MUNICIPALIDAD

RESOLUCION

DE SAN JUAN DE MIRAFLORES

DE GERENCIA DE ADMINISTRACION y FINANZAS N 0204-2013-MDSJM/GAF San Juan de Miraflores, 21 de Mayo de 2013

LA GERENTEDE ADMINISTRACIONy FINANZASDE LA MUNICIPALIDADDISTRITALDE SAN JUAN DE MIRAFLORES VISTO: El InformE N 079-2013-MDSJM-GAF/SGACP de fecha 06-02-2013 de la Sub Gerencia de Abastecimiento y Control P trimonial, sobre aprobacin del Proyecto de Directiva "Procedimiento para la Adquisicin de Bienes y Contrata in de Servicios en la Municipalidad Distrital de San Juan de Miraflores"; CONSID RANDO: Que, los Gobiernos Locales gozan de autonoma poltica, econorruca y administrativa en los asuntos de su compete cia, conforme lo establece el artculo 194 de la Constitucin Poltica del Per, modificado por el artculo nico de la Ley - Ley de Reforma Constitucional del Capitulo XIV del Ttulo IV sobre Descentralizacin concordante con el articulo 11 del Ttulo Preliminar de la Ley N 27972 - Ley Orgnica de Municipalidades;

Que, conforme lo establece el artculo 6 literal d) de la Ley N 28716 - Ley de Control Interno de las entidades del estado, son obligaciones de los funcionarios, documentar y divulgar internamente las polticas, normas y procedimientos de gestin y control interno, referidos entre otros aspectos a la ejecucin y sustentacin de gasto, inversiones, contrataciones y todo tipo de egreso econmico en general; Que, la presente Directiva es de aplicacin obligatoria para todas las unidades orgnicas de la Municipalidad Distrital de San Juan de Miraflores que tienen presupuesto asignado, as como de la Gerencia de Administracin y Finanzas a travs de la Sub Gerencia de Abastecimiento y Control Patrimonial encargada de los procesos de seleccin de Adquisiciones y Contrataciones; Que, a travs del Informe de Vistos, la Sub Gerencia de Abastecimiento y Control Patrimonial, elevo a la Gerencia Municipal el Proyecto de Directiva "Procedimiento para la adquisicin de Bienes y Contratacin de servicios en la Municipalidad Distrital de San Juan de Miraflores", para su revisin y aprobacin correspondiente; Que, mediante Informe N" 150-2013-GAJ-MDSJM, el Gerente de Asesora Legal, luego de la revisin y anlisis del proyecto normativo sub materia opina su procedencia y aprobacin a travs de la Gerencia de Administracin y Finanzas, conforme lo establece el literal o) del artculo 63 del Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) aprobado por Ordenanza Municipal N 211-2011-MDSJM; Que, el Artculo 39 de la Ley W 27972, Ley Orgnica de Municipalidades, sobre Normas Municipales, las gerencias resuelven los aspectos administrativos a su cargo a travs de resoluciones y directivas; En merito al artculo 63 del Reglamento de Organizacin y Funciones aprobado por Ordenanza Municipal N 2112011-MDSJM y el artculo 39 de la Ley Orgnica de Municipalidades, y lo dispuesto por Memorndum N 2132013-GM-MDSJM, de la Gerencia Municipal; SE RESUELVE: ARTCULO PRIMERO: APROBAR, la DIRECTIVA N" 003-2013-MDSJM-GAF "PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICiN DE BIENES Y CONTRATACiNDE SERVICIOSEN LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE MIRAFLORES", que anexa forma parte integrante del presente. ARTICULO SEGUNDO: ENCARGAR a la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto, Sub Gerencia de Presupuesto, Sub Gerencia de Abastecimiento y Control Patrimonial y dems reas competentes el cumplimiento y coordinacin que diera lugar la presente Resolucin.

REGISTRESE, COMUNIQUESE y CUMPLASE

Av. Belisario Surez N 1075- Zona D - San Juan de Miraflores Telf.: 276 - 6716

DIRECTIVA "PROCEDIMIENTO

NQ 003-2013-MDSJM-GAF DE BIENES Y CONTRATACiN DE SERVICIOS EN LA

PARA LA ADQUISICION MUNICIPALIDAD

DISTRITAL DE SAN JUAN DE MIRAFLORES"

1.

