Manual Del Usuario Gesproy

Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versin: SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 1 de 97
Departamento Nacional de Planeacin Repblica de Colombia
Direccin de Regalas
Manual del Usuario GESPROY - SGR
2013
ndice
I. II. III. IV. V. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. INTRODUCCIN ................................................................................................................................... 3 PRE-REQUISITOS PARA TRABAJAR EN EL APLICATIVO.......................................................................... 4 INGRESO A LA HERRAMIENTA ............................................................................................................. 9 INGRESO AL PROYECTO ................................................................................................................. 14 MEN PRINCIPAL .............................................................................................................................. 17 DESCRIPCIN GENERAL ..................................................................................................................... 20 ENTIDAD EJECUTORA......................................................................................................................... 22 CUMPLIMIENTO REQUISITOS............................................................................................................. 25 FUENTES FINANCIACIN .................................................................................................................... 27 INCORPORACIN PRESUPUESTAL ...................................................................................................... 31 INDICADORES Y AVANCE DEL PROYECTO ........................................................................................... 37 CUENTAS Y GIROS .............................................................................................................................. 39 PLANEACIN DE LA EJECUCIN DEL PROYECTO ................................................................................. 42 8.1. 8.2. 9. 10. PROGRAMACIN PRECONTRACTUAL ........................................................................................................ 43 PLANEACIN Y EJECUCIN (PROGRAMACIN DE LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO) ............................................ 45
GESTIN PRECONTRACTUAL.............................................................................................................. 55 CONTRATOS DEL PROYECTO .......................................................................................................... 62
INFORMACIN DE CONTRATOS ............................................................................................................... 68 PAGOS DEL CONTRATO ............................................................................................................................ 78 REGISTRO FOTOGRFICO ......................................................................................................................... 81 SUPERVISIN Y CONTRATOS DE INTERVENTORA ..................................................................................................... 83 Supervisin del Contrato .......................................................................................................................... 84 Interventora del Contrato ....................................................................................................................... 86 11. 12. 13. EJECUCIN DEL PROYECTO ............................................................................................................ 88 APROBACIN INFORMACIN ........................................................................................................ 93 ALERTAS PROYECTO ...................................................................................................................... 95
I.
INTRODUCCIN
Este manual va dirigido a todos los usuarios del aplicativo SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DE REGALIAS que requieren hacer el seguimiento de todos y cada uno de los proyectos. Hay que recordar que de acuerdo a como se haya registrado el proyecto en el Banco de Proyectos SUIFP y se haya rendido la informacin correcta en el movimiento de la cuentas, as mismo se ver reflejada la informacin contenida por cada uno de los proyectos. De acuerdo a la necesidad del usuario.
II.
PRE-REQUISITOS PARA TRABAJAR EN EL APLICATIVO
Para el navegador de internet:

