos los egresos con descarga directa vaya al escenario de EGRESOS EGRESO CON DESCARGA DIRECTA A PARTIDA DE CONTROL, (en el caso del almacn tipo obra).

4.3

Egresos
Permite realizar los movimientos de egreso de los recursos que se encuentran en el stock del almacn, hacia diferentes destinos. El usuario que registra los egresos debe tener atributos para hacerlo. Dependiendo del tipo de almacn en el que se encuentre trabajando. Antes de efectuar un egreso, vaya al escenario de Stock y recostee.

4.3.1

Procedimiento o pasos a seguir para efectuar un egreso

Acceso al escenario

Luego, Elija el tipo de egreso

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Registro de datos en la cabecera del documento

Llamadas de la cabecera del documento Llamada a: En nmero de gua se autogenera. S ingresa un nmero, a partir de este se generar automticamente los siguientes en cada movimiento que se realice. Llamada b: Permite registrar notas al documento de egreso, acepta insertar archivos digitales. Llamada c: Este botn muestra el catlogo de identificadores de donde se elige al solicitante. Llamada d: Este botn muestra el calendario, de donde se elige la fecha en la que se efecta el movimiento de egreso. Llamada e: Esta celda es editable y permite el registro del nmero alterno. Llamada f: Este botn permite elegir el origen de la partida de control, por defecto muestra el nombre del proyecto, esto indica que el destino ser una partida del control del proyecto.
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S en el proyecto se usa subcontratos, estos se comportarn como una partida de control. Cuando los egresos tienen como destino un subcontrato, el monto de los recursos egresados puede ser descontado de la valorizacin del subcontrato en el perodo involucrado. 4.3.1.1 Detalle del documento

Es donde se registran los recursos que forman parte del egreso

Llamada del detalle del documento Llamada a: El botn Cuadro agrupar por, muestra la celda donde se arrastra la cabera de la columna con la finalidad de agrupar la informacin. En el formulario de egreso podemos arrastrar la columna Partida de Control

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Luego al desplegar cada una de las partidas de control podemos ver los recursos que forman parte de la PC.

Llamada b: Muestra o esconde los Filtros avanzados, que permiten ubicar informacin.

Llamada c: Use este botn para mostrar u ocultar los campos (columnas) disponibles en el detalle del formulario de egreso

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Llamada d: Use este botn para enviar o exportar el contenido del detalle del formulario de egreso hacia una hoja Excel, durante el proceso el usuario debe elegir la carpeta donde se guardar el archivo. Llamada e: Filtro inmediato est disponible slo si previamente se us el botn marcado con la llamada b, cuando est desactivado espera que el usuario use [ENTER] para que ejecute la bsqueda y cuando est activado, a medida que el usuario va ingresando letras el sistema filtra la informacin y va mostrando de acuerdo a la seleccin. Llamada f: Seleccionar grupo Llamada g: Grabar grupo Llamada h: Grabar grupo como Llamada i: Muestra el stock de recursos para adicionar recursos al detalle del formulario de egreso.

Llamada i-1: Permite eliminar el recurso seleccionado en el detalle del formulario de egreso. Llamada i-2: El sistema toma en cuenta los recursos solicitados por la persona, al invocar esta opcin el sistema muestra los recursos que acostumbra pedir el usuario. Llamada i-3: Elimina los recursos seleccionados. Llamada i-4: Asignar partida de control al recurso o recursos seleccionados, marque un bloque, luego haga clic derecho sobre el bloque y elija Asignar/Reasignar partida de control, del catlogo elija con doble clic. Llamada i-5: Asigna partida de control a todos los recursos. Llamada i-6: Asignar destino especfico al recurso o recursos seleccionados, marque un bloque, luego haga clic derecho sobre el bloque y elija Asignar/Reasignar destino especfico, del catlogo elija con doble clic. Llamada i-7: Asigna destino especfico a todos los recursos. Llamada i-8: Asignar frente al recurso o recursos seleccionados, marque un bloque, luego haga clic derecho sobre el bloque y elija Asignar/Reasignar frente, del catlogo elija con doble clic Llamada i-9: Asigna frente a todos los recursos.

