Veedura Al Quinto Proceso De seleccin Para La Incorporacin De Gerentes Pblicos Pronaa

Informe Final
Veedura realizada por Protica Encargada por la Autoridad Nacional del Servicio Civil SERVIR Equipo de trabajo: Responsable
Carlos Arroyo Vivanco

Observadores
Catalina Durand Zevallos Jose Moya Gonzales Jess Arriaga Herrera Carlos Nestares Silva Jean Pear Guerrero Baca Carlos Grade Alvarez Daniela Gomez Ausejo Arturo Parra Ruiz Jos Magallanes Carrillo Karl Torres Mirez Milagros Luque Arapa Yoshimi Vilca Pacheco Luis Arturo Manrique Pacheco Ricardo Herrera Yali

Lima, 21 de Marzo de 2012

PRESENTACION

La Autoridad Nacional del Servicio Civil (SERVIR) es una entidad pblica adscrita a la Presidencia del Consejo de Ministros que tiene como misin Mejorar el servicio civil de manera integral y continua para servir al ciudadano1. Servir es el organismo Tcnico especializado, Rector del sistema administrativo de Gestin de Recursos Humanos del Estado, tiene como objetivo Posicionar la reforma del Servicio Civil y a la Autoridad como ente rector del Sistema Administrativo de Gestin de Recursos Humanos 2. A solicitud del Ministerio de Desarrollo e Inclusin Social, SERVIR desarroll el Concurso Pblico de mritos correspondiente a la Quinta convocatoria para la incorporacin de Gerentes Pblicos y su asignacin al programa Nacional de Asistencia Alimentaria (PRONAA), que tuvo por finalidad cubrir un total de veintinueve vacantes a nivel nacional. El proceso cont con las fases de: i) Convocatoria, ii) Registro e inscripcin de postulantes, iii) Evaluaciones y entrevistas, las cuales requirieron una serie de procedimientos para garantizar que la calidad de las personas seleccionadas para el cargo sean las indicadas, incluyendo la transparencia en su ejecucin y resultados. De forma adicional a estos mecanismos, SERVIR solicit a Protica que participe como entidad independiente veedora del desarrollo de este proceso.

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http://inst.servir.gob.pe/index.php/es/ique-es-servir/mision.html http://inst.servir.gob.pe/index.php/es/ique-es-servir/objetivos.html

Veedura al Quinto Proceso de seleccin para la Incorporacin de Gerentes Pblicos Pronaa Resumen Ejecutivo El presente informe da a conocer los resultados de la veedura realizada por Protica al proceso de seleccin para la incorporacin de gerentes pblicos del PRONAA. El proceso fue solicitado por el Ministerio de Desarrollo e Inclusin Social (MIDIS) a SERVIR, entidad que ha organizado y realizado el proceso de principio a fin. Para la ejecucin de algunas etapas o actividades SERVIR recurri a contratar personal externo y/o contar con proveedores de servicios especializados. En este informe se explica la metodologa usada para la veedura en cada una de las etapas que se observ, as como los instrumentos desarrollados y utilizados durante la observacin. Luego, en orden cronolgico de las etapas se reporta los hallazgos en cada una de ellas, segn la informacin recogida en los reportes de observacin. Finalmente se presentan conclusiones. Las principales conclusiones del ejercicio sealan que fue un proceso satisfactorio en cuestiones de cumplimiento y transparencia; que no se han registrado eventos o elementos que pudieran indicar razonablemente actos irregulares dirigidos tendenciosamente para favorecer a determinado postulante; y que SERVIR cumpli con la programacin de actividades tal como fue enunciado. Es destacable el compromiso del equipo organizador para lograr sus objetivos pensando siempre en priorizar y atender a los candidatos como personas. Es importante destacar as mismo que en algunos momentos tuvieron lugar hechos que generaron factores de riesgo para la transparencia del proceso, bien sea por errores en la aplicacin de tecnologas informticas durante la convocatoria, por descuido en procedimientos administrativos u organizativos, o por cuestiones exgenas al proceso como el clima, que complic el arribo de evaluadores a las sedes donde se desarrollaron las evaluaciones masivas. Cada dificultad que se present fue asumida oportunamente por el equipo organizador y sus responsables.

I.

Objetivo, metodologa y actividades

1.1 Objetivo Observar el cumplimiento de los procedimientos establecidos por SERVIR en el proceso de la V convocatoria al cuerpo de gerentes pblicos para su incorporacin al Programa Nacional de Asistencia Alimentaria PRONAA. Se estuvo alerta en observar oportunidades donde los actores involucrados en este proceso pudieran manipular la informacin y/o el procedimiento

establecido, poniendo en riesgo la transparencia y/o los resultados del proceso.

