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SESION ................................................................................................................................................ 5 CONCEPTOS BSICOS DE ACCESS 2013 ............................................................................................................. 6 Ejercicio 1: Ingreso a Access................................................................................................................. 6 Ejercicio 2: Crear una Base de Datos en base a una plantilla ................................................... 7 Ejercicio 3 Explorando los objetos de una base de datos ..................................................................... 7 Ejercicio 4: Crear una base de datos en blanco.................................................................................... 8 CREACIN DE TABLAS. .................................................................................................................................... 9 Ejercicio 1: Crear una Tabla ................................................................................................................. 9 Ejercicio 2: Crear una Tabla desde la vista diseo ............................................................................. 10 Ejercicio 3: Ingreso de Datos a una Tabla .......................................................................................... 10 Ejercicio 4: Ingreso de Datos Memo .................................................................................................. 10 Ejercicio 5: Ingreso de Datos Adjuntos .............................................................................................. 11 Ejercicio 6: Ingreso de Datos S / No .................................................................................................. 11 SESION .............................................................................................................................................. 12 PROPIEDADES DE CAMPO. ............................................................................................................................ 13 Ejercicio 1: Propiedades de los campos ............................................................................................. 15 Ejercicio 2 Propiedad Regla de Validacin y Texto de Validacin ...................................................... 17 Ejercicio 3: Propiedad Mascara de Entrada ....................................................................................... 18 IMPORTAR, VINCULAR Y EXPORTAR DATOS ........................................................................................................ 19 Ejercicio 1: Importar datos de otra base de datos. ............................................................................ 19 Ejercicio 2: Importar datos de Excel. .................................................................................................. 19 Ejercicio 3: Importar datos de Archivos de texto.............................................................................. 20 Campos de Bsqueda ......................................................................................................................... 21 Ejercicio 1 Con una lista de valores. ................................................................................................... 21 Ejercicio 2: Con una tabla .................................................................................................................. 22 SESION .............................................................................................................................................. 23 CLAVE PRINCIPAL ........................................................................................................................................ 24 Ejercicio 1: Relaciones ........................................................................................................................ 24 Ejercicio 2: Modificar Relaciones ....................................................................................................... 25 Ejercicio 3: Integridad Referencial ..................................................................................................... 25 MANEJO DE LA VISTA HOJA DE DATOS .............................................................................................................. 27 Ejercicio 1 Buscar y reemplazar datos ............................................................................................... 27 Ejercicio 2 Modificar ancho de columnas........................................................................................... 28 Ejercicio 3 Inmovilizar campos ........................................................................................................... 28 Ejercicio 4 Ocultar campos ................................................................................................................. 28 Ejercicio 5 Mostrar campos ocultos ................................................................................................... 28 Ejercicio 6 Formato de registro .......................................................................................................... 28 SESION .............................................................................................................................................. 29 CONSULTAS ............................................................................................................................................ 30 Ejercicio 1: Consultas simples. ........................................................................................................... 30 Ejercicio 2: Consultas con 2 o ms tablas. ......................................................................................... 31 Ejercicio 4: Criterios para Nmeros y Fechas ..................................................................................... 32 Ejercicio 6: Criterios para Textos ........................................................................................................ 33
MACROS ................................................................................................................................................. 75 Ejercicio 1 Crear una Macro ............................................................................................................... 76 Ejercicio 2 Acciones ms utilizadas .................................................................................................... 77
SESION Temas
Conceptos de bases de Datos Ingreso al programa Access Pasos para la creacin de bases de datos basado en una plantilla Creacin de bases de datos en blanco Uso de las plantilla MS Access (Contactos) Descripcin de los objetos de base de datos Creacin de Tablas (va asistente y vista diseo) Tipos de dato de campo
Logros
Crear archivos de base de datos. Organizar los elementos de una base de datos Access. Crear tablas.
Se muestra la ventana principal de esta base de datos. A la izquierda se encuentra el Panel de navegacin. Haga clic para desplegar el panel:
Qu opciones se muestran en el grupo Desplazarse a la categora? .............. ............................................................................................................................ 2. Elija la opcin Tablas y vistas relacionadas. Se muestran ttulos los cuales agrupan los objetos de la base de datos. Qu ttulos se muestran? ..................................................................................
2. Luego, en su base de datos, clic en la Ficha Archivo. 3. En la parte derecha, clic en Ver y editar propiedades de base de datos. 4. En la ventana que aparece, Haga clic en la ficha General. a. Cul es el tamao en Kb. que ocupa la base de datos? ........................ 5. Cierre esta ventana y su base de datos Venta. La base de datos ocupa un tamao importante porque Access genera una serie de tablas del sistema que usa para la administracin de la base de datos, as como de los objetos que contiene. Cierre la base de datos.
Creacin de tablas.
Crear una tabla desde la Hoja de Datos. Para esto debe abrir la base de datos Venta: Estando en la ventana de Access haga clic en la ficha archivo, Abrir, clic en la base de datos Venta.
3. Luego, haga doble clic en el encabezado de cada columna y modifique el nombre de cada uno de los campos. La tabla debe quedar con los ttulos que se muestran:
4. Para guardar la tabla, use el botn Guardar de la barra de acceso rpido. 5. El nombre para la tabla ser Cargos y haga clic en Aceptar.