Al trabajar en el navegador de Internet, se debe tener la siguiente configuracin: Ingresar a Herramientas y seleccionar en Opciones de internet (Ilustracin 1)
Ilustracin 1. Pre requisitos para internet Explorer Al hacer clic se abre una ventana en la que se selecciona en el historial de exploracin el botn de configuracin (Ilustracin2)
Ilustracin 2. Ingreso a historial de exploracin
Se ingresa a los archivos temporales de internet y se selecciona la opcin de Cada vez que visite la pgina web y clic en Aceptar.(Ilustracin 3)
Ilustracin 3. Eleccin de opcin Internet
Configuracin Regional
Para ajustar esta configuracin, e.g. en Windows 7, se ingresa a Panel de Control seleccionando luego la opcin Reloj/Idioma y Regin (Ilustracin 4). En ella se elige la opcin Configuracin regional y de Idioma (Ilustracin 5) que muestra la ventana de la ilustracin 6. En esta ventana se oprime el botn Configuracin Adicional, el cual muestra la ventana de la ilustracin 7. La configuracin regional debe estar de la siguiente manera: El formato debe ser de carcter numrico El separador de listas debe ser el carcter pleca (|).
Ilustracin 4. Ingreso a panel de Control
Ilustracin 5. Reloj, Idioma y Regin
Ilustracin 6. Configuracin Regional
Ilustracin 7. Configuracin Adicional
III.
INGRESO A LA HERRAMIENTA
Para ingresar al aplicativo se siguen los siguientes pasos: Mediante el navegador de internet por favor ingrese a la siguiente direccin (URL): http://sgr.dnp.gov.co (Ilustracin 8).
Ilustracin 8. Ingreso pgina principal SGR En la barra del men ingresar a SMSCE (Sistema Monitoreo, Seguimiento Control y Evaluacin) y elegir la opcin Cargue y Reporte de Informacin.
Ilustracin 9. Ingreso a cargue y reporte de Informacin
Seleccionar el botn de INGRESAR
Ilustracin 10. Cargue de Informacin
1. Ingresar usuario y contrasea de usuario con perfil Elabora y Carga
Ilustracin 11. Ingreso de Usuario y Contrasea 2. Al ingresar el sistema muestra la pgina de inicio la cual se encuentra dividida en 10 secciones como lo muestra la Ilustracin 12. Seccin 1: Muestra informacin del usuario y perfil que ingres al sistema, la fecha y hora actual. Seccin 2: Muestra la barra del men principal que estar disponible en todas las pginas. Seccin 3: Muestra el nombre del usuario y la entidad asociada a ste. Seccin 4: Muestra un men para acceder a las diferentes opciones de la aplicacin Cargue y Reporte de informacin de rendicin de cuentas SGR. Seccin 5: En esta seccin el sistema muestra alertas como ayuda para la entidad que reporta informacin a travs del aplicativo de la seccin 4. Seccin 6: En esta seccin se brindan instrucciones precisas al usuario Elabora y Carga y usuario Administrador de Usuarios de la Rendicin de Cuentas SGR para tener en cuenta en su reporte. Seccin 7: Muestra la opcin para acceder al aplicativo del sistema de Seguimiento y Ejecucin a Proyectos GESPROY-SGR Seccin 8: Muestra un botn para acceder a la creacin de usuarios Elabora y Carga Seccin 9: En esta seccin se brinda informacin relacionada con el aplicativo de Seguimiento a Proyectos SGR, para tener en cuenta. Seccin 10: Muestra informacin de la herramienta web, la fecha y hora.
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7 4 8
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Ilustracin 12. Pgina de Inicio
IV.
INGRESO AL PROYECTO
Para comenzar con el reporte de informacin se debe seleccionar la entidad territorial que corresponda (Ilustracin 13).
Ilustracin 13. Seleccin de Entidad Usuario Ejecutor Al seleccionar la entidad de la lista, se da clic en el botn Seguimiento a Proyectos
Ilustracin 14. Ingreso seguimiento de proyectos
El sistema muestra la informacin de la entidad y Nombre de usuario. Para ingresar, seleccionar el botn Buscar Proyectos como se mues tra en la Ilustracin N.15.
Ilustracin 15. Pgina de Ingreso
Ilustracin 16. Buscador de proyectos Se muestra la pgina, la cual est el buscador de proyectos (Ilustracin 16), donde se pueden encontrar por los siguientes criterios: BPIN: Cdigo que se le asign al proyecto que se est buscando. Objeto: Se digita el objeto del proyecto Departamento: Entidad al que pertenece el proyecto Vigencia: Selecciona la vigencia correspondiente del proyecto
Para traer la lista de proyectos de acuerdo a los criterios seleccionados se da clic en el botn CONSULTAR .
Se listarn nicamente los proyectos que le han sido asignados a la entidad que se encuentran en estado de aprobacin como ejecutora de los mismos y en el aplicativo SUIFP- SGR en estado de aprobacin (Ilustracin17).
Ilustracin 17. Lista de proyectos Al encontrar el proyecto se da clic al registro correspondiente de la Entidad Ejecutora (Ilustracin 17).
V.
Men Principal
Ilustracin 18. Men Principal
El men principal est compuesto por: INICIO: Botn que se encuentra en todas las ventanas y lleva a la ventana del buscador de proyectos (ilustracin16) Opciones del Men:: Descripcin General Entidad Ejecutora Fuentes Financiacin Incorporacin Presupuestal Cumplimiento Requisitos Planeacin Ejecucin Gestin Precontractual Contratos Proyecto Cuentas y Giros Indicadores y Avances Aprobacin Informacin Alertas Proyecto
Esta ventana presenta un resumen general del proyecto con los datos ms importantes de su identificacin y la ejecucin del mismo. Adicionalmente, se muestra un diagrama de semforos el cual indica el avance fsico y financiero del proyecto. . 0% 40%= Rojo
41% - 79%= Amarillo 81% - 100%= Verde
Ilustracin 19. Informacin del proyecto
1. Descripcin General Presenta toda la informacin general del proyecto como se muestra en la ilustracin 20. sta es importada del Banco de Proyectos SUIFP-SGR. Seccin 1: Localizacin: informacin principal del proyecto Seccin 2: Entidad Ejecutora: Entidad que elabora o ejecuta el proyecto Seccin 3: Mapa Regalas: Botn que muestra la informacin consolidada de regalas. Seccin 4: Fuentes de financiacin: Origen de los recursos para la ejecucin del proyecto. Registrada en SUIFP-SGR y otras fuentes de financiacin. Seccin 5: Indicadores del Producto: Lista de Indicadores al detalle.
Ilustracin 20. Descripcin general del proyecto
2. Entidad Ejecutora Esta informacin corresponde a la entidad que ha sido designada como ejecutora. El formulario se divide por 3 secciones: (Ilustracin 21).
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Ilustracin 21. Informacin entidad ejecutora Seccin 1 Ente ejecutor: Datos que corresponden al ente ejecutor, nombre junto con su respectivo nit. Seccin 2: Representante Legal: Muestra la informacin correspondiente al representante legal. Para digitar esta informacin se hace clic en el botn . Este botn abre un formulario donde se debe diligenciar toda la informacin (Ilustracin 22). Los campos marcados con asterisco son de obligatorio diligenciamiento.
Seccin 3: Contactos del proyecto: Se registran los datos correspondientes a las personas que pertenecen al proyecto. Se ingresa por la opcin y se diligencian los datos correspondientes a dicho formulario (Ilustracin 23). Una vez ingresada la informacin, se da clic en el botn Guardar
Ilustracin 22. Datos Representante Legal
Ilustracin 23. Ingreso de datos de Contacto del Proyecto
En caso que se requiera editar la informacin del representante legal en la pgina del ente ejecutor, se da clic en el botn de actualizacin que abre nuevamente el formulario para la modificacin requerida. Si hay un nuevo representante legal de la entidad, se crea un nuevo representante legal en el aplicativo y se deja el Estado del representante legal antiguo como inactivo, para llevar un histrico de la informacin. Para borrar o eliminar la informacin de un representante legal ya registrado en la pgina del ente ejecutor, se ingresa por el cono de eliminacin donde solicitar confirmacin de borrado (Ilustracin 24).
Ilustracin 24. Solicitud de Borrar informacin Para borrar la informacin diligenciada, se da clic en el botn Borrar, o Cancelar si no se desea borrar. Cuando se borra, el sistema enva un mensaje de confirmacin como lo muestra la Ilustracin 25.
Ilustracin 25. Mensaje de Borrado
3. Cumplimiento Requisitos
En esta pestaa se registra la informacin correspondiente a la certificacin del cumplimiento de los requisitos previos al inicio de la etapa contractual, a que hace referencia el artculo 2 del acuerdo 014 de 2013, la cual es responsabilidad de la Secretara Tcnica del OCAD respectivo. (Ilustracin 26)
Para ingresar la CERTIFICACIN
informacin
se
hace
clic
en
el
botn
ADICIONAR
Ilustracin 26 Requisitos segn certificado OCAD
Al ingresar se abre un nuevo formulario en donde se registra la informacin: Fecha: Debe de registrarse en el formato DD/MM/YYYY Nmero del documento o radicado: Nmero de correspondencia que haya usado la secretaria de la OCAD Ocad: Que certifica el documento de los requisitos Cumplimiento: En la certificacin que expide la OCAD muestra si el cumplimiento es parcial o total (se selecciona de acuerdo a la misma)
Ilustracin 27 Registro Guardado
4.
Fuentes Financiacin
Est ingresada la informacin de las fuentes de financiacin tanto con recursos de Regalas como fuentes distintas. La informacin sobre las fuentes de financiacin proviene del SUIFP-SGR(Ilustracin 28).Este captulo est conformado por tres secciones:
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Ilustracin 28 Fuentes de Financiacin Seccin 1: Fuentes de Financiacin SGR est conformada por nombre, fuente, vigencia y valor fuente. Seccin 2: Otras fuentes de financiacin En las que trae la informacin de fuentes distintas a las de Regalas o de Rgimen anterior. Esta informacin se trae del banco de Proyectos SUIFP-SGR Seccin 3: Acuerdos de Aprobacin de Proyectos: Corresponde a la informacin de los acuerdos proporcionados por la Secretara Tcnica del OCAD (Ilustracin 29). En esta seccin se pueden ingresar, adems de los acuerdos asociados a la aprobacin del proyecto en cuestin, todos aquellos relacionados con la Entidad Ejecutora.
Ilustracin 29. Adicionar Acuerdos de Aprobacin de Proyectos
Ilustracin 30. Adicin de acuerdo
Ilustracin 31. Informacin guardada
Para agregar un acuerdo se oprime el botn ADICIONAR ACUERDO que abre una ventana (Ilustracin 30) para el diligenciamiento de los datos nmero del acuerdo, fecha del acuerdo, OCAD.
Estos datos encabezan a su vez el detalle del acuerdo que se ingresa oprimiendo el botn ADICIONAR DETALLE (Ilustracin 29). En este detalle se registran los siguientes datos que se muestran en la Ilustracin 32: Proyecto: Combo de seleccin con el Cdigo BPIN y la Descripcin del Proyecto Fuente: Por este combo de seleccin se encuentran las fuentes que posee del SUIFP-SGR. Vigencia: Se digita el ao de la vigencia del proyecto (Este debe registrarse completo o aparecer un mensaje de error. Ver Ilustracin 33). Valor Acuerdo: Este dato es obligatorio y mayor que cero (Si no se registra aparecer mensaje de error. Ver Ilustracin 33) Para guardar la informacin se hace clic en GUARDAR (Ilustracin 34).
Ilustracin 32. Adicin del detalle
Ilustracin 33. Errores en detalle
Ilustracin 34. Registro satisfactorio El detalle determina el valor total del acuerdo que se muestra en el encabezado del acuerdo (ilustracin 35)
Ilustracin 35. Acuerdos y detalles de acuerdos
5.
Incorporacin Presupuestal
Conforme lo dispuesto en el artculo 44 del Decreto 1949 de 2012, una vez aprobado el proyecto y designado como ejecutor a la entidad pblica, esta deber incorporar a su presupuesto los recursos del SGR aprobados por el OCAD para el proyecto de inversin.
Es necesario precisar que en el evento en que el proyecto de inversin presente cofinanciacin con recursos diferentes al SGR, la entidad ejecutora deber ingresar la informacin de la incorporacin presupuestal de dichos recursos.
Ilustracin 36 Incorporacin Presupuestal
Para ingresar la incorporacin presupuestal se debe registrar inicialmente los rubros que maneja la entidad ejecutora de acuerdo a su sistema presupuestal, independientemente del proyecto. Por tanto hacemos clic en el botn Rubros (Ilustracin 36). Se abre un formulario (Ilustracin 37) que muestra los rubros ya creados. Para ingresar un rubro nuevo se hace clic en el botn ADICIONAR. En seguida se habilitar en la ventana los campos Rubro y Descripcin (Ilustracin 38). Se oprime el botn Guardar dando mensaje de grabado satisfactorio Cabe sealar que los rubros presupuestales corresponden a las codificaciones presupuestales en que se clasifican las apropiaciones establecidas en el anexo del acto administrativo que liquida el presupuesto
Ilustracin 37. Lista de rubros creados
Ilustracin 38 Creacin de Rubros
Ilustracin 39. Registro de Guardado o Ahora se procede a crear la adicin presupuestal, volviendo al formulario de incorporacin presupuestal (Ilustracin 36) mediante el botn ADICIONAR INCORPORACIN. Este abre una nueva ventana en donde se registra la informacin de la incorporacin presupuestal (Ilustracin 40) con los siguientes datos: Tipo de documento, seleccionar de la lista desplegable si corresponde a un Decreto (para las entidades territoriales) o Resolucin (para las entidades pblicas ejecutoras). o Nmero del Acto Administrativo, por el cual se incorpora al presupuesto de la entidad ejecutora. o Fecha de Acto Administrativo, se debe diligenciar en el formato DD/MM/AAAA. o Fuente de financiacin del proyecto, seleccionar de la lista desplegable segn corresponda. o Rubro, seleccionar de la lista conforme a los rubros anteriormente registrados en el men Fuentes Financiacin. o Vigencia o anualidad, seleccionar la vigencia en la que se realiza la incorporacin presupuestal. o Aplica Vigencia Futura, seleccionar segn corresponda de la lista desplegable Si o No. o Nro. Autorizacin Vigencia Futura, que corresponde al nmero del documento de autorizacin de la vigencia futura si la respuesta anterior fue afirmativa.
o Valor, se registra el valor incorporado al presupuesto segn la fuente de financiacin. Es importante precisar que la entidad ejecutora incorporar el valor total del proyecto, si para la ejecucin del mismo se dispone de apropiacin suficiente con cargo al presupuesto del respectivo bienio del Sistema General de Regalas; de lo contrario requerir la autorizacin de vigencias futuras de acuerdo a lo previsto en los artculos 94 y 97 de la Ley 1530 de 2012 y en tal caso el usuario deber ingresar la informacin de las incorporaciones presupuestales en la medida en que se vayan afectando los respectivos presupuestos bienales autorizados. Se finaliza el registro de la incorporacin con el botn GUARDAR.
Ilustracin 40 Ingreso Incorporacin Presupuestal
Ingreso de informacin de Vigencias Futuras para la asuncin de compromisos que afectan presupuestos de bienalidades posteriores: Para estos casos el usuario deber ingresar la informacin de las incorporaciones presupuestales en la medida en que se vayan afectando los respectivos presupuestos bienales autorizados y conforme a la programacin de la ejecucin financiera del proyecto.
Posteriormente deber sealan en el ingreso de la primera incorporacin el detalle por bienalidad, de las vigencias futuras autorizadas y su respectivo valor mediante la opcin Adicionar Vig. Futura (Ver Ilustracin 41). Ingreso de informacin de Vigencias Futuras para la recepcin de bienes y servicios en bienalidades posteriores: En estos casos el usuario deber ingresar la informacin de la incorporacin presupuestal por el valor total del proyecto en la bienalidad respectiva, teniendo en cuenta que para la ejecucin del mismo se dispone de apropiacin suficiente con cargo al presupuesto del respectivo bienio del Sistema General de Regalas, sealando el detalle por bienalidad, de las vigencias futuras autorizadas para la provisin de bienes y servicios con su respectivo valor mediante la opcin Adicionar Vig. Futura (Ver Ilustraciones 41 y 42).
