Team-Faktoren-Reflexion

von Claudia Bingel / Christian Berndt Kurzbeschreibung: Das Tool untersucht sieben Faktoren fr erfolgreiche Teamarbeit und verdeutlicht die wesentlichen Zusammenhnge der Dynamik innerhalb einer Gruppe. Die Anwendung des Tools macht in kurzer Zeit Strungen besprechbar, unterschiedliche Sichtweisen transparent und bietet damit die Chance, die Teamperformance zu verbessern. Dauer: Die Dauer ist abhngig vom Ergebnis des Schrittes Bewertung und dem sich daraus ergebenden Gesprchsbedarf im Schritt Interpretation. Eineinhalb Stunden mssen mindestens eingeplant werden. Anwendungsbereiche: Das Tool kommt in der Orientierungsphase eines Workshops zum Einsatz und bietet sich generell immer dann an, wenn die Leistungsfhigkeit eines Teams gewrdigt und/oder verbessert werden soll. Die Team-Faktoren-Reflexion ermglicht Gruppen von bis zu zwlf Teilnehmern eine systematische Analyse der Ist-Situation in Bezug auf die relevanten Stellhebel fr den gemeinsamen Teamerfolg. Das Tool schafft die Basis fr einen konstruktiven Dialog und die anschlieende Ableitung konkreter Manahmen. Die Methode kann in unterschiedlichen Situationen angewendet werden: Als Standardelement im Rahmen von regelmigen Team-TVs. Hier dient das Tool einerseits einer schnellen Bestandsaufnahme, andererseits knnen auf einfache Weise Fort- und Rckschritte seit der letzten Erhebung deutlich gemacht werden. Als Controlling-Instrument, um die Entwicklung eines Teams zu untersttzen, ! wenn sich dessen Zusammensetzung verndert hat oder wenn das Team als Ergebnis eines Change-Prozesses erst seit Kurzem existiert, ! wenn sich die zu bewltigenden Aufgaben grundlegend verndert haben, ! wenn ein Team seit einiger Zeit mit vernderten Rahmenbedingungen zurecht kommen muss. Als Untersttzung von Projektteams, um die Arbeitsfhigkeit zu erhalten, wenn im Verlauf eines Change-Prozesses Unwuchten festgestellt werden, die sich z.B. uern in ! Endlos-Diskussionen ber die Sache, das Vorgehen ! Sinken der Moral, nachlassendem Engagement Die Team-Faktoren-Analyse ermglicht eine effektive Zwischenbilanz. Als Einstieg in eine Krisenintervention, wenn entweder die Leistung eines Teams dramatisch nachlsst und/oder Konflikte zwischen den Mitgliedern offensichtlich werden. Als Feedbackinstrument, wenn ein Vernderungsprozess zum Abschluss reflektiert und ausgewertet werden soll.

Zielsetzung/Nutzen: Das Tool zielt darauf ab, die Teamleistungsfhigkeit zu steigern. Die Team-FaktorenReflexion verschafft den Workshopteilnehmern ein schnelles Stimmungsbild, wie die einzelnen Erfolgsfaktoren von den Teammitgliedern subjektiv erlebt werden. Gleichzeitig ermglicht die Intervention auch das Besprechen von kritischen Punkten und das Verabreden konkreter Manahmen. Es wird mglich, die Teamleistung aus einer Meta-Ebene zu betrachten, Ansatzpunkte fr Verbesserungen zu finden und steuernd einzugreifen. Ein wesentlicher Nutzen der Team-Faktoren-Reflexion besteht darin, dass sie bei der Beantwortung der komplexen Fragestellung Was alles luft schief und muss verbessert werden? fr eine klare Struktur und ein systematisches Vorgehen im Workshop sorgt sowohl in der Analyse als auch in der anschlieenden Themenbearbeitung. Ausfhrliche Beschreibung: Die Anwendung des Tools erfolgt in vier Schritten. Der Ablauf wird im Folgenden am Beispiel einer Gruppe operativ arbeitender Mitarbeiter in der Kundenbetreuung beschrieben, die im Rahmen eines Change-Projekts neu strukturiert wurde. Schritt 1: Vorbereitung und Anmoderation Der Moderator prsentiert den Teilnehmern eine vorbereitete Visualisierung der Faktorenanalyse und erlutert zunchst das Modell.

