Mejoramiento del sistema de recepcin almacenaje y distribucin

INTRODUCCIN A LA LOGSTICA

1.1

ANTECEDENTES DE LA GESTIN LOGSTICA. Las dificultades que experimentan las empresas a partir de 1973, inducen un cambio generalizado en sus polticas de integracin vertical. En efecto, en la dcada de los sesenta, la demanda presentaba fuertes tasas de crecimiento que aconsejaban invertir en plantas de gran dimensin con objeto de capturar dicha demanda y, de paso, beneficiarse de una reduccin de los costes unitarios de fabricacin como consecuencia de la existencia, en muchos casos, de economas de escala. Pero, adems, la demanda era estable, por lo que las inversiones efectuadas resultaban seguras y, por ello, atractivas. De hecho, en esta dcada es frecuente encontrar empresas fuertemente integradas verticalmente. Por el contrario, en la segunda mitad de los setenta la demanda se estanca, la competicin se endurece y el riesgo aumenta. Ahora es preciso concentrarse en el ncleo del negocio, ser muy eficiente en l y dejar que otros se hagan cargo de los procesos complementarios, lo que conduce a una poltica generalizada de desintegracin vertical. De hecho, en este perodo las empresas industriales contratan servicios de distribucin fsica, dejan en manos de mayoristas el servicio a los minoristas ms pequeos, y pasan a comprar piezas, componentes y subconjuntos que previamente fabricaban. La consecuencia es que dichas empresas pierden control sobre el flujo de

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materiales que deber dar satisfaccin a las necesidades del usuario final. Desde una ptica tradicional, los directivos funcionales pierden poder y su tarea se simplifica. Desde una ptica logstica, los directivos responsables del sistema logstico de la empresa se enfrentan a nuevos retos y nuevas tareas. As, se hace an ms evidente que en el centro de su atencin debern estar las preferencias de los usuarios finales, lo que requiere una ms estrecha comunicacin y cooperacin con los responsables de marketing y ventas. Adems, la satisfaccin de los usuarios va a depender en menor medida que antes de sus propias actividades y en mayor medida de las actuaciones de un nmero reciente de actores externos a la propia empresa.

1.1.1 APROVISIONAMIENTO. Es la gestin de aprovisionamiento sumada ala del

almacenamiento. El aprovisionamiento implica las gestiones de compra y recepcin por tanto se puede aceptar que el

abastecimiento es la procuracin de bienes materiales o servicios para satisfacer las necesidades propias de la empresa y de las reas que los conforman. El planeamiento y control de abastecimiento de materiales

deber considerar objetivos bsicos de desarrollo operativo tales como:

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Identificar los diferentes tipos de inventarios. Planificar las cantidades de los stocks. Determinar las cantidades econmicas de compras.

1.1.2 ALMACENAMIENTO. Es el espacio fsico donde se guardan de manera transitoria los materiales adquiridos, pudiendo ser estos accesorios,

herramientas, materiales de apoyo al mantenimiento de equipos, repuestos, insumos materiales de apoyo administrativo, entre otros. Cumple una funcin intermediaria entre el rea de produccin y el usuario final, as como tambin entre el rea de Logstica y Produccin (materias primas repuestos y herramientas). Esto es cuando la empresa que tratamos es de tipo industrial, sin embargo cuando la empresa es comercializadora donde no se da un proceso manufacturero, entonces el almacn es una fase intermedia entre la Logstica y Ventas y por lo general est referido a productos terminados. Su funcin esta enmarcada por su finalidad la cual no es otra cosa que la de proporcionar los materiales, herramientas, repuestos e insumos en general en optimo estado de uso y operatividad, en el momento oportuno para la produccin y/o venta.

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Todo negocio que produce y distribuye necesita de un lugar en el cual pueda guardar ordenadamente el producto, para eso se utilizan las bodegas y/o almacenadoras. FUNCIONES DE UN ALMACN Recibir Mercanca Identificar mercanca Clasificar Mercancas Enviar la Mercanca al Almacenaje Conservar mercancas Retirar, seleccionar o escoger mercancas Ordenar el embarque

1.1.3 DISTRIBUCIN FSICA. Es un sistema integral, que esta formado por varias actividades son funciones propias tales como: transporte, manejo y embalaje, almacenamiento, proceso de despacho, servicio al consumidor. El sistema de distribucin fsica debe trasladar los bienes y servicios desde el centro de produccin hasta los centros de consumo, garantizando oportunidad y calidad en la entrega, lo que a su vez implica que este sistema sea parte del Marketing o Mercadeo y de la Logstica al mismo tiempo. El mercadeo interviene desde el planeamiento de las entregas y la logstica con el control del flujo de los bienes y servicios.

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1.2

DESARROLLO ETPICO DE LA LOGSTICA INTEGRADA. La logstica es el conjunto de conocimientos, acciones y medios destinados a prever y proveer los recursos necesarios que posibiliten realizar una actividad principal en tiempo, forma y al costo ms oportuno en un marco de productividad y calidad. Se podra decir que esta actividad empresarial es antigua y que es lo que antes se conoca como distribucin. Tiene sus orgenes en la actividad militar, que desarroll esta herramienta para abastecer a las tropas con los recursos y pertrechos necesarios para afrontar las largas jornadas y los campamentos en situacin de guerra. En el entorno empresarial trascendi hace unas cuatro dcadas y ha sido aqu donde ha encontrado su mayor campo de desarrollo. A raz de la exigencia de los mercados actuales, de unos aos para ac la logstica empresarial ha tomado fuerza. Con la integracin y la globalizacin, las firmas tienen que competir con empresas a nivel mundial y deben atender de la mejor manera a todos los clientes. Sumado a esto, la aparicin de nuevas tecnologas de informacin han reducido el tiempo y el costo de las transacciones, obligando a las empresas a tomar ms en serio la gestin logstica si es que quieren seguir siendo competitivas.

