SECRETARA DE LA FUNCIN PBLICA

UAG-013 SUBSECRETARA DE CONTROL Y AUDITORA DE LA GESTIN PBLICA

UNIDAD DE AUDITORA GUBERNAMENTAL

GUA DE AUDITORA AL DESEMPEO DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL

DICIEMBRE 2006

CONTENIDO
1 2 3 4 5 OBJETIVO GENERAL ALCANCE DEFINICIONES ANTECEDENTES ASPECTOS A CONSIDERAR Relacin existente entre la Evaluacin de Programas y la Auditora al Desempeo Enfoques de la Auditora al Desempeo 6 ACTIVIDADES A DESARROLLAR PLANEACIN Planeacin General Inicio de la Auditora Planeacin Detallada EJECUCIN Ejecucin de Auditora INFORME Elaboracin del Informe de Auditora 7 REFERENCIAS ANEXOS

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1. OBJETIVO
Proporcionar un instrumento de apoyo y un marco de referencia para practicar auditoras al desempeo de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal.

2.

ALCANCE
Esta gua es aplicable al trabajo de auditora pblica que realice el personal adscrito a la Unidad de Auditora Gubernamental de la Secretara de la Funcin Pblica y a los rganos Internos de Control en las dependencias de la Administracin Pblica Federal (Secretaras de Estado, rganos desconcentrados, Procuradura General de la Repblica, Consejera Jurdica y unidades administrativas de la Presidencia de la Repblica), as como en las entidades de la Administracin Pblica Federal Paraestatal (empresas de participacin estatal, organismos descentralizados, instituciones nacionales de crdito, organizaciones auxiliares nacionales de crdito, instituciones nacionales de seguros y fianzas, y fideicomisos) y en los fideicomisos pblicos no paraestatales, mandatos y contratos anlogos (aqullos que constituyan la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico como fideicomitente nico o representante de la Administracin Pblica Centralizada o alguna entidad de la Administracin Pblica Paraestatal, en los trminos de las disposiciones legales y administrativas aplicables). El contenido de esta gua es enunciativo y no limitativo, por lo que la aplicacin parcial o total de las actividades en ella descritas depender de las circunstancias de cada caso y del criterio profesional de los auditores pblicos, quienes adems podrn realizar actividades y aplicar procedimientos adicionales. Se recomienda que los auditores pblicos que apliquen esta gua diseen sus propias cdulas de trabajo, de acuerdo con las necesidades que demande la auditora, y aprovechen las facilidades que brindan los medios electrnicos y la disponibilidad de informacin en las dependencias y entidades.

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3.

DEFINICIONES
Para efectos de este documento se entender por: Actividades de control: Polticas, procedimientos, tcnicas y mecanismos encaminados al cumplimiento de las directrices de los niveles superiores de las dependencias, entidades y de la Procuradura General de la Repblica a lo largo de toda su operacin; ayudan a minimizar la probabilidad de ocurrencia de riesgos potenciales y forman parte integral de la planeacin, implementacin, revisin y registro de la gestin de recursos y el aseguramiento de la confiabilidad de los resultados. Actan en todos los niveles y funciones de la organizacin, incluyen un amplio rango de diversas actividades, tales como: aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones y mantenimiento de la seguridad; as como la creacin y mantenimiento de registros relacionados que provean evidencia de la ejecucin de las actividades y de la documentacin correspondiente. Actividad Institucional (AI): Conjunto de operaciones que realizan las unidades responsables o ejecutoras de los recursos pblicos para dar cumplimiento a su misin y conducen a la produccin de un bien o prestacin de un servicio. En las categoras programticas, las actividades institucionales son el nivel mximo de desagregacin y estn asociadas a una unidad responsable, y una de sus caractersticas es que las que no estn en un programa especial tienen definidos indicadores estratgicos y sus metas correspondientes. Por ello, las unidades responsables con actividades institucionales asociadas a un programa especial tienen ya establecidos sus indicadores estratgicos y metas dentro de aqul, por lo que las unidades administrativas que participan en l tienen indirectamente sus indicadores1. Conjunto de acciones sustantivas o de apoyo que realizan las dependencias y entidades por conducto de las unidades responsables, con el fin de dar cumplimiento a los objetivos y metas contenidos en los programas, de conformidad con las atribuciones que les seala el Reglamento Interior o el ordenamiento jurdico aplicable 2. Actividad Prioritaria (AP): A travs de ella, las dependencias y entidades determinarn aquellos componentes prioritarios o estratgicos que requieran la identificacin y asignacin de recursos en forma especfica para llevar a cabo su ejecucin. Se establecen cuatro modalidades: Proyectos de Inversin (K), Programas Sujetos a Reglas de Operacin (S), Actividades Relevantes (R) y Otras Actividades (A). Actividades Relevantes (R): Se considerarn para la fase de integracin presupuestaria las asignaciones que requieren etiquetar las dependencias y entidades, a fin de identificar aquellas acciones con carcter prioritario o estratgico. Aleatorio: Condicin de no tener prejuicio o patrn. Una muestra aleatoria es aqulla seleccionada de una poblacin dentro de la cual todos los elementos tienen idnticas posibilidades de ser elegidos. AMDAID: Academia Mexicana de Auditora Integral y al Desempeo, AC.

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Auditora al Desempeo. Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo e Instituto Mexicano de Contadores Pblicos. 2000. Acuerdo por el que se expide el Manual de Normas Presupuestarias de la Administracin Pblica Federal. Diario Oficial de la Federacin, 31 de diciembre de 2004. Pgina 4 de 55

Auditor Pblico: Personal adscrito a los rganos Internos de Control en la Administracin Pblica Federal, as como el personal adscrito a la Unidad de Auditora Gubernamental de la Secretara de la Funcin Pblica, quienes en sus diversos niveles jerrquicos intervienen en una auditora pblica. Control interno institucional: Conjunto de medios, mecanismos o procedimientos implementados por los titulares de las dependencias y entidades, y de la Procuradura General de la Repblica, as como por los dems servidores pblicos en el mbito de sus respectivas competencias, con el propsito de conducir las actividades correspondientes hacia el logro de los objetivos y metas institucionales; obtener informacin confiable y oportuna, y cumplir con el marco jurdico aplicable a las mismas. Dependencia: Secretaras de Estado, rganos desconcentrados, Procuradura General de la Repblica, Consejera Jurdica y unidades administrativas de la Presidencia de la Repblica. Economa: Es reducir al mnimo el costo de los recursos utilizados para realizar una actividad, con la calidad requerida, y slo podr medirse si existe un criterio razonable -o motivos- para hacerlo3. Se determina comparando el costo real de las actividades realizadas versus el costo estndar o el establecido en el presupuesto4. Eficacia: Es lograr los propsitos u objetivos estipulados, y constituye esencialmente un concepto de logro de objetivos. Hace referencia a la relacin existente entre los objetivos fijados, los productos aportados y los objetivos cumplidos, es decir, el grado en que un programa o un ente logra sus metas y objetivos 3. Es la medicin resultante de la comparacin de desempeo real versus el desempeo preestablecido4. Eficiencia: Es aprovechar lo mejor posible los recursos disponibles, y est relacionada con la economa y se refiere a los recursos utilizados. La pregunta principal es si estos recursos se han empleado de manera ptima o satisfactoria, o si se hubiesen logrado los mismos o similares objetivos, desde el punto de vista de la calidad y del plazo de tiempo, con menos recursos. Se restringe bsicamente a la pregunta sobre si los recursos se han empleado de una manera ptima o satisfactoria3. Se calcula comparando el monto de los recursos utilizados versus los bienes o servicios producidos como resultado del desempeo4. Ente: Dependencia o entidad de la Administracin Pblica Federal, as como fideicomisos pblicos no paraestatales, mandatos y contratos anlogos, considerando stos como aqullos que constituyan la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico como fideicomitente nico o representante de la Administracin Pblica Centralizada o alguna entidad de la Administracin Pblica Paraestatal, en los trminos de las disposiciones legales y administrativas aplicables. Entidad: Organismos descentralizados, empresas de participacin estatal, instituciones nacionales de crdito, organizaciones auxiliares nacionales de crdito, instituciones nacionales de seguros y fianzas, y fideicomisos que integran la Administracin Pblica Federal Paraestatal.
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Directrices de Aplicacin de las Normas de Auditora del Rendimiento. Organizacin Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI). Documento disponible en la pgina de internet www.intosai.org Boletn 10. Concepto de Auditora al Desempeo. Academia Mexicana de Auditora Integral y al Desempeo, AC (AMDAID). 2003. Pgina 5 de 55

Estructura Programtica (EP): Especifica la naturaleza de las actividades gubernamentales y determina, en trminos presupuestarios, la finalidad particular de los recursos. Est constituida por categoras (funcin, subfuncin, programas sectoriales y especiales, actividades institucionales, proyectos institucionales y de inversin) y por elementos programticos (misin, propsito institucional, objetivo, indicadores estratgicos y metas de indicadores) asociados a las unidades responsables. Las primeras ordenan el universo de las acciones gubernamentales, tienen el carcter de identificadores del quehacer pblico y a cada una se le asocian recursos presupuestarios; los segundos establecen las caractersticas y atributos del destino de los recursos pblicos, esenciales en el proceso de planeacin, programacin e integracin presupuestaria, con un enfoque estratgico. Extensin o alcance: Es la relacin porcentual de los elementos o unidades examinados respecto del global de la poblacin de donde provienen. Factores crticos de desempeo: Son los elementos que se consideran decisivos (crticos) para alcanzar el xito en la misin y la visin. Dan origen a los indicadores de desempeo o de gestin, que constituyen la base para la evaluacin del desempeo. Por consiguiente, estos factores deben ser susceptibles de expresarse en trminos cuantitativos de tal manera que hagan posible la evaluacin objetiva del desempeo. Funcin (F/FN): Campos de accin del sector pblico y representan la mayor orientacin del destino de los recursos. Se identifica directamente con la clasificacin sectorial del gastoError: Reference source not found. Permite identificar las acciones que realizan las unidades responsables para cumplir con el cometido que les imponen los ordenamientos legalesError: Reference source not found. GAGAS: General Accepted Government Auditing Standards o Normas de Auditora Gubernamental Generalmente Aceptadas, emitidas por la General Accounting Office o Contralora General de Estados Unidos (GAO). GAO: General Accounting Office o Contralora General de Estados Unidos. Grupo Funcional (GF): Esta categora constituye el nivel ms agregado de la estructura programtica. Identifica las actividades que realiza el Estado para cumplir con sus fines, de conformidad con la Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos y sus leyes reglamentarias. A partir de esta codificacin, el Gobierno Federal y las entidades paraestatales ubican tres grandes grupos funcionales de Gasto Programable: de Gobierno, de Desarrollo Social y de Desarrollo Econmico. Adicionalmente, se incluye el grupo Otras, de Gasto no Programable. Este componente se desagrega en funciones y subfunciones. Indicadores estratgicos (IE): Son el sistema de ubicacin del avance del programa o proyecto y el marco de referencia para evaluar el cumplimiento de los objetivos. Proporcionan informacin de los resultados de las categoras programticas y permiten evaluar el alcance de los objetivos, pues miden la eficiencia, eficacia, calidad, cobertura, resultados, impacto y costo-efectividad de las tareas gubernamentales. INTOSAI: Organizacin Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores. Meta de indicador (MI): Es el valor numrico del indicador.
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Misin: Razn que justifica la existencia del ente. La definicin o reconocimiento expreso de la misin de la entidad, en el caso de entidades del sector privado, es usual que se mencione en las escrituras constitutivas en que se hace constar su creacin. En las entidades del sector gubernamental, la definicin de la misin se establece por lo general en las leyes orgnicas y/o en los reglamentos y dems disposiciones que regulan su constitucin y su funcionamiento dentro de la administracin pblica. En ambos casos, es comn que la misin se establezca por medio de declaraciones formales de sus rganos de gobiernoError: Reference source not found. Encargo que la sociedad da al gobierno, ejercido por una dependencia, entidad o unidad responsable. Es la razn que justifica la existencia de una unidad ejecutora y define el beneficio que pretende dar a la sociedad, delimita responsabilidades y establece compromisosError: Reference source not found. Muestra: Es el conjunto de elementos o unidades que representa cabalmente a la poblacin que se selecciona para examen, y sobre el cual es necesario obtener una inferencia. Muestreo: Tcnica empleada en el anlisis parcial de un grupo de casos o eventos, para obtener cierta probabilidad o certidumbre en relacin con las caractersticas del universo analizado. Objetivo (OBJ): Indica la finalidad de los esfuerzos de un ente para contribuir al cumplimiento de la misin, tanto de la organizacin como de los propsitos institucionales. Si la unidad responsable no participa en un programa especial, los objetivos sern los establecidos para las actividades institucionales correspondientes. Objetivos y metas: Lograr la visin y cumplir con la misin requiere de acciones continuas y efectivas durante varios aos, y para ello es necesario definir objetivos y metas. Los objetivos fijan lo que se debe alcanzar en el largo plazo, mientras que las metas se establecen para cuantificar los resultados a obtener en el corto plazo, a efecto de cumplir con los objetivos; es decir, los objetivos sealan la direccin a seguir y las metas apoyan a los objetivos, cuantificando y midiendo los resultados deseados en plazos ms cortos. Observacin con impacto en el desempeo: Deficiencias o irregularidades que impiden o dificultan el logro eficiente, eficaz y econmico de las metas y objetivos de los entes auditados, afectando su desempeo. Organizacin: Puede caracterizarse de diferentes formas, pero en la mayora de los casos significa la suma de personas, estructuras y procesos que se proponen lograr determinados objetivos. Poblacin: Es cualquier grupo de elementos individuales o unidades del universo de los cuales va a seleccionarse una muestra. Programa (PG): Identifica las acciones en las que participan las dependencias y entidades, de acuerdo con las directrices contenidas en la Ley de Planeacin y en el Plan Nacional de Desarrollo. Se identifican cinco modalidades: Programas Sectoriales, Subprogramas sectoriales, Regionales, Especiales y TemticosError: Reference source not found. Programas Especiales: Identifican las acciones y prioridades del desarrollo integral fijadas en el Plan Nacional de Desarrollo o a las actividades relacionadas con dos o ms dependencias coordinadoras de sector. A travs de estos programas se podrn identificar las acciones orientadas a la atencin de demandas de ncleos de poblacin
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especficosError: Reference source not found. Representa las acciones concretas para lograr los objetivos de planteamientos especficos de las polticas gubernamentales o problemas definidos, en los que se identifican las situaciones de mejora, los beneficiarios directos, los tiempos de duracin, los responsables de su coordinacin y los indicadores estratgicos. Por sus caractersticas, los programas especiales forman parte de los programas sectoriales, a excepcin de la denominacin Programa Normal de Operacin, que es utilizado cuando las unidades ejecutoras efectan actividades institucionales no asociadas directamente al cumplimiento de un programa especialError: Reference source not found. Programas Regionales: Identifican las acciones que se llevarn a cabo en las regiones del pas que se consideren prioritarias o estratgicas, y cuya extensin territorial rebase el mbito jurisdiccional de una entidad federativa. Programas Sectoriales (PS): Gran marco de referencia para la planeacin, programacin y presupuesto. Junto con el Plan Nacional de Desarrollo PND, comprenden los aspectos relativos a un sector de la economa o de la sociedad que es atendido por una dependencia y su duracin no es mayor a seis aosError: Reference source not found. Especifican los objetivos, prioridades y polticas que regirn el desempeo del sector administrativo de que se trateError: Reference source not found. Programas Sujetos a Reglas de Operacin (S): Acciones que se realizan, principalmente, a travs de los programas de subsidios que impactan directamente a la poblacin. Incluye los programas sujetos a reglas de operacin que se establecen como tales en el Presupuesto de Egresos y aqullos que se determine que estarn sujetos a reglas de operacin. Programas Temticos: Programas que desarrollan las dependencias, entidades u organismos autnomos, con el fin de dar cumplimiento a la ejecucin de acciones de carcter estratgico u operativo que no son susceptibles de reflejarse a travs de los programas Sectoriales, Regionales o Especiales. Propsito institucional: Es la misin de un programa especial, actividad institucional, proyecto institucional o proyecto de inversin. Es la justificacin de las categoras programticas y muestra el fin ltimo por alcanzar. No debe existir confusin con la misin del ente ejecutor, por ello, sta se relaciona directamente con alguna categora programtica. Propuesta de valor: Recomendaciones enfocadas a mejorar la eficiencia de operacin de los procesos de las reas auditadas en las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal, generalmente implican la modificacin del proceso revisado. Dicha modificacin pudiera llegar a constituir un compromiso formal entre las reas involucradas o entre distintos entes. Proyecto de inversin (PK): Acciones del sector pblico para incrementar sus activos fijos, cuya ejecucin aumenta y mejora el flujo de bienes y serviciosError: Reference source not found. Son proyectos de obra pblica en infraestructura, as como la construccin, adquisicin y modificacin de inmuebles, las adquisiciones de bienes muebles asociadas con estos proyectos, y las rehabilitaciones y remodelaciones que impliquen un aumento en la capacidad de los activos de infraestructura e inmuebles, conforme a la normativa vigenteError: Reference source not found.
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Proyecto institucional (PI): Es la propuesta especfica de una o varias unidades responsables de una dependencia o entidad para mejorar un producto o la prestacin de servicios, representando una forma concreta y detallada de la ejecucin de las estrategias de los programas sectorial o especial. Se identifican por ser de ejecucin a corto plazo, estn asociados a una unidad responsable, contienen indicadores estratgicos, metas para cada indicador y tienen costos asociados. Proyectos o programas gubernamentales: Conjunto de actividades a las que se les asignan recursos para el logro de objetivos y metas especficas. Prueba selectiva: Procedimiento que consiste en examinar una muestra representativa individual de la poblacin, para derivar del resultado obtenido una opinin general sobre esta ltima. Ramo (R): Identifica el ramo administrativo, general o autnomo en el que se autoriza y ejerce el Presupuesto de Egresos. Subfuncin (SF): Disgregacin ms detallada de la funcin y permite identificar la participacin del gobierno federal con mayor detalle y su ejecutorError: Reference source not found. Identifica en forma precisa las actividades que realizan las dependencias y entidades al interior de una funcinError: Reference source not found. Subprogramas Sectoriales: Identifican los objetivos, prioridades y polticas correspondientes a un subsector administrativo, con base en la desagregacin de los temas previstos en los programas sectoriales respectivos. Unidad Responsable (UR): Identifica a la unidad administrativa u rgano administrativo desconcentrado de las dependencias, as como la entidad del sector paraestatal, que se constituyen como unidades responsables de ejercer las asignaciones presupuestarias correspondientes, en los trminos de las disposiciones aplicables. Universo: Es el conjunto o totalidad de los elementos o unidades acerca de los cuales se desea obtener informacin. En el caso de la auditora al desempeo lo componen los programas, actividades o metas sustantivas, razn de ser del ente auditado, aunque tambin pueden ser los programas de apoyo o administrativos que estn relacionados directamente con aqullos, y cuya inadecuada operacin puede repercutir en la consecucin de los objetivos institucionales propuestos.

