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M E T O D O L O C A PARA LA I D E N T I F I C A C I N Y V A L O R A C I ~ ND E F O N D O S D O C U M E N T A L E S
PR ESE N T A C I
Materiales, comenzada en el ao 1999, ha supuesto un importante avance en la colaboracin archivstica e intercambio de experiencias con los diferentes pases iberoamericanos, al reunir las aportaciones de diferentes profesionales que han participado en los proyectos de formacin organizados por el Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte. Con este tercer volumen dedicado a la Identificacin y Valoracin, la Direccin General del Libro, Archivos y Bibliotecas pretende difundir las fases del tratamiento archivstico que se refieren a la identificacin y valoracin de fondos documentales. Estas fases son las que permiten la organizacin de la documentacin, el control administrativo de los documentos y el establecimiento de los plazos de transferencia, seleccin e inutilidad administrativa, que tanta importancia tienen de cara a la eliminacin de los documentos y a su rgimen de acceso. Del inters especial que despiertan estos temas en la actualidad da fe el hecho de que, en los ltimos aos, hayan figurado sistemticamente en los Programas formativos de la Escuela iberoamericana de Archivos y de la Academia ltinerante de Archivos, que se celebran con carcter anual en Espaa y en distintos pases de iberoamrica respectivamente, as como en los Programas de numerosos Seminarios organizados en esos pases. As pues, el principal objetivo de esta obra es difundir las pautas para abordar uno de los problemas actuales de nuestros archivos: el tratamiento de las ingentes masas de documentos que se acumulan en ellos, estableciendo una metodologa adecuada para tal fin. Para ello se ha contado con la participacin de archiveros de gran experiencia al haber desarrollado gran parte de su actividad en uno de los Archivos Estatales de mayor envergadura, el Archivo General de la Administracin, en el que
la mayora de los fondos que se conservan han sido producidos por la actividad de los organismos
pblicos en el mbito de la Administracin Central. Deseamos que este volumen pueda servir de referencia para todos los profesionales de los Archivos que quieran llevar a la prctica estas tareas de gran responsabilidad en el mbito de la Administracin y de la Archivstica. Del mismo modo, confiamos en que sirva de apoyo en las tareas formativas que la Direccin General del Libro, Archivos y Bibliotecas, en colaboracin con otros organismos nacionales e internacionales, est llevando a cabo en Iberoamrica.
Fernando Luis de Lanzas Sncher del Corral
DIRECTOR GENERAL DEL LIBRO, ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS
INDICE
METODOLOG~A PARA
1. Introduccin .
....
............................................
11
5. Bibliografa ..........................................................................................................................................
6. Anexos .................................................................................................................................................. 73
M E T O D O L O G I A P A R A LA I D E N T I F I C A C I N Y V A L O R A C I ~ NDE FONDOS D O C U M E N T A L E S
Los ltimos aos se han caracterizado por un aumento tremendo de la investigacin archivstica, que ha tenido como motor varios factores: la sistematizacin de las tareas archivsticas en los Archivos Generales del Estado, que ha llevado consigo la adecuacin de sus plantillas a las funciones archivsticas, la aparicin de nuevos Cuerpos y escalas de archiveros en las Comunidades Autnomas y en la Administracin Local, que ha producido un incremento de los profesionales dedicados a los archivos, la proliferacin de Asociaciones Profesionales de carcter regional, que han llevado consigo en muchos casos el nacimiento de nuevas revistas profesionales en las que los archiveros han ido difundiendo sus experiencias, y finalmente la incorporacin de la archivstica a la Universidad, dndole el respaldo cientfico y doctrinal necesario para establecerse definitivamente como Ciencia. Esta investigacin ha llevado a asentar una metodologa archivstica que permite el tratamiento de los fondos documentales desde su creacin en las oficinas, hasta su depsito definitivo en los archivos histricos. Esta metodologa no implica un cambio en la tradicin archivstica espaola, sino la individualizacin y sistematizacin de una serie de tareas.
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autores como signos de modernidad. El paso del tiempo ha hecho que esta prctica de trabajo se vaya estableciendo de manera definitiva. Aquellas jornadas fueron el punto de partida de una bibliografa prolfica sobre identificacin y valoracin de fondos, adems de servir de medio de difusin de los resultados obtenidos por una serie de Grupos de Trabajo creados aos antes en el seno de la Direccin de Archivos Estatales del Ministerio de Cultura, que bajo unos criterios y planteamientos comunes, tenan como objetivo acometer el problema de la acumulacin de fondos de forma global y coordinada. La seleccin de los fondos que iban a ser objeto de estudio por cada uno de los grupos de trabajo se bas en las siguientes prioridades': Fondos voluminosos cuya acumulacin se hubiera producido en mayor nmero de arch ivos. Fondos que respondieran a actividades comunes de la Administracin. Fondos que permitieran analizar la actividad de la Administracin en sus niveles central y perifrico. As comienzan a funcionar el Grupo de Trabajo sobre la Administracin lnstitucional de Servicios Socioprofesionales, el Grupo de trabajo de Justicia, el Grupo de Trabajo de Gobiernos Civiles, el Grupo de Trabajo de Hacienda y el Grupo de Trabajo de los Archivos Administrativos. Hoy, 10 aos despus contamos con las conclusiones de todos ellosz, con la publicacin de dos manuales de tratamiento3 fruto los grupos de Hacienda y Gobiernos Civiles, y la preparacin de otro sobre la documentacin de Justicia, adems de disponer, y esto es quiz lo ms importante, de una metodologa comn para la identificacin y valoracin de fondos. Existe una relacin directa entre la identificacin de fondos y la valoracin, ya que para valorar un fondo es necesario que est previamente identificado. Podemos identificar un fondo que no est valorado o que no vayamos a valorar, lo que no podemos hacer es valorar
1 M . ~ LUISA
CONDE VILLAVERDE,
tal: problemas y metodologa. Iberoamrica: idntico tratamiento para una misma realidad. Actas de las Primeras /ornadas sobre metodologa para la rdentificacin y valoracin de fondos documentales de las Administraciones Pblicas. Madrid, Ministerio de Cultura, 1992, pgs. 15-19. Una aproximacin a todos ellos podemos encontrar en las Actas de las Primeras Jornadaspara la identificacin y valoracin de fondos de las Administraciones Pblicas, op. cit. J
PILAR FACI LACASTA,
Patrimonio). Madrid: Ministerio de Cultura, 1996. LAVIA, A. et. alii. Normas para el tratamiento de la documentacin administrativaa. Sobre la Documentacinde los Gobiernos Civiles. de los Gobiernos Civiles. Madrid: Ministerio de Cultura, 1997.
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E S C U E L A l 5 E R O A M E R l C A N A DE A R C H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I A L E S
un fondo que no est identificado. Por otra parte la identificacin y la descripcin tambin estn ntimamente relacionadas, ya que para describir un fondo es necesario que ste est previamente identificado; podemos identificar un fondo y no describirlo, pero no podemos describir sin haber identificado. De esta manera la identificacin se convierte en la primera tarea que tiene que realizar el archivero, a partir de la cual se sentarn las bases para proceder a una correcta valoracin y descripcin del fondo documental. Al Archivo Central le corresponde de forma plena y exclusiva la identificacin de fondos, debiendo compartir con el Archivo Intermedio la valoracin'. Gracias a esta fase nos ser posible controlar no slo los fondos depositados en estos archivos, sino todas las series documentales desde el mismo momento de su produccin. Sin embargo a veces es inevitable Ilevar a cabo tareas de identificacin en el Archivo Intermedio e incluso en el Histrico, bien porque se trate de fondos acumulados que no han tenido un tratamiento anterior, bien porque ste haya sido deficiente, siendo obligatoria su revisin para una correcta valoracin o descripcin, o como resultado de cambios de tipo poltico que suponen la supresin de organismos y la consecuente transferencia de sus fondos a otros archivos del sistema5.Por tanto
la identificacin se realizar preferentemente sobre fondos administrativos, aunque se puede realizar sobre fondos considerados ya histricos. La metodologa de trabajo no variar, y
'1 M . LUISA ~ CONDE VILLAVERDE, Manual de tratamiento de archivos administrativos Madrid: Ministerio de Cultura, Direccin
de Archivos Estatales,l992.
5 El Archivo General de la Administracin ha recibido documentacin desorganizada de instituciones extinguidas, tngase como ejemplo el desmantelamiento del Movimiento Nacional. Estos ingresos no siempre cumplieron las condiciones ptimas de una transferencia, por lo tanto, es muy comn que se considere necesario iniciar el tratamiento documental por la identificacin, como fase previa a la valoracin y descripcin.
6 Puede consultarse ELISA c. DE SANTOS CANALEIO. El Registro de Entrada de Fondos y el Sistema de Informacin de un archivo. Bilduma, n." 11, 1997, pp. 9-18.
METOROLOGA
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2.1 D E F I N I C I ~ N Y OBJETIVOS
El Diccionario de Terminologa Archivstica define la identificacin como la fase del tratamiento archivstico que consiste en la investigacin y sistematizacin de las categoras administrativas y archivsticas en que se sustenta la estructura de un fondo)).
La aparicin del trmino en la literatura profesional acarre confusiones en un primer momento, ya que no se encontraba muy bien su ubicacin dentro de las tareas archivsticas. Algunos profesionales entendieron que vena a reemplazar al trmino tradicional de organizacin, o que era una fase del tratamiento archivstico anterior a la misman, mientras que otros lo situaron dentro de esta fase, previo a la clasificacin9 del fondo; otros profesionales no lo contemplan como fase de la metodologaI0. La identificacin es por tanto la primera fase de la metodologa archivstica; fase de tipo intelectual que consiste en la investigacin del sujeto productor y del tipo documental. Su objetivo ser por tanto el conocimiento exhaustivo de la institucin que ha producido el documento, su evolucin orgnica, competencias administrativas y tipos documentales en los que se materializan, procedimiento administrativo y dems disposiciones que afectan al trmite, elementos imprescindibles para la delimitacin de la serie documental. El resultado de esta fase ser la organizacin del fondo, con el establecimiento del cuadro de clasificacin, y la ordenacin de sus series documentales, sentando las bases para su posterior valoracin y descripcin. La base de la identificacin es la aplicacin de manera directa del principio de proceden-
cia en sus dos niveles, el respeto a la procedencia de los fondos, que consiste en no mezclar
l . . l . l
. . . . . _. .
7 DiccioNARio de Terminologa Archivstica. Madrid: Ministerio de Cultura, Direccin de Archivos Estatales, 1993.
i\
MOLINA NORTES, j.
LEYVA PALMA,
CAS-
TILLA-LA MANCHA,
Guadalajara, 1996.
i ANA DUPLA DEL MORAL, Manual de archivos de oficina para gestores. Comunidad de Madrid. Madrid: Marcial Pons, edi-
1994.
i I M.PAZ MARTN-PozuELo CAMPILLOS,
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a la vez que se mantiene el orden en el que se han ido produciendo los documentos.
2.2
La aplicacin del principio de procedencia antes expuesta, nos lleva a diferenciar varias
tareas dentro de esta fase de la metodologa. Por una parte debemos proceder a la identificacin del organismo productor, a continuacin del elemento funcional y del tipo documental, a partir de cuya informacin procederemos a la organizacin del fondo. La informacin que vamos obteniendo quedar reflejada en diversos instrumentos, como sern los ndices de organismos, de tipos documentales, organigramas, ndices legislativos, etc., que
El primer objetivo es el estudio del elemento orgnico o sujeto productor de la documentacin que es aqul que, como consecuencia del ejercicio de sus funciones, la ha generado,
y no necesariamente quien la remite al archivo. Aunque lo normal debera ser que cada
organismo transfiriese peridicamente la documentacin que produce, son numerosas las ocasiones en las que ante la supresin de determinados organismos, sus funciones, competencias e incluso su archivo, son heredados por otros, que son finalmente los encargados de transferir su documentacin a los otros archivos del sistema*; en otras ocasiones, sobre todo para documentacin de organismos cuyas funciones han quedado extinguidas, se nombra un organismo especfico para proceder a su liquidacin.
1 2 El Ministerio de Cultura hered algunas competencias desarrolladas anteriormente por la Delegacin Nacional de la
Seccin Femenina, transfirindose desde su archivo central la documentacin al Archivo General de la Administracin.
1.4 La A.I.S.S. (Administracin lnstitucional de Servicios Socio-profesionales)se cre con la misin de liquidar las compe-
tencias de la antigua Organizacin Sindical, y junto con su propia documentacin, transfiri al Archivo General de la Administracin toda su produccin documental. Esto no debe llevarnos nunca al error de confundir el Organismo productor a la hora de identificar dichos fondos.
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Para la identificacin del organismo productor es necesario que acudamos a diferentes fuentes de informacin, que variarn dependiendo de las caractersticas de la propia documentacin, es decir, si trabajamos sobre documentacin reciente, o documentacin histrica, o si acometemos la identificacin de un fondo pblico o privado.
La Recopilacin y estudio de la legislacin debe ser el punto de partida para el conocimiento del organismo productor. Para llevar a cabo este trabajo se acudir tanto a los boletines oficiales como a los repertorios legislativos, siempre que se dispongan, los cuales nos permitirn conocer el organismo productor y su evolucin a lo largo del tiempo. S e pueden manejar los siguientes repertorios:
Boletines oficiales
-
Gaceta de Madrid
- Boletn Oficial
del Estado
Repertorios legislativos
- Alcubilla - Aranzadi - Enciclopedia Jurdica Seix
A pesar de contar con tantas fuentes de informacin para la documentacin contempornea, nos encontramos con una serie de dificultades como pueden ser: 1 . Lagunas existentes para determinar los perodos conflictivos (por ejemplo disposiciones de la Repblica durante la Guerra Civil que no quedan recogidas en la Gaceta).
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familiar podremos acudir adems a los rboles genealgicos, y a los diferentes estudios herldicos y nobiliarios con que pueda contar la familia en cuestin, as como a documentacin conservada en otros archivos, como los parroquiales, de protocolos, judiciales, etc. Todo el material acumulado y elaborado ser recogido y sistematizado en diferentes instrumentos:
1. ndice de organi~rnos~, estructurado jerrquicamente y en el que, mediante relaciones cruzadas, ser posible seguir la evolucin orgnica de cada unidad administrativa. En cada una de las fichas se recoger la siguiente informacin:
- Denominacin
del organismo.
- Fechas extremas de la vigencia del organismo. - Funcin: competencias atribuidas a dicho organismo. - Fechas de las disposiciones que han supuesto un cambio de estructura de organismo. - Depende de: organismo/os jerrquicamente inferior. - Organismos que le han precedido y sucedido en el desarrollo de sus competencias - Relacin de las series ms representativas producidas por el organismo en el desa-
los cambios estructurales. Cada organigrama har mencin de las fechas que representa, as como a las normas de aprobacin de cada reorganizacin.
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- Fecha de publicacin.
-
Rango de la norma: Ley orgnica, Ley, Real Decreto/Decreto, Real Orden/Orden, Orden Ministerial, y otras resoluciones como reglamentos, instrucciones o circulares.
En muchas ocasiones la identificacin del sujeto productor, y por tanto la aplicacin del principio de procedencia no se ha realizado adecuadamente. A veces se ha identificado el organismo remitente con el organismo productor, adjudicndole al que realizaba fsicamente la transferencia la produccin de los documentos. sto viene motivado por los numerosos cambios institucionales que ha sufrido la Administracin espaola que ha provocado el abandono de documentos en locales, el cambio de competencias de unos organismos a otros, etc. En algunos casos incluso se ha llegado a identificar como productor el depsito de procedencia. Podemos ver algunos ejemplos de todo sto:
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E S C U E L A I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . E X P ~ R l f N C i A S Y MATERIALES
5. La documentacin producida por una familia nobiliaria que se une mediante enlaces
matrimoniales, o sucesiones a otra, no puede identificarse como producida por esta segunda familia. Por ejemplo los documentos de la Barona de Santa Croche y Gaibiel, no pueden ser identificados como producidos por el Condado de Priego, a pesar
7. En ocasiones, ante las dificultades planteadas por los sucesivos cambios administrativos, se identifica todo un fondo documental como producido por el ltimo organismo encargado de esa actividad. De esta manera nos encontramos que la documentacin adscrita a un solo organismo est producida en realidad por diversos sujetos productores. Tal es el caso de la documentacin adscrita al Consejo Superior de Industria, que en realidad recoge la producida por diversos organismos del siglo
XIX
desde la primera Junta Superior Facultativa de Minera. As deberemos identificar todos los productores, desde esta primera Junta Superior hasta el Consejo Superior de industria.
l--.__l.._-.-._
. . .
i J! Esta documentacin se encuentra perfectamente identificada y est depositada en la Seccin Nobleza del Archivo Histrico Nacional.
