INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIN Y PRESENTACIN DE LA MEMORIA Y CUENTA DEL MINISTERIO DEL PODER POPULAR DE LA EDUCACIN SUPERIOR 2009

Caracas enero - 2010

OFICINADEPLANIFICACINYPRESUESTO

Elpresenteinstructivocontieneunaseriedeorientacionesquefacilitarnla elaboracin de la Memoria y Cuenta de las Instituciones de Educacin Superior, se hace nfasis en la sntesis ejecutiva ya que forma parte del documentoqueelMinistroentregaalaAsambleaNacional La sntesis ejecutiva en un resumen sucinto del informe de la memoria y contienelasaccionesejecutadasyprogramadasmsrelevantes,atalfinse requiere prescindir de las actividades que apoyen los procedimientos administrativosderutina.

OFICINADEPLANIFICACINYPRESUESTO

Objetivo: Proporcionaralasdependencias, rganosdesconcentradosyentes descentralizados adscritos al Ministerio del Poder Popular para la Educacin Superior, los lineamientos para la elaboracin de la MemoriayCuentaquedeberserpresentadaporelMinistroantela AsambleaNacional,deacuerdoconlanormativalegalvigente. BaseJurdica: La importancia y obligatoriedad de la presentacin anual de la MemoriayCuentaseestableceen: ConstitucindelaRepblicaBolivarianadeVenezuela Artculo244: .... Los Ministros o Ministras son responsables de sus actos de conformidad con esta Constitucin y la ley, y presentarn ante la Asamblea Nacional, dentro de los primeros sesenta das de cada ao, una memoria razonada y suficiente sobre la gestin del despachoenelaoinmediatamenteanterior,deconformidadconla ley. LeyOrgnicadelaAdministracinPblica Principioderendicindecuentas Artculo14: Las funcionarias y funcionarios de la Administracin Pblica debern rendir cuentas de los cargos que desempeen, en los trminosycondicionesquedeterminelaley Artculo77: Son competencias comunes de las ministras o ministros con despachonumeral10 Presentar a la Asamblea Nacional la memoria y cuenta de su

OFICINADEPLANIFICACINYPRESUESTO

ministerio, sealando las polticas, estrategias, objetivos, metas, resultados,impactosyobstculosasugestin. Contenidodelasmemoriasdelasministrasoministros Artculo78. Lasmemoriasquelasministrasoministrosdebanpresentarala AsambleaNacional,conformealodispuestoenlaConstitucindela Repblica Bolivariana de Venezuela, contendrn la exposicin razonadaysuficientedelaspolticas,estrategias,planesgenerales, objetivos,metas,resultados,impactosyobstculosenlagestinde cada ministerio en el ao inmediatamente anterior, as como los lineamientosdesusplanesparaelaosiguiente. Aprobacindelasmemorias Artculo79. ...La aprobacin de las memorias no comprende la de las convenciones y actos contenidos en ellas que requieren especial aprobacinlegislativa Presentacindelacuenta Artculo80. Acompaada de la memoria, cada ministerio presentar una cuenta que contendr una exposicin de motivos y los estados financierosconformealaley Vinculacindelacuentaalamemoria Artculo81 La cuenta deber estar vinculada a la memoria, al plan estratgicoyoperativorespectivoyasusresultados,demaneraque constituyaunaexposicinintegradadelagestindelaministrao ministroypermitasuevaluacinconjunta Decreto N 6.217, con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgnica de la AdministracinPblica.VaseN 5.890ExtraordinariodelaGacetaOficial delaRepblicaBolivarianadeVenezuela,31dejuliode2008LeyOrgnica delaContraloraGeneraldelaRepblicaydelSistemaNacionaldelControl Fiscal Artculo51: Quienesadministren,manejenocustodienrecursospblicosestn obligadosaformaryrendircuentadelasoperacionesyresultados

