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REVISIN Y EVALUACIN DEL SISTEMA DEL CONTROL INTERNO. EL CONTROL INTERNO El control interno comprende el plan de organizacin, los mtodos y procedimientos que tiene implantados una empresa o negocio, estructurados en un todo para la obtencin de tres objetivos fundamentales: a) la obtencin de informacin financiera correcta y segura; b) la salvaguarda de los activos; y c) la eficiencia de las operaciones. FINALIDAD DE LA IMPLANTACIN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Es el proceso realizado por el consejo de administracin, los ejecutivos u otro personal, diseado para ofrecer una seguridad razonable respecto al logro de los objetivos en las categoras de 1) eficacia y eficiencia de las operaciones, 2) confiabilidad de los informes financieros 3) cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. Importancia. El control interno en cualquier organizacin, reviste mucha importancia, tanto en la conduccin de la organizacin, como en el control e informacin de la operaciones, puesto que permite el manejo adecuado de los bienes, funciones e informacin de una empresa determinada, con el fin de generar una indicacin confiable de su situacin y sus operaciones en el mercado; ayuda a que los recursos (humanos, materiales y financieros) disponibles, sean utilizados en forma eficiente, bajo criterios tcnicos que permitan asegurar su integridad, su custodia y registro oportuno, en los sistemas respectivos. Fija el tono de la organizacin y, sobre todo, provee disciplina a travs de la influencia que ejerce sobre el comportamiento del personal en su conjunto. Constituye la plataforma para el desarrollo de las acciones y de all deviene su trascendencia, pues como conjuncin de medios, operadores y reglas previamente definidas, traduce la influencia colectiva de varios factores en el establecimiento, fortalecimiento o debilitamiento de polticas y procedimientos efectivos en una organizacin. ASPECTOS QUE DEBE CONTEMPLAR TODO SISTEMA DE CONTROL INTERNO Definicin y objetivos. El Control Interno es un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de pesados mecanismos burocrticos aadidos a los mismos, efectuado por el consejo de la administracin, la direccin y el resto del personal de una entidad, diseado con el objeto de proporcionar una garanta razonable para el logro de objetivos incluidos en las siguientes categoras: Eficacia y eficiencia de las operaciones. Confiabilidad de la informacin financiera. Cumplimiento de las leyes, reglamentos y polticas. Completan la definicin algunos conceptos fundamentales: El control interno es un proceso, es decir un medio para alcanzar un fin y no un fin en s mismo. Lo llevan a cabo las personas que actan en todos los niveles, no se trata solamente de manuales de organizacin y procedimientos. Slo puede aportar un grado de seguridad razonable, no la seguridad total, a la conduccin. Est pensado para facilitar la consecucin de objetivos en una o ms de las categoras sealadas las que, al mismo tiempo, suelen tener puntos en comn. Segn la Comisin de Normas de Control Interno de la Organizacin Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), el control interno puede ser definido como el plan de organizacin, y el conjunto de planes, mtodos, procedimientos y otras medidas de una institucin, tendientes a ofrecer una garanta razonable de que se cumplan los siguientes objetivos principales: Promover operaciones metdicas, econmicas, eficientes y eficaces, as como productos y servicios de la calidad esperada. Preservar al patrimonio de prdidas por despilfarro, abuso, mala gestin, errores, fraudes o irregularidades. Respetar las leyes y reglamentaciones, como tambin las directivas y estimular al mismo tiempo la adhesin de los integrantes de la organizacin a las polticas y objetivos de la misma. Obtener datos financieros y de gestin completos y confiables y presentados a travs de informes oportunos. Para la alta direccin es primordial lograr los mejores resultados con economa de esfuerzos y recursos, es decir al menor costo posible. Para ello debe controlarse que sus decisiones se cumplan adecuadamente, en el sentido que las acciones ejecutadas se correspondan con aqullas, dentro de un esquema bsico que permita la iniciativa y contemple las circunstancias vigentes en cada momento.