Cuntos campos tiene la tabla? ........................................................................ Cuntos registros tiene la tabla? ....................................................................... Cierre la tabla Cargos. Ahora, realice el mismo procedimiento para crear la tabla Zonales con los datos de la imagen, guardar la tabla con el nombre Zonales. Luego cierre la tabla.
3. Para guardar la tabla pulsar CTRL + W y responda SI 4. El nombre para la tabla ser Empleados y hacer clic en aceptar. 5. Aparecer un mensaje solicitando una clave principal, clic en NO.
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3. Buscar la foto para el primer registro. 4. Clic en Abrir y aceptar. 5. El resulado debe ser:
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SESION Temas
Propiedades generales de campo Hoja de propiedades Importar, vincular y exportar datos Propiedades de bsqueda
Logros
Modificar las propiedades en los campos de la tabla. Importar datos de diferentes orgenes. Aplicar campos de bsqueda.
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Propiedades de Campo.
Cada campo de una tabla dispone de una serie de caractersticas que proporcionan un control adicional sobre la forma que funciona el campo. Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la Vista Diseo de tabla esto es cuando tenemos un campo seleccionado. Las propiedades se agrupan en dos pestaas, la pestaa General donde indicamos las caractersticas generales del campo y la pestaa Bsqueda. Tamao del campo Para los campos Texto, esta propiedad determina el nmero mximo de caracteres Para los campos Numrico, las opciones son: Byte (equivalente a un carcter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255. Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767. Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. Simple para la introduccin de valores comprendidos entre -3,402823E38 y 1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos. Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos. Id. de rplica se utiliza para claves auto numricas en bases rplicas. Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de datos .adp) y nmeros entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .accdb) Los campos Auto numrico son Entero largo. Nota: A los dems tipos de datos no se les puede especificar tamao. Formato del campo Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe. Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Auto numrico. Para los campos Numrico y Moneda, las opciones son: Nmero general: presenta los nmeros tal como fueron introducidos. Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el smbolo monetario asignado en Windows como puede ser . Euro: utiliza el formato de moneda, con el smbolo del euro. Fijo: presenta los valores sin separador de millares.
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Observe que al ingresar los telfonos, las celdas se rellenan con el diseo preparado en la mscara de entrada, y que an a pesar de ser un campo de tipo texto, slo soporta ingreso de nmeros.
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11. Haga clic en Siguiente. En el segundo paso active la casilla Primera fila contiene encabezados de columna para que se tomen como encabezados de campos.
12. Siguiente. En este paso puede especificar opciones de importar. Para nuestro caso, elija Siguiente. 13. Ahora, cuando el asistente solicite una clave principal, responda Sin clave principal.
14. Siguiente. En el ltimo paso, escriba el nombre de la tabla. En nuestro caso Categoras y haga clic en Finalizar. 15. Cerrar la ventana que aparece. 16. Abra la tabla Categora Se debe haber importado una tabla con 19 registros. Practique lo aprendido. Realice el procedimiento necesario para importar los datos de la hoja2 del libro Datos. El nombre de la tabla debe ser: Clientes y se deben importar 91 registros.
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4.
En este paso, active la casilla Primera fila contiene nombres de campos y elija como delimitador de campos el Punto y coma.
5. 6.
Siguiente. Complete el asistente y haga clic en Finalizar. Se deben de haber importado 10 registros.
Practique lo aprendido. Realice el procedimiento necesario para importar los datos de archivo de texto Pedidos que se encuentra en la carpeta Clase04.
Campos de Bsqueda
Los campos de bsqueda nos permiten relacionar un campo con una lista desplegable, para poder seleccionar el elemento que deseamos ingresar a nuestros registros. Los elementos que se muestran en la lista, pueden ser de una lista que debemos preparar o pueden ser tomados de una tabla o consulta.
1. 2.
Abra la tabla Empleados y cambie a la vista Diseo. Seleccione el campo Categ y haga clic en la ficha Bsqueda
3. 4. 5. 6. 7.
En la propiedad Mostrar Control, elija Cuadro Combinado. En la propiedad Tipo de Origen de la fila elija Lista de Valores. Finalmente, en la propiedad Origen de fila, escriba: A; B; C; D Guarde los cambios. Abrir la tabla Empleados y Haga clic en el primer registro del campo Categora para ver el resultado.
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1. 2. 3. 4. 5. 6.
