LA VALORACIN DOCUMENTAL EN EL SIGLO XXI EL PRINCIPIO PRO HOMINE EN LA ARCHIVSTICA: VALORACIN DOCUMENTAL, VALORACIN DE LA INFORMACIN Y DERECHOS.

MARA TERESA DORANTES CACIQUE Presidenta de Archiveros sin Fronteras Mxico Directora Jurdica, Archivos y Atencin a Catstrofes de la Defensora de Usuarios de Archivos para Mxico, Amrica Latina y el Caribe. RESUMEN
La valoracin documental es una materia que impacta a todos los archivos del mundo y es un paradigmaqueformapartedelosdebatesmsrelevantesdelaarchivsticamodernadelosqueya se ocupaban, Sir Hilary Jenkinson y Theodore Schellemberg en la primera mitad del siglo XX, quienesdejaronalaposteridadsuposicintericayfilosfica.Jenkinsonelnobleingls,seaferr a la conservacin total de los fondos y el norteamericano Schellemberg, abri a debate al Ciclo Vital, producto de esa confrontacin terica, filosfica y poltica, conform la premisa de: valorar para conservar o valorar para eliminar. Ambos nos legaron la preocupacin y responsabilidad que deben asumir los Estados y sus rganos en tanto que productores documentalesporladefensadelpatrimoniodocumentalylaproteccindelosarchivos. A travs de los aos, al debate sobre la valoracin documental se han sumado nuevos elementos que hacen que el Archivero sea un profesional capaz de reconocer y establecer los valores primarios y secundarios de cualquier acervo documental, con independencia de las tradiciones jurdicoadministrativas existentes en cada pas. Se han incorporado aspectos fundamentales como la tica archivstica y las obligaciones internacionales de los Estados, el control de constitucionalidad y el control de la convencionalidad, ya que la emisin de polticas pblicas, normatividad en materia de archivos y cualquier medida administrativa, pueden llegar a afectar las obligaciones y derechos consagrados en el Derecho Internacional y muy sensiblemente al DerechoInternacionaldelosDerechosHumanos.

ABSTRACT
PalabrasClave:Valoracindocumental,ArchivosyDerechosHumanos,ArchivosJudiciales. Archival Appraisal is an important and imperative process for all the archives around the world and it is one of the most relevant paradigms present in the modern Archival Science debates. DuringthefirsthalfofthetwentiethcenturySirHilaryJenkinsonandTheodoreSchellembergtwo of the foremost thinkers of the Archival Science were already trying to respond to the crisis in modern recordkeeping practice and they offered to further generations of archivists their theoretical views & principles. Jenkinson defended the total preservation of archive groups & Schellemberg opened to debate the Life Cycle theory, product of that theoretical debates a new premise was raised: appraising to preserve or appraising to eliminate. Both of them where preoccupied about the responsibility of the Documents Creators in defending the documental patrimony&thearchivesprotection.

Through the years, other elements have been added to the Appraisal debate. Now a days We, the archivists,countwiththe elementsenoughforhavingtheprofessionalcompetences&capacityto recognize & to establish de primary & secondary values, with independence of the diverse legal & administrative traditions existing in each country. We must take into account other relevant aspects as well such as the archival ethical principles, the international obligations of the States, the Constitutional & Conventionality Control. Elements that help us to identify if the archival politics, regulations, laws, agreements, etc., could produce an impact to the obligations & rights consecratedbyInternationalLaw&speciallybytheInternationalHumanRightsLaw. Keywords:ArchivalAppraisal,Archives&HumanRights,Judiciaryrecords,JudiciaryArchives.

INTRODUCCIN En el marco de un reflexin sobre los trabajos que se han realizado los ltimos treinta aos, en materia archivstica y especficamente en el rubro de la Valoracin documental, nos lleva a hacer una revisin que provoque un anlisis crtico de nuestro quehacer, traer a la mesa de debate los diferentes estadios archivsticos, por donde hemos transitado, el estudio que hemos hecho del Ciclo Vital y fundamentalmente para esta ocasin, el estudio los Valores documentales1 que hemos utilizando para desahogar los repositorio con el pretexto de dar prioridad a la entrada o salida de remesas o transferencias ya sean primarias o secundarias, parcelando o vulnerando los Fondos documentales, a la vez que se violentan derechos tutelados por el Estado. La valoracin documental es una materia que impacta a todos los archivos del mundo, y es un paradigma que forma parte de los debates ms relevantes de la archivstica moderna de los que ya se ocupaban, Sir Hilary Jenkinson y Theodore Schellemberg en la primera mitad del siglo XX, quienes dejaron a la posteridad su posicin terica y filosfica. Jenkinson el noble ingls, se aferr a la conservacin total de los fondos y el norteamericano Schellemberg, abri a debate el Ciclo Vital, producto de esa confrontacin terica, filosfica y poltica, conform la premisa de: valorar para conservar o valorar para eliminar Ambos nos legaron la preocupacin y responsabilidad que deben asumir los Estados, por la defensa del patrimonio documental y la proteccin de los archivos. El debate actual sobre la valoracin documental suma nuevos elementos que reconocen y establecen los valores primarios y secundarios con independencia de las tradiciones jurdico-administrativas existentes en cada pas. De igual forma se han incorporado aspectos como la tica archivstica, la calidad, las obligaciones internacionales de los Estados, el control de la constitucionalidad y el control de la convencionalidad, ya que la emisin de polticas pblicas o normatividad en materia de archivos pueden llegar a afectar las obligaciones y derechos consagrados en el Derecho Internacional y muy sensiblemente al Derecho Internacional de los Derechos Humanos. Cuando nos referimos a las obligaciones internacionales de los Estados de: proteger, respetar y garantizar los Derechos Humanos que son, obligaciones erga

