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CONTROL INTERNO NOMINA Y GASTOS RELATIVOS (TODOS LOS DEPARTAMENTOS DEL HOTEL. La nomina es el gasto mas elevado en la operacin hotelera. Su abatimiento se logra con medidas anticipadas para controlar el gasto, y con productividad. Las medidas aqu descritas se aplican a todos los departamentos que utilizan recursos humanos. Las causas ms comunes de prdidas en el manejo de nomina: Contratacin de personal sin la experiencia requerida. Falta de capacitacin al personal. Falta de planeacin de los roles de trabajo, evitando el exceso de recursos humanos, principalmente en poca de baja ocupacin. Descontrol en la autoridad de tiempo extra. Falta de programacin para la toma de vacaciones del personal de todos los niveles. Omitir las firmas del gerente y del contralor en la nomina, quienes debern hacer pruebas selectivas de clculos antes firmarla. No vigilar continuamente la relacin entre el numero de empleados y el de cubiertos vendidos o la de cuartos ocupados, para ir adecundola planilla base. No observar la relacin entre el costo de la nomina y los ingresos departamentales, para determinar si estn dentro de los estndares; si no es as, tomar alguna accin inmediata. Falta de un control riguroso de la hora en que el empleado entra y sale de la fuente de trabajo. No tener disponibles rutinas de trabajo para hacer ms eficientes las labores. Falta de autoridad gerencial previa en el caso de altas de personal. Insuficiencia en la provisin para vacaciones del personal en general. No tener integrada la comisin de higiene y seguridad. Falta de una hoja de baja (en el caso de empleados que dejan el hotel), donde se marque que devuelven todo el equipo, que pagan sus adeudos y que se recaba la firma de todos los jefes de departamento involucrados como constancia de lo anterior.

Falta de recibos de resguardo de equipo, uniformes, llaves, manuales, etctera, donde se establezca que sern devueltos al hotel al terminar la relacin laboral. No hacer los movimientos necesarios para evitar la sustitucin del personal en los periodos de vacaciones. Falta de control de los salarios no reclamados. Malas negociaciones con los sindicatos, Falta de programas de incentivos y motivacionales par ale personal. Falta de bajas oportunas en el seguro social y planes de previsin social en casos de renuncia o separacin de empleados.

FORMAS PARA AHORRO EN LA NOMINA Y GASTOS RELATIVOS. Efectuar una buena seleccin al contratar al personal, poniendo atencin especial en aquellos candidatos con posibilidad de desarrollo. Establecer un nuevo programa permanente de capacitacin en todos los niveles, de acuerdo con las necesidades detectadas. Formular la descripcin de puestos y/o rutinas de trabajo que servirn como base de entrenamiento inicial al colaborador. Integrar la comisin de higiene y seguridad con el fin de que, mediante sus juntas, recorridos y acuerdos, se tomen medidas preventivas para evitar enfermedades y accidentes costosos par la empresa. Integrar programas de incentivos y motivacin para todo el personal en general. Autorizar de parte del gerente general, todas las altas del personal, despus de haberse preguntado varias veces Es realmente necesario esta posicin? Instituir un sistema de vales de resguardo de enseres entregados al empleado, que incluya: equipo de trabajo, uniformes, manuales, llaves, etctera, aclarando que son propiedad del hotel y que sern devuelto a al separarse el empleado por cualquier causa. Disear una forma de baja, para usarse en el caso de separacin de un empleado, donde se haga constar mediante las firmas correspondientes que el colaborador saliente devolvi herramientas, uniformes, manuales, etc... y que liquido adeudos con la empresa. Esta forma estar afirmada por los jefes de departamentos involucrados. Verificar que el empleado siguiente ha sido dado de baja en el seguro social y en cualquier otro plan de seguridad social, para no tener que pagar cuotas innecesariamente. Planear con toda atencin los roles de trabajo, tomando en cuenta los periodos de mayor movilidad para reforzar las estaciones. Los horarios