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4.

ANTECEDENTES
Con base en sus propias normas de auditora, la Organizacin Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) define la auditora del rendimiento, conocida en Mxico como auditora al desempeo, como un examen independiente de la eficiencia y la eficacia de las actividades, los programas o los organismos de la Administracin Pblica, prestando la debida atencin a la economa, y con el propsito de llevar a cabo mejoras Error: Reference source not found. Tambin la denomina auditora operacional o de gestin, refirindose a la auditora de economa, de eficiencia y de eficacia, la cual comprende: a) b) el control de la economa de las actividades administrativas, de acuerdo con principios y prcticas administrativos razonables y con las directrices sealadas (publicadas por esa organizacin); el control de la eficiencia en la utilizacin de los recursos humanos, financieros y de cualquier otro tipo, junto con el examen de los sistemas de informacin, de las medidas de rendimiento y control, y de los procedimientos seguidos por los entes auditados para corregir las deficiencias encontradas, y el control de la eficacia con que se han llevado a cabo los objetivos del ente auditado y de los resultados alcanzados en relacin con los pretendidos.

c)

La Academia Mexicana de Auditora Integral y al Desempeo, AC (AMDAID) define la auditora integral como la evaluacin multidisciplinaria, independiente y con enfoque de sistemas, del grado y forma de cumplimiento de los objetivos de una organizacin, de la relacin con su entorno, as como de sus operaciones, con el objeto de proponer alternativas para el logro ms adecuado de sus fines y/o el mejor aprovechamiento de sus recursos 5, y se le conoce tambin como la auditora de las tres EEE, ya que evala la eficacia en el logro de objetivos, as como la eficiencia y economa en la aplicacin de los recursos. Asimismo, define a la auditora al desempeo como la evaluacin de la actuacin de una entidad a la luz de factores de desempeo que se consideran crticos para cumplir con su misin, en los trminos de la visin que para ella se haya adoptadoError: Reference source not found, la cual enfatiza el enfoque hacia la eficacia, es decir, al logro, a los resultados alcanzados; sin embargo, de una forma u otra, la eficacia est unida a los otros dos criterios, ya que todas las entidades requieren de una operacin eficiente y econmica para alcanzar sus objetivos.
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Boletn No. 1 Concepto de Auditora Integral. Academia Mexicana de Auditora Integral y al Desempeo, AC (AMDAID). Pgina 10 de 55

Tambin seala que la auditora al desempeo es un enfoque de la auditora integral, que atiende con mayor nfasis al concepto de eficacia, es decir, se enfoca a evaluar los factores (acciones, recursos, procesos, etc.) de los cuales depende fundamentalmente el logro de los objetivos del ente y, por ende, de la misin y visin. Por lo anterior, en opinin de la AMDAID, ambas auditoras evalan el cumplimiento de la entidad con los fines para los que sta fue creada y las dos tienen un carcter propositivo de apoyar a la entidad para lograr dichos fines, y sus metodologas son similares. La diferencia est en el enfoque y en el alcance, mientras que la primera apunta hacia evaluar la eficacia, eficiencia y economa en la operacin de la entidad, la suficiencia y correccin de su rendicin de cuentas y el apego a la normatividad, la segunda dirige su evaluacin hacia el logro de los factores crticos de desempeo y su medicin por medio de indicadores de desempeo. De hecho, la auditora al desempeo es un enfoque de la primera, ms limitado o ms concreto. Por otra parte, en 2000 la Secretara de la Funcin Pblica (antes SECODAM) uni esfuerzos con el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos IMCP para publicar el libro denominado Auditora al DesempeoError: Reference source not found, en el cual se defini que la auditora al desempeo tiene el propsito fundamental de determinar si las dependencias y entidades cumplen, no slo con la normatividad, programas y metas establecidos, sino tambin con las expectativas de la poblacin que recibe sus bienes y servicios, y si los recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos utilizados para producirlos u otorgarlos son razonables, debiendo evaluar la eficiencia y eficacia en el cumplimiento de los objetivos para los cuales fueron creadas. Asimismo, identificar las causas o reas de oportunidad que limitan la consecucin de dichos objetivos, y proponer las medidas preventivas y correctivas que efectivamente apoyen a la organizacin al logro de sus fines, aprovechar mejor los recursos que tiene asignados, y que el otorgamiento de sus servicios sea oportuno, confiable y completo. Este libro fue la base para estandarizar los criterios, normas y tcnicas generales en el desarrollo de este tipo de auditora y plante, en su momento, un nuevo enfoque de la auditora, al vincular las tcnicas y procedimientos de auditora con los indicadores cuantitativos y cualitativos de la gestin, para verificar as los resultados, el grado de eficiencia de los procesos empleados y el costo-efectividad de las operaciones de las dependencias y entidades. Adems, con ese enfoque, la Secretara de la Funcin Pblica emiti la Gua de Auditora al Desempeo de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal en el mismo ao.
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Las metodologas planteadas por cada una de estas instituciones son similares entre s y, en general, comprenden las etapas de planeacin, ejecucin e informe sealadas en la Gua General de Auditora Pblica, como se muestra enseguida:
GUA GENERAL DE AUDITORA PBLICA INTOSAI Inicio AMDAID Fase 1. Estudio General y Conclusiones Preliminares Fase 2. Planeacin Fase 3. Ejecucin de la Auditora Fase 4. Informes de Auditora SECODAM E IMCP Inicio Estudio General Planeacin de los Trabajos Ejecucin de la Auditora y Aplicacin de Procedimientos Resultados de la Evaluacin. Conclusiones y Recomendaciones

PLANEACIN

Planificacin Estratgica, Operativa, Metodolgica y Administrativa Realizacin de la Auditora del Rendimiento Presentacin de los Resultados de la Auditora

EJECUCIN INFORME

Asimismo, la General Accounting Office o Contralora General de Estados Unidos (GAO) emiti las Normas de Auditora Gubernamental Generalmente Aceptadas (General Accepted Government Auditing Standards GAGAS) con criterios similares a los mencionados. Por lo anterior, la Unidad de Auditora Gubernamental adscrita a la Subsecretara de Control y Auditora de la Gestin Pblica consider conveniente analizar los conceptos y metodologas citados, para retomarlos como aportaciones que, con base en las Normas Generales de Auditora Pblica, las Normas Generales de Control Interno y la Gua General de Auditora Pblica, permitan enriquecer y, a su vez, actualizar la Gua de Auditora al Desempeo de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal, que se presenta a continuacin:

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5.

ASPECTOS A CONSIDERAR
RELACIN EXISTENTE ENTRE LA EVALUACIN DE PROGRAMAS Y LA AUDITORA AL DESEMPEO Las evaluaciones de programas son estudios individuales sistemticos que evalan cmo funciona un programa, y suelen examinar una gama de informaciones sobre el desempeo de los programas y su contexto, que tiene un alcance ms amplio de lo que es factible controlar durante su funcionamiento habitual. Permite una valoracin general del funcionamiento del programa, y de lo que puede hacerse para mejorar sus resultados. Constituyen un tipo de estudio que podran ejecutar las instancias fiscalizadoras bajo el ttulo general de auditoras al desempeo. Suele aceptarse que la evaluacin de programas posee objetivos similares a los de la auditora al desempeo, desde el punto de vista de que se propone analizar la relacin existente entre los objetivos, los recursos y los resultados de una poltica o un programa, por lo que en este documento se presentan los tipos de evaluacin de programas, enfoques y estudios correspondientes. Se definen cuatro tipos frecuentes de evaluacin de programas en la auditora al desempeo: 1. La evaluacin de procesos valora el grado en que un programa est funcionando en la forma deseada. Suele hacer referencia a la conformidad de las actividades del programa con los requisitos reglamentarios, el diseo del programa, las normas profesionales y las expectativas de los clientes o usuarios. Cada vez resulta ms importante evaluar si la calidad de las actividades -por ejemplo, los formularios de solicitud, los tiempos de proceso, las prestaciones de servicios- satisfacen las expectativas de los ciudadanos. 2. La evaluacin de productos valora el grado en que un programa logra sus objetivos orientados a resultados y a clientes o usuarios. Se centra en productos (bienes y/o servicios) con objeto de juzgar la eficacia de los programas, pero puede destacar los temas de calidad y las perspectivas de los clientes o usuarios. Tambin puede evaluar los procesos de los programas para comprender la forma en que se elaboran los productos. 3. La evaluacin del influjo (efecto) valora el efecto especfico de un programa comparando los productos del programa (bienes y/o servicios resultantes) con una estimacin de lo que podra haber ocurrido en ausencia del programa. Se emplea cuando se sabe que hay factores externos que influyen sobre los productos del programa, con objeto de aislar la contribucin de ste al logro de sus objetivos. 4. Las evaluaciones del costo-beneficio y del costo-eficacia son anlisis que comparan los productos de un programa con los costos que se requieren para conseguirlos. Cuando se aplican a programas ya existentes, tambin se les considera como una forma de evaluacin de programas. El anlisis de la relacin costo-eficacia valora el costo de cumplir un nico objetivo o meta, y puede utilizarse para identificar la alternativa menos costosa para satisfacerlo. El anlisis de costo-beneficio se propone identificar todos los costos y beneficios. En este sentido, la evaluacin de programas puede considerarse como una de las numerosas herramientas que utiliza la auditora al desempeo.
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ENFOQUES DE LA AUDITORA AL DESEMPEO El enfoque orientado a resultados trata principalmente de cuestiones como cul es el desempeo obtenido o qu resultados se han logrado? o se han cumplido los requisitos o los objetivos?. En este enfoque se estudia el desempeo (referente a la economa, la eficiencia y la eficacia) y se relacionan los hallazgos detectados con las normas establecidas (metas, objetivos, reglamentaciones, etc.) o los criterios de auditora (normas pertinentes, razonables y alcanzables que se emplean para determinar si un programa cumple o supera las expectativas). El enfoque orientado a problemas, en cambio, se trata primordialmente de la verificacin y el anlisis de problemas, por lo general sin hacer referencia a criterios de auditora definidos con anterioridad. En este enfoque, las deficiencias y los problemas -o como mnimo, los indicios de problemas- son el punto de arranque de una auditora, no la conclusin. Una de las tareas principales de la auditora consiste en verificar la existencia de los problemas sealados y analizar sus causas desde distintas perspectivas (problemas relacionados con la economa, la eficiencia y la eficacia en empresas o programas del sector pblico). Trata interrogantes de este tipo: los problemas constatados existen realmente y, en tal caso, cmo pueden entenderse y cul es su causa?. Se formulan y se comprueban hiptesis sobre las causas y las consecuencias. Los indicios acerca de problemas referentes a la eficiencia y la eficacia a menudo son vagos, subjetivos, complejos y difciles de definir y comprender. stos son algunos ejemplos de posibles indicios de problemas referentes a las tres EEE (economa, eficiencia y eficacia):
Costos crecientes que provocan la demanda de ms recursos; Desequilibrio evidente entre aportaciones y metas; Falta de claridad en la asignacin de responsabilidades cuando distintos entes intervienen en el mismo proyecto o programa; Ambigedades y contradicciones de la reglamentacin; Tiempos de espera prolongados o gran cantidad de atrasos; Falta evidente de competencia, crticas del estilo de direccin, deficiencias en los servicios y en la orientacin al cliente; Gran nmero de quejas o reclamaciones del pblico; Cambios en las circunstancias externas, e Indicios de efectos colaterales negativos de los programas de la Administracin.