Ilustracin 41 Ingreso Informacin de Vigencias Futuras
Ilustracin 42 Detalle de Vigencias Futuras
6.
Indicadores y Avance del Proyecto
En esta ventana se ingresar el reporte de ejecucin de cada uno de los indicadores. En la informacin que proviene del SUIFP-SGR deben estar registrados los objetivos que se pretenden cumplir con el proyecto. Igualmente el producto o finalidad del mismo, nombre del indicador, ao de inicio y finalizacin y valor de la meta. Las otras columnas sern ingresadas por el botn DETALLE que est en la ltima columna de cada uno de los indicadores (Ilustracin 43).
Ilustracin 43. Ingreso indicadores Al hacer clic en el DETALLE se abre una nueva ventana (Ilustracin 4 4), en la cual se visualiza toda la informacin del indicador y define la ejecucin del mismo. Para incluir los datos mencionados se da clic en el botn ADICIONAR EJECUCIN y se ingresan los datos de Ao de Reporte, Mes de Reporte y Valor Ejecutado (Ilustracin 45). Los indicadores que se registren tambin son incluidos en el reporte de informacin de Mapa Regalas. Si se desea eliminar un registro de ejecucin del indicador se hace clic en el cono .
Ilustracin 44. Adicin ejecucin
Ilustracin 45. Adicin ejecucin Para volver a la pgina donde se encuentran todos los indicadores del proyecto se da clic en el botn REGRESAR, y se podr visualizar en la columna de Valor Ejecutado (Ilustracin 43), el consolidado de los valores ingresados en la adicin de la ejecucin del indicador.
7.
Cuentas y Giros
Se encuentra la informacin de la cuenta que es reportada por el aplicativo de cuentas - SGR (Ilustracin 46). Dando clic en el botn DETALLE se listarn todos los periodos reportados ascendentemente, siendo el ltimo reporte registrado el primero de la lista. Esta informacin no se puede editar, es una referencia del reporte del aplicativo de cuentasSGR CARGUE REPORTE DE
INFORMACION DE CUENTAS Y EXCEDENTES DE LIQUIDEZ DE RECURSOS DEL SGR. Para ver la informacin reportada al detalle, se va ingresando, con el botn DETALLE, por cada fila (Ilustraciones 46, 47 y 48).
Ilustracin 46. Cuentas y Giros del Proyecto
Ilustracin 47. Vista al estado de la cuenta
Ilustracin 48. Vista al detalle del estado de la cuenta Al oprimir el botn INGRESAR de la seccin Reintegro de Rendimientos Financieros y Recursos no ejecutados (Ilustracin 46) se habilita el registro de la informacin de rendimientos y otros dineros de la cuenta de la entidad ejecutora. (Ilustracin 49).
Ilustracin 49. Reintegro de los recursos y rendimientos
8.
Planeacin de la Ejecucin del Proyecto
En el mbito de la planeacin se ubica a los proyectos de inversin como el eje central para la ejecucin y seguimiento de los recursos que buscan un impacto y mejoramiento de la productividad de una regin o de la calidad de vida de la poblacin cuando se trata de recursos pblicos; una de las metodologas acogidas en nuestro pas para la formulacin de proyectos de inversin es el Marco Lgico el cual se fundamenta en la cadena de valor, esta metodologa ha sido recogida por la Metodologa General Ajustada MGA en la cual se deben presentar los proyectos de inversin a ser financiados con recursos del SGR y que a su vez alimenta el Banco de Programas y Proyectos del SGR y el aplicativo GESPROY SGR. Dicha Cadena de Valor plantea que para cumplir con unos objetivos especficos, los proyectos disponen de insumos que a travs de un proceso de transformacin (llamado actividad es) generan unos productos. Estos ltimos conducen a resultados en trminos de los objetivos especficos propuestos, los cuales a su vez generan impactos, que se definen como los efectos esperados de los productos
El eje central para realizar la programacin de la ejecucin del proyecto son las actividades establecidas en su formulacin, las cuales, tal y como se definen para la cadena de valor, representan las acciones necesarias para la generacin de los productos y obtencin de los resultados del proyecto. Responden a la pregunta Cmo?
Este modulo consta de dos secciones: la programacin precontractual y el cargue de la informacin del archivo para reportar la informacin.
Ilustracin 50 Planeacin del proyecto
8.1.
Programacin Precontractual
Se consigna la informacin previa de la programacin fsico - financiera del proyecto (Ilustracin 51). Se registra la fecha de los procesos globales que se van a desarrollar a nivel del proyecto (Ilustracin 52). Adems se relaciona la modalidad que se haya tomado en el proceso. Para efectuar la programacin de las actividades precontractuales para la ejecucin del proyecto, se deben considerar los procedimientos internos de cada
entidad para llevar a cabo la apertura de los procesos, contemplar los tiempos de elaboracin de estudios previos, estudios de mercado, de idoneidad, expedicin de CDP, la revisin jurdica y sus ajustes, as como la elaboracin de los pre pliegos segn la modalidad de contratacin.
Ilustracin 51 Planeacin precontractual
Ilustracin 52 Ingreso fechas precontractual
Para ingresar la informacin de la programacin precontractual se hace clic en el botn ADICIONAR (Ilustracin 51). All se abre una nueva ventana en la que se registra la fecha de los procesos globales a desarrollar a nivel del proyecto. Hay que recordar que el formato de las fechas es DD/MM/AAAA (Ilustracin 52). Se da clic en el botn GUARDAR.
8.2.
Planeacin y Ejecucin (programacin de las actividades del proyecto)
En esta seccin se registra la informacin relacionada con la programacin de las actividades necesarias para el alcance de las metas y objetivos definidos en el proyecto de acuerdo con la cadena de valor que estructura el mismo; cabe sealar que estas deben ser consistentes con las registradas en la MGA. Para el ingreso de la informacin el responsable de proyecto debe tener a su disposicin la informacin del proyecto, en particular el presupuesto detallado por actividades y la programacin (cronograma) de la ejecucin de dichas actividades mes a mes. Para iniciar con el cargue de la informacin, el usuario encontrar en la segunda seccin del modulo la opcin de ADICIONAR a travs de la cual se abre la ventana Crear Proceso de Cargue de Informacin. (Ilustracin 53).
Ilustracin 53 Adicionar Parmetros Proceso
Ilustracin 54 Crear Proceso de Cargue de Informacin
En esta ventana el usuario deber escoger de la lista de seleccin el tipo de cargue que va a realizar con las siguientes opciones: 1. Cargue de Programacin Inicial (Ilustracin 55): corresponde al primer ingreso de informacin relacionado con la programacin de las actividades del proyecto. El cargue y reporte de esta informacin se debe realizar una vez sea aprobado el proyecto por el respectivo OCAD y se haya designado la entidad ejecutora sin perjuicio que no se haya iniciado la ejecucin del mismo. 2. Cargue de ajustes con aprobacin de OCAD: Se ingresaran las modificaciones que afecten el valor del proyecto, las cuales debern ser aprobadas por el respectivo OCAD, de conformidad con lo establecido en artculo 8 del Acuerdo 014 de 2013. 3. Cargue de Ajustes sin aprobacin de OCAD: por esta opcin podr realizar los ajustes a la programacin inicial, siempre y cuando estos ajustes no correspondan a los enumerados en el artculo 8 del Acuerdo 014. estos ajustes deben ser aprobados por la entidad ejecutora, previo concepto favorable del interventor o la supervisin. Para realizar el cargue de estos ajustes se deber contar con los respectivos soportes documentales. Posteriormente, se debe seleccionar del campo fuente de informacin la forma de cargue del archivo en Excel. Finalmente, se deben registrar los campos de ao de reporte y mes de reporte en los cuales se ha programado el inicio de la ejecucin de las actividades, una vez terminado el diligenciamiento de la informacin requerida seleccione la opcin de guardar.
Ilustracin 55 Cargue archivo
El cargue de la informacin se procesa de la siguiente manera:
Paso 1: Se descarga la plantilla de cargue, por el botn Plantilla cargue. Se abre una nueva ventana donde se muestra el proceso de descarga del archivo de la planilla (Ilustracin 56). El nombre del archivo descargado est conformado por tres consonantes y el cdigo BPIN. Se debe guardar la planilla en un directorio local de la mquina del usuario.
Ilustracin 56 planilla a seguir
Al abrir el archivo de la hoja de Clculo este traer la informacin (Ilustracin 57) para diligenciar la informacin pertinente de programacin inicial de actividades, a travs de las siguientes columnas: Producto: Definido desde el SUIFP - SGR. Actividades_MGA: Definidas desde el SUIFP - SGR. Actividad: Trae por defecto la misma de la MGA. Se pueden adicionar ms filas al mismo producto y actividad MGA. Para hacer este procedimiento se deja el mismo enunciado en la primera columna producto y la segunda columna Actividades_MGA y en la tercera columna se digita la actividad que se quiera anexar.
Unidad: Unidad de medida que corresponde a la actividad. La lista de unidades de medida que puede usar en esta columna, se puede consultar con el botn de UNIDADES DE MEDIDA y se determina de acuerdo a la actividad. Periodo: Fecha de inicio de la actividad posterior a la fecha de inicio del proyecto. Contrato: Nmero de contrato relacionado. Cantidad Ejecutora: Cantidad total de ejecucin. Valor_ ejecutado: Valor total de la ejecucin fsica del proyecto. NOTA: Tener en cuenta la configuracin predeterminada del sistema en la configuracin regional mencionada en el captulo 1 Prerrequisitos para trabajar en el aplicativo.
Ilustracin 57. Ejemplo de Archivo de Cargue Paso 2: Se debe de borrar la fila de los ttulos del archivo del cargue de la planilla dejando slo los datos a cargar. Paso 3: El archivo debe guardarse en formato csv. Por la opcin de guardar como/ otros formatos/ archivo *.csv. En el aviso que informa que no es compatible damos clic en ACEPTAR como lo muestra la Ilustracin 58.
Ilustracin 58. Pasos Guardar archivo CSV Paso 4: Al volver a ingresar al aplicativo se busca por el botn EXAMINAR el archivo creado y se hace clic en el botn PROCESAR CARGUE (Ilustracin 59).
Ilustracin 59 Llamar archivo para cargar
Al hacer clic en procesar se informa en la columna derecha RESULTADOS DEL PROCESO, si hay algn dato a modificar (Ilustracin60).
Ilustracin 60. Resultado del proceso con errores Para volver a cargar el archivo se hace clic en el botn Regresar, se corrigen los errores correspondientes y se carga nuevamente hasta que el resultado nos informe que el cargue fue exitoso (Ilustracin 61).
Ilustracin 61Resultado del Proceso Exitoso
Si el resultado del cargue del archivo fue exitoso, regrese a la ventana principal del modulo( mediante el boton Regresar) en la cual el aplicativo presentar en la parte inferior, la informacin de la programacin fisico- financiera del proyecto. (Ilustracin 62)
Ilustracin 62 Programacin fsico Financiera Se recomienda al usuario realizar una revisin completa de toda la informacin ingresada, en caso de identificar inconsistencias, se debe seleccionar la opcin de Eliminar Proceso con el objeto de ajustar la informacin del archivo Excel y proceder nuevamente a su cargue. Una vez el usuario haya verificado la consistencia de la informacin ingresada debe confirmar la misma, a travs del botn Confirmar Programacin, a lo cual se generar un mensaje de alerta de confirmacin, como lo muestra en la ilustracin 63
Ilustracin 63 mensaje de confirmacin sin modificacin posterior
Para finalizar este proceso se hace clic en la opcin aceptar y el aplicativo enva mensaje de confirmacin de ingreso. Una vez se confirme la programacin inicial esta no se podr eliminar del sistema.
9. Gestin Precontractual
En esta seccin se registra la informacin correspondiente a los procesos precontractuales adelantados por la entidad ejecutora, con el fin de llevar a cabo los procesos contractuales necesarios para ejecutar las actividades del proyecto.
Ilustracin 64 Gestin Precontractual
Paso 1: Ingresar Proceso precontractual Para ingresar un registro se accede por el botn ADICIONAR PROCESO, el cual abrir una ventana con un formulario en el que se solicita la siguiente informacin (Ilustracin 64): Nmero Proceso: Nmero del proceso precontractual. Es importante que el nmero del proceso precontractual sea el registrado en el portal de la contratacin pblica SECOP por la entidad ejecutora. Nmero de Constancia: Modalidad de contratacin: entindase por las modalidades que se consagran en el estatuto de Contratacin, incluyendo la contratacin con entidades sin nimo de lucro establecidas en el artculo 355 de la
Constitucin Poltica. Por otra parte se incluye rgimen privado para aquellas entidades estatales cuyos procesos de contratacin se adelanten bajo dicho rgimen por expresa disposicin de la Ley. Nmero Acto Apertura: Nmero de Acto Administrativo de apertura del proceso de seleccin. Fecha Acto Apertura: Fecha del acto administrativo de la apertura. Nmero Acto Cierre: Nmero acto administrativo del cierre del proceso de seleccin.
El usuario debe diligenciar el formulario y al finalizar Guardar dicha informacin. Al grabar la informacin anterior, el aplicativo asignar un consecutivo automtico de identificacin. Para modificar este registro correspondiente al proceso precontractual se debe ingresar por el cono de editar (Ilustracin 64), realizar las modificaciones y dar la opcin guardar.
Ilustracin 65. Informacin proceso precontractual Paso 2: Crear el certificado de disponibilidad presupuestal - CDP. El CDP es el documento expedido por el responsable del presupuesto, mediante el cual se garantiza la existencia de apropiacin presupuestal disponible, libre de toda afectacin presupuestal y suficiente para respaldar los actos administrativos con los cuales se ejecuta el presupuesto o se hace la apropiacin presupuestal. Para crear el CDP en el aplicativo GESPROY-SGR, se ingresa por la opcin INFORMACIN CDPS como muestra la ilustracin 66.
Ilustracin 66. Creacin CDP Al ingresar por esta opcin, se abre una nueva ventana (Ilustracin 67) donde se puede crear un CDP nuevo o digitar el detalle de un CDP ya creado. Para ingresar un CDP nuevo se hace clic en el botn ADICIONAR CDP, tal como aparece en la Ilustracin 67.
Ilustracin 67. Adicionar CDP
La opcin de Adicionar CDP despliega una nueva ventana, en la cual se debe diligenciar la informacin de Nmero, fecha y Vigencia del CDP, al finalizar, guardar la informacin.(Ilustracin 68)
Ilustracin 68. Adicionar CDP Posteriormente, el usuario debe ingresar por detalle del CDP(Ilustracin 69)
Ilustracin 69. Ingreso al Detalle CDP
Al ingresar a la opcin DETALLE CDP se abre una nueva ventana (Ilustracin 70), y se registra la siguiente informacin Proyecto: Se selecciona de la lista desplegable Vigencia del CDP: se selecciona la vigencia en que se expidi el CDP Rubro: Se selecciona de la lista desplegable el rubro que se afecta con el proyecto. Fuente: se selecciona la fuente de financiacin del proyecto Valor Disponibilidad: Valor de disponibilidad presupuestal que posee el CDP.
Ilustracin 70. Registro detalle CDP Para anexar un nuevo CDP se procede a ingresar nuevamente por la opcin de ADICIONAR CDP Paso 3: Relacionar CDP con proceso precontractual. Este paso se realiza entrando por la opcin de Relacionar CDP, esta accin debe realizarse por cada proceso precontractual. (Ilustracin 71)
Ilustracin 71. Relacionar CDP Una vez se ingresa por relacionar CDP, el aplicativo despliega una ventan a en la cual deber escoger de la lista desplegable que muestra los CDPS creados en el paso 2, el CDP que respalda el proceso Precontractual que se est ingresando. Una Vez escogido el CDP, se debe Guardar la informacin (Ilustracin 72).
Ilustracin 72. Relacin CDP
10. Contratos del Proyecto