Abra la tabla Empleados y cambie a la vista Diseo. Seleccione el campo IdCargo y clic en la ficha Bsqueda. En la propiedad Mostrar Control, elija Cuadro Combinado. En la propiedad Tipo de Origen de la fila elija Tabla o Consulta. En la propiedad Origen de fila, seleccione la tabla Cargos. En Nmero de columnas, elija 2 para que se muestren los 2 primeros campos de la tabla Cargos, es decir el campo IdCargo y Cargo. 7. Finalmente en la propiedad Ancho de columna, escriba 1; 3 Con esto, la primera columna tendr un ancho de 1 cm y la segunda un ancho de 3cm. 8. Guarde los cambios y abra la tabla empleados para ver el resultado. Practique lo aprendido. 1. Cambie el campo IdZonal de la tabla Empleados para que muestre el campo Zonal de la tabla Zonales. Nota: Nro. de columnas: 2 Ancho de columna: 0;3 2. Realice un procedimiento parecido para mostrar los siguientes campos de bsqueda con la tabla Pedidos. (Se debe mostrar el Nombre de los Clientes y los Apellidos de los Empleados)
3. Realice un procedimiento parecido para mostrar en la tabla Productos, el Nmero de los Proveedores y las Categora de las Categora
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SESION Temas
Clave principal Identificar y aplicar a los campos la clave principal. Establecer relaciones con las diferentes tablas de la base de dato. Modificar relaciones. Integridad referencial Manejo de la vista hoja de datos Buscar y reemplazar datos Modificar el ancho y alto de las filas y columnas Mostrar u ocultar campos
Logros
Establecer una clave principal y Relacionara tablas para unificar la base de datos. Empleara la integridad referencial. Manejar a la perfeccin la vista hoja de datos
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Clave Principal
En el caso de la tabla Detalles de Pedidos, a simple vista no se encuentra un campo como clave principal. En este caso, se usarn los campos IdPedido como clave principal 1. Abra la tabla Detalles de Pedidos y cambie a la vista Diseo. 2. Seleccione los campos IdPedido 3. Haga clic en el botn ClavePrincipal 4. Guarde los cambios realizados. Verificar que los siguientes campos tengan clave principal: IdCargo (Tabla Cargo), IdZonal (Tabla Zonal), IdEmpleado (Tabla Empleado), IdProveedor (Tabla Proveedores), NumerodePedido (Tabla Pedidos), NumerodePedido (Tabla DetalledePedidos), IdCategoria (Tabla Categora), IdProducto (Tabla Producto) e IdCliente (Tabla Cliente).
Ejercicio 1: Relaciones
Las relaciones vinculan 2 tablas mediante un campo comn. Con ellas evitamos duplicidad de datos y mantenemos un enlace entre registros de diferentes tablas. Establecer Relaciones El primer paso para establecer relaciones, es ver que tablas se deben vincular. En nuestro ejemplo, se establecer una relacin entre las tablas Pedidos y Clientes, a travs del campo IdCliente Para establecer la relacin, los campos a relacionar deben ser del mismo tipo y tamao. Es decir el campo IdCliente de la tabla Clientes debe ser del mismo tipo y tamao que el campo IdCliente de la tabla Pedidos. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Abra la tabla Clientes y cambie a la vista Diseo. Seleccione el campo IdCliente y cambie el tamao a Entero largo. Guarde los cambios realizados. Abra la tabla Pedidos y cambie a la vista Diseo. Seleccione el campo IdCliente y cambie el tamao a Entero largo. Guarde los cambios realizados.
Ahora, estableceremos la relacin entre ambas tablas. 7. En la ficha Herramientas de Base de Datos, haga clic en el botn Relaciones 8. En la ventana Mostrar tabla, agregue la tabla Pedidos y Clientes. 9. Cierre la ventana Mostrar tabla. 10. En la ventana de relaciones, arrastre el campo IdCliente de la tabla Clientes sobre el IdCliente de la tabla Pedidos. Luego, haga clic en el botn Crear.
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12. Pulsar Ctrl + W para Guardar los cambios de la ventana de Relaciones. Practique lo aprendido. 1. Establezca una relacin entre la tabla Pedidos y Empleados. La relacin ser con el campo IdEmpleado.
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3. Guarde los cambios realizados en la venta de relaciones. Para probar la funcionalidad de la opcin seleccionada: 4. Abra la tabla Clientes. 5. Modifique el idCliente del primer registro. Escriba 50. 6. Guarde los cambios de la tabla. Access no pone reparos en la modificacin del registro. 7. Ahora, abra la tabla Pedidos. Observe que los pedidos que se mostraban para el cliente 1 ahora se actualizaron a 50 8. Cierre la tabla Pedidos. 9. Finalmente, restaure el valor original de cliente modificado. Practique lo aprendido. 1. Establezca todas las relaciones entre las distintas tablas de su base de datos. Exija integridad referencial entre ellas. 2. Su ventana de relaciones debe ser similar a: Nota: Si no puede relacionar las tablas con facilidad por favor revisar las tablas para ver si cumplen con los requerimientos establecidos por Access (analice bien).
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3. Si lo que queremos es sustituir un valor por otro utilizaremos la opcin Reemplazar. Ingresa los parmetros al cuadro de dilogo de la siguiente forma:
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Para desactivar realice los mismos pasos pero en vez de inmovilizar campos haga clic en Liberar campos
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SESION Temas
Consultas
Descripcin de los tipos de consulta Criterios de seleccin Consulta de campo calculado Funciones en las consultas
Logros
Crear consultas con una o ms tablas. Empleara criterios para sus consultas. Crear consultas con campos calculados. Utilizar funciones en las consultas.
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CONSULTAS
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla. Existen varios tipos de consultas: Consultas de seleccin. Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podr hacer o no segn la consulta). Una consulta de seleccin genera una tabla lgica (se llama lgica porque no est fsicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular). Consultas de accin. Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de accin, de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tablas. Consultas especficas de SQL. Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrcula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarn en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.