De hecho, el anlisis independiente es lo que caracteriza el enfoque orientado a problemas, mientras que el enfoque orientado a resultados se caracteriza bsicamente por su evaluacin imparcial sobre si se han cumplido determinados criterios o normas. Los dos enfoques metodolgicos tambin pueden considerarse como enlazados entre s, como si se tratase de diferentes pasos de una auditora. Aunque, por naturaleza, el enfoque orientado a problemas es ms amplio y ms profundo en su ambicin analtica, el enfoque orientado a resultados, en su forma avanzada, tambin puede dar pie a anlisis elaborados.
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La auditora al desempeo debe llevarse a cabo de forma meticulosa, con el propsito de recopilar pruebas pertinentes, fiables y suficientes que permitan que cualquier otro llegue a las mismas conclusiones que aparecen en el informe de auditora. Esto exige ejercer un criterio correcto al decidir el objetivo de la auditora, qu y cundo revisar, el enfoque y la metodologa, el mbito de la auditora, las cuestiones sobre las cuales se informar, y la conclusin global de la auditora. Por todo lo anterior, es importante decidir qu clase de informacin es necesaria para responder a las preguntas que se planteen en la auditora, dependiendo del enfoque que se pretenda: 1. Estudios sobre el logro de metas o estudios basados en resultados Pregunta bsica: los programas estn logrando sus objetivos globales? Estos estudios evalan en qu medida un programa logra sus metas u objetivos orientados a resultados y a clientes o usuarios. Se centran en los productos (bienes y/o servicios resultantes) incluidas sus consecuencias colaterales e involuntarias, con objeto de enjuiciar la eficacia del programa, pero tambin pueden conceder una atencin especial a los temas de calidad y a las perspectivas de los clientes o usuarios. stas son algunas de las preguntas frecuentes, por ejemplo: de qu forma se han establecido las metas del programa?; en qu estado se encuentra el avance del programa?; las metas se lograrn en los plazos especificados?. Entre los pasos generales de estos estudios se cuentan los siguientes: definir los principales productos que van a estudiarse; especificar los indicadores que reflejen que se estn alcanzando los resultados clave para los clientes o usuarios que se estudian, e identificar qu informacin se necesita para ponerlo de manifiesto. Los estudios sobre el logro de metas son frecuentes en la auditora al desempeo. Se emplean principalmente para examinar si se estn alcanzando los objetivos fijados, y para establecer -mediante una evaluacin general- si se han encontrado deficiencias en el trabajo que se ha realizado. Pueden determinarse las posibles desviaciones relacionando los resultados con las metas estipuladas. Se utilizan principalmente cuando las metas se han definido con claridad y se emplean como instrumento de la direccin, cuando slo se dispone de un conocimiento limitado acerca de las consecuencias de las desviaciones, y cuando se necesiten evaluaciones de un carcter ms general. El examen de los productos en comparacin con los objetivos formulados en trminos generales pueden dar una idea de la forma en que se han cumplido dichos objetivos. En determinadas circunstancias, sin embargo, proporcionan una base sobre la cual evaluar qu cambios se necesitan. Tal es el caso, por ejemplo, cuando los objetivos son pocos, compatibles, concretos, y estn relacionados ms directamente con una actividad determinada o un medio de control especficos.
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2.

Estudios basados en el proceso Pregunta bsica: cmo funciona el programa? Estos estudios tienen el propsito de permitir una comprensin completa de la forma en que funciona un programa de la Administracin Pblica: cmo produce sus resultados?; cules son los pasos y procedimientos del proceso de trabajo?; los recursos se gestionan y utilizan de un modo econmico y eficiente?; cul es el proceso general que siguen los clientes o usuarios a lo largo del programa?; cules son las reclamaciones ms frecuentes?; qu es lo que los clientes o usuarios y el personal consideran como puntos fuertes y dbiles del programa?; sobre qu base se necesitan los servicios?. Esta clase de estudios son frecuentes, y son de especial utilidad cuando los programas son de larga duracin y se han modificado a lo largo del tiempo, y cuando se advierten seales de deficiencias. Estudios sobre el efecto Pregunta bsica: cules son los efectos netos del programa? Estos estudios evalan el efecto neto de un programa mediante la comparacin de los productos del programa con una estimacin de lo que habra sucedido en ausencia del programa. Se utiliza, por ejemplo, cuando se sabe que hay factores externos que influyen sobre los productos del programa, con objeto de determinar cul es la contribucin del programa al logro de sus objetivos. Estudios de costo-beneficio y estudios de costo-eficiencia Preguntas bsicas: los beneficios del programa son superiores a sus costos, y los objetos se consiguen con el mnimo de costos posibles? Los estudios de costo-beneficio son investigaciones sobre la relacin entre los costos y las ventajas de los proyectos o programas de la Administracin Pblica, expresados en trminos monetarios. Su propsito es determinar si las ventajas de un ente, un programa o un proyecto superan sus costos. Los estudios de costoeficiencia son estudios sobre la relacin entre los costos y los resultados de un proyecto, expresados en costos por unidad de resultado conseguida. Un estudio de costo-beneficio permite que los auditores comparen la eficiencia econmica de las alternativas del programa, mientras que un estudio de costo-eficiencia est destinado a encontrar el medio ms barato de lograr un objetivo definido o el valor mximo con respecto a un gasto determinado. Estudios de evaluacin comparativa (benchmarking) Pregunta bsica: las cosas se estn haciendo de conformidad con las mejores prcticas? Es un proceso de comparacin de los mtodos, procesos, procedimientos y productos (bienes y/o servicios) de una organizacin (programa) con los de organizaciones (programas) que destaquen de manera sistemtica en las mismas categoras.
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Otros tipos frecuentes de estudios La naturaleza especial de su trabajo exige que los auditores controlen los resultados de la investigacin y adquieran nuevos conocimientos, por ejemplo, para estar al da de los avances y familiarizarse con los enfoques innovadores. stos son ejemplos de otros enfoques frecuentes: Estudios organizacionales: estudios sobre si las estructuras, los procesos, los programas, etc. corresponden a las mejores prcticas. Estudios especficos sobre gestin de servicios y de la calidad: estudios sobre la capacidad del servicio, y sobre los sistemas de aseguramiento de calidad.

En la auditora al desempeo rara vez se llevan a cabo investigaciones sobre grandes poblaciones. Sin embargo, son frecuentes los muestreos y los estudios de casos. Cuando en una auditora se incluyen estudios de casos, el inters no se centra en los casos individuales, sino en las posibles conclusiones que pueden extraerse de ellos. stos son algunos de los diseos habituales de investigacin: a. Investigacin comparativa Se emplea sobre todo para examinar las tendencias de desarrollo y las situaciones alternativas. Pueden efectuarse comparaciones a lo largo del tiempo, y entre diferentes productos o alternativas. Investigacin antes y despus Se compara la situacin anterior al comienzo del programa con la posterior a la ejecucin de ste. Un sencillo estudio antes y despus es aqul en el cual se efecta un conjunto de mediciones en un grupo de personas antes de su participacin en el programa, y se realiza un segundo conjunto de mediciones sobre las mismos personas despus de una participacin lo suficientemente prolongada. El resultado se calcula comparando los dos conjuntos de medidas. Investigacin de muestreos Los resultados, conclusiones y recomendaciones de la auditora deben basarse en pruebas y, para obtenerlas, a menudo se utiliza el muestreo, sobre todo cuando los hechos esenciales no pueden obtenerse de otra forma y cuando se necesita una comparacin estructurada o se requieren generalizaciones bien fundamentadas. Como los auditores rara vez tienen la oportunidad de tomar en consideracin toda la informacin existente acerca del ente auditado, deben elegirse con cuidado las tcnicas de recopilacin de datos y de muestreo, aunque el auditor debe juzgar si el muestreo constituye una forma apropiada de obtener una parte de las pruebas de auditora requeridas. En la determinacin de la muestra es importante definir exactamente la poblacin, que debe ser homognea, y que el auditor defina con claridad el objetivo especfico de auditora que la comprobacin de la muestra se propone lograr.
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b.

c.

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Investigacin de estudios de casos Los estudios de casos pueden utilizarse para demostrar que existen los problemas supuestos, y que no se trata de simples problemas marginales. Tambin pueden ser de utilidad para realizar anlisis y comparaciones en profundidad. Sin embargo, es difcil efectuar afirmaciones basadas en estudios de casos respecto a la frecuencia y el alcance de los problemas, aunque los casos se seleccionen para ilustrar problemas generales y que sean representativos. Sin embargo, en combinacin con otros mtodos, los estudios de casos permiten extraer determinadas conclusiones generales. Como estos estudios son preferibles a las grandes investigaciones, se utilizan con frecuencia en las auditoras al desempeo. Al elegir la cantidad de casos que va a estudiarse, debe establecerse un equilibrio entre la amplitud y la profundidad del examen. Combinando las estadsticas generales con los estudios de casos en profundidad -y verificndolos- los auditores pueden obtener una aceptacin suficiente de su validez como ilustracin que les sirva para establecer la base de determinadas generalizaciones.

e.

Eleccin de tcnicas de recopilacin de informacin Puede obtenerse informacin que est basada en pruebas materiales, documentos, testimonios orales o que proceda de otros medios, segn los objetivos que tenga la auditora. A menudo ser necesario recopilar datos cuantitativos y/o cualitativos, los cuales tienen que poder explicarse y justificarse en lo que respecta a su suficiencia, validez, fiabilidad, pertinencia y razonabilidad. Al respecto, la Gua General de Auditora Pblica seala como tcnicas de auditora ms comunes las siguientes:
Estudio general Anlisis Inspeccin Confirmacin Investigacin Declaracin Certificacin Observacin Clculo

Adicionalmente, la AMDAID considera como uno de los aspectos distintivos y fundamentales de la auditora al desempeo la determinacin de los factores crticos de desempeo y de los indicadores correlativos, ya que a travs de verificar su grado de logro, se evaluar el cumplimiento de los objetivos y de la misin y visin del ente auditado, refirindose dichos factores a los elementos, acciones o situaciones fundamentales que es necesario obtener, realizar o alcanzar para que dicho ente pueda cumplir con sus objetivos y, por ende, con su misin y visin.

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Por otra parte, el trabajo realizado por el personal de auditora en cada nivel y en cada fase de la auditora debe ser adecuadamente supervisado durante la misma, lo cual implica dirigir los esfuerzos del personal asignado a la auditora a asegurar que se cumplan los objetivos de la misma. La documentacin obtenida debe ser revisada por un miembro experimentado del grupo de auditores e, incluso, cuando el trabajo se delega en un miembro del grupo de auditora, el responsable debe dirigir, supervisar y revisar cuidadosamente el trabajo delegado, y todos los miembros del grupo deben comprender los objetivos de la auditora, el trabajo que les ha sido asignado y la naturaleza de las obligaciones que se les imponen. De igual manera, la Sexta Norma General de Auditora Pblica establece que la supervisin debe ejercerse en todos los niveles o categoras del personal que interviene en el trabajo de auditora, y en proporcin inversa a la experiencia, la preparacin tcnica y la capacidad profesional del auditor supervisado, y realizarse desde los trabajos de planeacin hasta la conclusin de la auditora. De lo anterior se desprende que, para desarrollar adecuadamente una auditora al desempeo, con la supervisin necesaria debe elegirse cuidadosamente el tipo de evaluacin de programa que pretende realizarse; el enfoque metodolgico a aplicar -con la definicin de criterios de auditora o con la formulacin de hiptesis sujetas a comprobacin o ambas-, as como el estudio que se llevar a cabo para responder las preguntas que se generen durante la auditora, adems de considerar las actividades descritas en cada una de las etapas que se presentan a continuacin:

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ACTIVIDADES A DESARROLLAR
PLANEACIN Planeacin General Conocer antecedentes y generalidades del ente a auditar, y determinar los objetivos y actividades generales de la auditora, as como delimitar la oportunidad de los recursos y tiempos asignados. Definir un programa general con la propuesta de conceptos, temas y/o reas susceptibles de auditar, mediante la elaboracin de un diagnstico del ente.

