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O MBITO HOSPITALAR E A LOGSTICA DE MEDICAMENTOS

THE DRUGS LOGISTICS IN HOSPITAL
Lgia Moura BURCI1

Resumo: Este trabalho teve por objetivo analisar e salientar a importncia da logstica dos medicamentos no interior do hospital. Para isso foram analisados artigos publicados a partir da dcada de 90, e um tema recorrente nesses artigos foi a necessidade de uma melhor comunicao no interior desse sistema. Observou-se que no sistema hospitalar de atendimento aos pacientes primeiramente deve-se focar a qualidade, para que haja realmente o salvamento de vidas. Entre as mais importantes questes na qualidade de atendimento encontra-se o fato de o hospital estar bem equipado na sua farmcia, contando no somente com profissionais competentes, mas com uma gama de medicamentos de ultima gerao, que possam ser utilizados no tratamento proposto pelo corpo clinico. Pretende-se mostrar que a seleo e manuteno de equipamentos, materiais e medicamentos, deve ser realizada por uma equipe que esteja ligada diretamente ao paciente ou ao seu processo de atendimento, ou seja, quanto maior for a relao entre o cliente e o prestador de servio, mais rpidas as necessidades do cliente sero atendidas, e de forma mais clara e objetiva se dar a comunicao entre a cadeia logstica, que compreende a seleo, cotao, compra, recebimento, armazenamento, e distribuio internas.

Palavras-chave: logstica, medicamentos, sistemas de informao.

Abstract: This work aimed to analyze and highlight the importance of logistics of the drugs in the hospital. For this we analyzed articles published from the 90's, and a recurring theme in these articles was the need for better communication within that system. It was observed that the hospital system of care for patients should first focus on the quality, so there is really saving lives. Among the most important issues in quality of care is the fact that the hospital was well equipped in your pharmacy, counting not only with competent professionals, but with a range of next-generation drugs, which can be used in the treatment proposed by the body clinically. It is intended to show that the selection and maintenance of equipment, materials and medicines, should be performed by a team that is connected directly to the patient or their care process, ie, the greater the relationship between client and service provider, faster customer needs will be met, and more will be clear and objective communication between the logistics chain, which includes the selection, price, purchase, receipt, storage and internal distribution.

Keywords: logistic, drugs, information systems.

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Farmacutica e Bioqumica, Especialista em Gesto Hospitalar, Especialista Farmacologia. e-mail: ligia.burci@hotmail.com