En esta opcin se ingresa la informacin correspondiente a los contratos que ejecutaran las actividades del proyecto.
Ilustracin 73 Contratos Proyecto
Para ingresar la informacin contractual se deben seguir los siguientes pasos: Paso 1. Registro de la informacin del Contratista. sta se ingresa entrando por la opcin CONTRATISTAS (Ilustracin 74), la cual abre una nueva ventana que solicita la informacin del contratista.
Ilustracin 74. Contratos del Proyecto En la nueva ventana se debe diligenciar la siguiente informacin: Nombre Tipo de Identificacin del contratista Nmero de Identificacin del contratista Tipo contratista Naturaleza del contratista Documento de unin Temporal Fecha del Documento de Unin Temporal Representante Legal Tipo Id Representante Legal Nmero ID representante Legal Departamento Municipio
Tener en cuenta que los campos marcados con (*) son de obligatorio diligenciamiento. (Ilustracin 75)
Ilustracin 75. Datos solicitados para contratistas Paso 2: creacin del contrato. Ingresar por la opcin ADICIONAR CONTRATO (Ilustracin 73 y 74). sta abre una nueva ventana (Ilustracin 75) en la que se ingresan los siguientes datos: Proceso precontractual: Se selecciona de la lista desplegable, la cual trae los procesos precontractuales ingresados de conformidad con el captulo 9 de este manual. Modalidad de contratacin: el aplicativo traer automticamente la modalidad que se registro para el nmero de proceso precontractual registrado en el campo anterior. Causal de Contratacin: Se despliega lista desplegable de acuerdo a la modalidad de contratacin. El usuario elige la opcin que aplique segn su proceso precontractual adelantado. Tipo de identificacin: Se elige por el combo de Seleccin. Nmero del documento de identificacin: Se digita el nmero de identificacin del contratista. Si ste no ha sido registrado an, se da clic en el enlace INGRESAR CONTRATISTA (Ilustracin 74). Contratista: El aplicativo traer el nombre del contratista una vez digitado el campo de Nmero del documento de identificacin Valor contrato: Se registra el Valor del contrato en pesos, se ingresa el valor sin puntos y se utiliza la coma para el decimal. Ej. 1000000,02 Nmero de Contrato: Se digita el nmero asignado al contrato Tipo de Contrato: Se selecciona de la lista de seleccin Objeto: Se registra el objeto del contrato tal y como est en la minuta de este.
No. Acto de adjudicacin: Se ingresa el nmero de adjudicacin del contrato. Fecha suscripcin contrato: Se selecciona de acuerdo a la fecha de suscripcin del contrato Fecha de inicio: Se selecciona de acuerdo a la fecha del acta de inicio del contrato Plazo: Se registra el plazo y se selecciona si est determinado en das, meses o aos. Fecha final contractual: Se selecciona la fecha estimada de terminacin del contrato. Trmino para la liquidacin: (en das, meses, aos)
Al finalizar de ingresar los campos, el usuario grabar la informacin (Ilustracin 76).
Ilustracin 76. Ingreso datos del contrato Paso 3: Detalle del contrato. Se ingresa por la opcin DETALLE como se muestra en la Ilustracin 73.
Ilustracin 77. Acceso a detalle en contratos
AL INGRESAR A ESTA OPCIN DEL DETALLE DEL CONTRATO SE ENCUENTRAN TRES PESTAAS :
INFORMACIN DE CONTRATOS PAGOS DEL CONTRATO REGISTRO FOTOGRFICO
Ilustracin 78. Acceso a detalle en contratos
INFORMACIN DE CONTRATOS
Por esta opcin se ingresa la informacin de los siguientes aspectos del contrato:
Ilustracin 79. Ingreso DETALLE en Contrato
a) Informacin General del contrato: Esta informacin la trae el aplicativo de lo registrado en el Paso 2 (Ilustracin 80).
Ilustracin 80. Ingreso DETALLE en Contrato
b) Informacin del contratista: Esta informacin la trae el aplicativo de lo registrado en el Paso 1 (Ilustracin 81)
Ilustracin 81. Ingreso DETALLE en Contrato c) Aspectos financieros del contrato: Comprende los recursos que corresponden a ese contrato. Se divide en dos secciones, los recursos propios del Sistema General de Regalas y los que pertenecen a otras fuentes de financiacin. Esta informacin proviene del aplicativo SUIFPSGR. Recursos Del Sistema General de Regalas: Esta informacin es diligenciada en el aplicativo del SUIFP-SGR. Para cambiarla se ingresa por el botn MODIFICAR (Ilustracin 82).
Ilustracin 82. Recursos Regalas Se abre un formulario que trae la informacin de las fuentes de financiacin de regalas del SUIFP-SGR (Ilustracin 83). Se eligen las entidades que hayan invertido en el proyecto, seleccionando la casilla de la primera columna titulada Incluir en el Contrato. Luego se digita el valor aportado al Contrato para poder dar clic en GUARDAR.
Ilustracin 83 Distribucin de Recursos en Regalas
Ilustracin 84. Registro de modificacin
Otras Fuentes De Financiacin Cofinanciacin de entidades diferentes al Sistema de Regalas (Ilustracin 85). Para registrar las otras fuentes de financiacin se da clic en el botn INGRESAR. ste abre un formulario (Ilustracin 86), donde se selecciona la entidad que aporta la financiacin que corresponde al proyecto y el valor de la misma. Luego se hace clic en GUARDAR, mostrando el aviso de confirmacin.
Ilustracin 85. Ingreso otras fuentes de financiacin
Ilustracin 86. Ingreso informacin fuentes de financiacin
d)
Registro presupuestal: Monto de recursos que respalda el cumplimiento o pago de las obligaciones o compromisos adquiridos de conformidad con la Ley, y que correspondan o desarrollen el objeto de la apropiacin afectada.
Para registrar la informacin del registro presupuestal da clic en el botn INGRESAR RP (Ilustracin 87).
Ilustracin 87. Registro Presupuestal ste abre un formulario donde se digita los siguientes datos (Ilustracin 88): Nmero del registro presupuestal. Pregunta: El registro presupuestal incluye recursos de regalas? Seleccione SI o NO segn corresponda. Pregunta: Los rubros del registro estn con cargo a los rubros de incorporacin de recursos de Regalas en el ente ejecutor? Seleccione SI o NO segn corresponda. Concepto: Digite el concepto del RP. Fecha: Seleccionar fecha del RP Valor: se registra el valor en pesos del RP Vigencia: se registra la vigencia de expedicin del Registro Presupuestal. Dependencia que Certifica el Registro Presupuestal: Se registra el nombre de la Secretara o entidad que expidi el RP
Una vez diligenciado el formulario se guarda la informacin.
Ilustracin 88. Adicin Registro Presupuestal Al guardar la informacin general del Registro Presupuestal, el aplicativo despliega tres nuevas opciones: Eliminar RP, Modificar RP y Afectar CDP, como se muestra en la ilustracin 89.
Ilustracin 89. Registro Presupuestal Las opciones de eliminar y modificar RP pueden ser utilizadas en caso que se requiera hacer un ajuste a la informacin reportada. La opcin de AFECTAR CDP se utiliza para relacionar el registro presupuestal a cada CDP relacionado en el modulo de gestin precontractual como se seal en el captulo 9 de este manual. Al entrar por esta opcin se abre una nueva ventana en la que se solicita el nmero del CDP y el valor que el RP afecta a este. (Ilustracin 90).
Ilustracin 90. CDP que soporta RP
e) Actas Contrato En esta seccin se registra la informacin de las actas suscritas en desarrollo de la ejecucin del contrato.
Ilustracin 91. Actas de Contrato
Para crear un acta en el bloque de Actas del Contrato, se da clic en el botn INGRESAR (Ilustracin 91). ste abre un formulario en el que se registra los siguientes datos (Ilustracin 92): Tipo de Acta: Se selecciona de la lista desplegable el tipo de acta que se va a registrar. Contrato: Trae por defecto el nmero del contrato al que se le relaciona el acta. Acta No.: se registra el nmero del acta, si el acta no tiene numero indicar que no aplica (N.A) Fecha: Fecha del da en que se suscribi el acta. Detalle del acta: Se registra el objeto detalle del acta. Estado de contrato: Se selecciona por el combo de seleccin. Valor: Se registra el valor del acta, si aplica.
Ilustracin 92. Registro de Actas Realizadas
Una vez diligenciado el formulario, guardar la informacin. Para editar la informacin del acta se ingresa por el botn de editar y para eliminar la informacin se elige el botn Borrar (Ilustracin 91). f) Plizas del Contrato En esta seccin se registra la informacin de las plizas y las modificaciones de las plizas que se generan en la ejecucin del contrato (Ilustracin 93).
Ilustracin 93. Plizas del Contrato
Para registrar la informacin se da click en INGRESAR. sta abre un formulario donde se registra el nmero de la pliza y la fecha de expedicin de la misma (Ilustracin 94).
Ilustracin 94. Ingreso de pliza
g) Modificaciones Para registrar las modificaciones realizadas al contrato se ingresa por la opcin INGRESAR MODIFICACIN (Ilustracin 95).
Ilustracin 95. Modificacin de Contratos ste abre un formulario donde se diligencian los siguientes datos (Ilustracin 96): Contrato No.: Trae el contrato al que se le registra la modificacin. Tipo de modificacin: Se selecciona de la lista desplegable el tipo de modificacin a reportar. De acuerdo a l tipo de modificacin el aplicativo desplegar campos adicionales. Documento tipo: Se selecciona de la lista desplegable. Documento Nmero: Numero del documento de modificacin. Fecha documento: Numero del documento de modificacin Objetivo: Se registra el objeto de la modificacin.
Una vez finalizado el registro de la informacin, se debe guardar.
Ilustracin 96. Adicin de tiempo