DE
F O N D O 5 DOCUMENTALES
19
2.2.2
En la fase anterior se procedi a un vaciado completo de la legislacin existente. Ser importante seleccionar las disposiciones que regulan sus competencias y las normas de procedimiento que condicionan la aplicacin real de esas competencias. Es importante que tengamos bien identificadas las funciones ya que a la hora de elaborar el cuadro de clasificacin como resultado de la identificacin del fondo, y ante la dificultad de hacerlo de manera orgnica, en muchas ocasiones realizaremos cuadros de clasificacin funcionales, teniendo en cuenta que las funciones son mucho ms estables a lo largo del tiempo que la propia estructura del organismo. Al hablar del concepto funcin debemos diferenciar varios niveles : por un lado las grandes funciones de la Administracin, que producen la estructuracin de la misma en grandes organismos; por otro lado tenemos que cada uno de estos organismos tiene encomendadas una serie de funciones, que son su verdadera razn de ser, que por otro parte son las que realmente permanecen en el tiempo; y finalmente tenemos un tercer nivel, que se correspon-
17
op.
Cit.
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der con cada uno de los sujetos productores de un organismo de la Administracin. Esta ltima ser la funcin que participe en concreto en la formacin de la serie documental.
2.2.3
I d e n t i f i c a c i n del t i p o documental
Entendemos como tipo documental la unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogneos*.En esta fase se procede por tanto a la investigacin de la materializacin por escrito de las competencias y funciones de
cada organismo, que ya son conocidas tras el estudio de la legislacin realizado en el proceso anterior. El tipo documental es tan importante que en algunos casos llega a confundirse con el concepto de serie, aunque en realidad slo es un elemento ms de la misma.
Es en este momento cuando procederemos a analizar los caracteres externos e internos
de los documentos, que van a referirse tanto a su estructura fsica (clase, soporte, formato y
forma) como a su contenido.
El trmino tipo documental)) se utiliza tanto para denominar la unidad documental simple
como la compuesta, aunque sea esta ltima la ms abundante en nuestros archivos. La unidad documental compuesta s e conoce como expediente, que es el conjunto de documentos producidos por una oficina para la resolucin de un asunto, y que est regulado por una norma de pro~edimiento~; tambin podemos considerar expediente un conjunto de documentos que tienen en
\
2.2.4
Una vez terminada esta investigacin disponemos de los tres elementos que constituyen la serie documental, sobre la que se van a centrar todos los trabajos de identificacin, valoracin y descripcin; entendemos como serie documental el conjunto de documentos produ_ _ .l_ l._ l^ . _ . ll_ .
i 8 Diccionario de Terminologa archivstica, op. cit. 1 <l Ei expediente administrativo ha sido estudiado por ACUSTN
TORREBLANCA
CONCEPCIN MENDO.
21
cidos por un mismo sujeto productor, en el desarrollo de una misma funcin, y cuya actuacin administrativa ha sido plasmada en un mismo tipo documentaPo.
S E R I E = SUJETO PRODUCTOR
FUNCIN
TIPO DOCUMENTAL
Cuando cambia uno de estos tres elementos, cambia la serie, de manera que las series documentales puedan ser infinitas, dependiendo de las actividades y funciones desarrolladas por los organismos. Como regla general su denominacin coincide con el nombre del tipo documental, y ste con el de la actividad que se realiza. Como en el caso anterior, esto plantear grandes dificultades en la organizacin y descripcin del fondo. Todos los datos obtenidos deben recogerse en una ficha de serie, con las que formaremos el Repertorio General de Series del fondo en cuestin. Los datos bsicos que debe incluir una ficha de seriez son:
-
Tipo documental. Funcin. Fechas extremas. Legislacin que afecte al trmite de la serie. Documentos bsicos que componen el expediente. Ordenacin de la serie.
- Organismo productor. -
Como en el caso del sujeto productor, la identificacin de las series no se ha realizado siempre de manera correcta. La mayor parte de las veces viene motivado por la mala identificacin del organismo productor, cuyos ejemplos hemos visto anteriormente, y que sirven perfectamente para este caso, ya que estrictamente cuando cambia el organismo productor, cambia la serie documental.
MERINO y MERCEDESMARTN-PALoMINo
tivo encargado de los archivos de gestin. La organizacin de documentos en los archivos de oficina. XI jornadas de Archivos Municipales (Aranjuez, 23-24 mayo 7996). Comunidad de Madrid, 1996, pgs. 181-189.
ANEXO v,
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r-
El cambio del elemento funcional plantea los mismos problemas que el cambio del sujeto productor aunque su incidencia sea mucho menor, debido fundamentalmente a que de manera tradicional se le ha prestado menos atencin que a los otros dos elementos que constituyen la serie documental. Otro tanto ocurre con el cambio en el tipo documentaPZ.
blecer los criterios adecuados para su correcta clasificacin y ordenacinZ3. La organizacin de fondos est perfectamente tratada por la literatura archivstica, encontrndose multitud de manuales y artculos de revista en los que se aporta metodologa para
su realizacin. Hemos preferido no entrar en profundidad en este aspecto, ya que conside-
ramos que son suficientes las aportaciones realizadas hasta el momento; simplemente queremos dejar planteado cuales son los resultados de la fase de identificacin, el orden en el que deben sucederse las actuaciones archivsticas, la eleccin del sistema de clasificacin,
y los problemas que va a plantear su aplicacin. A pesar de no entrar de manera exhaustiva en ello, queremos dejar claro que la identificacin tiene como resultado la organizacin
del fondo, y que esta tarea es del todo independiente del resto de las fases de la metodologa archivstica; por otra parte somos conscientes que para afrontar con xito la descripcin
La identificacin del fondo es una tarea de tipo intelectual, no fsica, y supone la sistematizacin de las series documentales dentro del cuadro de clasificacin. Esto no implica
____I
op. cit.
Y V A L O R A C I ~ N DE FONDOS DOCUMENTALES
23
un movimiento de fondos dentro del depsito, ya que en cualquier caso se debe poder localizar cualquier documento perfectamente a partir de las signaturas. Una vez disponemos del Repertorio de series documentales, las funciones, as como de
los organigramas que plasman la evolucin orgnica del productor, estamos en disposicin
de elaborar un cuadro terico de clasificacin, que utilizaremos como punto de partida para enfrentarnos a la documentacin. Esto no quiere decir que sea el cuadro definitivo, ya que hasta no haber estudiado profundamente toda la documentacin no estaremos en disposicin de elaborarlo. Valoramos profundamente los cuadros de clasificacin que han sido elaborados a partir del conocimiento de uno o varios fondos, pero no podemos adaptar nuestros documentos a dicho cuadro como si de un cors se tratara; servir como punto de partida, pero el cuadro definitivo ser el que ponga de manifiesto todas y cada una de las caractersticas de nuestro fondo. Siguiendo a Schellenberg se establecen tres tipos de clasificacin segn se atienda a la estructura orgnica, a las acciones o a los asuntos, diferencindose por tanto tres sistemas: clasificacin orgnica, funcional o por materiasL4.La clasificacin orgnica es la que agrupa las series documentales atendiendo a la estructura del organismo; la funcional, mucho ms difcil de aplicar, organiza el fondo atendiendo a las funciones que desarrolla el organismoZ5. Finalmente la clasificacin por materias atiende al contenido de los documentos, desaconsejndose totalmente su utilizacin. La adopcin de un sistema de clasificacin u otro depender del fondo. Si nos enfrentamos con el fondo de un organismo que no ha sufrido importantes cambios estructurales en el tiempo, podemos aplicar un cuadro de clasificacin orgnico, que reflejar perfectamente la estructura interna del organismo. Si por el contrario nos enfrentamos con el fondo documental de un organismo que ha sufrido importantes transformaciones, o que como ocurre actualmente con las administraciones pblicas, nos encontramos ante un cambio
Gene-
archivos. Soporte, edificios y organizacin. Carmona: S&C ediciones. Asociacin de Archiveros de Andaluca, 1994.
3 Vase como ejemplo el Cuadro de Clasificacin para los fondos de los Gobiernos Civiles propuesto por el Grupo de
Trabajo de Gobiernos Civiles.
ANA LAVIA
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constante en su estructura, ser aconsejable la utilizacin de un cuadro de clasificacin funcional, teniendo en cuenta que las funciones permanecen en el tiempo de manera ms estable. Una vez clasificado el fondo, procederemos a la ordenacin de las series de acuerdo a
su jerarqua, y dentro de cada una de ellas a la ordenacin de los documentos, teniendo en
cuenta que el archivero no decide el tipo de ordenacin, sino que debe respetar el orden original en el que se ha producido la documentacin. Slo en el caso de que nos enfrentemos a fondos totalmente desorganizados optaremos por uno de los tipos de ordenacin existentes (cronolgica, alfabtica, etc.). Evidentemente los problemas que se han planteado durante la fase de identificacin del sujeto productor ocasionan dificultades. El archivero debe saber resolverlas sin obviar esta tarea. Cuando nos encontramos con un fondo producido por varios organismos, en el cuadro de clasificacin podemos asignarle el nombre del ltimo productor, pero haciendo indicacin expresa de todos y cada uno de los organismos que le han precedido. Cuando se producen cambios en la estructura interna del organismo nos encontramos tambin ante un cambio en el organismo productor. Valga como ejemplo las ltimas adscripciones por las que ha pasado la Subdireccin General de Archivos Estatales, que manteniendo sus funciones en el tiempo, ha estado adscrita en los ltimos aos a la Direccin General de Bellas Artes y Archivos del Ministerio de Cultura, para pasar posteriormente a
la Direccin General del Libro, Archivos y Bibliotecas de dicho Ministerio. Con posterioridad se producir no slo un cambio en la estructura interna del Organismo, sino incluso un cambio en la denominacin y estructura del mismo, pasando a llamarse Ministerio de Educacin y Cultura, Secretara de Estado de Cultura, Direccin General del Libro, Archivos y Bibliotecas, Subdireccin General de Archivos Estatales. Cada cambio en la estructura implica un fondo diferente; para resolver este problema se hace necesario el establecimiento de un cuadro de clasificacin funcional a la hora de organizar su fondo documental, con indicacin expresa de las sucesivas modificaciones experimentadas. Como vemos, si aplicamos de manera estricta el principio de procedencia llegamos a la identificacin de mltiples fondos, lo que nos obliga a adoptar un cuadro de clasificacin diferente para cada uno de ellos. Para solucionar este problema se aconseja como ya se ha
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dicho la utilizacin de cuadros de clasificacin funcionales, ya que las funciones permanecen estables en el tiempo.
E l problema de la uniformidad terminolgica sigue siendo uno de los retos de la archivstica. Nos encontramos ante una operacin bien antigua, conocida con el trmino expurgo, que al haber evolucionado y haberse dotado de un corpux metodolgico se integra dentro de una operacin de mayor alcance y que se identifica con la segunda fase de la metodologa archivstica, inmediatamente despus de la identificacin. En realidad no podra entenderse la valoracin sin la identificacin, aunque si podra entenderse sta ltima sin aquella. La valoracin es la fase del tratamiento archivstico que consiste en analizar y deter-
minar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservacin o eliminacin total o parciaW6. Este termino termin
definitivamente de acuarse Con las f
JORNADAS DE IDENTIFICACIN Y VALORACIN D E SERIES DOCU-
26
ESCUELA 1
E DE ~ A l R~ f HA lVD ~ S .h ~
~ Y M ~& Y ~ ~ U i A~l S ~
Madrid, en 1991. A partir de este momento, se entiende la Valoracin como una fase del tratamiento archivstico en la que se determinan plazos para la eliminacin, la transferencia
y el acceso.
la formulacin anterior de este proceso archivstico. S i echamos una mirada hacia el pasado, vemos como durante el siglo
XIX
expurgo como la tcnica de eliminacin de documentos. Pero a partir del III Congreso Nacional de Archivos en Pamplona en 1970 en los que se aborda el tema de la eliminacin, autoras como Pescador del Hoyo y Crespo NogueiraL7, despreciaron los trminos tradicionales de eliminacin y expurgo por ser de signo destructor, aceptando el trmino seleccin; ms tarde, en los aos ochenta, Concepcin Contel no aceptaba tampoco el trmino expurgo, de gran arraigo en la tradicin iberoamericana, como el ms adecuado, ya que recogiendo las ideas anteriores planteaba un anlisis estricto del trmino, llegando a la conclusin de que el expurgo era una destruccin indiscriminada de documentos, y que esta actividad deba ser razonada; esta autora propona un nuevo trmino, que llev a las reuniones de terminologa del mino
TRIA,
C.I.A.
que segn
CONTEL
y posterior destruccin, total o parcial de las series documentales cuyo valor intrnseco se
considera ya desaparecido28.Como puede apreciarse, esta definicin es bastante cercana a la de valoracin del diccionario de terminologa de la Subdireccin General de Archivos. Finalmente el trmino vstica.
TRIA
27
28
CONCEPCIN CONTEL,
M E T O D O L O G i A P A R A L A I D E N T I F I C A C I N Y V A L O R A C l O N DE F O N D O S D O C U M E N T A L E S
27
la valoracin, la seleccin y la eliminacinL9,o Manuel Romero Tallafigo, que sita bajo el trmino expurgo todo el proceso archivstico, intelectual y material que lleva a la seleccin, eliminacin y destruccin de los documentos'".
A pesar de estas diferencias terminolgicas, lo importante es que el concepto si que permanece estable en la mayora de los autores. La valoracin ser por tanto la fase del tratamiento archivstico, en la que despus de analizar los valores de los documentos, se decide
si stos deben transferirse a otro archivo del sistema, o si por el contrario deben eliminarse,
o conservarse parcialmente, en cuyo caso debemos aplicar tcnicas de seleccin. Por lo tanto no podemos identificar valoracin con eliminacin, o con seleccin, y menos con expurgo, sino que debemos entender las anteriores como distintos procesos de una fase mucho ms amplia.
.~
___. .
es la fase del proceso de expurgo destinada a descubrir, apreciar, los valores inherentes a los docu-
?o La valoracin
mentos y su gradacin. La valoracin debe hacerse desde un conocimiento general de toda la documentacin de una entidad, no sobre una base parcial. J. R.
CRUZ MUNDET.
Madrid: Pirmide, 1994, p. 211. El expurgo es un procedimiento que comprende tres etapas sucesivas: valoracin, seleccin y eliminacin. La valoracin consiste en el estudio de las series documentales: su origen funcional, los actos que recogen, su valor administrativo, legal e histrico, de informacin y de investigacin, presente y futuro. Con l a seleccin se determina el destino de los documentos a partir de su valor y los plazos de conservacin/destruccin. La eliminacin es el acto por el cual los documentos determinados son destruidos, bien en su totalidad bien conservando alguna porcin elegida por muestre0 de modo que solamente pasan al archivo histrico los seleccionados para su perpetua conservacins. J. Madrid, 1998.
i(i nExpurgo significa la
R. CRUZ MUNDET y F. MIIKELARENA PENA.Informacin
seleccin sistemtica de documentos producidos y recibidos en el ejercicio de su actividad por primero, una operacin intelectual, prospectiva, racional, previa y condicionada a otra
una institucin.