em Magistrio Superior e Mestre em

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INTRODUO A logstica de medicamentos no interior do hospital de extrema importncia quando se visa qualidade no atendimento. Devido ao fato de tantas mudanas terem ocorrido nessa rea e de o pblico estar cada vez mais bem informado e exigente, existe uma crescente necessidade de implementao da qualidade em todos os setores do hospital. Ao abordar esse tema de logstica pretende-se tocar em uma questo fundamental no interior do hospital, que a distribuio dos medicamentos, analisando-se por que ocorrem rupturas nessa distribuio, e por que em alguns casos ela no satisfatria mesmo contando-se com grande tecnologia como sistemas de informao e pessoal treinado. Num contexto de conteno oramentria, compreende-se que a rea de logstica seja uma das reas que sofre maior presso, no sentido de racionalizar atividades, operaes e processos. Contudo, a natureza delicada do sistema de sade, principalmente devido ao impacto na sade pblica e na prestao de cuidados populao, exige preocupaes que resultem na implementao de estratgias e medidas de racionalizao e reestruturao. Qualquer estratgia nesse sentido tem de ser ponderada e conduzida sem comprometer as garantias de qualidade de servio por parte do sistema de sade, ou seja, o fato de racionalizar visa oferecer uma maior eficincia ao sistema de sade, propiciar um aproveitamento mais efetivo dos recursos disponveis e proporcionar uma melhor gesto e controle de custos. Atualmente, os hospitais buscam atingir um nvel desejado de servio ao cliente pelo menor custo total possvel, e sabe-se que por meio do processo logstico que os materiais fluem pelos sistemas de produo e servios de uma organizao. Para que a logstica assuma um papel relevante na criao de vantagens competitivas em uma cadeia de suprimentos suas principais decises devem ser articuladas ao longo do tempo, permitindo o desenvolvimento de padres de deciso coerentes. De maneira geral, o que se deseja criar e manter posies competitivas sustentveis, como a reduo de estoques de materiais e reposio rpida e eficiente de mercadorias disposio dos pacientes. Nessa reviso de literatura descreveremos os fatores ou elementos que causam desvios na qualidade da logstica em um hospital. REVISO DE LITERATURA LOGSTICA Para Martins Laugeni (2003) a logstica o processo que integra, coordena e controla: a movimentao de materiais, inventrios de produtos acabados, e informaes relacionadas, visando satisfazer as necessidades dos clientes, isto , fazer com que as informaes, produtos e insumos sejam distribudos rapidamente. Isso, segundo Ballou (1993), visa estabelecer quais as maneiras mais eficientes para atingir melhor rentabilidade nos servios de distribuio aos clientes e consumidores, utilizando o planejamento, a organizao e o controle das atividades que envolvem movimentao e armazenagem com o objetivo principal de facilitar o fluxo de produtos. No mbito hospitalar, a logstica compe-se de tudo o que se refere administrao de materiais e sua distribuio fsica no hospital, principalmente a distribuio de medicamentos. Abrange a programao das necessidades de cada setor, compras, controle de estoque, recebimento, distribuio, tudo feito de maneira integrada. Para que a logstica assuma um papel relevante na criao de vantagens competitivas em uma cadeia de suprimentos, suas principais decises devem ser articuladas ao longo do tempo, permitindo o desenvolvimento de padres de deciso coerentes. De maneira geral, o que preciso criar e manter posies competitivas sustentveis, como a manuteno de estoque a nveis mnimos de segurana e a reposio rpida e eficiente de mercadorias disposio dos pacientes. Sendo o estoque hospitalar um acmulo de medicamentos, materiais mdico hospitalares, insumos, componentes qumicos, alimentos, produtos de higiene, produtos em processo e produtos acabados, as estratgias para a sua manuteno numa organizao devem levar em conta a previso de utilizao, os fundamentos de estocagem, as decises de estoque, as decises de compras e de programao de suprimentos. Barbieri e Machline (2006) citam que a administrao de materiais e a logstica devem andar juntas, contribuindo para ampliar as condies da organizao em atender as necessidades em termos de prazos, custos, qualidade e flexibilidade, obtendo o mximo benefcio dos recursos aplicados em materiais, sendo isso somente alcanado dentro de uma abordagem logstica que integre todas as atividades relacionadas com o fluxo de materiais. Esta abordagem envolve administrao estratgica e operacional que contempla a totalidade dos fluxos de materiais e das informaes correspondentes desde os fornecedores at o atendimento aos usurios finais (pacientes). Um tema recorrente e de grande importncia tem sido principalmente a logstica relacionada aos medicamentos no hospital, a forma como so obtidos (cotaes e compras), o seu armazenamento no hospital, a quantidade em estoque, e a sua distribuio aos pacientes internados.