OBJETO

orienfar

a las diferentes

unidades

orgarucas en referencia de Abastecimiento

a la presentacin Patrimonial,

de los para la

reqUrimientos adquisicin reglamento.

a la Sub Gerencia

y Control

de bienes o contratacin

de servicios, cuyos montos

no superen a las 03 del Estado y su

Unidades Im positivas Tributarias,

en el marco de la Ley de Contrataciones

2.

FINALIDAD

Establecer las disposiciones orgnicas reqU1rimientos, de Contrataciones trmite

bsicas y lineamientos

que deben de observar

las unidades de los

de la Municipalidad

de San Juan de Miraflores,

para la elaboracin

y pago de los bienes y servicios contratados

de forma directa,

dento del marco de lo establecido en el literal h) del numeral 3.3) del artculo 3 de la Ley del Estado, aprobado mediante Decreto Legislativo W 1017.

3.

BASE LEGAL

-Ley

rgnica de Municipalidades

- Ley W 27972 GeneralLey W 27444 - Ley W 28411

- Leyeel Procedimiento

Administrativo

- Ley ~eneral del Sistema Nacional de Presupuesto y sus modificatorias - Ley anual de Presupuesto del Sector Publico - Ley de Contrataciones

del Estado - O.Legislativo NQ 1017 Y modificatorias - 0.5. NQ184-2008-EF Y modificatorias

- Reglamento de la Ley de Contrataciones

- Ley General del sistema Nacional de Tesorera - Ley W 28693 - Leytel Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica - Ley W 277 5.
1

4.

AMB'ITO DE APLICACiN

La PJesente directiva Municipalidad

5. DEFINICIONES

es de aplicacin obligatoria

para todas las unidades orgnicas de la

Distrital de San Juan de Miraflores.

En la presente

directiva,

los siguientes trminos

y abreviaturas

tendrn

los significados

que a continuacin

se indican:

5.1

rea Usuaria.Miraflores,

Es la Unidad

orgaruca

de la Municipalidad

de San Juan de de bienes a la sub y metas en

responsable de elaborar los requerimientos disponibilidad presupuestal

de contratacin correspondiente de sus objetivos

y servicios, y de solicitar Gerencia operativas, ejecucin. de Presupuesto,

para el cumplimiento con sus actividades

en concordancia

funcionales

o proyectos

5.2

Requerimiento.-

Solicitud de una dependencia

orgnica de la institucin,

para la

adquisicin de bienes o contratacin

de servicios.

5.3

Especificaciones

Tcnicas> Es la descripcin de las caractersticas fundamentales

a ser adquiridos, garanta as como las condiciones de comercial, lugar de entrega, entre

de los bienes y/o suministros contratacin otros).

(plazos de entrega,

5.4

Trminos de referencia.- Son las descripciones de las caractersticas las condiciones (perfil en que se ejecutara la prestacin del contratista, plazo de ejecucin, actividades a realizar,

tcnicas y de entregables

de un servicio o consultora

producto final, entre otras especificaciones). 5.5 Proveedor.Persona natural o jurdica que vende o arrienda bienes, presta

servicios generales o brinda consultaras. 5.6 Contratacin.fondos Es la accin que realiza la Municipalidad, y dems obligaciones derivadas para proveerse de bienes correspondiente con como de su condicin

y servicios, asumiendo municipales, contratante. 5.7 UIT.- Unidad Impositiva

el pago del precio o la retribucin

Tributaria,

es el monto

de referencia

utilizado

en las

normas tributarias deducciones,

a fin de mantener en valores constantes

las bases imponibles, que considere

limites de afectacin y dems aspectos de los tributos

el legislador, es variable de ao a ao. 5.8 Cuadro de Necesidades.- Son los requerimientos unidad orgnica de la municipalidad, Contrataciones (PAC). de bienes y servicios de cada en el Plan Anual de

que sern consolidados

5.9

Estructura Funcional Programtka.trminos

Constituye

la identificacin y Meta.

del gasto en

de Funcin, Programa, Sub Programa, Actividad y/o Proyecto, Centro de

Costo, Especifica de Gasto, Fuente y Rubro de Financiamiento

6.