escalonados son recomendables en esta planeacin. Se consideran las horas de menor movimiento para no tener empleados ociosos. En los hoteles donde baja la ocupacin en das festivos, se disminuir la nomina al mximo permisible para evitar los pagos dobles o triples. Autorizar previamente, por parte del gerente, todo tiempo extra, cerciorndose de que realmente es necesario. Programar las vacaciones de todo el personal con un calendario anual, evitando la acumulacin de esta prestacin y tener que cubrirlas con base en los ltimos salarios. Evitar el sustituir el personal de vacaciones, si esta medida no afecta al servicio. Vigilar que la provisin para el pago de vacaciones sea suficiente, evitando as que ejercicios futuros sean efectuados por deficiencias en el calculo de esta provisin el su periodo correspondiente. Establecer un sistema de depsito inmediato de salarios no reclamados, evitando que queden los cheques o efectivos en caja o escritos sin ningn control. Recabar invariablemente las firmas del gerente y del contador en las nominas, quienes har pruebas selectivas de calculo y tiempos laborados por algunos trabajadores. Analizar la relacin entre los cubiertos vendidos y el numero de empleados de los centros de consumo, para determinar si la productividad va en plan ascendente o descendente. Observar la relacin entre el costo de la nomina y los ingresos departamentales, para determinar si estn dentro de los estndares; si no, tomar las medidas necesarias.

VENTAS Y MERCADEO Las erogaciones del departamento de ventas y mercadeo siempre han sido motivo de discusin, segn quien haga la apreciacin. Sin embargo, el monto de la inversin (no gasto) en este departamento ser bien aprovechado en la medida que se estudie con detenimiento y destreza los conceptos en que se va a aplicar el presupuesto de promocin y publicidad. Hay que estudiar con detenimiento el concepto en que se aplica el presupuesto destinado a promocin y publicidad y adicionalmente, es necesario observar los puntos que se menciona a continuacin, para lograr una mejor utilizacin d ellos recursos dedicados a este departamento. FORMAS DE AHORRAR EN EL AREA DE VENTA Y MERCADEO

Integrar un plan de mercadeo que tenga como mnimo: Los objetivos a lograr anualmente Estrategias y tcticas claramente establecidas, estas deben ser cuantificables para facilitar su monitoreo. El presupuesto. Revisar completamente la instrumentacin y avance de las estrategias y tcticas, Revisar la integracin y el avance de los planes de accin, tanto inmediatos como de corto plazo. Comprobar que el personal de ventas se dedique de tiempo completo a vender y evite las distracciones que pueda provocar su intervencin en las labores de otros departamentos. Establecer un control de distribucin de folleteria, cerciorndose de que este es bien utilizado. Conjuntar pedidos de folleteria y otros materiales impresos de diversas unidades, par abatir costos mediante el volumen ordenado. Instituir un programa de relaciones pblicas para ser desarrollado en el departamento de ventas o por el gerente y sus principales colaboradores. Instituir el programa vendiendo en casa con la participacin de todo el personal; en el se debe incluir aspectos como: capacitacin en ventas personales y planes de incentivos, etc. Hacer pruebas de efectividad en cuanto a capacidad de informacin telefnica y cierre de ventas, en el o los departamentos de reservacin. Estas pruebas deben de ser peridicas, principalmente en casos de cambio de personal. Si se reporta deficiencias del personal, debern tomarse las medidas necesarias. Investigar si todo el mercado potencial se ha determinado y si existen acciones bien planeadas para explotarlo. Determinar la efectividad del esfuerzo promocional y de ventas, mediante anlisis de los datos estadsticos correspondientes y su comparacin con los objetos establecidos. Verificar que las polticas de ventas estn actualizadas y que no se sean demasiado estrictas para no bloquear los cierres. Esto se refiere a requerimientos de depsitos y cancelacin, cargos por no show, cortesas en grupos etc. la idea es tener condiciones acordes don la necesidades del mercado. Organizar el comit de ventas y mercadeo, involucrando a jefes de otros departamentos para exponer, comentar y decidir a cerca de ideas de promocin. Es sorprenderte el nmero de propuestas que se

