Conformacin y Seguimiento de Asociaciones de Egresados

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1. Objetivo y Alcance Definir los pasos necesarios para la conformacin y seguimiento de asociaciones de egresados de la Universidad de Pamplona. Este procedimiento inicia con la inscripcin para la conformacin de asociaciones de egresados y termina con el seguimiento a asociaciones de egresados Unipamplona. 2. Responsable Director de la Oficina de Apoyo y Seguimiento al Egresado. 3. Definiciones Acreditacin: Acto por el cual el estado adopta y hace pblico el reconocimiento que los pares acadmicos hacen de la comprobacin que efecta una institucin sobre la calidad de sus programas acadmicos, su organizacin y funcionamiento y el cumplimiento de su funcin social. (Glosario Observatorio Laboral MEN) Asociacin de Egresados: La Asociacin de Egresados es una organizacin independiente de estudiantes que se hayan graduado en un programa de pregrado o postgrado ofrecidos por la Universidad de Pamplona. Boletn Informativo para Egresados: Publicacin distribuida trimestralmente en la Web institucional que contiene informacin de inters a los egresados de la Universidad de Pamplona. Comunidad de Egresados Unipamplona: Grupo de personas identificado como graduado por la Universidad de Pamplona en cualquiera de sus programas de pregrado y/o postgrado Egresado: Para todos le efectos de aplicacin de la documentacin del proceso de Apoyo y Seguimiento al Egresado se define como egresado a quien es graduado en la Universidad de Pamplona, en las modalidades de pregrado o postgrado. Aclaracin teniendo en cuenta que para el MEN esta definido como Persona natural que ha cursado y aprobado satisfactoriamente la totalidad del plan de estudios reglamentado para un programa o carrera, pero que an no ha recibido el ttulo acadmico. Empleador: Empleador es, en un contrato de trabajo, la parte que provee un puesto de trabajo a una persona fsica para que preste un servicio personal bajo su dependencia, a cambio del pago de una remuneracin o salario.
Elabor Revis Aprob

Luis Armando Portilla Granados Firma

Carlos Jos Herrera Jaramillo Firma

Mara Victoria Bautista Bochaga Firma

Fecha

xx-Marzo-2008

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xx-Marzo-2008

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xx-Marzo-2008

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Graduado: Persona que una vez ha terminado el programa acadmico y ha cumplido con los requisitos de ley y los exigidos por la respectiva institucin de educacin superior, recibe el ttulo acadmico. (Glosario Observatorio Laboral MEN) Inscripcin: Mecanismo para la consecucin de informacin para la pertenencia o participacin en un proceso. Observatorio Laboral: Fuente de informacin que rene variedad de datos para interpretar las relaciones entre el mundo de la educacin superior y el mundo laboral. Fue concebido para orientar, de manera ms acertada, polticas de la educacin, mejoramiento de la calidad de los programas que ofrecen las instituciones y decisiones de los estudiantes frente a los estudios a seguir. El Observatorio consolida informacin sobre la insercin y las condiciones laborales de los profesionales en Colombia. Esta informacin proviene de diversas bases de datos: gubernamentales, como el Ministerio de Proteccin Social, el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, el ICETEX y la Registradura Nacional; de organismos e instituciones del sector, como COLFUTURO, y de los registros de graduados provenientes del SNIES. (Glosario Observatorio Laboral MEN) Oferta Acadmica: Programas acadmicos que ofrece la Universidad de Pamplona. Oferta laboral: Puestos de trabajo disponibles. Perfiles de Formacin: Descripcin de los principales componentes de formacin considerados en el plan de estudios de un programa acadmico, que hagan competente un programa. Red de Asociaciones de Egresados: Agrupacin de asociaciones de egresados con reconocimiento a nivel nacional organizadas por reas de formacin o intereses de servicios comunes. Red Social: Estructura social utilizada para la comunicacin entre los graduados en la Universidad de Pamplona, que permite entre otras mantener contactos, compartir informacin, ubicar antiguos compaeros y amigos, y programar encuentros y actividades. Registro: Ingreso al sistema de la informacin asociada a los procesos de inscripcin o actualizacin de informacin. Tarjeta Profesional: Documento que acredita que se poseen las competencias necesarias para desempearse en el campo estudiado, basados en la titulacin expedida por una Universidad autorizada. Las dems definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2000. Sistemas de Gestin de La Calidad Fundamentos y Vocabulario.