1.2 Metodologa y Actividades. La Veedura recogi informacin a travs una ficha general de observacin de todo el proceso: i) Convocatoria, ii) Registro e Inscripcin de postulantes, iii) Evaluaciones y entrevistas, cada etapa tuvo una serie de sub actividades tambin identificadas. Se complement la observacin con una ficha de observacin exclusiva para la evaluacin masiva, utilizada en su momento por cada veedor asignado en las sedes donde se desarroll esta actividad (Arequipa, Chiclayo y Lima). Para el diseo de las fichas de observacin, SERVIR facilit algunos protocolos de las etapas y algunos otros documentos de planificacin y diseo de las actividades ejecutadas. Las actividades de veedura que se realizaron por cada etapa fueron las siguientes: 1.2.1 Convocatoria Se realiz un seguimiento a medios de comunicacin y se revis el cumplimiento de emisiones de la convocatoria programada por SERVIR en una muestra de fechas y lugares. 1.2.2 Registro de Postulantes Se elabor y aplic una ficha general de observacin para obtener informacin sobre el proceso del registro de postulantes; se realiz acciones de monitoreo al registro y reclutamiento de postulantes a travs del aplicativo informtico en el portal web que utiliz SERVIR, el cual a su vez cumpla la accin de filtrar perfiles de candidatos aptos desde sus hojas de vida. Se registr incidentes con el aplicativo web, la cantidad de postulantes y la resolucin de dudas respecto a la forma de registrarse de los interesados a travs del mail center y call center. Luego se corrobor la aplicacin y efectividad de los indicadores de evaluacin curricular a profundidad escogiendo aleatoriamente hojas de vida de algunos postulantes y revisndolas. 1.2.3 Evaluaciones y Entrevistas Evaluacin Masiva Por su propia naturaleza (esta etapa cont con varios sub-procesos: elaboracin de pruebas, reproduccin, distribucin, aplicacin, procesamiento y publicacin de resultados), la evaluacin masiva fue la fase que exigi mayor dedicacin durante la observacin. Se disearon dos fichas de observacin y se

moviliz a observadores en cada una de las tres sedes centralizadas: Arequipa, Chiclayo y Lima. Entrevista por Competencias Se verific el cumplimiento de la programacin, duracin y acciones de las entrevistas contempladas en el protocolo. Verificacin referencial y de antecedentes Se verific el cumplimiento de la publicacin de resultados oportunamente a travs del portal web. No se particip presencialmente de la revisin de los antecedentes y referencias de los candidatos seleccionados. Curso de Introduccin En esta etapa se realizaron visitas para verificar el cumplimiento de convocatoria, la organizacin y ejecucin y se observ de manera presencial presentaciones de casos tcnicos. Entrevista con el directorio Se verific el cumplimiento de la publicacin de resultados oportunamente a travs del portal web, luego de las entrevistas de los postulantes clasificados con el directorio de SERVIR. No se particip presencialmente de las entrevistas.

II. Resultados de la observacin por etapas

Protica como observadora asume su labor el 02 de febrero, durante los ltimos das del proceso de convocatoria. 2.1 Convocatoria La convocatoria se realiz del 29 al 05 de febrero. SERVIR recurri a medios de comunicacin de dos tipos: radio y prensa de difusin nacional y tambin en medios con cobertura en los departamentos; se complement la difusin a travs de su pgina web que a la vez fue el canal oficial por donde se pudo conocer en toda su dimensin la duracin del proceso de seleccin, programacin de la convocatoria y las bases con la descripcin de los requisitos. Esta primera etapa fue importante porque el cumplimiento de la publicacin de las bases en las fechas programadas permiti que las personas interesadas en participar del concurso tengan las mismas condiciones y plazos para postular. SERVIR contrat a la Sra. Giulianna Caferatta, especialista en relaciones humanas, para hacerse cargo de la convocatoria utilizando a diversos medios

de comunicacin (la misma persona fue responsable tambin de las fases de la verificacin referencial y entrevistas por competencias). Se verific el cumplimiento de difusin (aviso de convocatoria) en una muestra de medios escritos en ciudades del interior, tomando como referencia el reporte de medios utilizados por SERVIR y el rango de fechas de publicacin de los anuncios:
Diario 1 La voz de Huamanga 2 La voz de Huamanga 3 Prensa Regional 4 Prensa Regional 5 La regin 6 La regin 7 La prensa regional 8 El sol 9 El sol 10 El Pueblo 11 El Pueblo 12 Panorama Cajamarquino 13 Panorama Cajamarquino 14 Chaski 15 Chaski 16 Ahora 17 Ahora 18 Ahora 19 El tiempo 20 El tiempo 21 La Industria 22 La Industria Ciudad o Regin Ayacucho Ayacucho Huaraz Huaraz Iquitos Iquitos Ilo Cusco Cusco Arequipa Arequipa Cajamarca Cajamarca Apurimac Apurimac Tarapoto Tarapoto Pucallpa Piura Piura Chiclayo Chiclayo Fechas de Publicacin 29-ene-12 05-feb-12 29-ene-12 05-feb-12 29-ene-12 05-feb-12 29-ene-12 29-ene-12 05-feb-12 29-ene-12 05-feb-12 30-ene-12 06-feb-12 30-ene-12 06-feb-12 30-ene-12 06-feb-12 30-ene-12 29-ene-12 05-feb-12 29-ene-12 05-feb-12

A travs de nuestra verificacin, concluimos que la convocatoria efectivamente se realiz en los plazos determinados en los medios identificados. De otro lado, SERVIR cont con la operatividad de un Call Center y un mail Center, para liberar dudas a los candidatos sobre la convocatoria, se reportaron 1,388 llamadas atendidas y 429 correos electrnicos respondidos. Cabe sealar que se registraron 8,776 acciones de inscripcin y se efectivizaron 5,310 postulaciones.