OFICINADEPLANIFICACINYPRESUESTO

desugestin,enlaformayoportunidadyanteel rganodecontrol fiscal que determine la Contralora General de la Repblica, mediante Resolucin que se publicar en la Gaceta Oficial de la RepblicaBolivarianadeVenezuela. LeyOrgnicadelaAdministracinFinancieradelSectorPblico(LOAFS) Artculo122. ElSistemadeContabilidadPblicatendrporobjetonumeral5: Suministrarinformacinnecesariaparalaformacindelascuentas nacionales. Artculo123. ElSistemadeContabilidadPblicasernico,integradoyaplicable atodoslos rganosdelaRepblicaysusentesdescentralizados funcionalmente; estar fundamentado en lasnormas generalesde contabilidaddictadoporlaContraloraGeneraldelaRepblicayen losdemsprincipiosdecontabilidaddegeneralaceptacinvlidos paraelsectorpblico Decreto N 6.233, con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgnica de la AdministracinFinancieradel SectorPblico.Extraordinario delaGaceta OficialdelaRepblicaBolivarianadeVenezuela,15dejuliode2008. ReglamentoParcialN1delaLeyOrgnicadelaAdministracinFinanciera delSectorPblico,sobreelSistemaPresupuestario. ReglamentoParcialN4delaLeyOrgnicadelaAdministracinFinanciera delSectorPblico,sobreelSistemadeContabilidadPblica. Providencia Administrativa mediante la cual se regula la Formacin de la Cuenta que acompaar a la Memoria Anual de los rganos de la administracin Pblica Central. Gaceta Oficial N 38.600 de fecha 09 de Enerode2007. Resolucin N 003 emanada del Ministerio del Poder Popular para la planificacinyDesarrollomedianteelcualsedictaelInstructivoqueregulala FormacindelaMemoriaAnualdelosrganosdelaAdministracinPblica Central.GacetaOficialN38.605defecha16deEnerode2007. ProvidenciamediantelacualseregulalaLiquidacinyCierredelEjercicio EconmicoyFinanciero2008,enlostrminosqueenelloseindica.Gaceta

OFICINADEPLANIFICACINYPRESUESTO

OficialN39.061defecha18deNoviembrede2008.Reglamentodelaley de deposito legal en el instituto autnomo Biblioteca Nacional Articulo 1 Gaceta Oficial de la Repblica de Venezuela ao CXII MES XI Caracas: mircoles13deagostode1997N 5.163ExtraordinariaReglamentodela leydedepositolegalenelinstitutoautnomobibliotecanacional.

LA MEMORIA Y LA CUENTA DEBER PRESENTARSE EN FORMA DE RESUMEN EJECUTIVO CONTENTIVO DE LO SIGUIENTE: PARTEI MEMORIA(mximo10pginas)
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. MarcoNormativoInstitucional EstructuraOrganizativaorganigrama Lneasdeaccin Logrosmsresaltantesenproyectosyaccionescentralizadas Obstculos Lneasyplanesdeaccinparaelsiguienteejerciciofiscal Resumendeproyectosejecutados(fichadeproyectosanexa)

PARTEII CUENTA(anexoformatos)
1. 2. 3. 4. Exposicindemotivosdelacuenta Cuentaderenta CuentadeGastos EstadosFinancieros

PARTEIII ANEXOSESTADSTICOS

1. Resumenmatriculadepregrado 2. Resumennuevosingresosdepregrado 3. Resumenmatricula(especializacinopostgrado) 4. Resumennuevosingresos(especializacinopostgrado) 5. Resumenegresadospregrado 6. Resumenegresadospostgrado 7. Remuneracionesybeneficiossocioseconmicosdelpersonalactivo 8. pasivo 9. Ayudasdirectasyserviciosestudiantiles 10. Asignacinpresupuestariaparabecasyotrosbeneficios 6

