Presupuesto de los gastos administrativos

Los gastos administrativos comprenden aquellos costos sostenidos para asegurar el desarrollo de las operaciones de la empresa, en general los mismos son efectuados para dirigir y servir todas las funciones de la empresa. Por lo general la mayor parte de los costos administrativos estn directamente relacionados con la poltica y las decisiones de la gerencia. La mejor forma de determinar el presupuesto de gastos administrativos es en base a experiencias pasadas (datos histricos) y adaptar las mismas a los cambios previstos y al volumen de las ventas. Una vez que el presupuesto de ventas esta concluido, conocido el nivel el nivel de actividad en que se operara, pueden estimarse los gastos administrativos que se producirn. Este tipo de proyecciones se presta a ser realizada mediante consultas a responsables de centros de gastos, en razn de su relativa fijeza y de las caractersticas de sus variaciones, que muchas veces son advertidas por el mediano nivel antes que por el alto. Otra posibilidad para llevar a cabo esta estimacin en forma rpida es confiarla al area financiera que, si se espera que el nivel de actividad de la compaa no varie mucho, puede extrapolar la serie sin problemas serios. En las empresas divisionalizadas por productos la proyeccin es llevada a cabo dentro de cada divisin, procedindose aproximadamente en la mitad de ellas a consultar previamente a los responsables de cada gasto. Finalmente debe destacarse que el gerente administrativo juega un papel muy importante en este presupuesto. Ademas de ser el responsable nico de su realizacin, su intervencin es requerida, cuando no hay uniformidad de criterios, en la mayora de la compaas que realizan, consultan a los responsables de los centros de costos. En general, cuando se solicitan esas estimaciones preliminares se requiere desagregacin mensual de la informacin que cada responsable debe remitir. No obstante, las empresas grandes prefieren recibir de tales responsables datos anuales, que son luego mensualizados por la gerencia de finanzas de acuerdo con sus criterios.

Presupuestos de los gastos comerciales

Tambien en este caso como en el anterior, estos gastos no son considerados como parte del costo de productos fabricados. Los gastos de distribucin comprenden todos los costos relacionados a las ventas, publicidad y costos de distribucin, son separados en forma contempornea, ya que cada uno de ellos produce un efecto bien definido sobre los otros.

Para la preparacin de este presupuesto se necesita previamente los presupuestos de costos por cada unidad organizativa de ventas (responsabilidad funcional). El presupuesto de gastos comerciales consiste en el calculo de los costos que demandara la gestin de ventas, es decir distribucin, transporte, comisiones de ventas, publicidad, etc. En este rubro la practica es casi unnime en responsabilizar a la gerencia comercial por esta estimacin de gastos, salvo en lo relativo a publicidad. Este ultimo componente de los costos comerciales es generalmente evaluado en forma interdepartamental, integrando los gerentes comerciales y financieros los comits para el anlisis de estas decisiones.

Presupuestos de gastos financieros

Con respecto a los costos financieros, puede definrselos como los costos por uso de capital de terceros netos, de los ingresos derivados por la utilizacin de fondos liquidos excedentes, es decir que incluyen los intereses pagados por los prestamos que se han recibido menos los cobrados en virtud de las inversiones que la empresa realiza. La previsin de este rubro debe ser llevada a cabo una vez que todos los anteriores se hayan concluido, porque solo entonces se tendr conocimiento de los dficits y supervits de fondos. Cuando se haya realizado el presupuesto financiero, se deber estudiar como se han de obtener los fondos faltantes cuando existen dficits y como se invertirn los excedentes si hay supervits y de esa forma se obtendrn los ingresos y costos financieros. Esta tarea debe estar a cargo del Gerente Financiero, que es el responsable por esta gestin y esta capacitado para efectuar este tipo de predicciones.

Presupuesto financiero Presupuesto de Inversion

Comprende las estimaciones de las inversiones que realizara la empresa durante el periodo de tiempo considerado. Dicho presupuesto tiene particular significado desde el punto de vista de la direccin en cuanto a programacin y control. La direccin se encuentra continuamente de frente al problema de la determinacin del monto de fondos que deberan ser invertidos en la empresa. El problema base, se refiere a la necesidad de mantenerse siempre adecuados y eficientes como empresa, para hacer frente a la demanda y la competencia. En las estimaciones se deben distinguir los dos tipos de inversiones: a) Los proyectos de inversiones productivos, entendiendo como tales los destinados a producir beneficios econmicos, sean por razones de mayor venta, menor costo, etc; por

ejemplo: maquinarias afectadas directamente a la produccin mejoras tcnica en planta, etc. b) Los proyectos de inversin no productivos o sea todos aquellos no comprendidos en el punto anterior, los cuales no generan diariamente una rentabilidad, por ejemplo: costo de investigacin, costo de laboratorio, etc.