2.2 Registro de Postulantes Este proceso estuvo a cargo y bajo responsabilidad de Johana Anaya y equipo, contratados como personal externo SERVIR; tambin tomaron los servicios de la Empresa Latin Dot para la aplicacin del software de reclutamiento. Esta fase cont con las siguientes sub-actividades: i) reclutamiento de postulantes y primer filtro en base a perfil, ii) revisin de CV a profundidad y iii) publicacin de resultados. Estas acciones se llevaron a cabo del 29 de enero al 10 de febrero. Para el registro de CV de los postulantes, SERVIR utiliz un software alojado en su pgina web. SERVIR nos facilit un usuario y contrasea desde el cual en calidad de invitado administrador se pudo obtener data del avance del proceso y verificar que no haba irregularidades en la experiencia de navegacin como postulante. El aplicativo electrnico cumpli dos procesos: primero registr a cuanta persona decidiera participar de la convocatoria e ingresar sus datos a travs de un formato digital. Como se ha mencionado, 5,310 postulantes se registraron efectivamente a travs del aplicativo. Luego, el aplicativo filtr la data solicitada en base a siete criterios mnimos que el candidato debe de cumplir para considerarlo apto: Nivel de estudios, relacin de su carrera con el puesto, experiencia profesional, nivel de cargo asumido en otros trabajos, experiencia en el rea de trabajo, experiencia en el sector pblico y conocimientos administrativos. Con este filtro lograron pasar 1,213 postulantes al proceso de revisin Evaluacin curricular a profundidad el cual se realiz manualmente por un equipo de expertos de SERVIR. El equipo revis que cada candidato cumpla efectivamente los requisitos establecidos por las bases y que se garantice la coherencia entre el formato digital usado y el CV que adjuntaron en el momento de inscribirse con el aplicativo. En esta etapa de observacin se seleccion dos currculos al azar para presenciar el procedimiento de calificacin de un apto y uno no apto. Durante la etapa de reclutamiento ocurri un evento de riesgo: el software utilizado present disfuncionalidad cruzando la informacin de un candidato por otro, esto sucedi cuando dos candidatos en distintos lugares casualmente se inscriban y se registraban en simultneo a travs del aplicativo electrnico. La alerta fue identificada por los mismos postulantes quienes avisaron de la alteracin de su informacin a SERVIR. Los responsables de SERVIR comunicaron de esto a su equipo responsable, quienes identificaron el hecho como error del sistema. Durante la verificacin identificaron 30 casos similares pudiendo afectar, potencialmente a 56 postulantes. Para superar la situacin contactaron personalmente con cada postulante para que pueda

nuevamente ingresar sus datos a travs del aplicativo. Segn el reporte e informacin de los responsables del proceso, 44 postulantes afectados pudieron ser contactados va telefnica de inmediato, a los otros 12 se les tuvo que advertir personalmente en sus casas o centros laborales. El reporte tambin manifiesta la superacin al problema tecnolgico. No se reportaron ms casos de este tipo en adelante. La Evaluacin Curricular a profundidad, clasific a 860 personas como aptas para la siguiente etapa. 2.3 Evaluaciones y Entrevistas 2.3.1 Evaluacin Masiva El proceso de evaluacin masiva se desarroll entre el 23 de enero y 12 de febrero; se convoc a todos los candidatos en calidad de aptos luego de la etapa anterior (860 postulantes). Luego de los preparativos, la evaluacin masiva tuvo lugar el da domingo 12 de febrero en tres sedes: Arequipa, Chiclayo y Lima, lugares centralizados para que los candidatos de diversos departamentos puedan tener mayor facilidad en el acceso. La evaluacin tuvo una duracin de tres horas, el contenido de la prueba se dividi en cuatro partes: 1) de conocimientos, 2) psicolgica, 3) psicomtrica y 4) psicotcnica. Elaboracin, impresin, reproduccin y distribucin de pruebas La elaboracin de la prueba cont con dos equipos, el primero estuvo a cargo de Aquilino Romero, Silvia Moran y Vlado Castaeda quienes elaboraron la parte de la prueba tcnica (de conocimientos) y un segundo equipo conformado por Vernica Garca y Jessica Vargas. Estos profesionales que disearon las pruebas psicolgicas, psicomtricas y de competencias fueron contratados externamente por SERVIR; como mecanismo para garantizar la integridad de esta etapa, cada uno de los involucrados firm un compromiso de confidencialidad de informacin del proceso. La prueba fue validada por Magali Meza y Andrs Corrales, responsables por parte de SERVIR de todo el proceso de seleccin. Cabe anotar aqu que, con respecto a los expertos contratados externamente, SERVIR manifest que fueron contratados de manera individual al amparo de lo dispuesto en la Ley de Contrataciones del Estado, directamente en funcin de una base de datos de profesionales que han participado en la ejecucin de procesos de seleccin anteriores llevados a cabo mediante los Head Hunters (empresas consultoras especializadas en reclutamiento de ejecutivos). Elaborada la prueba y con el visto bueno de los responsables, SERVIR contrat a la empresa Polysistemas para que se encargue del servicio de impresin, reproduccin, distribucin y procesamiento de resultados. Polysistemas asumi