OFICINADEPLANIFICACINYPRESUESTO

PARTEI MEMORIA
1. Marconormativoinstitucional:elsustentolegalqueledanacimientoa laInstitucin,ysuFilosofadeGestin(VisinyMisin). 2. Estructura organizativaorganigrama: debe contener una breve descripcin de la estructura organizativa y las funciones generales, acompaadadelorganigramaaprobadoyvigentealafecha. 3. Lneasdeaccin:efectuarlaDescripcindelosObjetivosEstratgicos y las Polticas que orientaron la gestin de la Institucin y dems directricesaplicablesduranteelperiodoencuestin.Paraellosetomarn encuentalos ObjetivosEstratgicosInstitucionalesestablecidosenlos Lineamientos dictados para la elaboracin del Plan Operativo Anual Institucional,loscualesdebencoincidirconlosregistradosenelSistema deNuevaEtapa. Esimportantedestacarquelaspolticassonaquellasqueorientarnla consecucindelosobjetivosestratgicosyporlotantodebenestar asociadasalmismo. Ejemplo:Objetivoestratgico Poltica1 Proyecto1.1 4.Logrosmsresaltantesdelainstitucin :descripcinycuantificacin de los resultados globales alcanzados, en el marco de las Polticas ejecutadasporlainstitucin,tantoenproyectoscomoenacciones. Ejemplos: Poltica Proyecto ObjetivoEstratgico ObjetivodelProyecto Logro Obstculos Ejemplo1:

OFICINADEPLANIFICACINYPRESUESTO

Poltica Garantizarlosaccesosalconocimientoparauniversalizarlaeducacin superiorconpertinencia Proyecto: Desarrollo de Recursos para propiciar la Formacin, el Intercambio AcadmicoyBibliogrfico ObjetivoEstratgico Avanzarenlaconformacindelanuevaestructurasocial ObjetivodelProyecto Ausencia de espacios que generen los encuentros acadmicos y de formacin. Logros: Creacin de 18.000 centros bibliogrficos, beneficiando a 2.135.000 estudiantes,conunainversindeBs.3.641.226,43. Ejemplo2: Poltica Garantizarlosaccesosalconocimientoparauniversalizarlaeducacin superiorconpertinencia Proyecto: Desarrollo institucionalpara la formacin de mdicosintegrales comunitariosenelcontextodelALBA ObjetivoEstratgico Avanzarenlaconformacindelanuevaestructurasocial ObjetivodelProyecto Ejecutarplanesyprogramasdestinadosagarantizarresidenciasyeducacin paralosestudiantesLatinoamericanos,AfricanosydelCaribedemedicinay otrasprofesionesdelsectorsalud. Logro: Consolidacin y ampliacin de la planta fsica de la Escuela Latinoamericana de Medicina, la cual benefici a 700 estudiantes Latinoamericanos, Africanos y del Caribe, con una inversin de Bs. 10.950.849.09 5.Presupuesto Ingresos: Devengados: indicar el total de los ingresos devengadosporlaInstitucin Recaudados: indicar ingresos recaudados, el cual contendr La sumadelos(recursospropios, transferenciasyotros 8

OFICINADEPLANIFICACINYPRESUESTO

Ingresos) GastoEjecutado:indicarlaejecucinconsolidadadel presupuestodegastos. 6.Obstculos:brevedescripcindelosobstculosquetuvoqueenfrentar lainstitucinparalaejecucindelagestin 7.LneasyPlanesdeaccin:brevedescripcindelaslneasyplanesde accin que tiene previsto ejecutar la institucin para el prximo ejercicio fiscal.(ao2008) 8. Resumen de proyectos ejecutados:(Ficha de proyectos anexa cuadro1).La ficha resumen debe contener, nombre y descripcin del proyecto,monto totalde losrecursosasignados,fuente de financiamiento aplicadaalproyecto,entidadfederalenlacualsedesarrollalaejecucindel proyecto,ylafechadeculminacin,objetivoespecificoymetasdelproyecto, resultados de los proyectos (avance fsico financiero, de los bienes o serviciosproductosobtenidosentrminosabsolutosyporcentuales.

PARTEII CUENTA
1. Exposicindemotivos:quecontendrlafundamentacincualitativa y cuantitativa indispensables para justificar y establecer su vinculacinconlamemoriayconelplanestratgico. 2. Contenidodelacuentaderentas:seincorporantodoslosramosy rubros, de ingresos, as como las operaciones de financiamiento a nivelinstitucional,conformealclasificadorpresupuestarioderecursos emanado de la Oficina Nacional de Presupuesto, indicando la estimacininiciallasmodificaciones,elregistrolosmomentoslegales deldevengado,yrecaudado,as comoeldiferencialentreestimacin ylarecaudacinconexplicacindelasdesviaciones.Artculo8dela ProvidenciamediantelacualseregulalaFormacindelaCuenta. Informacinmensualdelosingresos:serefieren aejecucin mensual del presupuesto de ingresos,en loscasos ycon la periodicidadquecorresponda.(cuadroanexo2).