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Por consiguiente, siguiendo los lineamientos de INTOSAI, incumbe a la autoridad superior la responsabilidad en cuanto al establecimiento de una estructura de control interno idnea y eficiente, as como su revisin y actualizacin peridica. Ambas definiciones (COSO e INTOSAI) se complementan y conforman una versin amplia del control interno: la primera enfatizando respecto a su carcter de proceso constituido por una cadena de acciones integradas a la gestin, y la segunda atendiendo fundamentalmente a sus objetivos. Segregacin de Funciones: Ninguna persona o departamento debe manejar todos los aspectos o fases de una misma transaccin, desde el comienzo hasta el final. Toda transaccin debe ser realizada en cuatro etapas: aprobacin, autorizacin, ejecucin y registro, cuyo control debe correr a cargo de empleados o departamentos relativamente independientes. Esta segregacin de funciones se hace con la finalidad de poder detectar los errores involuntarios, y para que ninguna persona se halle en posicin de poder cometer un desfalco y ocultar su accin por medio de la falsificacin de documentos, sin confabularse con otros miembros de la organizacin. Tres funciones que deben ser segregadas: comprometer a la entidad en el intercambio aceptar o entregar el bien o el instrumento objeto ingresar los datos del intercambio al sistema de procesamiento Cuando estas tres funciones estn determinadas a un solo individuo esta en posicin de cometer fraude o ocultar error. Tambin deber analizarse la combinacin de funciones de una misma persona en relacin con distintos tipos de intercambios. Ej. Una persona que es responsable de cobranza y al mismo tiempo el ingreso de los datos, este podra realizar ventas en negro. Asignacin de Autoridad y Responsabilidad Todo organismo debe complementar su Organigrama, con un Manual de Organizacin, en el cual se debe asignar la responsabilidad, las acciones y los cargos, a la par de establecer las diferentes relaciones jerrquicas y funcionales para cada uno de estos. El Ambiente de Control se fortalece en la medida en que los miembros de un organismo conocen claramente sus deberes y responsabilidades. Ello impulsa a usar la iniciativa para enfrentar y solucionar los problemas, actuando siempre dentro de los lmites de su autoridad. Existe una nueva tendencia de derivar autoridad hacia los niveles inferiores, de manera que las decisiones queden en manos de quienes estn ms cerca de la operacin. Un aspecto crtico de esta corriente es el lmite de la delegacin: hay que delegar tanto cuanto sea necesario pero solamente para mejorar la probabilidad de alcanzar los objetivos. Toda delegacin conlleva la necesidad de que los jefes examinen y aprueben, cuando proceda, el trabajo de sus subordinados y que ambos cumplan con la debida rendicin de cuentas de sus responsabilidades y tareas. Tambin requiere que todo el personal conozca y responda a los objetivos de la organizacin. Es esencial que cada integrante de la organizacin conozca cmo su accin se interrelaciona y contribuye a alcanzar los objetivos generales. Para que sea eficaz un aumento en la delegacin de autoridad se requiere un elevado nivel de competencia en los delegatarios, as como un alto grado de responsabilidad personal. Adems, se deben aplicar procesos efectivos de supervisin de la accin y los resultados por parte de la Direccin. Asignacin de Autoridad y Responsabilidad Los actos y transacciones relevantes slo pueden ser autorizados y ejecutados por funcionarios y empleados que acten dentro del mbito de sus competencias. La autorizacin es la forma idnea de asegurar que slo se llevan adelante actos y transacciones que cuentan con la conformidad de la direccin. Esta conformidad supone su ajuste a la misin, la estrategia, los planes, programas y presupuestos. La autorizacin debe documentarse y comunicarse explcitamente a las personas o sectores autorizados. Estos debern ejecutar las tareas que se les han asignado, de acuerdo con las directrices, y dentro del mbito de competencias establecido por la normativa. Registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos Las transacciones y los hechos que afectan a un organismo deben registrarse inmediatamente y ser debidamente clasificados.

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Las transacciones o hechos deben registrarse en el momento de su ocurrencia, o lo ms inmediato posible, para garantizar su relevancia y utilidad. Esto es vlido para todo el proceso o ciclo de la transaccin o hecho, desde su inicio hasta su conclusin. Asimismo, debern clasificarse adecuadamente para que, una vez procesados, puedan ser presentados en informes y estados financieros confiables e inteligibles, facilitando a directivos y gerentes la adopcin de decisiones. Acceso restringido a los Recursos, Activos y Registros El acceso a los recursos, activos, registros y comprobantes, debe estar protegido por mecanismos de seguridad y limitado a las personas autorizadas, quienes estn obligadas a rendir cuenta de su custodia y utilizacin. Todo activo de valor debe ser asignado a un responsable de su custodia y contar con adecuadas protecciones, a travs de seguros, almacenaje, sistemas de alarma, pases para acceso, etc. Adems, deben estar debidamente registrados y peridicamente se cotejarn las existencia fsicas con los registros contables para verificar su coincidencia. La frecuencia de la comparacin, depende del nivel de vulnerabilidad del activo. Estos mecanismos de proteccin cuestan tiempo y dinero, por lo que en la determinacin nivel de seguridad pretendido debern ponderarse los riesgos emergentes entre otros del robo, despilfarro, mal uso, destruccin, contra los costos del control a incurrir. Rotacin de personal en las tareas claves Ningn empleado debe tener a su cargo, durante un tiempo prolongado, las tareas que presenten una mayor probabilidad de comisin de irregularidades. Los empleados a cargo de dichas tareas deben, peridicamente, abocarse a otras funciones. Si bien el Sistema de Control interno debe operar en un ambiente de solidez tica y moral, es necesario adoptar ciertas protecciones para evitar hechos que