Abra la base de datos Ventas de la carpeta Clase01. Esta base de datos ya la conoce, pues es la que diseo en el sesion anterior.
Cuadricula
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7. Use el botn para ver los resultados. 8. En la barra de estado, se muestran el nmero de registros afectados por el criterio. Se debe mostrar 3 registros.
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Guarde la consulta como Consulta1 2. Listar los Productos cuyo stock sea de 50 a 100 unidades. (13 registros) Campo IdProducto Tabla Productos Criterio Guarde la consulta como Consulta2 3. Listar las facturas emitidas del 15 de Julio hasta el 15 de Agosto de 1996. Campo NumeroPedido Tabla Pedidos Criterio NombreCliente Clientes DirCliente Clientes FechaEntrega Pedidos NombreProducto UnidadesExistencia NombreCategoria Productos Productos Categoras
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4. Listar los Productos que sean Cerveza y Carne. Campo Idproducto Tabla Productos Criterio Guarde la consulta como Consulta7. NombreProducto UnidadesEnExistencia Productos Productos
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Ejercicio 2: Funciones
Se pide crear una consulta que asigne 30 como Gastos de Envo para los productos de la categora Multimedia 1. Crear una consulta con la tabla Productos y Categoras 2. En la cuadricula, agregue los campos IdProducto, NombreProducto, Preciounidad (tabla Productos) y Nombre (tabla Categoras) 3. En la siguiente columna de la cuadricula, escriba la siguiente expresin: SiInm([Nombre]="Condimentos",30,0) 4. Ejecute la consulta y cambia a la vista diseo. 5. El nombre de este campo debe ser Gastos de Envo y debe mostrar 2 decimales. 6. Ejecute la consulta y observe que solo los productos de multimedia se muestran con Gastos de envo de 30. 7. Guarde la consulta como Ejercicio09.
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SESION Temas
Consultas Avanzadas Consultas de totales Consultas usando parmetros Consulta de referencia cruzada
Logros
Crear consultas estableciendo un resumen con totales. Personalizara la consulta usando parmetros como criterios. Cruzara datos de las tablas para obtener una informacin ms generalizada.
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Consultas Avanzadas
Ejercicio 1 Consulta con Totales
Estas consultas permiten calcular un resumen. Agrupan los registros de acuerdo a un campo (por ejemplo de acuerdo al ao, a la Categora, etc.) y usan funciones para resumir otros campos. Se pide crear una consulta que permita calcular el Total de Stock por Categora del producto. El resultado debe ser como:
1. Crear una consulta con la tabla Producto y Categoras 2. En la cuadricula, agregue los campos NombreCategoria (tabla Categoras) y UnidadesEnExistencia (tabla Productos). 3. Elija la Ficha Diseo deHerramientas de Consultas. Ahora, en el grupo Mostrar uOcultar active el botn Totales. 4. Ahora, en la fila Total, cambie el diseo para que se muestre como:
5. Ejecute la consulta y observe el resultado. 6. Cambie la vista diseo y cambie el alias a su consulta. El diseo debe ser como:
7. Ejecute la consulta y observe el resultado. 8. Cambie al diseo y agregue a la consulta el campo IdProducto. En la fila del total elija la funcin Cuenta y cambie el alias a Nro de Productos. Ejecute la consulta para que se muestre como:
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Campo Tabla Total Guarde la consulta como Consulta9 2. Listar el monto por Pedido (debe obtener una sumatoria del Monto: (PrecioUnidad por cantidad). El resultado debe ser como:
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1. Crear una consulta con la tabla Clientes, Pedido y la Consulta10 2. En la cuadricula, agregue los campos NumeroPedido(tabla Pedido), NombreCliente (tabla Clientes), FechaPedido (tabla Pedido) y Monto (consulta 13). 3. Ejecute la consulta. El resultado se muestra como la figura:
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6. Escriba 16/08/1996y haga clic en Aceptar. 7. Observe los resultados. Cambie a la vista diseo y ejectela otra vez. 8. Escriba 05/08/1996y clic en aceptar para comprobar que la consulta es dinmica. 9. Guarde la consulta como Ejercicio12.
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Ejercicio 1
En nuestro ejemplo se pide crear una consulta de tabla de Referencias cruzadas que muestre el nmero de Facturas despachadas a los clientes de acuerdo al ao de facturacin.
Observe que el Nombre de Cliente se usa como Filas, el pas se usa como Columnas y GastoDe Envio es el Valor que se calcula. 1. Crear una consulta con las tablas Pedidos y Clientes. 2. Agregue los campos NombreCliente (tabla Clientes), Fecha de envi Numero de pedido (tabla Pedidos). 3. En el grupo Tipo de consulta, use el botn General para cambiar la consulta a Referencia Cruzada.
5. Observe que el campo se ha tomado el mes del campo Fecha. 6. Ejecute la consulta y observe los resultados. 7. Guarde la consulta como Referencia1
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5. Observe la frmula en el encabezado de columna fecha pedido. 6. Ejecute la consulta y observe los resultados. (para ver los meses en orden, debe arrastrarlos a la ubicacin esperada) 7. Guarde la consulta como Referencia2.