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Llamada i-10: En la grilla del formulario existe una columna ACTIVO, con la finalidad de asignar activo al recurso que se egresa. Esta opcin permite cambiar de activo al recurso que se egresa. Llamada i-10: Llamada i-11: Cambia de activo a todos los recursos egresados. Permite importar recursos desde una hoja Excel, para lo cual debe cumplir ciertos requisitos: Que el cdigo del recurso coincida con el que est registrado en el sistema. Que el recurso que se importa tenga stock suficiente dentro del almacn. Llamada i-12: Llamada i-14: 4.3.1.2 Exporta el contenido del formulario de egreso a una hoja Excel, durante el proceso el usuario debe elegir la carpeta donde ser grabado el archivo. Muestra esconde los campos disponibles en el formulario de egreso.

Impresin de reportes para enva el reporte a la impresora previamente elegida en Windows. para mostrar una vista previa o impresin en pantalla de la forma como ser impreso el

Use el botn Use el botn reporte. 4.3.2

Egreso a Partida de Control [EPC]

Este tipo de egreso es el ms usado durante la ejecucin, es cuando el residente o maestro de obra envan un pedido al almacn y el almacenero efecta un movimiento de egreso. Requisito: Tener en el stock del almacn los recursos que sern egresados. Tener registrados las Partidas de Control (PC). Tener registrado los Destinos Especficos (DE). Tener registrado los Frentes (F). Tener registrado los Equipos (E).

Las PC se agrupan de acuerdo a su procedencia: Directas o propias del proyecto principal. Las que se originan a consecuencia de un subcontrato.

Dentro de una misma gua cada recurso puede ser asignado a diferentes PC. Un recurso puede estar ms de una vez en el detalle de una misma gua pero con diferentes PC. Datos para efectuar el egreso

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Use una gua de egreso para cada uno de las cuadrillas (acero y concreto). En la barra de vistas elija el acceso al escenario de Egresos En el rbol elija el proyecto y el almacn Elija el tipo de egreso, EGRESO A PARTIDA DE CONTROL (EPC) Efecte un nuevo egreso Registre del tipo cambio Registre los datos en la cabecera del documento En el cuerpo del documento adicione los recursos

Llamada a: Por defecto, el sistema muestra las Partidas de Control del proyecto, los montos son mostrados en los Resultados Operativos. El Subcontrato tambin aparce como si fuera una Partida de Control, los montos cargados no van a los resultados operativos, y son utilizados para deducir o descontarle al subcontratista al momento de efectuar su valorizacin. Recursos que forman parte del Egreso

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Registro la cantidad y asigne la Partida de Control,

Llamada a: Si hace clic derecho sobre el recurso, muestra el men de donde se puede asignar partidas de Control, Destinos Especficos, Frentes, a cada uno de los recursos que forman parte del documento de egreso.

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Reporte

4.3.3

Egreso a Partida de Control con Descarga Directa [EPCDD]

Este escenario es slo de consulta, ya que los [E PCDD] son generados desde los diferentes tipos de Ingreso. 4.3.4 Egreso a Partida de Control con Pedido [EPCP]

Utilice este tipo de movimiento cuando su empresa trabaja con el mdulo de Compras, o Gerencia de proyectos, donde el pedido es generado es 'A Almacn', el pedido reserva toda la cantidad solicitada o lo que hubiera del stock del almacn a travs de una Nota de Egreso. Pasos a seguir para utilizar ste tipo de movimiento: 1.- Desde el mdulo de Compras o Gerencia de proyectos, efectuar un pedido A Almacn. 2.- Usar el mdulo de Almacenes para efectuar el Egreso a Partida de Control con Pedido. 4.3.5 Egreso por Ajuste de Cantidad [EAC]

S despus de efectuar el inventario, se detectan diferencias entre el stock fsico de un recurso y lo que muestra el sistema informtico, se deben realizar las correcciones del caso para que las cantidades sean iguales. Las diferencias pueden ser detectadas al hacer un inventario con el mdulo de Almacenes S10. S, luego de realizar el conteo, encontramos que el CEMENTO PRTLAND TIPO I (42.5 kg.) se tiene como resultado 3581 bolsas, pero el sistema indica que deben haber 3580 bolsas en stock; la diferencia de 1 bolsa debe ser egresada por Ajuste de Cantidad. El recurso egresado toma el precio promedio.

