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SAP R/3

MANUAL QUERY
FI-MM V. 1.0

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Indice 1. INTRODUCCION ......................................................................................... 4 2. GRUPO DE USUARIOS .............................................................................. 5

2.1. 2.2. CREACION ................................................................................................................................ 5 ASIGNACION USUARIOS AL GRUPO ................................................................................. 7

3. AREAS FUNCIONALES .............................................................................. 9

3.1. 3.2. 3.3. CREACION DE UN REA FUNCIONAL .............................................................................. 9 DETALLE DE AREAS FUNCIONALES .............................................................................. 15 CREACION DE CRITERIOS DE SELECCIN Y PARAMETROS ................................ 16

4. DISEO DE UNA QUERY ........................................................................ 21

4.1. CREACIN QUERYS ............................................................................................................. 21

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ESQUEMA DE UNA QUERY

GRUPO DE USUARIOS

AREA FUNCIONAL

AREA FUNCIONAL

GRUPO FUNCIONAL GRUPO FUNCIONAL GRUPO FUNCIONAL GRUPO FUNCIONAL

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1.

INTRODUCCION

Una query es, bsicamente, generar una consulta a los datos presentes en el sistema, con el fin de hacer un reporte adaptado y personalizado a nuestras necesidades de informacin. Como paso previo a la creacin de la query necesitamos crear en nuestro sistema SAP un grupo de usuarios y un rea funcional, que nos servir para definir distintos conceptos generales que utilizaremos a la hora de la ejecucin y creacin de la consulta. Las queries son tiles para la creacin de un informe con los datos del sistema, pero tienen el inconveniente de que nos tenemos que adaptar a un formato de salida predefinido, por lo que s necesitamos cambiarlo, tendremos que utilizar otras herramientas que nos proporciona SAP. De modo general, accederemos a las queries a travs del siguiente camino: Men General / Herramientas / WorkBench Abap4 / Utilidades / Query ABAP Query. Introduccin

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2.

GRUPO DE USUARIOS

Antes de crear una query debemos disear un grupo de usuarios, con ello, delimitamos quin est autorizado para trabajar con un rea funcional. Esta opcin permitir asignar cada Query a los usuarios definitivos de las mismas, restringiendo el acceso al resto.

2.1. CREACION
Se accede a travs de Men General / Herramientas / WorkBench Abap4 / Utilidades / Query ABAP / Grupos de usuarios (SQ03). Se nos presentar la siguiente pantalla: Grupos de usuarios

En primer lugar, deberemos escribir el nombre del nuevo grupo de usuarios que deseamos crear en el cuadro de texto que aparece tras la etiqueta Grupo usuarios. A continuacin pulsaremos sobre el botn Crear, con lo que aparecer un cuadro de dilogo en el que deberemos de introducir texto descriptivo del nuevo grupo de usuarios, como se muestra en la pantalla siguiente:

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Grupo de Usuarios

Una vez introducido el texto pulsaremos sobre el botn grabar, para pasar a la siguiente pantalla, en donde se deber escoger la clase de desarrollo que queremos asignar a nuestro grupo de usuarios. La clase de desarrollo, servir para ver en que mbito estamos definiendo a nuestro grupo de usuarios (prueba, produccin, FI, etc..) y pulsaremos sobre el icono grabar. Grupo de usuarios

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A continuacin deberemos dar una orden para crear ese nuevo grupo de usuarios en nuestro sistema Grupo de usuarios

Una vez ejecutada la orden, se nos presentar el mensaje indicndonos que nuestro grupo de usuarios ha sido creado.

2.2. ASIGNACION USUARIOS AL GRUPO

A continuacin deberemos de asignar a nuestro grupo de usuarios los usuarios que podrn tener acceso. Para ello pulsaremos sobre el botn Asignar usuarios y reas funcionales. Se nos presentar una pantalla para introducir el nombre del usuario y a continuacin pulsaremos sobre el botn del men Asignar rea funcional, en el que deberemos marcar en el check-box de la izquierda, cual es el rea o reas que deseamos asignar.