SCHELLENBERG,TheodoreR.:ArchivosModernos.Principiosytcnicas,1958.P.163a209.

omnes, y tales compromisos, al no admitir prueba en contrario no admiten excusa alguna para incumplirla o violentarla y los problemas estructurales, tales como, falta de recursos financieros o espacios para los archivos, no pueden ser argumentos aceptables para evitar incurrir en responsabilidad internacional ya que, los archivos desde su dimensin jurdico institucional, son garantes de la legalidad, la transparencia, los Derechos Fundamentales y, de los derechos consagrados y tutelados por el Derecho Internacional. Reitero, este trabajo pretende ir hacia una reflexin urgente del papel de la archivstica en el siglo XXI y sus requerimientos para una Valoracin cientfica, que transparente el quehacer del Estado para dar cumplimiento a las obligaciones, garantas y compromisos de derecho interno e internacional. Por lo tanto, me permito citar un fragmento de la conferencia magistral de la archivera mexicana Laura Gabriela Salazar, dictada en el Palacio de la Paz en la Haya, Holanda el da 29 de agosto de 2010, quien refiere que: la relacin de los Archivos y las garantas y los Derechos humanos es consubstancial a la construccin y el mantenimiento de la paz, la seguridad, la estabilidad social, la democracia, la gobernabilidad y el Estado de Derecho. Esta relacin es sin duda fundamental para el bienestar presente y futuro de la humanidad, por ello requiere ser fortalecida, y esa es una tarea que el archivero deber plantearse y desarrollar, a partir de diversas acciones a nivel cientfico, jurdico, poltico y social; tanto en el mbito nacional como en el internacional, en colaboracin con tantos sectores como sea posible2 Para iniciar los trabajos archivsticos sobre la valoracin documental es necesario que con antelacin se haya contemplado la construccin del sistema archivstico, pues cuando lleguemos a los procedimientos de valoracin, deberemos contar con los instrumentos necesarios que nos permitan realizar la valoracin cientfica, donde se cumplimentarn los requisitos necesarios, con el fin, de llegar a un ejercicio colegiado y democrtico, pero sobre todo, especializado, en el que deben participar, los archiveros, los especialistas del tema que impacte a la serie, y como actor principal, el generador de los documentos en estudio, ya que todos tendrn que debatir la propuesta para eliminacin de la serie o las series que haya elegido. Los documentos generados en las instituciones del Estado, dan la congruencia y coherencia a sus funciones, que debemos conocer para iniciar las tareas de Valoracin de la informacin, en primer lugar, saber si los documentos que generamos, deben ser reservados, o si poseen valores de informacin confidencial, y cuando la reserva ha concluido, evidentemente, en el tiempo que regule la norma, esto se cristaliza en el momento de la gestin de los asuntos, incluso, el archivero debe participar desde el diseo, ampliacin y modificacin de las funciones y el modelo de gestin, lo que dar a los procesos un plus de calidad. La valoracin documental que se realice, debe garantizar la pulcritud de los procesos, origen de las series documentales, la calidad en toda la extensin de la

SALAZAR, Laura Gabriela. Ponencia Palacio de la Paz, La Haya Holanda 29 de agosto de 2010. Consejo InternacionaldeArchivos,SeccindeAsociacionesProfesionalesdeArchiverosygestoresdocumentalesdel ConsejoInternacionaldeArchivos.
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palabra, pues de otra manera, quedaran partes grises que pueden colapsar la calidad de los procesos y la legitimidad, la legalidad y la credibilidad de la toma de decisiones, como lo analizaremos en su momento. Cuando utiliz el concepto de calidad, me refiero a la calidad total3 en los archivos, independientemente de aplicar otras escuelas de la calidad, pues de esto, dependern los procesos desde la gestin hasta el destino final de los Fondos documentales, ad hoc con la Valoracin Documental que representa para la archivstica, la columna vertebradora del Ciclo Vital y por ende de la conservacin o eliminacin de las Series documentales. Cuando llegamos al punto coyuntural de elegir el destino final de los documentos que esperan la determinacin colegiada de un grupo de especialistas o expertos, cuyo deber ser entrar al estudio las caractersticas de la serie y escudriar en ella, los valores que pudiese contener. La propuesta para la valoracin debe ser motivada o solicitada, por el generador del documento a su archivero. Es recomendable que esta solicitud se haga desde la conclusin de la fecha precaucional en la primera edad del Ciclo Vital, ya que de esta manera, se evita, tiempo de resguardo, gastos de fumigacin, gastos de energa para su conservacin a la temperatura y humedad relativa que requieren los fondos de cualquier estructura molecular de soporte, o en su caso, la planeacin prospectiva, que permita conocer las responsabilidades de resguardo que tendremos que proyectar y los recursos que debern ser solicitados con sus soportes correspondientes, dejando memoria de cada uno de sus estadios organizacionales. Pero sobre todo, que las decisiones sean tomadas en el mbito de actuacin de los coparticipartes, desde la gestin hasta el destino final de las series que conforman los fondos documentales. ANLISIS TERICO DEL CONCEPTO DE VALORACIN Karl Otto Mller, nos dice que, lo que no merece preservarse nunca debera ser admitido en un archivo4. Terry Cook por su parte, refiere, que la valoracin, debe ser un proceso activo y planificado para identificar los documentos de valor archivstico, no una reaccin pasiva a peticin de gestores de documentos para obtener autorizacin para destruirlos5. Elio Lodolini dice: Sobre el plano prctico, desgraciadamente la seleccin se debe hacer, porque no es materialmente posible conservarlo todo Toda seleccin constituye una herida asestada a aquel conjunto, una ruptura de aquel vnculo, es decir, constituye un hecho antiarchivstico6. En Mxico se ha depurado durante dcadas utilizando desde el mtodo ms bsico como es, el aleatorio, hasta el sofisticado mtodo unilateral, lo que provoc la depuracin del registro de los fiats o patente de los escribanos y notarios del Distrito Federal, desgracia acaecida por decisiones de personas ajenas a la archivstica y que han medrado durante dcadas en las instituciones,

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Escuelaaportadaporlosjaponesesperodiseadaeimpulsadapor:W.EdwardsDemingyJosephJuran.