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LOGSTICA E SISTEMAS DE INFORMAO Intimamente ligado aos processos logsticos e operacionais encontram-se os sistemas de informao. Muitas vezes os sistemas utilizados so carentes de um planejamento, e os seus usurios carecem de autonomia de deciso, pois esto condicionados a um sistema central que pouco envolvimento tem com o setor de logstica e distribuio de materiais. O quadro atual mostra a elevada complexidade pela utilizao de vrios sistemas independentes ao longo do processo logstico, ou seja, em cada rea do hospital ocorre a utilizao de um sistema diferente, sendo dessa forma as informaes fracionadas. Outro aspecto marcante nesta rea a baixa adeso dos utilizadores e a pouca percepo do valor dos sistemas de informao como vindos a facilitar os processos e atividades operacionais, por isso alimentam com pouca quantidade de dados o sistema, o que gera erros ou falhas de integrao (quando existem integraes). Alm disso existe um baixo nvel de formao dos usurios das aplicaes, levando acumulao de um nmero elevado de vcios de utilizao. A isso somam-se ainda as condicionantes externas, e o baixo nvel de resposta dos departamentos de informtica dos vrios estabelecimentos de sade. Ainda ao nvel dos utilizadores dos sistemas esto os processos de implementao dos mesmos. Para que possa existir sustentabilidade das solues informticas e adeso dos utilizadores fundamental que os processos de implementao envolvam uma correta estruturao e treinamento, envolvendo os principais utilizadores do programa desde uma fase precoce. Um correto conhecimento de todas as capacidades e limitaes do sistema a ser implementado, atravs de um adequado processo de formao, ser vital para que as aplicaes no sejam vistas como meras ferramentas administrativas, mas sim portadoras de valor a ser acrescido organizao. Na vertente operacional, a integrao de sistemas desde o ato de prescrio mdica at o recebimento do medicamento pelo paciente assume uma importncia vital no funcionamento de um sistema logstico eficiente e sem erros. Tal integrao permitir a alterao de processos manuais de prescrio e replicao de registros por parte de enfermeiros e farmacuticos para um cenrio integrado e de partilha de informao em tempo real entre todos os envolvidos nestes processos. Alm disso, tambm necessrio o apoio dos sistemas na gesto eficiente do estoque e da funo de planejamento, possibilitando, por exemplo, a anlise do giro dos artigos e permitindo a implementao de mtodos diferenciados de gesto de estoque por tipo de medicamentos, para que haja uma reviso contnua ou peridica das quantidades economicamente viveis, entre outros. A utilizao da internet e de outras tecnologias de informao cria inmeras oportunidades para que se repense no fluxo dos produtos, a partir de informaes mais confiveis, ou seja, o poder acessar em tempo real as necessidades dos pacientes, no caso de uma prescrio mdica, pode levar criao de um canal de distribuio direto por parte da farmcia. Outro impacto importante na utilizao dessa tecnologia seria o fato de que o processamento dos pedidos pode contribuir para a centralizao do estoque, tornando economicamente vivel a compra em quantidades menores. Atravs das novas tecnologias de informao, com base no acesso das necessidades dos clientes e fornecedores em tempo real, no mais haver a necessidade antecipao s necessidades dos clientes, mas haver uma resposta rpida s mesmas. Financeiramente falando, existem fatores motivadores para que se busque uma integrao das operaes logsticas com os sistemas de informao a nvel da cadeia de suprimentos de medicamentos. Um deles e quem sabe o mais importante reside na presso para que se reduzam os nveis de estoque, diretamente seguido pela presso em agilizar o atendimento ao cliente, no caso o paciente, reduzindo dessa forma o tempo decorrido entre a prescrio e a administrao do medicamento ao paciente, tendo em vista alm da sua sade e bem estar a crescente exigncia dos mesmos nos ltimos anos. ESTRATGIAS PARA O POSICIONAMENTO LOGSTICO Segundo Wanke (2006), uma boa estratgia de posicionamento logstico composta por decises bsicas que devem ser tomadas de forma coerente entre si, de forma a permitir que a empresa alcance os seus objetivos visando os custos e os nveis de servios. Sustentados no argumento do autor, a principal pergunta adaptada realidade hospitalar seria: Sobre a coordenao do fluxo de produtos: o fluxo de medicamentos no hospital deve ser puxado, ou seja, acionado pela pessoa mais prxima do consumidor final, nesse caso pelo responsvel pela farmcia, que est diretamente ligado distribuio dos medicamentos, ou deve ser empurrado, ou seja, coordenado pelo mais prximo do fornecedor inicial (nesse caso o comprador do hospital)? A deciso de coordenao do fluxo dos medicamentos bsica para uma estratgia de posicionamento logstico. A visibilidade de uma demanda permite que os fluxos de produtos sejam coordenados pelo estgio mais prximo do paciente, com base nas informaes/ prescries, em tempo real capturadas pela tecnologia de informao. Tendo se em mente que no interior do hospital a cadeia logstica se inicia no setor de compras,