...Significa,
operacin material de destruccin y eliminacin de documentos>).MANUEL ROMEROTALLAFIGO. Archivsfica y archivos. Soportes, edificios y organizacin. Carmona: S&C, ediciones, Asociacin de Archiveros de Andaluca, 1994, p. 293.
28
E S C U E L A I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I A L E S
COMO RESUMEN:
VALORACIN: Proceso intelectual por el que se estudia la documentacin, determinando sus valores primarios archivos del sistema.
SELECCIN: Proceso de tipo prctico, que sigue las directrices de la fase anterior,
que diferencia las series a conservar, de aquellas que deben ELIMINARSE, Cuando se trata de seleccin parcial podemos utilizar tcnicas de muestreo. DESTRUCCIN: Procedimiento de tipo fsico, que impida la reconstruccin de los documentos, anterior.
La aplicacin de esta fase de la metodologa archivstica permitir una conservacin adecuada de la documentacin, impidiendo que el incremento de documentos dificulte ms todava la labor del archivero, y sobre todo sin perder informacin que pueda ser valiosa para la reconstruccin de nuestra memoria colectiva.
y es
entre otras cosas, debido a la burocratizacin del Estado. La idea de Estado Moderno implica un desarrollo administrativo, y la necesidad de que sean varias las oficinas que intervengan en el mismo trmite administrativo. Esto conlleva una produccin ingente de documentacin, que adems es comn a varias oficinas produciendo una duplicidad de la informacin. A sto habr que unir la falta de atencin que se ha prestado tradicionalmente a la
31 PEDROL6PEZ CMEZ. identificacin y valoracin de documentos en Espaa a partir de 1975. ANALESDE DOCUMENTACI~N,
M E T O D O L O G I A P A R A L A I D E N T l F l C A C l N Y V A L O R A C I O N DE F O N D O S D O C U M E N T A L E S
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documentacin administrati~a~~, frente a la concentracin de esfuerzos en el tratamiento y descripcin de documentacin histrica. Para Espaa en concreto, Pilar blece dos factores determinantes en la acumulacin de fondos:
FACI
LA CASTA'^ esta-
1." El desarrollo de la Administracin Pblica iniciado a finales del siglo XIX y perfeccionado a lo largo del siglo xx.
XIX,
res, la tendencia historicista de los archiveros espaoles, y la progresiva desaparicin de plazas de archivero en todos los archivos. En este ambiente surge la necesidad de plantear criterios racionales de eliminacin, que en un principio parece que surgieron en Estados Unidos, representados por la figura del gran maestro de la archivstica americana Theodore Schelenmberg. Sin embargo, J.R. CRUZ M U N DET
KOLCRUD, que
appraical: come comparative obser~ation'~, sita los orgenes de este tipo de prctica en las tradiciones archivsticas europeas, en concreto en la britnica y la alemana. Segn este autor, en Gran Bretaa, ya en 1877 se autoriza la destruccin de documentacin que no tuviera valor administrativo. En Alemania lo que hoy entenderamos como cuadros de valoracin, o calendarios de conservacin, se desarrollaron desde 1832, jugando el archivero un papel importante en este proceso. En Espaa tambin tenemos constancia de autorizaciones para la eliminacin de documentacin a finales del siglo
XIX
documentacin administrativa est documentada desde la creacin del Archivo General Central de Alcal de Henares en 185875 al que se remitirn todos los papeles de carcter
los que opinan que el archivero slo debe centrar su atencin sobre
la documentacin histrica, y lo que defienden la intervencin del archivero desde la misma produccin de los documentos.
31
PILAR FACI.
Entre historiadores y archivistas: e l dilema de la valoracin documental. Mxico, Archivo General de la Nacin, 1995. Adems en esta obra encontramos otros trabajos sobre el tema que nos ocupa relativos al rea iberoamericana. i-l Publicado en American Archivist, 55, 1 , 1992, pgs. 26-39.
Y i R.D. de 17 de Julio de 1858, por el que se crea el Archivo General Central.
30
ESCUELA IBEROAMERICANA
DE ARCHIVOS.
EXPERIENCIAS
Y MATERIALES
administrativo de las Secretaras de Estado cuando el transcurso del tiempo los haga intiles para la instruccin de los negocios)). Este flujo documental que se haba visto interrumpido
desde la saturacin del Archivo General de Simancas en 1 85236, se vena realizando a este
archivo desde Felipe I I . Con respecto a las eliminaciones, en 1854 exista ya la voluntad de eliminar documen-
to~~ al ' , menos en los archivos de la administracin de justicia, y en 1874 tenemos noticias
de la primera autorizacin para eliminar documentos en el Archivo General del Ministerio de la Gobernacin. Una poltica ms continuada ser la que se realice en los archivos del
Ministerio de Hacienda, sobre todo a partir de la R.O. de 5 de septiembre de 1916, por la que se dispona que en los archivos de dicho Departamento se hiciera una relacin de pape-
les intiles. Por el Ministro se crearon diferentes C o m i ~ i o n e s que ~ ~ tenan como misin estudiar la documentacin, y elevar propuesta de eliminacin a la Junta Facultativa de Archivos,
quien autorizaba las eliminaciones, stas se producen en 191 7, dictaminando la Junta que se conservara una determinada cantidad de los fondos a inutilizar como ((curiosidad y modelo de lo que eran los citados documentos, pudiendo conservarse un legajo en el Archivo Histrico Nacional39. Esta poltica de eliminaciones se repetir en los aos veinte40, pero se ver interrumpida durante la Guerra Civil espaola. En 1940 se comienzan a sufrir los problemas derivados de una larga contienda, que junto a la desaparicin del Archivo Gene-
ral Central en 1939, crearn una situacin insostenible en los archivos centrales. En este clima se vuelve a la necesidad de eliminar documentacin, eliminaciones que se autorizarn para Instruccin Pblica en 19414' y Justicia en 1 94742.En 1942 Fernndez Pouca propone
Ih
37
R.O. de
38 E n concreto la comisin creada para dictaminar sobre los fondos de la Direccin General de la Deuda estaba formada
por cuatro funcionarios, dos del rea de administracin y otros dos del archivo, con el objeto de informar los dos primeros sobre el valor administrativo de los fondos examinados, y lo segundos para dictaminar el carcter histrico de
los mismos.
30
41
ACA, E.C.,
40 PESCADOR y CRESPO,
ACA,
Cit.
Caja 31/7.066.
M E T O D O l O G i A P A R A LA I D E N T I F I C A C I N Y V A L O R A C I N DE F O N D O S D O C U M E N T A L E S
31
un sistema de gestin documental para la Vicesecretara de Educacin Popular, en cuyas instrucciones se destaca que la destruccin de lo intil [la documentacin] por no tener valor histrico)) se realizara en el Archivo No podemos hablar por tanto de una poltica continuada de eliminaciones aunque s de una preocupacin de los profesionales por el tema, como queda patente en el Congreso Nacional de Archiveros, Bibliotecarios y Anticuarios celebrado en 195044,y en los Congresos Nacionales de Archivos de 1963", 1 96546 y 1970".
A mediados de los cincuenta, influido por las tradiciones germana e inglesa, Schellengerg formula su famosa teora de los valores de los documentos, teora que llegar inmediatamente a Espaa. Esta teora se basa en la existencia de dos valores en los documentos:
Un valor primario, que tienen todos los documentos para la Administracin que los
ha originado, y que ser un valor efmero, y
Ilenberg, establece una serie de puntos respecto al expurgo, entre los que podemos destacar:
60LETfN
n . O 46, 1963.
4b II Congreso Nacional de Archivos. Valencia 1965. Los expurgos de documentacin)). BCILFTN de / ~ A N ~ n." A , 5 1 , ene-
3: 111 Congreso Nacional de Archivos. Pamplona 1970. IV Congreso Nacional de Bibliotecas, lll Congreso Nacional de Archivos. Ponencias, comunicaciones y crnica. Madrid: ANABAD, 1970.
32
E S C U E L A I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I h L E S
Corresponde al Archivero y sus organismos tcnicos superiores la facultad de discernir entre los documentos que tienen o pueden llegar a tener valor primordial para
no con valor histrico, si de varios ejemplares del documento ha de conservarse uno o ms; si debe quedar el ejemplar del Organismo central o el del provincial; series
completas o partes seleccionadas; lo de todos los aos, o uno de cada cinco, de cada diez, etc., e t ~ . ) ) ~ ~ .
En 1970, Crespo y Pescador establecen ya cinco puntos a tener en cuenta a la hora de realizar el expurgo de la documentacin:
1. la antigedad,
2. la caducidad administrativa,
5. el valor histrico.
No todos los pases han tenido una poltica de eliminaciones como Gran Bretaa o Alemania. Frente a estas tradiciones tenemos otras escuelas como la representada por LODOLINI,
documentos procedentes de una institucin y que por tanto estn unidos entre s por el vn-
culo de la procedencia, la eliminacin de alguna parte de este conjunto sera un hecho anti
archivstico, llegando hasta el punto de comparar la eliminacin con la amputacin de algn miembro en el cuerpo humano49.En contra de este smil el utilizado por Manuel Vz-
48
Archivos, Sevilla, octubre 1963. Acta de ias Sesiones. Boletn de /a ANABA, n." 46, 1963, pgs. 4-10.
49 Estas opiniones las vierte en el curso de una conferencia impartida con motivo de la inauguracin del Archivo Regio-
ME7ODOLOGfh P A R A L A I D t N T I F i C A E 1 N Y V A L O R h C i 6 N D E F O N D O S D O C U M E N T A L E S
33
quez50en su manual de seleccin documental, la seleccin documental no es una mutilacin se parece a la curacin de un obeso. En el punto totalmente inverso a Lodolini se encuentra la escuela norteamericana, que plantea la necesidad de una valoracin documental atendiendo no slo a planteamientos archivsticos, sino tambin econmicos, como son los derivados de los costes de almacenamiento, conservacin y servicio. Estas sern las bases del sistema de RECORDS MANACEMENT americano, cuya ptica es ms administrativa y econmica que archivstica: trata de optimizar el funcionamiento de la administracin, limitando la cantidad de documentos producidos y la duracin de su con~ervacin~'~ En 1985 se aprueba la Ley 16/85 de Patrimonio Histrico Espaol, y en ella se seala que
el estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificacin y utilizacin de los documentos de la Administracin del Estado y del sector pblico estatal, as como su integracin en los Archivos, y el rgimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos corresponder a una Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos, cuya composicin, funcionamiento y competencias especficas se establecern por va reglamentaria. Para poner en marcha esta Comisin era necesario que se dispusieran de una serie de estudios y trabajos, a partir de los cuales se pudiera empezar a trabajar. As surgieron en 1988 dentro de la Direccin de Archivos Estatales una serie de Grupos de Trabajo con unos criterios y planteamientos comunes, que ya se han comentado, y que deban enfrentarse de la misma manera al problema de la acumulacin y seleccin de fondos. Gracias a sus aportaciones y trabajos, hoy disponemos de una serie de propuestas para la recin creada Comisin Superior Calificadora de Documentos Adm i nistrativos.
l _ _ . . . . _ _ _ _ _ _ l _ _ _ I _
3)MANUEL VZQUEZ
MURILLO.
51 El Records Management cubre todo el ciclo de vida de los documentos, desde su nacimiento hasta su desaparicin, a
travs de tres fases: creacin, mantenimiento y uso, y disposicin. Una mayor informacin sobre este sistema puede encontrarse en la obra de JOAQUIM
LLANS,
34
E S C U E L A I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I A L E S
E n la fase de valoracin se tienen que tener en cuenta una serie de criterios que unidos al anlisis de los valores de los documentos nos darn las pautas para determinar los plazos
de transferencia entre los diferentes archivos del sistema, y los plazos de seleccin o eliminacin.
A n l i s i s de los v a l o r e s de los documentos
3.3.1
El anlisis de los valores se centrar en la identificacin de los valores primarios, para determinar su caducidad administrativa, y en e l estudio del desarrollo de los secundarios. Recordemos que la teora de los valores es planteada por Schellenberg en su obra Archivos Modernos, Principios y Tcnicas, y a partir de entonces recogida por la mayora de los autores. Resulta interesante el esquema planteado por VzquezS2 inspirado en la teora de Sche-
Ilenberg:
VALORES
DE L O S D O C U M E N T O S :
inmediatos o primarios
interesan a la institucin productora y al iniciador.
M E T Q D Q L O G I A P A R A LA I D E N T I F I C A C I N Y V A L O R A C I O N DE F O N D O S D O C U M E N T A L E S
35
Mediatos o secundarios
- interesan a la investigacin y a la historia. - Se clasifican:
Predecibles o evidenciales
N o predecibles
Importantes Complementarios
- Se juzgan para: Destruccin
Conservacin permanente
v. ADMINISTRATIVO: Aqul que tienen los documentos para la Administracin que los ha producido, como testimonio de sus procedimientos y actividades.
v. LEGAL:Aqul que pueden tener los documentos para servir como testimonio ante la Ley.
~~
PRIMARIOS
v. FISCAL: Aqul que tienen los documentos que pueden servir de testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias. v. j u R D i c o : Aqul del que se derivan derechos u obligaciones legales
regulados por el derecho comn.
v. CONTABLE: Aqul que tienen los documentos que pueden servir de explicacin o justificacin de operaciones destinadas al control presupuestario.
v.
SECUNDARIOS
v.
HISTRICO: Aqul que posee un documento como fuente primaria para la HISTORIA.
36
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La determinacin de estos valores no es una tarea fcil. Todos los autores coinciden en afirmar que la Valoracin es la tarea ms difcil con la que se tiene que enfrentar el Archivero en su trabajo. Si nos centramos en la eliminacin, nos asaltar la duda: jverdaderamente esta documentacin no se presentar en algn momento como imprescindible para
la investigacin histrica? La reflexin debe hacerla cada uno, pero hay que tener en cuenta que conservar toda la documentacin que produce una Institucin no supone ninguna garanta para la investigacin; tratar adecuadamente un volumen ingente de papel es mucho ms costoso y mucho ms difcil, de tal manera que el investigador corre el peligro de ahogarse en un mar de papeles. Por otra parte la acumulacin de ingentes materiales de papel impide su correcto tratamiento, favorece la desorganizacin e invita a la destruccin, con lo que una poltica cientfica de eliminaciones beneficia en definitiva a
la investigacin.
3.3.2
Junto con los valores de los documentos tenemos que tener en cuenta una serie de criterios que nos ayudarn a reflexionar sobre la documentacin que estamos investigando. Manuel Romero Tallafigo5 propone: Criterio de procedencia y evidencia: son ms valiosos los documentos que proceden de una institucin o seccin de rango superior en la jerarqua administrativa. Los documentos de unidades administrativas de rango inferior son importantes cuando reflejan su propia actividad irrepetible. Criterio de contenido: La misma informacin es mejor conservarla comprimida que extendida. Criterio diplomtico: es preferible conservar un original a una copia. Criterio cronolgico: Fecha determinada por cada pas a partir de la cual no se puede realizar ninguna e l i m i n a ~ i n ~ ~ .
MANUEL ROMEROTALLAFICO,
5 4 En Espaa los Grupos de Trabajo de la Direccin de Archivos Estatales decidieron acotar sus estudios en 1939, fecha
clave en la historia de Espaa, ya que supone un cambio de tipo poltico y administrativo. No se aconseja la seleccin de documentacin anterior a esta fecha.
Y V A L O R A C I ~ NDE FONDOS D O C U M E N T A L E S
37
Tambin pueden tenerse en cuenta los criterios generales de evaluacin y seleccin de documentacin propuestos por la Generalitat de C a t a l ~ n y a que ~ ~ , aconsejan conservar:
1. Los documentos textuales que permitan conocer los orgenes del organismo, su organizacin y evolucin.
2. Los documentos que permitan conocer los procesos de elaboracin de leyes y reglamentos que afectan al organismo.
3. Los documentos textuales que permitan valorar la eficacia de la actividades del organismo.
4. Los documentos que supervisan el funcionamiento interno del organismo.
5. Los documentos que tienen datos significativos sobre un acontecimiento, un individuo, una institucin o un lugar, o sobre las ciencias y tcnicas.