Team-Faktoren -Reflexion
Rahmenbedingungen: ! Wie haben sich die Rahmenbedingungen verndert? Und was bedeutet das f r uns? ! Welche st renden Einfl sse gibt es von auen? Rahmenbedingungen Ziele/Aufgaben: ! Inwieweit kennt jeder seine Aufgaben bzw. die Aufgaben der anderen? ! Inwieweit kann ich meine Aufgabe erledigen? ! Woran erkennen wir, dass wir dem Ziel n her kommen?

Ziele/Aufgaben

Fhigkeiten: ! Inwieweit bin ich f hig meine Aufgaben zu erledigen? ! Ist meine Qualifizierung ausreichend?

Vorgehensweise: ! Ist allen unsere Vorgehensweise klar? ! Wie zielf hrend ist unsere Vorgehensweise? ! Verwenden wir teamfreundliche Methoden? (Moderierte Meetings, Informationsaustausch zu wichtigen Themen, gegenseitige Pr sentation)

Vo rg eh

en

en

eit

sw

gk

ei

F hi

se

Rollen Rollen: ! Welche Rollen habe ich in der Gruppe bernommen? ! Bin ich damit einverstanden? ! Ber cksichtigen wir die unterschiedlichen St rken unserer Teammitglieder?

Spielregeln

Beziehungen Beziehungen: ! Welche Konflikte oder Meinungs verschiedenheiten gibt es im Team? ! Wie gut arbeiten wir als Team zusammen?

Spielregeln: ! Haben wir Spielregeln vereinbart? ! Wie gut werden sie gelebt? ! Taugen unsere gelebten Spielregeln?

Optimierungs -Bedarfs -Einsch tzung:

1= wenig/kein Bedarf

2= mittlerer Bedarf

3= hoher Bedarf

Abb. 1: Die Teamfaktoren

Sie sitzen hier mit Ihrer Fhrungskraft und Ihren Kollegen, mit denen Sie seit wenigen Wochen eine neue Arbeitsgruppe bilden. Vieles hat sich fr Sie in der letzten Zeit gendert. Sie wollen sicherlich in erster Linie einen guten Job machen. Vielleicht haben Sie auch schon festgestellt, dass das manchmal wie von selbst geht und manchmal zh wie Kaugummi ist. Wahrscheinlich ist Ihnen schon aufgefallen, dass die Grnde, wieso etwas nicht optimal luft, sehr unterschiedlich sein knnen. Zum Beispiel hngt es davon ab, inwieweit die Rahmenbedingungen stimmen, inwieweit die Vorgehensweisen, nach denen Sie arbeiten, hilfreich sind, und auerdem von Fragen wie: Sind Ihnen Ihre Ziele klar? Wei jeder was seine Aufgabe und seine Rolle im Team ist? Wichtig ist auch das Thema Fhigkeiten wie gut fhlen Sie sich fr die zu bewltigenden Aufgaben qualifiziert? Ebenso wichtig ist die Frage: Wie gehen wir miteinander um? Wie sind die Beziehungen im Team sind wir gut arbeitsfhig und stimmen unsere Spielregeln? Anschlieend stellt der Moderator den Ablauf vor: Wahrscheinlich mssen alle diese Faktoren erfllt sein, um eine gute Teamleistung und ein motivierendes Arbeitsklima zu ermglichen. Jetzt wollen wir diese sieben Faktoren genauer betrachten. Der Prozess wird Ihnen helfen herauszufinden, wo Sie im Moment stehen bzw. wohin Sie sich als Team entwickeln mchten.