DISP

SICIONES GENERALES

6.1

La Sub Gerencia encargada

de Abastecimiento

y Control

Patrimonial

es la dependencia por el Decreto necesarios para efectuar el

de las contrataciones,

cuyas facultades

conferidas

Legislativo W 1017 la autoriza a generar los actos administrativos la adquisicin compromiso de bienes y contratacin de servicios, SIAF.

as como

6.2

Las contrataciones ser congruentes objetivos acuerdo

de bienes y servicios requeridos

por las reas usuarias deben en el marco de los (POI) y de Institucional

con las actividades y proyectos programados en su Plan Operativo

y metas establecidas

con el marco presupuestal el cumplimiento

asignado a cada centro previamente

de costo. Para tal con la sub Gerencia

efecto, las unidades orgnicas deben coordinar de Presupuesto requerimiento.

de dicha condicin,

a fin de poder elaborar su

6.3

La adquisicin

de bienes o contratacin

de servicios por un monto siempre tcnicas solicitadas

de hasta 01 por las reas

UIT, podrn ejecutarse usuarias.

con solo una cotizacin y especificaciones

y cuando el proveedor

satisfaga los requerimientos

6.4

La adquisicin de bienes o contratacin

de servicios por un monto mayor a 01 UIT

hasta 03 UIT, debern contar con dos cotizaciones como mnimo, que satisfagan las especificaciones tcnicas solicitadas por las reas usuarias, debindose de atencin. previamente que la contratacin a la Sub Gerencia de si el tener en cuenta en este caso la oportunidad

6.5

Es responsabilidad

del rea usuaria verificar

directa del bien y/o servicio no se requiere de manera continua o peridica por un plazo no menor de un (01) ao, en cuyo caso se comunicara Abastecimiento y Control Patrimonial, valor total estimado supera las tres (03) UIT. a efectos que esta ultima determine

6.6

El rea usuaria es la responsable de constatar que la contratacin y/o servicio requerido no se encuentre prevista en el Contrataciones formular (PAC) de la entidad registrado correspondiente

directa del bien Plan Anual de y

en el SEACE, en cuyo caso deber

el requerimiento

a la Sub Gerencia de Abastecimiento

Control Patrimonial

para que se convoque al respectivo proceso de seleccin. usuarias, y/o son las responsables del de bien elaborar y/o las

6.7

Las

unidades

orgnicas, tcnicas

especificaciones respectivamente,

trminos con

de referencia

servicio, y

definiendo

precisin

las caractersticas,

condiciones

cantidad de los bienes y/o servicios requeridos. Para la descripcin de los bienes y/o servicios a contratar, determinados, ni descripcin que oriente la contratacin es la responsable disponibilidad no se har referencia a fabricantes o de marca, fabricante de garantizar presupuestal marcas o nombres comerciales, patentes, diseos o tipos particulares, tipo de producto especfico.

6.8

La Sub Gerencia requerimiento certificacin Patrimonial,

de Presupuesto,

que el suficiente de

cuente

con la respectiva

para comprometer

el gasto en el ao fiscal correspondiente, de la contratacin

as como aprobar la de la orden y Control en

presupuestal

para la emisin

compra o de servicio por parte de la Sub Gerencia de Abastecimiento en correspondencia orgnica con los saldos SIAF. su requerimiento,

6.9

La unidad

usuaria, al presentar

deber tomar

cuenta las medidas de austeridad, racionalidad y disciplina del gasto.

7.

DISPOSICIONES ESPECIFICAS Acciones Previas:

7.1

El Trmite se inicia cuando el rea usuaria determina con un bien o servicio para el cumplimiento

de la necesidad de contar y objetivos. Dicha

de metas

determinacin

de necesidad deber realizarse con una anticipacin

no menor a 30

das calendarios a la fecha en que se prevea.

7.2

Si la necesidad Comprobante

es un bien, el rea usuaria coordinara

con Almacn,

sobre la

existencia de stock disponible;

en caso de existir stock, se elaborara el Pedido de

de Salida (PECOSA), para la entrega del bien requerido.

