Caso Estudio Sistema de Gestin del rea de Mantenimiento de la Empresa Procesadora de Huevos

Esta empresa surge el 30 de marzo de 1962 cuando Pedro Tobar y Julin Delgado compran 500 aves sin clasificar, en ese momento se funda la Empresa Procesadora de Huevos. La produccin de huevo siempre se ha comercializado con el nombre Huevos pio pio, cuya aceptacin ha permitido el crecimiento y el sostenimiento de la organizacin a travs de los aos. Por tal motivo, la empresa se extiende y lleva el producto a los diferentes municipios del Tolima y dems regiones del pas, con distritos de ventas en Bogot, Villavicencio e Ibagu. Su gran crecimiento ha permitido que el nmero y complejidad de su maquinaria y equipo tambin crezca, volviendo ms dispendiosas sus actividades de control, programacin, planeacin y ejecucin de sus actividades de mantenimiento y aun ms si su planeacin se basa en condicin. En la medida en que esta empresa se tecnifica la maquinaria entra a jugar un papel valioso dentro de los activos de la compaa; deben estar funcionando sin fallo o anomala alguna o al menos estar siempre disponibles cuando se les requiera, por lo tanto demandan una atencin constante con el fin de garantizar que las condiciones mencionadas anteriormente se cumplan a cabalidad. La Procesadora de Huevos ha tecnificado gran parte de sus actividades en los diversos puntos de su cadena productiva as como tambin en su sistema de distribucin, dentro de estas se reconocen cinco (5) reas bien definidas: CLASIFICADORA rea en la que se clasifica el huevo (por tipos) y se hace el control de la bodega de recibo y despacho del producto, entre otras funciones. El corazn de esta dependencia lo constituye la clasificadora, la cual consta de dispositivos mecnicos, elctricos y electrnicos y requiere de supervisin constante no solo por las perdidas que generara su paralizacin debido a un fallo, sino que adems su grado de sensibilidad y sincronizacin es tal que una pequea anomala puede desembocar en errores e incoherencias que afecten de manera notoria la produccin.

PASTEURIZADORA Encargada de la produccin del huevo lquido pasteurizado. Su maquinaria principalmente trabaja a elevadas temperaturas y debido a regulaciones ambientales debe mantener niveles de asepsia adecuados por tratarse de una planta que elabora productos para consumo humano, por lo que necesita peridicas rutinas de limpieza y aseo. PLANTA DE CONCENTRADOS Produce los diferentes tipos de alimentos concentrados necesarios para las gallinas con base en ciertos insumos, los cuales requieren un procesamiento en distintos tipos de maquinaria. Cuenta con gran variedad de maquinaria y equipo que demandan considerable cantidad de energa por lo que el cuidado de la red elctrica y su continuidad son primordiales. Sobra decir que el equipo requiere conservar la mxima eficiencia durante el mayor tiempo posible pues sus jornadas de operacin pueden alcanzar las 24 horas diarias por lo cual un monitoreo constante es fundamental. TRANSPORTES Se encarga del transporte y distribucin tanto de la materia prima necesaria para la produccin de alimento para las aves como de los distintos productos de la compaa hacia todos los clientes. Tambin se encarga del control y de garantizar la disponibilidad y confiabilidad de los vehculos que realizan el transporte del producto a las diferentes localidades. PRODUCCIN Encargada de todo lo relacionado con la produccin del huevo como la compra de gallinas, el cuidado de estas y de los galpones; adems del tratamiento y produccin de la gallinaza y el compost. Aparte de los equipos que se encuentran en los galpones automatizados, que en su gran mayora son de tipo genrico, tales como motobombas, bebederos, plantas de energa entre otras. Debido a la cantidad de informacin que se maneja en la procesadora es necesario mantenerla organizada y actualizada, aplicando Ingeniera del Software se puede lograr un orden adecuado en la misma permitiendo tener rpido acceso a un contenido eficiente.