Der Moderator hndigt den Teilnehmern je ein Arbeitsblatt aus, auf welchem die zuvor prsentierte Visualisierung der sieben Teamfaktoren abgebildet ist. Bitte nehmen Sie sich nun ein wenig Zeit und bewerten Sie auf Ihrem Arbeitsblatt den Optimierungs-Bedarf auf einer Skala von 1-3, wobei 1 bedeutet, dass kein oder nur geringer Verbesserungsbedarf besteht, und 3, dass hoher Bedarf besteht. Anschlieend tragen Sie Ihre Einschtzungen bitte hier vorn an der Pinnwand ein. Bearbeiten Sie bitte Ihr Blatt fr sich allein und tauschen Sie sich noch nicht mit Ihren Kollegen aus Der Moderator beantwortet eventuelle Verstndnisfragen und gibt den Teilnehmern dann ausreichend Zeit, die Bewertung vorzunehmen. Schritt 2: Bewertung und Visualisierung Wenn die Teilnehmer fr sich die Bewertung abgeschlossen haben, bittet sie der Moderator (je nach Gruppengre) einzeln nacheinander oder maximal zwei bis drei Personen gleichzeitig nach vorne zu kommen und die Werte an der Pinnwand einzutragen. Die Fhrungskraft wird gebeten, ihre Einschtzung zuletzt einzutragen. (Diese Vorgabe ist immer dann wichtig, wenn zu befrchten ist, dass das Verhalten bzw. die Meinungen der Fhrungskraft im Team einen gewissen Konformittsdruck erzeugen knnten.)
Strken und Schw chen unseres Teams - wir verschaffen uns einen berblick
Rahmenbedingungen: ! Wie haben sich die Rahmenbedingungen verndert? Und was bedeutet das f r uns? ! Welche st renden Einfl sse gibt es von auen? Rahmenbedingungen
Vo

3 22 233 3 3 3
Ziele/Aufgaben

Ziele/Aufgaben: ! Inwieweit kennt jeder seine Aufgaben bzw. die Aufgaben der anderen? ! Inwieweit kann ich meine Aufgabe erledigen? ! Woran erkennen wir, dass wir dem Ziel n her kommen?

en

23 2 1 1 3 31 3

Fhigkeiten: ! Inwieweit bin ich f hig meine Aufgaben zu erledigen? ! Ist meine Qualifizierung ausreichend?

1 1 12 1 1 1 1 1
gk F hi

1 2
en

1 11 2 1 3 1
se

Vorgehensweise: ! Ist allen unsere Vorgehensweise klar? ! Wie zielf hrend ist unsere Vorgehensweise? ! Verwenden wir teamfreundliche Methoden? (Moderierte Meetings, Informationsaustausch zu wichtigen Themen, gegenseitige Pr sentation)

rg eh

eit

sw

ei

Rollen Rollen: ! Welche Rollen habe ich in der Gruppe bernommen? ! Bin ich damit einverstanden? ! Ber cksichtigen wir die unterschiedlichen St rken unserer Teammitglieder?

1 1 2 1 2 12 1 2

Spielregeln

1 1 1 1 1 1 2 1 1
Spielregeln: ! Haben wir Spielregeln vereinbart? ! Wie gut werden sie gelebt? ! Taugen unsere gelebten Spielregeln?

1 2 1 1 1 1 Beziehungen 12
1
Beziehungen: ! Welche Konflikte oder Meinungs verschiedenheiten gibt es im Team? ! Wie gut arbeiten wir als Team zusammen?

Optimierungs -Bedarfs -Einsch tzung:

1= wenig/kein Bedarf

2= mittlerer Bedarf

3= hoher Bedarf

Abb. 2: Die Bewertung der Teamfaktoren durch die Teilnehmer

Schritt 3: Interpretation des Ergebnisses Der Moderator ldt zu einem ersten gemeinsamen Blick auf das Ergebnis ein:
4

 Was fllt Ihnen Besonderes auf, wenn Sie das Gesamtergebnis betrachten? Was geht Ihnen jetzt durch den Kopf?

