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CURSO BSICO SOBRE ORGANIZACIN Y MANEJO DE ARCHIVO

CONSERVACIN NIVEL I

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NORMATIVIDAD
Ley General de Archivos. Ley 594 de 2000
Ttulo XI. Conservacin de Documentos

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Acuerdo 07 de 1994.
Reglamento General de Archivos

Acuerdo 11 de 1996.
Establece criterios de conservacin y organizacin de documentos

Acuerdo 047 de 2000

Acceso a los Documentos de Archivo conservacin
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Acuerdo 048 de 2000

Conservacin preventiva, restauracin de documentos y

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NORMATIVIDAD
Acuerdo 049 de 2000
Condiciones de edificios y locales destinados a archivos

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Acuerdo 050 de 2000

Prevencin de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo

Acuerdo 037 de 2002

Establece las especificaciones tcnicas y los requisitos para la contratacin de los servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo.
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NORMATIVIDAD
NTC 5397:2005. Materiales para documentos de archivo con soportes en papel. Ccaractersticas de calidad. NTC 4436:1998. Informacin y Documentacin. Papel para documentos de Archivo. Requisistos para la permanencia y durabilidad. NTC 2223:1986. Equipos y tiles de oficina. Tinta lquida para escribir

NORMAS TECNICAS COLOMBIANAS

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CONCEPTOS
CONSERVACIN PREVENTIVA
Prevencin de deterioros manejando el entorno

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CONSERVACIN
Correccin y estabilizacin del deterioro

RESTAURACIN
Correccin de deterioro Restitucin de valores estticos

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EL PAPEL
MATERIAL ORGNICO, FORMADO POR EL ENTRECRUZAMIENTO DE FIBRAS DE CELULOSA. (VEGETALES)

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COMPONENTES PAPEL
Fibras de celulosa Cargas
Aditivos para dar ciertas caractersticas:
Color Brillo Peso (mayor gramaje)

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Encolante
Aditivo para mantener fibras unidas y permitir la escritura
Animales Vegetales Sintticos
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DETERIORO
Deterioro o alteracin: Es toda modificacin en las caractersticas originales de un documento, ocasionadas por el paso del tiempo o por algn agente externo o interno.
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CAUSAS DE DETERIORO
FACTORES INTERNOS DE ALTERACIN
Originados por los componentes inestables en el papel, las tintas y dems materiales sustentados.

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FACTORES EXTERNOS DE ALTERACIN

MEDIO AMBIENTALES

BIOLGICOS
DESASTRES ANTROPOGENICO

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FACTORES INTERNOS DE ALTERACIN

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Naturaleza de las fibras utilizadas en la produccin del papel. Presencia de pulpas cidas, papeles producidos a partir del reciclaje.

Encolantes
Cargas

Tintas

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FACTORES INTERNOS DE ALTERACIN

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FACTORES EXTERNOS DE ALTERACIN

BIOLGICOS - Microorganismos hongos y bacterias - Moluscos - Insectos - Roedores MEDIO AMBIENTALES - Temperatura - Humedad Relativa - Luz - Contaminantes Atmosfricos - Polvo DESASTRES

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- Incendios
- Terremotos

- Inundaciones
ANTROPOGENICO - Vandalismo - Depsito - Mantenimiento

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- Manipulacin
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FACTORES BIOLGICOS
Hongos y Bacterias

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FACTORES BIOLGICOS
Insectos

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FACTORES BIOLGICOS

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Roedores y Aves

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DESASTRES
Incendios Terremotos - Inundaciones

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FACTORES ANTROPOGNICOS
Depsito y Mantenimiento

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Manipulacin Vandalismo

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FACTORES ANTROPOGNICOS

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FACTORES ANTROPOGNICOS

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FACTORES MEDIO AMBIENTALES

HUMEDAD RELATIVA (HR) Es la relacin en porcentaje entre la cantidad de vapor de agua contenida en el aire (humedad absoluta), y la que existira si, a la misma temperatura el aire estuviera saturado

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EFECTOS DEGRADANTES DE LA (HR)

Oxidacin de tintas. Desgarros. Desprendimiento de costuras. Manchas de humedad. Acidez de los soportes. Amarillamiento y deformacin del plano

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TEMPERATURA
NIVEL TRMICO DE LOS CUERPOS O DEL AMBIENTE
Los depsitos documentales deben mantenerse a una temperatura ambiente entre 15 - 20C y a una humedad relativa entre 45 - 60% (para
soporte papel)

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EFECTOS DEGRADANTES DE LA TEMPERATURA

Debilitamiento y pulverizacin de soportes. Oxidacin de tintas y soportes Aceleracin del deterioro biolgico Deformacin de plano.

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LUZ
Forma de energa de singular importancia en el deterioro de los documentos.
Rayos solares resultan sumamente nocivos. Artificial Lmpara incandescente (IR) Lmpara Fluorescente (U.V.)

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EFECTOS DEGRADANTES DE LA LUZ

- Foto-oxidacin - Cambios de coloracin de los soportes y tintas. - Debilitamiento. - Soportes quebradizos

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CALIDAD DEL AIRE

- Gases agresivos: SO2 (xido de azufre), CO,CO2, NO2 (oxido nitroso). - Algunos de estos con la humedad causan graves deterioros al formar compuestos cidos

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EL POLVO
Fuente de suciedad al entrar en contacto con manos sudorosas y grasa de la piel de los usuarios, genera manchas de dificil remocin. Interacta con los agentes biodeteriorantes.