KOLSRUD,Ole."Theevolutionofbasicappraisalprinciples.Somecomparativeobservations".En:AmericanArchivist.Vol.55.Winter 1992.S.A.A.Chicago,U.S.A. 5 COOK,Terry.Macrovaloracinyanlisisfuncional:lapreeminenciadelainteraccinpolticosocialsobreelgobierno,TABULAN 6,2003,p.87 6 LODOLINI,Elio:Archivstica.Principiosyproblemas.EditoriallaMuralla,ANABAD,Madrid,1993.p.235238

as mismo, la falta de normas jurdico-administrativas7, y voluntad poltica, otro caso, los registros de los braceros que se generaron de 1946 a 1969, dejando en estado de indefensin a un grupo de mexicanos aproximadamente de 6 millones, que fueron a impulsar la economa norteamericana y al xito de la guerra, refiriendo la segunda guerra mundial, estas personas o sus descendientes hasta el da de hoy, viven luchando por sus derechos que no pueden acreditar ante la autoridad mexicana y norteamericana por falta de documentos. Jos Luis Torre Merino y Mercedes Martn Palomino y Benito consignan que: ..La identificacin se convierte en la primera tarea del archivero a partir de la cual se asientan las bases para la Valoracin Antonia Heredia Herrera, nos dice que para la valoracin es necesario la informacin y codificacin prevista en la NORMA ISAD (G),.8 Esto nos hace reflexionar, que importante es la archivstica, los archivos, los documentos, su informacin, su valoracin, para comprobar lo que decimos, basta con abrir la Biblia, buscar el libro de Esdras, el captulo VI y llegar hasta los versculos 1,2, 3, y 4, donde se dice Entonces el rey Daro despach sus rdenes y registrndose los libros que se guardaban en los archivos de Babilonia.. Se hall en l un volumen donde estaba escrita la siguiente memoriaEl rey Ciro ha decretado que se reedifique la casa de Dios, en su sitio de Jerusaln y que se echen los cimientos correspondientes a una elevacin de sesenta codos9 y otros tantos de anchura o extensin tres rdenes de piedra sin labrar y otras ordenes de maderos nuevos...10 Estos documentos pudieron estar antes de 2003 en Bagdad, ahora es una garanta que fueron destruidos, esto lo ha reportado la UNESCO en su informe de 2004. DOCUMENTO. Como sabemos, el documento es la informacin que est plasmada en un soporte y a diferencia del documento de archivo este, emana de un organismo especfico con funciones otorgadas a una persona, que acredita su legitimidad y legalidad con el nombramiento que le da facultad de firmar o signar autogrficamente y usar el sigilo o cuo institucional o en su caso y, atendiendo a la norma que da vida a la firma electrnica, emitir el documento que puede o no ser electrnico, pues cuando se materializa la informacin en el soporte de papel, este, es considerado documento mixto, ya que la matricidad es electrnica y la legitimidad de la firma est contenida en smbolos garantes de la juridicidad de la informacin que dimanan de un acto intrnseco a derechos u obligaciones, o en su caso, al ejercicio de una funcin que siempre debe estar dentro de una norma de actuacin. Al respecto, con fundamento en la Ley de Archivos del Distrito Federal, el Tribunal Electoral del Distrito Federal publica en 2009 el Reglamento del

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DORANTES,Cacique.MaraTeresa.EstudioydiagnsticodelEstadoqueguardanlosarchivosNotariales.2002. DORANTES,Cacique.MaraTeresa.ElEstadoqueguardanlosArchivosNotariales.Viena,2004. HEREDIA,Herrera,Antonia:Laidentificacinylavaloracindocumentalenlagestinadministrativadelasinstitucionespblicas. BoletndeANABAD,IL,n1,1999,pp.1945.

Codoegipciomeda45centmetrosaproximadamente

SagradaBiblia,TraduccinVulgataLatina,P.Petisco,S.J.,profesordelauniversidaddeSalamanca,publicadaporelilustrsimoseor Flix Torres Amat, Obispo de Astorga. Editorial Ocano. Espaa, Libro de Esdras, Captulo VI, veesiculos,1,2,3 y 4, supra derecha, primeracolumna,P.489