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Conociendo las potencialidades de estas dos actividades en forma individual, se hace necesario que se fortalezca un complemento que genere una combinacin que busque el mejoramiento de la empresa, es decir, una herramienta que las haga interactuar y lograr generar valor. Una modalidad es a travs de la Cadena de Valor. La Cadena de Valor de una empresa est conformada por todas sus funciones generadoras de valor agregado y por los mrgenes que aportan. Estas funciones se agrupan en tres partes: las Actividades Primarias, que tienen que ver con la logstica de entrada y salida, (fabricacin del producto, marketing y los servicios de post-venta); las Actividades de Apoyo a las primarias, como son la gestin de recursos humanos, desarrollo de tecnologas, infraestructura de la empresa y aprovisionamiento; y el Margen, que es la diferencia entre el valor total y los costos totales incurridos por la empresa para desempear las actividades generadoras de valor. El estudio de la Cadena de Valor ayuda a identificar aquellas actividades de la empresa que pudieran aportarle una ventaja competitiva y generar valor agregado, que le servir para enfrentar la globalizacin e integracin de los mercados. Solo la fusin del marketing y la logstica ayudarn a definir polticas exitosas que mantengan la rentabilidad de una empresa.

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1.2.1 LOGSTICA DE ENTRADA. La logstica de entrada consiste en la parte de la Cadena de Abastecimiento que comienza con la recepcin de productos en su punto de Origen y termina en el almacenaje. Para nuestra empresa el punto de origen puede ser un puerto, aeropuerto o una empresa productiva. Los servicios asociados a logstica de entrada pueden ser:

Recepcin de productos en punto de origen Tramites de internacin Control de calidad Desconsolidacin de Contenedores Carga de Productos en punto de origen Transporte de productos a bodega o centro de distribucin

1.2.2 LOGSTICA DE PROCESO. Es aquella que se refiere a la relacin directa ante el flujo de materiales y los procesos productivos. En su desplazamiento interno los materiales cubren la necesidad de las lneas de ensamble, talleres o de transformacin. La logstica de proceso incluye el anlisis de los requerimientos internos, el trfico interno, la manutencin, la disponibilidad de

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espacios fsicos, maquinarias y equipos y principalmente se involucra en el planeamiento, control de la produccin.

1.2.3 LOGSTICA DE SALIDA. Logstica de salida es la actividad de colocar el producto en la ubicacin de nuestro cliente. Logstica de salida comprende todo aquello relacionado con la entrega del producto o servicio a su cliente. Dentro de esta seccin incluye toda la parte de distribucin, rutas de entrega, medios de envo a otras regiones, exportacin.

1.3

INTERACCIN ENTRE LA MERCADOTECNIA Y LA LOGSTICA EMPRESARIAL. Interactan en la distribucin fsica, uno se encarga de desplazar fsicamente las mercancas a travs de los canales de distribucin

(Logstica) y el otro se encarga de desplazar la imagen mercadolgica hacia el mercado a travs de los diversos medios de publicidad (Marketing). promocin y

1.3.1 ESTRATEGIAS DE MERCADOTECNIA. La estrategia de mercadotecnia se refiere a las actividades de seleccionar y describir uno o ms mercados meta para crear y

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mantener

una

mezcla

de

mercadotecnia

que

produzca

intercambios mutuamente satisfactorios con los mercados meta.

ESTRATEGIA DEL MERCADO META: Un segmento del mercado es un grupo de individuos u organizaciones que comparten una o ms caractersticas, tienen necesidades de productos relativamente similares. por ejemplo los padres de recin nacidos necesitan productos como leches preparadas, paales y alimentos especiales. La estrategia del mercado meta identifica en que segmento o segmentos hay que enfocarse, este proceso comienza con un anlisis de

oportunidades en el mercado o el anlisis de oportunidades en el mercado (AOM). Este anlisis consiste en la descripcin y el estimado del tamao y el potencial de ventas de los segmentos del mercado que son de inters para la empresa, adems de la evaluacin de los competidores clave en dichos segmentos de mercado. Existen tres estrategias para seleccionar los mercados meta: atraer a todo el mercado con una mezcla de mercadotecnia, concentrarse en un solo segmento o atraer a varios segmentos del mercado utilizando mltiples mezclas de mercadotecnia.

1.3.2 ESTRATEGIAS DE GESTIN LOGSTICA COMERCIAL. Cuando nos referimos al concepto de logstica estratgica estamos entrando en el terreno de las operaciones de la empresa Mercadotecnia 9

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como un

todo enfocadas como un conjunto integrado y con

periodos de mediano y largo plazo. En esta etapa se definirn objetivos acompaados de planes de operacin comercializacin, produccin y finanzas en lapsos de tiempos mayores a un ao. No se puede hablar de estrategias de logstica sin hablar de globalizacin de la actividad. En este caso se debe integrar los aspectos operacionales con el aspecto econmico, sus

procedimientos, funcionamiento y alcances, sus relaciones organizacionales as como otros aspectos internos y externos que modifiquen el accionar logstico, mas aun si este es a mediano y largo plazo como todo planeamiento estratgico.