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4.3.6

Egreso por Bajas y Mermas [EBM]

Este tipo de movimiento se genera para controlar aquellos recursos que se han deteriorado o malogrado dentro del almacn o producto del manipuleo. El costo de estos recursos es cargado al proyecto. El recurso egresado toma el precio promedio. En algunas empresas se requiere un informe y autorizaciones previas para dar de baja un recurso, para este fin el S10 tiene la opcin NOTAS, las mismas que permiten vincular cualquier archivo digital. El recurso que se dar baja se elige del stock. 4.3.7 Egreso por Devolucin al Proveedor [EDPD]

Este tipo de movimiento se utiliza cuando los recursos adquiridos a un determinado proveedor deben ser devueltos por alguna razn, ej.: no cumplen con las especificaciones tcnicas o calidad establecida por la empresa o simplemente se equivocaron en solicitar el recurso. Para efectuar la devolucin, el recurso previamente ha debido ser registrado en el almacn con un de ingreso por compra. El recurso egresado toma el precio promedio del sistema 4.3.8 Egreso por Devolucin de Prstamo [EDP]

Este tipo de movimiento se utiliza para registrar la devolucin de recursos que ingresaron al almacn con un Ingreso por Prstamo. Slo se devuelve un recurso prestado. La devolucin se puede realizar a: 1) Un Proyecto (una obra) 2) Un Identificador (Un proveedor, empleado, obrero, etc.) El sistema almacena a todas las personas naturales o jurdicas que prestaron recursos (con sus respectivas cantidades) al proyecto. 4.3.9 Egreso por Prstamo [EP]

Este tipo de movimiento se utiliza para registrar los recursos que presta el almacn, es requisito tener en stock la cantidad necesaria del recurso a prestar. El destino puede ser: 1) Otro almacn del mismo proyecto. 2) Un Proyecto (otra obra). 2) Un Socio de negocio (Un proveedor, empleado, obrero, etc.). Los recursos que se prestan deben ser devueltos, para visualizar los recursos prestados, vaya a informes, el botn de acceso directo Prstamos, y vea Lo que Prest. Del stock elija el recurso que se presta 4.3.10 Egreso por Transferencia Externa [ETE] Este tipo de movimiento se utiliza para registrar los recursos que se transfieren hacia otro proyecto, es requisito tener en stock la cantidad necesaria del recurso a transferir. Los recursos que se transfieran tienen el carcter de definitivo y no se espera devolucin.
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En el almacn del proyecto origen se genera un Egreso por Transferencia Externa y en el almacn destino se registra un Ingreso por Transferencia Externa. Los proyectos involucrados deben estar registrados en la misma base de datos. 4.3.11 Egreso por Transferencia Interna [ETI] Este tipo de movimiento se utiliza cuando se transfiere recursos entre almacenes del mismo proyecto, es requisito tener en stock la cantidad necesaria del recurso a transferir. Los recursos que se transfieren tienen el carcter de definitivo y no se espera devolucin. En el almacn origen se genera un Egreso por Transferencia Interna y en el almacn destino se genera un Ingreso por Transferencia Interna. 4.3.12 Egreso por Venta [EV] Este tipo de movimiento se utiliza cuando egresan recursos del stock de almacn con fines de venta. La persona o empresa que compra debe estar registrado como identificador en el sistema. Los recursos egresados toman el precio promedio del sistema.

Stock
Muestra la cantidad de reservas o existencias de un determinado recurso en el almacn, en el momento de realizar una consulta. El resultado de los movimientos de ingresos y egresos, constituye el stock de un recurso. Desde este escenario, se pueden realizar las siguientes acciones: Recostear y calcular el precio promedio de los recursos. Asignar ubicacin fsica a un recurso Analizar el kardex Analizar recursos con problemas Analizar stock reservado con problemas

Acceso al escenario

Luego,

5.1

Recosteo
Cuando muestre el botn , junto al nombre de los recursos, significa que deben recostear, para que tome el precio promedio. Elija el botn

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Durante el proceso de recosteo utiliza el factor de cambio, en caso de no estar registrado el sistema solicita el ingreso. Botones del escenario de stock

Slo recursos En el escenario slo lista los recursos del stock del almacn, puede Recostear, imprimir los recursos con stock, desde esta vista imprima el reporte del Stock valorizado.

Todos los recursos: Recurso con Stock: Recurso con Stock igual a 0: Recurso con Stock mnimo:

Lista todos los recursos del stock sin excepcin. Es un filtro que lista slo a los recursos que tiene stock mayor a 1 Es un filtro que lista slo a los recursos que tiene stock mayor a 0. Es un filtro que lista slo a los recursos que tiene stock mnimo registrado. Para registrar la cantidad mnima que un recurso debe tener en stock, hgalo directamente en la celda que corresponde.
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Recurso con Stock menor al mnimo: Es un filtro que lista slo a los recursos que tienen stock menor al fijado como mnimo, las celdas sern marcadas con un fondo celeste. Recurso sin movimiento: El sistema permite registrar directamente recursos en el escenario de Stock, muchas veces con la finalidad de registrar el Stock mnimo, pero veces estos recursos no tienen movimientos.