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4. Contenido 4.1 Disponibilidad de Medios para la Responsable: Director Oficina de Apoyo y Inscripcin de Asociaciones de Seguimiento al Egresado Egresados 1. La inscripcin para la creacin de una Asociacin de Egresados se debe realizar ante la Oficina de Apoyo y Seguimiento al Egresado, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones: Los pioneros fundadores de cada asociacin deben diligenciar el formato FIS xx: Inscripcin para Conformacin de una Asociacin de Egresados y adjuntar la documentacin all requerida. Que el nmero inicial de integrantes de la asociacin debe ser mnimo del 10% del nmero potencial de asociados. Potencial de asociados se calcula con el total de graduados en el o los programas acadmicos que participan en la asociacin. Que el ponente o ponentes y los asociados iniciales cuenten con registro actualizado de datos en la comunidad de egresados Unipamplona, (procedimiento PSI 01, numeral 4.4). De la misma manera debe ser requisito para todos los posteriores asociados. Presentar acta de constitucin de la asociacin. Segn Decreto 2150 de 1995, Articulo 40: Para la obtencin de su personalidad, dichas entidades (asociaciones) se constituyen por escritura pblica o documento privado reconocido (acta de constitucin) en el cual se debe expresar, cuando menos, lo siguiente: El nombre, identificacin y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes. El nombre de la Asociacin. La clase de personera jurdica. El objeto. El patrimonio y la forma de hacer aportes. La forma de administracin con indicacin de las atribuciones y facultades de quien tenga a su cargo la administracin y representacin legal. La periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en los cuales haber de convocarse a reuniones extraordinarias. La duracin precisa de la entidad y las causales de disolucin. La forma de hacer la liquidacin una vez disuelta la Asociacin. Las facultades y obligaciones del Revisor Fiscal, si es el caso. Nombre e identificacin de los administradores y representantes legales. El documento de constitucin de la Entidad, que debe cumplir con los requisitos previstos en los Art. 189 y 431 del Cdigo de Comercio, enunciados a continuacin:

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Art. 189._ Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harn constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunin para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deber indicarse, adems, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso. Art. 431._ Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se har constar en el libro de actas. Estas se firmarn por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal. Las actas se encabezarn con su nmero y expresarn cuando menos: lugar, fecha y hora de la reunin; el nmero de acciones suscritas; la forma y antelacin de la convocacin; la lista de los asistentes con indicacin del nmero de acciones propias o ajenas que representen; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas y el nmero de votos emitidos en favor, en contra, o en blanco; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunin; las designaciones efectuadas, fecha y hora de su clausura. 2. Segn Decreto 2150 de 1995, capitulo II, artculo 42: Los estatutos y sus reformas, los nombramientos de administradores, los libros, la disolucin y la liquidacin de las personas jurdicas formadas segn lo previsto en este captulo, se inscribirn en la Cmara de Comercio con jurisdiccin en el domicilio principal de la persona jurdica en los mismos trminos, tarifas y condiciones previstos para el registro de actos de las sociedades comerciales. Para la inscripcin de nombramientos de administradores y revisores fiscales se requerir la aceptacin previa de las personas designadas En concordancia a dicho decreto, anexar al acta de constitucin: los estatutos que van a regir la asociacin, los nombramientos de los rganos de administracin y vigilancia, el listado con nombre legible, firma e identificacin de las personas que intervengan como otorgantes o fundadores de la sociedad, aceptacin de los cargos con nombre, identificacin y firma, con excepcin de las personas que firman en el acta. 3. Incluir tanto en los estatutos como en el acta de constitucin nombre y firma de las personas que actuaron como presidente y secretario de la reunin. Estos documentos deben ser reconocidos ante juez o notario.

4.2 Reconocimiento Institucional

Responsable: Director Oficina de Apoyo y Seguimiento al Egresado

1. Verificacin de documentacin. Para las inscripciones que cumplan los requisitos se tramitan ante el Comit de Egresados dentro de los ocho (8) das hbiles siguientes a su recepcin, las dems sern devueltas a los ponentes con las observaciones dentro los quince (15) das hbiles siguientes de su recepcin.