1.4

UNA DE LAS 4 Ps Una de las 4 Ps de la mezcla de mercadotecnia es la P plaza o distribucin. Parte de esta P es la distribucin Fsica, que se refiere a todas las actividades de negocio relacionadas con el almacenamiento y transporte de materias primas o productos terminados.

1.4.1 PLAZA O DISTRIBUCIN. Se aplican para hacer que los productos se hallan a disposicin en el momento y en el lugar que los consumidores deseen. La meta de la distribucin es tener la certeza de que los productos

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llegan en condiciones de uso a los lugares designados, cuando se necesitan.

DISTRIBUCIN FSICA Es el conjunto de firmas e individuos que tienen derechos o ayudan a la transferencia de derechos, el bien o servicio particular a medida que pasa del productor al consumidor. La distribucin fsica no slo es un costo, es una herramienta potente en la creacin de demanda. Los Mercadlogos prefieren la concepcin de logstica de Mercado que comienza en el lugar del mercado y se mueve hacia atrs a la fbrica. Su funcin de la distribucin fsica es transportar y almacenar los bienes

DECISIONES SOBRE LA DISTRIBUCIN FSICA. Estamos listos para examinar el aspecto fsico de la distribucin, es decir la manera como las compaas almacenan, manejan y desplazan los bienes para que sean accesibles al pblico en el momento y lugar oportuno. En los clientes influye mucho el sistema de distribucin fsica; aqu se consideran la naturaleza, los objetivos, los sistemas y los aspectos organizacionales de la distribucin fsica.

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NATURALEZA DE LA DISTRIBUCIN FSICA. La distribucin fsica abarca las tareas que intervienen en la planeacin, implantacin y control de flujos fsicos de materiales y artculos finales desde los puntos de origen hasta los puntos de usos para satisfacer las necesidades de los consumidores a cambio de utilidades.

OBJETIVO DE LA DISTRIBUCIN FSICA. El objetivo de muchas compaas es llevar los bienes correctos a los lugares adecuados en el momento oportuno con el costo mnimo, esto proporciona muy poca orientacin real. Ningn sistema de distribucin fsica puede, simultneamente, maximizar el servicio al cliente y minimizar los costos de distribucin. Maximizar el servicio al cliente implica grandes inventarios transportacin de primera y mltiples almacenes, todo lo cual eleva los costos de distribucin, la minimizacin de costos de distribucin implica transporte econmico, existencias bajas y pocos almacenes.

SUBSISTEMAS DE DISTRIBUCIN FSICA. El sistema de distribucin fsica esta formado por cinco subsistemas distintos que sirven a varias funciones clave de los gerentes de distribucin fsica: decidir la ubicacin, numero, tamao y tipo de las bodegas; establecer un sistema de manejo y Mercadotecnia 12

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empaque de materiales, mantener un sistema de control de inventarios; establecer procedimientos para el procesamiento de pedidos; y seleccionar los modos de transporte.

Subsistema de almacenamiento Subsistema de manejo de materiales

Sistema de distribucin fsica

Subsistema de control de inventarios Subsistema de procesamto. de Subsistema de transporte

pedidos

IMPORTANCIA DE LA DISTRIBUCIN FSICA La distribucin fsica es el elemento de la mezcla de mercadotecnia que describe la forma en que se mueven y

almacenan los productos. La distribucin fsica abarca todas las actividades del negocio que se ocupan del depsito y transporte de materiales y piezas o inventario terminado hasta que llaguen al lugar apropiado, cuando se necesita y en una utilizacin utilizable. Un trmino ms amplio que abarca la distribucin fsica es la Logstica que tambin incluye la obtencin y administracin de materias primas y piezas componentes para la produccin.

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La Logstica y la administracin de la distribucin fsica incluyen las siguientes actividades: La administracin del movimiento y depsito de materias primas y piezas desde sus fuentes hasta el sitio de produccin. La administracin del movimiento de las primas, productos semifabricados y productos terminados dentro y entre las fbricas, bodegas y centros de distribucin. La planeacin y coordinacin de la distribucin fsica de los artculos terminados a los intermediarios y compradores finales. Los gerentes de Logstica son los responsables de dirigir las materias primas y piezas al departamento de produccin y el producto terminado o semiterminado a travs de bodegas y finalmente al intermediario o usuario final.

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SISTEMA DE RECEPCIN, ALMACENAJE Y DISTRIBUCIN FSICA

2.1

RECEPCIN. Su funcin es de recibir, verificar los artculos que ingresan por compra, servicio o devolucin canje o donacin, tambin se debe coordinar las actividades con transporte, manipuleo e ingreso de los materiales que se han adquirido. Los recepcionistas se encargan de consolidar un informe en el que se indican los datos mas necesarios para verificas si los materiales que se han recibido son los solicitados anteriormente van a llegar en buen estado adems de verificar la calidad, cantidad y procedencia del

material se enviara una copia del informe a produccin, contabilidad compras y a los encargados en el almacn quienes darn el visto bueno con lo ingresado.

