REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA

FACULTAD DE CIENCIAS POLITICAS, ADMINISTRATIVAS Y SOCIALES

ESCUELA DE CONTADURIA PBLICA

H C E R DE DE CONTROL INTERNO PARA EL ACTIVO SISTEMA

CIRCULANTE DE LA EMPRESA VENSERVI, C.A.
Trabajo Especial de Grado para optar al ttulo de Licenciada en Contadura Pblica.

S E R OS

O D A V ER

AUTOR: Samia Kassem C.I. 17.419.783 TUTOR: Lic. Edgar Cordero

Maracaibo, Septiembre de 2008

EC R E D

S E R OS

O D A V ER

SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ACTIVO CIRCULANTE DE LA EMPRESA VENSERVI, C.A.

Samia Kassem C.I.: 17.419.783

ii

DEDICATORIA

A mi hijo, por ser mi orgullo y la razn para alcanzar todas las metas que me he planteado y las emprendidas.

A mi esposo, por estar ah siempre acompandome y dndome el apoyo necesario para terminar mi carrera.

A mi madre y a mi padre, que han sido parte fundamental en mi vida y ejemplo de constancia y dedicacin.

EC R E D

S E R OS

O D A V ER

iii

AGRADECIMIENTOS

A Dios, quien me permiti lograr todas las metas que me he propuesto y me enseo que nada es imposible.

A mi hijo, por ser estmulo para el logro de esta meta.

A mi madre, quien a pesar de no estar aqu me brindo su apoyo.

S E R A los profesores de la Universidad OS Rafael Urdaneta, por los conocimientos H C E impartidos. DER
A mis tutores Diana y Edgar, por su asesoramiento, apoyo y paciencia.

A mi esposo, por su apoyo y comprensin.

O D A V ER

A todos Muchas Gracias.

iv

INDICE GENERAL

DEDICATORIA AGRADECIMIENTO INDICE GENERAL INDICE DE FIGURAS INDICE DE CUADROS INDICE DE TABLAS RESUMEN

iii iv v viii ix x

S E R S Problema Planteamiento y Formulacin Odel H C E R E Objetivos de la Investigacin D

CAPTULO I. El Problema Objetivo General Objetivos Especficos Justificacin de la Investigacin Delimitacin de la Investigacin

O D A V ER

xii

5 5 6 7

CAPTULO II. Marco Terico Antecedentes de la Investigacin Bases Tericas Sistema Clasificacin de los sistemas Diseo y Desarrollo del sistema Sistema de Control Interno Elementos de control Importancia Principios Control Interno 8 13 13 13 14 15 15 16 16 18

Componentes del control interno El proceso y los roles de control interno Objetivos del sistema de control interno Caractersticas del sistema de control interno Elementos del sistema de control interno Principios de control interno Activo Caractersticas esenciales del activo Activo Circulante Efectivo Confirmacin del Efectico

19 23 27 28 29 30 31 32 33

H C E R Equivalentes DE a efectivo
Efectivo en bancos

Efectivo en Caja y/o caja chica

S E R OS

O D A V ER

35

36 37 37 38 38 39

Conciliacin del efectivo Importancia de la administracin del efectivo Procedimiento de Control sobre el efectivo Beneficios de la informacin financiera sobre flujos de efectivo (NIC 7) Principios de contabilidad aplicables a la partida efectivo Cuentas por Cobrar Convertibilidad y Confirmacin de las Cuentas por Cobrar Cuentas por cobrar y flujos de efectivo Tipos de cuentas por cobrar Cuentas Incobrables Registro de las Cuentas Incobrables Mtodos para Estimar las Cuentas Incobrables Cancelacin de Cuentas Incobrables Control interno de las cuentas por cobrar Inventario

41 43 44

45 46 48 48 49 50 51 51

vi

Planificacin Flujo de los costos de inventario Sistemas de registro del Inventario Mtodos de valuacin del Inventario Principios de contabilidad aplicables a inventarios Procedimiento de Control Interno del Inventario Definicin de Trminos Bsicos Sistema de Variables 52 53 54 57 58 59 60

CAPTULO III. Marco Metodolgico Tipo de Investigacin Diseo de la Investigacin Poblacin

H C E R Tcnicas eE Instrumentos de Recoleccin de Datos D

Validez y Confiabilidad del Instrumento Validez Confiabilidad Procedimiento Plan de anlisis

S E R OS

O D A V ER

62 63 65 66

67 68 69 69

CAPTULO IV. Resultados y Discusin Anlisis y Discusin de los Resultados 70

CAPTULO V. Diseo

87

Conclusiones Recomendaciones Referencias Bibliogrficas Anexos

91 93 95 97

vii

NDICE DE FIGURAS

Figura N 1: Etapas de Control 17

Figura N 2: Confiabilidad del Modelo de Control Interno 22

Figura N 3: El Proceso y los Roles del Control Interno

H C E R Clasificacin de los Activos Circulantes DE

Figura N 4: Figura N 5: Flujo de los Costos de Inventario.

S E R OS

O D A V ER

23

35

52

viii

NDICE DE CUADROS

Cuadro N 1 Mtodo de Valuacin de Inventario Cuadro N 2 Operacionalizacin de las Variables Cuadro N 3 Distribucin del Universo y Unidades Informantes 66 61 56

EC R E D

S E R OS

O D A V ER

ix

NDICE DE TABLAS

Tabla N 1 Manejo del Efectivo Tabla N 2 Registro del Efectivo Tabla N 3 Conciliacin del Efectivo Tabla N 4 Control Interno del Efectivo Tabla N 5 73 72 71

S E R S Control Interno del Efectivo (Cheques) O H C E Tabla ND 6 ER

Convertibilidad de las Cuentas por Cobrar Tabla N 7 Cuentas Incobrables Tabla N 8 Confirmacin de las Cuentas por Cobrar Tabla N 9 Control Interno de las Cuentas por Cobrar Tabla N 10 Planificacin del Inventario Tabla N 11 Registro del Inventario Tabla N 12 Valuacin del Inventario Table N 13 Control Interno del Inventario Tabla N 14

O D A V ER

74

75

77

78

79

80

81

82

83

84

Procedimiento de Control de Entradas y Salidas del Efectivo en Caja Tabla N 15 Procedimiento para el Control del Listado de Cuentas Por Cobrar Tabla N 16 Procedimiento para el Control de Cuentas por Cobrar Tabla N 17 Procedimiento de Control para la Toma de Inventario Fsico Tabla N 18 88 88 87

Procedimiento de Control para las Entradas y Salidas De Inventario

H C E R E

S E R OS

O D A V ER

89

90

xi

Kassem tayjan, Samia. Control Interno del Activo Circulante de la empresa Venservi, C.A. Universidad Rafael Urdaneta. Facultad de Ciencias Polticas, Administrativas y Sociales Escuela de Contadura Pblica. Maracaibo 2008.

RESUMEN

La presente investigacin tuvo como objetivo Disear un sistema de control interno para el activo circulante de la empresa Venservi, C.A. Sus bases tericas estuvieron fundamentadas en los planteamientos de Romero (2006), Meigs (2000), Guajardo (2005), Catacora (1998), Cepeda (1997). Metodolgicamente se tipific como una investigacin descriptiva, con diseo no experimental, transeccional descriptiva. La poblacin quedo conformada por cuatro (4) sujetos de la empresa ya mencionada en donde fue tomado el censo poblacional por ser una poblacin pequea. Para la recoleccin de informacin se utiliz un cuestionario de 63 tems con cinco alternativas de respuestas de opcin mltiple. El instrumento fue validado por tres (3) expertos. Luego de aplicado el instrumento y analizados los resultados estos permitieron caracterizar la estructura organizativa, identificar las normas, y procedimientos de control interno del activo circulante; concluyendo que Existe la necesidad de crear un diseo adecuado para el control interno de las cuentas del activo circulante y la aplicacin del mismo, ya que el efectivo, las cuentas por cobrar y el inventario necesitan de un mejor manejo y as evitar que se sigan presentando las fallas existentes y poder controlar estas a fin de que no sigan sucediendo. A travs del cumplimiento de las normas y procedimientos implantadas por la empresa. Dando como recomendacin la segregacin de funciones, el registro oportuno de las cuentas por cobrar y de las entradas y salidas de inventario, y la aplicacin de controles internos a todas las reas de la empresa.

EC R E D

S E R OS

O D A V ER

Palabras claves: Diseo, anlisis, control interno del activo circulante, normas, procedimientos.

xii

CAPITULO I

EL PROBLEMA

PLANTEAMIENTO Y FORMULACIN DEL PROBLEMA

S O D A V orienta sus procesos actividades manufactureras, comerciales o E de R servicios, S E la aplicacin de un control interno R a la bsqueda constante del xito, siendo S O Hde C E en sus operaciones, uno los factores claves para garantizar la eficacia y ER D eficiencia en su desempeo as como el logro de sus objetivos y metas
corporativas. De esta manera, el manejo de un control interno en las operaciones de la empresa como parte fundamental en los diferentes

En el actual entorno de los negocios, toda empresa, dedicada a

procesos, se perfila como una herramienta importante, dirigido a ayudar a la direccin a lograr una administracin eficaz y evitar deficiencias o irregularidades que se podran llegar a presentar. Cabe destacar que el Control Interno es un proceso integral efectuado por la gerencia y el personal, y est diseado para enfrentarse a los riesgos y para dar una seguridad razonable de que en la consecucin de la misin de la entidad y que se alcancen los objetivos deseados. Este se adapta a los cambios que se puedan presentar en la organizacin. Segn Whittington Pany (2005), el Control Interno son los pasos que toma una compaa para prevenir el fraude, tanto la malversacin de activos como los informes financieros fraudulentos. Este contribuye a proteger contra los errores y el fraude, adems de garantizar la confiabilidad de los datos

contables. Es importante reconocer la existencia de algunas de sus limitaciones intrnsecas. Pueden cometerse errores en la aplicacin de los controles porque no se entienden bien las instrucciones, por juicios incorrectos, por negligencia, distraccin o fatiga. Tambin puede haber errores al disear, al vigilar los controles automatizados o al darles mantenimiento; por esta razn es importante la aplicacin de controles internos y ante todo la realizacin de cursos o la bsqueda de asesoramiento profesional con la finalidad de evitar errores al momento de emplearlos. Es necesario resaltar que el control interno no es un hecho o circunstancia, sino una serie de acciones que estn relacionadas con las

S E R Sdebe ser incorporado a las actividades de la la entidad continuamente. Este O H C E ER entidad D y es ms efectivo cuando se construye dentro de la estructura
actividades de la entidad. Estas acciones se dan en todas las operaciones de organizativa de la entidad y es parte integral de la esencia de la organizacin. De esta manera, al ser diseado de acuerdo a los procesos de planificacin, ejecucin y seguimiento de la organizacin se vuelve parte integrada de sta; y as aumentar la probabilidad de que se logren las metas y objetivos planteados contribuyendo a obtener los resultados esperados. El control est diseado para proporcionar una razonable seguridad respecto al logro de objetivos, dentro de las categoras eficacia, eficiencia y economa de las operaciones, confiabilidad de la informacin financiera y cumplimiento con leyes y normas aplicables. Su eficacia depende directamente de la comunicacin e imposicin de la integridad y valores ticos del personal encargado de crear, administrar y vigilar los controles. El buen funcionamiento del control interno depende, de ciertas caractersticas esenciales que incluye cinco componentes: Ambiente de control, proceso de evaluacin del riesgo, sistema de informacin aplicable a los informes financieros y a la comunicacin, actividades de control y monitoreo de los controles (Whittington Pany 2005).

O D A V ER

A su vez el control interno del rubro activo es esencial, este un recurso econmico propiedad de una entidad, que se espera rinda beneficios en el futuro. Su valor se determina con base en el costo de adquisicin del artculo, ms todas las erogaciones necesarias para su traslado, instalacin y arranque de operacin. Al igual, los activos circulantes son aquellos activos de los cuales se espera obtener beneficios econmicos en un periodo normal de operaciones o bien, cuya convertibilidad en efectivo o sus equivalentes sea menor a un ao. Algunos ejemplos de cuentas de Activo Circulantes son el efectivo en caja y bancos, cuentas por cobrar y los inventarios. (Guajardo Cant, 2005).

S E R rubros del activo, ya que este es el activo de mayor liquidez y que constituye OS H C E ER que pueda poseer una entidad. el recurso superior D
Balance General y representa uno de los renglones ms importantes de los El de caja representa el dinero en efectivo, considerndose como efectivo los billetes, monedas, cheques recibidos y giros bancarios, una caja se constituye para agilizar ciertas operaciones que permiten a una empresa recibir cobranzas de clientes menores, efectuar pagos hasta un lmite preestablecido, entregar dinero a empleados como anticipos o recibir reembolsos de cantidades previamente entregadas. Igualmente el banco representa el valor del dinero a favor de la empresa en las distintas instituciones de crdito. El manejo del efectivo en este sentido, se realiza mediante cuentas de depsito a la vista que detallan los movimientos que se efectan por medio de diferentes tipos de operaciones tales como los cheques, depsitos. A su vez, las cuentas por cobrar estn constituidas por crditos a favor de la empresa, originados por las ventas, prestacin de servicios y dems operaciones normales de la empresa, e incluyen cuentas de clientes no garantizadas, efectos o documentos por cobrar, aceptaciones de clientes y

En este sentido, el efectivo es la primera partida que aparece en un

O D A V ER

montos acumulados o no facturados por los cuales pueden expedirse o no facturas con prosperidad (Redondo, 1992). De esta manera los Inventarios representan las partidas del activo que son generadoras de ingresos para varios tipos de empresas, entre las cuales se encuentran las que tienen una actividad de transformacin y las que se dedican a la compra y venta o comercializacin. En el caso de las empresas comercializadoras, se pueden definir como los artculos que se encuentran disponibles para la venta y en el caso de una compaa manufacturera, los productos terminados, en proceso, materias primas y suministros que se vayan a incorporar en la produccin (Catacora, 1998).

S E R ser necesarios para la prestacin OS de los servicios. As como tambin efectivo H C RE que es vital para que sta se mantenga y las cuentas por cobrar que si bien DE
casos ser la fuente generadora de ingresos operacionales y en otros, por no es manejada por todas, si en aquellas que venden al mayor dando la posibilidad a sus clientes de obtener crditos de los cuales se pueden beneficiar. De esto se deduce que el activo circulante por ser las partidas de las cuales se espera genere beneficios econmicos a una empresa deben ser controladas; bien sea en otros pases o en Venezuela en donde existen normas o reglas para el control de stas. Siendo as; las cuentas por cobrar las inversiones de los inventarios de la empresa los cuales tienen un mximo de recuperacin de 60 das, que otorgan las empresas que realizan ventas a crdito para facilitar el pago a sus clientes al igual que la empresa Venservi a sus clientes. Por carecer de mecanismos de control en esta partida este periodo en ocasiones se convierte en 120 y 150 das para su convertibilidad. Los inventarios, al ser colocados en las ventas a crdito se estiman recuperar a los 60 das y al haber retardo en la recuperacin afecta su rotacin misma del inventario por la falta de control en los tems

Cualquier tipo de empresa, posee y maneja inventario, el cual en algunos

O D A V ER

despachados, as mismo otras partidas del inventario se afectan ya que no pueden ser recuperadas por la falta de efectivo. A su vez en la empresa no existe un control del flujo de efectivo, lo cual se traduce en incumplimiento de pago a proveedores, lo cual no permite una recuperacin oportuna en el inventario y trae como consecuencia que las ventas al contado se limiten por la falta del inventario, y el efectivo tiene que ser inyectado por prstamos financieros. Por lo tanto se hace necesario realizar una evaluacin de los sistemas de control interno del Activo Circulante llevados en la empresa Venservi, C.A., con la finalidad de verificar el cumplimiento de normas y procedimientos de control interno de los procesos productivos, administrativos y contables en el

S E R Sacuerdo a lo establecido por la entidad. manera acertada y oportuna Ode H C E De acuerdo DERcon lo anteriormente planteado, la presente investigacin
tiene como propsito responder a la siguiente interrogante: Existe un sistema de control interno del activo circulante en la empresa Venservi, C.A. que permita el logro de sus objetivos?

que estn involucradas estas partidas. As mismo que se hayan aplicado de

O D A V ER

OBJETIVO GENERAL Disear un sistema de Control Interno para el Activo Circulante de la empresa Venservi, C.A.

OBJETIVOS ESPECIFICOS Identificar los procedimientos de control interno utilizados en el Activo Circulante (efectivo, cuentas por cobrar e inventario) en la empresa Venservi, C.A. Verificar el cumplimiento del sistema de Control Interno en el Activo Circulante en la empresa Vencervi, C.A.

 Determinar la efectividad de los procedimientos de Control Interno en el Activo Circulante en la empresa Venservi, C.A. Disear un plan de Control Interno para el Activo Circulante en la Empresa Venservi, C.A.

JUSTIFICACION DE LA INVESTIGACIN

El Control Interno constituye una herramienta de control y supervisin que contribuye a la creacin de una cultura de disciplina en la organizacin y permite detectar fallas o vulnerabilidades en la estructura existentes en la organizacin. Del mismo modo la evaluacin en las partidas de efectivo en

S E R que las cuentas por cobrar yS los inventarios, ya que estas son cuentas de O H C E gran importancia DERy peso; estas representan la liquidez de la empresa.
La investigacin se justifica por su propsito de analizar el control interno

caja y bancos, ha sido siempre un asunto de especial consideracin, al igual

O D A V ER

del activo circulante: efectivo, cuentas por cobrar e inventario, partidas relevantes para empresas de cualquier sector y en especial la empresa Venservi, C.A. Desde el punto de vista terico, la investigacin presenta los enfoques, formulaciones, planteamientos cientficos y los fundamentos relacionados con el sistema de control interno del activo circulante de la empresa, ofreciendo as informacin que contribuya a formular lineamientos estratgicos, en funcin de optimizar el proceso de control sobre el rubro circulante. En tal sentido desde el punto de vista prctico, la investigacin proporciona alcances cientficos relacionados con el planteamiento del problema, dando respuesta a la necesidad de realizar modificaciones en esta, y que sean efectivas en los aspectos relacionados con las prcticas y objetivos de la empresa. Del mismo modo, representa para el personal del rea administrativa una herramienta oportuna, cuya naturaleza y prctica es del conocimiento de los empleados, los cuales pueden ser implementados en

otros departamentos o empresas que presenten un cuadro similar al descrito, realizando las adaptaciones necesarias. La realizacin de esta investigacin, constituye un estudio importante para las gerencias administrativas financieras en funcin de los aportes en cuanto a la informacin y registros sistemticos de datos sobre el anlisis, que sirvan de apoyo para realizar nuevos estudios. Igualmente,

metodolgicamente se convierte en una fuente de consulta para otros estudios en el rea en cuanto a las tcnicas e instrumentos utilizados en el proceso de recoleccin de datos, as como el tratamiento y anlisis de la informacin, los cuales pueden ser utilizados para otras empresas independientemente de su razn o naturaleza.

S E R DELIMITACION DE LAH INVESTIGACIN OS C E DER

O D A V ER

La investigacin se desarrolla a cabo en la empresa Venservi, C.A. ubicada en Sierra Maestra, Calle 10 con Avenida 13 No. 10-35. El tiempo comprendido parea la investigacin esta entre Marzo de 2008 y Julio de 2008. El estudio se enmarca en el funcionamiento del sistema de control interno, especficamente en el estudio, tratamiento y control del activo circulante como lo son efectivo, cuentas por cobrar e inventario. Fundamentado en autores como Romero (2006), Meigs (2000), Guajardo (2005), Catacora (1998), Cepeda (1997), entre otros. Para tal efecto, la variable en estudio es el sistema del Control Interno del Activo Circulante (Efectivo, Cuentas por Cobrar, Inventario). La poblacin esta conformada por todo el personal que labora en la empresa anteriormente sealada.