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Pulsaremos sobre grabar y volveremos a la pantalla anterior. Grupos de usuarios. Asignar usuarios y reas funcionales

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3.

AREAS FUNCIONALES
3.1. CREACION DE UN REA FUNCIONAL

Una vez creado el grupo de usuarios, pasaremos a crear el rea funcional, para ello, accederemos a travs de: Men General / Herramientas / WorkBench Abap4 / Utilidades / Query ABAP / Areas Funcionales. (SQ02) Se nos mostrar una pantalla como la siguiente, con un cuadro en el que aparecern las reas funcionales ya creadas. Areas funcionales

Para disear una nueva, escribiremos el nombre que deseamos dar a la nueva rea funcional y pulsaremos sobre el botn crear. El nombre que asignemos a nuestra nueva rea no puede coincidir con alguno de los ya existentes. Una vez pulsado el botn crear, nos aparecer una pantalla como la presentada en la pgina siguiente, en la que primeramente deberemos dar una descripcin del rea funcional que deseamos crear. A continuacin deberemos escoger el tratamiento de las tablas que se va a realizar. Las opciones disponibles son: a) Utilizacin de una base de datos lgica: Es aquella que esta definida por SAP de manera estndar y permite acceder a informacin disponible en tablas pool y cluster, las cuales no podran ser analizadas de otra manera. MANUAL QUERY.doc 9

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b) Lectura secuencial: slo se selecciona una tabla que es leda de manera continuada, registro a registro. Las operaciones se realizan a nivel de cada registro. c) Unin de tablas: es la unin de varias tablas. Para ello se definir una tabla base y luego se especificarn las combinaciones con las dems tablas d) Programa: se utiliza la definicin de tablas elaborada en un programa ABAP/4 Una base de datos lgica, es un compendio de tablas de SAP, que ya vienen designadas desde el propio sistema, por ejemplo hay una base de datos lgica para tesorera, en la que aparecen las tablas relevantes para este mdulo. Con una base de datos lgica, no tendremos que hacer la unin de tablas, sino nicamente asignar campos a nuestra rea. Areas funcionales

Una vez escrito el nombre de la base de datos lgica que queremos utilizar, pulsaremos sobre el botn ejecutar, presentndonos el sistema una pantalla en la que nos aparecern las tablas que componen esa base de datos lgica, los grupos funcionales y el rea funcional.

Areas funcionales

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Si no queremos utilizar una base de datos lgica, sino un join de tablas, introduciremos el nombre de la tabla en el cuadro Sin Base de Datos Lgica, accediendo a la siguiente pantalla: Areas Funcionales

En el cuadro Tablas enlazadas introduciremos los nombres de las dems tablas para hacer el join. Las opciones que aparecen a la derecha del nombre de las tablas sirven para indicar el tipo de join. Esto significa que para un registro de la primera tabla (izquierda) slo se tomar en la cantidad resultante si en la segunda tabla (derecha) existe un registro conforme a las condiciones de conexin. Left significa que para cada registro de datos de la tabla (izquierda) se toma en la cantidad resultante, incluso si no existe ningn registro en la segunda tabla (derecha) conforme a las condiciones de conexin. En este caso los valores de la tabla derecha tienen el valor inicial. Tendremos que seleccionar las tablas de dos en dos (marcando el cuadrado que hay a la izquierda del nombre de la tabla) y pulsar sobre el botn Definir condicin. Aparecer una ventana desplegable, en la que nos pide si queremos alternativas para el join de tablas. Pulsando sobre aceptar nos aparecern los campos que nos presenta SAP para la realizacin de un join. En la pantalla de la pgina siguiente nos aparece un ejemplo de join entre la tabla VTBFHA y VTBFHAZU.

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Areas Funcionales.

Como vemos, nos aparecen marcadas por defecto varias condiciones de unin, que nos da el sistema SAP, si nosotros queremos realizar una nueva nos posicionaremos sobre el campo que deseemos y pondremos una secuencia, que ser la misma que asignemos al mismo campo de la tabla izquierda. En nuestro ejemplo hemos asignado el 05 al campo DUPDAT de las dos tablas. Si hay alguna de las condiciones propuestas por SAP que no nos interese, pulsaremos sobre el icono para borrarla.

