Manual del Sistema Integrado de Gestin en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente SERVITRANSA S.A.

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TABLA DE CONTENIDO

Pg.
INTRODUCCIN

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1. 1.1. 1.2. 2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 3. 4. 4.1. 4.2 4.3 4.3.1 4.3.3 4.4 4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.4.4 4.4.5 4.4.6 4.4.7 4.5 4.5.1 4.5.3 4.5.4 4.4.5 4.6 5

Generalidades de la organizacin Ubicacin Resea histrica Planificacin estratgica Misin Visin Valores corporativos Organigrama Referencias normativas apoyo y terminologa Sistema Integrado de Gestin Requisitos generales / Alcance SIG Poltica Corporativa del S.G.I de SSO y MA Planificacin

Identificacin de Peligros, Eva. de Riesgos y Aspectos Ambientales Requisitos Legales y otros Requisitos / 4.5.2 Evaluacin del 4.3.2/4.5.2 Cumplimiento Legal. Objetivos, Metas y Programa Implementacin y operacin Recursos, Funciones, Responsabilidad y Autoridad Competencia, Formacin y Toma de Conciencia Comunicacin, Participacin y Consulta Documentacin Control de Documentos y datos Control Operacional Preparacin y Respuesta ante Emergencia Verificacin Medicin y Monitoreo del Desempeo Investigacin de Incidentes, No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas Control de Registros Auditora Interna Revisin por la Direccin Gestin del manual del SGI SSOMA

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Manual del Sistema Integrado de Gestin Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente
INTRODUCCIN En el mundo surgen nuevas estrategias y mtodos para cubrir las exigencias del mercado pues los clientes da a da son ms rigurosos a la hora de elegir sus productos o servicios. Uno de los negocios que sin duda aporta en gran medida a la cadena de abastecimiento son los transportadores de carga, especficamente de transporte terrestre por carretera. El transporte comercial moderno est al servicio del inters pblico e incluye todos los medios e infraestructuras implicadas en el movimiento de las personas o bienes, as como los servicios de recepcin, entrega y manipulacin de tales bienes. El transporte comercial de personas se clasifica como servicio de pasajeros y el de bienes como servicio de mercancas. Como en todo el mundo, el transporte es y ha sido en Latinoamrica un elemento primordial para el progreso de las distintas civilizaciones y culturas. En bsqueda de la excelencia las organizaciones hoy en da buscan gestionar sus actividades dentro de estndares internacionales que aseguren su xito y permanencia, algo que para las empresas del sector transportes no es ajeno. Entre estos estndares encontramos las normas internacionales ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007, que tienen caractersticas muy similares, aunque diferencindose en su propsito, la primera se refiere al cuidado Ambiental y la segunda a la Seguridad y Salud Ocupacional. Sin embargo, estos Sistemas de Gestin, al ser estructuralmente similares entre s, actualmente conforman el Sistema Integrado de Gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente (S.I.G.). En el presente manual se hace una descripcin general del Sistema Integrado de Gestin que tiene implementado SERVITRANSA S.A., en funcin de los requisitos que establecen ambas normas.

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1. Generalidades de la Organizacin. 1.1. Ubicacin. Nombre: Servicio Integral de Transporte Andino S.A. Sigla: SERVITRANSA S.A. NIT.: 800.221.333-8 Direccin: Oficina Principal Cr 53 No. 66 67 Barranquilla Agencias: Bogot, Cartagena, Buenaventura, Barranquilla Telfono: 3683814 E-mail: servicliente@merco.com.co 1.2. Resea Histrica. SERVITRANSA S.A. fue creada en el ao de 1994 para cubrir la demanda que exista en el Pas sobre la Prestacin del Servicio Pblico de Transporte Terrestre automotor en la modalidad de Carga. Habilitada para transportar mercancas sin nacionalizar dentro de las aduanas y puertos del Pas en el ao de 1995 mediante resolucin No. 0849 de la DIAN. Nuestra Oficina Principal se encuentra en la ciudad de Barranquilla, desde all los cargos nacionales realizan la planificacin estratgica de la empresa en coordinacin con la Gerencia General. Una vez que est lista la divulgan a todos los niveles de la organizacin y monitorean el desarrollo de la misma. 2. Planificacin Estratgica. 2.1. Misin. Ofrecemos un servicio eficaz de Transporte de Carga Terrestre nacional e internacional contando con una seleccionada flota fija. 2.2. Visin. Ser reconocidos como Operador Logstico por excelencia en el ao 2015. 2.3. Valores Corporativos. Nuestra cultura organizacional est orientada con valores corporativos que enmarcan el direccionamiento del negocio. En MLG todos interiorizamos estos valores y los practicamos porque hacen parte de nuestras vidas e interactan en los contextos en que nos desenvolvemos. RESPETO: Capacidad de comprender y aceptar las opiniones y comportamientos diferentes con una actitud flexible, evitando conflictos y manejando las diferencias por medio de acuerdos, siguiendo las normas sociales y legales vigentes. TRANSPARENCIA: Capacidad de actuar e informar con la verdad.