Ziel dieser ersten Runde ist das Erfahren der ersten Eindrcke, Erleichterungen oder des Erstaunens. Es geht zunchst eher um die emotionale Kenntnisnahme. Eventuell kann hier auch angesprochen werden, wie es dem Einzelnen bei der Bewertung erging. In unserem Beispiel wurde sichtbar, dass viele Faktoren einhellig positiv beurteilt wurden, und nur wenige Teamfaktoren unterschiedlich bewertet wurden. Der Moderator macht deutlich, dass es anscheinend keine Wahrheit ber das Team gibt, sondern lediglich verschiedene Wahrnehmungen. Jeder Teilnehmer hat seine eigenen Sichtweisen und achtet auf die Aspekte, die ihm subjektiv wichtig sind. Schritt 4: Verstehen der unterschiedlichen Sichtweisen Im nchsten Schritt geht es darum, dass jeder die Hintergrnde oder Beweggrnde sowohl fr die hnlichen als auch fr die unterschiedlichen Bewertungen versteht. Ziel ist es, ein differenziertes Meinungsbild herzustellen. Der Moderator fragt das Team: Welchen Faktor sollten wir als erstes betrachten? Grundstzlich entscheidet das Team ber die Reihenfolge der Bearbeitung. Der Moderator achtet allerdings im Prozess darauf, dass auf jeden Fall gengend Zeit fr die Betrachtung aller Faktoren mit aufflligen Bewertungen bleibt. In unserem Beispiel entscheidet sich die Gruppe dafr, zunchst den Faktor Rahmenbedingungen zu bearbeiten, da hier die Bewertungen stark variieren. Dieser Faktor wurde 3x mit 1, 2x mit 2 und 4x mit 3 bewertet. Der Moderator ldt die Teilnehmer nun dazu ein, ihre Bewertungen zu kommentieren: Gerade bei voneinander abweichenden Bewertungen ist es interessant zu erfahren, was bei den einzelnen zu diesen Bewertungen gefhrt hat bzw. welche Beobachtungen hinter diesen Bewertungen stecken. Lassen Sie uns mal etwas genauer auf die Rahmenbedingungen schauen: Wer will einfach mal erklren, wie er zu seiner Bewertungen gekommen ist? Die anderen drfen selbstverstndlich Verstndnisfragen stellen. Der Moderator gibt Raum fr persnliche Statements. Er achtet darauf, dass die Gruppe nicht gleich in Detaildiskussion mit Rechtfertigungen und Begrndungen einsteigt. Er macht deutlich, dass es in diesem Schritt um das gegenseitige Verstehen der Einschtzungen geht, und nicht darum Recht zu haben oder andere zu berzeugen. Die Fhrungskraft sollte hier ein gutes Beispiel sein und auf keinen Fall den Chef herauskehren. Stattdessen sollte sie aufmerksam und bewertungsfrei zuhren, eventuell nachfragen, um Beispiele bitten und sich fr die offenen Worte bedanken. In unserem Beispiel spricht der Moderator auch den Teamfaktor Aufgaben an, weil dieser berwiegend mit hohem Handlungsbedarf versehen wurde. Hier wurde klar, dass die Einschtzungen der Teammitglieder zwar sehr dicht beieinander liegen, die Hintergrnde trotzdem sehr unterschiedlich sind. Der Moderator markiert an der Pinnwand, welche Faktoren nach Ansicht der Gruppe nicht weiter bearbeitet werden mssen (!) und zu welchen Handlungsbedarf (!) besteht. Jetzt kann im weiteren Verlauf des Workshops die gezielte Erarbeitung von Manahmen zu den einzelnen Faktoren erfolgen.