CAPTULO II

MARCO TEORICO

Antecedentes de la Investigacin

S O D A Vcontexto de la temtica diversos trabajos que se han insertado E en el R S E como es el control interno del activo R correspondiente a la variable estudiada S HO las cuentas por cobrar y el inventario. C E circulante como son el efectivo, ER D Fuenmayor y Miranda (2008) en su investigacin Control Interno del
Con el propsito de apoyar la base terica de esta investigacin, se revis Proceso de Recaudacin del Efectivo en la Oficina Delicias Norte de la C.A. Energa Elctrica de Venezuela. Tuvo como finalidad Analizar el Control Interno del proceso de recaudacin del Efectivo de la misma, a su vez caracterizar la estructura organizativa, Verificar las polticas, normas y procedimientos y establecer lineamientos para el control interno de la misma; ya que es elemento de suma importancia para cualquier organizacin. El mtodo de investigacin aplicado fue de tipo descriptivo, dada su orientacin a recolectar informacin relacionada con el estado real de las personas, objetos, fenmenos o situaciones, tal como se presenta en el momento de la recoleccin realizado en la oficina de ENELVEN de Delicias Norte. El diseo se clasifica como no experimental, ya que la variable Control Interno del Proceso de Recaudacin del Efectivo, as como sus dimensiones e indicadores fueron analizados en su estado natural sin la intervencin del investigador.

La informacin obtenida fue de carcter primario de los llamados unidades informantes, constituido por las personas involucradas en el proceso de recaudacin de efectivo en la empresa ENELVEN oficina de Delicias Norte. La poblacin se tipifico como finita constituida por seis (6) personas. Por otro lado el instrumento fue sometido a juicio con cinco (5) expertos en el rea, quienes valoraron y emitieron consideraciones acerca de la pertinencia de cada tem, elaborado con respecto a los objetivos de la investigacin, variable de estudio, dimensiones e indicadores de la misma. Los resultados de esta investigacin presentaron debilidades, fallas y hasta omisiones en los aspectos analizados, como en la estructura organizacional; sin embargo, son mejorables con la implementacin e implantacin de medidas correctivas

S pertinentes. Por su parte la E R S investigacin aport datos importantes y pertinentes al presente estudio, en O H C E ER de la variable de estudio Control Interno la cual contribuy virtud a la similitud D
a consolidar fundamentos de las teoras requeridas y los autores expertos sobre los aspectos a considerar para el anlisis del control interno del manejo del efectivo en la empresa Venservi, C.A. En este sentido Pino (2001) en su investigacin Diseo de un sistema de control interno para el manejo del efectivo: caja y banco. Caso: Hidrolgica del Lago de Maracaibo (HIDROLAGO). Tuvo como propsito fundamental mejorar el manejo del efectivo de forma eficaz y eficiente, as como tambin, por la necesidad que tiene la C.A. Hidrolgica del lago de Maracaibo (HIDROLAGO) de establecer un inmediato control para las cuentas de caja y banco que forman parte del rubro del efectivo, puesto que, ellas representan el numerario y fondos por los cuales pasan operaciones de montos importantes, que deben ser reflejados razonablemente en los estados financieros. La investigacin fue de tipo no experimental, transeccional, descriptiva; debido a que la misma esta orientada a recabar informacin relacionada con el estado real de las personas, objetos, situaciones o fenmenos. Se

O D A V ER

considera una investigacin de campo puesto que se realiza en el propio sitio donde se encuentra el objeto de estudio. La poblacin estudiada se determin como finita, accesible y objetiva por lo tanto no requiri muestra ni muestreo, constituida por ocho (8) empleados que laboran en el departamento de contabilidad y representan el censo poblacional. Por otra parte, el instrumento fue sometido a validacin de cinco (5) expertos en administracin y contadura pblica, especficamente en control interno con la finalidad de evaluar objetivamente el material prctico a ser sometido como medio de recoleccin de datos. Los resultados de este estudio descriptivo permitieron concluir que la empresa no cuenta con un plan de organizacin eficiente que contenga

S E R S facilitar las labores queH seO desempean en el departamento de contabilidad C E ER del lago de Maracaibo (HIDROLAGO). Por tal motivo, de la C.A. DHidrolgica
lineamientos generales y bien definidos, que permitan regular, controlar y se requiere que en la empresa se establezcan por escrito guas o patrones que aseguren el eficiente uso de los recursos financieros por parte del personal que labora en la empresa. La investigacin aport datos validos pertinentes al presente estudio, en virtud a la similitud de uno de los enfoques y planteamientos de autores expertos en el rea de control, lo cual contribuy a consolidar la fundamentacin de las teoras requeridas sobre los aspectos a considerar para el anlisis del control interno del manejo del efectivo en la empresa Venservi, C.A. Moran (2001), efectu una investigacin titulada Diseo de un sistema de control interno aplicado a las cuentas por cobrar de la Unidad Educativa Luis Villalobos Villasmil, con el propsito de determinar la necesidad de implementar un sistema de control contable como mecanismo de seguridad sobre sus cuentas por cobrar; el cual contribuir al buen desenvolvimiento en su trayectoria en el medio econmico y social.

O D A V ER

10

La metodologa implantada fue descriptiva. A travs del anlisis se evidenci que la institucin no cuenta con un manual de control interno donde se establezcan las polticas, normas y procedimientos relacionados con los cobros a los representantes; en la institucin no se han implantado ciertas polticas que permitan el control de los cobros. Por lo que se estructuro un diseo para establecer polticas y normas para el manejo de las cuentas por cobrar, procedimientos de cobro, establecimiento de funciones de la unidad de cobranzas y formatos necesarios para el manejo y registro de las actividades de cobro. Esta investigacin fue conformada por dos poblaciones, donde la poblacin A estaba constituida por tres (3) sujetos que laboran en la direccin

S E R necesaria acerca de la H situacin OS que se tiene con respecto a las cuentas por C E cobrar; D y E la R poblacin B estaba constituida por siento catorce (114)
y administracin de la institucin educativa y quienes dieron la informacin representantes. Por otro lado el instrumento fue sometido a pruebas de validacin por cinco (5) expertos profesionales en el rea de contabilidad y procesos contables, fueron evaluados tomando en cuenta su pertinencia con los objetivos, indicadores y la variable, al momento de disear la entrevista al personal directivo y administrativo de la institucin as como tambin la encuesta dirigida a los representantes. El trabajo report informacin valida para la investigacin, por cuanto revela lo significativo del control interno sobre el manejo de las cuentas por cobrar, as como las polticas aplicables, tpicos importantes considerados en el presente estudio.

O D A V ER

Por otro lado Arteaga. (2001), realiz un estudio titulado, Diseo de un sistema de control interno de inventario para la empresa Repuestos Alejandro, C.A. Esta investigacin tuvo como propsito suministrar un Diseo de sistema de control interno de inventarios, que se adecue a sus exigencias;

11

evitando as las continuas fallas que se presentan por el mal manejo de los inventarios, la cual ofrece beneficios a la empresa tales como: La empresa lograra poseer un stock mnimo de inventario, realizar los pedidos de una manera planificada para as evitar la escasez y altos volmenes de inventario, as como prdidas econmicas, permitir aumentar la variedad y cantidad de repuestos que se venden al detal directamente al consumidor en un tiempo determinado, mejorando la calidad del servicio. La metodologa implantada fue descriptiva; a travs del anlisis de las encuestas procedieron a realizar un diseo del sistema de control interno de inventario, para la empresa, que se adecuara a sus necesidades.

S E R sujetos. Por otro lado, el instrumento OS fue validado por siete (7) profesionales H C E en contadura pblica conocedores del rea de inventario, administracin y DER
del censo poblacional puesto que la empresa esta conformada por 10 metodologa para verificar el formato respectivo de presentacin y registrar las observaciones, correcciones o sugerencias pertinentes sobre el mismo. Con respecto a los resultados pudieron conocer que en la empresa algunas veces manejan adecuadamente la distribucin de los materiales debido a que no cuentan con el tiempo necesario para el almacenamiento de los mismos, aunado a esto la ausencia de procedimientos de planificacin y organizacin de los materiales dentro del almacn. La investigacin de tipo descriptiva, aporto datos importantes y pertinentes para el presente estudio, de acuerdo a la similitud de los enfoques y planeamientos de autores expertos en el rea, lo cual contribuy a consolidar la fundamentacin de teoras requeridas en el control interno del manejo de las cuentas por cobrar.

En cuanto a la poblacin de esta investigacin, procedieron a la utilizacin

O D A V ER

12

Bases Tericas

Con el propsito de sustentar la investigacin, seguidamente se desarrollan una serie de fundamentos tericos vinculados con la variable objeto de estudio Sistema de Control Interno para el Activo Circulante de la empresa Venservi, C.A. y los aspectos relacionados con la misma, en funcin a los objetivos planteados.

Sistema

S E R para lograr un objetivo comn (Catacora 1997, p. 27). OS H C E El conocimiento DER del ambiente del sistema de informacin de una empresa,
transacciones relacionadas con las principales actividades y reas operativas.

Un sistema es un conjunto de elementos, entidades o componentes que

se caracterizan por ciertos atributos identificados entre s, y que funcionan

O D A V ER

requiere conocer hasta qu punto se han mecanizado los procesos y

Clasificacin de los Sistemas

Uno de los puntos de referencia para la clasificacin de un sistema, lo representa el grado de complejidad alcanzado para el proceso de las operaciones. Generalmente una empresa empieza su experiencia con los sistemas de informacin, a travs de la implantacin de programas para procesar la informacin contable y financiera; por esta razn, la responsabilidad en el manejo de tales sistemas recae en un funcionario contable administrativo, sin embargo, el grado de desarrollo tecnolgico aunado a la necesaria divisin del trabajo ha hecho que se pueda identificar sistemas basndose en las principales actividades y/o funciones de la empresa.

13

Segn Catacora (1997 p.27) los sistemas se clasifican de la siguiente forma:

a. Sistemas de produccin Tiene como fin manejar y controlar todas las operaciones que se generan dentro del proceso productivo de una empresa manufacturera, o el proceso de prestacin de servicios en una empresa de servicios. Este sistema tiene como funciones principales, la planificacin de la produccin, la planificacin de la materia prima y otros costos y el control de la produccin.

S E R S Este sistema cubre H las siguientes funciones: Facturacin y cobranzas, O C E R de distribucin y mercadeo. Ecanales control de los D
b. Sistemas de ventas c. Sistemas de administracin y finanzas Esta representado por todos aquellos que se derivan de las dos funciones anteriormente nombradas. Algunos de sistemas de una empresa, que podemos identificar como de administracin y finanzas son: Manejo de inversiones, cuentas por pagar, compras, activos fijos, inventarios, bancos, recursos humanos y contabilidad.

O D A V ER

Diseo y desarrollo del sistema

Tiene por objetivo de especificar la forma lgica como ir a funcionar el sistema y la relacin entre sus distintos componentes. Una de las metodologas que garantizan el desarrollo de un sistema bajo mnimos estndares de calidad es el anlisis y diseo estructurado.

14

Sistema de Control Interno

Control

Segn Mnch y Garca (2005 p. 169), el control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cual es la situacin real de la organizacin si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

S E R medir la temperatura presente y futura de la actuacin de todos los recursos OS H C E de la empresa, siendo su principal propsito, prever y corregir errores, y no DER
simplemente registrarlos. Elementos del Control

El control bien aplicado es dinmico, promueve las potencialidades de los

individuos y, ms que histrico, su carcter es pronstico, ya que sirve para

O D A V ER

Segn Mnch y Garca (2005 p. 170) el control posee 4 elementos. 1. Relacin con lo planteado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeacin. 2. Medicin. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados. 3. Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control. Es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecucin y la planeacin. 4. Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores.

15

Importancia

Mnch y Garca (2005 p. 171) plantean que el control es de vital importancia dado que: 1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente. 2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos. 3. Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro. 4. Localiza a los sectores responsables de la administracin, desde el

5. Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los al reiniciarse el proceso de

S E R planes, sirviendo como OS fundamento H C E planeacin. DER

momento en que se establecen medidas correctivas.

O D A V ER

6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores. 7. Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la administracin y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

Principios

Mnch y Garca (2005 p. 171) puntualizan que la aplicacin racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios: Equilibrio: La Autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se est cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada est siendo debidamente ejercida. De los Objetivos: El control existe en funcin de los objetivos, no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Por lo tanto, es imprescindible establecer medidas especficas de actuacin, o estndares,

16

que sirvan de patrn para la evolucin de lo establecido, mismas que se determinan con base en los objetivos. De la Oportunidad: El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, debe aplicarse antes de que se efecte el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipacin. De las Desviaciones: Las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes deben ser analizados detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro. Costeabilidad: Un control solo debe implantarse si su costo se justifica ante los resultados que se esperan de l; de nada servir establecer un sistema de control si los beneficios financieros que se redite resultan menores que el

S E R Simplantacin. costo y el tiempo que implica Osu H C E De la Funcin Controlada: La funcin controladora por ningn motivo debe DER
comprender a la funcin controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es bsico, ya que seala que la persona o la funcin que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

O D A V ER

Figura N 1 Secuencia de etapas necesarias para efectuar el control Establecimiento de estndares Medicin de resultados

Control

Retroalimentacin Fuente: Mnch y Garca (2005)

Correccin

17

Establecimiento de Estndares: Representan el estado de ejecucin deseado, no son ms que los objetivos definidos por la organizacin. Los estndares no deben limitarse a establecer niveles operativos de los trabajadores, sino que, preferentemente, deben abarcar las fuentes bsicas y reas clave de resultados. Medicin de Resultados: Consiste en medir la ejecucin y los resultados, mediante la aplicacin de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estndares. Esta etapa se vale primordialmente de los sistemas de informacin; por tanto, la efectividad del proceso de control depender directamente de la informacin recibida, misma que debe ser oportuna (a tiempo), confiable (exacta) vlida (que mida realmente el

S E R (que se canalice por losH adecuados OS canales de comunicacin). C E Correccin: ElR tomar accin correctiva es funcin de carcter netamente DE
fenmeno que intenta medir), con unidades de medicin apropiadas y fluida ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviacin es un sntoma o una causa. El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentacin; es aqu donde se encuentra la relacin ms estrecha entre la planeacin y el control. Reatroalimentacin: Es bsica en el proceso de control, ya que a travs de la retroalimentacin, la informacin obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo. De la calidad de la informacin, depender el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema.

O D A V ER

Control Interno

Segn Mnch y Garca (2005 p. 197), el control interno se refiere a la aplicacin de principios a todo el funcionamiento de la organizacin; sus propsitos bsicos son: La obtencin de informacin correcta y segura. La proteccin de los activos de la empresa.

18

La promocin de la eficiencia en la operacin

El Control Interno tiene como finalidad optimizar el manejo de todos los recursos a travs de la disminucin de desperdicios, aprovechamiento del tiempo y del establecimiento de polticas de operacin adecuadas, comprobacin de la exactitud de la informacin, establecimiento de sistemas de proteccin contra prdidas. Yanel Blanco (2004 p. 453), define el control interno como un proceso, efectuado por la junta de directores de una entidad, gerencia y otro personal, diseado para proveer razonable seguridad respecto del logro de objetivos de las siguientes categoras:

Efectividad y eficiencia de operaciones

S E R S y regulaciones aplicables Cumplimiento deH lasO leyes C E DER

Confiabilidad de la informacin financiera

O D A V ER

Componentes del Control Interno

Mantilla B. y Cante S. (2006 p.34), sealan 7 componentes: 1. Segregacin de funciones. La segregacin de funciones seala que ninguna persona debe tener control sobre una transaccin desde el comienzo hasta el final. De manera ideal y particularmente en las organizaciones grandes, complejas, ninguna persona debe ser capaz de registrar, autorizar y conciliar una transaccin. Ello, como mecanismo de proteccin para esas mismas personas y de la misma organizacin. Dentro de la segregacin de funciones se tienen dos connotaciones particularmente importantes: a. Relacionadas con los distintos roles vinculados con el control interno: diseo, implementacin, mejoramiento, evaluacin y auditoria. O dicho de otra manera: los papeles que desempean directivos

19

(administradores) principales, personal de apoyo (incluye directores de auditoria/control interno) y auditores (especialmente independientes). b. Por niveles: conlleva a diferenciar las funciones de control interno segn el nivel organizacional (estratgico, tctico, operativo y especfico). O mejor an, diferenciar entre controles contables y administrativos, sistema de control interno, comits de auditoria, gobierno corporativo y control interno a las transacciones con partes relacionadas (grupos econmicos, combinaciones de negocios). 2. Autocontrol. La direccin, gestin, supervisin y evaluacin del control interno son administradas por la alta gerencia. No hay controles internos que sean

S E R desempeados por gente capaz OSapoyada con tecnologa. H C RE 3. De arriba hacia abajo DE

externos. El mejor de todos los controles internos es que los procesos sean

O D A V ER

El control interno es una forma de presin o influencia ejercida por los mximos niveles administrativos de la organizacin, esto tcnicamente es denominado el tono desde lo alto. Siendo as, implica que ningn control interno puede funcionar de abajo hacia arriba, esto es, un empleado de nivel bajo u operativo no puede controlar a los directivos principales. En una perspectiva estratgica, tiene una marcada influencia en la forma como son estructuradas las organizaciones, lo que conlleva a que esta forma de presin sea originada desde los niveles ms altos de las mismas. Adicionalmente Mantilla y Cante(2006) sealan diversos aspectos entre los cuales se resaltan: Los procesos de mayor nivel (macro-procesos) abarcan los procesos de mayor nivel (sub-procesos, tareas, actividades). El direccionamiento proviene de la alta gerencia (visin, misin) y se traslada a la accin por mecanismos operativos que es preciso alinear.

20

El tono desde lo alto, es fundamentalmente de carcter

tico (de

negocios) que se convierte en algo de forzoso cumplimiento va estrategias, planes, o en ltimas, por mecanismos de carcter legal. 4. Costo menor que beneficio. El control interno genera valor a la organizacin, lo que implica, que estos no pueden ser ms costosos que las actividades que controla ni que los beneficios que proveen. Si el control interno genera sobre-costos o duplicaciones, es mejor eliminarlo. De manera que ello exige un sacrificio o costo, que aun cuando su costo ha de ser menor que los beneficios, no es gratis. Lo cual ha de estar presente y es clave al momento de tomarse la decisin de la implementacin de un sistema de control interno, y mucho ms aun cuando se va a evaluar o auditar. 5. Eficacia

H C E R Si el control DE interno no asegura el logro de los objetivos organizacionales,

Una de las grandes fortalezas es precisamente el entendimiento de este

S E R OS

O D A V ER

sencillamente no sirve. De ah que la evaluacin bsica del control interno sea siempre una valoracin de su eficacia.

principio. Puesto que la eficacia del control interno depende directamente de asegurar el logro de los objetivos de negocio que tiene el sistema y que son: eficacia y eficiencia de las operaciones, confiabilidad del proceso de presentacin de reportes financieros, cumplimiento de normas y

obligaciones, salvaguarda de activos, direccionamiento estratgico. 6. Confiabilidad Es la relacin que existe entre la efectividad del diseo y operacin del sistema de control interno y la extensin de la documentacin, conciencia y monitoreo del control interno. La siguiente grfica muestra las cuatro etapas que debe recorrer normalmente el control interno en su desarrollo: no confiable, insuficiente, confiable y ptimo. (Mantilla y Cante 2006 p. 38).

21

Figura N 2
Confiabilidad del modelo de control interno

Etapa 4 ptimo Etapa 3 Efectividad del diseo y de la operacin Confiable Etapa 2 Insuficiente Etapa 1

H C E R Extensin de documentacin, conciencia y monitoreo DE

No confiable

S E R OS

O D A V ER

Fuente: Mantilla y Cante (2006)

7. Documentacin. Este hace referencia en primer lugar a que las transacciones de estar clara y completamente documentadas y disponibles para revisin; y en segundo lugar tiene que ver con los papeles de trabajo. Lo que implica la documentacin es mucho ms amplio y hace referencia a toda la informacin sobre el control interno, incluidos el criterio de control, el diseo seleccionado y las acciones emprendidas. Abarca no solo a la administracin sino tambin a los auditores. (Montilla y Cante p. 39 2006). Toda la informacin relacionada con el control interno debe estar debidamente documentada, de manera tal que pueda se analizada por cualquier persona interesada, ya se trate de la administracin, de los auditores o de los reguladores.

22

Esto se sintetiza en la necesidad e importancia de la formalizacin y respectiva documentacin respecto del control interno, lo que significa que una organizacin as soporta todos sus mtodos y procedimientos empleados, lo cual le permite la fcil identificacin de criterios y dems acciones. De esta manera se puede afirmar que estos principios conllevan un mejor entendimiento del control interno y le dan su caracterizacin.