7.3

Si la necesidad corresponde puede ser ejecutado por considerando

a un servicio, el rea su propio personal

usuaria verificara u otro

si el servicio

de la municipalidad, En caso contrario,

la naturaleza de las funciones y competencias. de contratacin

proceder a elaborar el requerimiento 7.4

del servicio. del servicio, el rea presupuestal

Ante la necesidad de la adquisicin del bien y/o para el requerimiento; la estructura presupuestal modificacin funcional

contratacin

usuaria solicitara a la Sub Gerencia de Presupuesto, la disponibilidad

donde se le asignara, en un plazo no mayor a tres (03) das, programtica. En caso de no contar con la disponibilidad no programada, el rea usuaria solicitara la presupuesta!.

por ser una actividad

presupuestal para asignarle disponibilidad

Tramite del requerimiento:

7.5

El requerimiento Abastecimiento a) La fecha justificacin b) c) La programtica.

de

contratacin

se

presentara

la

Sub

Gerencia

de

y Control Patrimonial, de emisin

conteniendo

la siguiente informacin: del rea usuaria, la

del documento,

denominacin

de la contratacin

del bien o servicio. conteniendo la estructura funcional

Disponibilidad

presupuestal,

La descripcin del bien o servicio de acuerdo al catalogo de bienes y servicios, la unidad de medida, tota!. la cantidad, el precio unitario y el precio referencial los tributos y todo

d)

El valor

estimado

de la contratacin,

debe de incluir

concepto que pueda incluir sobre el costo de bienes y/o servicios. e) La firma y sello del funcionario responsable del rea usuaria y la Gerencia de de ser el caso. de contratacin, del servicio, las especificaciones debidamente visados tcnicas por el

la que depende funcionalmente, 7.6 Se deber adjuntar al requerimiento del bien o trminos funcionario de referencia responsable del rea.

7.7

El requerimiento

de contratacin

de servicios publicitarios,

impresin,

confeccin

de banderolas, banners, entre otros, que involucren la imagen de la Municipalidad de San Juan de Miraflores, debe de contar con el diseo aprobado por la Sub Gerencia de Relaciones Publicas y Comunicaciones.

7.8

El requerimiento contar Estadstica.

de contratacin

de bienes y/o

servicros

informticos,

debe
y

con el visto bueno de la Gerencia de Tecnologas

de la Informacin

7.9

La Sub Gerencia de Abastecimiento de la correcta coordinara elaboracin

y Control Patrimonial

realizara la verificacin caso contrario el tramite

del requerimiento

de contratacin,

con el rea usuaria la correccin del mismo, suspendiendo

hasta que se subsane la observacin.

7.10

Dentro de los siete (07) das de recibido el requerimiento Gerencia de Abastecimiento existentes y Control Patrimonial nacional,

de contratacin,

la Sub o se

solicitara

al proveedor econmica

proveedores relacione cotizaciones

en el mercado

cuya actividad o contratar,

con el tipo de bien o servicio a adquirir

que emitan sus requeridos y

o valores referencia les, por el bien o servicio, tcnicas y/o trminos

las cuales debern

cumplir con las especificaciones no tener la antigedad

de referencia

mayor a tres meses (03) desde la fecha del requerimiento.

7.11

La Sub Gerencia certificacin

de Abastecimiento

y Control

Patrimonial

proceder

a la

en el SIAF, posteriormente

la Sub Gerencia de Presupuesto aprobara

la misma, para luego proceder a la emisin de la Orden de Compra nombre del proveedor con especificaciones 7.12 con la mejor propuesta en calidad una copia de la orden, para la ejecucin de la presentacin tcnicas y/o trminos de referencia.

V/o Servicio a
a las

y costo, notificndole conforme

Emitida la Orden de Compra y/o servicios, la Sub Gerencia de Abastecimiento Control Patrimonial proceder al registro de la fase del compromiso SIAF. Patrimonial,

7.13

En el caso de bienes, la Sub gerencia de Abastecimiento remitir la orden de Compra a Almacn, para respectivos, conformidad

y Control

la recepcin

de los bienes

de la entrega y su posterior traslado al rea usuaria. V Control Patrimonial

7.14

En el caso de servicios, la Sub Gerencia de Abastecimiento remitir

la Orden de Servicio al rea usuaria para la supervisin de la ejecucin del y la emisin de la conformidad respectiva.