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SESION Temas
Examen parcial Crear una base de datos Crear tablas y modificar sus propiedades Relacionar las tablas Resolver las consultas de seleccin que proponen
Logros
Reforzar los conocimientos en la creacin de base de datos con sus tablas. Identificara que propiedad le corresponde segn el tipo dato que tenga el campo. Establecer que tipo de relacin aplicara a las tablas. Consultara los datos estableciendo diferentes criterios.
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Examen Parcial
1. Crear la siguiente base de datos relacionada, tal como se muestra en la figura. (7 Ptos.)
Tabla Cines
Tabla Distritos
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Tabla Pelculas
Tabla Proveedores
Tomar en cuenta los siguientes aspectos segn su criterio Aplicar la regla de validacin junto al texto de validacin. Tamao de campo Formato Mascara de entrada Requerido, etc.
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SESION Temas
Consultas de Accin. Crear consultas de actualizacin. Crear consultas de creacin de tablas. Consultas de anexar datos Consultas de eliminacin.
Logros
Actualizara los datos de la tabla segn el criterio. Crear nuevas tablas desde una consulta Copiara datos de una tabla a otra anexando los datos travs de la consulta Eliminar datos segn el criterio que proponga
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Consultas de Accin
A diferencia de las consultas de seleccin, estas consultas modifican los registros de una o ms tablas. Estas consultas actualizan los valores de un campo. Se pueden establecer criterios.
2. Luego, debe crear una consulta con la tabla Productos. 3. En la cuadricula, agregue el campo PrecioUnidad. 4. Modifique el tipo de consulta a una consulta de Actualizacin. En el grupo Tipo de Consulta elija el tipo de consulta Actualizar. 5. En la fila Actualizar a, escriba la frmula que incremente el precio en un 25%. El diseo de su consulta debe ser: (es obligatorio el uso de corchetes)
6. Ejecute la consulta y responda S a la confirmacin. Los registros se actualizarn, aunque usted no vea ningn resultado todava. 7. Ahora, guarde la consulta como Actualizar Precios. Observe el icono caracterstico de este tipo de consulta. 8. Para ver como trabaj la consulta, abra nuevamente la tabla Artculos y observe los nuevos precios:
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3. Como ve en la figura establezca el nombre y active la opcin Estructura solamente. 4. Clic en el botn aceptar Haremos la consulta para anexar datos a la tabla Clientes_Backup. 5. Clic en la ficha crear, seccin consulta, clic en diseo de consulta. 6. Seleccione la tabla cliente y agregue todos los campos 7. Como criterio coloque en cargo de cliente Representante de ventas y en Pas Alemania. 8. Luego haga clic en el botn anexar Se muestra la siguiente ventana:
11. Si muestra este mensaje quiere decir que el anexado de datos ha sido satisfactorio. 12. Haga clic en el botn s. 13. Verifique la tabla Clientes_Backup, debe tener los siguietes datos:
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Guarde la consulta con el nombre Anexado1 Ejercicio 2 practique lo aprendido Anexar a todos los asistentes de Brasil a la tabla Clietes_Backup. Anexar a todos los clientes que viva en Avenida Anexar a todos los contactos que trabajen en ventas Anexar los mexicanos que sean propietarios
5. Haga clic en el botn si para eliminar dichos registros Nota: si no coloca un criterio en una consulta de eliminacin, el resultado ser que todo el dato de la tabla se elimina.
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SESION Temas
Informes. Crear el informes Reconocer las secciones de un informe Establecer los campos de resumen Agregar subtotales al os informes
Logros
Crear informes Reconocer las secciones que tiene un informe Establecer los campos de resumen Agregara los subtotales a los informes
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Informes
Los informes son una manera excelente de organizar y presentar los datos de una base de datos de Microsoft Access. Los informes permiten aplicar formato a los datos dando lugar a un diseo atractivo e informativo en la pantalla o en las copias.
Para generar el informe: 1. En el panel de Navegacin, cambie a Todos los objetos de Access.
2. Haga clic en la consulta que acaba de crear. 3. Luego, vaya a la ficha Crear y en el grupo Informes, clic en el botn Informe.
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4. Access genera un informe con los datos de la consulta y muestra el resultado en la Vista Presentacin.
5. Las lneas punteadas que se muestran en la imagen, indican los cortes de pgina. Observe que el informe se muestra en 2 pginas debido a que se est usando una pgina vertical. Para cambiar la orientacin de la pgina: 6. Haga clic en la ficha Configurar Pgina. 7. Seleccione el botn Horizontal. 8. Guarde el informe como Clientes por Pas.
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Vaya a la ficha Diseo de la Herramientas de diseo de informe y ubique el grupo Controles. Despliegue el botn Controles:
Ejercicio 3: Agregar imgenes: Para este ejercicio busque en internet imgenes sobre EC NET y gualdelas
1. 2. 3. 4. Haga clic en la seccin Encabezado del Informe En el grupo Encabezado y pie de pgina, seleccionar el botn Logotipo. Seleccione la imagen descargada de internet Modifique el tamao del logo para tener una apariencia como la imagen:
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2. Seleccione el tema Opulento. Luego, cambie al tema Metro Qu cambios nota en su informe?...................................................................... .............................................................................................................................