6. Los documentos que conservan datos significativos sobre acontecimientos o movi-
7. Los documentos que contienen datos necesarios para la proteccin de los derechos
civiles, financieros, jurdicos u otros derechos de los individuos, instituciones y de la misma institucin. 8 . Los documentos que contemplan de manera significativa la informacin contenida en otros fondos o series documentales.
9. Los documentos que responden a las necesidades del anlisis estadstico y de la historia cuantitat va.
3.3.3 Metodologa de trabajo
Como ya se ha mencionado, la fase de valoracin aprovecha los trabajos de la identificacin, de tal manera que se estudiar cada una de las series identificadas, con el fin de establecer las propuestas de conservacin y transferencia, o de eliminacin. Si el lugar de la identificacin era fundamentalmente el archivo central y su conexin con los archivos de gestin, la valoracin se realizar tanto en el archivo central como en el intermedio, reali-
Orden de 15 d e octubre de 1992, por la que se aprueban los criterios generales de evaluacin y seleccin de docuDiari Oficial de la Generalitat de Catalunya, n.Q 1.688, 30 de mentacin y el modelo de propuesta corres~ndiente. diciembre de 1992.
38
E S C U E L A ~ ~ ~ R ~ A M E K I CDE A N AR AC H I V O S . F X P E K I E N C I A S Y M A T E R I A L E S
zndose en el archivo de oficina nicamente tareas de limpieza que no podemos considerar como valoracin. En el archivo central se realizarn los estudios sobre su propia documentacin, mientras que en el intermedio se proceder a la comparacin de series documentales producidas por diversos organismos, y se colaborar con los archivos provinciales, fijando criterios para
dia la produccin completa de un organismo, una serie documental o series documentales de varios organismos.
Esta informacin nos vendr dada por la fase de ~denti~caci~n. Si no, procederemos a s u realizacin.
valores primarios y secundarios; estudio del trmite, y en cada una de estas tareprocedimiento que generan los expedientes, y documen- as nos llevar a la confectos bsicos que componen cada tipo documental.
7. Estudio comparativo de las series c~mplementarias~~ y valoracin y seleccinsq, paralelas5 de tos distintos organismos, indicando donde donde se indicar el plazo
se encuentran. Aqu se comparar la informacin que tie- de transferencia, y el de
ne cada uno de los expedientes generados por cada una conservacin y la fecha a de las unidades que intervienen en un procedimiento partir de la cual se puede
5h
57
SERIES COMPLEMENTARIAS:
Son aquellas que respondiendo a trmites administrativos diferentes, contribuyen todas a la rea-
aquellas que materializan actividades dentro de las funciones administrativas comunes (gestin
econmica, gestin de personal) que en consecuencia son producidas por las distintas oficinas que en cada organismo tienen ese cometido.
M E T O R O L O G i A P A R A L A I D I N T I F I C A C I N Y V A L O R A C I N DE F O N D O S D O C U M E N T A L E S
39
concreto, y se realizar mediante la comparacin del acometer la eliminacin contenido bsico de los d o c u m e n t o ~ . ~ ~ por haber caducado los
8. Valoracin de cada serie documental, con expresin de valores primarios y care-
sus plazos de transferencia, conservacin y o elimina- cer de secundarios. En el cin, y plazos de acceso. caso de que se aconseje eliminacin parcial se indicar tcnica de seleccin a seguir. Para facilitar la sistematizacin de la informacin, todos los datos obtenidos en esta fase se pueden ir plasmando en una ficha de valoracin, que una vez finalizada deberemos unir al repertorio de series documentales. Lo lgico es utilizar la ficha de identificacin de series ya cumplimentada en la fase anterior, cuya informacin nos es indispensable, procediendo a su identificacin en el caso de que no lo estn.
TIPO DOCUMENTAL
ORGANISMO P R O D U C T O R
. . .
XVI
un ejemplo de cuadro comparativo de los documentos bsicos que componen expedientes de series
complementarias iguales generados por distintas unidades, propuesto por el Grupo de Trabajo de Archivos Administrativos. I Jornadas sobre metodologa... op. cit.
5 ' ) ((Instrumentoresultante de la fase de valoracin de un fondo que precisa los documentos que se deben conservar y
aquellos otros que se deben eliminar al final de un perodo determinado especificando el procedimiento concreto en que ha de realizarse (muestreo, cambio de soporte, etc.), de acuerdo con el correspondiente manual de normas,). DICCIONARIO
(10 En negrita aparecen los campos que deben cumplimentarse obligatoriamente en la fase de valoracin.
O i En el anexo VI se presenta un ejemplo de ficha de identificacin y valoracin de series cumplimentadas.
40
E S C U E L A I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T R I A L E S
__
D O C U M E N T O S QUE C O M P O N E N EL EXPEDIENTE
ORDENACI~N DE L A SERIE
I N S T R U M E N T O S D E D E S C R I P C I ~ NE X I S T E N T E S
V I G E NC 1 A A D M1 N 1 S T R A T I V A PLAZOS D E T R A N S F E R E N C I A
___
PROP U E STA D E
c O N s E R V A CI N
~
PROCEDIMIENTO D E S E L E C C I ~ N
3.4.1
mediante el traslado de fracciones cronolgicas de series documentales, una vez que stas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas de valoracin para cada una
M E T O D O L O G I A R A R A L A l D E N T l F l C A C l N Y V A L O R A C I N DE F O N D O S D O C U M E N T A L E S
41
Esta teora establece una serie de etapas por las que van a pasar los documentos desde su creacin hasta su depsito definitivo o eliminacin, diferencindose cuatro tipos de archivos: el archivo de gestin, el central, el intermedio y el histrico. Los plazos de permanencia de los documentos en cada uno de ellos se establecieron tradicionalmente en los siguientes: cinco aos para el archivo de gestin, diez aos en el archivo central, de quince a veinticinco aos en el intermedio, y de manera definitiva en el histrico. Este flujo documental queda estructurado en el Decreto de creacin del Archivo General de la Administracin, de 8 de mayo de 1969, en el que se establece que todas las oficinas debern remitir al Archivo Central de cada Departamento Ministerial la totalidad de los expedientes en que se hayan dictado actos administrativos de resolucin que afecten de algn modo a derechos o intereses del Estado o de los administrados, cuando dichos actos hayan devenido firmes y se hayan practicado por la Administracin las actuaciones conducentes a la total ejecucin de sus pronunciamientos6Z. La documentacin de los Archivos Centrales de los Ministerios se trasladar al Archivo General de la Administracin Civil al cumplirse
..., de
Estos plazos temporales deben servirnos de gua, no obligarnos a su cumplimiento. Por ejemplo, no debern transferirse con carcter general a un archivo central documentos con menos de cinco aos de antigedad, y siempre que la frecuencia de consulta no haya descendido casi totalmente. Sin embargo autores como
]. VAN
debe ser tomado como tope mximo, ya que despus de un ao de finalizada la tramitacin de un expediente, est demostrado que el 90 Yo de la informacin se considera caducada, y por tanto no se consulta; este plazo llega a alcanzar el 99% a los cinco aos. Esta refle-
'i.!
1i.4
Decreto 914/1969, de 8 de mayo, de Creacin del Archivo General de la Administracin. BOE 26 de mayo. Art. 2." Decreto citado, art. 3.". Esta plazo qued as establecido precisamente para que durante ese periodo la documentacin recibiera un tratamiento adecuado, a la vez que iban descendiendo los valores primarios de los documentos, y por tan-
to su actividad administrativa.
ti4 Art. 4.".
t i 5 J.
VAN ALBADA.
IANUS,
R. CRUZ MUNDET,
op,. cit.,
pg. 192.
42
E S C U E L A I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I A L E S
xin tampoco debe ser tomada al pie de la letra, ya que son muchos los factores que pueden producir una necesidad de consulta sobre los documentos una vez han sido producidos. Es en este momento cuando se deben tener en cuenta dos criterios para proceder a su transferencia desde la oficina al archivo central: Que estn finalizados todos los expedientes. Que haya descendido la frecuencia de consulta.
Los envos de documentacin desde las oficinas al archivo central sern coordinados por el
archivero, quin determinar qu expedientes deben transferirse, y en qu momento, basado siempre en el estudio de las series documentales, su produccin, su informacin y su trmite, estableciendo sobre la base de los criterios adquiridos durante la fase de estudio, si la documentacin debe ser eliminada, o transferida; de sta manera indicar a las oficinas cundo deben proceder a transferir su documentacin al Archivo Central, y determinar la documentacin que desde ese Archivo debe salir con destino al Archivo Intermedio, donde finalizarn sus valores primarios, y se fijar finalmente su conservacin definitiva o eliminacin, en caso de no haberse hecho en el archivo central. Para proceder a la transferencia de documentacin al Archivo Intermedio deben tenerse en cuenta adems los siguientes aspectos: Estudiar los plazos de prescripcin administrativa, que deben ser comunicados al Archivo Intermedio. Atender al ndice de frecuencia de consulta. Informar sobre el porcentaje de incremento de cada expediente una vez finalizado el trmite (e indicar si plantea problemas su remisin en momentos posterioresbb). Tener en cuenta que las series duplicadas slo sern transferidas al Archivo Intermedio en caso de no conservarse la serie original. De esta manera debe quedar claro que a la hora de plantearse una TRANSFERENCIA, una vez que se han establecido los plazos, es que sta no es un desalojo de papeles que por su escasa consulta ya se consideran intiles, sino que debe ser un traslado ordenado y controlado,
y sujeto a unas normas decididas con criterios objetivos en funcin de la fase de valoracin.
A esto debemos aadir que la Ley de Patrimonio Histrico Espaolb7,en su artculo 65.1
66 Vase en el captulo dedicado al control administrativo de los documentos, las intercalaciqnes de fondos.
11: Ley 16/85 de 25 de Junio, de Patrimonio Histrico Espaol.
M E l O O L O G A P A R A LA I D E N T I F I C A C I N Y V A L O R A C I O N DE F O N D O S D O C U M E N T A L E S
43
establece que ((cada Departamento Ministerial asegurar la coordinacin del funcionamiento de todos los Archivos del Ministerio y de los organismos a l vinculados)), lo que implica que los archivos centrales deben estar dotados de espacio suficiente, buenas instalaciones y personal adecuado. La carencia de alguno de estos aspectos no puede ser considerada como criterio determinante para la realizacin de una transferencia. Antes de proceder a la transferencia se proceder a la eliminacin de duplicados, fotocopias, carpetillas, carpetas, etc., que deber considerarse como tareas de limpieza, nunca de seleccin o eliminacin. El instrumento resultante de esta tarea archivstica es la R E L A C I ~ N
DE ENTREGA.
A la hora de realizar una transferencia de documentacin de un archivo a otro, y siempre siguiendo las instrucciones dadas por el archivo receptor, hay que seguir una serie de pasos6':
Preparacin de los documentos: la primera labor debe ser la revisin de todos los
documentos que se vayan a transferir para conseguir los siguientes objetivos:
2. Comprobar que cada expediente est completo y que no falte ningn documento.
3. Eliminar los duplicados, siempre y cuando se conserven los originales.
4. Eliminar las grapas, clips, gomas y todos aquellos elementos que puedan ser perjudiciales para la conservacin del papel, as como las carpetas de gomas, carpetillas de plstico, clasificadores, etc ...
_._--
_ _ . . _ _ _ _ . _ . . _ . _ l _ . l
anexo I I
44
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3. Las cajas debern llevar un nmero correlativo que facilite su localizacin, y que
deber corresponder con el sealado en la relacin de entrega 4. Ser obligatorio enviar junto a la documentacin todos los instrumentos elaborados por el archivo remitente (ndices, inventarios, etc..) relativos a la documentacin que se remite, y que debern ser consignados a su vez en las Relaciones de Entrega.
3 . 4 . 1 . 1 LA RELACiN DE ENTREGA
Toda transferencia debe ir acompaada de su correspondiente Relacin de Entregaby. sta es un documento normali~ado~, que sirve en primer lugar para el control de la documentacin en sus traslados, y debe ser cumplimentada siguiendo las instrucciones del archivo receptor.
Es importante que se utilice un impreso diferente para cada una de las series o fracciones de serie que se transfieran, ya que con ellas podremos favorecer la formacin del repertorio
general de series. Estas Relaciones de Entrega, se debern enviar por triplicado al archivo receptor antes de la transferencia fsica de la documentacin, quien dar permiso para el envo de la documentacin una vez comprobadas las mismas. El motivo de remitir las relaciones de entrega por triplicado obedece a que una vez cotejadas con la documentacin, se firman, sellan y se les asigna nmero de registro general de entrada de fondos; con el primer ejemplar se formar el Registro General de Entrada de Fondos, con el segundo el Registro de organismos, mientras que el tercero ser devuelto al archivo remitente con el que se confeccionar el registro general de salida de fondos.
3.4.2
Una vez investigados los valores de los documentos, su trmite y su caducidad administrativa, una vez comprobada la desaparicin de los valores primarios, y la existencia de series
1 1 1
. _ _ . l _ ^
h) VanSe ANEXOS
VI1 y VIII.
70 Vase el modelo utilizado por el Archivo General de la Administracin, incluido como Anexo VIII. Para ms informacin se puede consultar
ENTRADA
Estatales, 1996, en el que se proponen diferentes modelos, segn se efecte la transferencia de fondos de los archivos de gestin al central, o en las fases sucesivas del sistema.
METODOLOG PA IA R A L A ~ D E N T ~ F ~ C AY CV ~A ~ LNO R A C I ~ ND E F O N D O S D O C U M E N T A L E S
45
paralelas, llega el turno a la seleccin. Esta es la tarea ms complicada del trabajo del archivero que deber realizarse fundamentalmente en el Archivo Central y en el Archivo Intermedio, y que tendr como objeto indiscutible de estudio la SERIE
DOCUMENTAL.Mediante esta tarea
se decide la conservacin o eliminacin de la serie, y en su caso si sta debe ser total o parcial; en el caso de que sea parcial debe proponerse el procedimiento ms adecuado, que puede ser bien el cambio de soporte, o el muestreo. Todos estos datos pasarn a formar parte del
cuadro de valoracin y seleccin. Este instrumento ser el que se eleve a la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos, que en Espaa es el rgano competente para aprobar la eliminacin definitiva. Una vez aprobada la propuesta de eliminacin, se publicar en el Boletn Oficial del Estado, y se proceder a la destruccin fsica.
E l muestreo como tcnica de seleccin de la documentacin, no debera ser utilizado nunca por s slo sin haber realizado con anterioridad la valoracin del fondo, sino que el archivero se ayudar de esta tcnica slo en el caso de que del resultado de su valoracin se desprenda que se puede producir la eliminacin de una serie. La caracterstica esencial del muectreo es que los elementos escogidos sean representativos de un conjunto ms amplio. El muestreo es la extraccin de un porcentaje ms o menos representativo de un conjunto de expedientes demasiado voluminosos o poco interesantes para ser conservados en su totalidad. Es indispensable que la muestra seleccionada refleje lo esencial de los valores del conjunto.
El volumen del muectreo deber variar, lgicamente, en funcin de la masa de documentos que vamos a seleccionar, y segn la variedad de los procedimientos. Por lgica, Felix Hull dice que cuanto ms grande es la muestra, ms exacto es el resultado)). Existen varios tipos de muestreo; la eleccin del mismo la haremos en funcin de las caractersticas de la documentacin a seleccionar.