puedan conducir a realizar actos reidos con el cdigo de conducta del organismo. En tal sentido, la rotacin en el desempeo de tareas claves para la seguridad y el control es un mecanismo de probada eficacia, y muchas veces no utilizado por el equivocado concepto del "hombre imprescindible". ANALISIS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Ambiente de Control El ambiente de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno y que son por lo tanto determinantes del grado en que los principios de este ltimo imperan sobre las conductas y los procedimientos organizacionales. Es, fundamentalmente, consecuencia de la actitud asumida por la alta direccin, la gerencia, y por carcter reflejo, los dems agentes con relacin a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados. Los principales factores del ambiente de control son: La filosofa y estilo de la direccin y la gerencia. La estructura, el plan organizacional, los reglamentos y los manuales de procedimiento. La integridad, los valores ticos, la competencia profesional y el compromiso de todos los componentes de la organizacin, as como su adhesin a las polticas y objetivos establecidos. Las formas de asignacin de responsabilidades y de administracin y desarrollo del personal. . El grado de documentacin de polticas y decisiones, y de formulacin de programas que contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento. Sistema Contable El sistema contable consiste en los mtodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar y producir informacin cuantitativa de las operaciones que realiza una entidad econmica. Para que su sistema contable sea til y contable, debe contar con mtodos y registros que: a) Identifiquen y registren nicamente las transacciones reales que renan los criterios establecidos por la administracin. b) Describan oportunamente todas las transacciones en el detalle necesario que permita su adecuada clasificacin. e) Cuantifiquen el valor de las operaciones en unidades monetarias. d) Registren las transacciones en el periodo correspondiente. e) Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones en los estados financieros. Descripcin del Sistema de Control Interno El sistema de control interno es el conjunto de todos los elementos en donde lo principal son las personas, los sistemas de informacin, la supervisin y los procedimientos. Este es de vital importancia, ya que promueve la

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eficiencia, asegura la efectividad, previene que se violen las normas y los principios contables de general aceptacin. Los directivos de las organizaciones deben crear un ambiente de control, un conjunto de procedimientos de control directo y las limitaciones del control interno. Mtodo Descriptivo Tambin llamado "narrativo", consiste en hacer una descripcin por escrito de las caractersticas del control de actividades y operaciones que se realizan y relacionan a departamentos, personas, operaciones, registros contables y la informacin financiera. El mtodo narrativo, es ideal para aplicarlo a pequeas empresas. Mtodo de Cuestionario En este procedimiento se elaboran previamente una serie de preguntas en forma tcnica y por reas de operaciones. Estas preguntas deben ser redactadas en una forma clara y sencilla para que sean comprensibles por las personas a quienes se les solicitar que las respondan. Una respuesta negativa advierte debilidades en el control interno. Diagrama de Flujo El diagrama de flujo de sistemas es un diagrama, una representacin simblica de un sistema o serie de procedimientos en que stos se muestran en secuencia, al lector le da una imagen clara del sistema: muestra la naturaleza y la secuencia de los procedimientos, la divisin de responsabilidades, las fuentes y distribucin de documentos, los tipos y ubicacin de los registros y archivos contables. Tiene como base la esquematizacin de las operaciones, mediante el empleo de dibujos (flecha, cuadros, figuras geomtricas, etc.); en dichos dibujos se representan departamentos, formas y archivos, por medio de ellos se indican y explican el desarrollo de las operaciones. Este mtodo se utiliza en la actualidad a travs de computadoras Proceso de evaluacin del control interno Es preciso definir una metodologa para la evaluacin del control interno, con el fin de ubicar de mejor manera las funciones del Auditor Interno, dimensionada en la evaluacin del verdadero alcance institucional y en el marco de los planes estratgicos, las leyes, polticas, presupuestos, normas y procedimientos que rigen las operaciones en directa relacin con los objetivos de servicio que brinda la organizacin, dentro del sector que se desenvuelve.

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CARTA COMPROMISO DE AUDITORIA Es de inters del cliente como del contador publico y auditor, que el auditor enve una carta compromiso documentando los trminos clave del nombramiento. Una carta compromiso confirma la aceptacin por el auditor del nombramiento y ayuda a evitar malos entendidos respectos de asuntos como los objetivos y alcance del trabajo, el grado de las responsabilidades del auditor y las formas de informe que deben emitirse. Ejemplo: Asuncin, xx de xxxxxx 2012. Sr. Gerente General Empresa Presente. De mis consideraciones: Por medio de la presente, tenemos el gusto de confirmar nuestra aceptacin y entendimiento respecto a este compromiso. La auditora ser realizada con el propsito de emitir una opinin respecto a los Estados Financieros de la Empresa, al 31 de diciembre de 2011, recalcando que la responsabilidad de los Estados Financieros es de su empresa. El alcance de la presente auditora es del ao 2010, la cual se efectuar de acuerdo con Normas de Auditora Generalmente Aceptadas y Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Se realizara un informe en borrador que ser socializado con la misma empresa y posteriormente se realizara un informe final, este instrumento ser canalizado o enviado mediante un sistema de correo privado, o bien, su entrega personal, o a travs de correo electrnico. El hecho de que a causa de la naturaleza de prueba(pruebas selectivas) y otras limitaciones inherentes de una