Volviendo a la pantalla anterior, podremos hacer lo mismo con el resto de tablas dos a dos. Una vez hayamos definido las conexiones para nuestro join volveremos a la pgina de cabecera de nuestra rea funcional.

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De un mismo rea funcional pueden colgar varios grupos funcionales. Para realizar una query necesitaremos tener definido al menos un grupo funcional. Para crear un grupo funcional, pulsaremos sobre el icono crear que aparece a la izquierda de la rama grupos funcionales en el rbol que se nos presenta en nuestra pantalla. Cuando hagamos click sobre este icono nos aparecer una nueva ventana en la que tenemos que introducir el nombre del grupo funcional que vamos a crear y una descripcin del mismo. Areas funcionales-Creacin de grupos funcionales

Los grupos funcionales que acabamos de crear nos servirn para recoger los campos de las tablas de nuestra base de datos lgicas que vamos a utilizar en nuestra query. Para asignar un campo de una tabla a un grupo funcional procederemos de la forma siguiente: haremos click en el grupo funcional sobre el que queremos trabajar, a continuacin mostraremos los campos que hay en las tablas, para ello pulsaremos sobre el icono de la tabla deseada.

A la izquierda de cada campo de la tabla, hay un signo menos, que nos indica que no est seleccionado, si pulsamos sobre este signo menos, se nos transforma en un signo ms que nos indicar que hemos seleccionado este campo para nuestro grupo funcional. Deberemos seleccionar todos los campos que necesitemos para nuestra query. Haciendo doble-click sobre el texto de cualquier campo se podr modificar los textos que se utilizarn en los campos de seleccin y de trabajo de la Query.

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En la pgina siguiente se muestra todo lo anterior. Grupos funcionales. Asignacin de campos

Para desplegar los campos de una tabla pulsaremos sobre este icono.

Para asignar un campo a nuestra rea funcional pulsaremos sobre el signo menos del campo

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3.2. DETALLE DE AREAS FUNCIONALES

El proceso mostrado anteriormente asignaba campos de una tabla a un rea funcional, pero puede ser necesario en nuestra query disponer de campos, tablas o coding adicionales, para ello deberemos crearlos. Por ejemplo, para la creacin de un campo adicional, seleccionaremos la tabla en la que deseemos incluir el nuevo campo y pulsaremos sobre el botn Detalle que nos aparece en el men superior. Deberemos dar nombre al campo que deseamos crear y seleccionar la opcin Cpo. Adicional. Al igual que nosotros estamos creando un campo adicional, si por el contrario deseamos crear en vez de un campo adicional una tabla adicional o coding seleccionaremos estas opciones. El campo recin creado nos aparecer al final de la tabla a la que se lo hayamos asignado. A continuacin deberemos asignarlo a un grupo funcional de la misma forma que hicimos anteriormente con el resto de campos de la tabla.

Grupos funcionales-Creacin de un campo adicional

Hay que asignar una secuencia de seccin de cdigo y escribir que significa el campo recin creado, el ttulo del campo que aparecer en nuestra tabla y el formato del campo. Para definir el formato tenemos dos opciones excluyentes, poner directamente el formato, la longitud y decimales (si es posible que tenga decimales) o por el contrario MANUAL QUERY.doc 15

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utilizar el campo LIKE para asignarle el mismo formato que un campo ya existente. La pantalla en la pgina siguiente nos muestra grficamente lo dicho. Grupos funcionales. Creacin de campo adicional

Si deseamos asignar cdigo a nuestro campo pulsaremos sobre el icono de creacin de cdigo, presentndosenos el editor ABAP para la introduccin de lneas de cdigo.