5.2

Asignar ubicacin fsica dentro del almacn a un recurso

A cada uno de los recursos que existen en el almacn se les puede asignar una ubicacin fsica. Requisito previo: En el grupo organizacin, elija el botn de acceso directo a Ubicacin fsica, y registre las ubicaciones el catlogo. La ubicacin fsica es por almacn Ingreso a la opcin

5.3

Kardex

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Es la historia del recurso que muestra todos sus movimientos a travs del tiempo. Para elegir la opcin.

Para analizar el recurso CEMENTO PRTLAND TIPO I (42.5 Kg.)

5.4

Recursos con problemas

Cuando los ingresos se hacen a una fecha y lo egresos a una fecha posterior, no existe ningn problema. El error se genera cuando la fecha del documento de egreso se modifica a una fecha anterior a la del ingreso. El error tambin se genera cuando se borra la gua de ingreso. La forma de arreglar es la siguiente; visualice los recursos con problemas, luego haga doble clic sobre el recurso y el sistema mostrar la gua de egreso, modifique la fecha a una posterior.

5.5

Opciones del escenario de Stock

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Llamada a: Recostea o procesa para tomas los precios promedio. Llamada b: Asignada al recurso el lugar o ubicacin fsica dentro del almacn. Llamada c: Disponible siempre y cuando un recurso tenga asignado una ubicacin fsica, esta opcin permite eliminar la ubicacin fsica asignada al recurso. Llamada d: Es un archivo donde se registran los sobrantes (retazos) del recurso, esta opcin slo es informativa, si saca uno de los retazos, elimine de la lista, si saca parcialmente modifique la cantidad. En mejor registrar un almacn de saldos, donde se administre los saldos.

Llamada e: Traslada los movimientos a otro recurso en las guas de los movimientos efectuados. Llamada f: Cuando el recurso elegido tiene stock menor al mnimo permite hacer un pedido como reposicin. Llamada g: Muestra en pantalla la apariencia de la impresin del reporte. Llamada h: Enva el reporte a la impresora. Llamada i: Enva a una hoja Excel el contenido de la ventana. Llamada j: Muestra los filtros avanzados.

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Llamada k: Muestra el cuadro agrupar donde se arrastra la cabecera de las columnas. Llamada L: Permite mostrar o esconder las columnas disponibles del escenario.

Inventario
Inventario es la verificacin fsica de la existencia de los recursos dentro del almacn. El inventario se realiza para cada uno de los almacenes y consiste en contar uno a uno los recursos, cuyas cantidades deben coincidir con el stock que muestra del sistema.

Guas de Remisin
Para trasladar bienes o recursos es necesario tener una gua de remisin. El usuario debe generar una gua para cada uno de los egresos.

Slo se generan guas de remisin a partir de los egresos. Para la impresin de reportes, previamente acepte para grabar el contenido de la gua. La vista previa est disponible cuando la empresa tiene un formato pre-impreso.

Resultados
Los informes se generar a partir los movimientos de ingresos y egresos, antes de emitir los informes ingrese al escenario de Stock y recostee. Los resultados dependen del tipo de almacn.

8.1

Resultados por destino Partidas de control

Permite obtener resultados valorizados en un determinado rango de fechas para diferentes destinos los cuales dependen del tipo de almacn elegido. Los resultados por destino de los almacenes tipo material son tomados para los resultados operativos del mdulo de Gerencia del proyectos. Acceso al escenario

Luego,

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El botn procesa los datos del perodo elegido o el rango de fechas. (Antes de usar este botn elija el periodo o rango de fechas).

Llamadas del Escenario de Resultados por destino Partidas de Control Llamada a: Todos

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Seleccionado: Toma todos los datos de los movimientos de ingresos y egresos desde la fecha que hicieron el primer movimiento hasta el da de la consulta. No seleccionado: Toma slo los datos de los movimientos del perodo elegido. Llamada b: Del Tiene dos funciones: S necesitamos tener un reporte dentro de un rango de fechas, permite elegir la fecha inicio. En el caso de que elija un perodo con el botn marcado con la llamada d, esta celda slo es informativa, que indica el primer da del perodo.