4. 5. 6. 7.
Cambie a la vista Diseo. Luego, elimine el campo Pas del Encabezado de pgina y del Detalle. Cambie a la Vista presentacin o a vista Informes y observe los cambios. Cierre su informe.
Aadiendo parmetros a la consulta 3. Abra la consulta Clientes por Pas 4. En la vista diseo, cambie el criterio del campo Pas a :
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Solucin: 1. Genere una consulta con las tablas Pedidos y Clientes. 2. Agregue los campos IdPedido (tabla Pedidos), NombreCliente (tabla Clientes), FechaPedido y GastosEnvo (tabla Pedidos). 3. Guarde la consulta como Pedidos por Fecha. 4. Luego, genere un informe con la consulta creada. 5. En el Pie del informe, agregue las funciones necesarias para calcular el siguiente resumen:
Escriba las funciones usadas en cada cuadro de texto: ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ 6. Guarde el informe con el nombre Pedidos por Fechas. 7. Finalmente, modifique la consulta para que solicite la FechaFinal del reporte. Fecha Inicial y
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2. Clic en Siguiente. Luego, elija el tipo de agrupamiento que necesitemos, en nuestro caso ser a travs Por Categora.
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3. Clic en Siguiente. Luego indique el orden de los detalles de cada grupo. En nuestro caso ser por el IdProducto.
4. Clic en Siguiente. Ahora, seleccione la distribucin de sus encabezados. (Seleccione Esquema) 5. Por ltimo, escriba un nombre para su informe Productos por Categora y haga clic en Finalizar. Qu seccin nueva se muestra? ........................................................................... 6. Guarde y cierre el informe.
4. Seleccione el vnculo Ms del campo NombreCategoria (vea la imagen de arriba). Se muestra opciones como:
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6. Cierre el cuadro de Agrupacin. 7. Luego, incluya en el pie de grupo los cuadros de texto necesarios para calcular:
8. Cambie a la Vista preliminar. Cuntas pginas tiene su informe? ............................................................................. Cuntos productos tiene la categora Disco Duro? Cul es el Stock? ..................... Forzar Pginas. Cada uno de los grupos se puede imprimir en su respectiva pgina. As, usted tendr tantas pginas como Categoras de productos tenga. 1. Use el men contextual sobre algn lugar de su Pie de CategoriaProducto. 2. Ubique la propiedad Forzar nueva pgina y cambie el valor a Despus de la Seccin 3. Cierre la hoja de propiedades. 4. Cambie a la Vista preliminar. Cuntas pginas tienen ahora su informe? ................................................................. 5. Guarde y cierre el informe.
Consulta: 1. Crear una consulta con las tablas Pedidos, Clientes, Detalle de pedido y Productos.
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8. Cambie a la Vista Preliminar y observe los cambios. Aadir subtotales: 9. En la seccin Pie Numero Pedido, agregue los cuadros de textos necesarios para calcular el Subtotal, IGV e Importe de Venta.
Para terminar. 1. Abra la consulta Imprimir Pedido. 2. En la vista diseo, agregue el siguiente parmetro en el criterio del IdPedido. [Ingrese el Nro. de Pedido a Imprimir:] 3. Guarde y cierre su consulta. 4. Abra el informe Imprimir Pedido y observe que solicita el nmero de un pedido. 5. Ingrese el siguiente nmero y escriba los resultados: Pedido Nro. 69015 Subtotal .................................................................................................... IGV ...........................................................................................................
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SESION Temas
Formularios. Crear el formularios va asistente Crear formularios desde la Vista Diseo Agregar controles a los formularios. Asistente para insertar botones de comando
Logros
Crear formularios con el asistente. Crear formularios diseando a su criterio. Agregara los controles adecuados para cada formulario. Insertara botones con un asistente de botones de comando.
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Formularios
Un formulario se utiliza para introducir o mostrar datos de una base de datos. Tambin puede utilizar un formulario como un panel de control que abre otros formularios e informes de la base de datos.
4. En el primer paso del asistente, lleve todos los campos de la tabla Productos. Luego haga clic en Siguiente.
5. Elija un diseo Justificado. Clic en Siguiente. 6. En el ltimo paso del asistente, escriba el nombre para el formulario creado, en nuestro caso ser Productos. 7. Haga clic en el botn Finalizar. Access genera un formulario como la imagen:
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Cul es el nombre del producto del registro 6? ........................................................ 9. Cierre el formulario creado.
5. Hacer doble clic en los 5 primeros campos de la tabla Productos. 6. Grabe el formulario como Productos2 y abrir nuevamente y cambie a la Vista Formulario Qu datos se muestran en el formulario? ................................................................ 7. Cierre el formulario.
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Observe los campos NumeroProveedor y Categora de Producto: Estos campos son cuadros combinados, porque son campos de bsqueda creados al disear la tabla y cuyas propiedades son respetadas al generar el formulario. Para cambiar el nombre de los tabuladores 1. 2. 3. 4. 5. Sobre el ttulo Pgina1, use el men contextual, Propiedades. Ubique la propiedad Ttulo y escriba como ttulo Producto Realice lo mismo sobre la Pgina2. Su control se debe ver como: Guarde el formulario como Mantenimiento de Productos. Cambie a la vista Formulario y haga clic en las fichas para ver los campos:
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6. Use los botones de Exploracin para poder desplazarse entre todos los registros.