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passando pela farmcia que onde ocorre a armazenagem e distribuio do produto, enviando ao seu cliente imediato, que so os postos de enfermagem, e finalmente ao paciente, devemos considerar primeiramente a interrelao entre esses setores para que a cadeia logstica se complete de forma satisfatria. Na rotina hospitalar, pouco contato ocorre entre os profissionais de enfermagem, diretamente ligados ao paciente e o setor de compras, diretamente ligados aos fornecedores. Existe um setor intermedirio que a farmcia, que fica estrategicamente ligada esses dois setores. Uma soluo nesse caso seria sem dvidas o sistema de informaes. Se o mesmo for corretamente alimentado com as informaes em tempo real pelo departamento de enfermagem, e pelas prescries mdicas, e o setor de farmcia acompanhar essas alteraes que rapidamente ocorrem, geraria uma baixa instantnea no estoque fsico da farmcia, sendo essa baixa acompanhada pelo setor de compras, que j acompanharia o estoque real e providenciaria a reposio. PLANEJAMENTO E QUALIDADE Para que haja realmente um processo logstico de qualidade devem ser considerados alguns passos: 1) Melhoria do servio: para que se obtenha a satisfao do paciente e consequentemente um lucro maior para a empresa, deve haver um aumento na qualidade logstica da empresa. Apesar de haver uma relao direta entre a qualidade do servio logstico e seu custo total, deve ser realizada uma anlise criteriosa para determinar o nvel de qualidade que justificado pelo aumento das receitas conseguido; 2) Reduo do capital empatado: o nvel do servio logstico determinado pelo planejamento deve ser conseguido com o mnimo de capital. Esse capital deve ser investido em equipamentos de longa durabilidade, locais de estocagem adequados, com boa conservao do que se compra, com organizao, e com medicamentos e materiais selecionados pela sua qualidade para que no ocorra o gasto dobrado devido falta de efeito ou falta de qualidade do material; 3) Reduo do custo operacional: os clientes valorizam muito a qualidade do servio logstico, por isso ateno especial deve ser dada principalmente aos profissionais envolvidos nessa questo. Os profissionais que fazem a cadeia andar, devem agir com parceria entre si, e nunca com crticas. Rupturas na cadeia ocorrem, contudo contando-se com uma parceria adequada eles sero facilmente solucionados. A reduo no custo operacional, pode ser possvel contando-se com boa vontade entre as pessoas envolvidas no processo e atravs da substituio de mo de obra pelo sistema de informao. Para avaliao da qualidade do servio logstico, necessrio o estabelecimento de critrios de qualidade ou, tambm chamados, parmetros de controle. Os seguintes critrios so comumente utilizados na definio do nvel de servio logstico pelas empresas mais competitivas: Viabilidade de fornecimento: por fornecimento vivel entende-se aquele no qual possvel aceitar o pedido mantendo o prazo de entrega e demais condies desejadas pelo cliente, no nosso caso, aceita-se uma prescrio mdica por que sabe-se da presena do medicamento no estoque da farmcia, ou sabe-se como obt-lo em tempo suficiente para administrao ao paciente sem que haja prejuzo para o seu tratamento; Qualidade intrnseca do fornecimento: assume-se que uma entrega tenha alcanado suficiente qualidade quando foi entregue o produto correto e idneo, em quantidade e composio desejada, no local correto e com ausncia de entregas erradas ou parciais; Flexibilidade de fornecimento: entende-se que exista flexibilidade suficiente no processo de fornecimento sempre que se possa atender, uma vez solicitadas pelo cliente (posto de enfermagem/paciente), modificaes em relao quantidade, tipo do produto, forma de envio, local de entrega. Frequentemente, at mesmo em grandes companhias, no existem suficientes informaes gerenciais referentes ao custo de excesso ou falta de estoque de um determinado produto. Essa informao de extrema importncia tendo-se em mente que a mensurao desses custos o primeiro passo para avaliar a situao da poltica de estoques da empresa. Por desconhecimento ou inexperincia podem ser cometidos erros que se traduzem em custos desnecessrios. Um exemplo a formao de estoques de segurana apenas com base na intuio, sem nenhuma parametrizao. ORGANIZAO DA REA LOGSTICA A organizao de uma rea logstica deve ser realizada intervindo-se em 4 (quatro) reas chave: Organizao; Infra-estrutura; Processos; Sistemas de Informao. A reorganizao destas reas sem dvida um processo complexo. Alinhar e sensibilizar as equipes para a necessidade de mudana num ambiente caracterizado normalmente por baixos nveis de comunicao, pouca ou nenhuma formao especfica em logstica, um desafio, mas que pode ser facilmente encarado. Para que se