h) Circunstancias externas a la ejecucin del Contrato
En esta seccin se registran de presentarse las decisiones judiciales que afectan la ejecucin del proyecto.
Ilustracin 97. Circunstancias Externas Para registrar esta informacin se accede por la opcin INGRESAR (Ilustracin 97), la cual desplegar una nueva ventana que solicitar reportar la informacin que se muestra en la ilustracin 98.
Ilustracin 98. Ingreso decisiones Judiciales
i) Circunstancias excepcionales en la ejecucin de los Contratos Para registrar las Circunstancias excepcionales en la ejecucin de los Contratos, se da clic en el botn INGRESAR (Ilustracin 99). Y se registran los campos solicitados en el formulario que se despliega (Ilustracin 100).
Ilustracin 99. Circunstancias Excepcionales
Ilustracin 100. Registro de circunstancias Excepcionales
PAGOS DEL CONTRATO Esta pestaa est dividida en dos secciones: Informacin General del Contrato y ejecucin de pagos Seccin 1: Informacin General del Contrato El aplicativo trae la informacin registrada en la pestaa de Informacin del Contrato
Ilustracin 101. Pagos del contrato
Seccin 2: Ejecucin de Pagos
Ilustracin 102. Ejecucin de Pagos Para ingresar los pagos correspondientes al contrato, se da clic en el botn INGRESAR (Ilustracin 102). ste abre un formulario en el que se registran los siguientes datos:
o Contrato: que lo trae por defecto. o Pago Nmero: Consecutivo de numeracin. o Fecha de ejecucin: Por combos de seleccin (Da, Mes, Ao). o Tipo de documento: Orden de pago o comprobante de egreso o Documento No.: Nmero de documento. o Beneficiario: nombre del beneficiario de pago. o Concepto: Informacin del pago. Los Campos marcados con asterisco (*) son de diligenciamiento obligatorio. Al registrar la ejecucin del pago, se debe ingresar por el botn SIGUIENTE.
Ilustracin 103. Adicin General del Pago
ste botn lleva a la vista del registro de la informacin cargada en el aplicativo de cuentas-SGR, si la fecha del pago es posterior a marzo de 2013 para Regalas Directas o desde Octubre de 2012 para fuente de financiacin de Fondos. Los pagos se registran desde el aplicativo de cuentas-SGR. De no cumplirse estos criterios, se registran los pagos por la ventana Adicionar Ejecucin de Pagos (Ilustracin 103). Se seala la casilla de la columna SELECCIONAR FUENTE, correspondiente a la entidad aportante y se digita el valor correspondiente a la ejecucin del pago. Para modificar esta informacin se ingresa por el botn de editar o para eliminar por el botn de borrado .
La informacin que proviene desde el aplicativo de cuentas SGR no se podr modificar ya que estos registros estn aprobados y enviados al SGR (Ilustraciones 104, 105 y 106).
Ilustracin 104. Ingreso del DETALLE de pagos
Ilustracin 105. Fuentes de Pago
Ilustracin 106. Pago fuente registrado por SGR
REGISTRO FOTOGRFICO Esta pestaa est dividida en dos secciones: Informacin General del contrato y Registro Fotogrfico del Proyecto Seccin 1: Informacin General del Contrato El aplicativo trae la informacin registrada en la pestaa de Informacin del Contrato
Ilustracin 107. Registro fotogrfico del contrato Seccin 2: Registro Fotogrfico del Proyecto Se guardan las imgenes de los avances de los contratos y/o documentos. Para cargarlas se ingresa por el botn ADICIONAR IMGENES (Ilustracin 108).
Ilustracin 108. Adicin Registro Fotogrfico ste abre un formulario (Ilustracin 109) donde se registran las imgenes por niveles de clasificacin. Se incluyen de acuerdo a los reportes que estn listos para ser observados y clasificados. Por el botn de EXAMINAR se ingresa al
equipo y modelo la ruta de la imagen que se va a cargar (Ilustracin 110). Luego de registrar y cargar la imagen se da clic en GRABAR. Luego puede ser visualizada en el bloque de registro fotogrfico.
Ilustracin 109. Ingreso de Registro Fotogrfico
Ilustracin 110. Cargue de archivo de imgenes
Ilustracin 111. Imagen cargada en el Registro Fotogrfico
Supervisin y Contratos De Interventora