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Sistema Institucional de Archivos y refiere en su Artculo 5, que dice: Se le denominar genricamente documento de archivo a aquella informacin que genere, reciba o administre el Tribunal en el Sistema y que se encuentre contenida en cualquier medio o soporte documental, ya sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrnico, informtico, hologrfico o cualquier otro derivado de las innovaciones tecnolgicas11 El documento tradicional est conformado por dos elementos diplomticos: la actio y la conscriptico que sustentan de la accin, el actor el tiempo y el espacio. Luego, estos elementos son los necesarios para la arquitectura del documento electrnico, pues lo emite un actor certificado, nacen de un acto y este, es realizado en un tiempo y en un espacio convenido. nicamente para dar legalidad a la firma requiere de un tercero12 que debemos estudiar detalladamente para poder determinar la eleccin del que garantice, la permanencia, legitimidad, inalterabilidad y juridicidad de la informacin que conforma el documento electrnico, cuya existencia est contemplada en el Cdigo de Comercio13 que refiere, Los datos en forma electrnica consignados en un Mensaje de Datos, produce los mismos efectos jurdicos que la firma autgrafa, siendo admisible como prueba en juicio. Para Venezuela su Ley de Mensajes de Datos y firmas electrnicas refiere en su artculo 5, que: toda informacin inteligible en formato electrnico o similar que pueda ser almacenada o intercambiada por cualquier medio es un documento electrnico. Esto, abre el espectro de la gestin electrnica vinculada a la archivstica del siglo XXI, impulsando su uso en los trmites administrativos. La ley de firma electrnica del Distrito Federal en su artculo 19, establece una obligacin de los entes pblicos de contar con infraestructura segura de resguardo de documentos electrnicos oficiales que permita la debida clasificacin o disponibilidad de los documentos en trminos de las leyes que los regulen. Un nuevo Sistema Jurdico que consolida y fortalece a los archivos a travs de la gestin de los asuntos en soportes diferentes, mandatado esto, en el primer prrafo del artculo 20 constitucional que dice: El proceso penal ser acusatorio y oral. Esto nos induce a plasmar la oralidad en soportes diferentes al papel, como pueden ser, documentos sonoros o video gramas, que sern transferidos a soportes electrnicos, para la integracin de la unidad documental compuesta. Luego estamos en la ruta de la gestin electrnica, iniciada en la Universidad de Pennsylvania en 1946, cuando se construye la primera computadora electrnica digital, llamada ENIAC Y proseguida por instituciones como el Gobierno Francs que inici los trabajos para archivos electrnicos en 1978 a travs del Centro de Archivos contemporneos14 hasta su concrecin en 1983, con el Sistema conocido como Constance15. Este sistema fue diseado para la conservacin de

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GacetaOficialdelDistritoFederaldel10demarzode2009,XVIIpoca,No.543,p.55.

CdigodeComercio,Art.100.PodrnserPrestadoresdeServiciosdeCertificacin,previaacreditacinantela Secretara: I.Losnotariospblicosycorredorespblicos; II.Laspersonasmoralesdecarcterprivado,y III.Lasinstitucionespblicas,conformealasleyesquelessonaplicables. 13 CdigodeComercio,.89,prrafo8.M 14 CentredesArchivesContemporaines 15 CONSTANCE(Conservationetstockagedesarchivesnouvellesconstituesparllectronique)

los documentos generados por la Administracin Francesa. Un punto importante para el mantenimiento de un archivo digital es la regulacin del proceso de valoracin, de transferencia de documentos y de la migracin de los mismos a formatos estndar, determinado esto, por la obsolescencia de los equipos, no de las polticas documentales. Sin embargo, ya existe la teora de la emulacin propuesta por Jeff Rothenberg16, que posibilita el rescate de la informacin de sistemas obsoletos pero esto, colapsa a la migracin, por lo tanto, debemos seguir estudiando el tema del documento electrnico y el mejor ambiente para la gestin y la valoracin documental, con el fin de servir mejor a nuestras instituciones. ELEMENTOS FUNDAMENTALES PARA LA VALORACION DOCUMENTAL La existencia de los archivos y el deber de conservarlos la encontramos en la Ley de Leyes en la fraccin V del artculo 6 que dice , Los sujetos obligados debern preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados y publicarn a travs de los medios electrnicos disponibles, la informacin completa y actualizada sobre sus indicadores de gestin y el ejercicio de los recursos pblicos. En un artculo periodstico del 1 de mayo de 2007, la Cmara de Diputados asume que el juicio oral representa evitar que el 40% de los problemas llegue a los juzgados17. Pero no cuantifica los recursos para la conservacin de los fondos en soportes diferentes, ya que los soportes de imagen, sonoros y video gramas, requieren de temperatura de 16 grados centgrados y 50% de humedad relativa. Asimismo, no contempla que los procesos de valoracin, seleccin y eliminacin tiene un coste determinado por el volumen ya sea, para su instalacin, mobiliario ad hoc, calibre especfico, pintura ignfuga; para su traslado o para su eliminacin fsica. Cuando est definido el Ciclo Vital de nuestros fondos, es primordial que se identifiquen las series documentales a valorar, este paso ser crucial para definir nuestra tarea en la actividad que determine el destino de los documentos. Esta es una tarea de alta responsabilidad y para ella se requiere de toda la herramienta cognoscitiva, como: 1. La estructura orgnica - funcional de los fondos, 2. La Legislacin interna que los impacta 3. La legislacin internacional que los impacta 4. Los Manuales de Procedimientos de cada Serie 5. Las caracterstica diplomticas de la serie 5.1 intrnsecas 5.2 extrnsecas 6. La fechas extremas (principio y fin de la gestin) 6.1 Datas Tpicas (normalmente las actas, convenios, contratos, acuerdos, sentencias, estadsticas, etc.) 6.2 Datas crnicas ( oficios, memoranda, correspondencia, 7. Personal altamente calificado (abogados, archiveros, metodlogos, analistas crticos, administradores pblicos, economistas,

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http://www.crosimasso.com/fesabid4/ambitsPDF/075084.pdf,NriaGallard.

http://www.jornada.unam.mx/2007/01/05/index.php?section=politica&article=011n2pol