y acept como clusula de sus servicios manejar la informacin con confidencialidad. Para la impresin y reproduccin de las pruebas Polysistemas solicit a SERVIR los cuatro tipos de evaluaciones validadas en formato digital e impreso; de esta manera Polysistemas salvaguardaba que en caso de error de imprenta, pudieran contrastar con la versin original en el formato impreso. En base al nmero de preguntas, Polysistemas dise e imprimi las tarjetas de respuesta para el sistema de lectura ptica. Polysistemas se encarg de la custodia y traslado de las pruebas desde Lima hasta cada sede (Arequipa, Lima, Chiclayo) con personal propio, quienes a la vez fueron los responsables del procesamiento de resultados. Entregaron la cantidad pactada por contrato y en cada sede el nmero de copias de evaluaciones similar al nmero de hojas de respuesta. Para el procesamiento de resultados SERVIR entreg a Polysistemas una base de datos validada de los postulantes aptos para esta etapa, nmeros de DNI, nombres y apellidos. Las respuestas de las preguntas estuvieron en custodia de SERVIR hasta el da de la evaluacin masiva, SERVIR entreg en sobre cerrado y lacrado a Polysistemas, antes de iniciar el procesamiento de resultados. Aplicacin de la prueba.Evaluacin Masiva y Procesamiento y publicacin de resultados. La evaluacin masiva se realiz el da domingo 12 de febrero en las tres sedes mencionadas (Arequipa, Chiclayo y Lima), lugares de centralizacin para los postulantes que lograron pasar los filtros y la revisin de currculos a profundidad. SERVIR convoc a los 860 postulantes que lograron la condicin de apto para rendir esta prueba; asistieron 646. Se presume la ausencia de los dems por limitaciones para poder trasladarse a una ciudad distinta a la suya. La veedura en estos tres lugares cont con la presencia de observadores locales durante su ejecucin. A continuacin se sistematiza la observacin realizada en cada sede. SEDE LUGAR LIMA IPAE Av. La Marina Cuadra 16 Pueblo Libre (Los locales donde se realizaron las evaluaciones masivas fueron contratados bajo requisitos establecidos en un TDR y pagado con recursos ordinarios de SERVIR) Responsable Andrs Corrales

SERVIR Nmero evaluados Sobre el Local de 393 EL local no present condiciones de riesgo para llevar a cabo la evaluacin, sin embargo las aulas resultaron reducidas para la cantidad de postulantes. Las mesas por su diseo y tamao debieron haber sido para dos personas por lo mximo (entraron 3). Servir y Polysistemas contaron, cada uno, con un ambiente acondicionado (luz, acceso a internet) para sus respectivas labores de organizacin y procesamiento de resultados. No ubicamos sealizacin de ingreso y salida en el local para la actividad de SERVIR. IPAE cuenta con personal de seguridad propia. La polica tambin recorri el local para verificar su seguridad. El local cont con paneles pblicos y accesibles a los postulantes para la publicacin de resultados y programacin de entrevistas. Actores SERVIR y Equipo de evaluacin. Polica Nacional. Bomberos. Polysistemas. Protica (veedora) Transparencia (veedora) Desarrollo proceso de Antes de dar ingreso a los postulantes. La coordinadora de Psiclogos recibi 400 cuadernillos de preguntas y 400 hojas de respuestas y en acompaamiento de los observadores de Protica distribuyeron en las aulas donde los evaluadores ya se encontraban instalados. Los veedores apoyaron de la distribucin de las pruebas porque SERVIR contempl esa forma en su protocolo de evaluacin masiva: ACTIVIDADES DE LOS VEEDORES DE TRANSPARENCIA Y/O PROETICA 3.- Los Veedores solicitarn el material de evaluacin al responsable

de Polysistemas y verificarn que los paquetes estn sellados y se encargaran de distribuirlos a los evaluadores a las 9.10 am (accin similar se desarroll en las otras sedes). Los postulantes ingresaron al local desde las 8:08 horas, SERVIR en coordinacin con los agentes de seguridad verificaron el cumplimiento de identificacin de los postulantes con su Documento Nacional de Identidad (DNI). SERVIR sugiri retener y custodi algunos celulares, billeteras, bolsos y maletas de viaje y/o mochilas. Se cerr la puerta de ingreso a las 9:30 am. Se presentaron 45 postulantes que debieron rendir su evaluacin en otra sede. SERVIR verific sus datos y acept que rindieran la prueba en Lima. Este hecho demand solicitar pruebas excedentes de la sede Arequipa con un da de anticipacin. Las pruebas se trajeron va area por personal de SERVIR. Un observador de Transparencia acompa el traslado de las pruebas desde el aeropuerto del Callao al local de IPAE en Lima. Ningn veedor pudo acompaar el traslado de las pruebas desde Arequipa a Lima, por lo abrupto del incidente. Para los postulantes excedentes se abri un aula de evaluacin y tuvieron que esperar que las pruebas llegaran de Arequipa, en esta aula la evaluadora empez el proceso con las instrucciones a partir de las 11:00 horas y se garantiz que este grupo rindiera la prueba en los tiempos establecidos. Dos casos particulares fueron del Sr. Jorge Francisco La Torre Dvila que no figuraba en ninguna de las tres Listas de las sedes para la evaluacin masiva, pero que tena calidad de apto y fue convocado y llamado para rendir la evaluacin, y el de una seora que no llegamos a identificar, que tampoco apareca en las listas. En ambos casos SERVIR verific sus nombres en su base de datos, el primero fue admitido a rendir el examen y a la segunda, como no figuraba, se le pidi que se retire. No se ha reportado consecuencias de la separacin de la segunda.

En cada aula los postulantes se identificaron con DNI y registraron con nombre, firma y nmero de telfono. En general los evaluadores tuvieron facilidad para hacer entender las indicaciones y metodologa de la prueba, aunque en algunos casos se vio dificultades por no conocer bien el procedimiento de la evaluacin para explicar a los postulantes con claridad. Los evaluadores tuvieron personal de apoyo designado por SERVIR. En el aula 09 se interrumpi el proceso de indicaciones del evaluador para dejar ingresar a cuatro postulantes ms en el aula a solicitud de personal de SERVIR. No tenemos reportes de resistencia a firmar o no haber firmado las declaraciones juradas. Durante la rendicin de pruebas la coordinadora de psiclogas autoriz flexibilizar los tiempos para cada parte de la evaluacin, bajo el criterio que parte de las pruebas requera ms tiempo, mientras que otras se resolvan antes del tiempo previsto. As, en el saln N 1, en la prueba de conocimientos (que deba durar 45 minutos), se dio adicionalmente 15 minutos ms al tiempo establecido en las indicaciones (tal como se reporta en el acta de incidente, que se adjunta como anexo). Consideramos que esto podra haber tenido un efecto sobre el procedimiento porque dio ventaja de tiempo para la resolucin de preguntas entre los postulantes de esta aula frente a los dems. La rendicin de la evaluacin en general ha terminado en el tiempo predeterminado, a excepcin del aula donde los postulantes iniciaron tarde esperando las pruebas de Arequipa. Se esper a que ellos terminaran para poder iniciar el procesamiento de resultados. Terminada la evaluacin, los evaluadores junto a los veedores del proceso trasladaron las fichas pticas con las respuestas de cada aula, al ambiente de procesamiento de resultados. Al incluir otros postulantes no registrados en las sedes, Polysistemas tuvo que modificar sus datos de personas ya registradas en sus archivos para poder procesar los resultados. Al haber habido una