Die Leitfragen fr den nchsten Prozessschritt knnten lauten: Worin besteht konkret der Handlungsbedarf? Was genau wollen Sie tun, damit besser luft? Welche Vereinbarungen bentigen Sie, damit Sie dies besser hinbekommen? Wie werden Sie die erfolgreiche Umsetzung Ihrer Vereinbarungen berprfen und sicherstellen? Der Moderator achtet darauf, dass nur solche Manahmen verabredet werden, die das Team auch selbst einleiten und umsetzen kann. In unserem Beispiel konzentrierte sich die Gruppe vor allem auf die Aufgaben und verabredete unter anderem, eine gemeinsame Datei zu erstellen, in der jedes Teammitglied seine Aufgaben dokumentiert und einmal wchentlich den aktuellen Stand berichtet. Zur berprfung wurde das Thema als Tagesordungspunkt auf die Agenda des nchsten Meetings gesetzt. Voraussetzungen/Kenntnisse: Der Moderator bentigt insbesondere fr Schritt 4 etwas Routine in der Moderation von Gruppenprozessen. Eine gewisse Offenheit des Teams und die intellektuelle Reife, sich mit dem Modell auseinanderzusetzen, ist erforderlich. Kommentar/Erfahrungen: Der Moderator kann die Prozessqualitt, die Atmosphre und die Ergebnisse positiv beeinflussen, indem er auf der Sach- und Selbstoffenbarungsebene aktiv zuhrt: ! Wenn ich Sie richtig verstehe, dann strt Sie, dass ! Sie sind also unzufrieden mit . nachfragt und fr Przisierung sorgt: ! Was meinen Sie konkret damit? ! Was genau bedeutet ? die Blickwinkel der anderen erfragt (auer bei Fhigkeiten) ! Gibt es hierzu andere Sichtweisen? ! Was meinen die anderen dazu? Schweigen aushlt sich mit den Beitrgen ernsthaft auseinandersetzt und versucht die Hintergrnde zu verstehen. Das heit weder, dass er alles gutheien soll, noch dass er allen Wnschen der Teilnehmer entsprechen muss. Sehr sensibel ist der Umgang mit den Ergebnissen beim Teamfaktor Fhigkeiten. Hier hat der Moderator eine besondere Schutzaufgabe. Wenn nur ein Teil der Gruppe oder gar eine einzelne Person Qualifizierungsbedarf signalisiert, so ist es in der Regel sinnvoll, die erforderlichen Manahmen nicht im Workshop zu diskutieren, sondern einen Gesprchstermin zwischen Fhrungskraft und Mitarbeiter(n) zu vereinbaren. Eine Bearbeitung des Themas innerhalb des Workshops kann jedoch durchaus sinnvoll sein, wenn nahezu das gesamte Team Handlungsbedarf beim Teamfaktor Fhigkeiten sieht. Dies kann beispielsweise dann der Fall sein, wenn einem Team neue Aufgaben oder Kompetenzen

bertragen wurden, ohne die hierzu erforderliche Qualifizierung sicherzustellen (z.B. im Rahmen der Einfhrung von Gruppenarbeit) Technische Hinweise: Rumliche Voraussetzungen: Fr die Erarbeitung der Faktorenanalyse ist jeder Raum geeignet, der Platz fr Pinnwand, Flipchart sowie einen Stuhlkreis oder Tische in U-Form hat und einen geschtzten Rahmen bietet. Ausstattung: Pinnwand zur Visualisierung, Flipchart fr Manahmen, Stifte Fotoapparat zur Dokumentation / Fotoprotokoll Vorbereitung: Auf einer Pinnwand das Modell visualisieren Arbeitsblatt mit Team-Faktoren-Reflexion vorbereiten (Kopie fr jeden Teilnehmer) Quellen/Weiterfhrende Literatur: Das Tool basiert auf dem Vier-Faktoren-Modell - auch Dynamische Balance genannt - aus der Themenzentrierten Interaktion (TZI), die von Ruth Cohn entwickelt wurde. Barbara Langmaack (2000). Wie die Gruppe laufen lernt: Anregungen zum Planen und Leiten von Gruppen. Ein praktisches Lehrbuch. Weinheim und Basel: Beltz Verlag. Barbara Langmaack (3. Auflage 2004). Einfhrung in die Themenzentrierte Interaktion: Leben rund ums Dreieck. Weinheim und Basel: Beltz Verlag.