6. REQUISITOS PARA LA HABILITACION Y AUTORIZACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD 6.1 QU SON LOS LIBROS DE CONTABILIDAD?

Son aquellos en los que se efectan los registros o asientos contables por las distintas operaciones realizadas por las empresas o entes econmicos. Son obligatorios para todas las empresas que llevan contabilidad completa. Los libros pueden ser principales y auxiliares; los principales se clasifican en: Diario, Mayor y de Inventarios y Balances. Los comerciantes estn obligados a llevar su contabilidad en forma organizada de acuerdo con el sistema de partida doble (descansa en el axioma de que no hay cuenta deudora sin una cuenta acreedora y viceversa) y usando principios de contabilidad generalmente aceptados. Debern llevar, cuando menos, los siguientes libros o registros: Compras y Ventas: En estos libros se pueden consolidar sus ventas y compras diarias en un solo rengln para cada tipo de documentos. Libro Caja: Es un libro en el que se registran todas las operaciones que significan movimiento de dinero ya sea en efectivo, cheques o valores que representan dinero. Inventario: Libro esencial y obligatorio donde se registran en forma detallada todos los bienes, derechos y obligaciones de la persona legal y jurdica. De primera entrada o diario: Libro esencial y obligatorio donde se registra todo el movimiento econmico de una empresa, en cuanto a sus ingresos y egresos. Mayor o centralizador: Es un libro principal carcter obligatorio; en el cual se centralizan todas las cuentas registradas en el libro diario, con el fin de proporcionar informacin acerca de los cargos (dbitos) y abonos (crditos) que ha tenido cada cuenta durante un perodo. Se divide en dos partes: debe (lado izquierdo) y haber (lado derecho). Su importancia est en que el saldo que se obtiene al comparar el debe y el haber de cada cuenta permite a los propietarios de una empresa conocer su situacin econmica. Estados financieros: Son los documentos que debe preparar la empresa al terminar el ejercicio contable, con el fin de conocer la situacin financiera y los resultados econmicos obtenidos en las actividades de su empresa a lo largo de un perodo. El libro o registro de estados financieros, contendr: El balance general de apertura y los ordinarios y extraordinarios que por cualquier circunstancia se practiquen, los estados de prdidas y ganancias o los que hagan sus veces, correspondientes al balance general de que se trate, cualquier otro

estado que a juicio del comerciante sea necesario para mostrar su situacin financiera. Tambin podrn llevar la contabilidad por procedimientos mecanizados, en hojas sueltas, fichas o cualquier otro sistema, siempre que permita su anlisis y fiscalizacin, (libros computarizados). Los pequeos contribuyentes de acuerdo con la Ley de IVA, tanto del 5% IVA trimestral, como del 12% IVA trimestral (ste ltimo tambin deber pagar ISR trimestral) estn obligados a llevar los libros de contabilidad siguientes: Ventas y Compras. Inventarios. Caja. Los contribuyentes normales deben operar los siguientes libros: Diario. Mayor. Estados Financieros. Inventario. Compras y Ventas.

A las sociedades mercantiles le se agregara el: Libro de Actas. Dichos libros debern ser habilitados por la Superintendencia de Administracin Tributaria. Los libros de inventarios y de primera entrada o diario, el mayor o centralizador y el de estados financieros, debern ser autorizados por el Registro Mercantil. 6.2. BASE LEGAL: Su base legal se encuentra regulado en los artculos 368 al 384 del Cdigo de Comercio, contenido en el Decreto 2-70 del Congreso de la Repblica de Guatemala, en los artculos 37, 49 del Decreto 27-92 Ley del IVA y 37 al 40 su Reglamento y en el Artculo 46 del Decreto 26-92 Ley del Impuesto Sobre la Renta. 6.3 REQUISITOS PARA LA HABILITACION EN LA SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRACION TRIBUTARIA 6.3.1 Presentar formulario SAT-0052 denominado Solicitud de Habilitacin de Libros, el que puede ser adquirido sin costo en las Oficinas o Agencias Tributarias. (Anexo VIII)