auditoria junto con las limitaciones inherentes de cualquier sistema de contabilidad y control interno, hay un riesgo inevitable de que aun algunas errneas de carcter significativo puedan permanecer sin ser descubiertas. Solicitamos autorizacin para disponer del apoyo laboral de su personal y confiamos en que ellos pondrn a nuestra disposicin todos los registros, documentacin y otra informacin que se requiera con relacin nuestra auditoria durante la prestacin de nuestros servicios. Nuestros honorarios ascendern a $3000.00 los cuales se basan en el tiempo requerido por las personas asignadas al trabajo ms gastos directos, los honorarios se facturarn a medida que avance el trabajo. Sean tan amables de firmar y devolver la copia adjunta a la presente carta como indicacin de que estn enterados del trabajo que se desea realizar y el alcance de nuestras pruebas. Att: recibido: Gerente General EVIDENCIAS DE LA AUDITORIA Concepto.- La evidencia de auditora es la informacin que obtiene el auditor para extraer conclusiones en las cuales sustenta su opinin. DECISIONES QUE EL AUDITOR DEBE TOMAR CON RELACION A LA NATURALEZA DE LAS EVIDENCIAS La decisin mas importante que debe tomar todo auditor es determinar los tipos y cantidad adecuada de evidencia que debe reunir para estn por completo satisfecho que los componentes de los estados financieros del cliente y los estados en general se presenten con razonabilidad. Esto es debido al costo que significara examinar y evaluar toda la evidencia disponible. Entonces, las decisiones del auditor se dividen en cuatro subdecisiones: 1. Cuales procedimientos de auditoria se van a utilizar 2. Que tamao de muestra se ha de elegir para un proceso determinado 3. Que partidas se han de escoger de la poblacin 4. Cuando realizar los procedimientos Procedimientos de auditora Un procedimiento de auditoria es la instruccin detallada para la recopilacin de un tipo de evidencia de auditoria que se ha de obtener en cierto momento durante la auditoria. Ejemplo de evidencias: o Conteos fsicos del inventario; o Comparaciones de cheques cancelados con los desembolsos de efectivo; o Asientos del diario y los detalles de las documentaciones que respalden esos asientos. Tamao de la muestra

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Una vez escogida un procedimiento de auditoria, es posible que vare el tamao de la muestra. Ejemplo: - De la existencia de 6.600 cheques registrados en la planilla de salidas de cheque, escoger una muestra de 200 cheques para compararlos contra la planilla de salidas de cheque. Partidas a elegir Despus de haber determinado el tamao de la muestra, aun es necesario decidir que partidas de la poblacin han de ser examinados. Ejemplo: - Si el auditor decide, escoger, 200 cheques 200 cheques cancelados de una poblacin de 6.600 cheques para compararlos contra la planilla de salidas de cheques, se pueden utilizar varios mtodos para escoger los cheques que se han de examinar: a- El auditor podra escoger una semana y examinar los primeros 200 cheques; b- Escoger los 200 cheques con los montos mayores; c- Escoger los cheques al azar, ; d- Escoger los cheques que el auditor considere que probablemente estn equivocados. e- O bien, podra utilizar una combinacin de estos mtodos. Oportunidad Usualmente la auditoria de estados financieros abarca un periodo de un ao y generalmente no se concluye una auditoria sino hasta varias semanas o meses despus de la conclusin de dicho periodo. Por lo tanto, la oportunidad de los procedimientos de auditora puede variar desde principios del periodo de contabilidad hasta mucho despus que se ha concluido. Programa de auditoria Las instrucciones detalladas para la recopilacin de la evidencia para un rea de auditoria o para toda la auditoria recibe el nombre de programa de auditoria. Por lo general, incluye una lista de procedimientos de auditoria, tamao de muestras, partida a escoger y el periodo de las pruebas. CREDIBILIDAD SOBRE LA EVIDENCIA La tercera norma del trabajo en campo requiere que el auditor rena la evidencia competente y suficiente para apoyar la opinin emitida. El auditor debe estar convencido que su opinin es correcta con un alto nivel de aseguramiento. Por eso, al combinar todas las evidencias de la auditoria, el auditor decide cuando est lo suficientemente convencido para emitir un informe de auditoria. Los cuatro factores que determinan la credibilidad de la evidencia son: 1. La relevancia, 2. La competencia, 3. La suficiencia, 4. La oportunidad. Relevancia Las evidencias deben corresponder o ser relevantes al objetivo de auditoria que el auditor est probando antes de que pueda ser convincente. Ejemplo: Supongamos que al auditor le preocupe que un cliente no este facturando a sus clientes por embarques (objetivo de integridad). Si el auditor escogi una muestra de copias de facturas de ventas y rastre los respectivos documentos de embarque, las evidencias no seran relevantes para el objetivo de integridad. Un procedimiento relevante sera rastrear una muestra de documentos de embarque con las facturas de venta duplicadas para determinar si se ha facturado cada una. Competencia La competencia se refiere al grado que las evidencias puedan considerarse como crebles o dignas de confianza. Ejemplo: - Si un auditor cont el inventario, los hechos seran ms competentes que si la direccin le hubiese dado al auditor sus propias cifras. La competencia de las evidencias se refiere solo a los procedimientos de auditoria escogidos. Solo pueden mejorarse escogiendo procedimientos de auditoria que contengan mayor calidad. Independencia de la persona que los suministra. Las evidencias obtenidas de una fuente externa a la entidad, son ms confiables que las obtenidas dentro. Ejemplo:

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- Circularizacin a bancos, abogados o clientes, proveedores. Eficacia de la estructura del control interno del cliente. Cuando la estructura de control interno del cliente es eficaz, las evidencias obtenidas de la misma son mas confiables que cuando la estructura es dbil. Ejemplo: - Si los controles internos sobre ventas o facturacin son eficaces, el auditor podra obtener evidencias ms competentes de las facturas de venta y dems documentaciones. Conocimiento directo del auditor. Las evidencias obtenidas directamente por el auditor a travs del examen fsico, la observacin el clculo y la inspeccin son ms competentes que la informacin obtenida en forma directa. Ejemplo: - Clculos directos realizados por el propio auditor antes que confiar en los clculos realizados por el cliente. Preparacin de las personas que proporcionan la informacin. Aunque la fuente de la informacin es independiente, las evidencias no sern confiables a no ser que la persona que los proporcione est calificada para hacerlo. Ejemplo: - Opinin de especialistas. Grado de objetividad. Las evidencias objetivas son ms confiables que las que requieren mucho criterio para determinar si son correctas. Ejemplo: - La confirmacin de cuentas por cobrar y saldos bancarios, el conteo fsico de valores y efectivo, y la suma (suma de la columna) de las cuentas por pagar para determinar si concuerda con el saldo del mayor (conteo fsico, arqueo de caja, suma de totales del mayor, etc.). SUFICIENCIA La cantidad de las evidencias obtenidas determina la suficiencia. La cantidad se mide principalmente por el tamao de la muestra que escoge el auditor. Ejemplo: - Para un determinado procedimiento de auditora, las evidencias obtenidas de una muestra de 200 seran ms suficientes que una muestra de 100. OPORTUNIDAD La oportunidad de las evidencias de auditoria puede referirse ya sea al momento en que son recopiladas o al periodo que abarca la auditora. Ejemplo: - El conteo que hace el auditor de los valores comerciales en la fecha del balance sera ms convincente que el conteo que se haga dos meses antes.

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ESTUDIO Y EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 2.1.1. Definiciones y conceptos bsicos En su significado ms amplio, control interno comprende la estructura, las polticas, los procedimientos y las cualidades del personal de una empresa, con el objetivo de: proteger sus activos, asegurar la validez de la informacin, promover la eficiencia en las operaciones, y estimular y asegurar el cumplimiento de las polticas y directrices emanadas de la direccin. Los controles en el control interno, pueden ser caracterizados bien como contables o como administrativos: 1. Los controles contables, comprenden el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos cuya misin es la salvaguarda de los bienes activos y la fiabilidad de los registros contables. 2. Los controles administrativos se relacionan con la normativa y los procedimientos existentes en una empresa vinculados a la eficiencia operativa y el acatamiento de las polticas de la Direccin y normalmente slo influyen indirectamente en los registros contables. Es obvio que el auditor independiente debe centrar su trabajo en los controles contables por las repercusiones que stos tienen en la preparacin de la informacin financiera y, por consiguiente, a los efectos de las normas tcnicas, el control interno se entiende circunscrito a los controles contables. Sin embargo, si el auditor cree que ciertos controles administrativos pueden tener importancia respecto a las cuentas anuales, debe efectuar su revisin y evaluacin. La implantacin y mantenimiento de un sistema de control interno es responsabilidad de la direccin de la entidad, que debe someterlo a una continua supervisin para determinar que funciona segn est prescrito. Todo sistema de control interno tiene unas limitaciones. Siempre existe la posibilidad de que al aplicar procedimientos de control surjan errores por una mala comprensin de las instrucciones, errores de juicio, falta de atencin personal, fallo humano, etc. 2.1.2. Objetivos del control interno contable Las transacciones son el componente bsico de la actividad empresarial y, por tanto el objetivo primero del control interno. La transaccin origina un flujo de actividad desde su inicio hasta su conclusin. Tendremos flujos de ventas, compras, costes, existencias, etc. Las cuatro fases son: autorizacin, ejecucin, anotacin, y contabilizacin Por definicin, todo sistema de control interno va estrechamente relacionado con el organigrama de la empresa. Este debe reflejar la autntica distribucin de responsabilidades y lneas de autoridad. Las obligaciones de un conjunto de empleados deben estar atribuidas de tal forma que uno o varios de estos empleados, actuando individualmente, comprueben el trabajo de los otros. Es fundamental que toda empresa tenga una clara y bien planteada organizacin y cada uno de sus miembros tenga un conocimiento apropiado de su funcin. 2.1.3. Fases del estudio y evaluacin del sistema de control interno El estudio y evaluacin del control interno incluye dos fases: 1. La revisin preliminar del sistema con objeto de conocer y comprender los procedimientos y mtodos establecidos por la entidad. 2. La realizacin de pruebas de cumplimiento para obtener una seguridad razonable de que los controles se encuentran en uso y que estn operando tal como se disearon. Revisin preliminar El grado de fiabilidad de un sistema de control interno, se puede tener por: cuestionario, diagrama de flujo Cuestionario sobre control interno Un cuestionario, utilizando preguntas cerradas, permitir formarse una idea orientativa del trabajo de auditora. Debe realizarse por reas, y las empresas auditoras, disponen de modelos confeccionados aplicables a sus clientes. En diferentes captulos del trabajo por reas, y a modo de ejemplo, hemos puesto algunos cuestionarios. Representacin grfica del sistema La representacin grfica nos permitir realizar un adecuado anlisis de los puntos de control que tiene el sistema en s, as como de los puntos dbiles del mismo que nos indican posibles mejoras en el sistema. Se trata de la representacin grfica del flujo de documentos, de las operaciones que se realicen con ellos y de las personas que intervienen. Este sistema resulta muy til en operaciones repetitivas, como suele ser el sistema de ventas en una empresa comercial. En el caso de operaciones individualizadas, como la adquisicin de bienes de inversin, la representacin grfica, no suele ser muy eficaz.