Etapa: Procedimiento: Objetivo:

La planeacin general es la base de la seleccin de temas o cuestiones de auditora, y puede servir como instrumento para tomar decisiones estratgicas referentes a la orientacin de la auditora. Al ser un proceso continuo durante toda la auditora, los auditores podrn hacer ajustes a los objetivos a medida que se vaya avanzando, considerando stos como lo que la auditora trata de alcanzar o las preguntas de un programa o proceso que los auditores intentarn responder. Una vez decididos los objetivos y el tema de la auditora, se sugiere definir las preguntas que debern responderse al finalizar la auditora. stos son algunos ejemplos de preguntas generales que son frecuentes en auditora al desempeo: Los programas se ejecutan de manera eficiente? Las metas y objetivos de los programas se cumplen conforme a lo planeado? Los recursos aplicados constituyen un uso adecuado de los fondos pblicos? Los bienes y/o servicios se otorgan con la calidad, cantidad y oportunidad requeridas? Los indicadores reflejan el cumplimiento de las metas y objetivos? Despus de formular la pregunta general de auditora, los auditores tienen que desglosarla en preguntas especficas y susceptibles de comprobacin que van a ser respondidas con los resultados de la auditora, es decir, preguntas ms especficas referentes al qu es? o por qu es?. Por su parte, la Cuarta Norma General de Auditora Pblica seala los aspectos a considerar en la planeacin, cuyo resultado consiste en el programa de trabajo como un enunciado lgico, ordenado y clasificado de los procedimientos que han de emplearse, la extensin que tendrn, la oportunidad con que se aplicarn y el personal que va a desarrollarlos. Si por alguna razn no pudiera obtenerse informacin suficiente en esta etapa, las actividades descritas podrn desarrollarse en la etapa de planeacin detallada para efectos de complementar el diagnstico del ente.

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La documentacin a consultar que se incluye en esta etapa de la auditora puede obtenerse directamente en la pgina de internet de la dependencia o entidad que se pretende auditar y/o en las siguientes direcciones, entre otras: Secretara de Hacienda y Crdito Pblico www.shcp.gob.mx, en la que se localiza informacin relativa a: Presupuesto autorizado, modificado y ejercido Informes de la Cuenta de la Hacienda Pblica Federal Informes de Ejecucin del Plan Nacional de Desarrollo Estructura Programtica Indicadores asociados a Metas Presupuestarias Anlisis del Cumplimiento de Metas Presupuestarias Auditora Superior de la Federacin www.asf.gob.mx, en la que puede consultarse: Informes de Auditora Asimismo, puede consultarse documentacin, entre otra, que se encuentre en poder del rgano Interno de Control en la dependencia o entidad de que se trate: Informes de auditoras practicadas por diversas instancias fiscalizadoras (OIC, UAG, ASF, despachos externos) Informes presentados en las sesiones de los Comits de Control y/o de Auditora Informes presentados al rgano de Gobierno, en su caso Sistema de Metas Presidenciales Sistema Integral de Informacin Modelo de Administracin de Riesgos (MAR) o el documento que sea utilizado para identificar, evaluar y jerarquizar los riesgos.

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No.

ACTIVIDAD

DOCUMENTACIN A CONSULTAR

Realice la investigacin o estudio preliminar (tambin conocido como estudio previo) del ente a auditar, mediante el anlisis de la mayor cantidad de antecedentes e informacin que pueda recabarse, considerando como mnimo lo siguiente: - Antecedentes del ente a auditar. - Principales atribuciones y/o facultades que le fueron conferidas, as como sus objetivos prioritarios. - Estructura orgnica. - Misin y visin. - Programas institucionales, especiales, regionales o sectoriales en los que interviene y las actividades que tiene encomendadas dentro de stos. - Funciones, subfunciones, actividades institucionales y proyectos institucionales y de inversin que tuvo o tiene asignadas para el cumplimiento de sus objetivos. - Presupuesto autorizado y ejercido del ejercicio fiscal de que se trate, con sus respectivas metas presupuestarias. - Estndares o indicadores de gestin que utiliza. - Marco jurdico aplicable. - Resultados de auditoras anteriores u otros estudios relacionados con los objetivos de la auditora a realizar, identificando las acciones correctivas que se tomaron para atender los hallazgos significativos y las recomendaciones. - Resultados de intervenciones de control realizadas por el rgano Interno de Control. - Modelo de Administracin de Riesgos (MAR) o estudio equivalente. - Contratos de fideicomisos, mandatos u anlogos. - Convenios de coordinacin con dependencias y entidades con cargo a su presupuesto para descentralizar funciones o reasignar recursos. Los datos que se obtengan tienen un doble propsito, ya que adems de ser tiles para la entrevista de inicio que se sostenga con el Oficial Mayor de la dependencia o con el Titular de la entidad, o con quien stos designen, tienen la finalidad de conocer a priori las fuerzas y debilidades del ente, y visualizar la posible estrategia a seguir para el inicio de la auditora, aunque sta puede variar o complementarse.

Ley Orgnica de la APF Ley Federal de las Entidades Paraestatales Acuerdo o Decreto de Creacin del ente Reglamento Interior o Estatuto Orgnico, segn corresponda Plan Nacional de Desarrollo Programas sectorial, especial, regional, segn corresponda Programas operativo anual, institucional o de trabajo, segn corresponda Estructura Programtica Presupuesto autorizado, modificado y ejercido Informes de autoevaluacin Informes de la Cuenta de la Hacienda Pblica Federal Informes trimestrales de avance fsico-financiero de metas Estructura orgnica Informes de auditoras practicadas por diversas instancias fiscalizadoras (OIC, UAG, ASF, despachos externos) Resultados de intervenciones de control realizadas por el OIC. Modelo de Administracin de Riesgos (MAR) o estudio equivalente Contratos de fideicomisos, mandatos u anlogos Convenios de coordinacin con dependencias y entidades con cargo a su presupuesto para descentralizar funciones o reasignar recursos

En forma preliminar, establezca la relacin y congruencia de los programas y

Plan Nacional de Desarrollo

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No.

ACTIVIDAD -

proyectos sustantivos con la misin, visin y objetivos.

Identifique las funciones, reas, programas o procesos que se consideran crticos y/o sustantivos para el ente, sealando las acciones instrumentadas para el cumplimiento de la visin, misin y objetivos.

Constate que los programas de trabajo, operativos anuales o institucionales estn vinculados con los programas sectorial, especial, regional y/o institucional, identificando las estrategias, lneas de accin y reas ejecutoras. Verifique que las estrategias y lneas de accin de los programas sectoriales o especiales y del PND se vinculen con las actividades y proyectos institucionales y, en su caso, con los proyectos de inversin establecidos en los presupuestos autorizados, a fin de evaluar si los objetivos contenidos en la Estructura Programtica se correlacionan con los programas y plan citados. Identifique y examine los objetivos, alcances, vigencia, obligaciones, etctera, de los fideicomisos, mandatos, contratos anlogos y convenios de coordinacin suscritos por el ente auditado.

Verifique que los objetivos contenidos en la Estructura Programtica sean acordes con los establecidos en los programas de trabajo, operativos anuales o institucionales, segn sea el caso, y que stos tengan calendarizadas las actividades a desarrollar, las metas fsico-financieras por alcanzar y las unidades responsables de su ejecucin.

DOCUMENTACIN A CONSULTAR Programas sectorial, especial, regional, segn corresponda Programas operativo anual, institucional o de trabajo, segn corresponda Estructura Programtica dem actividad anterior Informes de auditoras practicadas por diversas instancias fiscalizadoras (OIC, UAG, ASF, despachos externos) Resultados de intervenciones de control realizadas por el OIC. Modelo de Administracin de Riesgos (MAR) o estudio equivalente Plan Nacional de Desarrollo Programas sectorial, especial, regional, segn corresponda Programas operativo anual, institucional o de trabajo, segn corresponda Plan Nacional de Desarrollo Programas sectorial, especial, regional, segn corresponda Programas operativo anual, institucional o de trabajo, segn corresponda Estructura Programtica Contratos de fideicomisos, mandatos u anlogos Convenios de coordinacin con dependencias y entidades con cargo a su presupuesto para descentralizar funciones o reasignar recursos Estructura Programtica Presupuesto autorizado, modificado y ejercido Informes trimestrales de avance fsico-financiero de metas Informes de la Cuenta de la Hacienda Pblica Federal

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No.

ACTIVIDAD -

Identifique los principales indicadores estratgicos autorizados y aprobados para el ente, evaluando en forma preliminar si existe vinculacin entre los mismos y con sus objetivos y programas sectoriales, anuales o institucionales, segn corresponda.

Analice los informes derivados de la revisin de metas presidenciales, del Sistema Integral de Informacin, de indicadores estratgicos y de sus seguimientos.

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Identifique las situaciones relevantes que hayan sido presentadas en las sesiones de los Comits de Control y/o de Auditora y, en su caso, del rgano de gobierno de la entidad, o de cualquier otro comit especfico, correspondientes al ejercicio que pretende revisarse. Identifique si se han llevado a cabo auditoras de desempeo por parte de cualquier instancia fiscalizadora y, de ser as, obtenga y analice el alcance, los resultados y las observaciones que se hayan generado, as como sus repercusiones. Evale la informacin obtenida en las actividades anteriores. Defina preliminarmente los factores crticos de desempeo, y determine las medidas instrumentadas para el cumplimiento de la visin, misin y objetivos. Verifique si los factores crticos de desempeo determinados preliminarmente cuentan con los correlativos indicadores estratgicos y, en su caso, identifique con cules. Elabore el documento que contenga el diagnstico del ente, con base en la evaluacin mencionada, mismo que debe contener como mnimo lo siguiente: a) Conclusiones preliminares de los aspectos analizados en el estudio previo. b) Resumen de la identificacin de las reas de oportunidad del ente, susceptibles de revisar. c) Determinacin preliminar de los factores crticos de desempeo y sus indicadores estratgicos correlativos, que se revisarn durante la auditora.

DOCUMENTACIN A CONSULTAR Plan Nacional de Desarrollo Programas sectorial, especial, regional, segn corresponda Programas operativo anual, institucional o de trabajo, segn corresponda Estructura Programtica Indicadores estratgicos Indicadores asociados a metas presupuestarias Sistema de Metas Presidenciales Sistema Integral de Informacin Indicadores estratgicos Indicadores asociados a metas presupuestarias Informes trimestrales de avance fsico-financiero de metas Informes presentados en las sesiones de los Comits de Control y/o de Auditora, o de otro comit. Informes presentados al rgano de Gobierno, en su caso Informes de auditoras practicadas por diversas instancias fiscalizadoras (OIC, UAG, ASF, despachos externos)

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Evaluacin preliminar del ente Evaluacin preliminar del ente Factores crticos de desempeo Indicadores estratgicos

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Evaluacin preliminar del ente Factores crticos de desempeo Indicadores estratgicos

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No.

ACTIVIDAD

DOCUMENTACIN A CONSULTAR

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Determine los posibles conceptos, temas y/o reas a partir de los cuales se realizar la auditora, con base en los siguientes criterios generales (posiblemente el principal criterio sea la potencial contribucin de la auditora a la evaluacin y la mejora del funcionamiento del ente): Valor aadido: cuanto mejores sean las perspectivas de realizar una auditora til de calidad elevada, y cuanto menos haya sido objeto de evaluacin el campo o el tema en cuestin, mayor ser el valor aadido correspondiente. Aadir valor significa proporcionar nuevos conocimientos y perspectivas. Problemas o reas de problemas importantes: Cuanto mayor sea el riesgo de que surjan consecuencias desde el punto de vista de la economa, la eficiencia y la eficacia, o la confianza pblica, ms importantes tienden a ser los problemas. Una supervisin activa y orientada a problemas facilita la identificacin de reas susceptibles de auditar. Riesgos o incertidumbres: La planeacin general puede basarse en el anlisis de riesgos, o -con un carcter menos terico- en el anlisis de los indicios de problemas reales o potenciales, informacin que se obtiene del Modelo de Administracin de Riesgos (MAR) o de un estudio equivalente. Cuanto mayor sea el inters pblico implicado cuando existan motivos para sospechar de ineficiencias, mayores sern los riesgos, y cuanto menor sea el conocimiento, mayor ser la incertidumbre. La acumulacin de estos indicios o factores vinculados con un ente o un programa de la Administracin Pblica puede representar una seal importante para las instancias fiscalizadoras e inducirlas a planear auditoras cuyo alcance y mbito dependern de los indicios detectados. Entre los factores que podran indicar un mayor riesgo (o incertidumbre) se cuentan por ejemplo los siguientes: Las cuantas financieras o presupuestarias son de un gran volumen, o se han producido cambios importantes en dichas cuantas. Estn implicadas reas tradicionalmente proclives al riesgo (adquisiciones, alta tecnologa, cuestiones ecolgicas, sanidad, etc. o reas de riesgo imposible de aceptar). Estn implicadas actividades nuevas o urgentes, o condiciones modificadas (requisitos, exigencias). Las estructuras son complejas, y podra producirse cierta confusin en torno a las responsabilidades. No existe informacin fiable, independiente y actualizada sobre la eficiencia o la eficacia de un programa de la Administracin Pblica. Determine el objetivo general de la auditora y el alcance de los trabajos.

Diagnstico del ente Modelo de Administracin de Riesgos (MAR) o estudio equivalente

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Diagnstico del ente

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No.

ACTIVIDAD

DOCUMENTACIN A CONSULTAR

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Defina y elabore la Carta de Planeacin (cuyo modelo se presenta como anexo de la Gua General de Auditora Pblica), en la cual se incluir, entre otros aspectos: - Nombre del ente - Nombre del rea sujeta a revisin - Antecedentes del concepto, tema y/o reas por auditar - Objetivo de la auditora - Alcance general referido al ejercicio o perodo, as como a los conceptos, temas y/o reas a auditar, adems de considerar los factores crticos de desempeo y los indicadores correlativos - Problemtica a la que puede enfrentarse el grupo de auditores - Estrategia con las acciones para realizar la auditora en el tiempo y con el personal asignado y, en su caso, para reducir el efecto de la problemtica que pudiera incidir en la ejecucin de la auditora. Elabore el Cronograma de Actividades a Desarrollar en el que se registre el tiempo programado para llevar a cabo la auditora, y se describan las actividades que el grupo de auditores efectuar desde el inicio hasta su conclusin, identificando a los responsables de su ejecucin (el modelo se presenta como anexo de la Gua General de Auditora Pblica).