2.2

SISTEMA DE RECEPCIN. Existen 4 maneras de recepcin de la mercadera, a continuacin mencionaremos a cada uno de los sistemas:

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2.2.1 RECEPCIONES PARA MATERIA PRIMA, SEMI ELABORADOS Y PRODUCTOS TERMINADOS. Cada esta localizado y clasificado de acuerdo al estado de fabricacin del mismo producto como por ejemplo: almacenes de materia prima y almacenes para productos acabados, estos almacenes estn divididos en 2 reas, uno en el rea centralizada y el otro en un rea descentralizada prximo a consumo, que dispone de unas ventajas que son: Reducir costos en los trabajos administrativos. Utilizar los espacios vacos destinados a la produccin. Fcil control al stock situado en almacn. Minimizar el tiempo de entrega de mercadera al punto de venta.

2.2.2

RECEPCIONES ESTTICOS Y DINMICOS. Los almacenes estticos como su nombre lo indica son depsitos de mercadera ordenados o no, al aire libre o en locales cerrados en donde los costos son menores a los de la otras instalaciones, en cambio el sistema dinmico de material se mueve

continuamente entre los puntos de aprovisionamiento y consumo, este sistema es mas racional por que no requiere operaciones de carga y descarga que aseguren una rotacin.

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2.2.3 RECEPCIN CUBIERTAS Y AL AIRE LIBRE. Es cuando la mercadera esta cubierta en los almacenes por que los productos terminados o materia prima requieren de un control para proteger de los elementos atmosfricos, en cambio la recepcin al aire libre no pasa por problemas estrictamente necesarios dependiendo el tipo de mercadera que se va a guardar.

2.3

FLUJO DOCUMENTARIO EN RECEPCIN. Las mercancas debern llegar acompaadas necesariamente en la gua de remisin y la gua de transporte as como otros documentos de carcter tcnico para costos especficos (certificado sanitario, inspeccin, pago de impuestos y derechos entre otras), as como la orden de compra recibida y generadora del pedido. El responsable de recepcin deber tambin tener a la mano compra de la orden de compra que es el nico documento acreditativo del acuerdo contractual entre proveedor y cliente. Recibidos los documentos de envi y confrontadas con la orden de compra el rea de recepcin elaborara un parte de recepcin e ingreso con el cual acompaara a la mercanca hacia el almacn.

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2.4

INGRESO A ALMACN Es en sta rea donde se recibe el producto; aqu se tiene el primer contacto entre la empresa que va a procesar el producto y los proveedores. Es recomendable tener personal capacitado para recibir el producto. Desde el punto de vista de ingeniera de planeacin de nuestro proceso, se deben llevar a cabo los siguientes pasos: Mantener la puerta del almacn cerrada, hasta que llegue el transportista, abrir la puerta y hacer pasar el transporte a la primera rea, que ser una jaula que sirve a manera de aduana. Cerrar entrada. Una vez identificado el proveedor, se proceder a reunir al equipo de gente que se necesita para la descarga. En ocasiones sern necesarias tarimas de plstico o de madera, contar con montacargas y dotar de fajas, navajas, cascos de seguridad, uniforme, zapatos especiales y cuerdas, a nuestro grupo de trabajo; mientras mejor equipado se encuentre nuestro personal, la labor se efectuar con mayor rapidez.

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Habr un encargado de rea, que ser el responsable de recibir los papeles por parte del transportista, mismos que indicarn la cantidad de: Cajas Tarimas Equipo Atados Productos Etctera

o o

Si se trata de la industria alimenticia o de la industria farmacutica, se deben verificar y anotar las temperaturas a las que se reciben los materiales o los productos qumicos, es por ello que se debe contar con un termmetro industrial para trabajo pesado, que se debe encontrar calibrado por un organismo oficial. Se descarga el producto y se llevan a cabo dos procesos: El primero, es un conteo en fsico de lo que se recibe, el segundo es el transporte de los materiales a las reas de Conteo e Inspeccin. El encargado del rea de entradas firma y sella las hojas del producto recibido, se queda con el original y entrega una copia al Mercadotecnia 19

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transportista, aceptando ste que lo que se estipula en la copia, fue lo recibido, tanto en cantidades establecidas, como en las temperaturas tomadas, ya que el transportista, debe traer consigo la informacin de lo que est dejando en nuestro almacn. Aqu, el responsable del rea, tiene la obligacin de anotar cualquier anomala, ya sea que la temperatura no fuera la correcta, que el equipo venga golpeado o mal embalado, que el producto se encuentre roto, o que se vea que el transporte no se encontraba lo suficientemente limpio.

2.5

INSPECCIONES. CONTEO E INSPECCIN. Es en sta rea, donde se debe colocar el producto que acaba de recibirse, para proceder a hacer una inspeccin visual y un conteo en fsico del material que se ingresa al almacn, mismo que debe concordar con lo que estipulan los papeles que avalan el embarque. El responsable del rea de entradas debe entregar los papeles previa firma de recibido - al encargado del rea de Conteo e Inspeccin. Esto sirve a manera de una doble verificacin, ya que lo que se ingresa al almacn, no slo son productos, sino

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informacin que nos servir para llevar un buen sistema de control. Una vez recibido el producto, ser responsabilidad del encargado del rea, el mantener las condiciones adecuadas para los materiales que se reciben. Las cajas se contarn de nuevo y se procedern a abrir para contar las piezas (si es necesario). Si se trata de costales, de atados o de equipos, se har un conteo visual de los mismos. Generalmente, en las hojas que se reciben las del transportista se encuentran los listados de los productos. Se debe contar con un grupo de gente capacitada para cumplir con este tipo de chequeos; en este punto, cabe mencionar nuevamente, que es importante tener capacitado al personal, ya que mientras ms rpido y con ms eficiencia desarrolle su labor, el tiempo que se tiene el producto o los materiales en piso se disminuye en forma considerable. Las ventajas de que este tiempo sea corto, son: Al darle ingreso al almacn con mayor rapidez al producto, se tendr ste listo, para cuando el proceso o algn rea de la empresa, lo solicite. Mercadotecnia 21

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No es lo mismo tener en el rea de inspeccin muchas cajas y tarimas abiertas, que tener el producto almacenado y ocupar volmenes y espacios hacia arriba. Los almacenes ms eficientes ocupan en racks y anaqueles que se elevan en las alturas, el volumen hacia arriba de los locales, as es como debe usarse.