Es all donde la seccin de mantenimiento hace su aparicin realizando en principio una labor de monitoreo, proteccin y (como ltimo recurso) de reparacin a toda la maquinaria de la empresa. La finalidad del mantenimiento es conservar la planta industrial con el equipo en condiciones de cumplir con la funcin para la cual fueron proyectados con la capacidad y la calidad especificadas, pudiendo ser utilizados en condiciones de seguridad y economa de acuerdo a un nivel de ocupacin y a un programa de uso definidos por los requerimientos de Produccin. Actualmente existen dos tipos de mantenimiento que son el mantenimiento correctivo y preventivo en sus diferentes variables. Mantenimiento Correctivo: Es aquel mantenimiento que se lleva a cabo con el fin de corregir (reparar) fallas que se han producido en el equipo. Se clasifica en: No planificado. Es el mantenimiento de emergencia (reparacin de roturas). Debe efectuarse con urgencia ya sea por una avera imprevista a reparar lo ms pronto posible o por una condicin imperativa que hay que satisfacer (problemas de seguridad, de contaminacin, de aplicacin de normas legales, etc.). Planificado. Se sabe con antelacin qu es lo que debe hacerse, de modo que cuando se pare el equipo para efectuar la reparacin, se disponga del personal, repuesto y documentos tcnicos necesarios para realizarla correctamente. El mantenimiento correctivo planeado, no existe; es de por si una inconsistencia en el sistema y la gestin de mantenimiento. El mantenimiento correctivo se divide solo en mantenimiento curativo paliativo o mejorativo. El mantenimiento correctivo no se planea. Si se conoce con antelacin que va a ocurrir un fallo es predictivo, si se planifica de acuerdo al tiempo o la condicin, es preventivo. Mantenimiento Preventivo: Cubre todo el mantenimiento programado que se realiza con el fin de prevenir la ocurrencia de fallas. Se conoce como Mantenimiento Preventivo Directo o Peridico -FTM (Fixed Time Maintenance) por cuanto sus actividades estn controladas por el tiempo. Se basa en la Confiabilidad de los Equipos (MTTF) sin considerar las peculiaridades de una instalacin dada. Ejemplos: limpieza, lubricacin, recambios programados. Mantenimiento de Oportunidad (Mantenimiento sistemtico planificado). Aprovechando la parada de los equipos por otros motivos y segn la oportunidad calculada sobre bases estadsticas, tcnicas y econmicas, se procede a un mantenimiento programado de algunos componentes predeterminados de aqullos. Este es un

tipo de mantenimiento preventivo. Mantenimiento Predictivo. Permite detectar las fallas antes de que se desarrollen en una rotura u otras interferencias en produccin. Est basado en inspecciones, medidas y control del nivel de condicin de los equipos. El Mantenimiento Predictivo verifica muy de cerca la operacin de cada mquina operando en su entorno real. Sus beneficios son difciles de cuantificar ya que no se dispone de mtodos para el clculo de los beneficios. Mantenimiento Productivo Total (TPM). El Mantenimiento Productivo Total es un sistema organizacional de la gestin de mantenimiento y segn el Japan Institute of Plant Manteniance tiene la mira de maximizar la efectividad del equipo con un sistema total de mantenimiento preventivo que cubra toda la vida del mismo. Involucrando a cada uno en todos los departamentos y en todos los niveles, motiva al personal para el mantenimiento de la planta a travs de grupos pequeos y actividades voluntarias. Planear es totalmente necesario e indispensable en el desarrollo de la gestin de mantenimiento, ms cuando se manejan conceptos de mantenimiento por condiciones y predictivos que hacen que la programacin responda a datos y reportes y no a una simple distribucin temporal de actividades inconexas. Despus de algunas entrevistas informales con los jefes de las distintas reas de mantenimiento (Transportes, Produccin, Planta de concentrados, Pasteurizadora y Clasificadora) se identific que en la empresa Procesadora de Huevos, en las tareas tales como el diligenciamiento de los reportes e informes o la planeacin de las actividades relativas a las labores de mantenimiento se han convertido en un trabajo tedioso y que consume bastante tiempo. Esto ocurre debido a que no existen formatos digitalizados y especializados para la captura, recopilacin y presentacin de los datos correspondientes a actividades y maquinas aun cuando tengan una metodologa de mantenimiento bien definida e implementada eficientemente. Por otro lado si se omiten las labores mencionadas anteriormente (diligenciamiento, planeacin etc.) tarde o temprano esto redundar en fallos en la maquinaria y equipo y consecuentemente paradas no programadas y detencin de la produccin. El acceso a estos datos tambin resulta complejo a excepcin de Pasteurizadora, la Planta de Concentrados y una seccin de Produccin correspondiente a Nuevo Alto. Actualmente la unificacin