servicio contratado Conformidad 7.15 y el pago: La entrega

del bien o la prestacin

del servicio se efectuara debidamente

dentro

del plazo

establecido en las especificaciones los proveedores entregar

tcnicas y/o trminos

de referencia, salvo en el que impidan a lo cual

caso de fuerza mayor o caso fortuito, regir por las normas del Cdigo Civil. 7.161 La conformidad a) La entrega Almacn,

comprobados,

los bienes o ejecutar

los servicios requeridos,

ser otorgada de acuerdo a lo siguiente: de bienes, la conformidad para la verificacin del ser otorgada cumplimiento por el responsable de de

las especificaciones de la

tcnicas, se podr requerir la participacin entrega. La conformidad Almacn, se verifica

del rea usuaria al momento

con el sello y firma

de los responsables posterior

del del

en la Orden de Compra. Esto no impide el reclamo resoecto a cualauier vicio oculto

rea usuaria

o incumolimiento

de las

especificaciones b)

tcnicas no detectadas al momento

de la entrega, a fin que el

proveedor subsane en forma oportuna. En la prestacin de servicios, la conformidad luego de realizado el servicio conforme ser otorgada por el rea usuaria a los trminos dentro de referencia del

mismo, salvo observaciones en la ejecucin o el resultado final del mismo, las cuales debern ser subsanadas por el proveedor otorgue para tal efecto. La conformidad de conformidad, del servicio se verifica mediante un informe o memorndum del plazo que se le

segn sea el caso, del responsable del rea usuaria. ingresados devolver los bienes y otorgada de Compra proceder la conformidad con la factura Patrimonial de la y guas para la de

En el caso de bienes; entrega, el Almacn respectivas, continuacin internados,

la Orden

a la Sub Gerencia de Abastecimiento del tramite; posteriormente previa al rea usuaria, presentacin

y Control del pedido

a la entrega de los bienes Comprobante

Salida (PECOSA) suscrita por los funcionarios

responsables. del servicio realizado por el rea y Control Patrimonial, para la por

7.18

En el caso de Servicios; otorgada la conformidad usuaria la Sub gerencia del trmite, de Abastecimiento se efectuara temporales continuacin Asimismo,

la recepcin de la factura del proveedor. independientes realizados

en el caso de servicios

personas naturales (servicio de terceros), se adjuntara el informe de actividades y el recibo por honorarios correspondiente.

7.19

La Sub Gerencia de Abastecimiento Sub Gerencia de Contabilidad documentacin sustentatoria la fase del Devengado SIAF.

y Control

Patrimonial

remitir

la Orden de anexa, a la

Servicio y/o Compra, con su respectiva documentacin

sustentatoria

para las acciones de control

previo, revisando la

anexa a la orden, para luego proceder al registro de

7.20

La Sub Gerencia de Contabilidad,

remitir

la Orden de Servicio y/o Compra a la de Pago y el girado del

Sub Gerencia de Tesorera para emitir el Comprobante cheque respectivo, para finalmente 8. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

efectuar el pago al proveedor.

8.1

La Sub Gerencia de Abastecimiento de planificar,

y Control Patrimonial

es la nica responsable

organizar, dirigir ejecutar y controlar de

los procesos de adquisicin de por todas las unidades por lo que ninguna otra bienes y/o servicios de San Juan de otras unidades por Distrital

bienes y/o contrataciones

los servicios requeridos de San Juan de Miraflores; a adquirir contrados La Municipalidad

orgnicas de la Municipalidad unidad orgnica directamente Miraflores

est autorizada gastos

y/o contratar o efectuados

con los proveedores. no asumir

orgnicas distintas a la Sub Gerencia de Abastecimiento

y Control Patrimonial.

8.2

Los funcionarios requerimientos resultado

responsables de las reas usuarias, deben tomar las previsiones de programar con la debida anticipacin sus respectivos de contratacin de bienes y servicios, a fin de que no afecte en el de acuerdo a sus metas y objetivos

del caso a efectos

de sus proyectos

o actividades,

previstos en el POI.

8.3

Los requerimientos

de contratacin

deben elaborarse

y presentarse regularizaciones

antes de la de ningn

ejecucin de la prestacin;

por tanto, no se admitirn

tipo, sin perjuicio de las responsabilidades 9. DISPOSICIONES FINALES

a que hubiere lugar.

9.1 9.2

La presente aprobacin.

Directiva

entrara

en vigencia

a partir

del da siguiente

de su

Por todo lo no previsto en la presente Directiva, ser de aplicacin a lo dispuesto en el Cdigo Civil, La Ley de Contrataciones del estado y Su Reglamento, y dems

normas generales y especificas que resulten aplicables.