De acuerdo con lo previsto en el Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica y el Estatuto Anticorrupcin Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupcin y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades pblicas estn obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecucin del objeto contratado a travs de un supervisor o un interventor, segn corresponda. En concordancia con lo anterior, la entidad ejecutora ingresa a travs de estas opciones (ver ilustracin 112), la informacin de la supervisin o interventora contractual de los contratos suscritos para la ejecucin del proyecto.
Ilustracin 112 Ingreso contratos Interventora
Supervisin del Contrato La supervisin consiste en el seguimiento tcnico, administrativo, financiero, contable, y jurdico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad pblica cuando no requieren conocimientos especializados. Por medio de la opcin Ingresar de la seccin Supervisin del Contrato ingrese la informacin de la supervisin contractual asignada al interior de la entidad ejecutora de acuerdo con el siguiente detalle solicitado en la ventana emergente: Nombre del supervisor: Se refiere al nombre del funcionario asignado al interior de la entidad ejecutora para efectuar la supervisin del contrato. El usuario puede seleccionar de la lista desplegable al supervisor si los datos del mismo ya haban sido ingresados, de lo contrario debe marcar en la casilla de Nuevo Supervisor para que la ventana habilite el espacio
correspondiente y pueda digitar el nombre del funcionario a cargo de la supervisin. Nmero ID: Digite el nmero del documento de identificacin previamente seleccionado. Cargo: Ingrese el cargo del funcionario de la entidad ejecutora asignado para efectuar la supervisin. Dependencia: Seale la dependencia en la cual se ubica el funcionario. Telfono: Digite el nmero de telfono del funcionario asignado como supervisor. E-mail: Ingrese el correo electrnico institucional del funcionario asignado como supervisor.
Una vez registrada la informacin del supervisor, el usuario debe relacionar el o los contratos del proyecto a los cuales ha sido asignado el supervisor, a travs de la opcin ASIGNAR CONTRATOS Y SUBCONTRATOS. En la ventana emergente, el usuario selecciona los contratos del proyecto a los cuales ha sido asignado el supervisor en las casillas correspondientes, y adicionalmente, detalla los datos del tipo, nmero y fecha del documento mediante el cual fue designado como supervisor del respectivo contrato, as como la fecha de inicio de sus actividades como supervisor.
Interventora del Contrato Para ingresar un contrato de interventora con respecto al proyecto ingresamos por la pestaa de Contratos del Proyecto y el bloque Contratos de interventora.(Ilustracin 112) Al ingresar por el botn ADICIONAR CONTRATO abre la ventana en la que se registran todos los datos correspondientes al contrato de interventora. Este formulario (Ilustracin 113) es equivalente al registro de informacin de contratos, ya expuesto.
Ilustracin 113 Ventana ingreso informacin supervisin
En la ventana se halla un botn llamado ASIGNAR CONTRATOS Y SUBCONTRATOS, En sta se relacionan los contratos a los que se les realizar interventora, sealando el contrato en la casilla de la columna Asignar (Ilustracin 114) Luego se da clic en GUARDAR.
En el bloque de Contratos de Interventora opcin DETALLE se encuentra toda la informacin correspondiente al contrato de la interventora
Ilustracin 114 Bloque contratos de Interventora
Ilustracin 115 Datos Contrato Interventor
Ilustracin 116 Relacin interventora vs contrato
Ilustracin 117 Bloque contrato interventora
11. EJECUCIN DEL PROYECTO Para el cargue de la informacin del proyecto se ingresa por la pestaa de Planeacin Ejecucin. Al ingresar a los Parmetros del Proceso se hace clic en el botn ADICIONAR (Ilustracin 118). ste abre un formulario donde se elige el tipo de cargue Cargue de Ejecucin y se digita el ao y mes de Reporte.(Ilustracin 119).
Ilustracin 118. Parmetros de Proceso
Ilustracin 119. Creacin Proceso de Cargue de Informacin Al tener ya los parmetros establecidos, se ingresa por el botn de PLANTILLA DE CARGUE y descarga la plantilla con la informacin de la ltima versin cargada (Ilustracin 120 y 121).
Ilustracin 120. Parmetros Establecidos
Ilustracin 121. Descarga de actividades predefinidas del Proyecto Al abrir el formato enva un aviso al que se debe dar clic en SI para el archivo (Ilustracin 122).
Ilustracin 122. Abrir archivo planilla
Ilustracin 123. Archivo a modificar IMPORTANTE: Para el cargue de la ejecucin Fsico Financiera del proyecto, en el archivo a cargar se deben reportar los valores del periodo, es decir, el sistema almacenar estos valores y una vez cargados en la consulta de avance y ejecucin se visualizarn los valores reportados en cada mes (Ilustracin 123). Este reporte no se hace con los valores acumulados de los periodos anteriores. Para cargar el archivo consolidado de la ejecucin de proyectos se debe realizar el mismo proceso que se realiz al crear el archivo de Planificacin del proyecto (cambio de formato .*xls a *.csv) (ver captulo 8.2). Al volver al aplicativo, con el archivo *.csv se ingresa a los Parmetros de Proceso, haciendo clic en el botn de EXAMINAR adjuntando el archivo creado (Ilustracin 124) y se hace clic en el botn PROCESAR. Antes de procesar hay que tener en cuenta que el cargue del archivo es CONSOLIDADO por proyecto, as que se deben cargar TODOS los contratos que corresponden al proyecto seleccionado, para que se observe toda la ejecucin del proyecto. As esto se ver reflejado en el seguimiento del proyecto (Ilustracin 125) mostrando el avance total del mismo.
Ilustracin 124 Llamar archivo por cargar
Ilustracin 125. Seguimiento del Proyecto
12. APROBACIN INFORMACIN En esta pestaa solo tendr acceso el usuario aprobador que corresponde a las dependencias de la entidad ejecutora que tengan bajo su responsabilidad la gestin, supervisin y aprobacin de la ejecucin de los proyectos de inversin del aplicativo GESPROY_SGR.
AL ingresar a esta ventana (Ilustracin 126) se da clic en el botn ADICIONAR APROBACIN.
Ilustracin 126 Aprobacin Informacin
sta abre un formulario en el que se selecciona el ao y el mes en que la entidad ejecutora aprueba el reporte de informacin. Luego se da clic en el botn GUARDAR(Ilustracin 127).
Ilustracin 127 Adicionar Aprobacin
13. Alertas Proyecto