en procesos, planeacin y documentacin es escasa entre los departamentos de mantenimiento de las 5 reas crticas. Esto genera un retardo en los procesos de produccin, transporte o donde quiera que los servicios de una mquina sean requeridos en la empresa, adems de traer consecuencias negativas a largo plazo en el aspecto financiero para la empresa. De esta manera es necesario contar con una estructura de software que sea abierta y adaptable, al mismo tiempo un servicio personalizado para lograr que se desarrolle cabalmente el programa de mantenimiento y con ello una verdadera eficiencia en la administracin de los equipos, generando ahorros sustanciales al ayudar a mantener disponibles los equipos y/o evitar perdidas debido a fallas. Esta estructura permitir informar oportunamente sobre los trabajos de mantenimiento que deben realizarse, creando un formato digital que emule una agenda de tareas de fcil acceso y diligenciamiento para el personal tcnico encargado del mantenimiento de los equipos y a su vez tener registros de acceso fcil y rpido a los diferentes aspectos relacionados con esta labor y con su respectiva maquinaria y equipo en forma pormenorizada, para de esta forma llevar un control adecuado . Tambin generara informes y reportes que mantengan a la gerencia informada de los aspectos peridicos donde se especifiquen las reparaciones, quien las hizo, que solicitudes se recibieron, el reporte del tcnico entre otros, en forma clara y concisa, los cuales les permita medir indicadores de eficiencia y desempeo, al mismo tiempo le brinde una idea general pero precisa del estado, comportamiento y desempeo de los activos. As mismo ver resultados de indicadores de responsabilidad y diligencia de los encargados de las labores de mantenimiento y que acciones tomar para mejorar estos indicadores; adems esta informacin debe permitir medir su incidencia en el desarrollo de las operaciones, el cumplimiento de objetivos estratgicos de la organizacin y su incidencia en los resultados globales de la empresa. Son muchos los beneficios tangibles e intangibles que pueden obtenerse mediante la implementacin de un Sistema de Gestin de Mantenimiento. El cambio de mantenimiento de emergencia a mantenimiento preventivo organizado que el sistema ayuda a implementar y gestionar apropiadamente, representa para una empresa ahorros importantes.

Mediante un mantenimiento preventivo organizado es posible prever las fallas antes de que ocurran, realizando simples rutinas de inspeccin, ajuste, lubricacin o cambio de piezas menores. La mayora de las fallas mayores que se reportan en los equipos, por lo general iniciaron con el desgaste de un componente menor que al fallar desencaden un problema de magnitud mucho mayor. Estas fallas por lo general son previsibles y pueden evitarse llevando a cabo simples rutinas de mantenimiento preventivo, redundando en importantes ahorros para la empresa. El fallo de un equipo por falta de mantenimiento puede ocasionar fallas que paralicen la produccin por horas o incluso das, generando fuertes prdidas. De aqu la importancia de contar con un sistema que facilite dirigir y controlar eficiente y puntualmente las tareas de mantenimiento preventivo evitando paros en la produccin. En general, los Sistemas de Gestin de Mantenimiento contribuyen de manera significativa a garantizar una continuidad en los procesos de produccin, adems busca asegurar condiciones de operacin apropiadas en tiempo y operacin y permite controlar desgastes anormales de la maquinaria y por ende la vida til de las mismas dentro de ciertas condiciones de operacin. Tambin es evidente que para estar a un buen nivel competitivo, es recomendable normalizar los procesos de diligenciamiento y generacin de reportes, programacin, planeacin y control del mantenimiento trayendo ventajas en cuanto a seguridad de la informacin que maneja la empresa. As se mantiene la calidad de la informacin, fcil acceso a la informacin, eficiencia en los tiempos de repuesta, ahorro en costos tales como (horas/hombre) dedicadas a labores de diligenciamiento, generadas por el desarrollo de estos procesos en forma manual, entre otras ventajas que vienen como consecuencia de la sistematizacin Por ello Empresa Procesadora de Huevos requiere implementar un software que regule los procesos anteriormente mencionados y de esta manera sirva de apoyo en el manejo de las actividades que se presentan en el rea de MANTENIMIENTO y que permita: Crear un formato digital que emule una agenda de tareas de fcil acceso y diligenciamiento para el personal tcnico encargado del mantenimiento de los equipos. Generar informes peridicos donde se especifiquen las reparaciones, quien las hizo, que solicitudes se recibieron, el reporte del tcnico, etc.

