You are on page 1of 5

Concepte generale: proiecte i managementul proiectelor

De ce este important managementul de proiect? Care sunt factorii care asigur un management de proiect de calitate? Care sunt factorii scrierii i implementrii cu succes a unui proiect? Ce nseamn management performant? Cum ne planificm activitile? Care este strategia optim pentru implementarea unui proiect? Un management de proiect eficient creeaz premisele unor efecte multiplicatoare, fiind cheia care deschide porile pentru viitoare proiecte, n special prin dezvoltarea unei relaii armonioase cu toi factorii interesai. Prin toate demersurile ntreprinse legate de identificarea problemelor tehnice, financiare, umane, identificarea soluiilor, alegerea variantei optime, modalitile de comunicare, putem aprecia c managementul de proiect este n sine o art. O afacere performant este asociat n mod frecvent cu dezvoltarea unui proiect de succes, caracterizat prin satisfacerea deplin a ateptrilor clientului, prin atingerea obiectivelor stabilite, ca rezultat al desfurrii unor activiti previzibile i corect planificate. O caracteristic esenial a oricrui proiect este gradul su de noutate. Orice proiect presupune un pas n necunoscut, fiind supus n mod inerent la numeroase riscuri i incertitudini. Practica a demonstrat c nu exist dou proiecte perfect identice i chiar dac un proiect este multiplicat, acesta va fi diferit, fiind caracterizat prin intermediul unor elemente specifice, care in de beneficiar, moment de timp, condiii de implementare, echipa de proiect sau alte aspecte de natur administrativ, comercial sau social. Dezvoltarea unei aplicaii software, organizarea unei competiii sportive, construcia unui imobil, dimensionarea bugetului naional, dezvoltarea unui nou produs, promovarea unui produs sau serviciu existent sau recrutarea i selecia angailor unei firme reprezint, cu toat diversitatea lor, proiecte. Exist numeroase exemple, din domenii extrem de diferite, n care proiectele dezvoltate s-au finalizat prin eecuri grave i de multe ori costisitoare. Aceasta poate fi o motivaie pentru studierea aspectelor specifice legate de conceperea, scrierea sau implementarea unui proiect. Dar ce este un proiect? Conform Dicionarului explicativ al limbii romne (DEX) prin proiect se nelege: 1. Plan sau intenie de a ntreprinde ceva, de a organiza, de a face un lucru; 2. Prima form a unui plan (economic, social, financiar etc.), care urmeaz s fie discutat i aprobat pentru a primi un caracter oficial i a fi pus n aplicare; 3. Lucrare tehnic ntocmit pe baza unei teme date, care cuprinde calculele tehnico-economice, desenele, instruciunile etc. necesare executrii unei construcii, unei maini etc.

Etimologic, cuvntul proiect provine din latinescul projectus, iar termenul a fost folosit pentru prima dat ntr-o documentaie de ctre arhitectul italian Filippo Brunelleschi pentru realizarea Domului Santa Maria del Fiore, (Florena, 1420-1436) a crui cupol (supranumit lanterna), costruit fr proptele de sprijin, este considerat o capodoper a arhitecturii italiene din Quattrocento. Un proiect este: direcionat spre rezolvarea unei probleme reale, cu un grad oarecare de complexitate; o activitate cu un scop bine precizat, obiective clare i rezultate ateptate; obligatoriu ncadrat temporal, n caz contrar, ratndu-se oportunitatea existent, existnd riscul pierderii utilitii; limitat din punct de vedere a resurselor financiare, materiale i umane; planificat din timp, monitorizat pe parcurs i evaluat la sfrit. Administrarea unui proiect pare, de obicei, o sarcin dificil ce necesit mult experien, cunotine i practic. Poate s par greu de ineles, de realizat i de finalizat. Totui, ntr-un anume fel, oricare dintre noi este un manager de proiect cu norm intreag n viaa de fiecare zi. Iat cteva exemple de proiecte complexe i totui cotidiene: traiul cotidian, din veniturile curente; organizarea unui ntlniri sau a unei aniversri; pregtirea pentru un examen; planificarea unui concediu. O privire atent a acestor activiti ne arat c ele sunt proiecte cu un manager individual de proiect, fiecare dintre acestea putnd fi caracterizate pe baza elementelor specifice unui proiect. Perspectiva vizat este aceea conform creia ocupaia de manager de proiect nu este strict necesar pentru a putea beneficia de leciile de management de proiect. n cazul general ne putem gndii la toi oamenii care i gestioneaz activitile sub forma unor proiecte, bazat pe faptul c, n accepiunea modern, aceasta constituie cea mai bun cale pentru atingerea obiectivelor (fie la nivel personal, fie la nivel de organizaie). Ocupaia de manager de proiect nu este strict necesar pentru a putea beneficia de leciile de management de proiect. n cazul general ne putem gndii la toi oamenii care i gestioneaz activitile sub forma unor proiecte, bazat pe faptul c, n accepiunea modern, aceasta constituie cea mai bun cale pentru atingerea obiectivelor (fie la nivel personal, fie la nivel de organizaie). Instrumentele durabile ale lui Napoleon destinate managementului proiectelor O memorie bun Napoleon tia c o memorie bun este esenial n crearea unor raporturi personale bune. O memorie bun este extrem de util i pentru selecia echipei (reinerea anumitor diferene individuale care i fac pe oameni s fie potrivii sau nu pentru o anumit activitate reinerea succeselor anterioare,