manipulacin de datos electrnicos que no deberan haber sido modificados (de acuerdo con el contrato), se configur un factor de riesgo. En todo momento personal de SERVIR supervis el hecho y los veedores tambin estuvimos observando que al hacer la modificacin no se configurara un favorecimiento indebido a algn postulante. La modificacin tambin se realiz en las otras sedes con los postulantes forneos admitidos. Se aplicaron las mismas medidas de supervisin. El procesamiento de resultados inici a las 14:10. Polysistemas ejecut el procedimiento de ingresar los datos, las respuestas y luego pasar las fichas de respuestas por el lector ptico. A las 15:05, Polysistemas entreg con acta tres archivos, dos en digital y uno en fsico, con los resultados de las pruebas, segn los cuales, clasificaron a la siguiente etapa 255 postulantes. Asimismo, se entreg la informacin al responsable de la pgina web de SERVIR para su publicacin va Internet. Con los datos, la coordinadora de psiclogos en coordinacin con SERVIR disearon la programacin de entrevistas, priorizando a los postulantes de procedencia del interior del pas. Se publicaron los resultados de la evaluacin a las 16:45 y la programacin de entrevistas a las 17:28 horas en los paneles pblicos del local, tambin en la pgina web de SERVIR.

SEDE LUGAR Responsable SERVIR Nmero

Arequipa Instituto del Sur Av Salaverry 301 Cercado Arequipa Magaly Meza de 119

evaluados Sobre el Local El local cumpli los requisitos para el proceso; cont con ambientes necesarios para la rendicin del examen, el equipo organizador y el procesamiento de resultados, tambin con un panel para la publicacin de resultados. Asimismo con personal de seguridad que colabor en el ingreso de los postulantes y la guardiana del local. Las aulas tuvieron fcil acceso de ingreso y salida. Actores SERVIR y Equipo de Evaluacin Polica Nacional Bomberos Polysistemas Protica (veedora) Transparencia (veedora) Desarrollo proceso de En esta localidad SERVIR cont con cinco personas para la organizacin administrativa y logstica. Como se ver, se presentaron dificultades que afectaron el normal desarrollo de actividades. Para la seguridad estuvo presente el resguardo de la Polica Nacional, en caso de emergencias estuvo presente el Cuerpo de Bomberos de la localidad, tambin particip la Asociacin Civil Transparencia como observadora, adems de Protica; en todos los casos, incluyendo al personal de SERVIR, se cont con distintivos y/o credenciales. Se suscit que el equipo de evaluadores de la prueba no lleg en la fecha y hora indicada a Arequipa desde la ciudad de Lima, debido a que las aerolneas suspendieron y postergaron sus servicios en razn al clima de la temporada. La situacin puso en riesgo la aplicacin de la evaluacin. La solucin que opt SERVIR ante este inconveniente fue alistar de inmediato al equipo organizador logstico sobre todo el proceso de evaluacin para que acte como equipo evaluador alterno y que asuma el rol de evaluadores de las pruebas. Sin

embargo, la capacitacin tan abrupta fue insuficiente para preparar al 100% en el diseo metodolgico y en el manejo de los tiempos previamente definidos. Tambin, como ya se ha sealado ms arriba, se report en Lima la presencia de postulantes extras, que deban rendir en otras sedes, SERVIR acept que rindieran la evaluacin en Lima y solicitaron el envo de pruebas excedentes desde Arequipa. La coordinadora de SERVIR solicit que un veedor de Protica pueda acompaar a un miembro del equipo de SERVIR como garante de que no ocurriese nada irregular durante el traslado de los cuadernillos de preguntas y hojas de respuestas; as, se coordinaron las acciones para el acompaamiento, se enviaron 41 cuadernillos y hojas de de respuesta; sin embargo por falta de vuelos disponibles en los horarios necesarios, SERVIR no pudo efectivizar la compra adecuada del pasaje para el veedor y se frustr el acompaamiento a las pruebas. Llegado el da, a partir de las 8:15 am se dio acceso de ingreso de los postulantes al local, todos se identificaron con sus DNI, SERVIR dio orden a la seguridad para que los postulantes dejen en custodia sus telfonos mviles. Se present un postulante que debi rendir en la ciudad de Lima, luego de comprobar sus datos, SERVIR, autoriz que pueda rendir su evaluacin en esta sede. El local se cerr alrededor de las 9:14 am y ms tarde llegaron algunos candidatos (9) que no participaron de la evaluacin por su tardanza. Durante el inicio de evaluacin se observaron dificultades de algunos evaluadores (el equipo alterno de emergencia) para dar a entender las instrucciones para la rendicin de pruebas generando malestar de los postulantes quienes preguntaron y repreguntaron, hasta liberar dudas para su inicio. Luego se llev con normalidad la actividad. Polysistemas entreg las evaluaciones y hojas de