Los datos verificados, se pueden ingresar al sistema de cmputo de la empresa, para tener un control perfecto de dnde se encuentra cada producto.

Si el trabajo es un proceso continuo, se evitar que las tarimas se acumulen y que exista la posibilidad de que se reciban varios embarques y que stos se mezclen.

Una vez que el equipo correspondiente ha verificado los productos que se reciben y las condiciones establecidas, se debe pasar el producto en fsico, al rea de En espera de listados, estas reas, si se dispone del espacio necesario, deben encontrarse divididas en: rea de materia prima. rea de producto en proceso. rea de piezas y refacciones. rea de equipos. 22

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rea de refrigeracin.

Por el momento, ya nadie puede tomar l producto, sino hasta que la siguiente rea haga su trabajo.

2.5.1 INSPECCIN GENERAL. Es aquella que se realiza observando el estado fisico y de presentacin de las mercancas incluyendo los envases embalajes con los que son transportados y sern almacenados. Esta inspeccin general puede ser realizada por el personal que decepciona la mercanca verificando que en apariencia la mercanca cumpla con las caractersticas que se consignan en la orden de compra y lo que en raciocinio la lgica y el conocimiento propio del producto le permiten diferenciar entre un correcto e incorrecto estado de mercadera. y

2.5.2 INSPECCIN TCNICA. Esta inspeccin implica una mayor y mas profunda evaluacin de las condiciones de la mercanca. Se podra decir que es parte del control de calidad de la misma. Es realizada por un rea especfica y se sometern a pruebas de control de las cualidades fsico qumicas y de utilizacin de productos. Mercadotecnia 23

Mejoramiento del sistema de recepcin almacenaje y distribucin

2.6

ALMACENAMIENTO. Es un elemento de gran importancia en el rea de logstica dentro del contexto general de la empresa, pues permite absorber las variaciones en los niveles de produccin (empresa industrial) y las variaciones en la demanda del mercado (empresa comercial) y en algunos casos ambas variaciones cuando se trata de empresas que son a su vez comerciales e industrial. Todas las compaas tienen que almacenar bienes terminados hasta que se venden. La funcin del almacenaje es necesaria por que los ciclos de produccin y consumo rara vez coinciden. la funcin del

almacenaje supera las discrepancias en las cantidades deseadas y el tiempo. La compaa debe decidir acerca de una cantidad adecuada de lugares de almacenamiento. Contar con ms lugares significa que los bienes se pueden entregar a los clientes con mayor rapidez, sin embargo los costos de almacenaje se incrementan. La cantidad de lugares de almacenamiento debe representar un equilibrio entre los niveles de servicio al cliente y los costos de distribucin.

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EL OBJETIVO DEL ALMACENAJE

Cuidar

el

producto

adecuadamente

para

su

conservacin

mantenimiento, Y as poder satisfacer la demanda del producto. Aumentar al mximo las utilidades no las ventas. Es importante el almacenaje adecuado y responsable del los productos mas cuando se trata de la materia prima.

OPTIMIZACIN EN EL ALMACENAJE. En la mayora de los casos el problema que surge en los almacenes es el relacionado con el espacio para almacenar adecuadamente los artculos que puedan brindar la mayor rentabilidad en su posterior comercializacin y/o uso en el proceso productivo. Lo que se busca con la optimizacin en el almacenaje es mantener stock de productos de artculos en cantidades tales que permitan obtener la mayor utilidad posible. El elevado costo de mantenimiento en el almacn y el costo de capital inmovilizado han obligado a los ejecutivos de logstica en optado por la alternativa de programar adecuadamente los abastecimientos y mejorar la administracin de los mismos.

NIVEL DE SERVICIO EN ALMACN.

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Entre otras funciones el rea de Control de Inventariostambien debe mantener un registro y control estadstico de las existencias en almacn para determinar el Nivel de Servicio (Ns) de este ultimo.

2.6.1 CICLO DE ALMACENAMIENTO. Esta formado por los deberes que deben cumplir el personal asignado a esa rea. Se puede afirmar que este ciclo esta conformado por los siguientes deberes: Recepcin e inspeccin Ingreso y ubicacin Clasificacin Almacenaje propiamente dicho Mantenimiento y conservacin Control y supervisin Despacho o entrega Solicitud de reposicin

2.6.2 DESPACHOS. Consistir en integrar los artculos a cambio de una orden de salida o nota de entrega, estos documentos son importantes porque constituyen un comprobante del movimiento efectuado.

2.7

TRAFICO INTERNO. 26

Mercadotecnia

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Es el flujo de mercancas desde el almacn primario hacia las lneas de produccin y de estas hacia los almacenes comerciales, desplazndose por reas y zonas preestablecidas para tal fin evitando el entorpecimiento de desplazamientos y los accidentes de trabajo.