3.3. CREACION DE CRITERIOS DE SELECCIN PARAMETROS

En el punto anterior describimos la forma de creacin de campos, tablas o coding adicional. En este punto vamos a detallar la creacin de criterios de seleccin personalizados para nuestra query. En primer lugar, hay que indicar que en el caso de que hayamos utilizado una base de datos lgica para la creacin de nuestra rea funcional, habr ya unos criterios de seleccin y parmetros previamente establecidos, que no podemos modificar, esto no ocurrir si hemos hecho un join de tablas. Para crear un criterio de seleccin pulsaremos sobre el botn Delimitaciones situado en el men superior de nuestra pantalla de rea funcional.

Una vez pulsado el botn, nos aparecer una tabla que puede tener los criterios de seleccin y parmetros preexistentes en el caso de una base de datos lgica o por el MANUAL QUERY.doc 16

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contrario puede estar en blanco si hemos hecho un join de tablas. Para crear un nuevo criterio de seleccin pulsaremos sobre el icono un criterio de seleccin o un parmetro. debiendo elegir entre la creacin de

El parmetro, a diferencia de el criterio de seleccin no tendr que estar basado en ningn campo de las tablas, por lo que su contenido podr ser utilizado para realizar operaciones en la Query Areas Funcionales. Delimitaciones

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Una vez asignado el nombre a nuestro criterio de seleccin, se nos presentar la pantalla mostrada en la pgina anterior, en donde deberemos introducir el orden en el que aparecer nuestro criterio de seleccin en la query, una descripcin del significado de nuestro criterio de seleccin, y el texto que aparecer en nuestro criterio creado. Tambin tendremos que definir el formato de nuestro criterio de seleccin, para ello introduciremos en el campo FOR, el nombre de la tabla y campo al que queremos que se asemeje nuestro formato de criterio de seleccin. Veremos nuestro criterio de seleccin recin creado en la tabla de los criterios de seleccin que estn asignados a nuestra rea funcional, como se muestra en la pantalla siguiente. Como vemos, es un criterio de seleccin personalizado, por lo que el cuadrado Std. de la columna de criterios de seleccin estndar no se encuentra marcado.

Areas funcionales. Delimitaciones

Para la creacin de un parmetro en vez de un criterio de seleccin, accederemos de la misma forma a travs del botn del men delimitaciones, y seleccionaremos la opcin parmetro, con lo que nos aparecer la pantalla mostrada en la pgina siguiente en donde introduciremos el orden de seleccin, el significado del parmetro y el texto que queremos que aparezca para nuestro parmetro de forma similar a como lo hemos hecho para el criterio de seleccin. Adems tenemos que introducir el formato del parmetro, para lo cual podemos escoger entre darle el tipo de campo y su longitud o asignarle el mismo formato que ya tiene un

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campo existente en alguna tabla del sistema SAP, introduciendo el nombre de la tabla y el campo en el texto LIKE.

Areas Funcionales. Delimitaciones

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Por ltimo grabaremos nuestra rea funcional, pulsando sobre el icono grabar debiendo introducir el nombre de la clase de desarrollo, una vez grabado nuestra rea funcional la generaremos, haciendo click sobre el icono generar Areas Funcionales

Adicionalmente, se podr incluir cdigos de programa a lo largo de la Query. Con este fin se activa la opcin de usar coding a nivel de DATA, START-OF-SELECTION, GET, GET LATE, etc. Asimismo, el sistema permitir incluir tablas adicionales sobre las bases de datos lgicas, pudiendo incluir los campos de las tablas como si fuera un valor ms de una de las tablas de la base de datos lgica, con lo que se conseguir acceder a esta informacin. Para ello ser necesario definir los criterios de unin de los campos claves de la nueva tabla con alguna de las tablas de la base de datos lgica.

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4.

DISEO DE UNA QUERY

4.1. CREACIN QUERYS

Una vez creados los grupos de usuarios, y las reas funcionales pasaremos al diseo de nuestra query. Para ello accederemos a travs de: Men General / Herramientas / WorkBench Abap4 / Utilidades / Query ABAP / Queries (SQ01) Diseo de una query

Para la creacin de una nueva query, deberemos escribir el nombre que le queremos dar, no podemos darle el mismo nombre que el de una query ya existente. A continuacin pulsaremos sobre el botn Crear, debiendo seleccionar el rea funcional para nuestra query.