respuesta en la cantidad acordada, luego SERVIR, junto con los observadores, distribuyeron las pruebas aula por aula. La evaluacin inici en simultneo a las 9:32. Los postulantes solo manipularon la prueba, lpiz, borrador, tajador y algunos un reloj en las carpetas. Durante la evaluacin los observadores reportaron que algunos participantes portaban celulares (algunos sonaron) y se alert a los evaluadores para que insistan y garanticen que no se usen estos artefactos y/o actuar en su defecto. No se han registrado incidentes de intento de uso de los celulares. La salida a los servicios higinicos de los postulantes se realiz en compaa y apoyo de los observadores. En general excepto en un aula, los evaluadores solo recibieron las pruebas y hojas de respuestas y no verificaron su contenido y calidad de las pruebas. Se present un caso en que una de las pruebas no tena impreso el contenido desde la pregunta 61 a la 64. La evaluadora no contaba con pruebas adicionales para cambiarla, el postulante opt por continuar desarrollando las siguientes preguntas de la evaluacin en razn a la metodologa y el tiempo establecido lmite de la prueba. La rendicin de la prueba termin en promedio a las 12:45 horas, los evaluadores recogieron las pruebas y hojas de respuesta en presencia de la coordinadora de SERVIR. Luego los observadores y evaluadores entregaron las hojas de respuesta y evaluacin al responsable de procesamiento de resultados de la empresa Polysistemas. Al terminar la prueba, la coordinadora de SERVIR, inform la postergacin de las entrevistas para el da siguiente, en razn a que las entrevistadoras por los vuelos suspendidos recin llegaran el lunes 13 a primera hora. Arequipa fue la primera sede en terminar el proceso de evaluacin masiva durante el da y en ingresar los datos para el procesamiento de resultados.

Polysistemas recibi y abri el sobre sellado con las respuestas delante de personal de SERVIR, el procesamiento de resultados se realiz a travs de un software y un lector de tarjetas pticas instalado en el local, todo en cumplimiento con el servicio pactado. Polysistemas ingres las respuestas de contenido del sobre y el primer reporte arroj que ningn candidato haba aprobado, lo cual gener alerta al equipo de evaluacin. Se comprob que las respuestas no haban sido verificadas y avaladas en su momento pues estaban sealadas de forma errnea. El equipo de SERVIR que tuvo la data de respuestas en las computadoras de la institucin, pudo verificar y corregir las respuestas en el orden adecuado, inmediatamente se comparti las correcciones a las otras sedes para que inicien su procesamiento de resultados de manera correcta. Se realiz el procesamiento de resultados de nuevo y pasaron a la etapa de entrevista 74 candidatos, seguidamente SERVIR program las entrevistas para todo el da lunes 13 y se public en los paneles ubicados en el exterior del local en promedio de las 16:30 horas.

SEDE LUGAR Responsable SERVIR Nmero evaluados Sobre el Local

CHICLAYO Universidad de Chiclayo Carretera Pimentel Km 3.5 Ciudad Universitaria Katy Romero de 134 El Local estuvo apropiadamente implementado de cara a las necesidades para llevar a cabo el proceso, excepto por el hecho de que en las aulas el espacio entre carpetas fue demasiado reducido; sin embargo los organizadores no tuvieron reparos en continuar Las aulas para rendir la prueba, las que estuvieron asignadas a SERVIR y equipo de psiclogos se

ubicaron en el primer piso y el de procesamiento de resultados en el segundo nivel. Los accesos de ingreso y salida resultaron fciles y seguros. El local cuenta con los paneles pblicos requeridos para la publicacin de resultados. El local cont con personal de seguridad propio pero adems, para la seguridad estuvieron presentes la Polica Nacional y el Cuerpo de Bomberos. Actores SERVIR y Equipo de Evaluacin Polica Nacional Bomberos Polysistemas Protica (veedora) Transparencia (veedora) Desarrollo proceso de El ingreso de postulantes empez a las 8:00 horas, todos se identificaron con sus DNI para el ingreso, en la puerta del local los postulantes dejaron en custodia bolsos y celulares. El local cerr sus puertas a las 9:02. El equipo de SERVIR y los evaluadores contaron con un chaleco distintivo para diferenciarlos. Se presentaron 16 postulantes que tenan programadas sus evaluaciones para otra sede, SERVIR autoriz que puedan rendir sus evaluaciones. En las aulas nuevamente los evaluadores verificaron la identificacin de los postulantes, se registro su asistencia, se cumpli con la firma de las declaraciones juradas. La distribucin de pruebas a las aulas la realiz el equipo de SERVIR junto a los observadores, los evaluadores verificaron cantidad y que todo est listo para iniciar la prueba, luego fueron muy claros en dar las instrucciones y precisaron las dudas que manifestaron los postulantes. Antes de empezar tambin garantizaron que en las carpetas solo tengan los materiales necesarios para rendir la evaluacin y para el control de tiempo contaron con cronmetros. No se registraron sucesos que puedan poner en

riesgo la regularidad del proceso. La evaluacin culmin en promedio a medio da. Luego evaluadores y veedores llevaron las hojas de respuesta en sobres cerrados y lacrados a la sala de procesamiento de resultados. Polysistemas recibi los sobres e inici el procesamiento de resultados a las 12:31 horas en presencia de personal de SERVIR y de los veedores, se tuvo que corregir la data de los postulantes admitidos para esta sede e ingresar la data a travs del lector ptico. Polysistemas entreg los resultados a SERVIR, quienes con el responsable de evaluadores disearon el rol de entrevistas. Se registran 81 candidatos aptos. Se public a travs de los paneles a las 15:17 y los resultados, como en las otras sedes, tambin fueron enviados al responsable de la pgina web a travs de internet para su publicacin.