OFICINADEPLANIFICACINYPRESUESTO

 Informacin consolidada de los ingresos: se refieren a la consolidacin trimestral de la ejecucin mensual del presupuestodeingresos.(cuadroanexo3) 3. Contenidodelacuentadegastos:paracadaunodelosproyectos yaccionescentralizadasdelrganoseincorporaraunreportesobrela ejecucinfinancieraanualdelpresupuestodegastos,porfuentesde financiamiento, a nivel de partidas presupuestarias, indicando la asignacin inicial de la ley, las modificaciones, el presupuesto acordado, y los momentos legales del compromiso, causado y pagado; as como la informacin relativa a los crditos presupuestariosdisponibles.Artculo9delaProvidenciamediantela cualseregulalaFormacindelaCuenta o Informacin mensual de la cuenta de gastos: se refiere a la ejecucin del presupuesto de gastos, a nivel de partidas presupuestarias, por Proyectos o Acciones Centralizadas, indicandolaasignacininicialdelaLey,lasmodificaciones,el presupuesto acordado, y los momentos legales del compromiso,causadoypago,as comolainformacinrelativa a los Crditos presupuestarios disponibles, y el avance porcentual del compromiso con respecto al presupuesto acordado.(cuadroanexo4) o Informacinconsolidadadelosgastos:serefierealaejecucin consolidada del presupuesto de gastos, a nivel de partidas presupuestarias, por Proyectos o Acciones Centralizadas (cuadroanexo5) 4. Estadosfinancieros: o Estado de resultados: comprende todas las cuentas nominales de ingresos y gastos contenidas en el Plan de CuentasPatrimoniales,conindicacindelresultadoeconmico ahorro(ganancia),desahorro(prdida)oequilibrio(igualdad), delejercicioeconmicofinanciero(cuadroanexo6) o Balance general: comprende todas las cuentas reales clasificadasenactivosypasivospatrimonioycuentasdeorden, contenidasenelPlandeCuentasPatrimoniales,dictadoporla OficinaNacionaldeContabilidadPblica(cuadroanexo7)

OFICINADEPLANIFICACINYPRESUESTO

10

o Flujo de efectivo: muestra los movimientos de efectivo clasificndolossegnseproduzcanenlasdistintasactividades delaoperacin,deinversinydefinanciamientoqueelente realice(cuadroanexo8) o Estado del movimiento de las cuentas de patrimonio: reflejara las variaciones ocurridas en las cuentas que componen el patrimonio durante el ejercicio econmico financieroapartirdelsaldoanterior(cuadroanexo9) Losestadosfinancierosdebensealarlasvariacionesrelativasyabsolutas ocurridas durante el ao con respecto al inmediato anterior, as como tambinlasNotasExplicativasaquehubierelugarparadetallar,ampliaro definirelcontenidodelacuenta.

PARTEIII: AnexosEstadsticos.
Esimportanteincorporarinformacinestadsticayaquesirvedesoportea las acciones ejecutadas. En el caso de IUT y CU y Universidades, se utilizarn las formas las incluidas en el Instructivo N 19 Formulacin Presupuestaria,estasdebenseralimentadasconlainformacinREALdel EjercicioFiscal2009. SeanexanlasFormasEstadsticas 1.Resumenmatriculadepregrado(cuadroanexo1) 2.Resumennuevosinscritosdepregrado(cuadroanexo2) 3.Resumenmatricula(especializacinopostgrado(cuadroanexo3) 4.Resumennuevosinscritos(especializacinopostgrado(cuadroanexo4) 5.Resumenegresadospregrado(cuadroanexo5) 6.Resumenegresadospostgrado(cuadroanexo6) 7.Remuneracionesybeneficiossocioseconmicosdelpersonalactivo pasivo(cuadroanexo7) 8.Ayudasdirectasyserviciosestudiantiles(cuadroanexo8) 9.Asignacinpresupuestariaparabecasyotrosbeneficios(cuadroanexo9) 10.Remuneracionesybeneficiossocioeconmicosdelpersonalactivoy pasivo(cuadroanexo10) Esimportantetomarencuentaque: 1) No se debe dejar ninguna celda vaca en el caso de los cuadros Matricula,NuevosInscritosyEgresados 11