DOCUMENTACIN ELECTRNICA. 1. El proceso administrativo o judicial. 2. Estructura del documento. 3. Del contenido del documento. 4. De la legislacin que impacta a la serie 5. De la caducidad o vigencia de la certificacin de firma 6. Ficha tcnica indicando el peso, nmero de registros, longitud, etc. 7. Diccionario de datos informticos (cuando se trata de una base de datos). 8. Tesauro (control de los lenguajes documentales, su terminologa) 9. Personal altamente capacitado. Antonia Heredia nos invita a estudiar los elementos siguientes: 1. Intensidad 2. Exclusividad 3. Sustancialidad 4. Especificidad Esto con el fin de entrar al fondo del anlisis y conocer las caractersticas particulares de las series y, contar con ms recursos para colegiar la determinar de los valores o sea, el destino final de las series que conforman los Fondos documentales, y que significa, conservar o destruir. En el caso de que se valore para conservar, nos encontraremos frente al deber y la voluntad de conservar de forma permanente los fondos documentales ya sea en soporte de papel o electrnicos Para la conservacin de los documentos digitales o electrnicos representa varios problemas a resolver como: 1. La aceptacin de que el documento electrnico no tiene un espacio fsico, sino virtual, ocupa un entorno digital que puede caer en obsolescencia. 2. Que es una entidad intelectual, 3. Que la gestin debe conservarse en su legitimidad e integrara (procesos que sustentan la serie) 4. Determinar los valores primarios (Legislacin y norma que le da vida a la serie) 5. Determinar los valores secundarios (trascendencia de un acto o hecho a efectos de su utilizacin dentro de un procediendo administrativo o judicial o para la investigacin cientfica). De acuerdo a los informes del Sistema Integral de Seguimiento de Expedientes de la Suprema Corte de Justicia de la Nacin, en Mxico, sus archivos estn conformados por 170 mil metros lineales. Sin contar con los expedientes histricos que le entreg la Secretara de la Real Audiencia a la Suprema Corte en 1830, con estos documentos que acreditaron asuntos vigentes, inici sus funciones el Poder Judicial de la Federacin18 y 2128 expedientes de la sala de crimen y 1917 expedientes Jurisdiccionales que se localizan en el AGN.

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AGN/InstitucionesColoniales/(092)contenedor097,/Volumen203.Expediente17,Fs.283a336.

ndicedeexpedientesdelaRealAudiencia,SaladelCrimendeMxico,Secretaradelvirreinato.

 La ciencia archivstica utiliza el anlisis crtico de cada serie como una condicin Sine qua non de las buenas prcticas archivsticas, ya que, debemos revisar las series para determinar sus valores primarios o secundarios en aspectos que van desde su ingenuidad hasta la norma que las regula, previendo el impacto que pude causar una determinacin de eliminacin total o parcial, no slo al patrimonio, sino a los ciudadanos implicados en los asuntos o sea, la responsabilidad, administrativa y penal de los funcionarios que infrinjan las normas, cuyas repercusiones pueden llegar hasta las responsabilidad del Estado por el incumplimiento de sus compromisos internacionales de proteger la memoria colectiva y los Derechos Humanos. EL CICLO VITAL Y LA VALORACIN DOCUMENTAL La teora de las tres edades del documento ha sido desarrollada en pases que se han distinguido por ir hacia derroteros cada vez ms democrticos, no ha sido fcil que se ubiquen los fondos en los supuestos de la primera edad en cuanto a la gestin de los asuntos, como es el caso de los archivos de los organismos jurisdiccionales sin desarrollo de una tradicin archivstica. Sin embargo, estos, cuentas con instituciones tales, como la Prescripcin. Al respecto el Cdigo Penal Federal, en su artculo 10, prrafo primero dice: La prescripcin es personal y para ella bastar el simple transcurso del tiempo sealado por la ley. La prescripcin estar supeditada a la territorialidad pues si el activo del delito esta fuera del territorio nacional, la prescripcin se duplica, esto de acuerdo con la prrafo segundo del artculo supra referido. En el caso del Derecho Civil, la Prescripcin es un medio de adquirir bienes o de librarse de obligaciones, mediante el transcurso de cierto tiempo y bajo las condiciones establecidas por la ley. Esto fundamentado en el artculo 1135 del Cdigo Civil Federal. Como podemos analizar esta institucin nos limita la valoracin, por lo tanto debemos partir del anlisis de la serie en conjunto, si estamos analizando el juicio constitucional o de garantas, tenemos que tomar en cuenta que pueden existir tipologas especficas que dimanan del amparo, como, la admisin de demanda, la suspensin provisional o definitiva, desechamiento

