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november ag

IT Kosten Reduktion

Was wir von der guten Fee gelernt haben

Sommer, 2009
Das Märchen von der Fee und dem CIO

Es war einmal ein CIO. Er hiess Carlo Lever, war ein zuverlässiger und guter
Mann. Er liebte die IT. Eines Nachts erschien ihm eine Fee und sagte zu ihm:“
Lieber Carlo, ich habe Dich als guten Menschen und fähigen CIO gesehen,
deshalb möchte ich Dich belohnen. Ich vertraue Dir eine komplette gut
organisierte IT an; sie wird dem Geschäft nutzen und alle werden Freude haben.
Du kannst sie wachsen lassen, aber lass sie nicht zu gross werden. Wenn Du
Teile davon abschneidest, wird sie wieder wachsen. Aber gib acht, schneide
nicht zu viel aufs Mal ab. Wenn Du gut zu ihr schaust, wirst Du fürstlich belohnt
werden“ …

Die Zeit verging, das Umfeld wurde schwieriger, ein neuer CEO, K. Rise kam an Bord und C. Lever musste
wie alle anderen Kosten senken. Obwohl er Projekte und Aufträge stoppte und Personal entliess war der
CEO noch nicht zufrieden.
Die Fee erschien an einem grauen und kalten november Abend wieder. „Wie geht es mit deiner IT?“, fragte
sie. „Ich spare und schneide ab“ antwortete der CIO „aber ich weiss nicht, wie weit ich gehen kann und das
macht mir Sorgen“.
„Und was, wenn ich bei einem Aufschwung wieder schnell bereit sein muss“? „Es freut mich, dass Du Dir
solche Gedanken machst“, antwortete die Fee. „Wachsen hängt nicht nur vom Samen ab, sondern
ebenfalls von den Umgebungsbedingungen, wie ein projektfreundliches Umfeld, Leute am richtigen Platz
sowie eine angemessene langfristige Ausrichtung. Setzt Du Dich genügend dafür ein?“

Sie gab Ihm ein Paket Folien, die der CIO am nächsten Tag der Geschäftsleitung präsentierte…

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Erhöhter Druck Kosten zu senken

Interne und Externe Faktoren verlangen ein schnelles Handeln der Informatik

ƒ Das heutige wirtschaftliche Umfeld zwingt viele Unternehmen zur Kostenreduktion. Die
Informatik steht dabei sehr häufig im Fokus.
ƒ Informatik Organisationen müssen sich dabei einem Momentum stellen, das sowohl von
intern wie von extern auf sie einwirkt.

EXTERN INTERN
• Rezession • Erhöhtes Kostenbewusstsein
• Kreditlücke • Liquiditätsengpass
• Kursrückgang an der Börse • Budgetkürzungen
• Alle Sparen • Auftragseinbruch
• Entlassungen in anderen • Reduzierte Einnahmen
Firmen • Geänderte Prioritäten (z.B. IT ist nicht
mehr so wichtig)

Anforderung IT
Kosten zu senken

november ag nutzt einen umfassenden Ansatz, der unerwünschte Nebenwirkungen minimiert

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Situationsanalyse

Welcher Schlüsseltrieber zwingt uns IT Kosten zu senken?

Kosten sind zwar fair aber das Kosten sind zu hoch und
ganze Unternehmen hat ein entsprechen nicht den Kosten sind zu hoch
Kostenproblem geleisteten Diensten

ƒ Auftragseinbruch ƒ Benchmarking zeigt ƒ Unternehmens-


ƒ Geänderte Prioritäten Sparpotentiale Anforderungen und IT
ƒ Kostenentwicklung Dienstleistungen sind
korreliert nicht mit der nicht abgeglichen
Serviceentwicklung ƒ Strategische
Neuausrichtung des
Unternehmens
Systematisches IT besitzt einen
Kostenproblematik ist
Kostenproblem reduzierten Wert
temporär
Æ Effizienz Æ Effektivität

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Wege um Kosten zu reduzieren

Ein Überblick bezüglich Zeithorizont, Risiken und Wirkung

Weg Treiber Charakteristika


Zeithorizont 2 – 3 Monate
IT Kosten müssen sehr schnell gesenkt Risiko Signifikant
Kosten werden. Service Reduktion wird in Kauf Investment
schneiden Keine
genommen.
Wirkung Kurzfristig, nicht anhaltend
Zeithorizont 2 – 3 Monate
Kosten Risiko Mittel
IT Kosten dürfen nicht mehr ansteigen
einfrieren Investment Keine
Wirkung Kurzfristig, nicht anhaltend

IT Kosten werden durch Anpassungen Zeithorizont 6 – 24 Monate


Kosten des Umfeldes, der Prozesse und der Risiko Tief
optimieren Architektur gesenkt Investment Notwendig
Æ Signifikante Investitionen Wirkung Fokussiert und nachhaltig
Eine grundlegende Neuausrichtung der Zeithorizont 9 – 30 Monate
Strategisches Informatik via Governance, Tief
Risiko
IT Kosten Kostenstruktur, Sourcing,
Management Applikationsportfolio führt zu einer neuen Investment Signifikant
angepassten Kosten/Nutzenstruktur Wirkung Unsicher