escuchan en estas reuniones, para los cual es necesario crear un ambiente participativo. El resultado es que se obtienen magnificas ideas y los participantes se sienten motivados porque son escuchados. Redactar contratos bilinges, sencillos y claros, para mayoristas cuentas comerciales, operadores, charters, etc., que facilitan el cierre de ventas. Los instructivos de operaciones deben de ser formulados en cada hotel, pero siguiendo el mismo tenor de claridad. Instituir un programa conjunto de publicidad entre varios hoteles, que compartan los mismos medios o publicaciones, para abatir el precio de la publicidad. Verificar que el pago de comisiones a agentes de viajes se hagan a tiempo, para evitar que dejen de enviarnos negocios. Capacitar el personal de servicios de alimentos y bebidas, recepcin, servicio a cuartos y reservaciones, para que promuevan las ventas en personas y por telfono. Establecer un control de cierre de fechas para los sistemas de reservacin, representantes, mayoristas, etc., solo con la autorizacin gerencial, dejando abierto preferiblemente aquellos sistemas que venden la mejor tarifa. Cerciorarse de que todos nuestros representantes y oficinas de reservacin tienen informacin actualizada de nuestras tarifas y paquetes, as como en folleteria general.

MANTENIMIENTO Y ENERGETICOS La forma mas efectiva de ahorrar en este departamento es el crear y mantener un departamento de mantenimiento preventivo, acompaado de una labor de supervisin, tanto del jefe de mantenimiento como del gerente general.

Mantenimiento El observar los trabajos de albailera, pintura, carpintera, plomera y otras especialidades, con el apoyo de buenos tcnicos en la materia, nos permitir mantener un hotel en buenas condiciones fsicas. La seleccin de buenas marcas de maquinaria y equipo cuyos proveedores nos garanticen un buen servicio de mantenimiento y refacciones, evitara que tengamos que hacer inversiones en situaciones de equipo, anticipadamente.

A lo anterior se debe de agregar el conocer bien las especificaciones del equipo adquirido para lograr su mayor duracin, as como el buen aprovechamiento de los energticos. En este manual no se pretende invadir las reas tcnicas especializadas que intervienen en el buen funcionamiento de una instalacin hotelera. Es una gua de aspectos que son sencillos de entender por el administrador hotelero que realmente esta interesado en conservar su hotel operando con buena apariencia, trabajando con eficiencia y con clientes satisfechos.

FORMAS DE AHORRAR EN EL AREA DE MANTENIMIENTO Revisar que los tanques de agua caliente y la tubera de la lavandera estn perfectamente aislados, para evitar que se pierda temperatura y aumente el gasto correspondiente. Drenar los tanques de agua caliente dos veces al ao o con mayor frecuencia, sil agua contienen mucha impureza y sales, instituir que la entrega de herramientas a operarios solo se efecta mediante vale de resguardos en el cual se establezca la responsabilidad econmica de los empleados en caso de perdida. Levantar mensualmente inventarios de herramienta, para determinar faltantes d y establecer las responsabilidades correspondientes, tomando acciones correctivas en caso de diferencias significativas. Establecer la poltica de inspeccionar peridicamente un cierto numero de cuartos (dependiendo su numero en el hotel), para detectar los detalles menores de mantenimiento y as evitar mayores daos. Estas inspecciones deben de hacerse por todos los jefes de departamento, capacitados y dirigidos por el gerente general. Programar la limpieza de extractores y su filtro para eficientar su rendimiento y aumentar su vida til. Observar un programa de la ubicacin de baleros as como de revisar la tensin de las bandas para aumentar la vida til de este equipo.

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