71 Vase en los
ANEXOS XVII
XVIII
las propuestas de valoracin y eliminacin de series realizadas respectivamente por el Utilizacin de tcnicas de muestreo en la conservacin de Regis-
HULL,
46
ESCUELA
I ~ ~ R ~ A ~ E R I DEC AAR ~ C~ A I V O S .E X P E R I ~ N C I A SY M A T E R I A L E S
Mtodo del ejemplar o testigo Consiste en seleccionar uno o varios expedientes, dentro de una serie documental, para ilustrar la prctica administrativa del momento. No debemos considerarlo como una autntica muestra, puesto que no pone de manifiesto las caractersticas del conjunto. Muestreo cualitativo o selectivo
Es una operacin totalmente subjetiva puesto que se basa en una serie de criterios
preconcebidos de antemano, mediante los cuales se conservan los documentos que se consideran ms importantes o significativos de una serie. Muestreo sistemtico Consiste en establecer un criterio previo de seleccin numrico, cronolgico, geogrfico o alfabtico, mediante el cual se va a realizar el muestreo. EJ el que ofrece una mayor garanta, aunque debe tenerse en cuenta que no podemos aplicar todos sobre cualquier serie documental, sino que en funcin de su organizacin aplicaremos un criterio u otro. Muestreo Aleatorio S e basa en el principio estadstico de que la aleatoriedad implica que todo expediente que forme parte de una serie documental tiene las mismas posibilidades de representarla. Por tanto, la muestra se debe tomar al azar. Cuanto mayor sea el tamao de la muestra, ms exacto y fiable ser el resultado obtenido.
3.4.2.2 ELEVACIN DEL CUADRO DE VALORACIN Y SELECCIN A LA C O M I S I N SUPERIOR CALIFICADORA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
73 Los documentos integrantes del Patrimonio Documental Espaol quedan perfectamente definidos en el artculo 49.2 de
METODOLOG PA IA R A L A IDENTIFICACION Y V A L O R A C I ~ ND E F O N D O S D O C U M E N T A L E S
47
co contemplados en el art. 49.2 y los dems de titularidad pblica deber ser autorizada por la Administracin competente)). Una vez que el archivero ha elaborado su cuadro de valoracin y seleccin debe elevar la propuesta a las autoridades competentes, quienes dictaminarn finalmente su eliminacin, y por tanto procederemos a la destruccin fsica de los documentos y a la elaboracin del acta de eliminacin. En Espaa la Ley del Patrimonio Histrico Espaol, en su artculo 58 estableci la creacin de la ((Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos)), con la misin de dictaminar la inutilidad administrativa de los documentos y su rgimen de acceso. Esta Comisin ha quedado regulada por el Real Decreto 139/2000, de 4 de febrer~~, establecindose su composicin funcionamiento y competencias. Est integrada en la Direccin General de libro, Archivos y Bibliotecas, y compuesta por el Director General del Libro, Archivos y Bibliotecas, y el Subdirector General de los Archivos Estatales, como Presidente y Vicepresidente de la misma respectivamente, junto a una serie de vocales natos que son: el Subdirector General de Procedimientos y racionalizacin de la gestin, el Subdirector General de Proteccin del Patrimonio Histrico, el Subdirector General de Tratamiento de la Informacin, el Director del Archivo General de la Administracin, y una serie de vocales designados, como son un abogado del Estado designado por el Ministerio de Justicia, un vocal designado por el Ministro de Defensa en representacin del Sistema Archivstico de la Defensa, y otros cinco vocales designados por el Ministro de Educacin y Cultura entre personas de reconocido prestigio profesional en materias relacionadas con las competencias de la Comisin. En su seno se podrn crear cuantas subcomisiones se consideren necesarias, pudiendo asesorarlas los archiveros que desarrollen sus trabajos en los archivos de titularidad estatal
y que por su funcin conozcan el carcter de los fondos.
Esta Comisin comenzar a funcionar con las propuestas que se le eleven desde los Grupos de Trabajo, y desde el resto de archivos que tengan elaboradas propuestas de valoracin, reunindose obligatoriamente al menos dos veces al ao. Una vez que haya dictaminado la inutilizacin de los documentos, sta deber publicarse en el Boletn Oficial dndose la orden de destruccin, o denegacin de acceso.
_ . _ . l _ l _
de febrero de 2000
48
E S C U E L A I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I A L E S
y A~untamientos~, se
han creado Comisiones Calificadoras tal y como permita la Ley de Patrimonio Histrico Espaol, que determinan la destruccin de los documentos que constituyen su patrimonio documental, pero que una vez creada la Comisin Superior Calificadora del Ministerio de Educacin y Cultura, debern elevar a sta sus propuestas, debiendo informar tambin de
siguientes apartados: Nombre del organismo productor. Descripcin de la serie que se va destruir (ya sea total o parcial). Nmero de unidades que van a destruirse. Fechas extremas de la documentacin que se va a destruir. Referencia a los testigos que se van dejar y su localizacin. Fecha de la autorizacin de eliminacin por parte de Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos. Firma del responsable de la eliminacin. Fecha y lugar de la eliminacin fsica de los documentos.
7; El Ministerio de la Presidencia del Gobierno cre su propia Comisin Calificadora de Documentos por Orden de 24 de
abril de 1977, aunque su funcionamiento y competencias estaban restringidas nicamente a la accesibilidad de los documentos del Depariamento. BOE 30 abril.
7 6 Por ejemplo: Andaluca: Comisin Andaluza de Archivos y Patrimonio Documental, creada en la Ley 17/1991, de 3 de
Julio de Patrimonio Histrico de Andaluca (art. 105, le), regulada por el Decreto 47/1993, de 26 de enero de Reglamento de Organizacin administrativa del Patrimonio Histrico de Andalucia. De momento esta comisin est en suspenso por sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Andaluca. Catalua: Comissi Nacional dAvaluciaci i Tria de la Documentaci, creada por Decreto de 3 de mayo de 1990 (D.o.c.c. de 25 de mayo de 1990); ha sido modificada por el D . 128/94 de 16 de mayo (D.o.c.c. de 1O de junio de 1994). Castilla-La Mancha: Comisin Calificadora e Documentos de Castilla-La Mancha, creada por Decreto 134/1996 de 19 de noviembre. (D.o.c.M. de 1996).
77 El Ayuntamiento de Barcelona dispone de una Comissi de Tria i eliminaci de la Documentaci Municipal cuyo fun-
de 22 de noviembre
cionamiento es modlico.
CONTEL.
M ~ ~ O D O ~ P # A~ RA I A LA I ~ ~ N T I F I C A C I O Y NV A L O R A C I O ~DE ~ O ~ D O D 5C W ~ E N T A L E S *
49
Este documento formalizado deber realizarse por triplicado, quedando un ejemplar en el expediente correspondiente de la Comisin Calificadora, otro ejemplar en el archivo de la Institucin que ha propuesto la eliminacin, y el ltimo en el archivo que conservaba la documentacin objeto de eliminacin, procediendo a darse de baja en este momento en el Registro General de Entrada de Documentos, y asentarse en el Registro General de Salida Definitiva de Documentos.
3.4.3
Otra de las funciones de la valoracin es el establecimiento de los plazos de acceso, una vez han sido estudiados los datos que contienen los documentos.
los archiveros.
A pesar de que la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos tiene como misin el establecimiento de los plazos de acceso, el archivero deber luchar diariamente entre servir fielmente a uno de los objetivos de su actividad, favorecer el acceso a la
T L ? Vase
la bibliografa archivistica en materia de acceso que se adjunta. U n buen resumen de la legislacin y de la situaFERNANDOMIKELARENA PENA. Informacin
cin actual podemos encontrarlo en el captulo 14, El Derecho de Acceso de los ciudadanos a la documentacin pblica, del trabajo de J O ~ RAMN E CRUZ MUNDET, y Madrid:
EDITORIAL TECNOS,
y Documentacin Administrativa.
1998.
LUIS ALBERTO POMEDSNCHEL.
I.N.A.P.
1989, y del mismo autor La intimidad de las personas como lmite del
derecho de acceso a la documentacin administrativa. Revista Catalana D'Arxivistica i i / c A i L , Barcelona, 1991, y El acceso a los archivos administrativos: el marco jurdico y la prctica administrativa. Revista de la Asociacin de Archiveros de Andaluca
TRIA,
F. MESTRE DELGADO.
Administrativos, (anlisis d e l artculo 70.5.b) de la Constitucin). Madrid: na, 1991, pgs. 31-42.
F. J. SANCHO CUESTA. El
marco actual del derecho de acceso a la documentacin administrativa. Revista Catalana darxivictica iifmii.Barceloderecho de acceso a los Archivos y Registros conforme a la ley de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn. Comentarios a la entrada en vigor de la Ley de Rgimen jurdico de las Administraciones Pblicas y d e l Procedimiento Administrativo Comn. Madrid:
M.A.P..
1993.
50
E S C U E L A I B E R O A M E R I C A N A DE A R C N I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I A L E C
informacin, y proteger el derecho de los ciudadanos a la privacidad, derecho ampliamente recogido dentro del Corpus legal de cualquier estado democrtico. Este derecho que hoy aparece recogido en multitud de normas, est presente en nuestra Constitucin, donde se establece en su artculo 105.b. que la Ley regular el acceso de los ciudadanos a los Archivos y Registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado,
la Revolucin francesa, sobre todo porque desde aquel momento stos adquieren una funcin cultural que no se haba contemplado con anterioridad. En Espaa la regulacin comienza con la R.O. de M.- Cristina, como reina regente, de 20 de abril de 1844, por la que se establecen por primera vez los derechos de las personas a la Investigacin, y del Esta-
de manera general por la Ley 16/85 de Patrimonio Histrico Espaol, y para cada caso concreto de restriccin por una norma especficaa2.
La Ley del Patrimonio establece que la documentacin constitutiva del Patrimonio documental, una vez concluida su tramitacin y depositada en los archivos correspondientes, es con carcter general de libre acceso; sin embargo, establece una serie de excepciones a este
Ki Para el estudio de la historia del acceso en Espaa se puede acudir a JOAQUIM L L A N S ~ .L accs a la documentaci a IEstat espanyol. Una panormica histrica. LLIGALL, 3, 1991.
ANEXO XIX,
M E T O Q L O A P A R A L A I D E N T l F l C A C l O N Y V A L O R A E I N DE F O N D O S D
5 A1
de las personas, de su privada, familiar o su propia imagen, o cuando pueda afectar a su seguridad. Ante estos supuestos la Ley establece una serie de plazos, que son aplicables a la averiguacin de delitos y a la intimidad personal y familiar, pero no a la Seguridad y Defensa del Estado, ya que los documentos que mantengan esta informacin y estn reservados por la oficina que los haya producido, debern ser liberados de esta restriccin por la misma oficina que los haya clasificado. En concreto la Ley establece en su artculo 57.1 .c. una serie de plazos, que deben ser tenidos en cuenta a la hora de valorar la documentacin:
1 . Veinticinco aos desde la fecha de la muerte en el caso de que sta sea conocida
2. Cincuenta aos desde la fecha de los documentos cuando no sea conocida la fecha de la muerte.
3. En el caso de que el titular de los derechos sea conocido, y est vivo, con autoriza-
cin expresa del mismo. De esta manera, en los archivos que conservan documentacin cuyo contenido pueda afectar a estos supuestos, debe procederse a una valoracin del fondo antes de prestarlos para la consulta. A pesar de que la fase de valoracin representa el momento en el que las series son sometidas a una mayor investigacin por parte del archivero, la calificacin no podr ejercitarse de manera conjunta para la serie documental. Es decir, con carcter general la documentacin producida por las Administraciones Pblicas es de libre acceso, pero en el momento en el que surge el termino salvo nos est obligando a un estudio pormenorizado de los documentos. Lgicamente el archivero conoce globalmente el contenido de los documentos que componen la serie documental, pero a la hora de ejercitar el derecho de acceso sobre uno de ellos un ciudadano, nos obliga a su examen puntual, observando las normas que han sido anteriormente expuestas. La metodologa de trabajo en cuanto al establecimiento de los plazos de acceso pasa obligatoriamente por la investigacin de los valores de los documentos, el conocimiento de la legislacin vigente en materia de acceso, el examen de las materias que componen lo documentos, as como cada una de las garantas que posee cada ciudadano para poder ejercitar su derecho de acceso.
L o que se pretende con estas pginas no es reflexionar sobre el tema, sino dar una serie de pautas para que el archivero disponga de otros datos a parte de los puramente normati-
52
vos para enfrentarse a esta difcil tarea, de la que nadie debe salir lesionado, ni el ciudadano del cual se protegen los datos, ni del que desea acceder a la informacin conservada en
de la personalidad)). Surgen por tanto algunas dudas que no han sido resueltas por la legislacin, y que pueden plantear problemas al archivero. Nos encontramos con el caso de los Registros pblicos a los que el ciudadano tiene garantizado el derecho a su informacin por
va constitucional. Sin embargo no se expresa exactamente si existe un derecho a la informacin que contienen los documentos, o a la manipulacin de los mismos. En algunos casos esta distincin nos puede ayudar a resolver el problema, facilitando el acceso a asientos concretos del registro. En cualquier caso, ante la existencia de una duda, lo mejor es plantear la cuestin a la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos. La experiencia nos ha llevado a determinar el expediente como unidad indisoluble de acceso. Cuando establezcamos restricciones a un documento en concreto, lo estaremos haciendo al expediente en su conjunto. La extraccin de un documento de un expediente conduce irremediablemente a su prdida, sobre todo si estamos hablando de la Sala de Consulta de un Archivo Gene-
ral en la que se pueden llegar a consultar ms de veinte mil expedientes en una sola jornada.
La valoracin es una tarea lenta y que no ofrece resultados de manera inmediata, por
lo que en los archivos de grandes dimensiones las consultas que se realizan diariamente
ti I
Derecho a la Informacin. Actas del VI/ Congreso Nacional de Anabad. Informacin y Derechos de
los ciudadanos. La confrontacin entre teora y realidad en el 20." aniversario de la Constitucin. Toledo, 22 a 24 de Abril, 7999.Boletn de la
ANABAD,
METOROLOG~A P A R A L A I D ~ N T I F I C A C I ~ NY V A L O R A C I ~ N D E F O N D O S D O C U M E N T A L E S
53
no pueden resolverse con los estudios de valoracin existentes. Esto obliga a un estudio individualizado de cada unidad de instalacin solicitada por el investigador. Cada peticin deber efectuarse en un impreso normalizado, definido como Peticin de lnforme de valo-
racin, en el que cada ciudadano expresa los documentos que desea consultar. Este informe se le debe devolver una vez revisada la documentacin tanto si el acceso es libre o restringido, y si es as, la fecha en la que puede acceder a su informacin. En virtud de la Ley de Rdgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, esta decisin puede ser recurrida por la va administrativa a instancias superiores. Los archiveros ya no nos asombramos cuando en las estadsticas de consulta aparece una misma caja consultada numerosas veces al ao, mientras que el noventa por ciento no han pasado por la sala de lectura. Esta reflexin nos debe llevar a crear una Base de Datos de documentacin no accesible, cuyos datos sern extrados de cada informe de valoracin. Los datos necesarios sern: Fondo, Serie, Signatura, Acceso (libre o restringido), en caso de
no ser accesible, Fecha de acceso y Disposicin que lo regula. La consulta de esta Base de
Datos nos ayudar enormemente en la gestin de las consultas. Otro problema es el que plantean determinadas series documentales, como son las de expedientes personales, o las de informacin personal. A pesar de que conozcamos los plazos de accesibilidad de la serie, por ejemplo cincuenta aos desde la fecha de los documentos por contener datos que afectan a la privacidad de las personas, cada expediente llevar una fecha de acceso diferente, lo que nos obliga al tratamiento individualizado de las piezas, determinando su fecha de acceso a partir de la ltima fecha del expediente. Nunca se determinar la restriccin de manera global a un fondo documental, salvo que as sea expresado por la legislacin vigente o por la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos. Existen una serie de documentos concretos que se sabe de antemano que llevan datos que afectan a los supuestos establecidos por nuestra legislacin. Duchein en su Ramp sobre el acceso a la doc~mentacin"~, establece una serie de materias que deben ser recogidas por toda legislacin; esas materias son reflejadas en unos tipos documentales.