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Kosten Reduktion Kurz-, Mittel-, Langfristig

Kosten schneiden ist schnell aber riskant, optimieren ist eine Investition

Kosten Trend der IT Kosten

Angepasste
IT Kosten Entwicklung
Minimale Kosten eines
verlässlichen IT Umfelds

Zeit
Kurzfristig Mittelfristig Langfristig
Klare Botschaft Ressourcenoptimierung Strategische Ausrichtung

...Ausgabenbremse ...Überwachung und Steuerung von ... Durch Governance, Portfolio und
Projekten, Mitarbeitern, Lieferanten, Stakeholder Management
etc.

sofort wirksam, nicht nachhaltig Nachhaltiges IT Kosten Reduktions- Akzeptiertes IT-Kostenniveau


Potential

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Einige Hauptkostentreiber

Einflusspotentiale durchkämmen Kurzfristig vs. Langfristig

• Prioritäten (inkl. Projektportfolio)


• Lifecycle Management
• Transparenz der Kosten
• Technische vs.
• Level of control
funktioneller Qualität
• Bewusstsein des Business
• Modularität
Systeme Strategie • Governance/ Verantwortlichkeiten
• Zentralisation

Leistungen • Service Levels


Personen • Projekt Management
• Anforderungen an Qualität,
Technologie Sicherheit und Compliance
• Training (Benutzer) • Disaster Recovery
• Fluktuation
• VIP
• Netzwerk
• Sabbaticals
• Standards (HW, SW, OS, Apps)
• Temporäre
Saläranpassungen • Lizenzen
• Wissen und Können (der IT) • Altsysteme
• Proprietary vs. Open

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Fokusbereiche

Müssen im Zusammenhang von Zeithorizonten und Risiken gewählt werden

Kurz- bis Mittelfristig Langfristig

ƒ Dezentralisierte Systeme ƒ Systeme & Architektur


- Multiplikatoreffekt - Altsysteme
- Divergenz - Modularität
- Netzwerk - Thin client Architektur
ƒ Verhaltensweisen - Standard Software
- Berichterstattung (Arbeit geleistet, Status, ƒ Kultur
Beschwerden, etc.) - Governance, Verantwortlichkeiten
- Verlässlichkeit (Termine, Verpflichtung) (Personen vs. Ausschüsse)
- Koordination, Kommunikation - Projekt Management Kultur
- 80/20 Regel ƒ Sourcing
ƒ Externe Lieferanten - Intern / extern
- Anzahl externer Mitarbeiter - Outsourcing / Insourcing
- Eingekaufte Dienstleistungen - Schlüsselkompetenzen und Fähigkeiten
- Zufriedenheit

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Kurz- bis mittelfristige Aktivitäten
Strategie

ƒ Erarbeiten der Kostentransparenz (laufende & geplante)


ƒ Erhöhen der allgemeinen Kontrolle (intern & extern) ƒ Klare Botschaft
ƒ Service Levels überprüfen (braucht es ‘Gold’?) ƒ Schnelle Handlung
Leistng.

ƒ Priorisieren von Projekten, die einen schnellen ROI


liefern, stoppen/verschieben der anderen ƒ Sicherung des
ƒ Analysieren/anpassen der erforderlichen Bandbreite Basisbetriebes
Technol.

ƒ Abschaffen des ‘roaming’, Notebook verbreitet einsetzen


ƒ Aufsetzen und
ƒ Lizenzen optimieren
ƒ Reduktion der BlackBerries und sonstiger ‘Gadgets’
Budgetbeschaffung
für mittel- bis
Systeme Personen

ƒ Reduktion der externen Mitarbeiter


ƒ Analyse der Helpdesk Reports, Benutzertraining
langfristige
ƒ Klärung und Kommunikation des ‘VIP’ Status Massnahmen

ƒ Auslassen eines Migrationsschrittes


ƒ Kontrollierter Shutdown selten benutzter Systeme

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Erfolgsfaktoren

... Erwartungen und Zielen


ƒ Auftrag und Unterstützung - Schneiden, Einfrieren, Optimieren?
durch das obere Management - Wie viel muss reduziert werden?
-
ƒ Regelmässiger Einbezug des Zeithorizonten?

Sponsors ... Bereiche


ƒ Schnelles und schlankes - Welche Bereiche der IT Organisation sind im Fokus,
welche ausgeschlossen?
Vorgehen mit definierten
Meilensteinen ... Kommunikation
- Offene Diskussion (intern und extern) oder nicht?
ƒ Definition der - Wer ist mit einzubeziehen?
Akzeptanzkriterien - Anspruchsgruppen (Unterstützung und Widerstand)?
ƒ Frühzeitige Abstimmung von ... Freiheitsgrade
- Ist Personalreduktion eine Option?
- Welche langfristigen Verpflichtungen bestehen?
- Tabus?

november ag besitzt langjährige Erfahrung im IT Kostenmanagement und bietet


erfolgsabhängige Dienstleistungen im Bereich IT Kosten Reduktion an.
Wir freuen uns Ihnen unseren Ansatz detaillierter zu erläutern.

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