 Disminuir en un 70% el tiempo que normalmente se utilizara en las labores de consulta manual de archivos tales como historiales, hojas de vida, rdenes de trabajo y reportes. Generar hojas de vida de equipos fciles de consultar y actualizar. Garantizar un mantenimiento preventivo organizado y constante de forma que ayude a mantener el buen estado de la maquinaria. Controlar los posibles fallos que ocurran en la maquinaria permitiendo la toma de decisiones para disminuir los paros no planeados. Mejorar la disponibilidad de la maquinaria de manera que se garantice un funcionamiento eficiente en los procesos de produccin. Fomentar la prevencin de accidentes laborales mediante un registro de accidentes previamente ocurridos debido a fallos en la maquinaria. Crear historiales que mantengan a la alta gerencia informada de los aspectos de mantenimiento en forma clara y concisa, es decir indicadores macro de la incidencia de mantenimiento en las operaciones; como tiempo, costos, paradas, etc. Apoyar el control en los gastos por concepto de repuestos, reparaciones, renovaciones, entre otras. Para ser acordes con la estructura organizacional de la empresa el sistema tendr en cuenta las cinco reas principales para mantenimiento: Clasificadora, Pasteurizadora, Transporte, Planta de concentrados y Produccin. En varias reuniones que tenan como objetivo permitir el levantamiento de informacin, realizadas a los jefes de las distintas reas de mantenimiento (Transportes, Produccin, Planta de concentrados, Pasteurizadora y Clasificadora), se logro la unificacin de criterios permitiendo realizar la descripcin por separado de cada uno de los mdulos en que se divide el sistema: Administracin, Mantenimiento, Equipos, Recursos y Existencias.

Modulo de administracin Gestin de tipos de actividad. El administrador puede registrar, consultar, editar y eliminar los tipos de actividades, estas se usaran para registrar las actividades de mantenimiento posteriormente al momento de registrar un tipo de actividad el administrador deber llenar los campos correspondientes a: ID, Nombre y Descripcin. Gestin de unidades de medida. El administrador puede registrar, consultar, editar y eliminar las unidades de medida, estas se usaran para registrar los campos tcnicos posteriormente. Al momento de registrar una unidad de medida el administrador deber llenar los campos correspondientes a: Cdigo, Nombre y Abreviatura. Gestin de empleado. El administrador puede registrar, consultar, editar y eliminar los empleados, estas se usaran para registrar los usuarios posteriormente. Al momento de registrar un empleado el administrador deber llenar los campos correspondientes a: ID, Nombres, Apellidos, Documento de identidad, Fecha de nacimiento, Sexo, rea, Cargo, Direccin, Telfono, Celular y e-mail. Gestin de capacitaciones. El administrador puede registrar, consultar, editar y eliminar las capacitaciones, estas sern relacionadas posteriormente con los empleados. Al momento de registrar una capacitacin el administrador deber llenar los campos correspondientes a: Cdigo, Especialidad, Nombre, Descripcin y Nivel. Gestin de campos tcnicos. El administrador puede registrar, consultar, editar y eliminar los campos tcnicos, estos sern relacionados posteriormente con los equipos. Al momento de registrar un campo tcnico el administrador deber llenar los campos correspondientes a: Cdigo, Nombre, Descripcin y Unidad de medida. Gestin de reas. El administrador puede registrar, consultar, editar e inhabilitar las reas. Al momento de registrar un rea el administrador deber llenar los campos correspondientes a: ID, Nombre, Descripcin y Ubicacin. Gestin de cargos. El administrador puede registrar, consultar, editar y borrar los cargos, estos sern relacionados posteriormente con los empleados. Al momento de registrar un cargo el administrador deber llenar los campos correspondientes a: ID, Nombre y Descripcin.

 Gestin de especialidades. El administrador puede registrar, consultar, editar y borrar las especialidades, estas sern relacionadas posteriormente con las capacitaciones. Al momento de registrar una especialidad el administrador deber llenar los campos correspondientes a: ID, Nombre y Descripcin. Gestin de institutos. El administrador puede registrar, consultar, editar y borrar los institutos, estos sern usados posteriormente para asignar una capacitacin a un empleado. Al momento de registrar un instituto el administrador deber llenar los campos correspondientes a: ID, Nombre y Ciudad. Gestin de tipos de fallo. El administrador puede registrar, consultar, editar y borrar los tipos de fallo, estos sern relacionados posteriormente con los fallos. Al momento de registrar un tipo de fallo el administrador deber llenar los campos correspondientes a: ID, Nombre y Descripcin. Gestin de ubicaciones. El administrador puede registrar, consultar, editar y borrar las ubicaciones, estas sern relacionadas posteriormente con las reas. Al momento de registrar una ubicacin el administrador deber llenar los campos correspondientes a: ID, Nombre y Direccin. Gestin de usuarios. El administrador puede registrar, consultar, editar y borrar los usuarios. Al momento de registrar un usuario el administrador deber llenar los campos correspondientes a: Login, Empleado, Clave y Confirmar clave. Modulo de mantenimiento Gestin de planes de mantenimiento. El administrador puede registrar, consultar, editar y borrar los planes de mantenimiento. Al momento de registrar un plan de mantenimiento el administrador deber llenar los campos correspondientes a: Cdigo, Nombre, Fecha de programacin, Fecha inicio y Fecha final. Gestin de actividades. El administrador puede registrar, consultar, editar y borrar las actividades. Al momento de registrar una actividad el administrador deber llenar los campos correspondientes a: Cdigo, Nombre, Descripcin, Procedimiento, Tipo de actividad y Prioridad. Gestin de fallos. El administrador puede registrar, consultar, editar y borrar los fallos. Al momento de registrar un fallo el administrador deber llenar los campos correspondientes a: ID,