Los Bienes de Uso, o sea el conjunto de bienes tangibles, aplicados exclusivamente a la explotacin de la empresa y que sean de ndole relativamente constante y de vida inmovilizada por un numero generalmente largo de aos. Asi mismo, las mejores, alteraciones o cambios estructurales introducidas a los bienes de uso mencionados anteriormente y que se traduzcan en una mayor durabilidad, productividad o eficacia que las condiciones originales. Son varias las razones del porque la direccin desarrolla el presupuesto de inversiones. Los objetivos principales de un programa presupuestario referido a las inversiones son: a) Programacion: Prever de una adecuada programacin de las inversiones (debido a las consecuencias negativas que pueden acarrear) b) Coordinacion: Prever de una adecuada coordinacin de las inversiones relativas a: Necesidades financieras de caja y de financiaciones diversas; Inversin total destinadas a las operaciones; Potencialidad de ventas; Potencialidad de ganancias; Rentabilidad de las inversiones; Consistencia financiera de la empresa. c) Control: Prever el control de (a) numerosas pequeas inversiones y (b) los costos de las inversiones relevantes. Rentabilidad de las inversiones como medida de la eficiencia de la gestin directa. Si la rentabilidad de las inversiones no son adecuadas, el plano operativo completo (presupuesto) debe ser reemaximado y restituido con el objetivo de incrementar las ventas, de reducir los costos a las inversiones. En general se tiende a incrementar las ganancias a travs del incremento de las ventas y la reduccin de los costos, independientemente de las inversiones que pueda significar. Sustancialmente, inversin puede ser definido como: a) El conjunto de fondos confiados a la empresa (total activo) b) El capital social (Activo, Pasivo) A su vez, rentabilidad puede ser definido como: a) Utilidades operativas Utilidades netas.

Presupuesto de caja (cash flow)

Unas de las principales ventajas de un programa presupuestario completo o general es que permite la preparacin de un cuidadoso Presupuesto de Caja. El control de la situacin de caja es un problema vital de la direccin, pues debe existir un equilibrio entre una disponibilidad en caja y las necesidades de dinero relativos a las actividades de la empresa (operaciones, inversiones, etc). Es muy frecuente que las necesidades de mayor disponibilidad de caja no son instruidas hasta que la situacin se convierte en critica. Una atenta estimacin de la situacin en caja y de las necesidades proyectadas por algn tiempo en el futuro, es absoluta necesidad para una sana direccin financiera. El presupuesto de caja es precisamente una previsin de la situacin de caja para un determinado periodo de tiempo. El mismo consta de dos partes : (a) previsiones de los ingresos y (b) previsiones de los egresos. La determinacin de los probables ingresos y egresos hacen posible una evaluacin de la probable situacin de caja para el inmediato periodo de presupuesto. Esa evaluacin debe referirse a (a) las necesidades financieras para cubrir los eventuales dficit de caja indicado o (b) al empleo de exceso de fondos en inversiones rentables. Los principales objetivos del presupuesto de caja son: 1 Indicar la probable situacin de caja como resultado de las operaciones programadas. 2 Indicar el dficit y el supervit de caja; 3 Indicar la necesidad de recurrir a prestamos corrientes o destinar los supervit en inversiones; 4 Suministrar datos para la coordinacin entre caja, capital circulante, ventas, inversiones y deudas; 5 Establecer una sana base para la concesin de crditos.

Presupuesto de estados patrimoniales proyectados

El objetivo principal de este presupuesto es el de establecer la situacin patrimonial prevista de la empresa al termino de la gestin considerada y como consecuencia de la realizacin de las estimaciones presupuestadas.

Presupuesto de origen y aplicacin de fondo proyectado

El estado de origen y aplicacin de fondo, muestra las fuentes de generacin y la utilizacin dada a los fondos que se originan en la actividad de la empresa, permitiendo a su vez observar la evolucin que experimenta el patrimonio de un periodo a otro.

El estado de origen y aplicacin de fondos muestran las fuentes internas y externas de financiamiento y como se han de distribuir los recursos, aumentando los bienes y/o derechos de la empresa y/o disminuyendo sus obligaciones. La tcnica para su elaboracin se basa en la comparacin de los estados patrimoniales proyectados (inicial y de cierre) de periodos bajo consideracin.

Origen de fondo
Se consideran como tales 1 El resultado del periodo, si es utilidad; 2 Las depreciaciones realizadas; 3 Las disminuciones del Activo Corriente; 4 Las disminuciones del Activo no Corriente; 5 Los aumentos en los rubros de cuenta por pagar y deudas financieras a corto y largo plazo; 6 Los incrementos de otros Pasivos; 7 Los incrementos de capital; 8 Los aumentos de Reservas.

Aplicacin de fondo
Se considera como tales; 1 El resultado del periodo, si es perdida; 2 Los aumentos del Activo Corriente; 3 Los aumentos del Activo no Corriente; 4 Las disminuciones de compromisos a corto y largo plazo; 5 Las disminuciones de otros Pasivos. Es recomendable para un mejor anlisis mostrar los rubros que componen los orgenes y las aplicaciones en trminos monetarios (por ejemplo en guaranies) y porcentajes que representan cada uno sobre el local del concepto.