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RESPONSABILIDAD: Capacidad de asumir las consecuencias de sus actos y de reconocer y hacerse cargo de las mismas. LEALTAD: Capacidad de actuar de manera fiel con los propsitos y metas personales y de la organizacin. INTEGRIDAD: Capacidad de pensar y actuar de manera digna e intachable en todo momento. ACTITUD DE SERVICIO: Disposicin para prestar un servicio de manera cordial y atenta, demostrando inters por responder y satisfacer las necesidades del cliente externo o interno. SOLIDARIDAD: Disposicin de ayudar a quien lo necesite, de apoyarse mutuamente, de manera amable, generosa y firme. COMPROMISO: Capacidad de sentir como propios las polticas, objetivos y principios de la empresa, cumpliendo con los resultaos esperados. COMUNICACIN: Disposicin de interactuar en forma oral o escrita entre dos o ms interlocutores. EQUIDAD: Connotacin de justicia e igualdad social con responsabilidad y valoracin de la individualidad. SOSTENIBILIDAD: Satisfacer las necesidades de las generaciones presentes sin comprender las posibilidades de las del futuro para atender sus propias necesidades. TRABAJO EN EQUIPO: Es una integracin armnica de funciones y actividades desarrolladas por diferentes personas comparten un propsito comn, claramente conocido con responsabilidad mutua y compartida. 2.4. Organigrama. Ver anexo Estructura Organizacional de Servitransa S.A. 3. Referencias normativas apoyo y terminologa. Para facilitar la comprensin de este documento del Sistema integrado de Gestin de SERVITRANSA S.A, son aplicables los trminos y definiciones de la norma ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007. 4. Sistema Integrado de Gestin. 4.1 Requisitos Generales. SERVITRANSA S.A., ha implementado un Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional (SGSSO), integrado al Sistema de Gestin Ambiental (SGA), como una herramienta de gestin para prevenir y evitar la ocurrencia de incidentes y daos ambientales, actualizado a la ltima versin aplicable de las normas internacionales. La organizacin ha definido el siguiente alcance de su sistema de gestin de S y SO y ambiental, as: ALCANCE SIG El Sistema Integrado de Gestin tiene como alcance en SERVITRANSA S.A. el servicio de Transporte Terrestre Automotor por Carretera de Carga Seca y Liquida, incluyendo Hidrocarburos (Dry and Liquid (Oil & Gas) Trucking Transportation

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Cargo). Conforme a los requisitos y lineamientos establecidos por las Normas ISO 14001: 2004; OHSAS 18001: 2007. 4.2 Poltica Corporativa del S.G.I de SSO y MA. La Poltica corporativa de SERVITRANSA S.A. contiene las directrices en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, emitida por la Gerencia General, la cual a grades rasgos establece directrices para: prevenir incidentes que provoquen lesiones o contaminacin, mejorar continuamente y cumplir con la Ley, adems de los compromisos, comunicacin del sistema de gestin y asignacin de recursos para su mantenimiento. La Poltica est a disposicin a las partes interesadas interna y externa, mediante publicaciones (cuadros), disponible en pgina Web, entrenamiento e inducciones (capacitacin). POLTICA CORPORATIVA INTEGRAL DE SERVITRANSA S.A. Garantizamos un Servicio Seguro y Eficaz de Transporte de Carga Terrestre, con estricto cumplimiento de los requisitos legales vigentes, con los principios de Responsabilidad Social Empresarial (RSE) y los requisitos de los Sistemas de Gestin de Calidad (SGC), Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente (SST y A), y Gestin en Control y Seguridad (SGCS), para la satisfaccin de nuestros clientes y la comunidad en general. Contamos con un recurso humano competente y confiable, infraestructura adecuada proveedores idneos para lograr el mejoramiento continuo. y

Nos apoyamos en: Una estructura organizacional que garantice el bienestar y la prosperidad de nuestros empleados y accionistas. Una cultura de trabajo seguro fundamentada en la prevencin de lesiones y enfermedades laborales y dao a la propiedad. Aprovechamiento y uso racional de los recursos naturales, materiales e insumos utilizados en nuestras actividades. La prevencin de actividades ilcitas, que atenten contra el patrimonio empresarial, sus funcionarios y la prestacin del servicio. El establecimiento de relaciones comerciales con asociados de negocios confiables y seguros. 4.3. Planificacin. 4.3.1 Identificacin de Peligros, Evaluacin de Riesgos y Aspectos e Impactos Ambientales. Para dar cumplimiento a la poltica Corporativa del S.G.I de SSO y MA., se identifican todos los procesos dentro de cada rea de trabajo como tambin las actividades que contiene cada proceso. Hecho lo anterior se identifican, dentro de cada actividad, todos los peligros y aspectos ambientales asociados.