de demanda o de recurso, negativa de suspensin, admisin de incidentes innominados, admisin de recursos, queja, de revisin, audiencia constitucional, audiencia incidental, de alegatos, repeticin del acto reclamado, reposicin de procedimiento, sobreseimiento, suspensin de plano u oficio, diferimiento, sentencia, etctera. As, pueden existir hasta, donde conozco el juicio de garantas, 94 tipos documentales que pueden conformar o no, la unidad documental compuesta o expediente judicial. LOS VALORES PRIMARIOS EL VALOR ADMINISTRATIVO Este valor en el expediente judicial, partirn de su gestin, la edad depender del asunto y su flujo procedimental, luego entonces, todos los expedientes de un juzgado, contendrn valores administrativos, mientras estn en gestin, (imparticin de justicia) si existiere inactividad procesal, entrarn al estadio o supuesto de la institucin llamada caducidad, a esto, refiere la Corte, que, es la figura que constituye una institucin meramente procesal con caractersticas excepcionales, pues para su declaracin es insuficiente el mero transcurso del tiempo19Cundo el asunto ha quedado sin materia, ha causado estado, ha sido ejecutoriado y se ha cumplido la sentencia. Entra a la Segunda Edad, y el valor administrativo se pierde en los supuestos referidos. Sin embargo, se resguardar en un tiempo precautorio referenciado en el Cuadro de Retencin de Series documentales. Esto ser determinado en una mesa de trabajo por un grupo colegiado, integrado por especialistas de la propia institucin generadora y no por agentes externos ya que es una obligacin del Estado Mexicano y los rganos de este, efectuar el control de la constitucionalidad y la convencionalidad de sus actos, polticas, normatividad, etctera, ya que estas, no deben ir en detrimento de los derechos constitucionales ni del Derecho Internacional de los Derechos Humanos. EL VALOR JURCO. Todas las series y documentos que conforman los expedientes judiciales, son parte intrnseca a la imparticin de justicia. Luego, todos los expedientes tienen valor jurdico, y este valor no se pierde con el transcurso del tiempo, pues trasciende y se transforma en el momento que el imperio de la ley o la sociedad lo requieren. Como ejemplo: el expediente del caso Paraje San Juan20 cuyo corpus esta fortalecido por documentos que nacieron con valor jurdico en el siglo XVI y que hoy conservan esos valores esperando que el dueo del predio, entregue al juzgado el mejor ttulo y acredite la propiedad, mientras tanto, se

IUS. Contradiccin de tesis 29/2010. Entre las sustentadas por los Tribunales Colegiados Primero del Dcimo Noveno Circuito, actualmente Primero en Materias Penal y de Trabajo del mismo circuito y Primero en Materia de Trabajo del Tercer Circuito. 12 de mayo de 2010. Cinco votos. Ponente: Sergio Salvador Aguirre Anguiano. Secretaria: Armida Buenrostro Martnez. Nota: Esta tesis no constituyejurisprudencia,yaquenoresuelveeltemadelacontradiccinplanteada.
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Este juicio lo perdi el Gobierno del Distrito Federal, pero la Consejera entonces Mara Estela Ros Gonzlez con sus abogadas constitucionalistas defendieron los intereses de la poblacin del distrito Federal, y se abri un asunto concluido, cosa juzgada a travs de un incidente de innominado y se aportaron pruebas contundentes y suficientes para cambiar el rumbo de una decisin jurisdiccional que llev a la imparticin de justicia para una de las ciudades ms pobladas del planeta, pero no hizo justicia los verdaderos dueos de Paraje San Juan, que espero compartir esta historia maravillosa prximamente, a travs de un libro que fue autorizadodesde2004yquesehaintituladoElsecretodeSanJuan.

encuentran depositados 50 millones de pesos que no 1806 millones, que pretendan cobran acreditando su derecho, con una fotocopia. Mientras los verdaderos dueos, como son, los descendientes de Cuitlhuac que hoy, se encuentran en extrema pobreza21. El VALOR FISCAL.-Slo lo contiene los documentos que impactan los supuestos de comprobacin de gastos, presupuestales, y todos aquellos que contengan informacin intrnseca a las relaciones hacendarias, contables, de control, redicin de cuentas y transparencia de los recursos, para el ejercicio de las funciones y esto, se deber estar adminiculado con los fondos Facilitativos que Teodoro Schellemberg refiere. Estos valores se pierden cuando se cumple la fecha precaucional, sin embargo, hay excepciones, pues todos los documentos que aun siendo de caractersticas fiscales, deben conservarse inclumes, pues son las que
21 Disponible en: http://www.pa.gob.mx/noticias/2006/febrero/020806.htm, consultado el da 13 de febrero de 2011 a las 10: 53, Mxico D.F. Desconocen a quin pagar deuda de

Paraje San Juan.

(El Universal, Fabiola Cancino, p.web). mircoles 8 de febrero de 2006. El GDF

depositar esos recursos en juzgado en tanto se determina el destino. Despus de que la Secretara de Finanzas concluya el anlisis presupuestal para destinar una partida especial para pagar los 60 millones de pesos que orden la juez Gabriela Roln para la indemnizacin del Paraje San Juan, el gobierno de la ciudad depositar esos recursos en el juzgado en tanto se determina a quin se le debe entregar el dinero. El jefe de Gobierno del DF, Alejandro Encinas, dijo que no est definido an a quin se le deben entregar los recursos, pues la Secretara de la Reforma de la Agraria (SRA) declar que ese predio es bien de la nacin y el presunto dueo, Enrique Arcipreste, deleg sus bienes a otra persona. Por lo pronto, ayer Ricardo Ruiz, secretario de Gobierno, envi un oficio a la juez Gabriela Roln, quien orden el pago de la indemnizacin en un lapso de 24 horas que vencieron este martes, con el que se da el inicio de cumplimiento de procedimiento, en trminos jurdicos. En el texto, el funcionario le explica a la impartidora de justicia que la Secretara de Finanzas analiza el monto y la capacidad presupuestal para cumplir la resolucin. El secretario de Gobierno explic que como parte del cumplimiento de la orden, una vez que se concluya el anlisis presupuestal se "consignar el dinero", es decir, se depositar una garanta en el Juzgado 15 en Materia Administrativa, debido a que no est determinado a quin se le debe pagar. Paralelo a ello, la administracin local le solicit a la SRA que contine con el procedimiento por la va legal para demostrar que el terreno, que se ubica en Iztapalapa, es propiedad de la nacin. La resolucin de la juez es que se le entregue a Enrique Arcipreste, pero ste deleg sus bienes a otra persona. Ante ello, la Procuradura General de la Repblica entonces interpuso un recurso ante la Suprema Corte de Justicia de la Nacin para reclamar el predio, pero el mximo rgano jurisdiccional determin que deber demostrar por otra va, a travs de una demanda civil o penal, que el predio les pertenece. Alejandro Encinas record que se logr una reduccin muy importante, ya que no tendrn que pagar los mil 810 millones de pesos que originalmente se haban ordenado. Asegur que la familia Arcipreste no ha tenido contacto con el gobierno de la ciudad para reclamar el pago, mientras que s se han mantenido comunicacin con la SRA para definir la situacin de predio. Como se recordar, Enrique Arcipreste fue acusado de fraude procesal, pero un juez en febrero de 2005 determin que el delito prescribi, por lo que dej en libertad al presunto dueo del Paraje San Juan.