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Una vez seleccionada el rea funcional pasaremos a una pantalla como la mostrada a continuacin. Diseo de una query

Tendemos que introducir un ttulo para nuestra query y comentar brevemente cual es su funcin. En el cuadro relativo a Formato de lista se introducir el nmero de columnas y filas que deseamos para nuestro formato de salida. En el cuadro relativo a Atributos Especiales podremos especificar si queremos que nuestra query se ejecute con una variante, en donde previamente habremos personalizado la ejecucin de la query. Adems podremos marcar el cuadro ejecutar solo con variante y bloquear la modificacin de esta variante. (no se podr asignar ninguna variante hasta que la Query se ejecute por primera vez y se salve dicha variante). En formato tabla indicaremos el ancho mximo para un Table View Control En el cuadro impresin lista indicaremos si queremos que sea un ttulo estndar marcando el que se imprime como encabezamiento de cada pgina. El ttulo estndar contiene la fecha, el ttulo de la query y el nmero de pgina. Por ltimo en el cuadro traspaso directo de la lista haremos referencia al formato de fichero de salida de nuestra query. Sin traspaso nos mostrar la query directamente en la pantalla de nuestro monitor. Visualizar como tabla presentar la query en pantalla como una tabla del sistema SAP. Funcin grfica permite ver el resultado de la query como un grfico. Sistema info para ejecutivos EIS nos mostrar la query en este formato SAP. MANUAL QUERY.doc 22

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Tratamiento de texto nos dar salida a los resultados en un documento Word. EXCEL nos mostrar la salida en formato de tabla dinmica de hoja de clculo. Archivo fichero y Archivo personal nos permite recoger los resultados en un fichero designado por nosotros. Una vez escogidas las opciones para la query, pulsaremos sobre el icono para pasar a la pantalla siguiente en la que seleccionaremos el grupo o grupos funcionales para nuestra query. Diseo de una query

Despus de seleccionar los grupos funcionales para nuestra query, pulsaremos otra vez sobre el icono para pasar a la siguiente pantalla donde marcaremos los campos del grupo funcional que necesitemos incluir en nuestra query. Diseo de una query

Para mostrar ms campos para nuestra seleccin pulsaremos sobre estos iconos

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Cuando hayamos seleccionado los campos para nuestra query, haciendo click sobre el botn imagen siguiente pasaremos a indicar los campos por los que queremos hacer la seleccin de datos en nuestra query. (de los campos posibles, slo aparecern los que hayan sido marcados en la pantalla anterior) Diseo de una query

El paso siguiente ser la lista bsica, en donde daremos informacin respecto a la forma en que deseamos que se presenten los datos en pantalla. Pulsando sobre el botn de men lista bsica nos aparecer la siguiente pantalla: Diseo de una query. Lista bsica

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En parte superior de la pantalla nos aparecen tres opciones: Lista bsica con marco si deseamos que nos aparezca un recuadro general a los datos presentados en nuestra query. Separar columnas mediante para que poner una lnea vertical de separacin entre las columnas de la query. Representacin compactada para mostrar la query con esta presentacin predefinida por SAP. En el cuadro definicin de lista bsica aparecern todos los campos que hayamos seleccionado de nuestro grupo funcional. La columna lnea nos permite indicar cual va a ser la fila de nuestra query en la que aparezcan los campos de la lista bsica. La secuencia hace referencia al orden horizontal en el que deseamos que se vayan presentando los datos de la lista bsica. La columna Clas. (Clasificacin) indica el orden de clasificacin de los resultados de nuestra lista bsica. Por ejemplo, si en la pantalla de nuestro ejemplo marcamos como primera opcin de seleccin la clase de producto, los datos nos aparecern ordenados por este campo. La columna suma solo nos aparecer con la posibilidad de marcarla cuando algn campo sea numrico y se utiliza para indicar que deseamos realizar una agregado de los importes para ese campo. La ltima columna del cuadro definicin de lista bsica permite indicar un recuento de los resultados que se han encontrado en la query por cada uno de los campos de la lista bsica. Debajo del cuadro de definicin de lista bsica se encuentra el de estructura de lneas. En l podremos ver de forma grfica como aparecern los resultados en pantalla lnea por lnea segn los datos introducidos en el cuadro de definicin de lista bsica. Este cuadro se puede ocultar pulsando sobre el icono de definicin de lista bsica. que se encuentra al final del cuadro