5. Haga clic en Siguiente. 6. Elija un texto a mostrar en el control. En nuestro caso escriba: Nuevo
7. Haga clic en Siguiente. Como nombre del control deje el que propone el Asistente. Haga clic en Finalizar. 8. Guarde el formulario y cambie a la vista formulario. Qu sucede al hacer clic en el botn Nuevo?.......................................................... 9. Escriba los siguientes valores en este registro: Nombre del Producto: Inkakola Precio por Unidad: 12.45 Unidades en Existencia: 200 Proveedor: Exotic Liquids Cdigo Categora: bebibles Para insertar el botn que nos permita cerrar el formulario: 1. Arrastre el control Botn a la derecha del formulario creado, fuera de la ficha.
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4. Haga clic en Siguiente. Como nombre del control deje el que propone el Asistente. Haga clic en Finalizar. 5. Guarde el formulario y cambie a la vista formulario. Qu sucede al hacer clic en el botn? .....................................................................
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Ficha Personales
Ficha Empresa
Ficha Otros Adems, debe insertar los siguientes botones en la parte derecha de su formulario:
Agregue un cuadro de texto que muestre el Nombre y Apellidos del empleado. El resultado del 5to registro debe ser:
Escriba la funcin usada: ...................................................................................................... Finalmente, modifique las propiedades necesarias de su formulario para tener un diseo parecido a la imagen: (se est mostrando el 5to registro)
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2. Guarde la consulta como ListadoClientes. Cierre la consulta. 3. Genere un informe basado en la consulta anterior. El nombre del informe debe ser ListadoClientes. Cierre el diseador del informe. Generando el formulario 4. Ahora, genere un formulario en blanco. 5. Cambie a la vista Diseo y en la ficha Diseo, despliegue el comando Controles y arrastre el control Cuadro combinado al detalle. 6. Presione la tecla ESC para salir del asistente. Luego, presione F4 para ver las propiedades del control. 7. Ubique la propiedad Origen de fila y escriba: Select Distinct Pais from Clientes 8. Ubique la propiedad Nombre y escriba cboPais. 9. Guarde el formulario como Imprimir y cambie a la vista Formulario Haga clic en el control que ha diseado. Qu se muestra en dicho control?: .......................................................................... 10. Cambie a la vista Diseo. Inserte el control Botn y presione ESC para salir del asistente. Modifique el texto a ImprimirListado. El diseo del formulario es:
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Ahora, para aadir cdigo al control 11. Sobre el botn que ha insertado, use el botn derecho del mouse y elija Generar evento. Seleccione la opcin Generador de cdigo. 12. Se muestra el editor de Visual Basic (VBA). En esa ventana escriba la siguientes lneas de cdigo: Private Sub Comando4_Click() Dim informe As String informe = "ListadoClientes" criterio = "Pais = Forms![Imprimir]!CboPais" DoCmd.OpenReport informe, acViewPreview, , criterio End Sub 13. Cierre la ventana del editor. 14. Cambie a la vista Formulario, seleccione un pas del cuadro combinado y haga clic en el botn ImprimirListado. Qu se muestra en dicho control?: ..........................................................................
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1. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, despliegue el comando Navegacin. Seleccione el diseo Pestaas horizontales 2. Arrastre el informe ListadoClientes (ejercicio 8) sobre el botn Agregar Nuevo. Haga lo mismo con el informe ListadoProductos (ejercicio 9). 3. Cambie el diseo del panel de navegacin para obtener el siguiente diseo:
4. Guarde el formulario con el nombre de Navegacin. Cambie a la vista Formulario. Qu sucede al hacer clic en cada botn?: ...............................................................
1. Elija la ficha Crear, Diseo del Formulario. 2. Ahora, inserte la imagen (Logo) y las etiquetas Control de Pedidos y Seleccione una opcin. 3. Para el botn Empleados, arrastre el control Botn a su formulario. En el Asistente, seleccione la categora: Operaciones con Formularios y elija la accin Abrir formulario. Siguiente Seleccione el formulario a abrir. En nuestro caso Mantenimiento de Empleados.
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Siguiente. Escriba como texto del botn Empleados. Haga clic en Finalizar. 4. Guarde el formulario como Panel. 5. Ahora, cambie a la vista Formulario y haga clic en el botn insertado. Qu sucede? ........................................................................................................... 6. Cambie a la vista diseo e inserte los dems controles de acuerdo a las siguientes indicaciones: Productos, debe abrir el formulario Mantenimiento de Productos. Categora: ................................................................................................. Accin: ...................................................................................................... Pedidos debe mostrar una vista previa del informe Imprimir Pedido. Categora: ................................................................................................. Accin: ...................................................................................................... ClientesporPas, debe mostrar una vista previa del informe Clientes por Pas. Categora: ................................................................................................. Accin: ...................................................................................................... 7. Finalmente, modifique las propiedades para que se muestre el formulario como la imagen.