OFICINADEPLANIFICACINYPRESUESTO

2)AdemsdelodescritoenUNO(1),paraloscuadrosAyudasDirectas, Servicios Estudiantiles y Becas de debe Especificar, el nmero de estudiantes beneficiados de ayudas directas y servicios estudiantiles y el numeroebecascanceladas. 3) Adems de lo descrito en UNO (1), para el cuadro de Resumen de beneficiossocioeconmicosdelPersonalActivoyPasivosedebeaclararen notaalpiedepaginalacategoradelosDocentesquesonDRECTIVOS.En elcasoenqueesepersonalDIRECTIVOesteenomisindeserviciose debecolocarsololospagosqueselehaganporpartedelainstitucin.

PAUTAS PARA LA PREPARACIN DE LA MEMORIA Y CUENTA:

En todo el documento se utilizarn las siguientes medidas de mrgenes: superior3,0cm.derecho3,0cm.;inferior3,0cm.;Izquierdo4,0cm. Elinterlineadodebesersencillodejandodosespaciosentreelnombredela Institucinyelprimersubttulo.Apartirdeall sedejaraunespacioentre prrafos. ElnombredelaInstitucinsepresentaenlaprimerapginadelInformedela Memoria,comottuloorientadohacialaderecha,trascritoenArial14,negrita ycursiva. Los subttulos misin, visin, organizacin, polticas, funciones, objetivos, estrategias,ejecucin,programacin,impactosyobstculossetranscriben enmayscula,orientadoshaciaelmargenizquierdodelapgina,enArial, negritaycursiva. En todas las secciones de documento, el texto se transcribe en Arial 12, normalyprecedidodevietatipoguin(dondeaplique). Cada pgina debe tener el encabezado memoria y cuenta 2007 en mayscula,conlneainferiorcompleta. Enlanotadepiedepginasetranscribeenmaysculaelnombredela Institucin,conlneasuperiorcompleta.

OFICINADEPLANIFICACINYPRESUESTO

12

El encabezado y la nota de pie de pgina en Arial 8, negrita cursiva y orientadohaciaelmargenizquierdodelapgina. Lasaccionesdebenserredactadasenunlenguajeclaropreciso,expuestas demanerasencillaparasercomprendidaporelpblicoengeneral. El uso de abreviaturasysiglasesaceptable en casosdonde lasmismas sean del dominio pblico a nivel nacional y en cada caso, podrn ser utilizadas a partir de la segunda vez que se presenten al nombrar instituciones,proyectoseventosyotros. Seutilizarncifrasglobalesconelmayorgradodeexactitud,enespeciallas referidasmetasalcanzadasypropuestas. Cuandoseexpresencantidadespequeas(110),estaspuedenescribirse enletrasoennmeroperonodelasdosformasalavez.Encambio,las cantidadesmayoresadiezdebenescribirseennmeros. Las acciones presentadas en la seccin de Ejecucin se inician con los verbosenpasadoylaenumeracindelasmismasenformasustantiva. En la seccin de Programacin, las acciones enunciadas deben ser redactadasconelverboeninfinitivo. La sntesisEjecutivaenun resumensucinto delinforme de lamemoria y contienelasaccionesejecutadasyprogramadasmsrelevantes,atalfinse requiere prescindir de las actividades que apoyen los procedimientos administrativosderutina.

Eldocumentodebeserconsignado conun CD,enformato WordyExcel. SerequierequelosEstadosFinancierosseanfirmadospor lasautoridadesydebenremitirseescaneadosydigitalizados

OPPCG/ZC/LG/DC/YP 11/01/2009

OFICINADEPLANIFICACINYPRESUESTO

13