amparan patrimonio o derechos reales o materiales, como: las escrituras pblicas de bienes inmuebles, facturas, garantas, manuales de uso y mantenimiento de los bienes muebles, maquinaria, equipo, documentos como, ttulos de crdito, cuentas bancarias, bitcoras, etctera. LOS VALORES SECUNDARIOS Los valores secundarios sern determinados por la actividad del ente generador, esto quiere decir que, desde la gnesis el Ciclo Vital estar presente en: EL VALOR INFORMATIVO.- la informacin sobre derechos fundamentales y los Derechos Humanos como: la educacin, la libertad, la vida, el trabajo, la salud, el libre trnsito, el acceso a la informacin, la seguridad de la persona y el patrimonio, la vivienda, el juicio justo y expedito, etctera. Para el Poder Judicial, la documentacin nos referir cmo actuaron los impartidores de justicia en el ejercicio procedimental, estas series son importantes para la investigacin clnica, cientfica, econmica, histrica, social, etctera. Pero tambin, sern importantes los que dan sustento legal a de todo lo relacionado con: EL VALOR EVIDENCIAL- la actividad de las funciones del Estado, plasmadas en instrumentos documentales como: las estadsticas, los informes, los convenios, los contratos, las concesiones, las facturas, los registros de bienes nacionales y todas las series documentales generadas en el marco del artculo 27 constitucional, entre otros, sern documentos neurlgicos y deben ser estudiados desde diversas aristas de un enfoque jurdico y archivstico, contemplando que aun teniendo valores secundarios estos pueden estar en el supuesto de volver al estatus quo de valor primario, o sea, que pueden volver al estadio de la primera edad, volver a la gestin. Ejemplos: todos aquellos documentos que conformen el Quantum del Acervo Probatorio de los asuntos que estn en Cortes Internacionales22, los juicios que tengan que ver con violacin de Derechos Humanos, tanto, los conocidos como, los innominados y sobre todo, los expedientes que haya causado jurisprudencia. Laura Gabriela Salazar propuso en la Haya, Holanda, que para la valoracin se estudiara el impacto, los costos y los riesgos de violentar garantas y derechos humanos, aplicando el Principio Pro homine o sea, el estudio de la legislacin que pudiese impactar las obligaciones del Estado. EL VALOR TESTIMONIAL. Es aquel que nos da noticia de los cambios estructurales de la institucin, como es el caso de las instituciones del Poder Judicial, su estructura, cmo ha ido evolucionando, que instituciones se han

Sentencia emitida por la Corte Interamericana de Derechos Humanos, el estado mexicano nombr a la seora Zadalinda Gonzlez y Reynero, embajadora de Mxico en Costa Rica para que estuviera presente para escuchar laSentencia..

incorporado, por qu y, cules son aquellas que se han ido extinguiendo y el porqu de su extincin. Este valor es fundamental para dejar noticia de los cambios estructurales, polticas pblicas y sus acuerdos, implcitos en las obligaciones para el avance democrtico y la participacin y cumplimiento de la constitucionalidad y de la convencionalidad de las instituciones que conforman el Estado mexicano. ANALISIS DEL COSTO BENEFICIO- RIESGO Este estadio nos hace partir de la premisa del valor, y la reflexin de los conceptos costo beneficio, para lograr la parte final de este procedimiento, deberemos contar con los dictmenes debidamente fundamentados y motivados, donde se deje plasmado el estudio de las normas que pudiesen impactar al Quantum del acervo probatorio, y as, transitar por la ruta determinante de la conservacin de los documentos o la depuracin de estos, luego, tomaremos decisiones que contemplen los riesgos, que representa la depuracin de series determinadas el costo de su conservacin o el costo de su depuracin, para el Estado, para la institucin, para la memoria y para los archivos. Recordemos que hace un ao en Costa Rica la Corte Interamericana sentenci al Estado Mexicano a la reparacin del dao en el caso de Rosendo Radilla, y emiti en el corpus una observacin que debemos tomar en cuenta. la Corte considera que la negativa del Estado a remitir algunos documentos no puede redundar en perjuicio de las vctimas. En consecuencia, el Tribunal tendr por establecidos los hechos presentados en este caso por la Comisin y complementados por los representantes, cuando slo sea posible desvirtuarlos a travs de la prueba que el Estado debi remitir y ste se neg a hacerlo. Corresponde a la Corte y no a las partes determinar el quantum necesario de prueba en cada caso concreto. La Corte ha establecido que una reserva que suspenda todo el derecho fundamental cuyo contenido es inderogable debe ser considerado como incompatible con el objeto y el propsito de la Convencin y, consecuentemente, incompatible con la misma. La situacin podra ser diferente si la reserva solamente restringe ciertos aspectos del derecho interno inderogable sin privar al derecho de su contenido bsico. Al realizar esta determinacin el Tribunal debe examinar si aun cuando la reserva slo restringe algunos aspectos de un derecho inderogable, sta impide darle pleno sentido y efecto til al tratado. La Corte ha reiterado que es un principio bsico del derecho de la responsabilidad internacional del Estado, recogido por el Derecho Internacional de los Derechos Humanos, que todo Estado es internacionalmente responsable por cualquier acto u omisin de cualquiera de sus poderes u rganos en violacin de los derechos internacionalmente consagrados. En relacin con las prcticas judiciales, este Tribunal ha establecido en su jurisprudencia que es consciente de que los jueces y tribunales internos estn sujetos al imperio de la ley y, por ello, estn obligados a aplicar las disposiciones vigentes en el ordenamiento jurdico. Pero cuando un Estado ha ratificado un tratado internacional como la Convencin Americana, sus jueces, como parte del aparato del Estado, tambin estn sometidos a ella, lo que les obliga a velar porque los efectos de las disposiciones de la Convencin no se vean mermados por la aplicacin de leyes contrarias a su objeto y fin, que desde un inicio carecen de