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2. El Comit de Egresados que esta conformado por el Director de la Oficina de Apoyo y Seguimiento al egresado, quien preside, un representante de cada asociacin de egresados existentes, y un representante de la(s) Facultad(es) con programas asociados, y tiene como funcin evaluar la viabilidad para la creacin de las asociaciones de egresados, de su seguimiento y de la aprobacin de los servicios que ofrecern. Si se presentaran observaciones se harn 3. El Comit de Egresados, para los casos que se consideren viables, contar con ocho (8) das hbiles para presentar la propuesta ante el Consejo Superior de la Universidad de Pamplona, para la aprobacin de la creacin de la Asociacin de Egresados.

4.3 Asesora y Acompaamiento para Responsable: Director Oficina de Apoyo y la Legalizacin de la Asociacin de Seguimiento al Egresado Egresados 1. Segn Decreto 427 de 1996, Artculo 2, Inciso 20, las Asociaciones de Egresados deben registrarse ante la Cmara de Comercio, conforme a lo dispuesto por los artculos 40, 41, 42, 43, 44, 45 y 143, 144, 145, 146, 147 y 148 del Decreto 2150 de 1995. El procedimiento para registrarse en la Cmara de Comercio es el siguiente: a) De la reunin donde se decida crear la entidad (asociacin), se elaborar un acta que se denomina "acta de constitucin de la entidad". Requisitos numeral 1.1 b) Realizar el pago del impuesto de registro sobre el acta de constitucin en la oficina de Rentas Departamentales. c) Adquirir la matricula mercantil Sociedades Comerciales, en la Cmara de Comercio, presentando lo siguiente: d) El formulario de matrcula mercantil diligenciando, junto con el volante de consulta de nombres aprobado. e) 2 copias autenticadas del acta de constitucin de la sociedad, en la que debe aparecer el nombramiento del representante legal. f) Recibo de pago del impuesto de Registro expedido por Rentas Departamentales. g) Carta de cada una de las personas nombradas, como: representantes legales, junta directiva y revisor fiscal cuando sea el caso, documento de identificacin del representante legal. h) Permiso de funcionamiento de la sociedad, en caso de hallarse sujeta a vigilancia estatal. i) En caso de aporte de inmuebles al capital social, acreditar el pago del impuesto de anotacin y registro (boleta de rentas) j) Solicitar en la Cmara de Comercio el valor de la liquidacin de los derechos de

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matrcula y cancelar el monto correspondiente. k) Con el recibo de pago de los derechos de matricula podr reclamar el certificado de la matrcula, as como las copias de los formularios, las escrituras y las cartas de aceptacin. l) Obtener copia del certificado de existencia y representacin legal de la sociedad, este documento permite a la sociedad realizar algunos trmites (inscripcin ante la administracin de impuestos, industria y comercio, etc.) o simplemente acreditar su matrcula en el registro mercantil. 2. Solicitar el Registro nico Tributario RUT ante la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales. La DIAN suministra el formulario para esta inscripcin y una vez radicado otorga al solicitante un NIT (Nmero de Identificacin Tributaria), que se constituye en el documento de identificacin de la organizacin para todos los efectos tributarios y fiscales. La Resolucin 1887 del 2007, en sus Artculos 1, 2, 3, 4 y 5 describe a detalle los trmites de inscripcin del RUT. Recordar que la entidad sin nimo de lucro es agente retenedor. 3. Aceptado el registro que otorga reconocimiento como personera jurdica, se registra dentro del mes siguiente ante la Cmara de Comercio, los siguientes libros: Libro de actas, Libro mayor y balances, Libro diario o auxiliar, Libro de caja y bancos. Segn Decreto 2150 /95, Artculo 42, Los libros, se deben inscribir en la Cmara de Comercio con jurisdiccin en el domicilio principal de la persona jurdica en los mismos trminos, tarifas y condiciones previstos para el registro de actos de las sociedades comerciales.