Diagnstico del ente Programa general de trabajo de auditora Factores crticos de desempeo e indicadores correlativos

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Carta de Planeacin

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Obtenga las autorizaciones correspondientes en la Carta de Planeacin y en el Cronograma de Actividades a Desarrollar, para dar inicio a la auditora.

Carta de Planeacin Cronograma de Actividades a Desarrollar

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Etapa: Procedimiento: Objetivo:

PLANEACIN Inicio de la Auditora Notificar al responsable del rea a auditar el inicio formal de la auditora, presentar al grupo de auditores que participar en la misma, e informarle los trabajos a desarrollar y sus alcances.

La auditora al desempeo, como cualquier otro acto administrativo, est sujeto a formalidades legales y administrativas para evitar su nulidad o anulacin, por lo que para iniciar la auditora es requisito que las instancias fiscalizadoras emitan la orden de auditora debidamente fundamentada y motivada y que incluya, entre otros aspectos, el objeto de la visita y el alcance que tendr. Se presentar de manera oficial ante el auditado para iniciar formalmente la auditora, con lo que se da por constituido legalmente el acto de autoridad.
No. ACTIVIDAD DOCUMENTACIN A CONSULTAR

Elabore la orden de auditora debidamente fundamentada y motivada (cuyo modelo se presenta como anexo de la Gua General de Auditora Pblica), entendindose por lo primero que ha de expresarse con precisin el precepto legal aplicable al caso y, por lo segundo, que deben sealarse tambin las circunstancias especiales, razones particulares o causas inmediatas que se hayan tenido en consideracin para su emisin. Debe dirigirse al Titular de la unidad administrativa a la que se practicar la auditora. Sin embargo, considerando que en las operaciones, programas o metas que se auditarn pueden estar involucradas otras reas y que, por lo tanto, tendran que emitirse nuevas rdenes para poder inspeccionarlas, lo conveniente es que se dirijan al Oficial Mayor en el caso de las dependencias, y al Titular tratndose de entidades y rganos desconcentrados, a fin de que haya acceso irrestricto a las reas y a la informacin que stas generan en su operacin cotidiana. Invariablemente deber tener la firma autgrafa de la autoridad competente que la emite e indicar: - Nombre del ente a auditar. - Domicilio donde habr de efectuarse la auditora. - Disposiciones legales que la fundamentan. - Objeto de la visita. - Alcance que tendr. - Unidades administrativas u operaciones que se revisarn. - Personal comisionado.
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Programa Anual de Trabajo (OIC) Programa Anual de Auditoras (UAG) Carta de Planeacin

No.

ACTIVIDAD

DOCUMENTACIN A CONSULTAR Orden de auditora

Concerte cita para hacer entrega de la orden de auditora.

Haga entrega de la orden de auditora y explique de manera general los objetivos y alcances de la auditora.

Orden de auditora

Levante Acta de Inicio de Auditora con la participacin del destinatario de la orden, con quien ste designe, o con el servidor pblico que lo supla en caso de ausencia, y ante la presencia de dos testigos propuestos por l mismo, con los elementos indicados en el modelo que se presenta como anexo de la Gua General de Auditora Pblica. Es importante mencionar que la destitucin, sustitucin e incorporacin del personal que intervenga en la auditora, as como la ampliacin o modificacin del alcance de los trabajos deben darse a conocer igualmente al servidor pblico destinatario de la orden de auditora, mediante oficio complementario, en los trminos sealados en la Gua General de Auditora Pblica.

Orden de auditora

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Etapa: Procedimiento: Objetivo:

PLANEACIN Planeacin Detallada Determinar la naturaleza, alcance, oportunidad y procedimientos por aplicar para cada uno de los conceptos, temas y/o reas por auditar. Definir un programa especfico de auditora orientado al cumplimiento de los objetivos establecidos.

La planeacin detallada debe ser una herramienta que oriente el proceso de ejecucin y que aporte los conocimientos bsicos y la informacin que se necesitan para el desarrollo de la auditora. El paso inicial es una definicin ms precisa del tema que va a auditarse, lo cual implica responder estas dos preguntas: Qu? Cul es el tema de la auditora o el problema que va a estudiarse? Por qu? Cules son los objetivos de la auditora? El siguiente paso es el desarrollo del alcance y la metodologa de la auditora. El alcance define las fronteras de la auditora. Trata aspectos tales como las preguntas especficas que van a formularse, el tipo de estudio que va a realizarse y el carcter de la investigacin. Adems, abarca el trabajo de recopilar informacin y los anlisis que van a ejecutarse, y est determinado por la respuesta a las siguientes preguntas: Qu? Qu preguntas o hiptesis especficas van a examinarse? Qu clase de estudio parece adecuado? Quin? Quines son los protagonistas clave y el(los) ente(s) que se auditan? Dnde? Hay limitaciones en el nmero de centros de trabajo que se auditan? Cundo? Hay limitaciones en el tiempo que va a revisarse? Posteriormente, es importante definir las preguntas especficas que van a responderse o las hiptesis que van a examinarse -como posibles causas del problema-, mismas que en la prctica constituirn la base para la eleccin de tcnicas de recopilacin de informacin a aplicar en la etapa de ejecucin. Adems, debern identificarse y establecerse los criterios de auditora, que representan las normas obligadas respecto de las cuales se juzga la comprobacin de la auditora, y que variarn segn el tema y los objetivos especficos de la auditora, la legislacin que rija al ente auditado, y las condiciones especficas que la instancia fiscalizadora considere pertinentes e importantes en cada caso. Los auditores pueden utilizar el propsito y los objetivos del programa, proceso o rea por revisar como los criterios para evaluar el desempeo, o pueden desarrollar otros criterios o mejores prcticas para compararlos.
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Por otra parte, la Cuarta Norma General de Auditora Pblica seala que, como parte de la planeacin detallada, deben elaborarse los programas especficos de auditora que permitirn que las auditoras se efecten con eficiencia, adems de que proporcionan: a) La descripcin de los mtodos, tcnicas y procedimientos que se sugiere aplicar para cumplir los objetivos de la auditora. b) La base para asignar sistemticamente el trabajo a los auditores y a sus supervisores. c) Los elementos de juicio para llevar el registro del trabajo realizado. La Quinta Norma General de Auditora Pblica se refiere a la comprensin del auditor respecto del control interno institucional y del concepto a revisar para que, con base en la suficiencia o insuficiencia de los mecanismos de control encontrados, determine el grado de confianza que debe depositar en los mismos y, de esta manera, establecer el alcance, la naturaleza y la oportunidad que requieren sus pruebas de auditora. Para ello, adems de verificar los atributos de suficiencia del control interno establecidos en las Normas Generales de Control Interno, los auditores deben verificar, de manera general, si los Titulares de los entes han llevado a cabo la correcta implementacin del control interno, con calidad, confiabilidad y pertinencia, as como verificar, en general, la aplicacin de dichas Normas en todos los mbitos de la gestin gubernamental, a partir de las cuales los servidores pblicos de los entes deben establecer y, en su caso, actualizar las polticas, procedimientos y sistemas especficos de control interno que formen parte integrante de sus actividades y operaciones cotidianas, asegurndose tambin que estn alineados a los objetivos, metas, programas y proyectos institucionales. En funcin de los resultados, los auditores deben considerar la posible modificacin de la naturaleza y/o alcance de sus procedimientos de auditora. Si as lo hicieran, deben incluir pruebas especficas de la eficacia y suficiencia o insuficiencia del control interno, y considerar los resultados al disear los procedimientos de auditora. CRITERIOS DE AUDITORA Son las normas, mediciones, expectativas de lo que debera existir, las mejores prcticas y puntos de referencia con los cuales se compara o evala el desempeo, y dan el contexto para entender los resultados de la auditora. Son niveles razonables y alcanzables de rendimiento en comparacin con los cuales pueden evaluarse la economa, la eficiencia y la eficacia de las actividades. Reflejan un modelo normativo (es decir, deseable) respecto a la materia que es objeto de revisin, y representan una buena prctica, o la mejor posible acerca de lo que debera ser. Cuando los criterios se comparan con lo realmente existente, surgen los resultados de la auditora. El cumplimiento o la superacin de los criterios
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podran indicar la mejor prctica, pero su incumplimiento indicara la posibilidad de introducir mejoras. stas son algunas de las caractersticas de criterios adecuados: - Fiabilidad: permiten conclusiones coherentes cuando son utilizados por otro auditor en las mismas circunstancias. - Objetividad: estn exentos de cualquier sesgo del auditor o la direccin. - Utilidad: originan resultados y conclusiones que satisfacen las necesidades de informacin de los usuarios. - Comprensibilidad: se expresan con claridad y no dan pie a interpretaciones significativamente diferentes. - Comparabilidad: son coherentes con los utilizados en auditoras al desempeo de otros organismos o actividades similares, y con los utilizados en anteriores auditoras al desempeo dentro del ente auditado. - Integridad: hace referencia al desarrollo de todos los criterios importantes que sean adecuados para evaluar el desempeo. - Aceptabilidad: son aqullos en los que suelen coincidir los expertos independientes en el campo, los entes auditados, las instancias fiscalizadoras, los medios de comunicacin y el pblico en general. En la medida de lo posible, el programa detallado de auditora debe contener los criterios que se utilizarn y, al elegirlos o establecerlos, los auditores procurarn que sean razonables, alcanzables y relevantes a los objetivos de la auditora al desempeo a realizar. Aquellas actividades que no se hubieran desarrollado en la etapa de planeacin general, podrn llevarse a cabo en esta etapa de planeacin detallada para, en su caso, complementar el diagnstico del ente y/o modificar la carta de planeacin.
No. ACTIVIDAD

Realice el estudio y evaluacin general del control interno y fuentes de informacin, a travs de la indagacin, observacin, inspeccin de documentos, registros y operaciones a que se sujetar la auditora, identificando lo siguiente: reas responsables de definir los indicadores estratgicos y de controlar el sistema en donde se registran, modifican y actualizan. reas responsables de la generacin, aprobacin y seguimiento de informacin relativa a metas e indicadores estratgicos. Elementos o actividades que integran el resultado de cada indicador estratgico. reas responsables de controlar y custodiar la documentacin soporte relativa a metas e indicadores estratgicos. Reportes internos y externos del avance de metas e indicadores estratgicos. Mecanismos implementados para efectuar las correcciones necesarias respecto a los indicadores estratgicos. Medios por los que se aprueba y reporta la informacin del avance de metas.

DOCUMENTACIN A CONSULTAR Estructura Programtica Indicadores estratgicos Indicadores asociados a metas presupuestarias Presupuesto autorizado, modificado y ejercido Informes trimestrales de avance fsico-financiero de metas Informes presentados en las sesiones de los Comits de Control y/o de Auditora Informes presentados al rgano de Gobierno, en su caso Reportes internos Manuales de procedimientos Diagramas de flujo
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No.

ACTIVIDAD

DOCUMENTACIN A CONSULTAR Informe sobre el Estado que guarda el Control Interno Institucional

Requisitos para que la informacin del avance de metas se considere formalmente autorizada. Verifique que exista manual general de organizacin y que est autorizado, actualizado y sea del conocimiento de todo el personal; adems, que las atribuciones y funciones asignadas permitan identificar a las reas ejecutoras, los tramos de control correspondientes, la adecuada toma de decisiones y el cumplimiento de los objetivos planteados.

Manual General de Organizacin

Con base en la Carta de Planeacin y en el diagnstico del ente, determine el(los) objetivo(s) especfico(s) de la auditora, as como el alcance, profundidad y oportunidad que requieren las pruebas de auditora. 3 Una vez evaluado el control interno institucional, se est en posibilidad de determinar las pruebas selectivas directas para alcanzar de manera ms eficiente y efectiva los objetivos que se persiguen. El control interno forma parte de la decisin del auditor sobre el tamao de la muestra a revisar, debido a que la cantidad necesaria de evidencia de auditora es inversamente proporcional a la efectividad del control interno institucional.

Diagnstico del ente Carta de planeacin Informe sobre el Estado que guarda el Control Interno Institucional

Obtenga y analice la informacin complementaria que considere necesaria para asegurar el conocimiento de los conceptos, temas y/o reas que van a evaluarse.

Diagnstico del ente

Defina los criterios de auditora a aplicar en el desarrollo de la misma.

Diagnstico del ente

Determine, en forma definitiva, los factores crticos de desempeo del ente.

Diagnstico del ente

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No.

ACTIVIDAD

DOCUMENTACIN A CONSULTAR

Defina los indicadores estratgicos y de gestin vinculados con los factores crticos de desempeo y efecte la seleccin de los mismos para su revisin.

Diagnstico del ente

Seleccione la muestra a revisar, tomando en cuenta el(los) objetivo(s) especfico(s) de la auditora para determinar, con base en su criterio profesional, las tcnicas o procedimientos que aplicar para alcanzar ese(os) objetivo(s). En la auditora al desempeo, el universo de accin se centra en aquellas funciones, subfunciones, actividades institucionales, proyectos institucionales, proyectos de inversin o metas vinculados directamente con los programas sustantivos asignados al ente auditado y con sus objetivos de creacin. 8 Tambin son importantes las funciones, subfunciones, actividades o reas relacionadas , por lo que habra que determinar si los recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos utilizados son razonables, puesto que esos aspectos podran ser reas de oportunidad para eficientar la operacin, al reducir o simplificar procesos, abatir costos, agilizar trmites, incrementar el desempeo laboral, etctera. No obstante, para elegir una muestra verdaderamente representativa y sustancial, adems de los aspectos sealados, deber tomarse en cuenta el grado de cumplimiento del o de los elementos a revisar, la importancia relativa que tienen dentro de las acciones de gobierno, la problemtica detectada por las instancias fiscalizadoras, en su caso, y las fallas observadas en el control interno utilizado.

Diagnstico del ente Carta de planeacin Manual de organizacin Manuales de procedimientos Informes de auditoras practicadas por diversas instancias fiscalizadoras (OIC, UAG, ASF, despachos externos) Informes de las sesiones de los Comits de Control y/o de Auditora Informes de las sesiones del rgano de Gobierno, en su caso Estructura programtica Presupuesto autorizado, modificado y ejercido Informes trimestrales de avance fsico-financiero de metas Informes de la Cuenta de la Hacienda Pblica Federal Indicadores asociados a metas presupuestarias Anlisis funcional programtico econmico Factores crticos de desempeo

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No.