efectos jurdicos. En otras palabras, el Poder Judicial debe ejercer un control de convencionalidad ex officio entre las normas internas y la Convencin. Hasta el da de hoy el Poder ejecutivo federal ha depurado segn la muestra que trabajamos, 2000 toneladas de documentos de fechas extremas 1917 a 2005, y su comprobacin es tan sencilla como revisar los inventarios, lo que nos llevar a comprobar la ausencia de las series documentales que slo tiene una explicacin: pudieron ser depuradas o los funcionarios no trabajaron y esto lo corroboramos con la informacin que se ha publicado en los informes, luego los resultados son: Deterioro al patrimonio o la responsabilidad del Estado por falta de cumplimiento con sus compromisos con la comunidad internacional. Pero analicemos de que estamos hablando de 2000 toneladas de documentos ocuparon el espacio de 40 mil cajas o volmenes con cinco mil hojas cada uno aproximadamente, luego entonces, estamos depurando 200 millones de documentos, los que ocuparon un espacio de 40 mil metros lineales o 40 kilmetros aproximadamente. LOS ACUERDOS DE LA CORTE. Por medio de varios acuerdos de la Judicatura Federal, de la Suprema Corte de Justicia de la Nacin23 se refiere que, por falta de espacio24 los expedientes provenientes de los Tribunales Colegiados de Circuito son susceptibles de depuracin o destruccin aquellos que aun teniendo documentos originales no se hayan recogido por las partes25 Asimismo, se acuerda, que se conservarn en su integridad aquellos que el Magistrado Presidente del Tribunal Colegiado de Circuito, atendiendo a su prudente arbitrio, considere de relevancia documental26. Esto indica que, se realizar una valoracin por expediente relevante, lo que deja ver un procedimiento subjetivo y por ende sin el rigor necesario en la Valoracin. Es evidente que existe una resistencia a la archivstica y a los procesos archivsticos, ya que en ningn rubro se analiz el desarrollo y aplicacin de normas ni mtodos ad hoc. Este Acuerdo ha servido como base para justificar prcticas depuracin en los dems rganos jurisdiccionales, evidenciar prcticas unilaterales y por ende antidemocrticas, que estn realizando los Tribunales de justicia de los estados y el Distrito Federal, las Juntas de Conciliacin y los Contenciosos, que por tradicin incineran sus expedientes cada dcada. Por lo tanto: Recomendaciones 1. El establecimiento de la Comisin de Valoracin y Expurgo de la Suprema Corte de Justicia, donde participen los diferentes rganos del Poder

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Op.cit.SALAZARGabriela.LaHaya29deAgosto2010. PrrafodcimoTercerodelAcuerdo,

1.PrrafoDcimoCuartodelAcuerdo. 25 PrrafovigsimoPrimero,delAcuerdo. 26 Captulo Quinto, DE LA DEPURACIN Y DESTRUCCIN DE EXPEDIENTES JUDICIALES, Prrafo VigsimoPrimero.FraccinV.

2. 3. 4. 5. 6.

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Judicial, para que se efecte de manera colegiada y cientfica la valoracin de los Fondos Judiciales y se cancelen los criterios y polticas unilaterales, arbitrarias y subjetivas. Establecimiento oficial de las instituciones archivsticas necesarias. Diseo de un Manual de Procedimientos Archivsticos con un apartado sobre Valoracin Documental. Formacin y capacitacin de un grupo de Archiveros especializado en Fondos Judiciales. Implantacin de un programa de calidad para los procesos archivsticos Bases para la conformacin de una tradicin archivstica respetuosa de los derechos de los cuales son Garantes naturales, la Suprema Corte de Justicia de la Nacin y todos los rganos jurisdiccionales y auxiliares para la imparticin de justicia, como: las Juntas Laborales y los Tribunales Contenciosos Administrativos. Adopcin, aplicacin y desarrollo del Cdigo de tica Internacional de los Archiveros. Difusin y adopcin de la Declaracin Universal de los Archivos hecha en Oslo en septiembre de 2010.

Nuestro colega Terry Cook: nos dice que. Los archiveros debemos ser especialmente sensibles al carcter poltico y filosfico de nuestros documentos. Los Archivos de las instituciones jurisdiccionales son los repositorios de la justicia misma, necesaria para hoy y maana. De ustedes, funcionarios, juristas, trabajadores y archiveros de la justicia, depender que los documentos que sustentan el quehacer de la Corte y los organismos que la conforman, se recuerde o se olvide.

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