El proceso y los roles de control interno

Mantilla y Cante plantean que el control interno es un proceso, el cual es efectuado por todas las personas de la organizacin, involucrando

S E R S interno en un contexto de cadena de valor. actividades del proceso H de O control C E DER

Figura N 3 El Proceso y los roles de control interno en un contexto

especialmente a los niveles directivos ms altos; y sealan las etapas o

O D A V ER

DISEO

IMPLEME NTACIN

MEJORA MIENTO

EVALUACION VALORACION

AUDITORIA

SUPER VISION

Emisores de Criterios / Estndares

Alta Gerencia / consultore

Alta gerencia / staff

Auditores Internos / externos

Auditores Externos (Independi entes)

Autoridades de supervisin

Fuente: Mantilla y Cante (2006)

23

Diseo:

Es la actividad ms importante y clave, en una perspectiva estratgica. La clave en el diseo del sistema de control interno est conduciendo a subrayar la importancia de: 1. Los criterios de control, como referentes comunes y con altas dosis de objetividad, particularmente a partir de estndares internacionales. 2. Las acciones estratgicas de la alta gerencia en ejercicio de su rol de propietario del control interno. Si el diseo es bueno contribuye en gran medida al funcionamiento eficaz del sistema de control interno y ahorra cantidades importantes de recursos. Por eso, si bien es importante que participen todos los involucrados en la

S E R S emisores de los criterios/ estndares, y a la alta gerencia en cuanto sta O H C E directamente, o a travs de asociaciones gremiales, participa en la emisin DER
organizacin, el rol principal relacionado con el diseo corresponde a los de tales criterios/ estndares. interno es eliminar la subjetividad de aplicar los controles que le parecen a cada quien, sin tener en cuenta ni los objetivos ni las interrelaciones. Implementacin:

O D A V ER

Una de las grandes ventajas de esta actividad del sistema de control

Esta es una actividad de responsabilidad de la alta gerencia, normalmente a travs de consultores externos. Consiste en poner a funcionar, en plazos prudentes, el diseo aceptado. La capacitacin a los mximos niveles directivos como al personal clave en la organizacin, respecto del criterio de control seleccionado, las razones para ello y la metodologa asociada con el mismo, es usualmente el primer paso; lo siguiente es poner a funcionar un plan piloto, dicho plan debe realizarse en un rea que sea clave para la organizacin, y posteriormente ir implementndolo en el resto de las reas, y no seleccionar el rea piloto por un rea operativa de bajo nivel. Finalmente, el paso siguiente en esta etapa es la consolidacin e integracin en un sistema nico y coherente.

24

Mejoramiento:

Esta actividad consiste en un accionar continuo, la consolidacin del sistema de control interno es un asunto que se da con el paso del tiempo. No existe ningn sistema de control interno que sea carente de errores. Por consiguiente, se convierte en un imperativo su mejoramiento continuo. Evaluacin / valoracin:

Esta actividad o etapa es la que histricamente mayor nfasis ha tenido, aun cuando no siempre cuente con la eficacia requerida. Ha sido prctica tradicional que los sistemas de control interno estn sometidos a evaluaciones, principalmente por parte de los auditores (internos y externos). Mantilla y Cante definen dos roles importantes y diferentes de la evaluacin: 1.

S E R Los auditores internos, OS quienes valoran el control interno para H C E ayudarle DER a la administracin a sus actividades de gestin
organizacional.

O D A V ER

2. Los auditores externos (financieros), quienes generalmente han utilizado esta evaluacin para determinar el alcance de las pruebas de auditora, un asunto que les interesa mucho para ahorrar costos y para salvar sus responsabilidades, generando unas recomendaciones de control a las que no siempre se les hace seguimiento y a las que la administracin no siempre atiende. Auditora:

Esta actividad para el sistema de control interno, es un asunto extremadamente nuevo. Puesto que sta implica someter a examen independiente, a cargo del auditor de la compaa, la valoracin que a partir de un criterio de control realiza la administracin principal. (Mantilla y Cante 2006, p. 49) 1. Se precisa que tiene que existir un referente externo, aceptando por todos los involucrados en la organizacin particular, que se domina criterio de control.

25

2. La administracin tiene que hacer una valoracin del sistema de control interno, especificando tanto el criterio de control como los resultados de tal valoracin, por la cual tiene que asumir

responsabilidad. 3. Si bien el responsable del control interno es la administracin principal, ac se hace una precisin adicional en relacin con la responsabilidad por la valoracin. Ya no es suficiente que los auditores hagan las evaluaciones y las presenten, sino que la administracin principal tiene que hacer su valoracin y someterla a auditora. 4. La auditora se convierte en un asunto de inters pblico.

S E R interno, puede ser a travs deS sus auditores internos, y someterla a examen O H C E ER externo D independiente) y de los auditores externos independientes
de la administracin principal (hacer la valoracin del sistema de control (dictaminar sobre el control interno). Supervisin:

Por ende aparecen muy claramente diferenciados e identificados los roles

O D A V ER

En esta se hace referencia principalmente a cul es el rol de las actividades de supervisin en relacin con el control interno, entonces es, hacerlo exigible (obligatorio) en entidades de inters pblico, monitorear su funcionamiento y sancionar por su no cumplimiento. Desafortunadamente es una etapa de la cual se dispone de poca documentacin, principalmente a causa de que se ha confundido con la de evaluacin. En lo concerniente a la evaluacin del sistema de control interno es, relativamente la que mayor prctica ha y seguir teniendo, a causa de su incorporacin en los estndares / normas de auditora generalmente aceptadas, como un medio para determinar el alcance de las pruebas de auditora y como objeto de informes destinados a la gerencia.

26

Objetivos del sistema de control interno

Cepeda (1997, p. 7) plantea que el diseo, la implantacin, el desarrollo, la revisin permanente y el fortalecimiento del sistema de control interno, se debe orientar de manera fundamental al logro de los siguientes objetivos: Proteger los recursos de la organizacin, buscando su adecuada administracin ante riesgos potenciales y reales que los puedan afectar. Garantizar la eficacia, eficiencia y economa en todas las operaciones de la organizacin, promoviendo y facilitando la correcta ejecucin de las funciones y actividades establecidas.

S E R dirigidos al cumplimiento de los objetivos previstos. OS H C E Garantizar DER la correcta y oportuna evaluacin y seguimiento
gestin de la organizacin.

Velar porque todas las actividades y recursos de la organizacin estn

O D A V ER

de la

Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la informacin y los registros que respaldan la gestin de la organizacin. Definir y aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organizacin y que puedan comprometer el logro de los objetivos programados.

Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios mecanismos de verificacin y evaluacin, de los cuales hace parte la auditora interna.

Velar porque la organizacin disponga de instrumentos y mecanismos de planeacin y para el diseo y desarrollo organizacional de acuerdo con su naturaleza, estructura, caractersticas y funciones.

27

Caractersticas del sistema de control interno

Segn Cepeda (1997, p. 9) un sistema de control interno posee las siguientes caractersticas. Est conformado por los sistemas contables, financieros, de planeacin, de verificacin, informacin y operacionales de la respectiva organizacin. Corresponde a la mxima autoridad de la organizacin de establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control interno, que debe

S E R misin de la organizacin. OS H C EREinterna, o quien funcione como tal, es la encargada de La auditora D

proponer a la mxima autoridad de la respectiva organizacin las recomendaciones para mejorarlo.

adecuarse a la naturaleza, la estructura y las caractersticas y la

O D A V ER

evaluar de forma independiente la eficiencia, efectividad, aplicabilidad y actualidad del sistema de control interno de la organizacin y

El control interno es inherente al desarrollo de las actividades de la organizacin. Debe disearse para prevenir errores y fraudes. Debe considerar una adecuada segregacin de funciones, en la cual las actividades de autorizacin, ejecucin, registro, custodia y realizacin de conciliaciones estn debidamente separadas.

Los mecanismos de control se deben encontrar en la redaccin de todas las normas de la organizacin. No mide desviaciones; permite identificarlas. Su ausencia es una de las causas de las desviaciones. La auditora interna es una medida de control y un elemento del sistema de control interno.

28

Elementos del sistema de control interno

Toda organizacin debe establecer por lo menos los siguientes aspectos que orientarn la aplicacin del control interno (Cepeda 1997, p. 11). Definicin de los objetivos y metas, tanto generales como especficas, adems de la formulacin de los planes operativos que sean necesarios. Definicin de polticas como guas de accin y procedimientos para la ejecucin de los procesos. Adopcin de un sistema de organizacin adecuado para ejecutar los planes.

S E R S la proteccin y utilizacin racional de los Adopcin de normas Opara H C E recursos. DER

Delimitacin precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad. Direccin y administracin del personal de acuerdo con un adecuado sistema de evaluacin. Aplicacin de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del control interno. Establecimiento de mecanismos que les permitan a las organizaciones conocer las opiniones que tienen sus usuarios o clientes sobre la gestin desarrollada.

O D A V ER

Establecimiento de sistemas modernos de informacin que faciliten la gestin y el control. Organizacin de mtodos confiables para la evaluacin de la gestin. Establecimiento de programas de induccin, capacitacin y

actualizacin de directivos y dems personal de la organizacin. Simplificacin y actualizacin de normas y procedimientos.

29

Principios del control interno

El control interno se debe hacer siguiendo ciertos principios (Cepeda 1997, p. 13): Principio de igualdad: consiste en que el sistema de control interno debe velar porque las actividades de la organizacin estn orientadas efectivamente hacia el inters general, sin otorgar privilegios a grupos especiales. Principio de moralidad: todas las operaciones se deben realizar no slo acatando las normas aplicables a la organizacin, sino los principios ticos y morales que rigen la sociedad.

S E R S calidad y oportunidad, provisin de bienes y / o servicios se haga al Ola H C E mnimo costo, con la mxima eficiencia y el mejor uso de los recursos DER
disponibles. Principio de economa: vigila que la asignacin de los recursos sea la ms adecuada en funcin de los objetivos y las metas de la organizacin.

Principio de eficiencia: vela porque, en igualdad de condiciones de

O D A V ER

Principio de celeridad: consiste en que uno de los principales aspectos sujeto a control debe ser la capacidad de respuesta oportuna, por parte de la organizacin, a las necesidades que ataen a su mbito de competencia.

Principios de imparcialidad y publicidad: consisten en obtener la mayor transparencia en las actuaciones de la organizacin, de tal manera que nadie pueda sentirse afectado en sus intereses o ser objeto de discriminacin, tanto en oportunidades como en acceso a la informacin.

Principio de valoracin de costos ambientales: consiste en que la reduccin al mnimo del impacto ambiental negativo debe ser un factor importante en la toma de decisiones y en la conduccin de sus

30

actividades rutinarias en aquellas organizaciones en las cuales su operacin pueda tenerlo. Un control interno eficiente, presupone necesariamente la existencia de objetivos y metas en la organizacin. Si stos no estn definidos adecuadamente, la organizacin carecer de rumbo y, por tanto, de un marco de referencia contra el cual pueda medir los resultados obtenidos. Sin este marco, las actividades de control corren el riesgo de quedar solamente en el nivel tramitacional, convirtindose en un ejercicio estril sin posibilidad alguna de influir realmente en el desempeo de la organizacin.

ACTIVO

Un activo es un recurso econmico propiedad de una entidad, que se espera que rinda beneficios en el futuro. El valor del activo se determina con base en el costo de adquisicin del artculo, ms todas las erogaciones necesarias para su traslado, instalacin y arranque de operacin. Los tipos de activo de un negocio varan de acuerdo con la naturaleza de la empresa. Un pequeo negocio de servicios puede tener slo un equipo de transporte de materiales y una oficina en la casa del dueo. Una gran tienda puede tener edificios, mobiliario, mquinas y equipo. (Guajardo 2004, p. 48) Romero (2006, p. 204), toma como consideracin la definicin del activo de otro autor, Finney-Miller, que plantea que el activo est constituido por las cosas de valor que poseen, y expresa que tales cosas tienen valor para sus dueos por diferentes razones, entre las cuales menciona: 1. Porque puede emplearse como medio de compra (el dinero). 2. Porque est constituido por derechos provenientes de crditos exigibles (las cuentas por cobrar a clientes y documentos por cobrar). 3. Porque puede venderse y convertirse en flujo de efectivo o un derecho exigible (mercancas).

EC R E D

S E R OS

O D A V ER

31

4. Porque representa beneficios potenciales, derechos o servicios derivados de su uso (terrenos, edificios). El activo est integrado por todos aquellos recursos de que dispone la entidad para la realizacin de sus fines, los cuales deben representan beneficios econmicos futuros fundadamente esperados y controlados por una entidad econmica, provenientes de transacciones o eventos realizados, identificables y cuantificables en unidades monetarias. (Romero 2006 p. 207).

Caractersticas esenciales del activo

S O D A Vla informacin financiera, como tal y, en consecuencia, sea presentado en R E S E R debe reunir todas y cada una de las caractersticas que contiene la definicin S O H C E como lo son: R Recursos, Inidentificables y cuantificables, posibilidad de que DE
los beneficios econmicos futuros que genere fluyan a la entidad, Valuado confiablemente, la entidad debe tener control sobre los beneficios econmicos futuros fundadamente, provenir de transacciones pasadas.

Romero (2006, p. 207), expresa que para que un activo sea reconocido

1. El concepto de activo se refiere a todos aquellos bienes de que dispone una entidad para la realizacin de sus fines; por lo tanto, incluye el dinero en efectivo de caja y bancos, las inversiones en valores negociables, las cuentas y documentos por cobrar a clientes, los deudores, las mercancas, los pagos anticipados como la papelera, la propaganda, las primas de seguros y fianzas, las rentas, los intereses pagados por anticipados; los terrenos, edificios, la maquinaria, el mobiliario y el equipo de oficina, equipo de reparto y transporte; y todos aquellos otros conceptos que renan las caractersticas. 2. Aquellas partidas que representan un derecho especfico a recibir beneficios econmicos futuros o servicios potenciales y que se espera que generen flujos de efectivo. Debe existir la posibilidad de ejercer

32

una reclamacin legal de los derechos o servicios. Aquellos recursos, bienes o servicios cuyos derechos o servicios han expirado no deben ser incorporados como activo, ya que su potencial generador de recursos o beneficios econmicos ha desaparecido. 3. Los activos son el resultado de operaciones realizadas por una entidad, por lo tanto, estos recursos slo pueden acumularse a favor de una entidad econmica; los activos son recursos bajo el control de una entidad. 4. Los recursos, derechos, bienes o servicios potenciales futuros deben poseer el atributo de ser razonablemente cuantificables en trminos monetarios, una vez que hayan sido identificados como tales.

ACTIVO CIRCULANTE

EC R E D

S E R OS

O D A V ER

Esta constituido por las cuentas que representan efectivo u otros activos y recursos que razonablemente se consideran susceptibles de convertirse en efectivo. Romero (2006, p. 212), define el activo circulante, como aquellas partidas cuya disposicin o beneficio econmico futuro se lograr dentro del prximo ao natural o a partir de la fecha del balance general, o dentro de un plazo no mayor al prximo ciclo normal de operaciones de una entidad. Son partidas que representan efectivo o que se espera en forma razonable se conviertan en efectivo, los bienes o recursos que se espera brinden un beneficio econmico futuro fundadamente esperado, ya sea por su venta, uso, consumo o servicios, normalmente en el plazo de un ao a partir de la fecha del balance general o del ciclo financiero de la entidad. Si bien es cierto la disponibilidad se toma como base para la clasificacin, conviene hacer hincapi en que dicha disponibilidad se relaciona con el tiempo. Adems, hay que destacar que el beneficio econmico futuro fundadamente esperado y controlado por las entidades no est slo

33

representado por efectivo. Esto quiere decir que, en el corto plazo, las entidades no tan slo reciben y utilizan para la realizacin de sus actividades efectivo o sus equivalentes, aun cuando es claro que el objetivo de ellas cuando generan utilidades es que stas se conviertan y fluyan como flujos de efectivo o sus equivalentes, pero tambin es cierto que otras partidas brindan su beneficio por su uso, consumo o aplicacin a resultados en el corto plazo. La NIC-1 clasifica los activos en corrientes y no corrientes. Respecto de los primeros establece lo que un activo debe clasificarse como corriente cuando: 1. Su saldo se espera realizar, o se tiene para su venta o consumo, en el transcurso del ciclo normal de la operacin de la empresa;

2. Se mantiene fundadamente por motivos comerciales, o para un corto

S E R plazo, y se espera realizar OS dentro de un periodo de 12 meses tras la H C E R fecha de balance. DE

O D A V ER

3. Se trata de efectivo u otro medio lquido equivalente, cuya utilizacin no est restringida. El activo circulante se clasifica en disponibles y realizables; El activo disponibles est representado por el efectivo en caja, bancos y los instrumentos financieros en valores negociables de disponibilidad inmediata. El activo realizable, se integra por aquellos recursos que representan derechos de cobro; se pueden vender, usar o consumir, pero deben generar beneficios econmicos futuros fundadamente esperados en el plazo de un ao o del ciclo financiero a corto plazo.

34

Figura N 4 Clasificacin de los activos circulantes

DISPONIBLE

Caja Fondo fijo de caja chica Fondo de oportunidades Bancos Instrumentos financieros

ACTIVO CIRCULANTE

EC R E D

S E R OS

S O D Clientes A ERV

REALIZABLE

Documentos por cobrar Deudores Funcionacios y empleados IVA acreditable Anticipo de impuestos Inventarios Mercancas en trnsito Anticipo a proveedores Papelera y tiles Propaganda y publicidad Muestras mdicas y literatura Primas de seguro y fianzas Rentas pagadas por anticipado Intereses pagados por anticipado Otros

Fuente: Romero (2006).

EFECTIVO Los contadores definen el efectivo como el dinero depositado en bancos y cualquier rengln que los bancos acepten en depsito. Estos renglones incluyen no solamente monedas y billetes, sino tambin cheques, rdenes de dinero y cheques viajeros. (Meigs 2000, p. 270).

35

Gerardo Guajardo (2005, p. 226), plantea que el efectivo est constituido por la caja, los depsitos bancarios a la vista y las inversiones a corto plazo de gran liquidez y de fcil convertibilidad al efectivo. La partida denominada Caja o Caja chica es un fondo limitado con el que se cuenta para hacer frente a erogaciones cuyo monto es pequeo y cuya naturaleza y oportunidad exige que el pago sea en efectivo. Por otro lado, la partida de bancos se refiere a las cuentas de cheques en instituciones bancarias. Algunas de estas pueden generar intereses, en cuyo caso se denominan cuantas productivas, mientras que las que no los generan son cuentas tradicionales.

S E R cambio, disponible inmediatamente OS para el pago de obligaciones circulantes. H C E DER

Confirmacin del Efectivo Efectivo en Caja y/o Caja Chica

El criterio general para definir el efectivo consiste en que sea un medio de

O D A V ER

La mayor parte de las empresas poseen un fondo de caja chica el cual va destinado a efectuar pagos menores tales como papelera, envos de paquetera y gastos menores. Segn Gerardo Guajardo (2005, p. 228), el sistema de caja chica funciona de la siguiente manera: 1. Creacin del fondo de caja chica: se determina la cantidad necesaria para establecer el fondo, el cual debe entregarse a la persona designada como responsable de su manejo. 2. Erogaciones a travs del fondo de caja chica: el responsable debe llevar el control de los desembolsos que efecte mediante recibos o comprobantes de caja en los cuales es conveniente que anote el concepto del desembolso y la persona que lo solicit. En todo

36

momento el responsable debe tener disponible la totalidad del fondo, ya sea en efectivo, en comprobantes o en ambos. 3. Reposicin del fondo de caja chica: cuando el encargado del fondo considera que ste est por agotarse, debe solicitar que se le repongan los desembolsos que haya realizado. Para ello debe elaborar un reporte en donde especifique los conceptos de cada desembolso.

Efectivo en Bancos

S E R de las cuentas bancarias. Cuando OS una empresa abre una cuenta de cheques, H C E ER el bancoD pide que llene una tarjeta de firmas, donde aparezcan las de todas
las personas autorizadas para firmar o girar cheques de la empresa. Equivalentes a efectivo

La seguridad en el resguardo del dinero, su adecuada administracin y la

posibilidad de obtener un rendimiento son los aspectos bsicos del manejo

O D A V ER

Algunas inversiones de corto plazo son tan lquidas que se denominan equivalentes a efectivo. Estos activos se consideran tan similares al efectivo que se combinan con el monto de efectivo en el balance general. Por consiguiente, el primer activo que aparece en el balance general comnmente se llama Efectivo y Equivalente a efectivo. Para calificar una inversin como equivalente a efectivo, debe ser muy segura, tener un valor de mercado muy estable y vencer en un trmino de 90 das desde la fecha de adquisicin. No se considera que las inversiones en acciones y bonos de la ms alta calidad de las grandes corporaciones cumplan estos criterios. (Meigs 2000, p. 270).