ACTIVIDAD

DOCUMENTACIN A CONSULTAR

Elabore un programa detallado de trabajo por cada uno de los conceptos, temas o reas por auditar, en funcin de los objetivos general y especficos de la auditora y de la informacin obtenida en las actividades anteriores, mediante la elaboracin del Marco Conceptual (cuyo modelo se presenta como anexo de la Gua General de Auditora Pblica), mismo que deber ser autorizado por los responsables de la auditora. En forma enunciativa, ms no limitativa, en el Marco Conceptual se establecern los antecedentes que sean de utilidad para cada caso en particular; el indicador estratgico, la actividad institucional, proyecto institucional, proyecto de inversin, meta o rea a revisar; el universo y el alcance que tendr; la metodologa a utilizar y/o procedimientos a desarrollar y el marco legal aplicable.

dem actividad anterior

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Etapa: Procedimiento:

EJECUCIN Ejecucin de Auditora Obtener evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente que permita al auditor conocer la situacin de conceptos, temas o reas auditados, para emitir una opinin slida, sustentada y vlida. Llevar a cabo la recopilacin, registro y anlisis de la informacin necesaria y suficiente para cubrir las pruebas selectivas de la auditora, as como la evaluacin de los resultados obtenidos.

Objetivo:

Para fundamentar las opiniones y conclusiones del auditor relativas al rea, programa, proceso, actividad o funcin auditada deben aportarse pruebas adecuadas, pertinentes y razonables, las cuales pueden ser materiales, orales, documentales o analticas, y consisten en informacin recopilada y utilizada para apoyar los resultados de auditora. La calidad en la recopilacin de informacin, el anlisis y su registro es un factor decisivo, y es preciso que el trabajo se caracterice por la objetividad, la imparcialidad y la confidencialidad. Lo ms comn es que en la auditora al desempeo la prueba tenga un carcter convincente y no concluyente, por lo que a veces resulta til debatir previamente con el ente auditado la naturaleza de la prueba que vaya a obtenerse y la forma en que el auditor la analizar e interpretar. Con frecuencia es necesario recopilar datos tanto cuantitativos como cualitativos, los cuales tienen que poder explicarse y justificarse en lo que respecta a su suficiencia, validez, fiabilidad, pertinencia y razonabilidad. Al analizar los datos (procedan de cuestionarios, entrevistas, grupos especializados o cualquier otro origen), los auditores tienen que comenzar por revisar los objetivos y la pregunta de la auditora, lo cual les ayuda a organizar sus datos y centrar sus anlisis. Cuando los auditores interpreten la informacin deben tratar de situarla en perspectiva, comparando los resultados obtenidos con los criterios de auditora o con lo que cabra esperar normalmente. Los resultados de la auditora son las pruebas especficas recopiladas por el auditor para cumplir los objetivos de la auditora, es decir, para responder las preguntas de auditora, verificar las hiptesis formuladas, etctera. Los auditores deben justificar documentalmente, de manera adecuada, todos los hechos relativos a la auditora, incluso los antecedentes y la planeacin, el trabajo realizado, los hechos puestos de manifiesto y las conclusiones que se determinen. Contar con documentacin adecuada es importante por diversas razones, entre las que destacan: a) para confirmar y fundamentar las opiniones e informes del auditor; b) como prueba del cumplimiento por parte del auditor; c) como prueba del trabajo realizado y d) para facilitar la supervisin.
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Asimismo, es necesario documentar, archivar y efectuar referencias cruzadas sobre los resultados del trabajo de campo y del anlisis, junto con la documentacin de planeacin de la auditora, para que los responsables de la auditora puedan revisar el trabajo efectuado y validar las conclusiones alcanzadas, por lo cual es preciso conservar un registro de la labor en forma de papeles de trabajo. El auditor debe adoptar los procedimientos apropiados para mantener la confidencialidad y la custodia segura de los papeles de trabajo, y debe conservarlos durante el perodo suficiente para cumplir los requisitos legales y profesionales de conservacin de registros. Como se mencion en la Gua General de Auditora Pblica, las principales Normas Generales de Auditora Pblica relacionadas con esta etapa de la auditora son las que de manera enunciativa se refieren a: Sptima.- Evidencia. Consiste en la comprobacin de informacin y datos mediante la obtencin de pruebas suficientes, competentes, relevantes y pertinentes, para que el auditor exprese de manera razonable su juicio y opinin respecto de lo que examina. Octava.- Papeles de Trabajo. Son cdulas de trabajo y evidencia documental que prepara y conserva el auditor sobre los procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las conclusiones pertinentes alcanzadas. Deben incluir documentacin que, entre otros aspectos, muestre que el trabajo de auditora ha sido planeado y supervisado adecuadamente. Novena.- Tratamiento de Irregularidades. El diseo de la auditora debe proporcionar una seguridad razonable de la vigilancia del cumplimiento de las disposiciones jurdico-administrativas, por lo que el auditor deber proceder con el debido cuidado profesional al dar seguimiento a los indicios de actos ilcitos para no interferir con las investigaciones y/o procedimientos legales que puedan emprenderse en lo futuro, lo cual implica que, cuando sea necesario, deber consultar previamente a los asesores legales apropiados y/o a las autoridades a las que competa aplicar las leyes correspondientes. En esta etapa de la auditora deben realizarse actividades o pruebas de cumplimiento, corroborando los resultados de la evaluacin del control interno establecido por las dependencias y entidades para conducir sus actividades hacia el logro de sus objetivos y metas; evaluar y supervisar su funcionamiento y ordenar las acciones para su mejora continua, conforme a las siguientes Normas Generales de Control Interno:

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Primera.- Establecer y mantener un ambiente de control. Consiste en fomentar y mantener un entorno de respeto e integridad congruente con los valores ticos del servicio pblico, que est alineado con la misin, visin, objetivos y metas. Segunda.- Identificar, evaluar y administrar los riesgos. Se refiere a la identificacin y evaluacin de los riesgos que puedan impactar negativamente en el logro de los objetivos, metas y programas, con el fin de establecer estrategias y reforzar el control interno para su prevencin y manejo. Tercera.- Implementar y/o actualizar actividades de control. Consiste en asegurar de manera razonable la generacin de informacin financiera, presupuestal y de operacin confiable, oportuna y suficiente, para cumplir con su marco jurdico de actuacin, as como salvaguardar los recursos pblicos a su cargo y garantizar la transparencia de su manejo. Cuarta.- Informar y comunicar. Es relativa a establecer las medidas conducentes a fin de que la informacin relevante que generen los entes sea adecuada para la toma de decisiones y el logro de sus objetivos, metas y programas. Quinta.- Supervisar y mejorar continuamente el Control Interno Institucional. Se refiere al mejoramiento continuo del Control Interno Institucional, con el fin de mantener y elevar su eficacia y eficiencia.
No. ACTIVIDAD DOCUMENTACIN A CONSULTAR

Desarrolle los procedimientos definidos en el programa detallado de trabajo (Marco Conceptual), aplicando las pruebas de auditora seleccionadas para los procesos o programas que deben evaluarse.

Marco Conceptual

ANLISIS DEL ENTE

Ley Orgnica de la APF Ley Federal de las Entidades Paraestatales Acuerdo o Decreto de Creacin del ente Reglamento Interior o Estatuto Orgnico, segn corresponda
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Evale si la misin es congruente con el propsito establecido para el ente.

No.

ACTIVIDAD

Verifique si las estrategias, lneas de accin, objetivos y metas contempladas para alcanzar la visin se encuentran alineadas con el Plan Nacional de Desarrollo, con los planes sectoriales, especiales, institucionales o regionales y con los programas que le son aplicables.

DOCUMENTACIN A CONSULTAR Plan Nacional de Desarrollo Programas sectorial, especial, regional, segn corresponda - Programas operativo anual, institucional o de trabajo, segn corresponda - Estructura Programtica - Presupuesto autorizado, modificado y ejercido Misin, visin y objetivos

Verifique, mediante pruebas selectivas, si la misin, visin y objetivos del ente han quedado debidamente comprendidos entre el personal. En caso de desviaciones comente con los niveles directivos. Identifique si la estructura orgnica y ocupacional del ente est vinculada con la misin y propsitos que persigue, en la cual estn plenamente definidas las tareas, las cadenas de mando y los niveles apropiados de responsabilidad y autoridad, verificando que: - La estructura orgnica est autorizada, y la funcional corresponda a la cantidad de plazas y niveles autorizados. - Los manuales de organizacin (general y especficos) guarden congruencia con el Reglamento Interior o Estatuto Orgnico, identificando las unidades responsables de las funciones y atribuciones conferidas. - En el analtico presupuestario se identifiquen las unidades responsables autorizadas en la estructura orgnica y las definidas en la funcional, a fin de determinar reas sin funciones sustantivas o de staff. Analice las estructuras orgnica y ocupacional. Compruebe que son adecuadas para cumplir los objetivos del ente, y permiten planear, coordinar, ejecutar, supervisar y controlar las operaciones relevantes para la consecucin de las metas y objetivos.

Estructuras orgnica y ocupacional autorizadas Estructura funcional Reglamento Interior o Estatuto Orgnico Anlisis funcional programtico econmico Manuales de Organizacin General y Especficos

Estructura orgnica autorizada y funcional Estructura ocupacional autorizada y funcional Reglamento Interior o Estatuto Orgnico, segn corresponda Estructura orgnica autorizada y funcional Estructura ocupacional autorizada y funcional Manuales de Organizacin General y Especficos Reglamento Interior o Estatuto Orgnico, segn corresponda
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Verifique que las estructuras orgnica y ocupacional del ente definan claramente las reas clave de autoridad y responsabilidad, preservando una adecuada segregacin y delegacin de funciones; as como la delimitacin de facultades entre el personal que autorice, ejecute, vigile y evale, registre o contabilice las transacciones, evitando que dos o ms de stas se concentren en una misma persona o provoquen un posible conflicto de intereses, adems de establecer las adecuadas lneas de comunicacin e informacin.

No.

ACTIVIDAD

DOCUMENTACIN A CONSULTAR Estructura orgnica autorizada y funcional Estructura ocupacional autorizada y funcional Manuales de Organizacin General y Especficos Manuales de Procedimientos Reglamento Interior o Estatuto Orgnico, segn corresponda

Verifique que los manuales de organizacin general y especficos hayan sido elaborados conforme a la estructura orgnica autorizada, y a las atribuciones y responsabilidades establecidas en las leyes y reglamentos que en cada caso sean aplicables. Verifique que los manuales de procedimientos del ente incluyan las actividades y procedimientos para todos los procesos sustantivos, as como la informacin que se genere. Asimismo, constate que dichos manuales estn debidamente autorizados y sean del conocimiento de los servidores pblicos del ente. Analice las acciones instrumentadas por el ente que estn relacionadas y/o que tengan como objetivo promover la eficiencia, eficacia y economa de la operacin.

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Identifique y analice el proceso que sigue el ente para la determinacin y canalizacin de recursos a los programas que tiene asignados.

Programas sectorial, especial, regional, segn corresponda Programas operativo anual, institucional o de trabajo, segn corresponda Estructura Programtica Presupuesto autorizado, modificado y ejercido Programas sectorial, especial, regional, segn corresponda Programas operativo anual, institucional o de trabajo, segn corresponda Estructura Programtica Presupuesto autorizado, modificado y ejercido Indicadores asociados a metas presupuestarias

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Analice los sistemas de informacin implementados por el ente para la generacin de informacin estratgica (plan estratgico, proyecciones multianuales financieras y de inversin, relacin de proyectos de inversin, compromisos de metas con base en indicadores, programa anual de trabajo, sistema de planeacin estratgica, estructura programtica, as como cualquier otro documento interno) y evale el grado de confiabilidad con que operan.

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Identifique documentalmente y analice el flujo de las operaciones que pasan a travs de los mecanismos implementados para obtener informacin de los indicadores estratgicos.

dem actividad anterior

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No.

ACTIVIDAD -

DOCUMENTACIN A CONSULTAR Programas sectorial, especial, regional, segn corresponda Programas operativo anual, institucional o de trabajo, segn corresponda Estructura Programtica Presupuesto autorizado, modificado y ejercido Indicadores estratgicos y asociados a metas presupuestarias

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Verifique si el ente genera informacin, reportes e informes de los indicadores estratgicos que permitan conocer sistemtica y peridicamente el avance de los programas, objetivos y metas, tanto a nivel fsico como financiero y que, adems, permitan detectar las causas de incumplimiento o desviaciones que dan lugar a los ajustes o las adecuaciones que se requieran y justifiquen, ya sea en las estrategias y/o lneas de accin implementadas o en los objetivos y metas originalmente contemplados en la visin. Determine si el ente tiene instrumentados sistemas de informacin (operativa y financiera), de medicin de resultados y de rendicin de cuentas, y precise en qu consiste cada uno de ellos. Analice si el sistema de medicin de resultados implementado por el ente es confiable y objetivo, y permite comparar los principales logros y resultados con los planes, metas y objetivos, as como tambin permite analizar las diferencias significativas, al considerar lo siguiente: a) Medicin de aspectos crticos de las operaciones. b) Evaluacin del cumplimiento de los objetivos y sus desviaciones crticas. c) Implementacin de medidas de seguimiento y correctivas por las reas responsables. Obtenga los reportes e informes generados sobre los resultados obtenidos por el ente, e identifique en los mismos la informacin existente sobre el cumplimiento de metas. Verifique si los resultados alcanzados por el ente (en las metas y objetivos establecidos en el ejercicio sujeto a revisin, respecto de lo programado) son satisfactorios, y si stos reflejan un avance suficiente para alcanzar las metas y objetivos establecidos para todo el perodo que abarca la visin, de mantenerse las circunstancias actuales del entorno. En caso de que se concluya que los resultados alcanzados difieren de los programados y que stos inciden favorable o desfavorablemente en el cumplimiento de los objetivos y metas establecidas para todo el perodo de la visin, debern describirse las razones de dichas conclusiones.