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percorra um caminho de mudanas necessria particular ateno gesto de mudana. Deve estar bem definida qual a abordagem a utilizar, qual a estratgia para motivar os diferentes grupos profissionais envolvidos no processo, quais os pontos chave da comunicao, entre outros. Somente uma gesto centrada no projeto, nas mudanas e nos seus componentes ao nvel da implementao pode levar esse desafio a bons resultados. Para essa implementao deve-se estar constantemente motivando os envolvidos quanto aos benefcios, deixando de tal modo evidente, que a partir do momento em que os envolvidos comearem a senti-los, se faro motivados com muito mais facilidade. A interveno nestas reas potencia a liberao de pessoal para uma melhoria na prestao de cuidados sade, desde os mdicos, os enfermeiros e mesmo farmacuticos. Os nveis de servio so melhorados de forma significativa, dando-se lugar a uma diminuio no nmero de rupturas, e ainda permite a racionalizao de custos, diminuindo os desperdcios, e diminuindo o nvel de materiais em estoque. Dessa forma, no s ficam claras as responsabilidades de uma rea que se pode considerar de suporte a logstica hospitalar, como se permite focar os profissionais da prestao de cuidados de sade nas suas funes mais nobres. CONSIDERAES FINAIS perceptvel para a sociedade, e especialmente para os usurios dos servios de sade que os hospitais precisam estar sempre preparados para cuidar de demandas extremas. nas situaes crticas que a competncia da empresa hospitalar testada. Assim, a rea de gerenciamento de estoque deve estar preparada para responder s necessidades de todos pacientes, em especial dos que ingressam pela porta da emergncia, sem marcar hora. Essa demanda impalpvel que coloca a indstria mdico-hospitalar no rol das atividades mais complexas do mercado, preservar a sade e a vida dos pacientes. Essa responsabilidade vital que torna a eficincia e eficcia do gerenciamento de estoques essencial para o sucesso dos objetivos do hospital. Por sua vez, vimos que as prticas logsticas devem estar apoiadas em estratgias que colaborem para que as metas dessas empresas de sade sejam alcanadas. Entre elas, destaca-se a circulao eficiente de produtos, coleta eficiente e comum das informaes, e gesto eficiente das prescries. Essas estratgias se sustentam em um conjunto de tecnologias e na relao com os fornecedores. Observamos que a logstica uma atividade que trespassa toda a cadeia de valor das organizaes nos aspectos relacionados com o planejamento, manuseamento, armazenagem e movimentao de materiais, ao longo de todo o ciclo de produo e comercializao de qualquer bem ou servio. Pelas suas caractersticas especficas, a atividade de gerenciamento de estoque tornou-se essencial ao desenvolvimento sustentado das organizaes, tanto em nvel do emprego quanto do volume de negcios, e dela dependem, em grande parte, a rentabilidade que essa empresa se prope alcanar.

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