Corresponde a los avisos de alertas para la entidad ejecutora, respecto al ingreso y consistencia de la informacin cargada en el aplicativo, de acuerdo con el siguiente detalle: 1. Generales Reporte de informacin. Informacin completa, consiste en que el usuario haya diligenciado todos los campos solicitados de acuerdo a la fase del proyecto. Oportunidad, consistente en el cumplimiento de la obligacin de remitir el reporte mensual de informacin. 2. Especificas del proyecto Proyectos que hayan iniciado la etapa contratactual sin la respectiva certificacin del OCAD de cumplimiento de requisitos de que trata el Acuerdo 013 de 2012 (modificado por el Acuerdo 014 de 2013). El valor aprobado corresponde al valor del proyecto registrado en la MGA y posteriormente en el SUIFP-SGR. La suma de las diferentes fuentes de financiacin no corresponda al valor aprobado del proyecto segn la informacin importada del SUIFP-SGR.
En el caso en el que la fecha de autorizacin de las vigencias futuras sea menor a la fecha de apertura del proceso de contratacin de los contratos que ejecutan proyectos que contemplen vigencias futuras y la fuente de financiacin sea de los fondos del SGR. Cuando la fecha de autorizacin de vigencias futuras sea menor a la fecha de aprobacin del proyecto, para el caso de los proyectos que contemplen vigencias futuras y la fuente de financiacin sea de asignaciones directas del SGR. De conformidad con el indicador de avance de ejecucin fsica del proyecto de inversin y los rangos establecidos (Semforo), se activar la respectiva alerta en el caso en que se presente atraso en la ejecucin de las actividades. Por otra parte, se incluye una segunda seccin con los aspectos generales a tener en cuenta o recomendaciones para el usuario.
Ilustracin 128. Alertas Proyecto