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SESION Temas
Macros. Crear macros. Asignar Nombres a la macro Realizar Acciones con macros ms utilizadas. Grupos de Macros
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Logros
Crear macros para automatizar algunas acciones en la base de datos
MACROS
Las Macros son un mtodo sencillo para llevar a cabo una o varias tareas bsicas como abrir y cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes, etc. Tambin sirven para crear mtodos abreviados de teclado y para que se ejecuten tareas automticamente cada vez que se inicie la base de datos. Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec, cada vez que se inicie la base de datos, se ejecutar automticamente. Esto es debido a que Access al arrancar busca una macro con ese nombre, si la encuentra ser el primer objeto que se ejecute antes de lanzar cualquier otro. Esta opcin es muy socorrida a la hora de efectuar comprobaciones o lanzar procesos antes de que el usuario empiece a trabajar con la base de datos. La configuracin por defecto de Access, nos impedir ejecutar ciertas acciones de macro si la base de datos no se encuentra en una ubicacin de confianza, para evitar acciones malintencionadas.
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En la imagen puedes ver cmo en la columna Accin deberemos seleccionar una accin de entre las existentes en el cuadro desplegable. En la columna Comentario podremos escribir una pequea descripcin opcional sobre el porqu de la accin o un comentario sobre su efecto. Cuando selecciones una Accin en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda aparecern sus opciones y a la derecha una descripcin breve de lo que hace la accin. Podemos aadir tantas acciones como queramos, simplemente deberemos colocarlas una despus de otra y en el orden que queremos que se ejecuten. Recuerda que debers tener cuidado con el orden en el que estableces las acciones, pues es muy importante. Imagina que tienes dos acciones (entre varias) que abren y cierran un formulario. El formulario deber estar abierto antes de ejecutar la orden de cerrar el formulario, por lo que la accin de apertura debera ir antes de la de cierre. En todo momento podrs utilizar los botones de Insertar o Eliminar filas insertar nuevas acciones entre dos existentes o eliminar una accin. para
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BuscarRegistro
BuscarSiguiente
DetenerMacro
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Minimizar Salir
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El modo en el que indicaremos las combinaciones es muy sencillo. Simplemente tendremos que escribir los nombres de las teclas que forman la combinacin en la columna Nombre de Macro. Lo nico que debers tener en cuenta es que la tecla CTRL se escribir como ^, y la tecla MAYUS como +. Las teclas que contengan ms de una letra debern ir encerradas entre llaves {} para que no se confundan con combinaciones. Por ejemplo, END sera el equivalente a la combinacin de teclas E+N+D, mientras que {END} equivaldra a pulsar la tecla FIN. Es interesante asociar combinaciones de teclas a la accin EjecutarMacro para permitir lanzar una macro con slo pulsar unas teclas.
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SESION Temas
Herramientas de base de datos. Compactar y reparar la base de datos. Cifrar con una contrasea.
Logros
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Como puedes ver en la imagen para utilizarla debers acceder a la pestaa Archivo, seleccionar la opcin Informacin y hacer clic sobre Compactar y reparar base de datos. Utilizaremos esta herramienta para revisar nuestra base de datos. Al trabajar, insertar, modificar y eliminar objetos y datos, el archivo de base de datos (el .accdb) se va haciendo cada vez ms voluminoso y trabajar con la base de datos puede hacerse ms lento y pesado con el tiempo. El aumento del tamao no es debido slo al aumento de la informacin sino tambin a que se va generando espacio utilizado en algn momento pero que ya no sirve y sigue ocupando espacio en el archivo, este espacio es un espacio innecesario que se puede recuperar al compactar la base de datos. La reparacin le permite a Access reorganizar mejor la informacin a nivel interno lo que har que la base de datos funcione mejor.
Ahora ya estamos en disposicin de establecer una contrasea. Lo haremos desde Archivo > Informacin > Cifrar con contrasea. Vers que se muestra un cuadro de dilogo como el de la imagen. En l debers introducir la contrasea y a continuacin introducirla de nuevo para confirmarla.
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Si en algn momento decides quitarle la contrasea, debers seguir los mismos pasos: primero abrir la base en modo exclusivo y luego pulsar Descifrar en Archivo > Informacin. Te pedir la contrasea para confirmar la accin. Luego, cierra la base y brela de nuevo para que no se encuentre en modo exclusivo.
SESION Temas
Examen final. Crear consultas de accion Crear formularios. Crear informes.
Logros
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Examen final
1. Utilice la base de datos Cine realice las siguientes consultas de accin: (12 Ptos.)
Utilizando la tabla Administradores, crear una consulta que permita actualizar el nombre de Roberto Macedo por Roberto Torres. Guardarla como : ACTUALIZA_NOMADM Utilizando la tabla Proveedores, crear una consulta que permita actualizar el cdigo PROV02 por PROV05. Guardarla como : ACTUALIZA_CODPROV Utilizando la tabla Pelculas, crear una consulta que permita eliminar la pelcula MELINDA Y MELINDA. Guardarla como : ELI_PELICULA Utilizando la tabla Cines, crear una consulta que permita eliminar a los cines que en el campo Num_butacas sea >=10000. Guardarla como : ELI_CINE Utilizando las tablas de Cines, Pelculas y Distritos crear una consulta de Creacin de Tabla que permita mostrar los campos de : Nom_cine, Nom_pelicula,
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