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Programas sectorial, especial, regional, segn corresponda Programas operativo anual, institucional o de trabajo, segn corresponda Estructura Programtica Presupuesto autorizado, modificado y ejercido Indicadores asociados a metas presupuestarias Informes trimestrales de avance fsico-financiero de metas Informes de la Cuenta de la Hacienda Pblica Federal Programas sectorial, especial, regional, segn corresponda Programas operativo anual, institucional o de trabajo, segn corresponda Estructura Programtica Presupuesto autorizado, modificado y ejercido Informes de autoevaluacin Informes de la Cuenta de la Hacienda Pblica Federal Informes trimestrales de avance fsico-financiero de metas
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No.

ACTIVIDAD -

DOCUMENTACIN A CONSULTAR Programas sectorial, especial, regional, segn corresponda Programas operativo anual, institucional o de trabajo, segn corresponda Presupuesto autorizado, modificado y ejercido Estructura Programtica Informes de la Cuenta de la Hacienda Pblica Federal Informes de auditoras practicadas por diversas instancias fiscalizadoras (OIC, UAG, ASF, despachos externos) Informes trimestrales de avance fsico-financiero de metas Informes de autoevaluacin Informes de las sesiones de los Comits de Control y/o de Auditora Informes de las sesiones del rgano de Gobierno, en su caso dem actividad anterior Informes de la Cuenta de la Hacienda Pblica Federal Informes trimestrales de avance fsico-financiero de metas Indicadores asociados a metas presupuestarias Indicadores estratgicos Informes de la Cuenta de la Hacienda Pblica Federal Informes trimestrales de avance fsico-financiero de metas Informes de autoevaluacin Informes de las sesiones de los Comits de Control y/o de Auditora Informes de las sesiones del rgano de Gobierno, en su caso
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Verifique si las metas establecidas en el presupuesto autorizado para el ente (correspondiente al ejercicio sujeto a revisin) son congruentes con lo establecido en su plan estratgico y con las sealadas en el perodo que abarca la visin. Por las diferencias existentes obtenga la explicacin del ente y juzgue su razonabilidad.

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Obtenga y analice la informacin financiera-presupuestal del ente correspondiente al ejercicio sujeto a revisin, y la informada a las autoridades (incluso a diversas instancias fiscalizadoras o al rgano de gobierno de la entidad, en su caso).

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Obtenga los informes de autoevaluacin semestrales del ente, en su caso, y verifique su congruencia con los informes de resultados definitivos presentados al cierre del ejercicio.

21

Del avance fsico-financiero, verifique las metas alcanzadas que se encuentran ntimamente vinculadas con los indicadores estratgicos.

22

Verifique los resultados reportados al rgano de gobierno de la entidad, en su caso, comparndolos con los reportes generados peridicamente sobre el avance de metas.

No.

ACTIVIDAD

DOCUMENTACIN A CONSULTAR dem actividad anterior Informes de autoevaluacin Informes trimestrales de avance fsico-financiero de metas Indicadores asociados a metas presupuestarias Indicadores estratgicos dem actividad anterior

23

Verifique que los resultados reportados al rgano de gobierno (en su caso) al cierre del ejercicio, respecto de las metas y los indicadores estratgicos, se encuentren debidamente soportados con documentos oficiales y/o verificables, corroborando que coincidan con los avances presentados durante el ejercicio. Analice los reportes e informes que respecto a indicadores estratgicos se elaboran en el ente, en su caso, y la periodicidad de preparacin programada contra la real de cada uno de ellos, y averige las causas si existieran retrasos. Verifique la evidencia documental que soporta la determinacin, formulacin y clculo de los indicadores estratgicos y las conclusiones de sus resultados. Verifique que sean congruentes los resultados obtenidos sobre los indicadores estratgicos que se reportan en los diferentes informes: a) Informacin bsica de los indicadores. b) Resumen de los indicadores estratgicos y metas. c) Detalle de los indicadores estratgicos y metas por ao. d) Seguimiento de los indicadores estratgicos y metas. En su caso, sugiera correcciones o solicite las justificaciones correspondientes. Verifique cmo, con qu premisas y criterios fueron diseados los indicadores estratgicos, y si estn de acuerdo con los factores crticos de desempeo que se consideran fundamentales, sustantivos, bsicos, indispensables o decisivos para cumplir con la misin y en los trminos de la visin. Verifique cmo estn vinculados los indicadores estratgicos con los objetivos y metas, y evale si su diseo permite medir adecuadamente los factores crticos de desempeo. En caso de que se considere que alguno de los indicadores estratgicos no mide adecuadamente los factores crticos de desempeo, o alguno de los factores crticos de desempeo no cuente con indicadores estratgicos que lo midan, averige las causas y razones que lo justifiquen y evalelo con los responsables del rea auditada. Cuando se detecte que los indicadores empleados no se utilicen o sean inadecuados, insuficientes o inexistentes, el auditor deber considerar tal situacin en el alcance de sus pruebas para enriquecer sus recomendaciones.

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dem actividad anterior

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Factores crticos de desempeo Indicadores asociados a metas presupuestarias Indicadores estratgicos Factores crticos de desempeo Indicadores asociados a metas presupuestarias Indicadores estratgicos Estructura programtica

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Factores crticos de desempeo Indicadores estratgicos

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No.

ACTIVIDAD

DOCUMENTACIN A CONSULTAR

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En caso de que se detecte algn factor crtico de desempeo no identificado por el ente auditado, se debe especificar el factor y las causas que lo justifiquen, evalundolo con los niveles directivos del ente auditado.

Factores crticos de desempeo

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Realice la evaluacin del logro alcanzado, el tiempo y la forma de cumplimiento de los objetivos del ente.

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Determine y analice los factores que impiden el cumplimiento satisfactorio de los objetivos del ente.

Compruebe que el ente haya identificado y evaluado los riesgos que puedan impactar negativamente en el logro de sus objetivos, metas y programas. Es necesario comprender con claridad la misin, visin, objetivos, metas y programas institucionales. La evaluacin de riesgos implica la identificacin y anlisis de los aspectos relevantes asociados a la consecucin de metas y objetivos establecidos en los planes anuales y estratgicos de la dependencia o entidad, que sirve de base para determinar la forma en que estos riesgos van a ser minimizados. 33 En la identificacin de riesgos deben considerarse todas las transacciones significativas con otras instancias y las incidencias de irregularidades, as como los factores internos y externos que afectan a la dependencia o entidad en su conjunto y a los distintos niveles de las mismas. Los mtodos de identificacin de riesgos deben incluir la clasificacin cuantitativa y cualitativa de las principales actividades, planes estratgicos y presupuestos, as como los hallazgos y observaciones informados por las diversas instancias fiscalizadoras. Una vez que los riesgos han sido identificados, debe analizarse la probabilidad de que sucedan y sus posibles efectos; ello implica estimar la relevancia del riesgo y el impacto de su ocurrencia, as como analizar qu acciones ha tomado la dependencia o entidad para administrarlos.

Programas sectorial, especial, regional, segn corresponda Programas operativo anual, institucional o de trabajo, segn corresponda Estructura Programtica Presupuesto autorizado, modificado y ejercido Informes de autoevaluacin Informes de la Cuenta de la Hacienda Pblica Federal Informes trimestrales de avance fsico-financiero de metas Factores crticos de desempeo Indicadores asociados a metas presupuestarias Indicadores estratgicos Informe sobre el Estado que guarda el Control Interno Institucional

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No.

ACTIVIDAD

DOCUMENTACIN A CONSULTAR

ANLISIS DEL REA ESPECFICA

Si fuera necesario llevar a cabo un anlisis ms detallado para un rea en particular, desarrolle las actividades anteriores y complemente con las siguientes:
Plan Nacional de Desarrollo Programas sectorial, especial, regional, segn corresponda Programas operativo anual, institucional o de trabajo, segn corresponda Estructura Programtica Indicadores asociados a metas presupuestarias Indicadores estratgicos Estndares de servicios y/o de desempeo Diagramas de flujo

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Analice el programa de trabajo aplicado por el rea auditada o unidad responsable, con lo que podr determinar si est vinculado con los objetivos del ente y con los del desarrollo nacional, y si las estrategias establecidas estn traducidas en procesos que lleven al cumplimiento de metas, y stas reflejadas en indicadores estratgicos.

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Verifique si los procesos o programas a cargo del rea auditada se estn ejecutando razonablemente dentro de los estndares, si son detectadas oportunamente las fallas en la operacin, y si estn delimitados especficamente los tramos de control y decisin. Determine, en su caso, las deficiencias e irregularidades que inciden en el adecuado desarrollo de los procesos o programas que se revisan, constatando que el rea auditada o unidad responsable: - Tenga establecidos estndares de servicios y/o de desempeo que permitan alcanzar los indicadores estratgicos establecidos en la Estructura Programtica o en el programa especial, segn se trate. - Cuenta con manuales de procedimientos autorizados, actualizados y son del conocimiento de todo su personal. - Tenga delimitadas sus actividades en los manuales de procedimientos. - Identifica sus registros y controles en sus manuales, y confirma que estos mecanismos permiten obtener informacin vlida y confiable, en forma oportuna, y posibilitan un diagnstico de la operacin. - Cuenta con mecanismos de control implantados en sistemas informticos que estn validados por el rea de sistemas, permiten reducir el tiempo de operacin, disminuyen los mrgenes de error, y la informacin est actualizada. - Utiliza formatos en los que cada dato solicitado tiene un objetivo definido, no promueven la duplicacin de actividades, ni obstaculizan el proceso. - Desarrolla procesos con una secuencia lgica y gil. - Efecta oportunamente la direccin, supervisin y ejecucin de los procesos. - Integra los documentos que validan su gestin en expedientes identificados y archivados adecuadamente.

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Programas sectorial, especial, regional, segn corresponda Programas operativo anual, institucional o de trabajo, segn corresponda Estructura Programtica Indicadores asociados a metas presupuestarias Indicadores estratgicos Manuales de procedimientos Estndares de servicios y/o de desempeo Diagramas de flujo

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No.

ACTIVIDAD

DOCUMENTACIN A CONSULTAR

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Verifique que los controles, reportes e informes generados por el rea auditada o unidad responsable permiten evaluar su desempeo, por lo que debe constatar que: - Las metas reportadas correspondan a las informadas en la cuenta pblica. - Los reportes generados cuentan con el soporte documental de su operacin. - En la operacin se haya cumplido con los estndares de calidad y cantidad establecidos. - La ejecucin de la operacin se haya ajustado a las disposiciones legales, normas y polticas establecidas. - Las operaciones cumplan con los procesos establecidos, a fin de verificar duplicacin de funciones, reas de oportunidad o procedimientos obsoletos. - En los tramos de control se utilicen sistemas informticos adecuados y que los procesos desarrollados en stos no se efecten manualmente, duplicando el trabajo. - En los tramos de control existan mecanismos de supervisin y autocorreccin que permitan disminuir los mrgenes de error. - Los recursos se canalicen a beneficio de la poblacin objetivo. De ser posible, tambin se obtendr la opinin de los usuarios o beneficiarios mediante la aplicacin y evaluacin de encuestas, as como inspecciones fsicas.

Informes de la Cuenta de la Hacienda Pblica Federal Informes trimestrales de avance fsico-financiero de metas Informes de autoevaluacin Reportes generados por el rea auditada o unidad responsable Estndares de servicios y/o de desempeo Manuales de procedimientos Diagramas de flujo Encuestas de opinin, en su caso Informe sobre el Estado que guarda el Control Interno Institucional

CONCLUSIN DEL ANLISIS

En la medida de lo posible, evale si con los resultados obtenidos se responden las preguntas generales y especficas determinadas en la etapa de planeacin, y aqullas que pudieron haberse generado en el desarrollo de la auditora, dependiendo del tipo de evaluacin de programas que se haya elegido; del enfoque metodolgico que se haya aplicado y, dentro de ste, si existen desviaciones respecto de los criterios de auditora (lo que debe ser) o si se comprob la hiptesis planteada antes de iniciar la auditora, de acuerdo con el marco terico presentado.
Marco conceptual Resultados de pruebas de auditora, hallazgos y conclusiones Cdulas de trabajo Evidencia documental

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Etapa: Procedimiento: Objetivo:

INFORME Elaboracin del Informe de Auditora Emitir la opinin general o juicio respecto de la situacin de los conceptos auditados, apoyada en la evidencia obtenida, y dar a conocer los hallazgos detectados con las recomendaciones que contribuyan a mejorar la eficiencia, economa y eficacia en la operacin de los procesos sustantivos de los entes, y a disminuir los niveles de corrupcin.

La Dcima Norma General de Auditora Pblica indica que el informe de auditora es el documento que seala los hallazgos del auditor, as como las conclusiones y recomendaciones que han resultado en relacin con los objetivos propuestos para el examen de que se trate y, en trminos generales, se refiere a la forma y contenido del mismo, bajo los siguientes lineamientos: oportunidad, exactitud, objetividad, claridad y utilidad, adems de que establece que el informe de auditora tiene que ser completo, convincente y conciso. Por lo anterior, los auditores pblicos deben preparar informes de auditora por escrito y podrn utilizar el modelo que se presenta en anexo, el cual podr ser diferente en su texto, de conformidad con la normatividad aplicable en su momento y dependiendo de las circunstancias de cada auditora. En la auditora al desempeo se considera que las conclusiones son afirmaciones que el auditor deduce de los resultados obtenidos. Las recomendaciones son tipos de accin sugeridos por el auditor en relacin con los objetivos de la auditora, que requieren una cuidadosa revisin para garantizar que son viables, valiosas y hacen referencia a los objetivos de la auditora, y tienen que argumentarse de un modo lgico, racional y basado en conocimientos. Las observaciones con impacto en el desempeo se refieren a deficiencias o irregularidades que impiden o dificultan el logro eficiente, econmico y eficaz de las metas y objetivos de los entes auditados, afectando su desempeo. Para efectos de esta gua, estas observaciones deben referirse a uno o varios de los logros enunciados, tomando como criterio el considerar como logro: a) Eficiente, el que se refiere a cumplir las metas y objetivos en la cantidad, calidad y tiempos planeados; b) Econmico, aqul que se refiere a que el logro de metas y objetivos se efecte con el presupuesto programado o por debajo del mismo, y c) Eficaz, el que se refiere a que el logro de metas y objetivos consiga el propsito por el que fue determinado.
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Para que las recomendaciones sean consideradas propuestas de valor, de las cuales pudiera llegar a derivarse un compromiso formal de corregir o modificar algn proceso, deben cumplir uno o varios de los criterios de estar enfocadas a: a) La disminucin del gasto; b) El incremento de los ingresos, y c) La mejora en la eficiencia de la operacin en los procesos de produccin de bienes o de prestacin de servicios.
No. ACTIVIDAD DOCUMENTACIN A CONSULTAR

Defina la problemtica principal del proceso, programa o rea revisada, especificando las deficiencias y/o irregularidades detectadas. Aqullas que impidan o dificulten el logro eficiente, econmico y eficaz de las metas y objetivos del ente auditado, afectando su desempeo, debern ser consideradas como observaciones con impacto en el desempeo. Identifique las causas que provocan las deficiencias y/o irregularidades detectadas. Visualice las repercusiones a corto y mediano plazos que ocasionaran las deficiencias y/o irregularidades en el proceso, programa o rea analizados, y en las unidades responsables con las que se interrelaciona. Determine las recomendaciones que sean factibles de llevarse a cabo y que contribuyan a solucionar la problemtica y a evitar su recurrencia. Si las recomendaciones estn enfocadas a la disminucin del gasto; incremento de los ingresos y/o mejora en la eficiencia de la operacin en los procesos de produccin de bienes o de prestacin de servicios, se considerarn como propuestas de valor. Elabore las cdulas de observaciones, en las cuales se describan los hechos que tengan impacto en el desempeo, as como otras deficiencias e irregularidades detectadas, con sus causas y efectos. El modelo se presenta como anexo de la Gua General de Auditora Pblica. Tambin debern describirse las propuestas de valor, recomendaciones y acciones acordadas entre los auditores que practicaron la auditora y los servidores pblicos de mandos medios y superiores directamente responsables de darles solucin, con la finalidad de mejorar en general el logro de objetivos, programas, proyectos y metas encomendadas con el mximo de eficacia, el menor costo posible, observando el marco legal aplicable y con la satisfaccin de los demandantes de los bienes o servicios que brinda el ente auditado.