Nombre, Descripcin, Tipo de fallo y Evento. Gestin de eventos. El administrador puede registrar, consultar, editar y borrar los eventos. Al momento de registrar un evento el administrador deber llenar los campos correspondientes a: Cdigo, Nombre, Descripcin y Fecha. Gestin de lecturas. El administrador puede registrar las lecturas. Al momento de registrar una lectura el administrador deber llenar los campos correspondientes a: Equipo, Campo tcnico y Valor. Gestin de rdenes de trabajo. El administrador puede crear un orden de trabajo cargando las actividades deseadas que estn programadas para ese da, tambin asigna el personal necesario para la realizacin de la misma. Posteriormente cuando ya han sido realizadas las actividades se carga la orden de trabajo para actualizar el estado de las actividades contenidas en ella. Una vez que todas las actividades son realizadas se actualiza la orden de trabajo. Modulo de equipos Gestin de equipos. El administrador puede registrar, consultar, editar y borrar los equipos. Al momento de registrar un equipo el administrador deber llenar los campos correspondientes a: Cdigo, Nombre, Referencia, Modelo, Marca, Descripcin, Fecha de instalacin, Serial, Valor y Equipo padre. Gestin de piezas de equipos. El administrador puede registrar, consultar, editar y borrar las piezas de equipos. Al momento de registrar una pieza de equipo el administrador deber llenar los campos correspondientes a: ID, Nombre, Descripcin y Especificacin. Gestin de campos tcnicos de equipos. El administrador puede registrar los campos tcnicos de los equipos. Al momento de registrar un campo tcnico el administrador deber llenar los campos correspondientes a: Equipo, Campo tcnico, Valor mnimo, Valor medio y Valor mximo. Modulo de recursos Gestin de repuestos. El administrador puede registrar, consultar, editar y borrar los repuestos. Al momento de registrar un repuesto el administrador deber llenar los campos correspondientes

a: Cdigo, Nombre, Especificacin, Descripcin y Stock mnimo. Gestin de insumos. El administrador puede registrar, consultar, editar y borrar los insumos. Al momento de registrar un insumo el administrador deber llenar los campos correspondientes a: ID, Nombre, Unidad de medida, Marca, Referencia, Stock mnimo, Descripcin y Especificaciones. Gestin de herramientas. El administrador puede registrar, consultar, editar y borrar los insumos. Al momento de registrar un insumo el administrador deber llenar los campos correspondientes a: ID, Nombre, Descripcin, Especificaciones y Stock mnimo. Modulo de existencias Gestin de existencias de repuestos. El administrador puede actualizar el stock de los repuestos. Al momento de actualizar el stock el administrador deber llenar los campos correspondientes a: Repuesto y Cantidad. Gestin de existencias de insumos. El administrador puede actualizar el stock de los insumos. Al momento de actualizar el stock el administrador deber llenar los campos correspondientes a: Insumo y Cantidad. Gestin de existencias de herramientas. El administrador puede actualizar el stock de las herramientas. Al momento de actualizar el stock el administrador deber llenar los campos correspondientes a: Herramienta y Cantidad. Realizada la descripcin del sistema el equipo de jefes de las distintas reas de mantenimiento (Transportes, Produccin, Planta de concentrados, Pasteurizadora y Clasificadora), plantean los requisitos que debe de cumplir el sistema a desarrollar: Gestin de reas. Ingresar la informacin de las reas existentes en la compaa junto con la ubicacin. Consultar la informacin de las reas con opciones de filtro para agilizar la bsqueda. Editar la informacin de las reas modificando los datos correspondientes.