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La informacin que debe formar parte de un diagrama de flujo, es: los procedimientos para iniciar la accin, como la autorizacin del suministro, imputacin a centros de coste, etc. La naturaleza de las verificaciones rutinarias, como las secuencias numricas, los precios en las solicitudes de compra, etc. La divisin de funciones entre los departamentos, La secuencia de las operaciones, El destino de cada uno de los documentos (y sus copias). La identificacin de las funciones de custodia. En la figura 2.1 se detalla un diagrama de flujo correspondiente a las diferentes fases que conforman el aprovisionamiento de una empresa de carcter comercial. Pruebas de cumplimiento Una prueba de cumplimiento es el examen de la evidencia disponible de que una o ms tcnicas de control interno estn operando durante el periodo de auditora. El auditor deber obtener evidencia de auditora mediante pruebas de cumplimiento de: Existencia: el control existe Efectividad: el control est funcionando con eficiencia Continuidad: el control ha estado funcionando durante todo el periodo. El objetivo de las pruebas de cumplimiento es quedar satisfecho de que una tcnica de control estuvo operando efectivamente durante todo el periodo de auditora.

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Figura 2.1: Diagrama de flujo de aprovisionamiento Periodo en el que se desarrollan las pruebas y su extensin Los auditores independientes podrn realizar las pruebas de cumplimiento durante el periodo preliminar. Cuando ste sea el caso, la aplicacin de tales pruebas a todo el periodo restante puede no ser necesaria, dependiendo fundamentalmente del resultado de estas pruebas en el periodo preliminar as como de la evidencia del cumplimiento, dentro del periodo restante, que puede obtenerse de las pruebas sustantivas realizadas por el auditor independiente. La determinacin de la extensin de las pruebas de cumplimento se realizar sobre bases estadsticas o sobre bases subjetivas. El muestreo estadstico es, en principio, el medio idneo para expresar en trminos cuantitativos el juicio del auditor respecto a la razonabilidad, determinando la extensin de las pruebas y evaluando su resultado. Cuando se utilicen bases subjetivas se deber dejar constancia en los papeles de trabajo de las razones que han conducido a tal eleccin, justificando los criterios y bases de seleccin.

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Evaluacin del control interno Realizados los cuestionarios y representado grficamente el sistema de acuerdo con los procedimientos vistos, hemos de conjugar ambos a fin de realizar un anlisis e identificar los puntos fuertes y dbiles del sistema. En esa labor de identificacin, influye primordialmente la habilidad para entender el sistema y comprender los puntos fuertes y dbiles de su control interno. La conjugacin de ambas nos dar el nivel de confianza de los controles que operan en la empresa, y ser preciso determinar si los errores tienen una repercusin directa en los estados financieros, o si los puntos fuertes del control eliminaran el error. CMO AUDITAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE UNA EMPRESA Un slido anlisis tiene que hacerse bajo un enfoque que arranque de lo general para llegar a lo particular. Los directores deben apoyar el procedimiento Decenas de veces nos ha tocado revisar el sistema de control interno de una organizacin. La primera debilidad de que encontramos es la falta de abordaje en dos niveles: Control interno a nivel entidad y a nivel proceso, transaccin y aplicacin. Vamos entonces a explicar para qu se efecta una evaluacin del control interno a nivel entidad (cuestin que suele faltar en muchos de los casos revisados), las herramientas y metodologa utilizada, el alcance y el curso de accin a seguir luego de obtener los resultados que arroja este tipo de evaluacin. Los dos primeros conceptos que destacaremos son los siguientes: Un slido anlisis del control interno debe hacerse utilizando un enfoque basado en el riesgo y bajo la metodologa "top down" (de lo general hacia lo particular). No deberamos ocuparnos del control interno a nivel proceso, transaccin y aplicacin si previamente no logramos una acabada comprensin acerca del funcionamiento de los controles internos a nivel entidad. Sabemos que, si bien existen buenas prcticas o marcos de control interno generalmente aceptados, sea cual fuere l mtodo escogido, la estructura de control interno debe adaptarse a las necesidades de cada organizacin ; debe ser considerada como un enfoque integral y completo, e involucrar a todo el personal. Sin perjuicio de esta afirmacin, como principales responsables del control interno, deben estar fuertemente involucrados la direccin general y cada uno de los directores o altos ejecutivos, cuya principal responsabilidad frente al control interno debe ser velar por la eficiencia y eficacia en las operaciones, la confiabilidad en la informacin, el cumplimiento de leyes y regulaciones y la prevencin del fraude. Habiendo comprendido ya que el lugar ms lgico para comenzar una evaluacin general del control interno es la cspide de una entidad, seguiremos con algunos conceptos que desagregan ms esta importante etapa en este anlisis. Esta etapa incluye la revisin de aquellos elementos de los cinco componentes del control interno que tienen un efecto dominante sobre la organizacin. Estos componentes o "pilares" del control interno, son los siguientes: El entorno o ambiente de control: marca la forma de comportamiento de una organizacin, que influye