2.8

RECUPERACIONES. Mayormente en las lneas de ensamble o talleres se presentan residuos o saldos de existencias por el mismo proceso al cual son sometidos debiendo el rea de logstica disponer la reutilizacin previa recuperacin de los mismos para lo cual se dispondr del personal

necesario para recuperar los saldos de existencias, los semielaborados e incluso los deterioros.

2.9

DISTRIBUCIN FSICA LOCAL. Los productos pueden ser distribuidos ya sea directamente por la empresa o bien utilizando intermediarios o las dos formas a la vez. La decisin de adoptar una u otra forma depender, entreoros, de factores tales como: reas a distribuir, tipo de bienes, cantidad de clientes finales, necesidades de mantenimiento de los bienes, volmenes de mercadera a desplazar y otros.

2.9.1 DISTRIBUCIN FSICA DIRECTA. Mercadotecnia 27

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Es aquella que permite por lo general desarrollar sistemas de mercadotecnia corporativos que implica que los fabricantes implementen su potencial de ventas propias que significa realizar las actividades que en otros tipos de canal se encuentra a cargo de terceros llamados intermediarios. La distribucin fsica directa existe si y solo si se contacta al fabricante o productor con el usuario o consumidor final. Hay un contacto directo con los clientes finales Posibilita tener un mayor control del canal Permite efectuar promociones de venta con mayor facilidad Se puede obtener una retroalimentacin inmediata Facilita la ejecucin de investigaciones de mercado Se puede capitalizar los mrgenes de distribucin

2.9.2 DISTRIBUCIN FSICA INDIRECTA. Es una modalidad de distribucin de productos y servicios en la cual las empresas trabajan con firmas autorizadas que trabajan con el material de las primeras. Las decisiones sobre Distribucin no terminan cuando la empresa fabricante o productora ha decidido distribuir sus bienes utilizando intermediarios. Por el contrario, es en este punto que hay que determinar quin o quines van desarrollar esta tarea. Las opciones son las siguientes:

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Distribucin Exclusiva El productor, fabricante o importador entrega sus bienes para ser distribuidos por una sola empresa, cadena o consorcio. En este caso, la relacin comercial se garantiza a travs de un contrato de Distribucin legalizado. Distribucin Selectiva El productor, fabricante o importador selecciona a un grupo pequeo de empresas diferentes para que le distribuyan los productos o servicios. La existencia de un contrato que legalice este tipo de relacin por lo general se limita a acuerdos bilaterales entre el oferente y cada uno de las empresas seleccionadas como distribuidores. Distribucin Intensiva En este tipo de distribucin no hay restricciones sobre quines pueden calificar para esta labor. Ser el oferente quien decida a quin entrega sus productos / servicios.

2.10

INTERMEDIARIOS. Los intermediarios son empresas independientes que realizan diversas funciones dentro del canal; son especialistas en el desempeo de distintas tareas de distribucin. Con frecuencia las llevan a cabo con ms eficiencia que los productores o los usuarios finales de productos y servicios. Los intermediarios realizan funciones en el canal de

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distribucin por dos razones: reducir el nmero de transacciones entre compradores y vendedores, y equilibrar las discrepancias de la oferta y la demanda.

IMPORTANCIA DE INTERMEDIARIOS Los intermediarios son organizaciones de negocios independientes que ayudan en forma directa al flujo de bienes y servicios entre una organizacin de marketing y sus mercados. Estos intermediarios incluyen dos tipos de instituciones: Revendedores (mayoristas y detallistas) o las personas que se conocen como intermediarios y, Varias organizaciones facilitadoras que proporcionan servicios tales como transporte, el almacenamiento y el financiamiento que se necesitan para completar los intercambios entre compradores y vendedores. Estos intermediarios operan entre una compaa y sus mercados y entre una compaa y sus proveedores. Por lo tanto, completan lo que se conoce como canales de distribucin.

CARACTERSTICAS DE LOS INTERMEDIARIOS: Al disear los canales de distribucin deben tomarse en cuenta los defectos y cualidades de los distintos tipos de intermediarios que Mercadotecnia 30

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desarrollan las actividades comerciales. Estas actividades difieren para realizar funciones como las de trnsito, publicidad, almacenamiento y contactos. Asimismo sus necesidades de crdito, privilegios de tipo econmico, adiestramiento y frecuencia de envo. Aparte de esta diferencia de comportamiento, son distintos el nmero, ubicaciones, tamaos y surtidos de productos que manejan los intermediarios y todo esto afecta el diseo de los canales.

NIVELES DE INTERMEDIARIOS Cada producto requiere de un manejo especial por parte del canal de distribucin para que llegue en buenas condiciones al consumidor. El canal elegido afecta los dems elementos de la mezcla de MKT. Cada empresa tendr que identificar alternativas para llegar a sus mercados meta, que van desde la venta directa hasta el uso de canales con uno, dos, tres o ms niveles de intermediarios. Como niveles de intermediarios se entiende el nmero de intermediarios que intervendrn en la transportacin de productos al consumidor.