 Inhabilitar un rea sin eliminar sus registros con el fin de conservarlos para el historial. Gestin de ubicaciones. Registrar la informacin de las ubicaciones fsicas de la compaa, sobre todo para identificar mejor las reas de la compaa y su distribucin dentro de la misma. Consultar la informacin de las Ubicaciones con opciones de filtro para agilizar la bsqueda. Editar la informacin de las Ubicaciones modificando los datos correspondientes. Gestin de usuarios. Crear los usuarios asignando los permisos correspondientes segn el acceso permitido al Sistema. Editar la informacin de los usuarios cuando fuese necesario. Consultar la informacin de los usuarios. Relacionar el usuario con un miembro del personal de la compaa. Gestin de personal. Ingresar la informacin de los cargos y el personal que se desempea en estos y se encargar de realizar distintas actividades de mantenimiento. Ingresar la informacin de los planes o programas de entrenamiento y los cursos de mantenimiento formalizados en la compaa internos y externos relacionados con el tema. Consultar listado de todos los empleados y cargos filtrados y ordenados. Editar la informacin de un empleado modificando los datos necesarios.

Gestin de herramientas. Registrar la informacin de las herramientas con informacin tcnica detallada. Advertir el stock mnimo de las herramientas disponibles para realizar determinadas tareas de mantenimiento. Consultar el catalogo de herramientas filtradas y ordenadas. Editar la informacin de las herramientas cuando fuese necesario.

Gestin de repuestos. Registrar la informacin de los repuestos que se van a controlar y se usarn para realizar las actividades de mantenimiento. Registrar los repuestos y poder relacionarlos con las actividades de mantenimiento donde puedan ser utilizados. Registrar el consumo de repuestos en las tareas de mantenimiento realizadas. Listar el catalogo de repuestos filtrados y ordenados. Avisar cuando se llegue al stock mnimo de repuestos. Editar la informacin de los repuestos de ser necesario.

Gestin de insumos. Registrar la informacin de los insumos que se van a controlar y se usarn para realizar las actividades de mantenimiento. Registrar los insumos y poder relacionarlos con las actividades de mantenimiento donde puedan ser utilizados. Registrar el consumo de insumos en las tareas de mantenimiento realizadas. Generar un aviso cuando se llegue al stock mnimo de insumos. Editar la informacin de los insumos de ser necesario.

Gestin de equipos. Ingresar la informacin de equipos, inmuebles o vehculos cuyo mantenimiento se desea controlar, incluyendo la descripcin general y datos tcnicos. Anexar los datos tcnicos necesarios para completar ficha tcnica del equipo que se va a ingresar. Realizar el detalle de cada uno de los equipos de tal forma que se pueda ingresar las diferentes partes o sub-equipos que lo componen segn sea el caso. Realizar el detalle de los sub-equipos hasta el nivel de detalle requerido por el usuario. Consultar un equipo junto con las actividades de mantenimiento preventivo asociadas a cada uno de ellos. Editar la informacin de un equipo modificando los datos necesarios.

Gestin de actividades de mantenimiento. Ingresar actividades de mantenimiento definidas por tipo de sistema. Relacionar una actividad con las herramientas, repuestos e insumos posibles a utilizar al momento de realizar la labor. Crear planes de mantenimiento de acuerdo a la experiencia del usuario encargado o recomendaciones de los fabricantes de sus equipos. Establecer niveles prioridad para las distintas actividades de mantenimiento segn el criterio del usuario. Consultar los planes de mantenimiento. Generar las rdenes de Trabajo de Mantenimiento, mediante un formato que permita registrar los usos de Herramientas, los consumos de repuestos, el personal que participa en la actividad.

 Registrar las rdenes

de Trabajo capturando toda la

informacin generada en la actividad. Consultar la fecha prxima cuando debe realizarse una actividad. Mostrar las actividades de mantenimiento preventivo pendientes de realizar en los equipos. Editar la informacin de las actividades de mantenimiento cuando fuese necesario. Gestin de actividades correctivas Reportar una falla ocurrida de un equipo para que se tomen las medidas necesarias. Registrar el detalle de los eventos como fallos de energa, errores de operacin etc. que afectan la operacin de equipos. Gestin de asignacin de recursos. Establecer para cada una de las actividades del equipo los recursos materiales (refacciones), mano de obra, servicios externos y herramientas requeridos para realizarlas. Consultar los materiales filtrados y ordenados. Controlar existencias de materiales. Indicar en la orden de trabajo los nombres de las personas que realizaron los trabajos y el tiempo empleado. Gestin de rdenes de trabajo. Generar las rdenes de trabajo de los equipos que tengan alguna o algunas actividades de mantenimiento preventivo por realizar. Listar las rdenes de trabajo que tienen actividades pendientes de realizar.