Llamada c: Al Tiene dos funciones: S necesitamos tener un reporte dentro de un rango de fechas, permite elegir la fecha fin. En el caso de que elija un perodo con el botn marcado con la llamada d, esta celda slo es informativa, que indica el ltimo da del perodo.

Llamada d: Este botn permite elegir el tipo de perodo Llamada e: Partidas de control Lista las partidas de control del proyecto, con la finalidad de elegirla, y en la ventana inferior muestra los recursos utilizados para el periodo que se informa. Llamada f: Lista los recursos de la partida de control elegida. Al hacer doble clic muestra los documentos de egreso donde est involucrado el recurso

8.2

Resultados por Destinos Especficos

Este escenario permite obtener resultados valorizados en un determinado rango de fechas para diferentes destinos especficos. Es requisito haber asignado un destino especfico al egreso. Los resultados por destino especfico deben ser utilizados en el almacn tipo material.

8.3

Fsico valorizado
Este escenario permite obtener resultados del stock fsico y valorizado, lo inicial, ingresado, egresado y actual, en cantidades y valores, en un determinado rango de fechas

8.4

Resumen general por tipo de movimiento

Este escenario es informativo, lista los tipos de ingreso y egreso disponible en el sistema, y los montos que corresponden al movimiento efectuado en un rango de fechas.

8.5

rdenes de compra
Este escenario es informativo y permite ver slo las rdenes de compra que estn en calidad de emitidas, esto indica que los recursos comprados no llegaron o no fueron ingresados al almacn, tambin muestra las rdenes de compra que efectuaron solo ingresos parciales y tiene pendiente la entrega de recursos.
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8.6

Prstamos
Este escenario es informativo muestra todos los recursos que me han prestado y tambin los recursos que mi proyecto ha prestado basndose en los movimientos de ingresos y egresos por prstamos o devoluciones de prstamos. Tiene dos formas de ver este escenario: Lo que "Me prestaron" y "Lo que preste". Visualizar los prstamos

8.7

Transferencias externas
Este escenario muestra todos los recursos transferidos basndose en los movimientos de ingresos y egresos por transferencias externas. Tiene dos formas de ver este escenario: "Lo que transfer" y "Lo que me transfirieron". Visualizar las transferencias

8.8

Cronograma de entrega por rango

Lista los recursos que fueron pedidos desde el mdulo de Pedidos con las fechas de entrega en un rango de fechas. Slo para los recursos cotizados a los cuales se les asign proveedores, o cuando forma parte de una orden de compra, muestra los datos del proveedor.

8.9

Cronograma de entregas detallado

Lista los recursos que fueron pedidos desde el mdulo de Pedidos con las fechas de entrega de cada uno de los recursos que el proveedor est obligado a entregar al almacn. Use este escenario para reclamar al proveedor o indicar la fecha de entrega del recurso en el almacn.

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8.10 Resultados por Recursos de Control

Este escenario es informativo, muestra todos los recursos agrupados a un Recurso de Control, y cuyos recursos forman parte de un egreso de los siguientes tipos: Egreso a partida de control Egreso a partida de control con descarga directa Egreso a partida de control con pedido Es necesario seguir los pasos previos, en mdulo de Gerencia de proyectos: En el grupo de Organizacin, escenario de Recursos de control registrar el catlogo de los recursos de control. Asignar recursos a cada uno de los Recursos de Control

8.11 Resultados por clasificacin de recursos

Este escenario es informativo, muestra todos los recursos agrupados a un tem de Clasificacin de Recursos y cuyos recursos forman parte de un egreso de los siguientes tipos: Egreso a partida de control Egreso a partida de control con descarga directa Egreso a partida de control con pedido Es necesario seguir los pasos previos, en mdulo de Gerencia de proyectos:

Llamada de la ventana Clasificacin de Recursos Llamada a: En esta ventana se registra el nombre de la clasificacin. Llamada b: Lista todos los recursos presupuestados para el proyecto. Llamada c: Muestra los recursos asignado a un tem de elegido de la ventana marcada con la llamada a.
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8.12 Pedidos, rdenes de compra, guas de almacenes

Este escenario es informativo, lista todos los recursos asociados a un proyecto. Acceso al escenario

8.13 Pedidos pendientes

Este escenario es informativo, lista todos los PEDIDOS A ALMACEN realizados desde el mdulo de Pedidos, y que faltan ser atendidos.

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