en la conciencia de control de su personal. Es el fundamento o base sobre la cual se apoyarn los dems componentes del control interno, y provee de disciplina, estructura e integridad. El entorno de control parte de la premisa que las entidades sometidas a un control eficaz se esfuerzan por tener personal competente e inculcan en toda la organizacin un sentido de integridad y concientizacin sobre el control. Por eso expresa tambin que algunos indicios de un buen ambiente de control pueden ser, entre otros, polticas y procedimientos adecuados y un cdigo de conducta escrito que haga hincapi en los valores compartidos y el trabajo en equipo para conseguir los objetivos de la entidad. Un adecuado ambiente de control se verifica por medio de los siguientes aspectos que deben ser evaluados: Integridad y valores ticos. Compromiso de competencia profesional. Filosofa de direccin y el estilo de gestin. Estructura Organizativa. Asignacin de autoridad y responsabilidad. Polticas y prcticas de RR.HH. Comit de Direccin Comit de auditora.

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La evaluacin del riesgo: es la identificacin, el anlisis y la toma de decisiones relacionadas con la respuesta a los riesgos relevantes que corre la organizacin para el logro de sus objetivos. Las organizaciones deben definir sus objetivos (en todos los niveles), comprender qu podra suceder que impida alcanzar los mismos en forma razonable (a esto le llamamos riesgos) y qu decisiones empresarias deben tomarse para mantener estos riesgos de acuerdo a los requisitos de los accionistas (apetito de riesgo). Los sistemas de informacin y comunicacin: soportan la base para identificar, capturar e intercambiar informacin en una forma y perodo de tiempo que permita al personal cumplir con sus responsabilidades. Los sistemas de informacin deben identificar, recopilar y comunicar informacin pertinente en tiempo y forma tal que permitan cumplir a cada empleado con sus responsabilidades. Estos sistemas de informacin deben ser funcionales para el suministro de informacin que permita dirigir y controlar el negocio en forma adecuada. Asimismo deben permitir manejar no solo datos internos, sino los generados externamente. Debe existir una comunicacin eficaz. Debe fluir en todas las direcciones a travs de todos los mbitos de la organizacin (de arriba hacia abajo, a la inversa y transversalmente). La direccin debe comunicar a sus empleados claramente que las responsabilidades de control han de tomarse en serio. Cada empleado debera conocer qu papel juega dentro la organizacin y dentro del sistema de control interno y cmo las actividades individuales estn relacionadas con el trabajo de los dems. Deben disponer de medios para comunicar la informacin significativa a los niveles superiores. Debe existir un sistema de comunicacin eficaz con terceros (clientes, proveedores, organismos de control y accionistas). Las actividades de control: son las polticas y procedimientos que deben seguirse para tener certeza que las instrucciones de la Direccin orientadas a cumplir sus objetivos se llevan a cabo a nivel operativo. Las actividades de control se distribuyen a lo largo y a lo ancho de la organizacin, en todos los niveles y funciones. Incluyen un amplio abanico de actividades diversas tales como: aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones de rentabilidad operativa, salvaguarda de activos, segregacin de funciones, entre otros. Este anlisis es el ms tradicional dentro de las tpicas evaluaciones del control interno (anlisis a nivel operacional). Monitoreo o supervisin: es un proceso llevado a cabo para verificar la calidad de desempeo del control interno a travs del tiempo. Se realiza a travs de dos tipos de actividades: supervisin continua (desarrollada por las gerencias y jefaturas como ejercicio habitual de su responsabilidad frente a sus funciones y al control interno), y evaluaciones peridicas puntuales (principalmente mediante la actuacin de la auditora interna, pero tambin de la externa y otras revisiones dirigidas). Las deficiencias o debilidades de control interno detectadas debern ser notificadas a niveles superiores, y la alta direccin deber estar informada de los hallazgos significativos. La evaluacin del control interno a nivel entidad debera llevar a una organizacin a plantearse las siguientes preguntas clave, para luego estar en condiciones de darles respuesta: Ha creado la alta direccin de la compaa un entorno de control en el que motiva al personal a cumplir con controles en lugar de ignorarlos o burlarlos? Ha implantado la organizacin los mecanismos de control necesarios para monitorear el sistema y corregir las faltas de cumplimiento? Esos mecanismos estn funcionando eficazmente? De esta manera el anlisis propuesto comienza con la evaluacin del control interno a nivel entidad, y su interrelacin con el resto de la organizacin; es decir la manera en que desciende el clima de control desde la cima y fluye a travs de los canales de informacin y comunicacin a todos los extremos de la compaa. Algunas tcnicas para efectuar este tipo de evaluaciones son las siguientes, y se pueden utilizar en forma individual o combinada: Encuestas (pueden ser bajo la metodologa de entrevista o de autorrelevamiento; tambin, dependiendo de diversos aspectos tales como la experiencia de la organizacin en este tipo de trabajos, puede convenir hacerla en forma nominada o annima). Entrevistas dirigidas. Talleres. Anlisis del diseo comparacin contra estndares pre- definidos (polticas corporativas o benchmarking). Pruebas de efectividad testing.