8.4
MictiEL DUCHEIN.
Pars:
UNESCO,
1993.
54
E S C U E L A I B E R O A M E R I C A N A DE M R C W I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M M T E R I A L E S
Desde el punto de vista jurdico establece: Derecho a la vida privada. Derecho de los propietarios de los Archivos a la libre utilizacin de un bien personal. Necesidad de proteger la Seguridad del Estado. Necesidad de proteger el orden pblico y la Seguridad de los ciudadanos. La propiedad intelectual.
Los de Estado civil y filiacin. Los que tengan que ver con la Salud. Todos los que sean extendidos por los mdicos, como historias clnicas, etc.
.
o o
Los relacionados con las fortunas y rentas. Los procedimientos penales y criminales (Las sentencias son pblicas, y por tanto de libre acceso, pero los procesos no. Slo pueden ser conocidos por jueces, fiscales, y por el interesado u otra persona con autorizacin).
Los documentos policiales. Estos son los documentos administrativos que ms de cerca tocan la vida privada de los ciudadanos.
La proteccin de los intereses del Estado resulta ms difcil si cabe que la intimidad de las
personas. En este sentido Luis Alberto Pomed Snchez en su obra El derecho de acceso de
METODOLOG PA IA RA L A IDENTIFICACI~N
55
los ciudadanos a los archivos y registros administrativos, establece las categoras de documentos afectados por la reserva. Destaca el acuerdo tomado en Consejo de Ministros, en una reunin celebrada el 28 de noviembre de 1986, donde se acord otorgar la clasificacin de
SECRETO a
La Directiva de Defensa Nacional. Los grandes objetivos estratgicos elaborados por el Presidente del Gobierno. Las informaciones, anlisis y evaluaciones de las amenazas actuales o potenciales a la Paz y Seguridad de Espaa. Plan General de Defensa Nacional. Plan estratgico conjunto.
El contenido de las conversaciones conducentes a Convenios y Tratados Internacionales. Las deliberaciones de la Junta de Defensa Nacional, de la Junta de Jefes de Estado Mayor, de los Consejos Superiores de los tres ejrcitos y de la Comisin Delegada del Gobierno para situaciones de crisis. La estructura, organizacin, medios y procedimientos operativos especficos de los servicios de informacin, as como sus fuentes y cuantas informaciones o datos puedan revelarnos. De carcter
RESERVADO sern
Planes de Seguridad de Instituciones y organismos pblicos Los informes individuales del personal militar Todo aquello que pueda afectar a la Seguridad del Estado y no est tipificado como secreto. A nuestros Archivos no van a llegar la mayora de estos asuntos, solo quizs los relativos a planes de seguridad y planos de edificios de carcter pblico. Ante documentos que contengan en su contenido informacin sobre estas materias, pediremos permiso a la autoridad competente. Por fin, solo queda mencionar que los rganos competentes espaoles para declarar secreta o reservada una materia, y por tanto para levantar dicha reserva son el Consejo de Ministros y la Junta de Jefes de Estado Mayor.
56
E S C U E L A I B E R O A M E R I C A ~ ADE A R C H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I A L E S
4.
El control administrativo de los documentos se presenta como un aspecto decisivo tanto desde el punto de vista de la eficacia que debe alcanzar la gestin de la Administracin Pblica, como en el terreno archivstico para la consecucin de ese deseado control de la docu-
mentacin desde el momento de su produccin, que nos facilitar a los profesionales enormemente las tareas que la propia administracin nos tiene encomendadas. De ah la importancia de tratar este aspecto de control administrativo, de momento con tan escasa incidencia dentro de la literatura archivstica.
\
4.1 ENTRADAS DE DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS
i
El ingreso de los documentos en los Archivos se puede efectuar de diversas formasR5, a saber:
transferencias regulares de fondos, compraventa de documentos por el Estado, donacin, herencia o legado, expropiacin de documentos, entrega al Estado de bienes del Patrimonio Histrico, depsito o comodato de bienes, depsito de documentos forzoso o temporal.
E l registro d e e n t r a d a d e correspondencia
4.1.1
Esto refirindonos siempre a los Archivos Centrales, intermedios o Histricos, porque en lo que se refiere a los Archivos de Oficina, el ingreso de documentos no existe, lo que hay es produccin documental. Por este motivo aparece el Registro de Entrada de Correspondencia tan ligado a este tipo de archivos, ya que es uno de los medios tanto de control administrativo de la documentacin que se va generando, como de seguimiento en la formacin
M E T O D 5 1 5 G i A P A R A L A I D E N T l F l C A C l N Y V A L O R A C I N DE F O N D O S D O C U M E N T A L E S
57
la tramitantIh.
4.1.2 Transferencias
es la Transferencia, entendida como el ((procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante traslado de las fracciones de serie documentales, una vez que stas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en la valoracin para Como ~. ya se ha dicho el Decrecada una de las etapas del ciclo vital de los d o c ~ m e n t o s * to 91 4/1969, de 8 de mayo por el que se crea el Archivo General de la Administracin, establece el sistema de transferencias tal y como lo conocemos actualmente: las dependencias de la Administracin General del Estado estn obligadas a transferir al Archivo Central del Departamento Ministerial al que estn adscritos, la documentacin producida; por su parte,
los archivos centrales transferirn la documentacin al Archivo General de la Administra-
cin
(A.c.A.),
tiempo el carcter de intermedio a los Archivos Histricos Provinciales, con las mismas funciones que el
A.C.A.
A.H.N.
provinciales de la Administracin Central e Institucional. Todas las modalidades de entrada de documentos darn lugar a un expediente de ingreso en el que se incluirn los oficios, informes, actas y dems documentacin que genere el
ingreso. Por su parte la transferencia de un archivo a otro, implica tambin una serie de trmites que darn lugar a la formacin de un expediente, en el que se incluirn los oficios pertinentes, previsin de transferencias, informes de la documentacin a transferir y de las Relaciones de Entrega, estado de conservacin, localizacin topogrfica asignada, etc, comenzando siempre por el impreso de Previsin de Transferencias"", que todo archivo que recibe
::ti
L. L A TORRE
M. M A K l l N - P A L O M I N O .
Metodologa para la
ii,G i
Vase
A N E X O IX.
Registro General de Entrada de Fondos y/o Documentos, en el que se deben consignar los siguientes datos:
a a a
n." de orden de ingreso, fecha de entrada de los documentos en el archivo, organismo/s productor/ec de la documentacin, organismo remitente,
a a a a
De forma paralela, con las Relaciones de Entrega que de forma obligatoria acompaarn a
A'? Este panorama variar sustancialmente en el momento en que los archivos dispongan de un sistema de gestin integral de archivos, que les permitir transferir on line desde los Archivos de Gestin a los Centrales, y desde stos a los Intermedios. Son ya numerosos los Archivos que cuentan en la actualidad con sistemas de estas caractersticas; por ejemplo el
A.G.A.
utiliza el programa
ALBAL diseado
por
BARATZ.
M ~ ~ a D O l O G l PA A R A L A I D E N T i F l C A C r O N Y V A L O R A C I N DE F O N O 0 5 ~ O C U ~ ~ N ~ A l E5$ S
4.1.4
Mencin especial merecen el caso de las intercalaciones de documentos, que a pesar de no ser comunes en muchos archivos, en el General de la Administracin de Alcal de Henares, por ejemplo, ha llegado a necesitar incluso la elaboracin de unas normas para su correcta real izacin9. Entendemos por documentos a intercalar aquellos que por diferentes circunstancias se han desgajado de su serie originaria, por lo que cuando sta es transferida al siguiente archivo los documentos permanecen en el archivo de origen o incluso en alguna oficina del organismo productor, finalizando su tramitacin, prestados o incluso olvidados o perdidos. As, cuando de nuevo son localizados, devueltos por la oficina, o finalizada su tramitacin, deben enviarse al archivo siguiente para ser integrados en su serie originaria; este envo no debe suponer en ningn caso una devolucin, ya que los documentos ni fueron enviados nunca, ni prestados, por lo que sern remitidos junto con un Impreso de Intercalacin de Documentos que ser el encargado de transmitir la informacin de la serie a la que deben ser reintegrados. Tal es el caso de muchos expedientes producidos por los Juzgados de Primera Instancia e Instruccin de Madrid, que ven cmo mientras las series documentales a las que pertenecen son transferidas al
A.G.A.
dos finalizando sus procedimientos; o tambin ocurre que un expediente ya transferido al Archivo General de la Administracin es solicitado como prstamo administrativo, para ser recurrido ante una instancia superior, lo que hace que su volumen aumente considerablemente debido a esta nueva tramitacin. En ambos casos, se hace necesario la cumplimentacin de los impresos de intercalacin, ya que lo que se va a remitir al
A.G.A.
es documen-
tacin que nunca antes haba estado all. Esta intercalacin supone una doble tarea: la intelectual, ya que se requiere su asiento en el Registro General de Entrada de Fondos, y la fsica, ya que se debe incorporar fsicamente a su serie.
. -. .._.
.-
ci
i Vase ANEXO 11. Normas para la intercalacin de documentos. Archivo General de la Administracin.
60
E S C U E L A I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S , E X P E R I E N C I A S Y M A T F R I A L E S
Los datos que debe facilitar el Archivo Remitente, y que se deben incluir en los Impresos de I n t e r ~ a l a c i n son ~ ~ los siguientes:
-
- organismo emisor,
-
- signatura, -
o fecha de transferencia.
Estos impresos se enviarn por duplicado para que de esta manera, una vez cumplimentados
los apartados correspondientes por el archivo receptor, este enve una de las copias al remitente.
4.2 LAS SALIDAS DE DOCUMENTOS DE LOS ARCHIVOS
Segn se dispone en el artculo 63.2 de la Ley 1611985, los documentos de archivo pueden salir temporal o definitivamente de los centros.
4.2.1 Salidas temporales
de los documentos que conservan, as como a los organismos autorizados por el ordenamiento jurdico, copias diligenciadas de los documentos para los fines usuales de trmite, bsqueda de antecedentes e informacin administrativa. Para aquellos casos en que sean imprescindibles para acreditacin en procedimientos administrativos o en procesos judiciales, se pueden prestar los documentos originales mediante autorizacin del director o responsable del
archivo, debiendo ser devueltos en cuanto se termine su utilizacin para tales fines.
M E T O O l O G i A P A R A LA I D E N T I F I C A C I N Y V A L O R A C I N
DE F O N D O S D O C U M ~ N ~ ~ L E * S 61
Esta salida de documentacin como prstamo administrativo, se har a peticin del rgano encargado de la tramitacin, peticin que ser canalizada siempre a travs del archivo central correspondiente. Los documentos tambin podrn salir temporalmente de los archivos para su exposicin, restauracin y/o procesos de reproduccin, aunque en estos casos ser necesario contar con la pertinente Orden Ministerial que lo autorice (LPHE, art. 63.2). Cualquiera de estas salidas temporales de documentos de los archivos se debern asentar en un Registro de Salida Temporal de D o c ~ m e n t o s ~ ~ el en que constarn los siguientes datos:
Nmero de orden. Fecha de salida de los documentos. Nmero de Registro General de Entrada. Motivo de la salida. Identificacin genrica de la documentacin. Organismo al que se remite. Signaturas y nmero de unidades. Localizacin topogrfica.
Para cualquier salida temporal de documentos, adems de su asiento en el Registro de Salida Temporal de Documentos, la tramitacin generar un expediente especfico en el que se incluirn las solicitudes de prstamo, los informes, Ordenes Ministeriales, seguros, actas de entrega, datos de embalaje y transporte, etc.. dependiendo siempre de la modalidad de salida que sea.
I
t$
1- Vase ANEXO
XII
62
E S C U E L A I E ~ ~ O A ~ ~ U I CDE A N AR AC H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I A L E S
4 . 2 . 2 Salidas definitivas
Los documentos pueden salir de manera definitiva de los archivos bien por transferencia a otro archivo, o bien por procederse a su eliminacin, siendo necesario en este ltimo caso una Orden del Ministerio de Educacin y Cultura. En cualquiera de los dos casos, se requieren las tareas previas de identificacin y valoracin, ya que en el proceso de identificacin
se procede al estudio del organismo productor, sus competencias, las normas de procedi-
miento que regulan el trmite, los tipos documentales producidos, etc ..., mientras que en la
4.2.2.1
TRANSFERENCIAS
Las transferencias han sido comentadas suficientemente en el apartado correspondiente del captulo de valoracin. En cualquier caso, en lo que a control administrativo se refiere, interesa las relaciones de entrega que se cumplimentan por los archivos remitentes.
4.2.2 2 ELIMINACIN
Cualquier propuesta de eliminacin de documentacin, como resultado de un proceso de valoracin, ser remitido a la Direccin General del Libro, Archivos y Bibliotecas del Ministe-
rio de Educacin, Cultura y Deporte, quien a su vez tras completar el pertinente expediente lo
someter a informe de la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos. La autorizacin para la eliminacin ser dada mediante orden Ministerial, en la que conste claramente la descripcin de la documentacin a destruir. El acta de eliminacin ha sido ya comentado en el apartado correspondiente del captulo de valoracin. Adems del expedienteque se genere en la Direccin General del Libro, Archivos y Bibliotecas, cada archivo debe
nar, traslado de la Orden Ministerial que autoriza dicha eliminacin y acta de eliminacinq5.
-_
op cit
9 ) Entrada y
M E T Q Q L Q G A P A R A L A I E N T l F l C A C l O N Y V A L Q R A C I O N DE F O N D O S ~ O C U M E N T A L E S
63
64
E S C ~ E L Ai B f R O A M ~ R i ~ ADE ~ A A R C H i V ~ S .~ X P E R I E N C ~ AV S MATERIAL~S
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E S C U E L A I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I A L E S
1.1
N O R M A S GENERALES.
RELACIN DE ENTREGA.
1.1 N O R M A S G E N E R A L E S
M E T O D O L O G i A P A R A L A I D E N T I F I C A C I N Y V A L O R A C I N DE F O N D O S D O C U M E N T A L E S
73
La identificacin supone el estudio del organismo productor, sus competencias, las normas de procedimiento que regulan el trmite, etc ... Por su parte, la valoracin en su fase inicial debe establecer los perodos de permanencia en el Archivo Central atendiendo fundamentalmente a los siguientes aspectos: plazos de prescripcin administrativa, ndice de frecuencia de consulta, porcentaje de incremento de cada expediente una vez finalizado el trmite, identificacin de series duplicadas que slo sern transferidas al Archivo Intermedio en caso de no conservarse la serie original.
En consecuencia, la transferencia es el resultado de los procesos de identificacin y valoracin inicial que los Archivos Centrales deben realizar en las propias oficinas productoras.
lo que implica que deben tener espacio suficiente, buenas instalaciones y personal adecuado, exactamente igual que cualquier otra unidad de su estructura orgnica. Por ello, en modo alguno, la falta de espacio o de plantilla deben ser criterios determinantes de una transferencia, pues el
AGA
no cuenta con los recursos suficientes para suplir todas las caren-
cias de la Administracin, ni por supuesto, es sa la funcin que tiene encomendada. As pues, en ningn caso se podr considerar una transferencia como un medio de desalojar documentos inservibles o sin identificar. Cualquier duda sobre la cumplimentacin de los impresos o la preparacin de la transferencia ser resuelta por el personal responsable de la Seccin de Relaciones con /as Administraciones Pblicas
~ ~ / A G quien A ,
74
E S C U E L A I U E R O A M ~ R I C A N ADE A R C H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I A L E S
De forma general, se recomienda que antes de comenzar las tareas de preparacin de la transferencia se pongan en contacto con M3Mercedes Martn-Palomino, Jefa de la citada Seccin, o con Jos Luis La Torre Merino, Jefe del Departamento de Referencias (Tel.: 8-8929-50) quienes le suministrarn toda la informacin necesaria.
ACA,
A.C.A.