 Registrar las rdenes de trabajo que se realizan tomando datos de consumos tiempos y ejecutores. Asignar un responsable y anotar observaciones pertinentes en la orden de trabajo. Consultar un listado de rdenes de trabajo filtradas. Gestin de seguridad. Al administrador del sistema ingresar por primera vez con un nombre de usuario y una clave. Crear usuarios para el acceso al sistema por medio del nombre de usuario y clave. Otorgar permisos a los usuarios creados dependiendo del rol dentro de la organizacin. Restriccin de accesos a editar y/o Modificar informacin.

Detalle de los requisitos

REQUERIMIENTO Ingresar un rea Consultar un rea DESCRIPCION El usuario del Sistema puede registrar informacin de un rea El usuario del Sistema puede consultar la informacin de un rea Editar un rea Inhabilitar un rea Registrar una ubicacin El usuario del Sistema puede editar la informacin de un rea El usuario del Sistema puede inhabilitar un rea El usuario del Sistema puede registrar informacin de una ubicacin Consultar una ubicacin El usuario del Sistema puede consultar la informacin de una ubicacin Editar una ubicacin El usuario del Sistema puede editar la informacin de una ubicacin Funcional Funcional Funcional Funcional Funcional Funcional TIPO Funcional

Crear un rol de usuario Crear un usuario Asignar un rol a un usuario Asociar un usuario con un empleado Crear empleado Crear programa de entrenamiento Anexar una imagen a un empleado Consultar un empleado Editar un empleado Crear una herramienta Alertar stock mnimo de herramienta Consultar una herramienta Consultar ubicacin de una herramienta Actualizar una herramienta Eliminar una herramienta Insertar un repuesto Consultar un repuesto

El usuario del Sistema puede crear un rol para usuarios El usuario del Sistema puede un usuario El usuario del Sistema puede asignar un rol a un usuario El usuario del Sistema puede relacionar un usuario con un empleado El usuario del Sistema puede crear un empleado El usuario del Sistema puede crear un programa de entrenamiento El usuario del Sistema puede asignar una imagen a un empleado El usuario del Sistema puede consultar un empleado El usuario del Sistema puede editar los datos de un empleado El usuario del Sistema puede crear una herramienta El usuario del Sistema puede alertar el mnimo del stock de una herramienta El usuario del Sistema puede consultar una herramienta El usuario del Sistema puede consultar la ubicacin e una herramienta El usuario del Sistema puede actualizar una herramienta El usuario del Sistema puede eliminar una herramienta El usuario del Sistema puede insertar un repuesto El usuario del Sistema puede consultar un repuesto

Funcional Funcional Funcional Funcional

Funcional Funcional No funcional Funcional Funcional Funcional Funcional

Funcional Funcional

Funcional Funcional Funcional Funcional

Editar un repuesto Eliminar un repuesto Insertar un insumo Consultar un insumo Editar un insumo Eliminar un insumo Insertar un equipo Consultar un equipo Editar un equipo Eliminar un equipo Anexar imagen del equipo Crear una actividad de mantenimiento Consultar una actividad de mantenimiento Editar una actividad de mantenimiento Eliminar una actividad de mantenimiento Crear plan de mantenimiento Consultar un plan de mantenimiento Editar un plan de mantenimiento

El usuario del Sistema puede editar un repuesto El usuario del Sistema puede eliminar un repuesto El usuario del Sistema puede insertar un insumo El usuario del Sistema puede consultar un insumo El usuario del Sistema puede editar un insumo El usuario del Sistema puede eliminar un insumo El usuario del Sistema puede insertar un equipo El usuario del Sistema puede consultar un equipo El usuario del Sistema puede editar un equipo El usuario del Sistema puede eliminar un equipo El usuario del Sistema puede asignar una imagen a un equipo El usuario del Sistema puede crear una actividad El usuario del Sistema puede consultar una actividad El usuario del Sistema puede editar una actividad El usuario del Sistema puede eliminar una actividad El usuario del Sistema puede crear un plan de mantenimiento El usuario del Sistema puede consultar un plan de mantenimiento El usuario del Sistema puede editar un plan de mantenimiento

Funcional Funcional Funcional Funcional Funcional Funcional Funcional Funcional Funcional Funcional Funcional Funcional Funcional Funcional Funcional Funcional Funcional

Funcional

Asignar un plan de mantenimiento Generar una orden de trabajo Registrar una orden de trabajo Generar un informe grfico Ver actividades programadas a un equipo Reportar un fallo Crear un grafico acumulativo de fallos Registrar un evento Asignar recursos a una actividad Asignar personal a una orden de trabajo Registrar un servicio externo Crear una grfica con los costos de materiales Crear vista previa de una orden de trabajo Imprimir una orden de trabajo Asignar una actividad a una orden de trabajo Consultar las ordenes de trabajo