Papeles de trabajo

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Papeles de trabajo Papeles de trabajo

Papeles de trabajo

Papeles de trabajo

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Someta a revisin de los responsables de la auditora, los resultados generales de la misma mediante la presentacin de las cdulas de observaciones, las cdulas de trabajo y la evidencia documental respectiva. Obtenga la autorizacin de los responsables de la auditora respecto del contenido de las cdulas de observaciones. Presente a los responsables del proceso, programa o rea auditada las cdulas de observaciones, y obtenga su aceptacin respecto de los hechos o situaciones observados, as como de sus causas, efectos y recomendaciones que contribuirn a subsanar las desviaciones detectadas y a prevenir su recurrencia e, incluso, a mejorar la eficiencia de operacin de sus procesos o a modificarlos. Elabore el informe de auditora y presente a revisin de los responsables de la auditora, de acuerdo con el modelo que se presenta como anexo de esta gua. Elabore el oficio de envo dirigido al Titular del ente auditado, derivado del cumplimiento de una orden de auditora al desempeo, mediante el que se har entrega formal de los resultados de la auditora, y en el cual se seale la finalidad, alcance y aspectos relevantes determinados en la auditora, adems de que se solicite su intervencin para implantar las recomendaciones planteadas en el informe. El modelo se presenta como anexo de esta gua. Obtenga la autorizacin del oficio de envo y del informe de parte de los responsables de la auditora. Entregue el oficio de envo y el informe de auditora al Titular del ente auditado y a las instancias que se requieran, anexando las cdulas de observaciones. Recabe acuse de recibo. Complemente el Cronograma de Actividades a Desarrollar con el tiempo real utilizado en la auditora. Como seala la Gua General de Auditora Pblica, al concluir la auditora se integrar el expediente de auditora con los papeles de trabajo y dems documentos que se hayan generado u obtenido durante su realizacin. Deben integrarse en legajos ordenados de manera lgica, con los ndices, marcas y referencias correspondientes. El expediente de auditora debe ser resguardado de conformidad con las disposiciones normativas del archivo gubernamental.

Cdulas de observaciones Papeles de trabajo Cdulas de observaciones Papeles de trabajo

Cdulas de observaciones Papeles de trabajo

Carta de planeacin Marco(s) Conceptual(es) Cdulas de observaciones Papeles de trabajo

10

Cdulas de observaciones Informe de auditora

11 12

Oficio de envo Informe de auditora Oficio de envo Informe de auditora Cdulas de observaciones Cronograma de Actividades

13

14

Oficio de envo Informe de auditora Papeles de trabajo

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7.

REFERENCIAS
Directrices de Aplicacin de las Normas de Auditora del Rendimiento. Organizacin Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores INTOSAI. Documento disponible en la pgina de internet www.intosai.org. Normas Generales de Auditora Pblica. Secretara de la Funcin Pblica (antes SECODAM). Documento disponible en la pgina de internet www.funcionpublica.gob.mx. Normas Generales de Control Interno. Secretara de la Funcin Pblica. Publicacin en el Diario Oficial de la Federacin del 27 de septiembre de 2006. Normas de Auditora Gubernamental. General Accounting Office GAO -Contralora General de los Estados Unidos-. Revisin 2003. Documento disponible en la pgina de internet www.asofis.org.mx, correspondiente a la Asociacin Nacional de Organismos de Fiscalizacin Superior y Control Gubernamental. Gua General de Auditora Pblica. Secretara de la Funcin Pblica. 2006. Auditora al Desempeo. Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo e Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, AC. 2000. Boletn No. 1 Concepto de Auditora Integral. Academia Mexicana de Auditora Integral y al Desempeo, AC. 1996. Boletn No. 4 Gua de Procedimientos de Auditora al Desempeo aplicables en la Revisin de una Entidad Paraestatal u rgano Desconcentrado. Academia Mexicana de Auditora Integral y al Desempeo, AC. 2005. Boletn No. 10 Concepto de Auditora al Desempeo. Academia Mexicana de Auditora Integral y al Desempeo, AC. 2003. Boletn No. 11 Metodologa de la Auditora al Desempeo. Academia Mexicana de Auditora Integral y al Desempeo, AC. 2004.

ANEXOS
Modelo de Oficio de Envo Modelo de Informe de Auditora
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rgano Interno de Control en (nombre de la dependencia o entidad) o Unidad de Auditora Gubernamental

SECRETARA DE LA FUNCIN PBLICA

pgina No.: __ de __ No. de auditora: _______

Ente: (nombre de la dependencia o entidad) rea auditada:

Sector: (nombre del sector al que pertenece el ente)

lllllll

Clave: (registro presupuestario del ente) Tipo de auditora: al desempeo

Oficio No. (anotar el nmero que corresponda). Fecha: (anotar la fecha de envo del informe). (Anotar el nombre del servidor pblico a quien se dirige el informe) (Cargo del destinatario) (Domicilio oficial del destinatario) Presente En relacin con la orden de auditora No. ( anotar el nmero de la orden de auditora) de fecha (mencionar la fecha de emisin de la orden de auditora), y de conformidad con los artculos (anotar el fundamento legal), se adjunta el informe de la auditora al desempeo practicada a (indicar el nombre de la dependencia, entidad o rea auditada) . El propsito fundamental de esta auditora fue evaluar, en forma selectiva, la eficiencia, eficacia y economa en la consecucin de los objetivos y metas establecidos en los principales procesos y/o programas (en su caso, indicar el o los procesos o programas especficos) , as como su apego a la normatividad que les es aplicable y, en su caso, promover y proponer las acciones que permitan mejorar la eficiencia operativa. Derivado de esta auditora se determinaron (indicar el nmero total de observaciones determinadas), cuyo detalle se presenta en las cdulas de observaciones adjuntas, con las recomendaciones previamente comentadas y aceptadas por los responsables de su implementacin. Las principales recomendaciones se refieren a: (Redactar brevemente las recomendaciones y propuestas de valor que se consideren ms importantes, y que deriven de observaciones con impacto en el desempeo). Al respecto, le solicito girar las instrucciones que considere pertinentes, a fin de que se implementen las medidas correctivas y preventivas acordadas conforme a los trminos y plazos establecidos con el rea auditada en las cdulas de observaciones correspondientes. Atentamente,

nombre, cargo y firma de OIC: Titular del rgano Interno de Control o responsable de la instancia regional del OIC UAG: Titular de la Unidad de Auditora Gubernamental o Director General Adjunto de Auditora Gubernamental A, B o C

c.c.p. (anotar las instancias a las que se turne copia del informe)

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SECRETARA DE LA FUNCIN PBLICA

pgina No.: __ de __ No. de auditora: _______

Ente: (nombre de la dependencia o entidad) rea auditada:

Sector: (nombre del sector al que pertenece el ente)

Clave: (registro presupuestario del ente) Tipo de auditora: al desempeo

NDICE pgina
(anotar el nmero de pgina donde se ubica cada captulo)

I. I.1 I.2 I.3 II. III. IV. V.

Antecedentes e Informacin General De la Dependencia o Entidad De la Auditora Fiscalizaciones realizadas Objetivo y Alcance Recomendaciones para mejorar el desempeo Conclusin y Recomendacin General Cdulas de Observaciones

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SECRETARA DE LA FUNCIN PBLICA

pgina No.: __ de __ No. de auditora: _______

Ente: (nombre de la dependencia o entidad) rea auditada:

Sector: (nombre del sector al que pertenece el ente)

Clave: (registro presupuestario del ente) Tipo de auditora: al desempeo

I. I.1

ANTECEDENTES E INFORMACIN GENERAL DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD Se incluye informacin relativa a la creacin o constitucin de la dependencia o entidad, as como los hechos relevantes ocurridos a lo largo del tiempo y datos significativos del contexto general del ente auditado, de tal manera que el lector cuente con informacin suficiente para conocer al ente auditado y comprender por qu se realiz la auditora y por qu se seleccionaron algunos aspectos para revisin. Adems se incorpora lo siguiente: Misin Visin Objetivos Estratgicos o Institucionales Estrategias y acciones para lograr los objetivos Presupuesto (autorizado, modificado y ejercido para el perodo que se revis, incluyendo comparativos en los que se identifique la distribucin de recursos hacia los principales proyectos y programas) Programas y proyectos sustantivos Metas Presupuestarias (con sus respectivas actividades institucionales, objetivos, indicadores y avances) Metas Presidenciales (con sus respectivos avances) Estructura organizacional

I.2

DE LA AUDITORA Se indica la causa que dio origen a la revisin, as como el nmero y fecha de la orden de auditora, fecha de notificacin y los datos de quien la recibi. Se mencionan los nombres de los auditores comisionados conforme la orden de auditora y, en caso de sustitucin o incorporacin de personal asignado, se mencionar conforme al oficio respectivo. Tambin se indica la fecha de inicio y conclusin de la auditora (esta ltima deber coincidir con la fecha del oficio de envo del informe), y se seala el rea que se audit, as como su objetivo primordial.
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SECRETARA DE LA FUNCIN PBLICA

pgina No.: __ de __ No. de auditora: _______

Ente: (nombre de la dependencia o entidad) rea auditada:

Sector: (nombre del sector al que pertenece el ente)

Clave: (registro presupuestario del ente) Tipo de auditora: al desempeo

I.3

FISCALIZACIONES REALIZADAS Se describen brevemente los conceptos y rubros revisados por diversas instancias fiscalizadoras (Unidad de Auditora Gubernamental, rgano Interno de Control, Auditora Superior de la Federacin, Auditores Externos, entre otros), principalmente de aquellas auditoras que hubieren tenido enfoque al desempeo, cuyos resultados fueron considerados en la prctica de la auditora que se informa para evitar duplicar esfuerzos y reincidir en temas ya analizados. OBJETIVO Y ALCANCE OBJETIVO Se mencionan los propsitos que se persiguieron con la auditora efectuada, mismos que debieron determinarse desde la etapa de planeacin. Dichos objetivos debern presentarse de manera clara y concisa. ALCANCE Se sealan de manera clara y precisa los alcances de la auditora, las reas, programas o procesos evaluados; el perodo revisado (ejercicio, semestre, trimestre); cantidad e importe de las actividades u operaciones revisadas y su proporcin porcentual respecto de sus universos particulares y, en general, el trabajo realizado y la metodologa utilizada. Se puntualizar el perodo que comprendi la auditora y el ejercicio analizado, identificando por cada partida, cuenta o rubro de revisin, el volumen de actividades y operaciones revisadas, as como el importe que representaron, de acuerdo con los universos determinados. Debe incluirse la declaracin de haber desarrollado el trabajo de conformidad con las Normas Generales de Auditora Pblica, Gua General de Auditora Pblica y Gua de Auditora al Desempeo de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal, y aplicado los procedimientos de auditora necesarios en cada caso.

II. II.1

II.2

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Ente: (nombre de la dependencia o entidad) rea auditada:

Sector: (nombre del sector al que pertenece el ente)

Clave: (registro presupuestario del ente) Tipo de auditora: al desempeo

III.

RECOMENDACIONES PARA MEJORAR EL DESEMPEO Deben incluirse slo las recomendaciones que deriven de observaciones con impacto en el desempeo, o que sean propuestas de valor, conforme a los criterios definidos en el apartado de Informe de esta gua. CONCLUSIN Y RECOMENDACIN GENERAL Debe anotarse la opinin que el auditor pblico emite partiendo de los resultados de la auditora, respecto del trabajo realizado, los logros alcanzados y la problemtica detectada, el cumplimiento de objetivos, metas, normatividad aplicable y confiabilidad de los sistemas de control e informacin del rea auditada, considerando el objetivo de la auditora, la naturaleza, alcance y oportunidad de las pruebas realizadas y la evidencia documental, as como un planteamiento de solucin a las reas de oportunidad detectadas en la auditora, acorde con los resultados del trabajo desarrollado y con la conclusin general. CDULAS DE OBSERVACIONES En este apartado se incluyen todas las cdulas de observaciones comentadas y firmadas por los servidores pblicos responsables de las reas auditadas, las cuales tambin deben estar firmadas por los auditores pblicos que intervinieron en la auditora. Deben incluirse todas las observaciones determinadas, diferenciando las que sean con impacto en el desempeo, las que deriven en propuestas de valor,y otras.

IV.

V.

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Ente: (nombre de la dependencia o entidad) rea auditada:

Sector: (nombre del sector al que pertenece el ente)

Clave: (registro presupuestario del ente) Tipo de auditora: al desempeo

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