37

Conciliacin del efectivo

Se refiere a la planificacin, al control y a la contabilidad de las transacciones y de los saldos en efectivo. Debido a que el efectivo se mueve tan fcilmente entre las cuentas bancarias y otros activos financieros, el manejo del efectivo significa realmente el manejo de todos los recursos financieros. El manejo eficiente de estos recursos es esencial para el xito, incluso para la supervivencia, de toda organizacin empresarial. (Meigs 2000, p. 271). Los objetivos bsicos del manejo del efectivo son los siguientes: Proporcionar una contabilidad precisa

S E R S de robo o fraude. El efectivo es ms Prevenir o minimizar prdidas O H C E susceptible DER al robo que cualquier otro activo y, por consiguiente,
desembolsos y saldos de efectivo. . requiere proteccin fsica. Anticipar las necesidades de endeudamiento y asegurar la disponibilidad de sumas adecuadas de efectivo para realizar las operaciones de la empresa.

S O de D las entradas, A V ER

los

Evitar que queden inactivas innecesariamente grandes sumas de efectivo en las cuentas bancarias sin producir ingresos.

Importancia de la administracin del efectivo

Gerardo Guajardo (2005, p. 227), plantea que la administracin del efectivo es de suma importancia en cualquier negocio debido a que es el medio para obtener mercancas y servicios. Por lo general esta actividad se centra alrededor de dos reas: el presupuesto de efectivo y el control contable.

38

El presupuesto de efectivo constituye una pieza fundamental en la funcin de planeacin debido a que permite identificar los

requerimientos, sobrantes o faltantes de efectivo en un periodo determinado. El control contable es necesario con el fin de asegurar que el efectivo se utiliza para propsitos exclusivos de la empresa, que no se desperdicia, se invierte equvocamente o se roba. La administracin es responsable del control y proteccin de todos los activos de la empresa.

Procedimiento de Control sobre el efectivo

S E R Meigs (2000, p. 272) define OS que el control interno sobre el efectivo se H C E ER considera como un medio para evitar el fraude y robo. Sin embargo, un buen D
sistema de control interno ayudar tambin a lograr los dems objetivos de manejo eficiente del efectivo, incluyendo la contabilidad precisa de las transacciones de efectivo, la anticipacin de la necesidad de endeudamiento y el mantenimiento de saldos de efectivo adecuados pero no excesivos. Los pasos ms importantes para alcanzar el control interno sobre transacciones y los saldos de efectivo incluyen: Separar la funcin del manejo de efectivo del mantenimiento de los registros contables. Los empleados que manejan efectivo no deben tener acceso a los registros contables y el personal de contabilidad no debe tener acceso al efectivo. Para cada departamento dentro de la organizacin, preparar un presupuesto de efectivo de las entradas de efectivo planeadas, de los pagos de efectivo y de los saldos de efectivo, programados mes por mes para el ao que viene. Preparar un listado de control de las entradas de efectivo en el momento y en el lugar en donde se recibe el dinero. Para las ventas

O D A V ER

39

en efectivo, este listado puede ser una cinta de caja registradora, creada mediante el registro de cada venta. Para los cheques recibidos por correo, el empleado asignado para abrirlos debe preparar un listado de control de los mismos. Exigir que todos los ingresos de efectivo se depositen diariamente en el banco, Realizar todos los pagos en cheque. La nica excepcin debe ser pequeos pagos que se deben realizar en efectivo de un fondo de caja menor. Exigir que la validez y el valor de cada gasto se verifiquen antes de su pago mediante el giro de un cheque. Separar la funcin de aprobacin de los gastos de la funcin de firma de cheques.

S E R S Efectuar rpidamente la conciliacin de los extractos bancarios con los O H C E registros contables. DER

O D A V ER

Por su parte Gerardo Guajardo (2005, p. 227), plantea que debido a que el efectivo es el activo ms lquido de un negocio, se necesita contar con un sistema de control adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compaa para satisfacer sus necesidades personales. Los propsitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los siguientes: 1. Proteger los recursos contra el desperdicio, fraudes e insuficiencias. 2. Estimular el cumplimiento de las polticas organizacionales. 3. Promover y evaluar la eficiencia operativa de la compaa. 4. Asegurar registros contables exactos y confiables. El control interno no se disea para detectar errores, sino para reducir la oportunidad de que ocurran errores o fraudes. Por lo tanto, no es responsabilidad slo de los contadores, sino tambin de los administradores. El sistema de control interno de un negocio es tan eficaz como la calidad de la administracin de la organizacin.

40

Los controles internos son ms eficaces cuando los empleados se familiarizan con las metas y objetivos de la organizacin. Un aspecto crtico del sistema de control interno es la separac9in de responsabilidades. Individuos que tienen responsabilidad directa sobre el manejo del efectivo y dems activos, no deben tener acceso a los registros contables. La NIC 7 prescribe los requisitos para la presentacin del estado de flujos de efectivo y las correspondientes revelaciones. Dicha norma indica que la informacin sobre los flujos de efectivo es til para proveer a los usuarios de los estados financieros. De una base que les permita evaluar la capacidad de la empresa para generar efectivo y equivalentes de efectivo, y evaluar las necesidades de la empresa para utilizar estos flujos.

S E R Beneficios de la informacin financiera sobre flujos de efectivo. (NIC 7) OS H C E DER

El estado de flujos de efectivo, cuando se usa de forma conjunta con el resto de los estados financieros, suministra informacin que permite a los usuarios evaluar los cambios en los activos netos de la empresa, su estructura financiera (incluyendo su liquidez y solvencia) y su capacidad para modificar tanto los importes como las fechas de cobros y pagos, a fin de adaptarse a la evolucin de las circunstancias y a las oportunidades que se puedan presentar. La informacin acerca de los flujos de efectivo es til para evaluar la capacidad que la empresa tiene para generar efectivo y equivalentes al efectivo, permitiendo a los usuarios desarrollar modelos para evaluar y comparar el valor actual de los flujos netos de efectivo de diferentes empresas. Tambin posibilita la comparacin de la informacin sobre el rendimiento de la explotacin de diferentes empresas, ya que elimina los efectos de utilizar distintos tratamientos contables para las mismas transacciones y sucesos econmicos.

O D A V ER

41

Con frecuencia, la informacin histrica sobre flujos de efectivo se usa como indicador del importe, momento de la aparicin y certidumbre de flujos de efectivo futuros. Es tambin til para comprobar la exactitud de evaluaciones pasadas respecto de los flujos futuros, as como para examinar la relacin entre rendimiento, flujos de efectivo netos y el impacto de los cambios en los precios. La NIC 7, Plantea que el estado de flujo de efectivo debe informar acerca de los flujos de efectivo habidos durante el periodo, clasificndolos por actividades de operacin, de inversin y de financiacin. Cada empresa presenta sus flujos de efectivo procedentes de las actividades de operacin, de inversin y de financiacin, de la manera que

S E R clasificacin de los H flujos segn las actividades citadas suministra OS C E Rpermite a los usuarios evaluar el impacto de las mismas en informacin que DE
resulte ms apropiada segn la naturaleza de sus actividades. La la posicin financiera de la empresa, as como sobre el importe final de su efectivo y dems equivalentes al efectivo. Esta estructura de la informacin puede ser til tambin al evaluar las relaciones entre tales actividades. Una transaccin puede contener flujos de efectivo pertenecientes a las diferentes categoras. Por ejemplo, cuando los reembolsos correspondientes a un prstamo incluyen capital e inters, la parte de intereses puede clasificarse como de actividades de operacin, mientras que la parte de devolucin del principal se clasifica como actividad de financiacin. Los flujos de efectivo procedentes de las actividades de operacin se derivan fundamentalmente de las transacciones que constituyen la principal fuente de ingresos de la empresa. Por tanto, proceden de las operaciones y otros sucesos que entran en la determinacin de las ganancias o prdidas netas. Ejemplos de flujos de efectivo por actividades de operacin son los siguientes: a) Cobros procedentes de las ventas de bienes y prestacin de servicios; b) Cobros procedentes de regalas, cuotas, comisiones y otros ingresos;

O D A V ER

42

c) Pagos a proveedores por el suministro de bienes y servicios; d) Pagos a y por cuenta de los empleados; e) Cobros y pagos de las empresas de seguros por primas y prestaciones, anualidades y otras obligaciones derivadas de las plizas suscritas; f) Pagos o devoluciones de impuestos sobre las ganancias, a menos que stos puedan clasificarse especficamente dentro de las actividades de inversin o financiacin; y g) Cobros y pagos derivados de contratos de intermediacin u otros acuerdos comerciales.

S E R S Sin embargo, los flujos derivados de tales se incluir en la ganancia neta. O H C E transacciones se incluirn entre las actividades de inversin. DER
propiedades, planta y equipo, puede dar lugar a una prdida o ganancia que Principios de contabilidad aplicables a la partida de efectivo

Algunas transacciones, tales como la venta de un elemento de la partida

O D A V ER

Guajardo (2004, p. 337), define las normas internacionales de contabilidad aplicables al rubro del efectivo: Normas NIC 1 Presentacin de estados financieros NIC 7 Estado de flujo de efectivo Concepto El efectivo est integrado por caja, depsitos bancarios a la vista y los equivalentes al efectivo (inversiones a corto plazo fcilmente convertibles en efectivo). Reglas aplicables El efectivo u otro medio lquido equivalente, cuya utilizacin no est restringida es considerado un activo corriente (circulante).

43

Los equivalentes al efectivo se tienen para cumplir los compromisos de pago a corto plazo y son aquellos que fcilmente se convierten al efectivo y estn sujetos a un riesgo insignificante de cambio de valor.

Los sobregiros bancarios exigibles en cualquier momento por el banco, se incluyen como componentes del efectivo y equivalentes al efectivo

Se debe informar sobre los flujos de efectivo durante el periodo mediante el estado de flujo de efectivo.

CUENTAS POR COBRAR

S O D A V a crdito que realiza la Las cuentas por cobrar surgen de lasE ventas R S E R compaa. Una cuenta por cobrar es el derecho del vendedor de exigir al S O H C E cliente o comprador el pago del importe de la operacin. Al efectuarse el DER
cobro de las cuentas por cobrar, se incrementa el efectivo. El negocio adquiere una cuenta por cobrar cuando vende mercanca o presta servicios a crdito. El trmino por cobrar significa la promesa del cliente de pagar en una fecha futura, con dinero, el importe que le fue cargado por mercancas o servicios. Por lo general, en los negocios esta promesa se expresa con el importe del efectivo que se cobrar dentro de cierto nmero de das posteriores a la venta. El plazo vara de acuerdo con el giro del negocio de que se trate. (Guajardo 2005, p.252). Por su parte Meigs (2000, p. 280), define las cuentas por cobrar como activos relativamente lquidos, que generalmente se convierten en efectivo en un periodo de 30 a 60 das. Por consiguiente, las cuentas por cobrar de los clientes generalmente aparecen en el balance general inmediatamente despus del efectivo y de otras inversiones a corto plazo en valores negociables.

44

Convertibilidad y Confirmacin de las Cuentas por Cobrar Cuentas por cobrar y flujos de efectivo

En un estado de flujo de efectivo, las entradas de efectivo provenientes del cobro de cuentas estn incluidas en el subtotal del flujo de efectivo neto de actividades operacionales. El cobro de cuentas por cobrar con frecuencia representa la fuente de entradas de efectivo ms grande y consistente de una compaa. De esta manera, el seguimiento al cobro de efectivo es una parte importante del manejo eficiente del efectivo. (Meigs 2000, p. 281). En resumen, la capacidad de una compaa para generar el efectivo requerido para las operaciones rutinarias de negocios depende con frecuencia del valor, de la rentabilidad y de las fechas de vencimiento de sus cuentas por cobrar.

H C E R E p.288) plantea que la gerencia en cuanto al manejo de las Meigs (2000, D

S E R OS

O D A V ER

cuentas por cobrar tiene dos objetivos conflictivos. Por una parte la gerencia desea generar el mayor ingreso de ventas posible. La oferta a los clientes de trminos de crditos prolongados, con poco o ningn inters, ha demostrado ser un medio efectivo de generar ingreso. Todo negocio, sin embrago, preferira vender ms en efectivo que a crdito. A menos que las cuentas por cobrar produzcan intereses, stas son activos no productivos que no generan ingreso mientras esperan el cobro. Por consiguiente, otro objetivo del manejo de efectivo es minimizar la cantidad de dinero comprometido en forma de cuentas por cobrar. Existen diversas herramientas disponibles para una gerencia que necesita ofrecer trminos de crdito a sus clientes y an desea minimizar la inversin de la compaa en cuentas por cobrar. Ya se ha analizado la oferta a los clientes de crdito de descuentos en efectivo para estimular el pronto pago. Otras herramientas incluyen la venta factoring de las cuentas por cobrar y la venta a clientes que utilizan tarjetas a crdito nacional.

45

El trmino factoring describe las transacciones en las cuales un negocio vende sus cuentas por cobrar a una institucin financiera u obtiene un prstamo en dinero ignorando sus cuentas por cobrar como garanta colateral (seguro) para un prstamo. Las cuentas por cobrar mediante factoring es una prctica limitada principalmente a pequeas organizaciones empresariales que no tienen acceso bien establecido al crdito.

Generalmente las organizaciones grandes y solventes pueden obtener dinero en prstamo utilizando lneas de crdito no aseguradas, de manera que no necesitan vender sus cuentas por cobrar. (Meigs 2000, p. 288) Al efectuar las ventas a travs de las compaas de tarjeta de crdito, los comerciantes reciben efectivo ms rpidamente que con las ventas a crdito y evitan un gasto de cuentas incobrables. Adems, el comerciante evita los

S E R gatos de investigar el crdito de los clientes, de mantener un mayor auxiliar OS H C E R de cuentas por cobrar y de efectuar los cobros a clientes. DE
Tipos de cuentas por cobrar

O D A V ER

Guajardo (2005, p. 252), clasifica las cuentas por cobrar. Puede haber cuentas por cobrar a clientes, funcionarios o empleados de la compaa y a otras personas. Adems, pueden estar respaldadas por un documento exigible legalmente o no. Desde esa perspectiva, los dos tipos principales con clientes y documentos por cobrar. La cuenta de clientes representa las deudas que los clientes adquieren al comprar mercancas o recibir servicios a crdito, adems de una promesa incondicional de pago en un tiempo futuro determinado. Por otro lado, los documentos por cobrar representan los mismos derechos frete a los clientes, producto de las ventas a crdito, con la diferencia de que existe un documento firmado que ampara la transaccin. En estos casos, debido a la mayor formalidad, se utiliza un documento

46

conocido como pagar, en el cual se especifica la fecha de vencimiento, el monto, las condiciones de pago y el inters, si existiese. Existe una tercera categora denominada Otras cuentas por cobrar, la cual es una clase mixta que incluye prstamos a empleados y deudores diversos, las cuales tienen el comn denominador de haber sido originadas en transacciones empresa. Clientes El trmino clientes solo se utiliza cuando se trata de importes adeudados por las personas o instituciones a los que se les ha vendido mercanca o brindado servicios a crdito, y se clasifican como un activo circulante en el distintas a las que constituyen la actividad normal de la

S E R prstamos a funcionarios de la compaa, anticipos a empleados, OS H C E R y los intereses acumulados sobre los documentos por documentos recibidos DE
Estado de situacin financiera. Los importes por cobrar correspondientes a cobrar tambin se consideran como activo circulante, si se piensa cobrarlo dentro de un ao o menos. Documentos por cobrar Cuando una institucin financiera o alguna otra entidad otorga un prstamo, por lo general requiere que el propietario pague ciertos honorarios, llamados intereses, por el u8so del dinero. Cuando el prestario recibe el dinero, firma una promesa por escrito de que pagar al prestamista en una fecha futura el monto del prstamo ms los intereses. Esta promesa por escrito firmada por el prestario se llama pagar. Una compaa puede aceptar documentos de un cliente como pago de un adeudo. Por lo general los documentos que se reciben de clientes o los que se entregan a proveedores son pagars. El inters que se recibe de un cliente cuando efecta el pago del documento se acredita ingreso por inters. Por su parte, el inters pagado sobre un documento dado a un acreedor se carga a la cuenta de gastos de intereses.

O D A V ER

47

Pagar El pagar es una promesa escrita que hace una persona a otra de pagar cierta cantidad de dinero, en una fecha determinada. Es una forma generalizada y econmica de obtener d9inero prestado por cortos periodos. Lo firma el suscriptor y se debe pagar a una persona especfica o al portador. El documento tiene que ser firmado por el prestatario, a quien se conoce como suscriptor del pagar. Dicho documento debe sealar la ciudad, el estado, la fecha en que se extiende, el tiempo en que vence y la tasa de inters. Para que el pagar sea negociable (pueda transferirse a otra persona), debe estar extendido a la orden de la persona que presta el dinero, a quien se le conoce como beneficiario o portador, que es cualquiera que tenga a su nombre el pagar.

H C E R E Cuentas incobrables D

S E R OS

O D A V ER

Es normal que un negocio que vende mercanca y servicios a crdito tenga algunos clientes que no paguen sus cuentas. Estas cuentas se conocen como incobrables y se clasifican bajo el nombre de gasto por cuentas incobrables, en la seccin de gastos de operacin/ gastos de venta del Estado de resultado. El monto de gasto por cuentas incobrables que resulte vara de acuerdo con las polticas de crdito de la compaa. Al terminar cada periodo contable se estima el importe de las cuentas incobrables para obtener una cifra razonable del gasto por cuentas incobrables que aparecern en el estado de resultados.

Registro de las cuentas incobrables

Es difcil determinar cules sern los clientes que no pagarn sus cuentas. Por lo tanto, si se desea que el importe que aparezca en el Estado

48

de situacin financiera sea el correcto, es necesario estimar las cuentas que con el tiempo sern incobrables. (Guajardo 2005, p. 254) Para registrar las prdidas por cuentas incobrables del periodo, primero se debe estimar un monto de cuentas incobrables. Este asiento de ajuste consiste en un cargo a la cuenta Gasto de cuentas incobrables y un abono a una cuenta complementaria de activo llamada Estimacin por cuentas incobrables. Esta estimacin no se acredita en forma directa a clientes, debido a que este importe no es ms que una estimacin de las cuentas de clientes que pueden resultar in cobrables y, adems, no se refiere a ningn cliente en particular, pues es una contra cuenta de la cuenta de clientes que al ser disminuida presentar su saldo neto real acorde a lo que se espera cobrar.

H C E R E estimar las cuentas incobrables Mtodos para D

S E R OS

O D A V ER

El tratamiento contable de las cuentas incobrables implica una estimacin de las mismas ante la imposibilidad prctica de saber cules clientes no pagarn. Dicha estimacin puede ser un porcentaje de las ventas del periodo o sobre el saldo de las cuentas por cobrar a una fecha determinada. (Guajardo 2005, p. 255) A continuacin se explicar el mtodo para estimar las prdidas por cuentas incobrables basado en el porcentaje de ventas: Mtodo del porcentaje de las ventas: Estima las prdidas por cuentas incobrables utilizando un porcentaje de las ventas netas a crdito para llegar a una cantidad razonable. Para determinar la tasa estimada es necesario examinar y analizar el porcentaje de prdidas experimentadas sobre el total de las ventas a crdito de periodos anteriores. Despus se aplica el porcentaje estimado al total de las ventas a crdito del periodo, menos el importe de las devoluciones y bonificaciones sobre ventas. No debe restarse o sumarse cualquier saldo existente en la cuenta estimacin por cuentas

49

incobrables provenientes de periodos anteriores para determinar el importe de ajuste de cuentas malas.