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PROGRAMAS DE CONSERVACIN PREVENTIVA

Conocimiento de factores que determinan la preservacin y seguridad de los documentos Implementacin de estrategias y procesos permanentemente Con un presupuesto anual basado en el cubrimiento de prioridades reales Con proyectos concretos de trabajo medibles y cuantificables Sensibilizacin a todo nivel y trabajo en equipo

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PROGRAMAS DE CONSERVACIN PREVENTIVA

1. Inspeccin y mantenimiento de instalaciones 2. Control de condiciones ambientales 3. Limpieza 4. Control de plagas 5. Almacenamiento, realmacenamiento, empaste 6. Primeros auxilios

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7. Planificacin y prevencin de desastres

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PROGRAMAS DE CONSERVACIN PREVENTIVA

1. INSPECCION Y MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES - Plano de la edificacin y ubicacin de reas - Identificacin de redes de energa y agua - Determinacin de focos de humedad y calor - Identificacin de materiales y estado - Mantenimiento

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PROGRAMAS DE CONSERVACIN PREVENTIVA

2. CONTROL DE CONDICIONES AMBIENTALES

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Evaluacin del entorno climtico y el microclima: Luxmetro higrotermgrafo

Medidas correctivas: Filtros de control U.V, persianas, visillos, humidificador o deshumidificador, sistema central, ventiladores, angeos
Papel Medios magnticos Discos pticos Microfilm T 15-20C - Hr 45 - 60% T14-18C - Hr 40 - 50% T16-20C - Hr 35 - 45% T17-20C - Hr 30 - 40%
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PROGRAMAS DE CONSERVACIN PREVENTIVA

EVALUACIN
Directa Luxmetro - higrotermgrafo

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PROGRAMAS DE CONSERVACIN PREVENTIVA

3. LIMPIEZA

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- Identificacin de fuentes de polvo - Medidas de seguridad industrial para funcionarios - Limpieza puntual de polvo, material metlico y almacenamiento - Aseo de estantera - Limpieza de instalaciones - Establecimiento de cronograma peridico de limpieza
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PROGRAMAS DE CONSERVACIN PREVENTIVA

- Area con buena ventilacin e higiene. - Uso de mesa lisa , aspiradora, brochas de cerdas finas, bayetilla o tela de algodn blanca, guantes y tapabocas. - La aspiradora se emplear slo para las reas externas de las unidades que posean encuadernacin. Nunca sobre los documentos sueltos - Brochas de cerda fina, eliminando la suciedad y el polvo acumulado en la documentacin. - Una vez terminada la limpieza o durante el proceso se recomienda la eliminacin del material metlico.
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4. CONTROL DE PLAGAS

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Evaluacin de unidades, grados de deterioro y actividad Aislamiento del material Tratamiento individual con productos y procesos tcnicos Adecuacin de condiciones ambientales Identificacin de entradas de agentes biticos Sistemas de inspeccin Control y erradicacin
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PROGRAMAS DE CONSERVACIN PREVENTIVA

5. ALMACENAMIENTO, REALMACENAMIENTO Y EMPASTE - Evaluacin de tipologas y formatos (metros) - Capacidad y adaptabilidad del mobiliario - Carpetas y cajas de conservacin - Acciones de limpieza y reparaciones menores - Tipos de costura, adhesivos y materiales - Normalizacin en el uso de tintas, papel y mrgenes
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PROGRAMAS DE CONSERVACIN PREVENTIVA

6. PRIMEROS AUXILIOS
- Eliminacin de material metlico - Eliminacin de cintas adhesivas - Unin de rasgaduras - Recuperacin de plano - Eliminacin de dobleces - Desinfeccin puntual
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PROGRAMAS DE CONSERVACIN PREVENTIVA

CONTROL DE BIODETERIORO POR HONGOS Prueba de solubilidad de tintas (papel absorbente, hisopo, alcohol antisptico al 70%) Verificacin de resistencia del soporte Tratamiento puntual en la zona Adecuacin de condiciones ambientales

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PROGRAMAS DE CONSERVACIN PREVENTIVA

7. PREVENCION DE DESASTRES
Evaluacin del panorama de riesgos Internos Externos Proteccin contra el agua Verificacin de sistemas hidrulicos (canales, goteras, terrazas, ventanas) Mantenimiento de canalizaciones, evitar redes de evacuacin o suministro de agua en las placas

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PROGRAMAS DE CONSERVACIN PREVENTIVA

7. PREVENCION DE DESASTRES
Salud ocupacional Planificacin, preparacin y recuperacin Medidas de proteccin contra el fuego: detectores de humo o calor, personal de vigilancia sistema de extincin manuales, puertas corta fuego, mantenimiento de instalaciones elctricas, salidas de emergencia, medidas frente a fumadores, aislar productos inflamables, control en fotocopiadoras
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BIBLIOGRAFIA
Pautas para Diagnstico Integral de Archivos. AGN 2003

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Conservacin Preventiva en Archivos. AGN 2009

Tcnicas y Materiales para el Empaste de Documentos de Archivo. AGN 2009

- Especificaciones para Cajas y Carpetas de Archivo. AGN 2009

- Edificios de Archivo. En Clima Tropical y bajos recursos. ALA, CIA, AGN. 2003 - Principios para el Cuidado y Manejo de Material de Bibliotecas. IFLA - DIBAM. 2000

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- El Manual de Preservacin de Bibliotecas y Archivos del Northeast Document Conservation Center. DIBAM. 2000
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