Organismos Autnomos un Impreso de Previsin de Transferencias con el fin de elaborar el calendario de transferencias para el ao siguiente. Estos impresos debern ser cumplimentados por los responsables de cada Archivo, y enviados posteriormente al
AGA
en el plazo que
se les indique. Los datos que deben consignarce en dicho impreso son los siguientes:
- Organismo Remitente: el que va a realizar la transferencia, que generalmente coin-
producido la documentacin no sea el mismo que el remitente. Al igual que en caso anterior, se especificar el nombre del organismo y su nivel jerrquico (Subdireccin General /Servicio/ Seccin, etc ...) poniendo entre parntesis la unidad superior de la que depende.
- Depsito de Procedencia: lugar en el que se encuentra fsicamente la documentacin
- Fechas Extremas de la documentacin a transferir. - Volumen: se puede dar en metros lineales, o en n." de unidades que se transfieren. - Formato: indicando si se trata de cajas, libros, o cualquier otro.
-
Series Documentales: nombre de las series o fracciones de series que se van a remitir. Descripcin: se refiere a los instrumentos elaborados por el archivo central (ficheros,
ndices, etc..) y que debern ser remitidos junto con la documentacin. En caso de no existir tales instrumentos, se mencionar que nicamente contar con la informacin contenida en la Relacin de Entrega.
- Caducidad Administrativa de la documentacin. - Observaciones: como puede ser el ndice de frecuencia de consulta, o cualquier otra
76
ESCUELA I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I A L E S
S e sobreentiende que los organismos que no contesten dentro del plazo establecido no realizarn ninguna transferencia dentro del perodo anual sobre el que han sido consultados. La documentacin que se vaya a transferir deber tener el formato normalizado del Archivo General de la Administracin, que siempre que le sea posible proporcionar las cajas necesarias a los organismos que lo soliciten, debiendo encargarse stos nicamente de su recogida. Siempre se deber acompaar la documentacin de las Relaciones de Entrega, por triplicado, cuyo impreso normalizado ser tambin suministrado por el
A.C.A.
Antes de la transferencia fsica de la documentacin debern enviarse las correspondientes Relaciones de Entrega para su revisin, y una vez hechas las correcciones necesarias, se establecer la fecha de la Transferencia de acuerdo con el organismo remitente. Conviene aclarar que
EL TRANSPORTE, DESCARGA Y ESTANTEADO DE LA DOCUMENTACI~N CORRE-
ya que el
A.C.A.
El
ACA,
zado el pertinente cotejo de las Relaciones de Entrega con el contenido de las cajas. Hecha esta comprobacin, se devolver uno de los ejemplares de la Relacin de Entrega debidamente firmado y sellado.
1. Preparacin de los documentos: la primera labor debe ser la revisin de todos los
documentos que se vayan a transferir para conseguir los siguientes objetivos:
-
comprobar que los expedientes estn debidamente organizados, organizacin que debe reflejar la estructura orgnica y funcional de la unidad productora y el orden que le corresponda a cada tipo de expedientes; para los expedientes personales el orden ser alfabtico,
M E T O D O L O G I A P A R A LA I D E N T l F l C A C l N Y V A L O R A C I O N DE F O N D O S D O C U M E N T A L E S
77
cin en ningn caso supone una eliminacin de documentacin, sino simplemente una tarea de limpieza.
- eliminar las grapas, clips, gomas y todos aquellos elementos que puedan ser per-
judiciales para la conservacin del papel, as como las carpetas de gomas, carpetillas de plstico, clasificadores, etc ...
2. Ordenacin en cajas: los expedientes, una vez revisados, deben introducirse en cajas
de formato normalizado que sern suministradas por el Archivo General de la Administracin, teniendo en cuenta las siguientes indicaciones:
-
el nmero de expedientes que se introduzca en cada caja depender de su grosor, procurando que no quede excesivamente llena, en cuyo caso se dificultara el cierre y en consecuencia quedaran resquicios por los que se introducira el polvo, adems de dificultar su manejo; del mismo modo se evitar que quede excesivamente vaca, ya que ello favorecera la deformacin de la documentacin,
- debe procurarse que un expediente no quede dividido en dos cajas, aunque si sto
ocurriera se solucionara con una adecuada sealizacin (por ejemplo: expediente n." X, 1 .s parte. Contina en la caja siguiente n.Q...),
- cada una de las cajas deber tener un nmero correlativo claramente visible que
ser el que permita identificarlas, y que deber consignarse en el impreso de Relacin de Entrega en la casilla correspondiente al N." de Orden, comenzando siempre en cada transferencia por el nmero 1,
-
al final de cada envo, se debern incluir todos los instrumentos elaborados por el Archivo Central (ndices, inventarios, etc..) relativos a la documentacin que se remite, y que debern ser consignados a su vez en las Relaciones de Entrega.
tral sobre las fracciones cronolgicas de cada serie documental que va a transferir, es
'1
ANEXO VIII.
78
~ S C U E L A I U ~ R O A ~ E R I C A N DE A A R C H I V O S . E X P E R I E ~ C I A SY M A T E R ~ A L E S
mucho ms amplia que la consignada en su da por los Archivos de Gestin en los impresos de Relacin de Entrega remitidos al Central. Por este motivo en ningn caso se admitir fotocopia de estos impresos, sino que se debern cumplimentar los'impre-
Los datos que se deben consignar, relativos a todas y cada una de las fracciones de series
documentales que se remiten, son los siguientes:
Fecha de la tansferencia. A cumplimentar por el Archivo General de la Administracin. Archivo Remitente: es decir, el que realiza la transferencia, incluyendo la direccin del depsito donde se encuentra la documentacin que se transfiere en el caso de tratarse de un edificio diferente al del organismo que realiza la transferencia.
Organismo productor, indicando todos los datos que dentro de l identifican la unidad administrativa o sujeto productor de la documentacin: Gabinete, Subsecretara, Direccin General / Organismo Autnomo, Subdireccin General / Organismo Autnomo, Servicio, Seccin, Negociado. Tipo documental, o clase de expedientes que se transfieren (por ejemplo: expedientes personales, expedientes de construccin de edificios, etc ...) Ordenacin, sealando si es alfabtica, cronolgica, numrica, etc.. . Funcin, en virtud de la cual se ha producido la serie documental.
Los recuadros que figuran en estas casillas son para consignar la codificacin informtica, a cumplimentar por el
AGA
cuando proceda.
los apartados 1, 5 y
M E ~ O D O ~ O GP~ AA R A L A I D E N T I F I C A C I O N Y V A ~ O R A C I O NDE F O N D ~ 5 D O C U ~ E N ~ A L ~ * S
79
extraer del informe o memoria de valoracin realizado por el propio archivo remitente, y que de forma obligatoria debe acompaar la transferencia.
-
Informacin complementaria. Deber adjuntarse el estudio institucional del organismo productor. En cuanto a los instrumentos que acompaan (ndices, bases de datos,...), se relacionarn bien en la casilla de observaciones, bien en hoja aparte, indicando el tipo de formato y nmero de los mismos.
los siguientes:
Nmero de Registro General de Salida Definitiva de Documentos del Archivo Remitente. Nmero de Registro General de Entrada del Archivo General de la Administracin. Nmero de Registro General de Transferencias del Archivo General de la Administracin. Nmero de Registro de Organismos, o unidad administrativa, a cumplimentar por el Archivo General de la Administracin.
Los apartados correspondientes a Registro General de Entrada, Registro de Organismos y Registro General de Transferencias, sern cumplimentados por el Archivo
General de la Administracin.
N.9 de Orden: nmero correlativo que le corresponde a cada caja para su identificacin, comenzando siempre por el nmero 1. En ningun caso se repetirn numeraciones o se incluirn nmeros bis.
Fechas de las unidades documentales que se incluyen. Signatura del Archivo Remitente.
80
E S C U E L A I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I A L E S
A.C.A.
Se rellenar un impreso diferente para cada una de las fracciones de series que se transfieran, y se firmarn y sellarn por el encargado del archivo remitente, los apartados correspondientes a las diligencias de entrega que figuran tanto la primera hoja como en la final de la relacin de cada una de dichas fracciones.
M E T O D O L O G I A P A R A L A I D E N T I F I C A C I N Y V A L O R A C I N DE F O N D O S D O C U M E N T A L E S
81
ARCHIVO GENERALDE LA A D M I N I S T R A C I ~ N
1.1
CONCEPTO
Se considera documentacin para intercalar aquella que habiendo sido separada de su serie originaria, no ha sido nunca transferida al Archivo Receptor de la serie documental en
la cual estara integrado el documento o expediente a intercalar y que por razones de diversa ndole ( prstamos a otros organismo realizados por el organismo emisor, necesidades de
consulta de esa documentacin, prdida y posterior hallazgo de esos documentos una vez que la serie originaria ha sido transferida al archivo Receptor) se encuentra desgajada en el Archivo Remitente. En ningn momento se debe considerar documentacin para intercalar aquella que ha sido prestada por el Archivo General de la Administracin al Archivo Central correspondiente, ya que sta se encontrara dentro del concepto de prstamo administrativo, para la cual existe un Registro de Prstamos de documentacin, y por ello se debe especificar claramente en los oficios que acompaen a los documentos cundo se trata de la devolucin de un prstamo o cundo de documentacin a intercalar.
l
1.2 NORMAS
Siempre que se remita documentacin a intercalar, deber acompaarse de sus correspondientes Impresos de Intercalacin debidamente cumplimentados, impresos que el Archivo General de la Administracin facilitar a quienes lo soliciten.
DATOS Q U E S E DEBEN C O N S I G N A R :
ORGANISMO EMISOR.Se
82
~ S C ~ E L I n A~ R O A ~ E R I C A DE ~ A ARCHIVOS. EXPERlfNCiAS Y M A ~ E R l A l ~ 5
En ambos casos se especificar claramente el nombre del organismo y su nivel jerrquico (Subdireccin General, Servicio, etc ...) poniendo entre parntesis la unidad superior de la que depende.
- FONDO. Este campo deber cumplimentarse en el caso de que se den una serie de cir-
cunstancias:
cuando los Ministerios remitentes hayan enviado la documentacin no desde sus archivos centrales, sino desde otros depsitos, cuando se trata de grupos documentales de organismos que a lo largo del tiempo han estado adscritos a diferentes Ministerios, tambin los fondos de aquellos organismos extinguidos que ha sido depositados directamente en el Archivo General de la Administracion. Del documento o expediente a intercalar.
AO.
- TIPO DOCUMENTAL. Hace referencia a las actividades y funciones concretas que desem-
pea cada una de las unidades administrativas del organismo, por ejemplo: expedientes personales, expedientes de concesin de subvenciones, nminas, libros registro de entrada de documentos, correspondencia, etc.. .
N.O DE EXPEDIENTE.
- N.? DE LEGAJO. El nmero de caja o legajo (signatura) a la que se debe incorporar fsi-
camente.
haberse incluido la documentacin a intercalar, con expresin del Nmero de Registro General de Entrada de Fondos del Archivo General de la Administracin, y si se desconoce este dato facilitar la fecha en que se produjo
El resto de los apartados del impreso de intercalacin ser cumplimentado por el Archivo
General de la Administracin, quien una vez finalizadas todas las tareas que conlleva la intercalacin, devolver un copia del mencionado impreso al Archivo Remitente. Cualquier duda sobre la cumplimentacin de los impresos de intercalacin ser resuelta por el personal responsable de la Seccin de Relaciones con las Administraciones Pblicas de/ AGA, y si as lo consideran pueden ponerse en contacto con MaMercedes Martn-Palomino, lefa de la citada Seccin (Tel.: 8-89-29-50, ext. 55) quien le suministrar toda la informacin necesaria.
M~rODO~OGl PA A R A L A I ~ ~ N T I ~ I C A C IY V NA ~ O R A C l N DE F O N D O S V O ~ V M ~ N ~ A L E S
FECHAS:
DEPENDEDE:
DE EL DEPENDEN:
ANTECEDENTE:
OBSERVACIONES:
Fuente: M.* Luisa Conde. Manual de tratamiento de archivos administrativos. Normas Tcnicas de la Direccin de Archivos Estatales, 2. Direccin de Archivos Estatales, Madrid, 1992.
84
E S C U E L A I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I A L E S
APNDICE DE LEGISLACI~N
TEMA:
N."
DOC.
TITULO:
DESCRIPTORES:
OBSERVACIONES:
METODOLOG PA IA RA LA IDENTIFICACI~N
85
1
l
TIPO DOCUMENTAL:
Il
FECHAS:
ORGANISMO PRODUCTOR:
DOCUMENTOS BSICOS:
ACCESIBILIDAD: PARCIAL
SI
NO TOTAL
LEY:
FECHA ACCESO:.
86
FICHA DE SERIES
CODIGO CLASIFICACION: 4.1.2
Mo de la Gobernacin. D.G. Poltica Interior y Asistencia Social. S . G . Asistencia Geperal. Seccin Asistencia Social.
ORGANISMO PRODUCTOR:
SIGNATURAS: A.Centra1:
Transferencia:
17641829183218461858193819831996-
Guarderas Residencias de Ancianos Centros de Adultos Residencias de invlidos Hogares de Ancianos Centros de Subnormales Centros Sanitarios Proyectos de Obras
1- Fase de solicitud: Documentacin entregada en la Junta Provincial de Beneficencia y de alli a la D.G. de Beneficencia y Obras Sociales (Fondo Nacional de Asistencia Social)
Instancia (normalmente de la parroquia o de la diputacin) Documentos que acompaa: - Memoria (fotografas) - Certificados (normalmente de Critas o de la Seccin Femenina) - Presupuestos - Proyecto: planos (cuando proceda) Informes de : Ayuntamiento,Diputacin Provincial o Gobierno Civil - Documentos acreditativos de la propiedad del inmueble (ttulos, escrituras ...) - Declaraciones juradas
M E T O D O L O G I A PARA L A I ~ ~ N T I F I C A C I Y NV A L O R A ~ I N DE F O N D O S V O C U M E N ~ ~ L E S
87
competente, los organismos provinciales implicados y los propios interesados a fin de solucionar posibles incidencias.
3 ; Documentacin contable: ADOP Notificacin al interesado de la concesin de la subvencin Justificantes del gasto: certificados, resumen de facturas...
LEGISLACION: Ayudas a cargo del Fondo Nacional de Asistencia Social. (Planes de Desarrollo D. 2 7 0 4 / 6 4 del 2 7 de julio)
ORDENACION: Orden numrico- cronolgico ACCESIBILIDAD: VALORACION: OBSERVACIONES: Contiene documentacin especial: planos, fotografias. La oficina form una serie separada con los proyectos de obras, aunque no en todos los casos fueron separados del resto del expediente. Se ha realizado un ndice auxiliar geogrfico para cada tipo de centro y para los proyectos de obras.
88
ESCUELA I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I A L E S
MODELO DE IMPRESO DE R E L A C I ~ N DE ENTREGA PARA LA TRANSFERENCIA DESDE LOS ARCHIVOS DE OFICINA AL CENTRAL
(Mernhrctc)
1
--J
.. .. .
........ .
RELACI~N DE ENTREGA
N." Reg. General
Organismo productor:
h
\-
Funcin :
2 u - Tipologa documental:
v
M E T O D O L O G I A P A R A L A I D E N T I F I C A C I N Y V A L Q R A C I N DE
FONDOS DOCUMENTALES
89
N." R
Nm.
- . General
de orden Fechas cxtremas
N.O de hoja
jig. archivo
remitente
Signatura
Baja
90
ESCUELA I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I A L E S
N." Ri . General
Nm. de xden Fechas extremas
N." de hoja
Baja
2
W
d
u
d cl
e !
e !
a
d
e !