Cancelacin de cuentas incobrables

Cuando la cuenta de un cliente se convierte en incobrable debe eliminarse de los registros contables. Para registrar la cancelacin se hace un cargo a la estimacin de cuentas incobrables y se abona a clientes, siempre y cuando se haya realizado previamente la estimacin Mtodo de cancelacin directa: Las compaas pequeas que tienen muchos clientes pueden preferir esperar hasta confirmar que no pueden cobrar la cuenta especfica de un cliente, antes de hacer cualquier ajuste en relacin

S E R con las prdidas por cuentas OSincobrables. Cuando es evidente que una H C ERE utilizan el mtodo de cancelacin directa. Cuando se cuenta es Dincobrable,
aplica este mtodo se hace un cargo a la cuenta de gastos por cuentas incobrables y se abona directamente a Clientes por el importe adeudado. (Guajardo 2005, p. 256) De acuerdo con este mtodo, las prdidas en cuentas incobrables se deben registrar como un gasto en el periodo en el que se cancel la cuenta y no cuando se realiz la venta. Ello puede provocar que los activos del Estado de situacin financiera aparezcan con ms valor que el real, al igual que la utilidad que se presenta en el Estado de resultados, si no se ha tenido la precaucin de ajustar, de acuerdo con las prdidas estimadas que se espera se producirn por cuentas incobrables. El cobro oportuno de las cuentas por cobrar es importante; ste determina el xito o el fracaso de las polticas de crdito y de cobro de una compaa. Una cuenta por cobrar vencida es una candidata para una cancelacin como perdida de un crdito. Para ayudarnos a juzgar qu tan buen trabajo est haciendo una compaa al otorgar crdito y cobrar sus cuentas, calculamos

O D A V ER

50

la razn de las ventas netas sobre cuentas por cobrar promedio. (Meigs 2000, p. 289).

Control interno de las Cuentas por cobrar Uno de los principios ms importantes del control interno es que los empleados que tienen la custodia del efectivo o de otros activos negociables no deben llevar los registros contables. Comnmente, en un negocio pequeo, un empleado es responsable de manejar las entradas de efectivo, de llevar los registros de las cuentas por cobrar, de explicar notas crdito y

S O D A Val fraude. El empleado en Esa combinacin de funciones es una invitacin R E S E cobrando a un cliente sin efectuar R esta situacin puede retirar el efectivo S HO C E registro alguno del cobro. El siguiente paso es deshacerse del saldo en la ER D cuenta del cliente. Esto se puede hacer emitiendo una nota crdito indicando
de cancelar las cuentas incobrables. que el cliente ha devuelto mercanca, o anulando la cuenta del cliente por incobrable. De este modo, el empleado tiene el efectivo, la cuenta del cliente tiene un saldo de cero por pagar y los libros estn cuadrados. (Meigs 2000 p. 287). En resumen, los empleados que llevan el mayor auxiliar de cuentas por

cobrar no deben tener acceso a las entradas de efectivo. Los empleados que llevan las cuentas por cobrar o que manejan las entradas de efectivo no deben tener la autoridad de expedir notas de crditos o de autorizar la cancelacin de cuentas por cobrar como incobrables.

INVENTARIO Consta de todos los bienes propios y disponibles para la venta a los clientes. El inventario se convierte en efectivo dentro del ciclo operacional de la compaa y, por consiguiente, se considera como un activo corriente (circulante). En el balance general, el inventario se relaciona inmediatamente

51

despus de las cuentas por cobrar, porque es slo un paso ms en la conversin a efectivo luego de los efectos por cobrar de los clientes. (Meigs 2000 p. 323)

Planificacin Flujo de los costos de inventario El inventario es un activo y al igual que otros activos generalmente se presenta en el balance general a su costo. A medida que se venden artculos de este inventario, sus costos se retiran del balance general y se transfieren

S O D A Vse ilustra en el diagrama en el estado de resultados. Este flujo de E costos R S E R siguiente: S HO C E DER Figura N 5
BALANCE GENERAL Costo de compra (o costos de manufactura) Activos Corrientes: Inventario A medida que los bienes se venden

al costo de bienes vendidos, el cual se compensa contra el ingreso de ventas

A medida que se incurre en ellos

ESTADO DE RESULTADOS Ingresos Costo de los bienes vendidos Utilidad bruta Gastos Utilidad Neta Fuente: Meigs (2000)

52

En un sistema de inventario perpetuo, los asientos en los registros contables se realizan en forma paralela a este flujo de costos. Cuando la mercanca es comprada, su costo neto se debita a la cuenta del activo Inventario. A medida que la mercanca se vende, su costo se retira de la cuenta Inventario y se transfiere a la cuenta Costo de los bienes vendidos. La valuacin del inventario y del costo de los bienes vendidos es de importancia crtica para los gerentes y para los usuarios de los estados financieros. En muchos casos, el inventario es el activo corriente (circulante) ms importante de la compaa, y el costo de los bienes vendidos es su mayor. Estas dos cuentas tienen un efecto significativo en los subtotales de los estados financieros y en las razones utilizadas en la evaluacin de la solvencia, as como en la rentabilidad del negocio. (Meigs 2000, p. 323)

H C E R Eregistros del inventario Sistemas de D

peridico. Sistema de inventario perpetuo.

S E R OS

O D A V ER

Guajardo (2004, p. 399), explica los dos sistemas para llevar los registros de inventario y la cuenta del costo de la mercanca vendida: perpetuo y

Este mantiene su saldo siempre actualizado de la cantidad de mercancas en existencia y del costo de la mercanca vendida. Cuando se compra mercanca, aumenta la cuenta de inventario; cuando se vende, disminuye y se registra el costo de la mercanca vendida. As, en todo momento se conoce la cantidad y el valor de las mercancas en existencia y el costo total de las ventas del periodo. Cuando se aplica el sistema perpetuo no se utilizan las cuentas Compras, Fletes sobre compras, Devoluciones y bonificaciones sobre compras o Descuentos sobre compras. Cualquier operacin que represente cargos o crditos a estas cuentas debe registrarse en la cuenta Inventario de mercancas. Siempre que se compren mercancas y se incurra en gastos por

53

fletes, se hace un cargo a la cuenta inventario de mercancas por las compras y los gastos de fletes, en tanto que se acreditan las cuentas proveedores o bancos, segn corresponda. Con este sistema no hay necesidad de efectuar un conteo fsico de las existencias de mercanca al terminar el periodo, a pesar de que se acostumbre realizarlo para comprobar la exactitud de la cuenta de inventario. Una ventaja adicional de este sistema de registro es que facilita la preparacin de la seccin del costo de cada venta al finalizar el periodo, es decir, la cuenta costo de ventas debe cerrarse contra prdidas y ganancias. Sistema de inventario peridico:

S E R cuenta Compras; por su parte, OS las cuentas Devoluciones y bonificaciones H C E sobre compras, DERDescuentos sobre compras y Fletes sobre compras se

Este no mantiene un saldo actualizado de las mercancas en existencia.

Siempre que se compran mercancas para revenderse, se hace un cargo a la

O D A V ER

utilizan para devoluciones, descuentos recibidos por pronto pago y cargos de fletes en que se incurre al trasportar mercancas. Por lo tanto, es necesario hacer un conteo fsico para determinar las existencias de mercancas al finalizar el periodo. En el sistema peridico no se registra el costo de la mercanca vendida cada vez que se efecta una venta, por lo tanto, debe calcularse al final del periodo.

Mtodos de valuacin del inventario El objetivo de los mtodos de valuacin es determinar el costo que ser asignado a las mercancas vendidas y el costo de las mercancas disponibles al terminar el periodo. Se debe seleccionar el que brinde al negocio la mejor forma de medir la utilidad neta del periodo y el que sea ms representativo de su actividad. (Guajardo 2004, p. 397)

54

Para ello existen varios mtodos: Primeras entradas, primeras salidas (PEPS) Cuando se aplica este mtodo, se supone que las primeras mercancas compradas son las primeras que se venden. Por lo tanto, las mercancas en existencia al final del periodo sern las ltimas, es decir, las de compra ms reciente, valoradas al precio actual o al ltimo precio de compra. Este mtodo refleja al final un mayor saldo de inventarios (sobrevaluado) y un costo de ventas menor (subvaluado). Ultimas entradas, primeras salidas (UEPS) Cuando se emplea este mtodo, se supone que las ltimas mercancas compradas son las primeras que se venden. Las mercancas que no se

S E R S productos comprados. Cuando se utiliza en el inventario inicial oH losO primeros C ERE el mtodo para valuacin de inventarios, se supone que los primeros DUEPS
venden al final del periodo representan las que se encontraban en existencia artculos comprados son los ltimos que se venden: por lo tanto, el inventario final debe valuarse segn el primer precio de compra o el ms antiguo. De acuerdo con este mtodo, el inventario final es menor (subvaluado) y el costo de ventas es mayor (sobrevaluado). Promedio ponderado Este mtodo reconoce que los precios varan, segn se adquieren las mercancas durante el periodo. Por lo tanto, de acuerdo con este mtodo, las unidades del inventario final deben ser valoradas al costo promedio por unidad de las existencias disponibles durante todo el ao. Antes de calcular el valor del inventario final mediante el mtodo del promedio ponderado, es necesario determinar el costo promedio por unidad, que despus se aplicar al nmero de unidades de inventario final. Por otro lado el autor Meigs (2000 p. 325) aparte de los mtodos ya mencionados menciona otro que es el de identificacin especfica.

O D A V ER

55

Identificacin especfica Se puede utilizar cuando es posible determinar los costos corrientes de unidades de mercancas individuales a partir de los registros contables. Este mtodo es el ms apropiado para inventarios de artculos de precio alto y bajo volumen. ste es el nico que utiliza un paralelo exacto del flujo fsico de la mercanca. Por otro lado Meigs (2000 p. 332), muestra un resumen de los mtodos de valuacin a travs de un cuadro.

Cuadro N 1

Mtodos de valuacin de inventario Costos asignados a: Mtodo de Costo de los Inventario Comentarios valuacin bienes vendidos Paralelo al flujo fsico Costo real de Identificacin Costos reales Mtodo lgico de las unidades las unidades especfica cuando las unidades restantes vendidas son nicas Puede ser engaoso cuando las unidades son idnticas.

EC R E D

S E R OS

O D A V ER

Costo promedio

Nmero de unidades vendidas multiplicado por el costo unitario promedio

Nmero de unidades disponibles multiplicado por el costo unitario promedio

Asigna a todas las unidades el mismo costo unitario promedio Los costos corrientes se promedian con los costos ms antiguos.

PEPS

Costo de las compras ms tempranas disponibles inmediatamente anteriores a la venta (primeras

Costo de las unidades compradas ms recientemente

El coto de los bienes vendidos se basa en costos ms antiguos El inventario est valorado a los costos corrientes

56

en entrar, primeras en salir)

Se puede sobrevaluar el ingreso durante periodos de precios en aumento, pueden aumentar los impuestos sobre la renta por pagar El costo de los bienes vendidos se muestra a precios recientes El inventario se muestra a costos antiguos (y posiblemente desactualizados) El mtodo ms conservador durante periodos de precios crecientes, con frecuencia da como resultado impuestos sobre la renta ms bajos

UEPS

Costo de las unidades compradas ms recientemente (ltimas en entrar, primeras en salir)

Costos de las primeras compras (supuestamente an dentro del inventario)

EC R E D
Fuente: Meigs 2000

S E R OS

O D A V ER

Principios de contabilidad aplicables a inventarios La NIC 2 define el inventario como los activos posedos para ser vendidos en el curso normal de la operacin (Mercancas, productos terminados); se hallan en proceso de produccin para efectos de dicha venta (Productos en proceso), en forma de materiales o suministros para ser consumidos en el proceso de produccin, o en el suministro de servicios (materias primas, envases y embalajes y suministros diversos).

Las reglas aplicables segn la NIC 2: Los inventarios deben ser medidos al costo o al valor neto realizable, segn el que sea menor.

57

El costo de los inventarios deben comprender todos los costos derivados de la adquisicin conversin de los mismos, as como otros costos en los que se ha incurrido para darles su condicin y ubicacin actuales.

En los estados financieros se debe revelar las polticas contables adoptadas para la medicin de los inventarios, el valor total en libros desglosado en importes parciales segn la clasificacin de los inventarios.

La versin modificada de la NIC 2 ha eliminado la aplicacin del Mtodo UEPS (Ultimas Entradas - Primeras Salidas), tambin conocido como LIFO como un mtodo valido para la valuacin de los inventarios. Recordemos

S E R acuerdo con la vigente NIC 2 es utilizar el Mtodo PEPS o Promedio OS H C E ER Primeras Salidas) y que en el Tratamiento Alternativo (Primeras Entradas D
que el Tratamiento por Punto de Referencia para valuar los inventarios de Permitido se aplicaba el Mtodo UEPS. Procedimiento de control del inventario

O D A V ER

Mantilla y Cante (2006 p. 60), plantean que el control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa. Para que un control interno sobre el inventario sea eficiente debe incluir ciertos elementos. Estos elementos constan en realizar conteos fsicos de los inventarios peridicamente, mantenimiento eficiente de compras, recepcin y

procedimientos de embarque, almacenamiento del mismo para protegerlo contra el robo, dao o descomposicin, permitir acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables, mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancas de alto costo unitario, mantener el inventario suficiente cuidando que no pase mucho

58

tiempo en almacn para evitar con eso el gasto de tener dinero restringido en artculos innecesarios.

Definicin de Trminos Bsicos

Activo: Esta integrado por todos los recursos de que dispone la entidad para la realizacin de sus fines, los cuales deben representar beneficios econmicos futuros fundadamente esperados y controlados por una entidad econmica, provenientes de transacciones o eventos realizados,

identificables y en cuantificables unidades monetarias (Romero, 2006).

S E R brinden un beneficio econmico OS futuro fundadamente esperado, ya sea por H C E ER su venta, uso, consumo o servicios, normalmente dentro de un plazo de un D
forma razonables se conviertan en efectivo; bienes o recursos, que se espera ao o del ciclo financiero a corto plazo, el que sea menor (Romero, 2006) Activo Disponible: Efectivo en caja y bancos, las inversiones temporales en valores negociables de disponibilidad inmediata (Romero, 2006). Bancos: Representa el valor del dinero a favor de la empresa en las distintas instituciones de crdito (Guajardo, 2005) Caja: Representa dinero en efectivo, considerndose como efectivo los billetes, monedas, cheques recibidos, giros bancarios (Guajardo, 2005) Confiabilidad: Caracterstica de la informacin contable por la cual el usuario la utiliza y acepta para tomar decisiones (Romero, 2006). Costo: Precio de intercambio de los bienes y servicios en la fecha de su adquisicin. Sacrificio econmico, expresado en unidades monetarias, necesario para obtener un recurso o bien (activo) (Romero, 2006) Empresa: Conjunto de elementos humanos, tcnicos, materiales, financieros y capital, cuyo objetivo natural y principal es la prestacin de servicios a la comunidad o la obtencin de lucro, coordinados por una

Activo Circulante: Partidas que representan efectivo o que se espera en

O D A V ER

59

autoridad encargada de tomar decisiones acertadas para el logro de objetivos (Romero,2006). Inventario Final: Total de la existencia de mercancas al finalizar un periodo contable, valuado a precios de costo (Romero, 2006) Inventario inicial: Total de existencia de mercancas al iniciar un periodo contable, valuado a precios de costo (Romero, 2006) Periodo Contable: Divisin en la vida de la empresa para la toma de decisiones. Las operaciones y eventos, as como sus efectos se identifican con el periodo en que ocurren. Los costos y gastos deben identificarse con el ingreso que originaron, independientemente de la fecha en que se paguen (Romero, 2006)

S E R Sventa (Romero, 2006) a crdito registradas a precio Ode H C E DER

Sistema de Variables

Ventas: Total de mercancas vendidas a los clientes ya sea de contado o

O D A V ER

Definicin nominal: Sistema de control interno para el activo circulante. Definicin Conceptual: La variable se decompone en un trmino: Control Interno. Este es el paso que toma una empresa para prevenir el fraude, tanto la malversacin de activos como los informes financieros fraudulentos. A su vez se define como un proceso, un medio para alcanzar un fin, no un fin, en s mismo. Los realizan individuos, no slo los manuales de polticas, los documentos y los formularios (Wittington Pany 2005). Definicin Operacional: La variable ser medida a travs las puntuaciones que se obtengan en el instrumento tipo cuestionario que considerar las dimensiones: Efectivo, Cuentas por Cobrar e Inventario, en el marco de los indicadores sealados en el cuadro N 2 referido a la operacionalizacin de la variable mostrada a continuacin.

60

CUADRO N 2

CUADRO DE OPERACIONALIZACIN DE LAS VARIABLES

VARIABLES DIMENSION INDICADORES Confirmacin del efectivo. Conciliacin del efectivo tems 1, 2, 3 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32 33, 34, 35,

Efectivo

Procedimiento de control del efectivo.

H C E R E

S E R OS Fondo para cuentas

incobrables. Confirmacin de las cuentas por cobrar.

Convertibilidad de las cuentas por cobrar.

O D A V ER

36, 37, 38

Control Interno

Cuentas por Cobrar

39, 40, 41, 42

Procedimiento de control de las cuentas por cobrar. Planificacin.

43, 44, 45, 46

47, 48

Sistema de registro del Inventario. Inventario Mtodos de valuacin del inventario. Procedimiento de control del inventario. FUENTE: Kassem (2008)

49, 50, 51, 52

53, 54, 55

56, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63

61

CAPITULO III

MARCO METODOLOGICO

En este captulo, se describen los lineamientos metodolgicos para llevar a cabo la presente investigacin. Se muestran detalladamente los procesos y tcnicas utilizadas, concernientes al diseo y tipo de investigacin, as como

S O D A V en el desarrollo de datos, con la finalidad de abordar los objetivos planteados R E S E Para la realizacin del presente R los mismos, y alcanzar los resultados. S O Hlos C E estudio, son importantes hechos y las relaciones que establecen los DER
la poblacin objeto de estudio y las tcnicas e instrumentos de recoleccin de resultados, y que estos tengan el grado mximo de exactitud y confiabilidad. Tipo de Investigacin

Salkind define la investigacin descriptiva como aquella en que se resean las caractersticas o rasgos de la situacin o fenmeno objeto de estudio. A su vez Cerda plantea que tradicionalmente se define la palabra describir como el acto de representar, reproducir o figurar a personas, animales o cosas, se deben describir aquellos aspectos ms caractersticos, distintivos y particulares de estas personas, situaciones o cosas, o sea, aquellas propiedades que las hacen reconocibles a los ojos de los dems (Citado por Bernal 2006, p. 112). De acuerdo con este autor, una de las funciones principales de la investigacin descriptiva es la capacidad para seleccionar las caractersticas fundamentales del objeto de estudio y su descripcin detallada de las partes, categoras o clases de dicho objeto.

62

Por su parte Mndez (2006), plantea que el propsito de los estudios descriptivos es la delimitacin de los hechos que conforman el problema de investigacin. Por esto es posible: Establecer las caractersticas demogrficas de unidades investigadas (nmero de poblacin), establecer comportamientos concretos (cmo se ejerce la funcin de auditora, cmo se manejan las tcnicas contables, cmo son los procesos de decisin), y descubrir, comprobar la posible asociacin de las variables de investigacin (actitud frente al lder autocrtico y los mecanismos de control, la aplicacin de la sistematizacin y su uso en los principios contables, los anlisis financieros y la auditora y control) (Mndez 2006, p. 154)

S E R interno del activo circulante, examinar los riesgos inherentes relacionados OS H C E R con el activo verificar la veracidad de los registros, comprobar la DEcirculante,
integridad de las transacciones, se sealan formas de conducta y actitudes

As, en el estudio descriptivo se identifican las caractersticas de control

O D A V ER

del total de la poblacin investigada, se establecen comportamientos concretos y se descubre y comprueba la asociacin entre las cuentas del activo efectivo, cuentas por cobrar e inventario. A travs del uso tcnicas especficas en la recoleccin de informacin, como la observacin, las entrevistas y los cuestionarios. Tambin pueden utilizarse informes y documentos elaborados por otros investigadores. La mayor parte de las veces se usa el muestreo para la recoleccin de informacin, y la informacin obtenida se somete a un proceso de

codificacin, tabulacin y anlisis estadstico.