El usuario del Sistema puede asignar un plan de mantenimiento El usuario del Sistema puede generar un orden de trabajo El usuario del Sistema puede registrar un orden de trabajo El usuario del Sistema puede generar un informe grfico El usuario del Sistema puede consultar las actividades programadas a un equipo El usuario del Sistema puede reportar un fallo El usuario del Sistema puede generar un grfico acumulado de fallas El usuario del Sistema puede registrar un evento El usuario del Sistema puede asignar recursos a una actividad El usuario del Sistema puede asignar el personal a una orden de trabajo El usuario del Sistema puede registrar un servicio externo El usuario del Sistema puede crear un grfico del costo de materiales El usuario del Sistema puede crear la vista previa de una orden de trabajo El usuario del Sistema puede imprimir una orden de trabajo El usuario del Sistema puede asignar una actividad a una orden de trabajo El usuario del Sistema puede consultar las ordenes de trabajo

Funcional Funcional Funcional Funcional Funcional

Funcional Funcional

Funcional Funcional Funcional

Funcional Funcional Funcional

Funcional Funcional

Funcional

Ingresar al sistema Incluir logotipo de la empresa Estar conectado a la intranet de la compaa

El usuario del Sistema puede ingresar al sistema El logotipo se incluye en los formularios La aplicacin se usa en la intranet

Funcional No funcional No funcional

GLOSARIO ADMINISTRADOR DEL SISTEMA: persona encargada de administrar el Sistema de Informacin, esta persona tiene acceso absoluto a todo el Sistema. USUARIO: un usuario en un empleado de la compaa que tiene acceso al Sistema de Informacin de los permisos otorgados por el administrador. UBICACIN: espacio fsico donde se encuentra ubicada un rea. AREA: es una de las divisiones en que se encuentra fragmentada la compaa. TIPO DE ACTIVIDAD: los tipos de actividades son usados para asignar tipificaciones a las diferentes actividades de mantenimiento. UNIDAD DE MEDIDA: las unidades de medida permiten cuantificar los campos tcnicos que poseen los equipos. EMPLEADO: es aquella persona que labora para la compaa. CAPACITACION: es un ttulo que posee una persona con respecto a un estudio realizado. CAMPO TECNICO: es un campo que posee un equipo donde se almacena informacin especialmente de dicho equipo y que otros equipos puede que no tengan. CARGO: es el oficio que desempea un empleado dentro de la compaa. ESPECIALIDAD: se usa para asignarla a una capacitacin con el fin de identificar las diferencias entre los estudios realizados por los empleados.

INSTITUCION: es el lugar donde el empleado asisti para recibir la capacitacin. TIPO DE FALLO: es la forma que se usa para categorizar cada uno de los fallos que ocurren a los equipos de la compaa. PLAN DE MANTENIMIENTO: en el estn contenidas todas las actividades que en algn momento se programaron para ser realizadas sobre ciertos equipos. ACTIVIDAD: oficio que realizan una o ms personas sobre uno o varios equipos con el fin de preservarlo en buen estado. FALLO: incidente que ocurre a uno o ms equipos que no se ha previsto dentro del plan de mantenimiento. EVENTO: es una accin que ocurre en cualquier lugar de la compaa que pueda causar algn efecto daino sobre los equipos. LECTURA: se le llama lectura al hecho de ingresar informacin al valor de un campo tcnico de un equipo con el fin de saber si esta dentro de los parmetros establecidos o si por el contrario estn ocurriendo anomalas. ORDEN DE TRABAJO: la orden de trabajo le permite al usuario relacionar un conjunto de actividades que deben ser realizadas sobre algunos equipos en especial y al mismo tiempo permite asignar el personal idneo para desarrollarlas. EQUIPO: es el activo fundamental de la compaa debido a que estos son los gestores de los productos que comercializa la compaa. PIEZA EQUIPO: es una parte de las muchas que componen un equipo. REPUESTO: es una pieza que esta almacenada con el fin de reemplazar en un momento dado a una de las piezas que estn instaladas en un equipo. INSUMO: es un recurso que sirve para el mantenimiento de los equipos pero que por su unidad con que se cuantifica no se considera como un repuesto. HERRAMIENTA: es un elemento que se usa para poder llevar a cabo la realizacin de las actividades que se asignan a los equipos de la compaa en un plan de mantenimiento. INFORME: documento que se genera por peticin del usuario con el

fin de obtener datos sobre los equipos con respecto a las actividades de mantenimiento en cuanto a costos, rendimiento, cumplimiento, entre otros.