Los botones sirven para movernos horizontalmente sobre la estructura de lnea cuando el volumen de datos sobrepase la visualizacin estndar del cuadro. A continuacin mostramos como se presentara el cuadro de estructura de lneas segn los datos introducidos en la pantalla de la pgina anterior.

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Como vemos todos los campos estn en la primera lnea y siguen el orden de secuencia marcado por nosotros.

Para pasar a la siguiente pantalla pulsaremos sobre el icono

Diseo de una query. Lista bsica

En esta pantalla se nos mostrarn distintas opciones para aquellos campos en los que indicamos algn orden de clasificacin. En caso contrario, esta pantalla no sera presentada. La columna Dist. Permite indicar si la clasificacin se hace en orden ascendente o descendente, por defecto se toma el criterio ascendente.

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Si marcamos sobre la columna Txt podremos introducir un texto cuando cambie el campo por el que estamos realizando nuestra seleccin. La columna Suma nos indicar el total de nuestra seleccin cuando cambie de valor. La columna Cont, nos har un recuento intermedio de ocurrencias cuando se modifique el valor del campo de nuestra seleccin. La columna Marc. Insertar un marco al cambiar de valor. LinBla, permite introducir una lnea en blanco en el momento en el que nuestro campo de seleccin cambie de valor. Por ltimo Pg nv presenta una nueva pgina por cada valor distinto de nuestro campo de seleccin. Una vez elegido nuestras opciones pasaremos a la pantalla siguiente. En el caso de que hayamos escogido la presentacin de un texto cuando cambie el valor de nuestro campo de seleccin, se nos presentar la siguiente pantalla, en donde podremos personalizar el texto que se presentar. El valor del campo nos aparece entre los signos <____> .

Diseo de una query. Lista bsica

Cuando hayamos escrito el texto que deseamos, avanzaremos a la pantalla siguiente.

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Diseo de una query. Lista bsica

En esta pantalla podremos seleccionar distintas opciones referentes a cada lnea de nuestra query. En primer lugar seleccionaremos de nuestra lista desplegable el color en el que deseamos que aparezca cada una de las lneas de salida de nuestra query. La columna Cabecer. Col. Indica si existe cabecera para cada una de las columnas de nuestra lnea. Condic. (Condicin) cuando se tenga ms de una lnea se podr especificar que una lnea no salga hasta que salga otra lnea. En esta casilla se incluir el nmero de la lnea de la que depende. Lin Blanco. Especifica el nmero de lneas en blanco que habr entre las lneas (Ant. Antes y A Despus). Cabecer. Pgina. Marcar este campo para visualizar la lnea correspondiente en la cabecera de la pgina en un cambio de pgina, siempre y cuando una de las lneas a continuacin ocasione el cambio de pgina. Pag. Nv. Se producir un cambio de pgina antes de visualizar esta lnea Pasaremos a la pantalla siguiente.

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Diseo de una query. Lista bsica

En esta pantalla podremos elegir la forma de salida de los campos. En la primera columna indicaremos la longitud total de salida de cada campo, que aparecer informada por defecto con el estndar del sistema SAP. La columna Pos. La utilizaremos para asignar la posicin desde la cual se tiene que presentar el campo en la secuencia. Podremos ir viendo las variaciones que introducimos en el cuadro inferior de estructura de lnea. En la siguiente columna, podremos indicar el color de lnea para cada campo seleccionndolo de la lista desplegable de colores que nos permite el sistema SAP. La columna <*> especifica que en los campos de importe o cantidad, si se marca el < saldr la unidad de medida antes del valor, si se marca * no saldr la unidad de medida y si se marca > la unidad de medida saldr despus. La columna Masc. indica la posibilidad de introducir una mscara de salida especial para el campo. (Por ejemplo si queremos que el valor del campo vaya entre parntesis). Las mscaras de salida solamente pueden ser definidas para campos no numricos. La ltima columna, la utilizaremos para indicar que solamente nos presente el campo si es distinto de cero.