Diseo de la investigacin

El diseo de investigacin utilizado se clasifica como no experimental, ya que la variable control interno del Activo Circulante (Efectivo en caja y banco,

63

Cuentas por cobrar e Inventario) as como las dimensiones e indicadores son analizados en su estado natural, sin la intervencin del investigador. La investigacin no experimental son estudios que se realizan sin la manipulacin deliberada de variables y en los que slo se observan los fenmenos en su ambiente natural para despus analizarlos. En este tipo de estudio no se construye ninguna situacin, sino que se observan situaciones ya existentes, no provocadas intencionalmente en la investigacin por quien la realiza (Hernndez, Fernndez y Baptista 2006, p. 205). Asimismo, la investigacin se cataloga como Descriptivo Transeccional; estos diseos tienen como objetivo indagar la incidencia de las modalidades o niveles de una o ms variables en una poblacin. El procedimiento consiste

S E R S y as proporcionar su descripcin. Son, vivos, objetos, situaciones, contextos; O H C RE puramente descriptivos y cuando establecen hiptesis, por lo tanto, estudios DE
en ubicar en una o diversas variables a un grupo de personas u otros seres stas son tambin descriptivas (Hernndez y otros 2006, p. 210). Segn Hernndez y otros (2006 p. 158), una vez que se precis el planteamiento del problema, se defini el alcance inicial de la investigacin y se formularon las hiptesis (o no se establecieron debido a la naturaleza del estudio), el investigador debe visualizar la manera prctica y concreta de responder a las preguntas de investigacin, adems de cubrir los objetivos

O D A V ER

fijados. Esto implica seleccionar o desarrollar uno o ms diseos de investigacin y aplicarlos para obtener la informacin que se desea. Si el diseo est concebido cuidadosamente, de manera que sea el apropiado para el control interno del activo circulante, el resultado tiene mayores posibilidades de xito para generar el conocimiento necesario para poder seleccionar un diseo acorde. Puesto que no es lo mismo seleccionar un tipo de diseo que otro: cada uno tiene sus caractersticas propias; ya que cada tipo de cuenta del activo circulante manejada por la empresa Venservi, C.A. necesita de un diseo de control interno apropiado para as evitar posibles riesgos relacionados con el efectivo, cuentas por cobrar e inventario.

64

En tanto que el estudio conlleva a la caracterizacin de la situacin actual del diseo del sistema de control interno del activo circulante (efectivo en caja y banco, cuentas por cobrar e inventario) de la empresa Venservi, C.A.

Poblacin

Para Bernal (2006), la poblacin es el conjunto de todos los elementos a los cuales se refiere la investigacin. Se puede definir tambin como el conjunto de todas las unidades de muestreo. A su vez cita la definicin dada por Jany que la define como la totalidad de elementos o individuos que

S E R S y otros (2006) es el conjunto de todos Segn Selltiz citada por Hernndez O H C E ER los casos que concuerdan con una serie de especificaciones. Una deficiencia D
inferencia, o bien, unidad de anlisis (p. 164). que se presenta en algunos trabajos de investigacin es que no describen lo suficiente las caractersticas de la poblacin o consideran que la muestra la representa de manera automtica (p. 238).

tienen ciertas caractersticas similares y sobre las cuales se desea hacer

O D A V ER

La poblacin de esta investigacin est conformada por las mediciones en cuanto al diseo del sistema de control interno del activo circulante que se van a obtener del universo objeto de estudio. Dicho universo, esta constituido por las asistentes y el representante de la empresa Venservi, C.A. La informacin obtenida fue de carcter primario de las llamados unidades de anlisis, constituido por las personas involucradas en el proceso de control interno del activo circulante en la empresa Venservi, C.A., conformados por (1) gerente, (1) compras, (1) ventas y (1) contador, tal como se presenta en el cuadro N 2.

De igual manera, Selltiz citada por Hernndez y otros (2005, p. 195) define el censo poblacional como el nmero de elementos sobre el cual se pretende generalizar los resultados. As mismo, la poblacin se catalog

65

como accesible, ya que al ser reducida en tamao y al estar ubicada en un rea geogrfica susceptible de ser abordada por el investigador; fue posible desarrollar el estudio, sobre la composicin de la totalidad del universo y unidades de informantes.

Cuadro 3 Distribucin del Universo y unidades informantes Universo Unidades informantes Descripcin Nmero Sujetos

EC R E D

Empresa Venservi, C.A. Gerente 1 Compras 1 Ventas 1 Contador 1 Total : 1 Total: 4 Fuente: Oficina de la empresa Venservi, C.A. (2008)

S E R OS

O D A V ER

Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos

El proceso de recoleccin de datos se realiz utilizando la tcnica de observacin mediante encuesta; segn Mndez (2006, p.252) la recoleccin de informacin mediante la encuesta se hace por formularios, los cuales tienen aplicacin a aquellos problemas que se pueden investigar por mtodos de observacin, anlisis de fuentes documentales y dems sistemas de conocimiento. El instrumento bsico para esta tcnica es el cuestionario, ste es el instrumento para realizar la encuesta y el medio constituido por una serie de preguntas que sobre un determinado aspecto se formulan a las personas que se consideren relacionadas con el mismo.

A su vez Hernndez y otros (2006), define a los instrumentos como un recurso que utiliza el investigador para registrar informacin o datos sobre las variables que tienen en mente. Bajo tales perspectivas, en la presente

66

investigacin fue utilizado el cuestionario simple y cerrado. el cuestionario cerrado son aquellas que contienen categoras u opciones de respuesta previamente delimitadas (p. 276). Mndez (2006), lo llama Cuestionario con preguntas de opcin mltiple; estas preguntas permiten a quien las construye presentar varias opciones de respuesta a quien responde. Generalmente se da una escala que puede presentar tres, cinco o siete opciones. En todas ellas hay una opcin intermedia o neutra frente a los extremos de las otras opciones (p. 295). Con el propsito de recabar informacin necesaria y pertinente para el anlisis del Control Interno del activo circulante de la empresa Venservi, C.A., se diseo un cuestionario con 63 preguntas de alternativa de respuestas de opcin mltiple, una escala tipo Likert (Siempre, Casi Siempre, A veces,

S E R Casi Nunca y Nunca) que permite OS obtener los datos requeridos para tal fin. El H C E para el anlisis objetivo de los elementos que lo Raplica cuestionario se DE
constituyen y/o conforman, utilizndose los indicadores de la variable, en el contexto de las dimensiones. (Ver Anexo 1).

O D A V ER

Validez y Confiabilidad del Instrumento

Validez

Para Hernndez y otros (2006 p. 277), toda medicin o instrumento de recoleccin de datos debe cubrir dos requisitos esenciales; Validez y Confiabilidad. (i) Validez: es el grado en que un instrumento realmente mide la variable que pretende medir. En tanto, (ii) la Confiabilidad: es el grado en el que un instrumento produce resultados consistentes y coherentes. Para la validez del instrumento, se someti a juicio de tres (3) expertos en el rea de contabilidad y auditoria, quienes valoraron y emitieron consideraciones acerca de la pertinencia de cada tem, elaborado con

67

respecto a los objetivos de la investigacin, variable de estudio, dimensiones, indicadores de la misma. (Ver anexo ---). Las sugerencias hechas por uno de los expertos se enmarca en que el instrumento diseado desde el punto de vista metodolgico no propicia un anlisis de datos, validez y confiabilidad apropiada ya que estaba conformada por respuestas de tipo dicotmicas y de seleccin mltiple, la cual fue tomada en cuenta realizndose los cambios pertinentes. As mismo considerando los tres expertos como suficiente para disear un sistema de control interno para el activo circulante.

Confiabilidad

S E R En cuanto a la prueba piloto Hernandez y otros (2006 p. 306), sealan que OS H C E R consiste D enE administrar el instrumento a una pequea muestra inferior a la
muestra definitiva, cuyos resultados se usan para calcular la confiabilidad inicial y que los autores aconsejan que cuando la muestra sea de 300 o ms se lleve a cabo la prueba con entre 30 y 60 personas, salvo que la investigacin exija un nmero mayor. A su vez, Hernandez y otros (2006 p. 277), sealan que la confiabilidad del instrumento se refiere al grado en que su aplicacin repetida al mismo sujeto u objeto produce resultados iguales; y que esta es el grado en que un instrumento produce resultados consistente y coherentes. Cabe destacar que en la presente investigacin el cuestionario aplicado a la empresa Venservi, C.A., no requiri de la confiabilidad del instrumento, ya que, segn sus caractersticas la poblacin objeto de estudio es muy pequea, ya que se tomo el censo poblacional que est conformado por 4 personas.

O D A V ER

68

Procedimiento

El procedimiento seguido para la realizacin de la siguiente investigacin consto en identificar si la empresa Venservi, C.A. posea procedimientos de control interno, verificando si sta los cumpla y determinando si eran efectivos; a travs de visitas y una entrevista con la aplicacin de un cuestionario que abarca todo lo relacionado con los objetivos de la investigacin, y as realizar un diseo de sistema de control interno para el activo circulante de acuerdo a sus necesidades y fallas, que sea pertinente y reduzca las problemas o inconveniente presentes sobre el efectivo, las cuentas por cobrar y el inventario.

S E R expertos para el anlisis deS las mismas y la elaboracin de un diseo O H C E ERel control interno del activo circulante de la empresa ya apropiado Dpara
mencionada. Plan de anlisis

A su vez tomando como referencias la teora dada por los autores

O D A V ER

El anlisis fue de tipo cuantitativo sealndose los datos obtenidos en el instrumento aplicados a la poblacin estudiada, desarrollndose tablas de distribuciones de frecuencias absolutas, por indicador y a su vez se discuten los resultados confrontando con la base terica desarrollada en la investigacin.

69

CAPITULO IV

RESULTADOS Y DISCUSIN

Seguidamente, se exponen la presentacin y anlisis de los resultados derivados de los datos obtenidos de los cuestionarios para analizar el Control Interno del Activo Circulante de la empresa Venservi, C.A. Para ello, se

S O D A Vpermiti establecer las abordar a la poblacin estudiada, laE cual R S E el comportamiento de la variable R caractersticas y elementos que describen S O H C E control interno del activo circulante en cuanto a las cuentas efectivo, cuentas DER
constituyen. Los resultados de la presente investigacin se

consideraron los tems desarrollados en el instrumento diseado para

por cobrar e inventario, con respecto a las dimensiones e indicadores que los

presentan

organizadamente considerando la variable, la dimensin y el indicador con la finalidad de alcanzar los objetivos especficos y lograr el objetivo general. En este captulo se busca darle respuesta a los objetivos a travs de los resultados obtenidos y el anlisis de los mismos.

70

Variable: Control Interno del Activo Circulante Dimensin: Efectivo Indicador: Confirmacin del Efectivo Tabla 1 Manejo del Efectivo
Siempre tems F:A 1. Los ingresos son depositados en el banco diariamente e intactos. 2. Las ventas estn justificadas con facturas, boletas de ventas, boletas de salida de inventario, a fin de comprobar los ingresos. 3. Se verifican las pruebas de las ventas al contado por una persona que no recibe su importe. TOTALES % Casi Siempre F:A % 1 25 A veces F:A 3 % 75 Casi Nunca F:A % Nunca F:A % Total F:A 4 % 100

100

EC R E D
4 33

SE E R OS
3 75 1 25

S O D A RV

100

100

33

33

Los resultados presentados por la tabla 1, sealan que en cuanto al depsito en el banco de los ingresos diario tres (75%) respondieron que a veces realizan los depsitos y uno (25%) que casi siempre, en cuanto a si las ventas se encuentran justificadas los cuatro (100%) respondieron que siempre y de si se verifican las pruebas de las ventas al contado tres (75%) respondieron que casi siempre y uno (25%) que a veces. De esto se deduce que si bien hay control sobre el efectivo, ste no es completamente favorable, tal como plantea Meigs (2000) que el efectivo se mueve tan fcilmente entre las cuentas bancarias y otros activos financieros, el manejo del efectivo significa realmente el manejo de todos los recursos financieros. El manejo eficiente de estos recursos es esencial para el xito,

71

incluso para la supervivencia, de toda organizacin empresarial. Por lo cual es necesario mantener un control sobre el efectivo y someterlo a verificaciones con la finalidad de que este se maneje adecuadamente. El hecho de que el 75% afirm que a veces se realizan los depsitos oportunamente, significa que existe una debilidad de control interno por lo cual se requiere que esta rea sea reforzada.

Indicador: Conciliacin del Efectivo Tabla 2 Registro del Efectivo

Siempre tems F:A % Casi Siempre F:A %

4. Son registrados en el diario los ingresos y se pasan a otros libros al recibirlos. 5. Son registradas puntualmente las transferencias de fondos de una cuenta bancaria a otra. 6. Son registrados los cheques posfechados al recibirlos. 7. Es conservado en depsito los cheques posfechados. TOTALES

EC R E D

S E R OS
F:A 1 25 3 4

A veces

O D A V ER
Casi Nunca F:A % F:A

Nunca

S
% F: A 4

Total %

75

100

100

100

75

25

100

25

75

100

25

56

19

La tabla 2 se refiere al registro del efectivo, en donde se puede observar que en cuanto al registro diario del ingreso en los libros tres (75%) respondieron que se realiza a veces y uno (25%) casi siempre, de a cuerdo al registro puntual de las transferencias de fondos de una cuenta a otra los cuatro (100%) respondieron que a veces y en relacin al registro de los cheques posfechados al recibirlos tres (75%) respondieron que se realiza

72

casi siempre y uno (25%) a veces. A su vez respondi uno (25%) que estos a veces se conservan en depsitos y tres (75%) que casi nunca. Esto quiere decir que existen fallas al momento de registrar los ingresos ya que no se realizan oportunamente al momento de ser recibidos lo cual puede traer como consecuencia extravos u olvidos. Guajardo (2005),

platea que la administracin del efectivo es de suma importancia en cualquier negocio debido a que es el medio para obtener mercancas y servicios; y que debe existir un control adecuado y bien planificado sobre ste. Tabla 3 Conciliacin del Efectivo
Siempre tems F:A 8. El banco entrega y sella los estados bancarios y los cheques pagados directamente a la persona que prepara la conciliacin. 9. La persona que prepara las conciliaciones bancarias tambin debe firmar cheques. 10. La persona que prepara las conciliaciones bancarias tambin debe registrar las transacciones al contado. 11. La persona que prepara las conciliaciones, tambin debe manejar efectivo. TOTALES %

H C E R E

S E R OS
F:A 2

Casi Siempre F:A %

A veces %

O D A V ER
Casi Nunca F:A % F:A 2 50

Nunca %

Total F:A 4 % 100

50

100

100

25

50

25

100

100

100

12.5

44

12.5

25

La tabla 3 se refiere a la conciliacin del efectivo, en cuanto a los estados bancarios y los cheques entregados directamente a quien prepara la conciliacin el 50% respondi que a veces y el 50% que casi nunca, en el caso de que la misma persona que prepara conciliaciones firme los cheques

73

el 100% respondi que nunca. De acuerdo a si la persona que prepara las conciliaciones realiza transacciones al contado el 25% respondi que siempre, el 50% casi siempre y el 25% restante respondi a veces; y de acuerdo al tem de que si la persona que prepara conciliaciones maneja efectivo el 100% respondi que a veces. Con esto se deduce que con las respuestas dadas por los sujetos una misma persona ms de una funcin que debera estar separada, tal como la misma persona que prepara las conciliaciones; registra las transacciones al contado y tambin el que una misma persona que prepare las conciliaciones maneje el efectivo. Ya que al estar separadas las funciones se puede evitar robo o fraude siendo el efectivo el ms susceptible tal como lo menciona Meigs (2000).

H C E R Indicador: Procedimiento de Control del Efectivo. DE

Tabla 4 Control Interno del Efectivo
Siempre tems F:A 12.Debe depositar el dinero en el banco la misma persona que llena la planilla de depsito. 13. Sella el banco y devuelve el taln duplicado de depsito a la persona que prepara el depsito. 14. La misma persona que prepara las facturas de venta, debe tambin debe llevar los libros de venta. 15. La misma persona que prepara las % Casi Siempre F:A % A veces F:A 1 % 25

S E R OS

O D A V ER

Casi Nunca F:A % 3 75

Nunca F:A %

Total F:A 4 % 100

100

100

100

100

100

100

74

facturas de venta, tambin tiene acceso a los estados de cuenta de los clientes. 16. La misma persona que prepara las facturas de venta, debe aprobar los descuentos, devoluciones o bonificaciones. 17. La misma persona que prepara las facturas de venta, tiene algunas ingerencias en las cobranzas. 18. Son registradas oportunamente las notas de crdito. 19. Son registradas oportunamente las notas de dbito. TOTALES

75

25

100

25

75

100

H C E R E
8 25

S E R OS
3 1 3 14

O D A V ER
75 1 25 75 1 25 44 8 25 1

100

100

El control interno del efectivo, segn las respuestas dadas por los cuatro (100%) sujetos, se puede observar que posee fallas. Una persona realiza diversas funciones relacionadas con el efectivo lo cual puede tener como riesgo el fraude o robo; as como que la persona que prepara las facturas de venta tiene acceso al estado de cuenta de clientes y que tiene ingerencias en las cobranzas. Esto no es recomendable ya que todas estas funciones deben estar separadas tal como lo seala Meigs (2000) se debe separar la funcin del manejo de efectivo del mantenimiento de los registros contables. Los empleados que manejan efectivo no deben tener acceso a los registros contables y el personal de contabilidad no debe tener acceso al efectivo. Para que el control interno del efectivo garantice confiabilidad y exactitud se deben tomar en cuenta ciertos procedimientos: Divisin del Trabajo Delegacin de autoridad

75

Asignacin de responsabilidad Identificacin del personal con las polticas de la Empresa.

Tabla 5 Control Interno del Efectivo (Cheques)

Siempre tems F:A % Casi Siempre F:A % A veces F:A % Casi Nunca F:A % Nunca F:A % F: A 4 Total %

20. Estn todos los cheques numerados desde la imprenta. 21. Son conservados y archivados los cheques estropeados. 22. Se mutilan los cheques anulados de manera que no puedan volver a usarse. 23. Se deben expedir cheques al portador. 24. Se debe usar protector de cheques. 25. Se firman cheques en blanco con anticipacin. 26. Se controlan con cuidado los cheques en blanco. 27. La persona que firma los cheques, tambin debe manejar la caja chica. 28. La persona que firma los cheques es otra diferente a la que registra los ingresos. 29. Los cheques deben llevar una contrafirma. 30. La misma persona que prepara los

100

100

50

50

H C E R E

SE E R OS
4 100

S O D A RV

100

100

75

25

100

100

100

25

75

100

75

25

100

100

100

50

50

100

25

50

25

100

75

25

100

76

cheques, tambin debe aprobar las facturas. 31. Solo una persona debe examinar en los cheques de cobro las firmas, endosos, nombre del beneficiario y la fecha. 32. Se devuelven al banco los cheques mal endosados para que los corrijan. TOTALES

25

75

100

100

100

18

35

16

31

11

13

10

S las O D A V Rlos cheques tambin maneja mas relevantes son que si la persona que firma E S E R S la caja chica el 100% respondi que siempre, el que la misma persona que O H EC R prepara losE cheques tambin aprueba las facturas el 75% respondi que D
Tal como se puede observar en la tabla 5 con las respuestas dadas, siempre y el 25% casi siempre, de acuerdo al tems de si una sola persona examina los cheques el 25% respondi que siempre y el 75% casi siempre. Meigs (2000), recomienda realizar al menos la mayora de los pagos con cheque. Estos deben ser manejados adecuadamente ya que el mal uso de estos puede caer en fraude, bien sea cuando se firman cheques en blanco o cuando se expiden al portador. El manejo de los cheques es adecuado pero no por completo ya que de acuerdo a las respuestas dadas por lo sujetos existen fallas en el manejo de estos, tales como: la misma persona que firma los cheques no debe manejar la caja chica, la misma persona que maneja los cheques no debe registrar los ingresos, el que una sola persona examine los cheques. Los cheques tambin son considerados efectivo.

77

Variable: Control Interno del Activo Circulante Dimensin: Cuentas por Cobrar Indicador: Convertibilidad de las Cuentas por Cobrar. Tabla 6 Convertibilidad de las Cuentas por Cobrar
Siempre tems F:A 33. Son cobradas las cuentas en el lapso pautado con el cliente. 34. Se aplican descuentos por pronto pago a los clientes. 35. Se aplican intereses por demora de pago a los clientes. TOTALES % Casi Siempre F:A % A veces F:A 3 % 75 Casi Nunca F:A % 1 25 Nunca F:A % Total F:A 4 % 100

EC R E D

S E R OS
3 25

O D A V ER
4 100 9 75

100

100

100

La tabla 6, muestra de acuerdo a las respuestas dadas por los sujetos que no siempre las cuentas son cobradas en el tiempo pautado con el cliente y que la empresa tampoco hace el uso de incentivos para hacer que estos paguen en el lapso pautado al momento de haberse hecho la venta. Ya que en cuanto el tems de si las cuentas son cobradas en el lapso pautado con el cliente el 75% respondi a veces y el 25% casi nunca; y de acuerdo a los tems de descuento por pronto pago y aplicacin de intereses por mora el 100% respondi que casi nunca se hace. Meigs (2000), plantea que las cuentas por cobrar son activos relativamente lquidos, que generalmente se convierten en efectivo en un periodo de 30 a 60 das. Cuando el tiempo de cobro se pasa puede generar perdidas para la empresa ya que no se esta reinvirtiendo ese dinero ni esta generando ganancias. El seguimiento al cobro es una parte importante del manejo eficiente del efectivo.