4.4 Asesora y Acompaamiento para Responsable: Director Oficina de Apoyo y el Registro de los Libros de la Seguimiento al Egresado Asociacin de Egresados Para todos los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entendern por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos (Artculo 49 Cdigo de Comercio) Los libros que se la Asociacin de Egresados debe registrar en la Cmara de Comercio son: De contabilidad: diario y mayor y balances De actas de Asamblea de accionistas, Junta de Socios y Juntas Directivas (Artculos 189, 195 y 431 del Cdigo de Comercio y el 131 del Decreto 2649 de 1993).

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La inscripcin de los libros se puede solicitar en cualquier tiempo, siempre que la entidad se encuentre registrada en la Cmara de Comercio. 1. Presentar una solicitud escrita firmada por el representante legal de la entidad que contenga lo siguiente: Fecha de solicitud, nombre completo de la entidad a quien pertenezcan los libros, indicar el nmero de registro ante la Cmara, nombre o destinacin de los libros que solicita inscribir, cantidad de hojas tiles de cada libro y en que numeracin comienza y en cual numeracin termina. Ejemplo: 10 hojas, desde la hoja 11 a la hoja 20, cdigo de cada libro, si es de hojas continuas
2.

Registro: Se registran libros nicamente en blanco: Cada libro debe presentarse: debidamente rotulado, con el nombre de la entidad a que pertenecen, NIT y su destinacin. (Ej. libro de actas), cada libro debe llevar una numeracin sucesiva y continua de folios Si los libros son de hojas continuas removibles o de tarjetas, debe crearse un cdigo para cada libro. El Cdigo es un distintivo de mximo cinco caracteres, conformado por letras o nmeros, o nmeros y letras. Este distintivo debe colocarse en cada una de las hojas de los libros, junto con el nombre del libro y la numeracin consecutiva. Por ejemplo: ACTAS, ABCDE, ABC01.

4.5 Asesora y Acompaamiento para Responsable: Director Oficina de Apoyo y Trmite de Otros Requisitos Seguimiento al Egresado Exigidos

1. Segn decreto 1295 de 1994, artculo 4: El Sistema General de Riesgos Profesionales

se aplica a todas las empresas que funcionen en el territorio nacional. El representante legal de la Asociacin de Egresados debe elegir la ARP, llenar una solicitud de vinculacin y dependiendo el grado y la clase de riesgo de las actividades de la Asociacin, ellos establecen la tarifa de riesgo la cual es un porcentaje total de la nmina y debe ser asumida por el empleador, dicho valor se debe pagar cada mes. Adicionalmente debe vincular a cada trabajador, llenando la solicitud de vinculacin del trabajador al sistema general de riesgos profesionales.

2. Segn la Ley 100 de 1993, artculo 153, numeral 2: La afiliacin al Sistema General
de Seguridad Social en Salud es obligatoria para todos los habitantes en Colombia. En consecuencia, corresponde a todo empleador la afiliacin de sus trabajadores a este Sistema

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El representante legal de la asociacin deber inscribir a alguna entidad promotora de salud (EPS) a todos sus trabajadores y deber adelantar el proceso de afiliacin.

3. De acuerdo a la ley 100 de 1993, artculo 17, durante la vigencia de la relacin laboral,
debern efectuarse cotizaciones obligatorias a los regmenes del sistema general de pensiones por parte de los afiliados y los empleadores con base en el salario o ingresos que aquellos devenguen El representante legal debe afiliar a todos los empleados de la Asociacin de Egresados al fondo de pensiones, el cual el trabajador podr elegir. Ya vinculado se debe pagar mensualmente el 13.5% del salario devengado por el trabajador, dicho valor se divide en cuatro y de estas el empleador paga tres y una el trabajador.

4. Se deben cancelar aportes parafiscales, sobre el valor de la nmina mensual a

travs de las cajas de compensacin familiar para: Subsidio familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y SENA. Para realizar la respectiva inscripcin, se debe adquirir un formulario en la Caja donde desea afiliarse (Comfama o Confenalco), donde le entregarn adjunto el formulario de afiliacin al ICBF y al SENA.

La Oficina de apoyo y Seguimiento al Egresado ofrecer asesora y acompaamiento a las Asociaciones de Egresados en el proceso de legalizacin de las mismas.