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La pantalla mostrada a continuacin, solamente ser visible cuando hayamos seleccionado para algn campo la opcin de mscara. En esta pantalla indicaremos como es la mscara especial que deseamos para el campo. Diseo de una query. Lista bsica

Una vez personalizada la mscara de salida pasaremos a la pantalla siguiente. Diseo de una query. Lista bsica

En esta pantalla personalizaremos la estructura de cabecera de pgina, indicando el texto que deseamos como cabecera. Si deseamos que aparezca un pie de pgina introduciremos el texto en el cuadro de texto debajo de Pie de pgina.

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Por ltimo pasaremos a la ltima pantalla antes de la ejecucin de la query, en la que podemos especificar opcionalmente el tipo y formato de grfico que generar la ejecucin de nuestra query.

Diseo de una query. Lista bsica

Esta es la ltima pantalla de lista bsica, si deseamos modificar algn valor, podremos pasar a las pantallas anteriores pulsando sobre el icono de imagen anterior . O pulsando sobre el botn del men superior Lista bsica.

Si deseamos ejecutar nuestra query pulsaremos sobre el icono

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Una vez ejecutada nuestra query nos aparecer primeramente una pantalla con todos los criterios de seleccin y parmetros, tanto estndar (en el caso de bases de datos lgicas) como personalizados por nosotros en el rea funcional que creamos. Tambin tendremos opcin de indicar el formato de salida de nuestra query (por pantalla, en tabla, Excel, etc.)

Diseo de una query. Ejecucin

Parmetros y criterios de seleccin estndar

Parmetros y criterios de seleccin personalizados

Cuando hayamos introducido los datos por los que queremos hacer la delimitacin de nuestra query la ejecutaremos haciendo click sobre el icono

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Diseo de una query. Ejecucin

Una vez ejecutada la query, podremos realizar distintas funciones sobre ella. Si pulsamos el icono nos aparecer el resultado de la query en formato de tabla SAP

Diseo de una query. Ejecucin

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Una vez presentada en formato de tabla, podremos convertir los importes a otra moneda con el icono .

Si seleccionamos una columna y pulsamos sobre los iconos podemos realizar ordenaciones ascendentes o descendentes por la columna seleccionada. Haciendo click sobre pasaremos a presentar los totales de nuestros resultados por el criterio de clasificacin que hayamos definido previamente. El icono nos permite ocultar la visualizacin de la fila o columna que seleccionemos. Y pulsando sobre desmarcaremos la seleccin efectuada. Si deseamos fijar una columna para que se visualice siempre aunque nos movamos horizontalmente sobre los resultados de nuestra query utilizaremos el icono .

Los siguientes iconos sirven para presentar los resultados como un grfico, enviar los resultados a un fichero, a un procesador de textos, a una hoja de clculo Excel, anlisis ABC y formato Executive Information System respectivamente. Por ltimo para volver a ver los datos de la forma en que se presentaron originalmente pulsaremos sobre . Si hacemos click encima del botn Delimitaciones se nos presentar una pantalla en donde podremos ver los criterios de seleccin y los parmetros que hemos utilizado para nuestra query. Si pulsamos volvemos a la pgina anterior podremos ver los dos iconos que nos faltan por explicar. El primero nos permite hacer un resumen de listas, y el segundo nos permite llamar a un informe estndar de SAP cuando nos situemos encima de un campo de nuestra query y hagamos click. Como vemos, todas estas opciones nos permiten visualizar los resultados de la forma personalizada que nosotros deseemos, no hay un criterio estndar, por lo que lo mejor ser ir utilizando cada uno de ellos segn las necesidades de informacin que tengamos para cada consulta.