78

En resumen, la capacidad de una compaa para generar el efectivo requerido para las operaciones rutinarias de negocios depende de las fechas de vencimiento de sus cuentas por cobrar, por lo tanto es importante aplicar incentivos para que los clientes paguen antes de la fecha o a la fecha de vencimiento de la factura.

Indicador: Fondo para Cuentas Incobrables. Tabla 7 Cuentas Incobrables

Siempre tems F:A 36. Existe un fondo para cuentas incobrables. 37. Son analizadas y verificadas las cuentas incobrables. 38. Se maneja algn mtodo para el clculo de las cuentas incobrables. TOTALES % Casi Siempre F:A % A veces F:A

EC R E D

S E R OS

O D A V ER
F:A 4 4 4

Casi Nunca F:A %

Nunca %

Total F:A 4 % 100

100

100

100

100

100

12

100

El 100% de la poblacin respondi que no existe la aplicacin y menos un fondo para cuentas incobrables tal como se muestra en la tabla N 7. Guajardo (2005) plantea que es difcil determinar cules sern los clientes que no pagarn sus cuentas. Por lo tanto, si se desea que el importe que aparezca en el Estado de situacin financiera sea el correcto, es necesario estimar las cuentas que con el tiempo sern incobrables. Es importante la creacin de un fondo para cuentas incobrables, a su vez el manejo de mtodos para el clculo de las mismas. Toda empresa que realiza ventas a crdito corre el riesgo de que algunas de ellas no sea cobradas en el lapso pautado y no se sepa cuando sern cobradas, por esta razn es importante tener un registro de las cuentas que posiblemente

79

podran convertirse en incobrables. Esto es considerado como una debilidad de control interno y contable.

Indicador: Confirmacin de las Cuentas por Cobrar Tabla 8 Confirmacin de las Cuentas por Cobrar
Siempre tems F:A 39. Son registrados los pagos hechos por clientes inmediatamente cuando son recibidos. 40. Son resumidas y verificadas las confirmaciones de cuentas por cobrar. 41. Son confirmadas las cuentas por cobrar peridicamente. 42. Se confirman los pagos recibidos con los clientes. TOTALES % Casi Siempre F:A % A veces F:A 2 % 50 Casi Nunca F:A % 2 50 Nunca F:A % Total F:A 4 % 100

EC R E D

S E R OS
1 2

25

O D A V ER
3 75 2 50

S
4 100 4 100

50

100

100

31

11

69

La tabla 8, de acuerdo a las respuestas dadas por los sujetos entrevistados muestra la falla existente en el manejo de las cuentas por cobrar, en donde respondieron que no siempre se registran los pagos recibidos por los clientes al momento de ser recibidos ni hacen confirmaciones de las mismas. Meigs (2000) plantea que las cuentas por cobrar deben ser confirmadas de tal manera que se pueda deducir que cuentas pueden ser dadas como incobrables y a su vez verificar que el monto que aparece como deuda sea el real. Esto trae como consecuencia el descuadre en las cuentas por cobrar y el no tener certeza de cuanto es el dinero que deben los clientes, lo cual puede

80

generar prdidas y puede prestarse a fraude ya que no existe un control adecuado sobre estas que son importantes dentro de una empresa por ser cuentas que generan liquidez y a su vez no permite determinar que cuentas pueden ser dadas como incobrables.

Indicador: Procedimiento de Control de las Cuentas por Cobrar. Tabla 9 Control Interno de las Cuentas por Cobrar
Siempre tems F:A 43. La persona que realiza las ventas a crdito, es la misma que cobra. 44. La persona que registra los cobros, es la misma que los recibe. 45. La persona que realiza los cobros, es la misma que realiza el depsito de los mismos. 46. La persona que hace el depsito bancario tiene acceso al mayor de cuentas por cobrar o a los estados de cuenta de los clientes. TOTALES 1 % 25 Casi Siempre F:A % 3 75 A veces F:A % Casi Nunca F:A % Nunca F:A Total F:A 4 % 100

H C E R E

S E R OS
3 75 1 3 75 1

O D A V ER
25 25

100

100

25

75

100

10

63

31

De acuerdo a lo mostrado en la tabla, en el tem de si la persona que realiza ventas a crdito es la misma que cobra el 25% respondi que siempre y el 75% respondi casi siempre, de acuerdo a los tems de si a persona que registra los cobros es la misma que los recibe y de si la persona que realiza los cobros hace el depsito del mismo el 75% respondieron casi siempre y el 25% a veces; y de acuerdo a si la persona que hace el depsito tiene acceso al mayor de cuentas por cobrar y a los estados de cuenta de los clientes el 25% respondi que siempre y el 75% a veces.

81

Uno principios ms importantes del control interno es que los empleados que tienen la custodia del efectivo o de otros activos negociables no deben llevar los registros contables de las cuentas por cobrar. Una combinacin de funciones es una invitacin al fraude. (Meigs 2000). Con las respuestas dadas por los sujetos se puede deducir que en la empresa una misma persona realiza varias funciones como lo son: la misma persona que realiza ventas a crdito se encarga de cobrar y a su vez los registra y realiza el depsito de los mismos, y que la misma persona que realiza el depsito de los cobros tiene acceso a los estados de cuenta de los clientes.

S E R S de cuentas de cobros dudosos, mostrando crditos ni autorizacin H deO bajas C E Rel una debilidad control interno. DEen
Variable: Control Interno del Activo Circulante Dimensin: Inventario Indicador: Planificacin Tabla 10 Planificacin del Inventario
Siempre tems F:A 47. Emplean algn tipo de planificacin al momento de comprar mercanca. 48. Emplean algn tipo de planificacin al momento de realizar el inventario. TOTALES 1 % 25 Casi Siempre F:A % 3 75 A veces F:A % Casi Nunca F:A % Nunca F:A % Total F:A 4 % 100

A su vez la persona encargada de las cuentas por cobrar no debe tener

acceso a las funciones del efectivo, verificacin de facturas y notas de

O D A V ER

75

25

100

12.5

37.5

37.5

12.5

En la tabla 10, se observa que en cuanto al tem de que si se emplea algn tipo de planificacin al momento de comprar mercanca uno respondi

82

que siempre y tres respondieron casi siempre, lo cual es bueno ya que si no se hace una planificacin adecuada antes de hacerse una compra, puede traer como consecuencia que se compre algo que no hacia falta o en las cantidades que no eran necesarias y que esa mercanca quede estancada por un tiempo en el depsito. Meigs (2000) define al inventario como un activo circulante ya que este se convierte en efectivo dentro del ciclo operacional de una empresa, por ende se espera que este se convierta en efectivo lo mas rpido posible para as poder invertir ese efectivo en mercanca nueva y generar mayores ganancias.

S E R S respondieron que casi nunca uno que nunca. Es importante que se realice Oy H C E una planificacin DER al momento de tomarse una muestra de inventario, para
algn tipo de planificacin al momento de realizar el inventario tres momento de planificar una compra.

A su vez se puede observar en la tabla que del tem de que si se emplea

O D A V ER

asegurar que los datos arrojados sean confiables y lo mas reales posible al

Indicador: Sistema de Registro del Inventario. Tabla 11 Registro del Inventario

Siempre tems F:A 49. Se registran las compras en el inventario al momento de ser recibidas. 50. Se registra en el inventario las salidas por ventas al momento de ser realizada. 51. Se maneja algn sistema de registro de inventario. 52. Son ajustados % Casi Siempre F:A % A veces F:A % Casi Nunca F:A % 4 100 Nunca F:A % Total F:A 4 % 100

100

100

50

50

100

100

100

83

en los libros las diferencias encontradas al hacerse un recuento. TOTALES

37.5

10

62.5

Segn los resultados mostrados en la tabla 11, se puede observar que no existe un manejo adecuado del registro del inventario ya que no siempre registran las entradas por compras y las salidas por ventas en el inventario ni se aplica un sistema de registro; al igual que no siempre ajustan las diferencias encontradas en el inventario en los libros. Guajardo (2004) explica los dos sistemas para el registro del inventario, el sistema de inventario perpetuo y el peridico. El primero mantiene su saldo siempre actualizado de la cantidad de mercancas en existencia y del costo

H C E R DE en existencia. las mercancas

de la mercanca vendida. Y el segundo no mantiene un saldo actualizado de

S E R OS

O D A V ER

Es importante escoger el sistema de registro adecuado antes de implantarlo, a su vez tambin es importante implantar un sistema para tener certeza de que las cantidades de inventario son reales y confiables al momento de generar una venta y no cometer equivocaciones tales como: el que se crea q hay cierta cantidad de un producto y se ofrezca al cliente y cuando se busque el producto de almacn la cantidad de este sea menor al mostrado en el sistema.

Indicador: Mtodos de Valuacin del Inventario. Tabla 12 Valuacin del Inventario

Siempre tems F:A 53. Se preparan instrucciones escritas para la toma de inventario fsico. % Casi Siempre F:A % A veces F:A 2 % 50 Casi Nunca F:A % 2 50 Nunca F:A % Total F:A 4 % 100

84

54. Las instrucciones incluyen todos los procedimientos necesarios para garantizar el recuento correcto. 55. Se emplea algn mtodo de valuacin de inventario. TOTALES

50

50

100

100

100

33

33

33

En la tabla 12 de la valuacin del inventario, loa sujetos respondieron de acuerdo a si se preparan instrucciones escritas para la toma fsica de inventario 50% a veces y 50% casi nunca, al igual que si se incluan las instrucciones en todos los procedimientos necesarios para garantizar el recuento. Y por el tem de que si se empleaba un mtodo de valuacin de inventario el 100% respondi que nunca.

H C E R DE de los mtodos de valuacin es determinar el costo que ser El objetivo

S E R OS

O D A V ER

asignado a las mercancas vendidas y el costo de las mercancas disponibles al terminar el periodo. Se debe seleccionar el que brinde al negocio la mejor forma de medir la utilidad neta del periodo y el que sea ms representativo de su actividad. (Guajardo 2004). Existen diversos tipos de valuacin que van de acuerdo a la actividad econmica de cada empresa y a las necesidades de la misma. Segn la teora es importante la aplicacin de mtodos de valuacin para determinar el costo que se le va a asignar a la mercanca disponible para evitar darle un costo inferior y que esta este valorada adecuadamente.

85

Indicador: Procedimiento de Control del Inventario. Tabla 13 Control Interno del Inventario
Siempre tems F:A 56. Se toman muestras aleatorias fsicas y se verifican con las mostradas en el sistema de inventario. 57. Se aprueban los ajustes en el inventario por algn funcionario autorizado que no pertenezca al personal del almacn. 58. Se realiza un doble recuento fsico por alguien que no trabaje en el almacn. 59. Los recuentos fsicos se encuentran sujetos a supervisin adecuada. 60. Al hacerse recuentos fsicos se toman en cuenta los artculos que deben ser dados de baja. 61. Se emplea algn control sobre las mercancas que por considerarse obsoletas o por alguna otra causa han sido dadas de baja en libros, pero fsicamente se encuentran en el almacn. 62. Los artculos se encuentran convenientemente protegidos contra % F:A % F:A 2 % 50 Casi Siempre A veces Casi Nunca F:A % 2 50 Nunca F:A % Total F:A 4 % 100

25

50

25

100

EC R E D

S E R OS
3

O D A V ER
3 75 1

S
25 4 100

75

25

100

75

25

100

100

100

25

75

100

86

deterioros fsicos. 63. Hay personas responsables para ver que nada sale de la empresa sin una autorizacin escrita. TOTALES

100

100

25

14

44

25

La tabla 13, control interno del inventario, de acuerdo a las respuestas dadas por los sujetos se deduce que no existe un control adecuado sobre este ya que no se toman las patrones necesarios al momento de la toma fsica del inventario ni se cuenta con la supervisin adecuada, y tampoco con las instrucciones necesarias para la ejecucin de la misma. Para un buen control del inventario se deben tomar en cuenta ciertas medidas:

H C E R DE los inventarios en un almacn techado y con puertas de Proteger

Confrontar los inventarios fsicos con los registros contables. manera que se eviten los robos. Realizar entrega de mercancas nicamente con requisiciones autorizadas. Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.

Hacer conteos fsicos peridicamente

S E R OS

O D A V ER

87

CAPITULO V

DISEOS

En este captulo, se exponen la presentacin de modelos de diseos para el Control Interno del Activo Circulante de la empresa Venservi, C.A. que se recomienda implantar a la empresa, de acuerdo a sus necesidades. Para

S O D A V cuestionarios aplicados a la misma y de acuerdo a lo que dice la teora. R E S E R S O H Tabla N 14 C E R DE

Ao: Saldo Inicial Entradas Concepto Mes: Salidas Concepto Saldo Final

ello, se consideraron las fallas observadas en los resultados obtenidos de los

Procedimiento de Control de Entradas y Salidas de Efectivo en Caja

Esta tabla tiene como finalidad llevar un control sobre las entradas y salidas de efectivo bien sea por ventas o cobranzas, o por gastos y compras; manteniendo as el saldo real del efectivo existente y evitando descuadres o anormalidades en el efectivo presente en caja

La aplicacin de este procedimiento tiene como ventaja controlar el flujo de efectivo en caja, el depsito oportuno de las cobranzas y la disponibilidad inmediata del efectivo.

88

Procedimiento 1.- La entrada de Efectivo. Es la recepcin de efectivo por concepto de ventas al contado o cobrazas de las ventas a crdito.

Procedimiento para la entrada de Efectivo a) La administradora recibe el efectivo y prepara la planilla de depsito correspondiente al Banco. b) Este depsito deber realizarse de forma inmediata segn las instrucciones de la administracin. c) El mensajero es el responsable de realizar el depsito en el banco, y

S E R 2.- La salida de Efectivo. EsS el desembolso de efectivo por concepto de O H C E R compras realizadas a crdito o gastos varios. comprasD al E contado,
Procedimiento para la salida de Efectivo a) El gerente autoriza el desembolso del efectivo y pasa la autorizacin a la administracin. b) La administracin se encarga de realizar el vale para efectuar el pago y entregarlo al acreedor.

deber ser entregado al administrador el mismo da.

O D A V ER

Tabla N 15 Procedimiento para el control del listado de Cuentas por Cobrar Ao:
Cdigo de Cliente Cliente N de Factura Crdito Fecha de Emisin

Mes:
Fecha de Vencimiento Antigedad Declaracin Incobrable Neto a Cobrar

A travs de esta tabla se puede mantener un listado de los clientes que tengan deudas pendientes actualizadas, en donde se puede saber la

89

antigedad de las cuentas y si estas estn dadas como incobrables. A su vez permite obtener de forma oportuna y rpida el saldo de cuentas por cobrar de cada cliente. Esto trae como ventaja mantener informacin confiable y oportuna, realizar confirmaciones peridicamente, tener el saldo real de las cuentas por cobrar, determinar la antigedad de las mismas y comprobar cuales fueron dadas de baja como incobrables.

Procedimiento 1.- El listado de Cuentas por Cobrar. Es la totalidad de clientes que poseen una deuda con la empresa por ventas realizadas a crdito.

a)

S E R S genera la factura a crdito y pasa el El departamentoH de compras O C E reporte a la administracin. DER

los datos de la venta a crdito en el listado de cuentas por cobrar.

O D A V ER

b) El departamento de cobranzas se encarga de vaciar inmediatamente

Tabla N 16 Procedimiento para el Control de Cuentas por Cobrar Ao:

Cdigo de Cliente Cliente N de Factura Crdito Fecha de Emisin Fecha de Vencimiento Antigedad Neto a Cobrar

Mes:
Descuento por Pronto Pago Intereses por mora Fecha de Cobranza Fecha de Depsito Monto Abonado Saldo Pendiente

Esta tabla tiene como funcin mantener orden al momento en que un cliente abona a la deuda pendiente, en donde se especifican el cdigo del cliente, el cliente, el N de factura de crdito, la fecha de emisin y la fecha de vencimiento, la antigedad de la cuenta, el neto a cobrar, descuentos por

90

pronto pago y intereses por mora, la fecha de cobranza y la fecha de depsito, el monto abonado y el saldo pendiente. Las ventajas que se pueden obtener a travs de la aplicacin de este procedimiento es que ayudan al registro oportuno de las cuentas por cobrar bien sea abono o un crdito nuevo, tener con certeza el depsito oportuno de las cuentas por cobrar, aplicacin de descuentos por pronto pago, aplicacin de intereses por mora y mantener informacin actualizada y confiable de las mismas.

Procedimiento

1.- Fecha de Vencimiento. Es la fecha lmite en la que el cliente debe cancelar la deuda pendiente.

H C E R 2.- Antigedad. DE Tiempo que posee la venta realizada a crdito.

3.- Descuento por pronto pago. Es la rebaja que se le otorga a un cliente por pagar su deuda antes de la fecha de vencimiento.

S E R OS

O D A V ER

4.- Intereses por mora. Es el aumento dado por la demora de un cliente al pasarse de la fecha de pago acordada.

a) El departamento de cobrazas se encarga de otorgar la fecha de vencimiento de las ventas realizadas a crdito. b) La administracin se encarga de aprobar los descuentos e intereses correspondientes y pasarlos al departamento de cobranzas. c) El departamento de cobranzas se encarga de realizar el registro de los descuentos y aplicar los intereses correspondientes.

91

Tabla N 17 Procedimiento de Control para la Toma de Inventario fsico

Conteo: _____ Fecha: _____ Equipo de Conteo: 1. __________ 2. __________ N de tem Ubicacin Descripcin Conteo Fsico 1 2 3 Observacin

Mesa de Verificacin: 1. __________ 2. __________

Esta tabla tiene como funcin facilitar la toma de inventario fsico, en la cual se especfica el nmero de tems de la mercanca, la ubicacin, la descripcin y a su vez especificar si fue el primer, segundo o tercer conteo y su existe observaciones sobre la mercanca bien sea si esta obsoleta o posee algn defecto. Es importante la realizacin de ms de un conteo fsico, en donde cada conteo debe ser realizado por diferentes personas unas que conforman el equipo de conteo y realizan el primer conteo y otras que realizan el segundo conteo para verificar, cuando existe diferencia entre el primer y segundo conteo es necesaria la realizacin de un tercer conteo. Esto trae como ventaja obtener un inventario confiable y que no posea diferencia alguna, facilitar a las personas encargadas el registro de la mercanca contada, saber la ubicacin de la misma y la existencia de mercanca obsoleta.

EC R E D

S E R OS

O D A V ER

1.- El conteo fsico. Es la realizacin de la toma fsica de inventario para verificar que los productos existan y estn registrados correctamente.

92

a) El departamento de Compras realiza la primera toma de inventario y vaca la informacin sobre la tabla en la primera columna de conteo fsico. b) La administracin se encarga de realizar la segunda toma de inventario y vaciar la informacin sobre la tabla en la segunda columna de conteo fsico y a su vez verificar que los resultados sean los mismos. c) Si al compararse los dos conteos realizados existen diferencias se debe realizar un tercer conteo por diferentes personas a las que realizaron los primeros para registrar el monto real.

H C E R Procedimiento DE de Control para la Entrada y Salida de Inventario

Ao:
Descripci n del Producto Cdigo del Product o Cost o Inici al Und . B s Und . Bs . Und. Bs. Und . Bs . Und . Bs . Und. Bs. Und . Inv. Inicial Entrada (Compras) Devolucione s Compras

S E R OSTabla N 18

O D A V ER

Mes:
Ajustes (Cargos) Salida (Ventas) Devolucione s Ventas Ajustes (Descarga s) Bs . Und . Bs . Inv. Final

Esta tabla tiene como funcin mantener control sobre las entradas y salidas de mercanca de manera que estas puedan ser registradas oportunamente, en donde no solo se especifique la cantidad en unidades sino que tambin conocer el costo unitario de la mercanca y el costo total. A su vez tiene como ventajas mantener un control sobre el registro oportuno de las entradas y salidas de inventario, obtener de forma confiable la cantidad exacta existente de cada artculo; el cual a su vez puede funcionar como libro de inventario.