4.6 Inscripcin y Participacin en Responsable: Director Oficina de Apoyo y Redes y Asociaciones Nacionales Seguimiento al Egresado de Egresados La afiliacin a redes y asociaciones nacionales de egresados se har a travs de contactos establecidos institucionalmente, para acompaar su trmite de inscripcin y vinculacin.

4.7 Seguimiento a Asociaciones de Responsable: Director Oficina de Apoyo y Egresados Unipamplona Seguimiento al Egresado 1. Al iniciar cada semestre la junta directiva de cada asociacin de egresados debe presentar su plan de trabajo por periodo acadmico al Comit de egresados, en la Oficina de Apoyo y Seguimiento al Egresado: proyectos, propuestas, actividades, ofertas de servicios, etc. El Comit de Egresados realizar el estudio y aprobacin del plan de trabajo, a fin de garantizar la calidad de los servicios ofrecidos y asegurar que las asociaciones trabajen bajo la misin y visin Institucionales, y que se ajusten a la

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normatividad vigente. 2. La junta directiva de la asociacin de la asociacin de egresados se abstendr de llevar a cabo aquellas actividades que el Comit de egresados no apruebe en el proceso de planeacin y reestructurar su plan de trabajo si es necesario, siendo responsables de su incumplimiento. 3. La junta directiva de la asociacin de egresados, entregar al Comit de Egresados un balance del plan para la finalizacin de cada periodo acadmico, detallando los resultados obtenidos. Este informe debe contener: Informe de actividades realizadas relacionando: tareas asociadas a cada actividad, fechas, duracin, personal, presupuesto, resultados obtenidos y observaciones. Informe de servicios prestados, estableciendo: definicin del servicio, nmero de beneficiarios reales, participantes, conferencistas, titulacin, certificacin, asesores, presupuesto, eventos, fechas, sitios, planes de trabajo e informes de resultados. Presentar anualmente, dentro de los tres primeros meses de cada ao, los estados financieros del ao anterior consistentes en: Balance General, Estado de Resultados, estado de cambios en la situacin financiera, estado de cambios en el patrimonio, flujo de fondos y el informe de gestin correspondiente.

4. El Comit de Egresados evaluar el desempeo de la Asociacin en el periodo correspondiente y mediante acta aprobarn su funcionamiento y reconocimiento institucional por cada periodo siguiente. 5. Documentos de Referencia NTC ISO 9000:2000, Sistema de Gestin de la Calidad Fundamentos y Terminologa. NTC ISO 9001:2000 Sistema de Gestin de la Calidad Requisitos NTCGP 1000:2000 Gestin de la Calidad en el Sector Publico Calendario Acadmico vigente. Reglamento Acadmico Estudiantil vigente. Articulo 30 de la Constitucin Poltica de Colombia, por el cual se garantiza el derecho de libre asociacin para el desarrollo de las distintas actividades que las personas realizan en la sociedad. Ley 30 diciembre 28 de 1992, articulo 14; Por el cual se organiza el servicio pblico de la Educacin Superior. Resolucin No. 05/90, por la cual se aprueba el texto del Tratado de la Organizacin del Convenio Andrs Bello.

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Decreto 427 de 1996, Artculo 1; Por el cual se normaliza el registro de las personas jurdicas sin nimo de lucro, Artculo 2 Numeral 20: El cual dispone que las Asociaciones de Egresados son personas jurdicas que deben registrarse en la Cmara de Comercio. Resolucin 1887 del 2007; por la cual se establecen los trmites para la obtencin del RUT. Decreto 2150/1995; Por el cual se regula la inscripcin de estatutos, reformas, nombramientos, libros, disolucin y liquidacin ante la Cmara del Comercio con Jurisdiccin en el domicilio principal de la persona jurdica. Ley 100 de 1993; Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones. Manuales de ACADEMUSOFT

6. Historia de Modificaciones Versin Naturaleza del Cambio Fecha del Cambio Aprobacin del Cambio

7. Administracin de Registros
COD. NOMBRE Inscripcin para conformacin de una asociacin de egresados RESPONSABLE UBICACIN ACCESO TIEMPO DE DISPOSICIN RETENCIN 1 ao Archivo OASE

FIS XXX

Auxiliar administrativo

OASE

Auxiliar administrativo