 Para llenar dicho formulario se debe consignar los datos de identificacin relacionados con el apellido, nombres, domicilio, telfono, fax, apartado postal y tambin correo electrnico en cual aparece en la casilla como Email. Si en caso tiene inscrito un establecimiento, debe consignar los datos en el formulario en la seccin de este, que se denomina Establecimiento para el que solicita la Autorizacin (nicamente Libros de Compras y Ventas), en este apartado debe indicar el nombre del establecimiento para el que solicita la habilitacin de libros y el domicilio. En el siguiente apartado Detalle de Libros a Utilizar, debe marcar con una X la casilla de Manual o Computarizado y la cantidad de hojas que autorizar. Y en ltimo apartado firmar el formulario y consignar su nombre en la casilla correspondiente. 6.3.2 Original (en buen estado) y fotocopia simple de la Cdula de Vecindad o del Documento Personal de Identificacin (DPI) del propietario o representante legal, el original se confrontara con la fotocopia. 6.3.3 Al entregar el formulario y los documentos descritos anteriormente y si los mismos llenan los requisitos establecidos, la Oficina o Agencia Tributaria SAT, proceder a elaborar una boleta de pago respectiva, de acuerdo a la cantidad de hojas solicitadas por el interesado con el que deber pagar Q0.50 por cada hoja en concepto de Impuesto de Timbres Fiscales y Papel Sellado para Protocolos, segn artculo 5 numeral 4 de dicha Ley. 6.3.4 El interesado luego de recibir la boleta, procede a efectuar el pago en la Agencia Banrural. 6.3.5 Una vez pagado el impuesto el interesado regresa a la Oficina o Agencia Tributaria donde inici su gestin para que le sea entregado su stiker adhesivo, para que lo pegue o adhiera en el libro contable, con el que comprueba que qued habilitado. El Stiker contiene los datos siguientes: seccin que lo autoriza, nombre del libro que habilita, forma manual o computariza, nombre del contribuyente, direccin, NIT y nmero de resolucin. (Anexo VIX) 6.3.6 Habilitados los libros por la Superintendencia de Administracin Tributaria, deber acudir al Registro Mercantil para su Autorizacin. En caso que el Propietario o Representante legal no pueda realizar dicho trmite personalmente, deber llenar un formulario de AUTORIZACION DE TERCERA PERSONA PARA REALIZAR GESTION, (Anexo X) para que otra persona pueda realizar la habilitacin de los libros.

Para los contribuyentes que ya tienen libros habilitados y no aparecen en el sistema su habilitacin anterior, deben adicionar fotocopia de recibo del ltimo pago y fotocopia de la primera y ltima hoja de los libros habilitados. 6.4 REQUISITOS PARA AUTORIZAR LOS LIBROS EN EL REGISTRO MERCANTIL 6.4.1 Para dicha autorizacin de los libros en el registro mercantil, el interesado deber presentar una carta de solicitud (Anexo XI), firmado por el propietario, o el representante legal y/o el contador (en el mismo deben indicarse los datos de la empresa o sociedad, y la cantidad de pginas con que cuenta cada libro). 6.4.2 Fotocopia de Cedula del Propietario o Representante Legal. 6.4.3 El Registro Mercantil hace entrega de una boleta por la cantidad de hojas a autorizar, (el costo de cada hoja es de Q0.15). 6.4.4. El interesado deber efectuar su pago en la agencia Banrural. 6.4.5. Con el pago efectuado, se adjuntan las boletas al expediente respectivo, en original y fotocopia, debiendo entregarse en el Registro Mercantil, recibiendo a cambio una contrasea con el nmero del expediente. 6.4.6. El Registro Mercantil a travs de su Departamento de Operaciones Registrales, revisa y evala el expediente, y luego manda las estampas respectivas que le colocan al inicio y al final de cada libro contable (Anexo XII).