1.- Entradas por compras. Es el aumento en el inventario de mercancas.

93

a) El departamento de compras se encarga de informar al departamento de administracin la entrada de mercancas. b) El departamento de administracin se encarga de registrar la entrada de mercanca en el inventario inmediatamente al ser recibida la informacin.

3.- Salidas por ventas. Es la disminucin en el inventario de mercancas. a) El departamento de ventas se encarga de informar al departamento de administracin la salida de mercancas. b) El departamento de administracin se encarga de registrar la salida de mercanca en el inventario inmediatamente al ser recibida la informacin.

EC R E D

S E R OS

O D A V ER

94

CONCLUSIONES

El control interno en una entidad est orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades, las diferencias entre estos dos es la intencionalidad de hecho; el trmino error se refiere a omisiones no intencionales, y el trmino irregular se refiere a errores intencionales. Lo cierto es que los controles internos deben brindar una confianza razonable de que los procesos estn siendo llevados acorde a las normas y procedimientos, que disminuyan la probabilidad de tener errores en los mismos.

S E R control interno del activo circulante OS de la empresa Venservi, C.A., a su vea H C RE adecuado para el manejo de las partidas del activo realizar D un E diseo
La presente investigacin tuvo como propsito analizar el sistema de circulante efectivo, cuentas por cobrar e inventario. En funcin de dar respuesta al objetivo general se presentan las conclusiones ms relevantes, derivadas del cumplimiento de los objetivos especficos de la investigacin.

O D A V ER

Con respecto al primer objetivo dirigido a identificar los procedimientos de control interno utilizados en el Activo Circulante en la empresa Venservi, C.A., se determinaron los procesos utilizados dicha empresa en cuanto al manejo y cuidado con el efectivo, las cuentas por cobrar y el inventario. Sin embargo, se conoci que la misma no responde completamente al propsito de la empresa con respecto al control interno pues los procedimientos identificados no eran suficientes para el control de dichas partidas del activo circulante.

En el segundo objetivo, dirigido a revisar el cumplimiento del sistema de control interno en el activo circulante en la empresa Venservi, C.A., se observo que no se cumpla adecuadamente el control interno sobre las

95

partidas del activo circulante, ya que se carece en ocasiones de informacin, habiendo fallas donde se podan originar riesgos relevantes. Del mismo modo se observo una falta de comunicacin entre los empleados al momento de ocurrir variaciones dentro de la empresa.

Aunado a esto se observo que una misma persona ejerca diversas funciones del manejo del efectivo, de las cuentas por cobrar y de los inventarios; que de acuerdo a la teora revisada y manejada estas funciones deberan estar en funcin a personas diferentes para evitar posibles fallas o posibles conflictos al momento de ser chequeadas estas partidas.

S E R S de control interno en el H activo de la empresa Venservi, C.A., no era Ocirculante C E ERya que se presentaban inconvenientes en cuanto a la falta del todo D efectivo
Sobre el tercer objetivo, determinar la efectividad de los procedimientos de inventario o a que el inventario en sistema no era el real, a su vez el descuadre de las cuentas por cobrar, teniendo inseguridad en si eran los montos reales los que aparecan en sistema.

O D A V ER

Y por ultimo el cuarto objetivo, disear un sistema de control interno para el activo circulante de la empresa venservi C.A., ya que la empresa no posea un diseo de control interno, el cual es de vital importancia para lograr las metas y control sobre estas partidas efectivo, cuentas por cobrar e inventario, que son la base para que una empresa tenga efectividad, eficiencia y productividad en sus procesos y que ataque las debilidades presentes en el control interno analizado.

96

RECOMENDACIONES

Obtenidos los resultados respectivos del proceso de investigacin se formulan las siguientes recomendaciones:

Con el propsito de incrementar la eficiencia en el control interno del activo circulante, se sugiere realizar reuniones de trabajo con el personal de la empresa Venservi, C.A. en forma peridica (cada mes), a fin de recordar las funciones de los puestos desempeados, enfatizando la necesidad de ejercer con mayor eficiencia y eficacia sus tareas; as como de informar

sobre las irregularidades detectadas en algn proceso, con la finalidad de

S E R aplicar los correctivos requeridos OS y sanciones respectivas, en pro de reducir y H C RE eliminar D lasE fallas y recurrencia en el proceso de control interno en dicha
empresa. Se propone en primera instancia el la aplicacin de normas y polticas as como los diseos de sistemas para el control interno del activo circulante (Efectivo, cuentas por cobrar e inventario) realizados con la finalidad de facilitar los procesos del control interno y obtener eficiencia y eficacia para prevenir las fallas y posibles fraudes.

O D A V ER

A mismo tiempo separar las funciones y otorgarlas de cierta manera que una misma persona no realiza diversas tareas con las que se pueden cometer fraude; como por ejemplo que la persona que maneje el libro de cuentas por cobrar no sea la misma que otorgue crditos, facture o realice gestiones de cobranza; o que la misma persona que realice el recuento del inventario no sea la misma que lo vaci en el sistema y que el recuento de inventario sea supervisado por personas ajenas al rea del almacn.

97

Del mismo modo registrar inmediatamente los pagos hechos por clientes y rebajarlos del total de cuentas por cobrar para saber en cualquier momento la deuda de cada cliente y el total de la misma; al igual que registrar las

entradas y salidas de mercanca para tener un inventario certero y confiable y as saber con que mercanca se cuenta al momento de realizar una venta o al momento de realizar una orden de compra. De manera que se pueda evitar un fraude y descuadres recudindose las fallas y teniendo un control interno confiable.

A su vez se recomienda incentivar a los clientes a travs de descuentos por pronto pago para as lograr que paguen antes o a la fecha de

S E R Ssean cobradas ya que esto puede generar para aquellas cuentas H que no O C Etenerse un dinero estancado este no se puede reinvertir ERal prdidasD porque
(cada mes) de las cuentas por cobrar para asegurar que sean las reales.

vencimiento de la compra y tambin crear un fondo para cuentas incobrables

O D A V ER

para generar mayor utilidad. As como realizar confirmacin peridicamente

Tambin se recomienda la aplicacin

de sistemas de registros de

inventario para mantener el saldo siempre actualizado de la cantidad de mercancas en existencia y del costo de la mercanca vendida, y a su vez el empleo de mtodos de valuacin para determinar el costo que se le va a asignar a la mercanca disponible para evitar darle un costo inferior y que esta este valorada adecuadamente.

Se recomienda analizar, evaluar e implantar los lineamientos propuestos con la finalidad de optimizar el sistema de control interno del activo circulante (efectivo, cuentas por cobrar e inventario) de la empresa Venservi, C.A.

98

BIBLIOGRAFIA

Arteagas (2001) Diseo de un sistema de Control Interno de Inventario para la empresa Repuestos Alejandro, C.A. Universidad Rafael Belloso Chapn.

Carlos E. Mndez lvarez (2006) Metodologa, Diseo y Desarrollo del proceso de investigacin con nfasis en ciencias empresariales 4ta. Edicin, Limusa Noriega editores.

S E R edicin, Pearson H Prentice OSHall. C E DER

McGraw-Hill.

Csar Augusto Bernal (2006) Metodologa de la investigacin 2da

O D A V ER

Fernando Catacora (1997) Sistemas y procedimientos contables

Fernando Catacora (1998) Contabilidad la base para las decisiones gerenciales McGraw-Hill.

Fuenmayor E. y Miranda K. (2008) Control Interno del Proceso de Recaudacin del Efectivo en la Oficina Delicias Norte de la C.A. Energa Elctrica de Venezuela Universidad Rafael Urdaneta.

Gerardo Guajardo Cant (2004) Contabilidad Financiera 4ta edicin, McGraw-Hill.

Gerardo Guajardo Cant (2005) Contabilidad para no contadores 1era edicin, McGraww-Hill.

99

Gerardo Guajardo Cant, (2005) Fundamentos de Contabilidad 1era edicin, McGraww-Hill.

Gustavo Cepeda (1997) Auditoria y control interno McGraw-Hill.

Javier Romero (2006) Fundamentos de Contabilidad. McGraw-Hill.

Meigs Williams Haka Bettner 2000 Contabilidad la base para las decisiones gerenciales McGraw-Hill.

S O D A V Investigacin con nfasis en Ciencias Empresariales 4ta edicin R E S E R Limusa Noriega Editores S O H C E R DE Moran V. (2001) Diseo de un sistema de Control Interno aplicado a
Mndez lvarez, Carlos E. (2006) Diseo y Desarrollo del Proceso de las cuentas por cobrar de la Unidad Educativa Lus Villalobos Villasmil. Universidad Rafael Belloso Chapn.

Mnch Galindo Lourdes Garca Martnez Jos 2005 Fundamentos de administracin 6ta edicin, Trillas

Sabino, Carlor A. (1995) El Proceso de Investigacin 2da Edicin Panamericana Editorial

Pino S. (2001) Diseo de un sistema de control interno para el manejo del efectivo: Caja y Banco. Caso: Hidrolgica del lago de Maracaibo (HIDROLAGO). Universidad Rafael Belloso Chapn.

Ray Whittington Kart Pany (2005) Principios de Auditoria 2da edicin, McGraw-Hill

100

Redondo (1992) Curso Prctico de Contabilidad General y Superior Tomo I. Centro Contable Venezolano

Roberto Hernndez Sampieri, Carlos Fernndez Collado, Pilar Baptista Lucio (2006) Metodologa de la investigacin 4ta edicin, Mc Graw Hill

Samuel Alberto Mantilla B. Sandra Yolita Cante S. (2006) Auditoria del control interno Ecoe Ediciones

Yanel Blanco Luna (2004) Manual de Auditoria y Revisora Fiscal Eco Ediciones.

EC R E D

S E R OS

O D A V ER

101

EC R E D

S E R OS

O D A V ER

102

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA

FACULTAD DE CIENCIAS POLITICAS, ADMINISTRATIVAS Y SOCIALES

ESCUELA DE CONTADURIA PBLICA

H DE CONTENIDO DEL INSTRUMENTO C E R E D

INSTRUMENTO DE VALIDEZ

S E R OS

O D A V ER

DISEO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL ACTIVO CIRCULANTE DE LA EMPRESA VENSERVI, C.A.

AUTOR: Samia Kassem C.I. 17.419.783 TUTOR: Lic. Edgar Cordero

Maracaibo, Junio de 2008

103

El siguiente cuestionario es el instrumento diseado para la recoleccin de datos de la investigacin, la cual est dirigida al anlisis del control interno del activo circulante: efectivo, cuentas por cobrar e inventario, partidas relevantes para la empresa Venservi, C.A.; cuyo anlisis acceder a conocer la conducta que presenta el personal de la empresa. De tal maneta, se obtengan resultados esperados en el contexto organizacional.

Esperando alcanzar en esta investigacin el logro de los objetivos planteados en la misma, se desea obtener de usted datos confiables a travs de sus respuestas. Esta situacin atiende a solicitar la colaboracin y sinceridad requerida ante la totalidad de las preguntas propuestas, cuyos resultados se interpretarn seriamente.

H C E R En este sentido, se garantiza la reserva de la informacin que suministre, DE

S E R OS

O D A V ER

para que sta pueda ser utilizada en la satisfaccin del propsito que plantea la investigacin, para que su aportacin sea vlida para fines cientficos.

Agradecindole su participacin y su valiosa colaboracin.

La Tesista.

104

Maracaibo, Junio de 2008

Seores Profesores. Ciudad

Estimado profesor (a).

S E R proyecto de investigacin titutalo OS DISEO DE UN SISTEMA DE CONTROL H C ERE INTERNO EL ACTIVO CIRCULANTE DE LA EMPRESA VENSERVI, DPARA
C.A.

Me dirijo a usted con la finalidad de solicitar su colaboracin en la

validacin del instrumento de recoleccin de datos a ser aplicado en el

O D A V ER

Su valiosa funcin consistir en evaluar la pertinencia de cada pregunta con respecto a los objetivos, las variables, dimensiones e indicadores de la investigacin, as como la redaccin de los mismos.

Agradeciendo su atencin, se suscribe.

Cordialmente.

La Tesista

105

HOJA DE IDENTIFICACIN

Identificacin del Experto.

Nombre y Apellido: ___________________________________________

Institucin donde trabaja: ______________________________________ Ttulo de Pregrado: ___________________________________________ Ttulo de Postgrado: __________________________________Institucin donde lo obtuvo: _____________________________________________ Ao: ______________________________________Trabajos Publicados _____________________________________________________________ _________________________________________________________

EC R E D

S E R OS

O D A V ER

Ttulo de la investigacin Diseo de un sistema de control interno para el activo circulante de la empresa Venservi, C.A.

1.1.

Objetivos de la Investigacin

Objetivo General

Disear un sistema de Control Interno para el Activo Circulante de la empresa Venservi, C.A.

Objetivos Especficos

Identificar los procedimientos de control interno utilizados en el Activo Circulante (efectivo, cuentas por cobrar e inventario) en la empresa Venservi, C.A.

106

Verificar el cumplimiento del sistema de Control Interno en el Activo Circulante en la empresa Vencervi, C.A. Determinar la efectividad de los procedimientos de Control Interno en el Activo Circulante en la empresa Venservi, C.A. Disear un plan de Control Interno para el Activo Circulante en la Empresa Venservi, C.A.

Variable de estudio: Control Interno del Activo Circulante.

CUADRO DE OPERACIONALIZACIN DE LAS VARIABLES

VARIABLES

EC R E D

DIMENSION

S E R OS

O D A V ER

INDICADORES

Confirmacin del efectivo. Efectivo Conciliacin del efectivo. Procedimiento de control del efectivo.

Control Interno

Convertibilidad de las cuentas por cobrar. Fondo para cuentas incobrables. Cuentas por Cobrar Confirmacin de las cuentas por cobrar. Procedimiento de control de las cuentas por cobrar.

107

Planificacin. Sistema de registro del Inventario. Inventario Mtodos de valuacin del inventario. Procedimiento de control del inventario. Fuente: Kassem (2008)

Instrumento de recoleccin de datos

S O D A V conformado por el Cuestionario dirigido a la poblacin objeto de estudio; R E S E R conjunto de caractersticas y atributos percibidos por los seis (6) sujetos de la S O H C E empresa Venservi, C.A. R E D
Distribucin del Universo y unidades informantes Universo Unidades informantes Descripcin Nmero Sujetos

Empresa Venservi, C.A. Gerente 1 Compras 1 Ventas 1 Contador 1 Total : 1 Total: 4 Fuente: Oficina de la empresa Venservi, C.A.

CUESTIONARIO 1. Los ingresos son depositados en el banco diariamente e intactos

108

2. Las ventas estn justificadas con facturas, boletas de ventas, boletas de salida de inventario, a fin de comprobar los ingresos.

3. Se verifican las pruebas de las ventas al contado por una persona que no recibe su importe.

4.

H C E R E Son en el diario los ingresos y se pasan a otros libros al Dregistrados

recibirlos.

S E R OS

O D A V ER

5. Son registradas puntualmente las transferencias de fondos de una cuenta bancaria a otra.

6. Son registrados los cheques posfechados al recibirlos.

109

7. Es conservado en depsito los cheques posfechados.

8. El banco entrega y sella los estados bancarios y los cheques pagados directamente a la persona que prepara la conciliacin.

9. La persona que prepara las conciliaciones bancarias tambin debe firmar cheques.

EC R E D

S E R OS

O D A V ER

10. La persona que prepara las conciliaciones bancarias tambin debe registrar las transacciones al contado.

11. La persona que prepara las conciliaciones, tambin debe manejar efectivo.

12. Debe depositar el dinero en el banco la misma persona que llena la planilla de depsito

110

13. Sella el banco y devuelve el taln duplicado de depsito a la persona que prepara el depsito.

14. La misma persona que prepara las facturas de venta, debe tambin debe llevar los libros de venta.

S E R S las facturas de venta, tambin tiene 15. La misma persona que Oprepara H C E acceso a los estados de cuenta de los clientes. DER

O D A V ER

16. La misma persona que prepara las facturas de venta, debe aprobar los descuentos, devoluciones o bonificaciones.

17. La misma persona que prepara las facturas de venta, tiene algunas ingerencias en las cobranzas.

18. Son registradas oportunamente las notas de crdito.

111

19. Son registradas oportunamente las notas de dbito.

20. Estn todos los cheques numerados desde la imprenta.

21. Son conservados y archivados los cheques estropeados.

H C E R E los cheques anulados de manera que no puedan volver a 22. Se mutilan D

usarse.

S E R OS

O D A V ER

23. Se deben expedir cheques al portador.

24. Se debe usar protector de cheques.

25. Se firman cheques en blanco con anticipacin.

112

26. Se controlan con cuidado los cheques en blanco.

27. La persona que firma los cheques, tambin debe manejar la caja chica.

28. La persona que firma los cheques es otra diferente a la que registra los ingresos.

EC R E D

S E R OS

O D A V ER

29. Los cheques deben llevar una contrafirma.

30. La misma persona que prepara los cheques, tambin debe aprobar las facturas.

31. Solo una persona debe examinar en los cheques de cobro las firmas, endosos, nombre del beneficiario y la fecha.

113

32. Se devuelven al banco los cheques mal endosados para que los corrijan.

33. Son cobradas las cuentas en el lapso pautado con el cliente

34. Se aplican descuentos por pronto pago a los clientes.

EC R E D

S E R OS

O D A V ER

35. Se aplican intereses por demora de pago a los clientes.

36. Existe un fondo para cuentas incobrables.

37. Son analizadas y verificadas las cuentas incobrables.

114

38. Se maneja algn mtodo para el clculo de las cuentas incobrables.

39. Son registrados los pagos hechos por clientes inmediatamente cuando son recibidos.

40. Son resumidas y verificadas las confirmaciones de cuentas por cobrar.

H C E R E 41. Son las cuentas por cobrar peridicamente. Dconfirmadas

S E R OS

O D A V ER

42. Se confirman los pagos recibidos con los clientes.

43. La persona que realiza las ventas a crdito, es la misma que cobra.

44. La persona que registra los cobros, es la misma que los recibe.

115

45. La persona que realiza los cobros, es la misma que realiza el depsito de los mismos.

46. La persona que hace el depsito bancario tiene acceso al mayor de cuentas por cobrar o a los estados de cuenta de los clientes

47. Emplean algn tipo de planificacin al momento de comprar mercanca.

EC R E D
inventario

S E R OS

O D A V ER

48. Emplean algn tipo de planificacin al momento de realizar el

49. Se registran las compras en el inventario al momento de ser recibidas.

50. Se registra en el inventario las salidas por ventas al momento de ser realizada.

116

51. Se maneja algn sistema de registro de inventario.

52. Son ajustados en los libros las diferencias encontradas al hacerse un recuento.

53. Se preparan instrucciones escritas para la toma de inventario fsico.

EC R E D

S E R OS

O D A V ER

54. Las instrucciones incluyen todos los procedimientos necesarios para garantizar el recuento correcto.

55. Se emplea algn mtodo de valuacin de inventario.

56. Se toman muestras aleatorias fsicas y se verifican con las mostradas en el sistema de inventario.

117

57. Se aprueban los ajustes en el inventario por algn funcionario autorizado que no pertenezca al personal del almacn.

58. Se realiza un doble recuento fsico por alguien que no trabaje en el almacn.

59. Se realiza un doble recuento fsico por alguien que no trabaje en el almacn.

EC R E D

S E R OS

O D A V ER

60. Al hacerse recuentos fsicos se toman en cuenta los artculos que deben ser dados de baja.

61. Se emplea algn control sobre las mercancas que por considerarse obsoletas o por alguna otra causa han sido dadas de baja en libros, pero fsicamente se encuentran en el almacn.

118

62. Los artculos se encuentran convenientemente protegidos contra deterioros fsicos.

63. Hay personan responsable para ver que nada sale de la empresa sin una autorizacin escrita.

EC R E D

S E R OS

O D A V ER

119

1. JuiciosdelExperto
a. En lneas generales, considera que los indicadores de las variables estn inmersos en su contexto terico de forma. Suficiente Insuficiente Medianamente Suficiente Observacin: ________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _______________________________________________________ b. Considera que los reactivos del cuestionario miden los indicadores seleccionados para la variable de manera:

EC R E D

S E R OS

O D A V ER

Suficiente Insuficiente Medianamente Suficiente

Observacin: ________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _______________________________________________________ c.- El instrumento diseado mide las variables.

Suficiente Insuficiente Medianamente Suficiente

d.- El instrumento diseado es: ____________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________

120