Productor Consumidor. Es el nivel ms corto, los artculos se venden directamente del fabricante al consumidor. Productor Detallista Consumidor. En este nivel un intermediario (detallista) compra los productos al fabricante para posteriormente venderlos al consumidor final. Mercadotecnia 31

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Productor Mayorista Detallista Consumidor. Este canal es el ms factible y tradicional, el mayorista compra los productos al fabricante, posteriormente el mayorista puede venderlos ya sea al mayoreo o menudeo, en caso de que sea al mayoreo, los detallistas compran los productos en esas tiendas para finalmente venderlos al consumidor. Productor Agente Mayorista Detallista Consumidor. Los fabricantes recurren a los agentes, quienes a su vez utilizan a los mayoristas que venden a las grandes cadenas de tiendas o tiendas pequeas.

2.11

MERCADOTECNIA. Es una actividad humana cuya finalidad consiste en satisfacer las necesidades y deseos del ser humano mediante procesos de intercambio. El objetivo de la mercadotecnia consiste en hacer superflua la venta. La finalidad es conocer y comprender al consumidor tan bien que el producto o servicio satisfaga sus necesidades y se sin promocin alguna. Para enriquecer la definicin se explicaran los siguientes trminos:

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Necesidad.- Es el estado de privacin que siente una persona, incluyen necesidades fisiolgicas, necesidades sociales y necesidades

individuales de conocimiento y expresin de si mismo.

Deseos.-

Son la forma que adoptan las necesidades humanas, de

acuerdo con la cultura y la personalidad individual. Demandas.Los deseos de los seres humanos prcticamente son

limitados, pero los recursos, pero los recursos son limitados. Los consumidores escogen productos que les dan mayor satisfaccin por su dinero.

Productos.-

Es cualquier cosa que se ofrece en un mercado para la

atencin, adquisicin, uso o consumo capaces de satisfacer una necesidad o un deseo.

Intercambio.- Es el acto de obtener un objeto deseado que pertenece a una persona ofrecindole a sta algo a cambio.

Transacciones.- Consiste en un intercambio de valores entre dos partes, es la unidad de medida de esta disciplina.

2.12

PLANEAMIENTO ESTRATGICO.

Mercadotecnia

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Es el proceso administrativo que consiste en desarrollar y mantener concordancia estratgica entre las metas y capacidades de la organizacin y sus oportunidades cambiantes de mercadotecnia. Se basa en el establecimiento de una misin clara para la compaa, los objetivos y metas de apoyo, finalmente una cartera de negocios.

PLANEACIN ESTRATGICA. Es la planeacin de tipo general proyectada al logro de los objetivos institucionales de la empresa y tienen como finalidad bsica el establecimiento de guas generales de accin de la misma. Este tipo de planeacin se concibe como el proceso que consiste en decidir sobre los objetivos de una organizacin, sobre los recursos que sern utilizados, y las polticas generales que orientarn la adquisicin y administracin de tales recursos, considerando a la empresa como una entidad total.

LAS CARACTERSTICAS DE ESTA PLANEACIN SON LAS SIGUIENTES: Es original, en el sentido que constituye la fuente u origen para los planes especficos subsecuentes.

Mercadotecnia

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Es conducida o ejecutada por los ms altos niveles jerrquicos de direccin.

Establece un marco de referencia general para toda la organizacin.

Se maneja informacin fundamentalmente externa. Afronta mayores niveles de incertidumbre en relacin con los otros tipos de planeacin.

Normalmente cubre amplios perodos. No define lineamientos detallados. Su parmetro principal es la efectividad.

PROCESO DE PLANEACION ESTRATEGICA Definicin de la Misin. Definicin de la Visin. Anlisis de los principales riesgos y oportunidades del entorno social Identificacin de fuerzas impulsoras y restrictivas de la organizacin. Mercadotecnia 35

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Definicin de los objetivos estratgicos. Establecimientos de programas y metas de trabajo.

CASO PRCTICO BOTICAS EL ROSARIO S.A.

3.1

DATOS GENERALES. Razn social de la Empresa: RUC: Domicilio: Boticas el Rosario S.A. 20471807169 Av. Honorio Delgado 259 Ingeniera San Martn de Porres. Representante Legal: DNI: Telfono: Fecha de Creacin: Accionistas de la Empresa: Chiguala Ruiz Constante. 06911479 381-7242 18 de Abril de 1999 Constante Chiguala Ruiz con un 90% de participacin. Alejandro Chiguala Ruiz con un 10% de participacin.

Mercadotecnia

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3.2

RESEA HISTORICA. Boticas el Rosario fue constituida en el ano de 1999 con un capital inicial de US$ 10000 (diez mil dlares) y un local de ventas en la Av. Honorio Delgado 259 San Martn de Porres dedicado al rubro de Farmacias y artculos de belleza, logra ampliar su capacidad de ventas a 3 locales anexos dos en la misma Av. Honorio Delgado cdra. 3 y 4

respectivamente y otro local frente al hospital Maria Auxiliadora en el distrito de Villa Maria del Triunfo, logra alcanzar un volumen de ventas que a la actualidad supera el milln de dlares teniendo como ventaja competitiva los bajos precios y la calidad de atencin al cliente.