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Fecha: 26/09/2013 Manual del Usuario Versin: SISTEMA DE GESTIN Y MONITOREO A LA EJECUCIN DE PROYECTOS GESPROY- SGR Pgina 1 de 97

Departamento Nacional de Planeacin Repblica de Colombia

Manual del Usuario GESPROY - SGR

GESTIN PRECONTRACTUAL.............................................................................................................. 55 CONTRATOS DEL PROYECTO .......................................................................................................... 62

PRE-REQUISITOS PARA TRABAJAR EN EL APLICATIVO

Para el navegador de internet:

Ilustracin 2. Ingreso a historial de exploracin

Ilustracin 3. Eleccin de opcin Internet

Ilustracin 4. Ingreso a panel de Control

Ilustracin 5. Reloj, Idioma y Regin

Ilustracin 6. Configuracin Regional

Ilustracin 7. Configuracin Adicional

Ilustracin 9. Ingreso a cargue y reporte de Informacin

Seleccionar el botn de INGRESAR

Ilustracin 10. Cargue de Informacin

1. Ingresar usuario y contrasea de usuario con perfil Elabora y Carga

Ilustracin 12. Pgina de Inicio

Ilustracin 14. Ingreso seguimiento de proyectos

Ilustracin 15. Pgina de Ingreso

Ilustracin 18. Men Principal

41% - 79%= Amarillo 81% - 100%= Verde

Ilustracin 19. Informacin del proyecto

Ilustracin 20. Descripcin general del proyecto

Ilustracin 22. Datos Representante Legal

Ilustracin 23. Ingreso de datos de Contacto del Proyecto

Ilustracin 25. Mensaje de Borrado

Para ingresar la CERTIFICACIN

Ilustracin 26 Requisitos segn certificado OCAD

Ilustracin 27 Registro Guardado

Ilustracin 29. Adicionar Acuerdos de Aprobacin de Proyectos

Ilustracin 30. Adicin de acuerdo

Ilustracin 31. Informacin guardada

Ilustracin 32. Adicin del detalle

Ilustracin 33. Errores en detalle

Ilustracin 35. Acuerdos y detalles de acuerdos

Ilustracin 36 Incorporacin Presupuestal

Ilustracin 37. Lista de rubros creados

Ilustracin 38 Creacin de Rubros

Ilustracin 40 Ingreso Incorporacin Presupuestal

Ilustracin 41 Ingreso Informacin de Vigencias Futuras

Ilustracin 42 Detalle de Vigencias Futuras

Indicadores y Avance del Proyecto

Ilustracin 44. Adicin ejecucin

Ilustracin 46. Cuentas y Giros del Proyecto

Ilustracin 47. Vista al estado de la cuenta

Ilustracin 49. Reintegro de los recursos y rendimientos

Planeacin de la Ejecucin del Proyecto

Ilustracin 50 Planeacin del proyecto

Ilustracin 51 Planeacin precontractual

Ilustracin 52 Ingreso fechas precontractual

Planeacin y Ejecucin (programacin de las actividades del proyecto)

Ilustracin 53 Adicionar Parmetros Proceso

Ilustracin 54 Crear Proceso de Cargue de Informacin

Ilustracin 55 Cargue archivo

El cargue de la informacin se procesa de la siguiente manera:

Ilustracin 56 planilla a seguir

Ilustracin 59 Llamar archivo para cargar

Ilustracin 61Resultado del Proceso Exitoso

Ilustracin 63 mensaje de confirmacin sin modificacin posterior

Ilustracin 64 Gestin Precontractual

Ilustracin 67. Adicionar CDP

Ilustracin 69. Ingreso al Detalle CDP

Ilustracin 72. Relacin CDP

10. Contratos del Proyecto