Cuando tengamos definitivamente diseada nuestra query pulsaremos sobre el botn grabar, apareciendo una ventana como la mostrada en la pgina siguiente:

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Diseo de una query. Ejecucin

En el texto en blanco deberemos introducir el nombre con el que deseamos que se grabe la lista de resultados generada por nuestra query.

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Otra de las opciones de una query son las Estadsticas. Para ir al men de estadsticas una vez grabada la query, lo haremos a travs de Pasar a / Estadsticas / Estructura. Diseo de una query. Estadsticas

Las estadsticas se utilizan para dar valores sumarizados por conceptos particulares. Por ejemplo un volumen de ventas por regin. El orden de presentacin de las estadsticas, las listas bsicas y la lista ranking podr controlarse con el botn secuencia de salida de la pantalla inicial. En primer lugar deberemos dar un ttulo a nuestra estadstica. En el cuadro Definicin estadstica introduciremos los valores que vamos a utilizar para generar nuestra estadstica. La primera columna, N, sirve para marcar en que posicin nos aparecer la estadstica. La columna Cla (Clasificacin) indica cual es el orden de clasificacin de los campos de nuestra estadstica, deberemos asignar un nmero ordinal. Si marcamos en la columna Di clasificaremos la estadstica en orden descendente, sino ser utilizado el orden ascendente. La columna Rf sirve para obtener sumas parciales de los campos que hayamos utilizado para clasificar nuestra estadstica. La columna Ctd la utilizaremos cuando queramos contar los registros de datos utilizados para determinar cada lnea.

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La columna Pr nos da un valor medio de los importes La columna % nos da un porcentaje sobre el valor total del importe. En la columna Lg podremos indicar una longitud de salida del campo distinta a la estndar de SAP. La columna Red sirve para redondear los importes de nuestra estadstica, por ejemplo, si ponemos 3 se redondear a miles. En la columna Unidad indicaremos la moneda/unidad en la que van a ir expresados los importes. Por ltimo la columna Txt sirve para presentar los textos en los grficos generados por SAP. Si deseamos crear otra estadstica pulsaremos sobre el botn del men superior , repitiendo el proceso anterior. Se pueden definir hasta 9 estadsticas para cada query. La creada a modo de ejemplo, se muestra en la pantalla siguiente: Diseo de una query. Estadsticas

Las opciones que podemos realizar con nuestra estadstica son las mismas que hemos explicado anteriormente para las queries. Si deseamos grabar los valores de la estadstica creada pulsaremos sobre la opcin grabar, debiendo dar un nombre a nuestra lista. MANUAL QUERY.doc 37

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Las lista ranking son un tipo especial de estadsticas. Se utilizan para obtener importes sumarizados ms particularizados que en las estadsticas. Por ejemplo, si nosotros hemos generado una estadstica para obtener el volumen de ventas de una determinada regin, el concepto lista ranking nos proporcionar informacin sobre cual es la oficina de la regin con mayor volumen de rentas. En las listas ranking, la ordenacin se hace siempre por un valor numrico, que se denomina criterio de la lista ranking. Si pulsamos sobre el botn lista ranking, se nos presentar una pantalla como la siguiente: Diseo de una query

Deberemos dar un ttulo a nuestra lista ranking En el campo ctd. Lugares introduciremos la cantidad de posiciones como mximo que puede tener nuestra lista ranking. En el cuadro definicin lista ranking introduciremos primeramente el nmero de orden en el que se nos presentarn los valores, a continuacin elegiremos cual es el campo que se utilizar como criterio de ranking y si queremos que se ordene ascendentemente o descendentemente. Introduciremos la longitud del campo de salida y el redondeo, por ltimo pondremos la moneda de referencia. La ltima columna txt se utiliza para poner textos en los grficos proporcionados por SAP. Por ltimo ejecutaremos nuestra lista ranking, que aparecer despus de la query y las estadsticas que hayamos creado.

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A continuacin se muestra un ejemplo de una lista ranking en los que aparecen ordenados por importe de pago los diez mayores de una sociedad.

Diseo de una query. Lista Ranking

MANUAL QUERY.doc

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