2.2.2 Entrevista por Competencias Las entrevistas en Lima y Chiclayo se realizaron inmediatamente despus de la publicacin de resultados de la evaluacin masiva bajo un orden de programacin. En Arequipa se programaron las entrevistas para el da siguiente, que fue cuando llegaron las entrevistadoras, por los motivos ya sealados. Las entrevistas en todas las localidades se realizaron en los mismos locales de la evaluacin masiva (excepto parte del grupo entrevistado en Lima), las entrevistas fueron personales, y no se presentaron situaciones que afectaran el normal desempeo de actividades. En Lima por la cantidad de postulantes las entrevistas se extendieron a dos das, el da 12 de febrero se llevaron a cabo desde 17:40 hasta las 22:34 en el local de IPAE y el da 13 de 8:05 a 16:15 horas en local institucional de SERVIR. El da 12, se habilitaron 11 aulas para las entrevistas, se programaron 10 entrevistas para cada Psiclogo/a. Algunos postulantes manifestaron su imposibilidad de participar de la entrevista programada para el da siguiente en razn a sus viajes de retorno a provincia, adems durante la actividad no necesariamente se respet el horario establecido debido a la demora en llegar de los postulantes. En ambos casos SERVIR redistribuy el orden de los postulantes. Las entrevistas no fueron

homogneas; dependiendo del aula duraron entre 10 y 25 minutos por entrevistado. Se not en un solo caso el apoyo de un computador porttil para el evaluador (aula 6), terminada la jornada del da los evaluadores entregaron sus apuntes en sobres cerrados a su coordinador en presencia del veedor. El da 13 en las oficinas de SERVIR designaron a Andrs Millones, (del personal logstico de SERVIR), como responsable de la organizacin. SERVIR acondicion 11 ambientes para las entrevistas, garantizando su confidencialidad. Por la tarde del mismo da funcionaron 10 ambientes. Segn el criterio de cada entrevistador algunas sesiones no duraron ms de 15 minutos. Se report la ausencia de un postulante a la entrevista. Terminada la jornada, los entrevistadores entregaron sus sobres con los apuntes a su coordinador. En Arequipa se desarrollaron las entrevistas el da 13 de febrero a partir de las 10:00 horas hasta las 17:30 horas, en las instalaciones del Instituto del Sur. La distribucin de los postulantes fue en 6 grupos asignados a una determinada aula y con una determinada entrevistadora. Para cada entrevistado, el evaluador tena un tiempo mximo de 30 minutos que se respet durante el da, de acuerdo a la programacin de entrevistas. Al finalizar el da cada evaluador se llev consigo sus apuntes y sobres de evaluacin, en vez de entregarlos a su coordinadora como estipulaba el protocolo. En Chiclayo las entrevistas duraron entre las 15:38 y 21:49 horas, se ausent un postulante, y se tiene reportado que no siempre se respet la hora pactada de la entrevista, ni el psiclogo designado y programado, al finalizar los sobres con apuntes de trabajo, fueron entregados al coordinador de Psiclogos. En general en esta etapa en las tres sedes se encuentran debilidades de organizacin, si bien el equipo de entrevistadores cuenta con una Gua y Calificacin de Entrevista por Competencias que detalla las competencias a evaluar y una serie de preguntas a realizarse, ste no especifica protocolos para unificar tiempos mnimos bajo un mismo criterio por entrevista, de tal forma que los tiempos de aplicacin variaron notoriamente (en Lima y Chiclayo). Luego SERVIR entre el 14 y 15 de febrero program la elaboracin de informes de las entrevistas con el equipo de psiclogos, evaluaron y dieron condicin de aptos a 261 candidatos quienes pasaron a la siguiente fase del proceso de seleccin. 2.2.3 Verificacin Referencial y de Antecedentes

Protica no particip en la etapa de verificacin referencial y de antecedentes, debido a una incompatibilidad de tiempos y falta de coordinacin con el equio de SERVIR. SERVIR inform que la verificacin referencial estuvo a cargo de Katy Romero y un equipo de profesionales de SERVIR y para la verificacin de antecedentes contrat los servicios de la empresa OPALO. Se pudo comprobar a travs de la pgina web que la publicacin de resultados se realiz en la fecha prevista, estas dos etapas se realizaron en simultneo del 15 al 22 de febrero, el resultado fue la conformacin de una lista de 118 postulantes aptos, conformados en 29 ternas para cada sede de Pronaa en las Regiones. 2.2.4 Curso de Introduccin EL curso de introduccin se realiz en las instalaciones de la Escuela Naval en La Punta Callao. Del 05 al 07 de marzo. Se realizaron visitas de veedura los das 06 y 07, ambas de 10:00 a 13:00 horas. Durante el da 06 se pudo observar el normal desempeo de los talleres ejecutados por la Empresa Direccin Estratgica (Direccin Estratgica es la nica empresa que ha sido contratada a travs del SEACE de todo el grupo de externos) que fue contratada para este servicio. Esta misma empresa entreg un reporte de evaluacin luego de aplicar sus metodologas de trabajo resultando 61 aptos y 54 no aptos en su sistema de calificacin. SERVIR entreg a todos los participantes un caso tcnico para que el da 07 lo presenten ante evaluadores. El segundo da de visita a la Escuela Naval se observ la presentacin y sustentacin de casos tcnicos de los postulantes ante un panel de expertos. SERVIR program horarios y distribuy aulas para este ejercicio. Los paneles de evaluadores fueron personas del cuerpo de gerentes de SERVIR, en algunas aulas estuvieron presentes representantes del Ministerio de Desarrollo e Inclusin social para que puedan observar el desempeo del proceso de seleccin. Este proceso determin a 95 aptos y 20 no aptos. Se observ directamente durante la evaluacin y calificacin de la presentacin de casos tcnicos de dos postulantes. Si bien los evaluadores cuentan con una matriz de evaluacin homognea, el nivel de rigurosidad vari notablemente. Consultados los evaluadores manifestaron que el proceso de induccin para las variables de evaluacin se realiz una hora antes de iniciar el proceso. Los aprobados de este curso en fueron 54 candidatos quienes pasaron a la fase final del proceso. 2.2.5 Entrevista con el directorio Protica tampoco particip directamente del proceso de Entrevista con el