3.3

ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

J.G.A Directorio

G. General Secretara

G. Logstica

G. de Adm. Y Finanzas
Contabilidad

G. Comercial

Almacn Inventarios

Ventas en
Local

Mercadotecnia
Mantenimien to

Personal Caja

Ventas

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Marketing

3.4

PERSONAL QUE LABORA EN EL AREA DE LOGSTICA. Son 4 personas que laboran en el rea de logstica: Jefe de Almacn Margarita Fernndez Jefe de Compras Alex Chiguala Control de Inventario Maria Fierro Gerente de Logstica Jos Valiente

3.4.1 JEFE DE ALMACEN: Recibe las mercaderas directamente de los proveedores en el rea denominada recepcin de mercanca para lo cual debe tener a la vista la orden de compra, la gua de remisin y la factura comercial entregando o devolviendo a la conformidad una copia de la gua sellada adjuntando la factura con un visto bueno la misma que Serra presentada a contabilidad para la programacin del pago respectivo. El jefe de almacn deber ingresar la mercanca a los diferentes depsitos teniendo en cuenta las caractersticas de las mismas con relacin a las temperaturas humedad y ventilacin con iluminacin o sin iluminacin sobre pallet, anaqueles o estanteras.

Mercadotecnia

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Dispondr la elaboracin de un parte de recepcin e ingreso as como el cardes respectivo de doble cuerpo para los despachos y recepciones futuras. Ser responsable del buen mantenimiento y conservacin de los productos verificando que el nivel de rotacin este siempre por debajo del tiempo de vida til del producto, as mismo y a travs del sistema proceder al ingreso (carga) y egreso (descarga) de mercancas para que dicha infraestructura sea utilizada por las reas de control de stock y finanzas respectivamente

3.4.2 JEFE DE COMPRAS. Ser el responsable directo de coordinar las adquisiciones de los productos con los proveedores teniendo como base de datos los farmacopeas ms usados con las recomendaciones de los especialistas visitadores, la tendencia del mercado y la opinin de los regentes de cada tienda. Deber elaborar calendarios de compras por proveedores para evitar la sobrecarga de trabajos y deber contar en el sistema con un cuadro permanente de evaluacin de precios y condiciones de pago.

3.4.3 CONTROL DE IN VENTARIO. Desarrollara el anlisis tcnico de cantidad y tiempos de reposicin de manera automatizada y con supervisin diaria as Mercadotecnia 39

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mismo se encargara de desarrollar los archivos correspondientes a cantidades de compra de acuerdo a capacidad de almacenaje, precios unitarios y disponibilidad econmica. Control de inventario deber estar interconectado con los locales de ventas de modo tal que los mismos puedan contar con una informacin inmediata parta las reposiciones de stock segn se desarrolla la demanda . Los niveles mximos y mnimos de stock debern estar claramente establecidos de acuerdo al valor de las mercancas al espacio fsico que ocupa y a su grado de perecibilidad o tiempo de vida til de producto.

3.4.4 GERENTE DE LOGSTICA. Coordinara planificara y desarrollara las estrategias de trabajo de cada una de las reas bajo su mando as como las polticas de gestin tendientes a la minimizacin de los costos operativos, minimizacin de los deterioros, obsolescencias y buscar alcanzar los niveles mximos de servicios que puede estar definido como la diferencia entre la demanda requerida y la demanda satisfecha. Se encargara de elaborar un informe respectivo a travs de su personal para documentar a la gerencia general sobre los resultados de la gestin, las limitaciones que de una u otra manera sirva como base de datos para la toma de decisiones.

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3.5

TIPOS DE MERCADERIAS. Medicina en general (Anexo 3.4) Artculos de utilizacin de higiene y aseo personal Perfumera Productos Naturales

3.6

MODELO DE UNA ORDEN DE COMPRA. ORDEN DE COMPRA N 048 2004 rea requeriente Atencin: Sres. ALBIS SA. Fecha: 5/6/04 Detalle: Frmacos Por la presente srvase atendernos segn pro forma N 01 347 segn detalle adjunto.

ITEM CODIGO 1 2 3 4 5 IMP4

DESCRIPCION

CANTIDAD 10 24 12 5 20

P. UNIT 96.31 12.25 29.7 173.36 5.85

IMPORTE 963.1 294 356.4 866.8 117

Clavoxilin Plus tab 500mg x 12 Clemizol penicilina LCG13 cja x 100 unid Aceite Bacalao PGM10 fco x 30 ml Naproxeno cja ADIN15 x 100 Dexametasona UQP8 cja x 1 amp

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Observaciones: Fecha de entrega: 10/6/04

--------------------------Elaborado por rea de almacn

------------------------------autorizado por Jefe de almacn

-----------------------------------Visto Bueno Gerente Logstica

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3.7

REA DE COMPRAS. Ser el responsable directo de coordinar las adquisiciones de los productos con los proveedores teniendo como base de datos los farmacopeas ms usados con las recomendaciones de los especialistas visitadores, la tendencia del mercado y la opinin de los regentes de cada tienda. Deber elaborar calendarios de compras por proveedores para evitar la sobrecarga de trabajos y deber contar en el sistema con un cuadro permanente de evaluacin de precios y condiciones de pago. Coordinara con almacn las fechas de entrega o de llegada de mercancas, emitir las ordenes de compra y negociara las condiciones de pago con los proveedores previa coordinacin con el rea financiera y con el control de inventarios.

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3.8

CONTROL AUTOMTICO DE STOCK. El control de stock tiene por finalidad evitar el sobre-costo que originan tanto el exceso de inventario as como el agotamiento de stock cero. Determinar cual de los dos males habr que evitar prioritariamente no ser conveniente puesto que ambos generan costos que podran significar importante perjuicio para la empresa ya que el primero incrementa el porcentaje de deterioros y obsolescencia y el segundo origina paralizaciones de las actividades operativas y por consiguiente probables retrasos en la entrega o las ventas.

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