2
DILIGENCIA DE COTEJO:
Entregu,
Recib,
(Firma y sello)
(Firma y sello)
Fecha
Fecha
M E T O D O L O G I A P A R A L A I D E N T I F I C A C I N Y V A L O R A C I N DE F O N D O S D O C U M E N T A L E S
91
ul
rm
No Total
d e Hoja\
rn XI
o
R E L 4 C I O N DE ENTREGA
m
Mes
1
BAJA Por Transferencia Por Eliminaiion
4RCHIVO REMITENTE
rn
<
3ireccin
vi
3rganiamo Productor Iabinete SubseLretaria Direccin General / OOAA Subdireccion General / OOAA Servicio Se cc1n Negociado
FeLha
/
Fecha
Fecha
Tipo dwumental
IllllII
3BCERVACIONE.S
Drdenacin Funiion
Valoracin
7
u
-
I Serie fruto de funciones especficas o cirinunes del organismo 2 Plazo de prescripcin de valores primarios n a o s 3 Plazo de permanencia en archivo de gestin aos central aos i n t e r m e d m Q aos 4 Plazo de reserva de a c c e s o : n ao5 5 Consrrmcin prrnianente Eliminable 6 InformaciUn crm$ementaria lnformc o memoria Legislacin ~1 -_ Estudio in>tiluciondl Instrurneniria ./
7 -2
M E T O D O L O G A P A R A L A I D E N T I F i C A C l N Y V A L O R A C I N DE F O N D O S D O C U M E N T A L E S
93
. e &
x
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E S C U E L A I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I A L E S
c
1
IMPRESO DE P R E V I S I ~ N DE TRANSFERENCIAS
Nm. total de hojas
Membrete
Archivo remitente:
Org. productoriDG./OO.AA./SDG./Serv./Secc./Neg.:
Depsito de procedencia:
Estado de conservacin:
D m
Fechas extremas
Volumen Series documentales Formato
Descripcin
Caducidad Admva.
Frecuencia de consulta
-<
<
n O.
y1
96
E S C U E L A I ~ E R ~ A M R I C A NDA E A R C H I V O S . E X ~ ~ R I E N C I AYS M A T E R I A L E S
r i
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Y
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3
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3
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B
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98
E S C U E L A I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I A L E S
METODOLOGA PARA LA I ~ ~ N T I F I C A C I O YN V A L O R A C I N D E F O N D O 5 D O C U M E N T A L E S
99
oi
o
A CUMPLIMENTAR POR A.C. A CUMPLIMENTAR POR A G.A.
) i (
I
SIGNATURA
Fondo Ano TipoDoc.
ORGANISMO
Remitente
Legajo
Emisor
1
& ,:& :
Observaciones
Fecha de intercalacin
1.1
.-CORRESPONDENCIA
-
Correspondencia
1.2.
.-AUDIENCIAS Y VISITAS
-
Expedientes
LSECRETARIA GENERAWICESECRETARIA
Expedientes de reclamacin sobre escritos faltos de reintegro Hojas de salida de documentos Notas del Servicio a otros organismos Oficios de remisin de comunicaciones rganos de la Administracin (art. 66 L.P.A.) Registro articulo 66 L.P.A. Registro de circulares
2.1.3. Protocolo
- Recortes de prensa
Fuente: Grupo de Trabajo de Gobiernos Civiles
CONTRATOS DE OBRAS
EXPEDIENTE
~~
~~
~~
TEXTO BOE ANUNCIOY ADJUDICACION (MESA DE CONTRATACION) CARTA DE PAGO BOE PROPUESTAS ECONOMICAS DE LAS EMPRESAS PROPOSICIONES PRESENTADAS/ PROPUESTA DE ADJUDICACION
a
1
l
a
l
ACTAS (MESA DE CONTRATAC.) PROPUESTA DE APROBACION E INICIO DEL EXPEDIENTE CONFORME INFORME DE LA OFICINA DE SUPERVISION DE PROYECTOS
t
~
ICION
~
DELEGADA)
HOJA DE CONCURSO-SUBASTA
,
..A
a
~
a
a
DECLARACION
PROVISIONAL
Expte. 201 8/103 Adaptacin del edificio de antiguos juzgados 5038/110 para Archivo Histrico Provincial y Archivo 6014/004 Municipal de Sevilla.
102
T
e
(C GRAL DEPOS -~
CERTIFICACION ACTA REPLANTE
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i-7
e
e
e l
(M"EC
O.M. DE
I
l
l
MEDICIONES Y PRESUPUESTO PETICION, ORDEN Y APROBACION DEL PAGO DE LOS INTERESES DE DEMORA
l
l
M E T O D O L O G I A P A R A L A I D E N T I F I C A C I O N Y V A L O R A C I O N DE F O N D O S D O C U M E N T A L P S
103
CONTRATOS DE OBRAS
MESA DE CONTRATACION
~
INI-ORME DE APROHACION DE CUFNTA PAGOS EN l-IRME (1 D 1 LIENCIA FISCAL O.M. DE APROBACION DE GASTO. MJ DE CULTlJRA RIA, ANTICIPADA O DE LIQUIDACION. (SUHD GRAL INV. Y OBRAS). MEDIONES Y PREUPUES-
o
~
o o
11
1
~
1 CERTIFICACIONES
COMPROHACION DE CUENTAS JUSTIFICATIVAS DE GASrOPNFORME FISCAL. MINUTAS DE HONORARIOS DE ARQUITECTOS.
Expte. 2018/103 "Adaptacin del edificio de antiguos juzgados 5038/110 para Archivo Histrico Provincial y Archivo 6014/004 Municipal de Sevilla".
104
ESCUELA I B E R O A M E R I C A N A D E A R C W I V O S . E X P E R I E N C I A S Y MATERIALES
ESTIMACION APROXIMATIVA DEL VOLUMEN DE UNIDADES DE INSTALACION DEL PROYECTO DE OBRAS DEL ARCHIVO HISTORICO PROVINCIAL DE SEVILLA
1. VOLUMEN APROXIMADO POR ORGANISMOS
Expediente Proyecto:
-
Reformado Complementario
B) INTERVENCION DELEGADA:
Ocupan dos cajas. Contienen los expedientes. C) SUBDIRECCION GENERAL DE INVERSIONES Y OBRAS: Ocupan 5 cajas que contienen los expedientes.
1. Oficina de Supervisin de Proyectos: 3 cajas. 2. Seccin Tcnica: 2 cajas que contienen los proyectos Reformado con tres ejemplares y Complementario.
METODOLOGA
P A R A LA I D E N T l F l C A C l N Y V A L O R A C I O N DE F O N D O S D O C U M E N T A L E S
105
DECLARACIONES
No 227.C.C.1.2.1 DEPENDENCIA: GESTIN TRIBUTAKIA SECCIN: SERVICIO TCNICO TRIBUTARIO NEGOCIADO: LIQUIDACIN DE TRIBUTOS ESTATALES SERIE: Declaraciones Ordinarias por el Impuesto sobre la Renia de las Personas Fsicas. (Modelo DI 00) documento de ingreso o devolucin (Modelo 100) y FlOO Resumen de rendimientos y variaciones Patrimoniales (1) INICIO: 1979/12/04FIN: 1991/12/31 FORMATO: Legajos CONSERVACIN: 6 aos y muestreo aleatorio del 1 % ORDENACIN: Carpetas Fiscales Alfabticas o por no de lote SERIES CON IGUAL INFORMACIN: DUPLICADOS: OBSERVACIONES: Debe conservarse 1979 por ser la 1" declaracin de Renta. 1987 y 1991 por regularizaciones voluntarias de la situacin tributaria. 1)Resumen de rendimientos o variaciones del Patrimonio que acompaa a la declaracin ordinaria. No 228.C.C.1.2.1 DEPENDENCIA: GESTIN TRIBUTAKIA SECCIN: SERVICIO TCNICO TRIBUTARIO NEGOCIADO: LIQUIDACIN DE TRIBUTOS ESTATALES SERIE: Declaraciones simplificadas por el Impuesto de la Renta de las Personas Fsicas (Modelo. D IOI), Documento de ingreso o devolucin (Modelo 101) INICIO: 1979/11/04 FIN: 1991/12/31 FORMATO: Legajos CONSERVACIN: 6 aos y muestreo aleatorio del 1% ORDENACIN: Carpetas Fiscales o por node lote SERIES CON IGUAL INFORMACIN: DUPLICADOS: OBSERVACIONES: Se concibe para las declaraciones cuya renta no exceda de unos mximos determinados. Debern conservarse los aos: 1979, por ser 1" declaracin sobre el Impuesto de la Renta; 1987 y 1991 por existir regularizaciones voluntarias de la situacin tnbutaria. No 229.C.C.1.2.1 DEPENDENCIA: GESTIN TRIBUTARIA SECCIN: SERVICIO TCNICO TRIBUTARIO NEGOCIADO: LIQUIDACI~NDE TRIBUTOS ESTATALES SERIE: Declaraciones por el Impuesto Extraordinario de las Personas Fsicas (Modelo 0714) (Modelo de ingreso o devolucin 714) INICIO: 1979/12/04 FIN: 1991/12/31 FORMATO: Legajos CONSERVACIN: 6 aos y muestreo aleatorio del 1% (1) ORDENACIN: Carpetas Fiscales alfabticas o no de lote SERIES CON IGUAL INFORMACIN: DUPLICADOS: OBSERVACIONES: (1) Se conservar el ao 1978 por ser la primera declaracin y como en las declaraciones de Renta los aos de regularizaciones: 1987, 1991
Fuente: Pilar Faci. Normas para el tratamiento ... O p . cit.
106
E S C U E L A I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I A L E S
No 260.C.C. 1.2.1 DEPENDENCIA: GESTIN TRIBUTARIA SECCIN: SERVICIO TCNICO TRIBUTARIO NEGOCIADO: LIQUIDACIN DE TRIBUTOS ESTATALES SERIE: Relaciones de Declaraciones anuales de I.R.P.F.y Patrimonio: Documentos retenidos INICIO: 1985/03/21 FIN: 1991/12/31 FORMATO: Listados CONSERVACIN: 6 aos y muestreo de ejemplar
ORDENACI~N: SERIES CON IGUAL INFORMACI~N: DUPLICADOS: OBSERVACIONES:
No 261.C.C.1.2.1 DEPENDENCIA: GESTIN TRIBUTARIA SECCIN: SERVICIO TCNICO TRIBUTARIO NEGOCIADO: LIQUIDACI~N DE TRIBUTOS ESTATALES SERIE: Relaciones de documentos aparcados INICIO: I985/03/21 FIN: 1991/12/3 1 FORMATO: Listados CONSERVACIN: 6 aos y muestreo de ejemplar ORDENACZN: SERIES CON IGUAL INFORMACI~N: DUPLICADOS: OBSERVACIONES: No 262.C.C.1.2.1 DEPENDENCIA: GESTIN TRIBUTARIA SECCIN: SERVICIO TCNICO TRIBUTARIO NEGOCIADO: LIQUIDACI~NDE TRIBUTOS ESTATALES SERIE: Relaciones de declaraciones paralelas calculndns por declaraciones anuales de I. R.P.F. y Pam'monio INICIO: 1985/03/21 FIN: 1991/12/31 FORMATO: Listados CONSERVACIN: Permanente ORDENACION: SERIES CON IGUAL INFORMACIN: DUPLICADOS: OBSERVACIONES:
M E T O R O L O G I A P A R A LA l 5 E N T l F l C A C l O N Y W A L O R A C l b N E FONDOS 5 O C U ~ E N T A l E S *
107
Expedientes de reclamacin sobre escritos faltos de reintegro Valor administrativo: 05 Acceso: L Archivo Central: OSE Archivo intermedio: **
**
No:4
ASUNTOS GENERALES Y Rgimen lNTERlOR Registro General
2.01.01
**
**
No:5
ASUNTOS GENERALES Y Rgimen INTERlOR Registro General
2.01.01
**
**
Notas del servicio a otros organismos Valor administrativo: O1 Acceso: L Archivo Central: OSE Archivo intermedio:
**
**
Fuente: Ana Lavia, et. alii. Normas para el tratamiento ... Op. cit
108
Materias Scguridad del Estado Defensa del Estado Averiguracin de delitvs Intimidad de personas Materias clahificadas de acuerdo con la Ley de Secretos Oficiales Dirposicin expresa de 18 Ley Datos personales de- carcter policial - procesal clnico u otros que puedan afectar a la seguri~ dad de personas, intimidad de su vida privada, familiar y su propia imagen
~ ~
Leve\ Concretas
I 2 3
4
S O 9/6@
s0
9/68
30192. 37 5.b
30/92, 37.5.c.
R D 14 Sept 82 L P H 1/82
S O 9/68
30/92. 37.246
30192. 37.6.aS
5 6 7 8 9 0
m E F 15/99
Documento5 sancionadores Documentos disciplinarior Documentos de carcter nominativo sin datos pettenecientes a la intimidad de las personas Secreto comercial e industrial Poltica monetaria Rgimen electoral Funcin estadstica pblica Registro Civil Registro Central Penados Registros pblicosln Acceso de Diputados, Senadores, Diputados Autonmicos o miembros de Corporaciones locales Archivos Hiatricos
No obstante, cabe soli~itar a u t o r m ~ m nadmmirirativa para consullar en tales casos
poder consulia~Ioses preciso consentimiento expreso de los afectados o iranscuno de 25 aiios de* Para Modihcado por Ley 4111978 de 7 de octubre y por la L e y 911986 de 5 de abnl.
2 3
30/92. 37.35
L.R.I.P.I. 11/86 30/92, 37.5.d 30192, 37.5.e L.R.E. 5/85 FPE 12/89, 19. 20 LRC 8-6-1957 R.D. 1597/89
5
6 7 8
30192, 37.6.6
30192, 37.6.d8
30192, 37.6.e8
9
O
30192,37.6.e8
30192. 31.6.ea 30192, 37.6.P
9
12
-
16/85
30/92, 37.6.g8
Acceso reaewado a t a l a personas Acceso de ierceros con inters legitimo directo de ti~ccrosms dignos de pmicccin o porque lo disponga una L e y Denegables por prevalecer razone^ dc mters pblico. i n t e r e ~ s Tambin regulado por la L e y General de Sanidad. 14/85 en su artculo61 Se rigen p r BY& disposiciones especificar Resolucin de 24 de febrero de 1982, por la que se ordena la publicacin del Reglamento del Congreso de los Dipuiados Resolucin de 26 de mayo de 1982 por 18 que se ordena la publicacin del Reglamento del Senado. L e y 7,985, de 2 de abril. Rcguladora de las base$ del Rgimen Local Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre. Reglamento de organizacin, funcionamiento y rgimen Jurdico de las entidades I o c a l e ~ actualizado y acomodado a la L e y 7&1985. de 2 de abril. reguladora.de bases del Rgimen Local. lo Regulados por L e y
s.0
L.R J.A P y P A C L.S.P
L.P.H. L.R t.
F P E.
de Secretos Oftcialer de 5 de abril de 1968 30B2 de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento AdminiSiratwo Comn Orgnica de 14 de abril de 1986,3/86 de Salud Pblica. Orgnica de 5 de mayo. de 1982, 1/82 de Protcccin Civil del Dererio 81 honor, a la intimidad penonal y familiar. y a 18 propia imagen
L.R.C.
dc Rgimm Elecloral 5/85. 9 de mayo de 1989. de la Funcin Pblica Esladslica. de Registro Civil, de 8 de junio de 1957 16/85 de 25 de junio de Patrimonio Hiatrico Espaol Real Decreto de 14 de septiembre de 1882 aprobatorio de la L e y de Enjuiciamiento Criminal (art 299 y 301) L e y 1111986 de 20 de mano. de Rgimen Jurdico de la5 PalenleS de invencin y modelos de utilidad Real Decreto 1597/1989. de 29 de diciembre, del Reglamento del Registro Mercantil Decreto de 8 de febrero de 1946. que aprueba el Icilo refundido de la Ley Hipotecaria
(aE 14-12-93)
M E I O D O L O G I A P A R A L A I D ~ ~ T I F I C A C I OY N V A L O R A C I Q N DE F O N D O S D O C U m F N T A l S
109