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Veamos en forma resumida algunos ejemplos de aspectos que esta clase de anlisis del control interno suelen abordar: La organizacin cuenta con un cdigo de conducta y otras polticas que abordan cuales son sus prcticas aceptables de negocios, el tratamiento de conflicto de intereses y estndares esperados de comportamientos ticos. Estos documentos cubren todas las necesidades de la organizacin? Forma en que estas polticas mencionadas en el punto anterior son comunicadas tanto con sus empleados, clientes y proveedores. Forma en que los empleados, clientes y proveedores conocen y aceptan (formalmente y en la prctica) este cdigo de tica y conducta. Los empleados conocen cual debe ser su conducta en caso de tomar conocimiento de comportamientos inadecuados. Los estndares ticos y su importancia es transmitida a los nuevos empleados en el momento de ingresar. De qu manera. Los empleados se conducen de forma tica en su trato con empleados, proveedores, inversores, acreedores, competidores, reguladores y auditores. En caso que el management tome conocimiento de circunstancias que puedan implicar un desvo al cdigo de conducta, a las polticas o a los procedimientos de la compaa, toma medidas adecuadas y oportunas. El personal tiene competencia y el entrenamiento necesario para las funciones a las que fue asignado. Las descripciones de puesto existen e indican el nivel de supervisin de cada empleado. Las mismas estn formalizadas en forma adecuada. Resulta sencillo advertir que muchos de estos aspectos son del tipo "blandos", o sea, que su adecuado funcionamiento no solo por medio de las herramientas que hemos citado anteriormente, sino que la experiencia del evaluador juega un papel fundamental. De hecho, hacer una analoga entre el clima en un determinado lugar y momento, y el ambiente de control resulta muy atinado: ambas son cuestiones que nuestros sentidos perciben. El ambiente de control se siente y se vive dentro de una organizacin. Para finalizar nos interesara hacer una serie de postulados que sustentan que en un examen de control interno basado en el riesgo, comencemos a analizar, de arriba hacia abajo, el control interno a nivel entidad: El riesgo siempre existe. No es posible eliminarlo (excepto abandonando la actividad riesgosa). De esta afirmacin se desprende que si el riesgo es inherente a toda actividad resulta necesario conocerlo y administrarlo. El propsito de los controles es mantener los riesgos en un nivel aceptable. Y el grado de aceptabilidad es algo que las organizaciones deben definir dentro de cada tipo de riesgo. El riesgo no es malo en si mismo. "El riesgo es una oportunidad. Es la nica alternativa para lograr desarrollo". Lo ms importante es conocer el riesgo y decidir en consecuencia. De lo contrario, el riesgo no reconocido es riesgo asumido. No hay que minimizar el riesgo. Hay que optimizarlo. No es lo mismo hacer seguridad que gestionar riesgos. De esta manera, se eficientizan los procedimientos empresariales.

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TRABAJO PRCTICO GRUPAL. Plazo de entrega: Titulo del Trabajo: EL CONTROL INTERNO Y LAS DIFERENTES PARTIDAS DEL BALANCE. Inmovilizado y gastos a distribuir en varios ejercicios. - Anlisis del sistema de control interno. http://www.miramegias.com/auditoria/files/apuntes/ut06.pdf Existencias - Anlisis del sistema de control interno - La tarea del auditor durante el inventario fsico - Preparacin previa del inventario - Transcurso del inventario - Finalizacin del inventario - Planificacin del inventario por parte de la compaa http://www.monografias.com/trabajos82/control-interno-inventarios/control-interno-inventarios.shtml Cuentas deudoras - Evaluacin del sistema de control interno http://www.miramegias.com/auditoria/files/apuntes/auditoria.pdf Caja y Bancos - Evaluacin del control interno Fondos propios - Evaluacin del control interno Provisiones y otros pasivos a largo plazo - Evaluacin del sistema de control interno Pasivo a corto plazo - Evaluacin del control interno