Directorio. Se verific la programacin y publicacin de entrevistas de manera oportuna, que se realizaron entre el 08 y 12 de marzo. Finalmente SERVIR public la relacin de 29 gerentes pblicos a ser asignados al PRONAA el da 16 de marzo. II. Conclusiones SERVIR, cumpli de manera efectiva las programacin planificada de todas las actividades de principio a fin, lo cual ayuda a disminuir riesgos de percepcin de corrupcin del proceso, el ms claro ejemplo fue la publicacin de resultados de cada etapa calificada que se dio de manera oportuna a travs de su portal Web y de los medios fsicos disponibles (paneles, por ejemplo). Los problemas encontrados durante las observaciones fueron especficos y respondieron a coyunturas determinadas, en algunos casos fuera de control del equipo responsable de la evaluacin (la demora de los vuelos por el clima), por lo que no se puede calificar o generalizar sobre todo el proceso de seleccin; pero s llaman la atencin para buscar mitigarlos en futuras evaluaciones. Fueron los siguientes: Los mayores factores de riesgo identificados son: El error del software al cruzar datos de postulantes durante la etapa de reclutamiento. El caso puntual en Lima de flexibilizacin de tiempo durante la prueba de evaluacin masiva, para algunos postulantes, generando inequidad de condiciones. La flexibilizacin para permitir que postulantes inscritos en una sede puedan ser evaluados en otra, esto desencaden que se alterara informacin ya consolidada en varios aspectos: inscripcin, N de cuadernillos de preguntas, N de hojas pticas de respuestas, data para el procesamiento de resultados. De la existencia de cuadernillos con preguntas no impresas (en Lima y Arequipa), se asume que los responsables de recepcionar las pruebas en su momento, no verificaron la calidad de estas para su uso, los afectados fueron los candidatos a quienes les toco estas pruebas, quienes tampoco detectaron el error oportunamente. Durante la evaluacin masiva, la correccin y cambio de respuestas a ltimo momento para el procesamiento de resultados pese a que esta informacin en sobre cerrado y lacrado se asuma como garantizada y avalada por los responsables del proceso. La falta de preparacin en el manejo de las matrices de evaluacin a los evaluadores durante el curso de Introduccin, que segn reportaron los propios evaluadores se hizo con una hora de anticipacin, puede haber afectado la eficiencia en la seleccin. No podemos asegurar, sin embargo, que haya existido una intencionalidad para direccionar el proceso.

Es importante comprobar y garantizar la efectividad del medio electrnico de reclutamiento principalmente antes del proceso, para minimizar factores de

riesgo. Es y fue importante que los consultores y empresas proveedoras de servicios, firmen como parte del contrato, la confidencialidad de la informacin para tener definidas las responsabilidades, tambin es importante que SERVIR cuente con sus especialistas para garantizar la calidad de los productos de los servicios contratados. Ser importante que SERVIR empiece a construir protocolos base para cada etapa y procedimiento o ir afinando los que ya existen para ir consolidando estndares de calidad y de aplicacin durante cualquier proceso de seleccin. En la medida que los pasos a dar, sean ms especficos para quienes ejecutan los procedimientos, mayor efectividad de transparencia y homogeneidad de criterios y condiciones tendrn los organizadores y postulantes. Tambin es importante que los procesos de induccin para evaluadores, jurados, etc. se realicen de manera ms representativa en tiempos y con una metodologa adecuada que pueda reflejar la condicin o estatus que asumen los actores en el proceso. Se not un valor importante en el personal de SERVIR, que tiene que ver por pensar y actuar con el postulante siempre en calidad de persona, con mucho respeto y de garantizar que tenga las mejores condiciones para poder participar del proceso. Sin embargo es importante en la medida posible no flexibilizar los procedimientos, para lograr condiciones igualitarias para todos los candidatos (tiempos, horarios, plazos, requisitos, prohibiciones, etc., etc.). La flexibilizacin de procedimientos podra estar orientada por razones muy solidarias, sin embargo podran generar un riesgo para el proceso. Es importante tener en consideracin las temporadas climatolgicas, para prevenir la ausencia de organizadores y de postulantes. Dado el caso de Arequipa, de no haberse concretado el viaje de las evaluadoras el proceso hubiese sido postergado, si bien la parte de evaluacin pudo ser asumida y superada por un equipo alterno, dada sus competencias no fue el ms indicado para asumir este tipo de evaluaciones. Si se va a insistir en la poca en futuras oportunidades, se recomienda considerar o viajar por carretera o viajar uno o dos das antes, previniendo la posibilidad de las demoras.

Lima, 21 de Marzo de 2012.