realizri de care s-au dovedit capabili n trecutul mai mult sau mai puin ndeprtat, reinerea factorilor care-l motiveaz pe fiecare individ, existnd diferene ntre oameni) Un alt avantaj este reprezentat de abilitatea de a reine detalii mrunte, dar care pot sta ulterior la baza reuitei sau eecului unui proiect. Diavolul se gsete n detalii este o vorb perfect aplicabil atunci cnd este vorba despre managementul proiectelor. Unul dintre aspectele ignorate de majoritatea managerilor de proiect l reprezint arta realizrii prezentrilor. Nu poate fi ceva mai neinspirat dect a face o prezentare cu spatele la auditoriu, folosind Power Point, citind ideile proiectate pe ecran, poate numai obiceiul de a face o astfel de prezentare stnd aezat pe un scaun. O prezentare ar trebui s se bazeze pe o memorie bun i s evite folosirea exagerat a nsemnrilor i proieciilor. Avantaje: putei stabili legturi cu diverse persoane, amintindu-v numele i preocuprile lor; putei s v stimulai membrii echipei, cunoscndu-le nevoile; putei s v formai o echip, alegnd oameni potrivii pentru funcii potrivite; Putei face prezentri mai bune evitnd folosirea excesiv a instrumentelor auxiliare. Utilitatea matematicii Este foarte posibil ca matematica s nu ocupe o poziie important n lista de aptitudini a majoritii managerilor de proiect. Selecia proiectului, evaluarea costurilor, ncadrarea n buget, planificarea proiectului, analiza riscului, luarea deciziilor pe parcursul execuiei proiectului, alocarea de resurse, analiza calitii sunt faze regsite n cadrul fiecrui proiect care reclam anumite cunotine despre matematic. Datele i estimrile obinute pe baza de calcul sunt cu siguran ntotdeauna mai bune i mai utile dect presupunerile sau premoniiile. Avantaje: putei face alegeri corecte pe baza unor costuri i beneficii calculate; putei aprecia calitatea folosind instrumente de lucru statistice; putei determina efectul generat de folosirea unor resurse suplimentare; putei anticipa apariia unor posibile probleme folosind analiza probabilitii producerii riscului; putei anticipa depirea bugetului i a graficului de lucru dup ce ai realizat chiar i numai 15% din proiect. Pstrarea calmului i a stpnirii de sine

Este extrem de important ca managerul de proiect s demonstreze for i ncredere n cazul n care apar probleme, fie cu proiectul, fie cu factori interni sau externi care ar putea influena echipa. Nimic nu poate destrma o echip mai repede dect un manager cu reacii exagerate sau care se las deziluzionat. Echilibrul managerului este foarte important pentru stabilitatea echipei. Este posibil ca un manager s doreasc s se bucure la atingerea anumitor jaloane, dar trebuie punctat faptul c proiectul nu este finalizat pn cnd nu sunt rezolvate toate problemele n cele mai mici detalii i pn cnd nu s-au produs nc rezultatele ateptate. Echipa trebuie s rmn n continuare concentrat. Avantaje: putei crea o atmosfer favorabil; putei evita strnirea panicii n cadrul echipei; putei evita relaxarea echipei i pierderea capacitii de concentrare. S mergi n mijlocul soldailor Alturarea managerului de proiect membrilor echipei, folosind metoda managementului prin hoinreli vizeaz trei aspecte principale: 1. dezvoltarea unor raporturi personale cu acetia, fapt ce conduce la creterea ncrederii; 2. identificarea barierelor de care este posibil s se loveasc echipa i eliminarea lor; 3. determinarea strii de spirit a echipei. Dac se impune o corecie n desfurarea proiectului, clarificai acest aspect pe grupe de lucru sau cu participarea ntregii echipe, dac aceasta este n folosul echipei. Se poate programa o sesiune comun de lucru, n care membrii echipei pot nva ceva de la managerul de proiect ntr-o manier necombativ. Avantaje: putei ctiga ncrederea oamenilor, cunoscndu-i personal; putei fi disponibil pentru a rspunde la ntrebri; putei cunoate starea de spirit a echipei, grijile i nevoile oamenilor; putei elimina o serie de obstacole din calea succesului echipei. Inutilitatea tiraniei Un manager de proiect nu poate permite funciei s i se urce la cap. Puterea trebuie ctigat prin atragerea ncrederii i respectului. ncrederea i respectul trebuie ctigate la rndul lor prin fapte i comportament corect fa de ceilali. Ar fi indicat ca managerul de proiect s-i numeasc o echip de management, asigurnd astfel un echilibru ntre diversele idei. Totui nu poate exista dect un singur manager. Acesta trebuie s ia n calcul opiniile membrilor echipei de management, dar s aib

i capacitatea de a lua decizia final. Poziia managerului de proiect nu trebuie s-l fac s cread c se va putea descurca singur. Avantajele crerii echipei de management putei asigura un echilibru ntre idei i s asigurai o multitudine de variante; putei ctiga ncredere i respect fcnd dovada unei conduceri participative; putei deveni mai eficient delegnd anumite competene; putei s nelegei cum suntei perceput de alii i s progresai atfel n calitate de manager. Popularitatea Cnd o decizie corect se pare c nu ine cont de prerile celorlai factori interesai omologi, subordonai sau clieni soluia cea mai simpl este s se verifice corectitudinea deciziei. Apoi, presupunnd c situaia se prezint astfel, trebuie convini ceilali. Este important s se ia n considerare consecinele pe termen lung i efectul negativ asupra legturilor umane care ar putea apare. n afaceri, ca i n via, succesul depinde de relaiile interpersonale. Oamenii nemulumii sau nencreztori pot reprezenta unul dintre cele mai dificile obstacole ce stau n calea realizrii cu succes a unui proiect Avantaje: putei fi sigur c implementai soluia cea mai potrivit; putei reduce rezistena fa de iniiativa dumneavoastr; putei menine legturi personale eseniale pentru un succes durabil.