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Para la continua identificacin de peligros y aspectos ambientales, valoracin y determinacin de controles necesarios SERVITRANSA S.A., tiene documentado el procedimiento Identificacin de Peligros, Evaluacin de Riesgos y Aspectos Ambientales. 4.3.2 Requisitos Legales y otros Requisitos / 4.5.2 Evaluacin del Cumplimiento Legal. SERVITRANSA S.A., establece y mantiene un procedimiento documentado para la identificacin y acceso a los requisitos legales y otros requisitos relacionados a los aspectos ambientales y de seguridad y salud. Igualmente establece la evaluacin peridica del cumplimiento de estos requisitos. El procedimiento Identificacin, Acceso y Evaluacin del cumplimiento Requisitos Legales y otros Requisitos busca asegurar que estos requisitos legales aplicable y otros se tengan en cuenta en la implementacin y mantenimiento del Sistema de Gestin. A su vez, se tienen identificado los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organizacin ha suscrito en relacin con la Seguridad, la salud ocupacional y sus aspectos ambientales; y ha determinado como se aplican en la Organizacin. Esta informacin se encuentra documentada en la Matriz de Requisitos Legales. SERVITRANSA S.A., comunica a la organizacin, a travs de los Lderes de Procesos, los requisitos legales y otros requisitos de Ambiente y SSO mediante los medios de comunicacin actualmente disponibles (mail, SGI). 4.3.3 Objetivos, Metas y Programa. Los Objetivos, Metas y Programas de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente se revisan, definen y aprueban en las Revisiones de Gerencia, con base a los compromisos establecidos en la Poltica Corporativa. De lo anterior, se establecen programas de gestin especficos para cada sede, enfocados en asegurar el control efectivo de los riesgos no aceptables y los aspectos ambientales significativos. Los objetivos y metas son medibles cuando es factible y son consistentes con la poltica corporativa, incluidos los compromisos de prevencin de lesiones y enfermedades, la prevencin de la contaminacin, el cumplimiento con los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organizacin suscrita, y con la mejora continua. 4.4. Implementacin y operacin. 4.4.1 Recursos, Funciones, Responsabilidad y Autoridad. La estructura organizacional se define en el organigrama de SERVITRANSA S.A. Est definido y designado por la Gerencia General, un Representante de la Direccin, quien debe velar por el fiel cumplimento y la eficacia del Sistema Integrado de

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Gestin, como tambin determinar la asignacin de recursos para mantener y mejorar continuamente dicho sistema. La identidad del Representante de la Direccin es comunicada a todo el personal de la Organizacin mediante los medio de comunicacin disponibles (Carteleras, pagina web, sensibilizaciones, etc.) Los roles, responsabilidades, autoridad y rendicin de cuentas de los dems cargos que tienen mayor relacin con Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente estn sealadas de acuerdo a lo establecido en el documento Matriz de perfiles, Responsabilidades, Rendicin de Cuentas y Autoridad y se encuentran tambin definidas en los Manuales de Funciones de cada cargo. La Alta Direccin asegura que estas responsabilidades y autoridades son comunicadas dentro de la organizacin. La Rendicin de Cuentas se refiere a la condicin de informar y responder por decisiones y actividades ante los miembros de la Direccin de la organizacin, autoridades competentes y, ms ampliamente ante sus partes interesadas1, en los concerniente a la Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente. En la Matriz de Perfiles, Responsabilidades, Rendicin de Cuentas y Autoridad, se establecen y definen como se aplica la rendicin de cuentas al interior de la Organizacin y se ilustra en la siguiente figura:

Basada en los trminos y definiciones de la norma ISO 26000:2010, Responsabilidad Social.

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4.4.2 Competencia, Formacin y Toma de Conciencia. La operacin eficaz del Sistema Integrado de Gestin se basa en las competencias, entrenamiento, capacitacin y concientizacin de todos los trabajadores de la empresa; para ello se realizan actividades de acuerdo a procedimientos establecidos orientados principalmente a entregar conocimientos sobre Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente, para as prevenir y evitar la ocurrencia de incidentes y daos ambientales de cualquier naturaleza. Las competencias requeridas para cada puesto estn definidas en trminos de educacin, formacin, habilidades y experiencia segn el documento Matriz de Perfiles, Responsabilidades, Rendicin de Cuentas y Autoridad. En SERVITRANSA S.A., se identifica las necesidades de formacin relacionadas con el desempeo del personal, sus competencias requeridas, los riesgos de SYSO y los aspectos ambientales, segn lo establecido en el Procedimiento de Capacitacin. Se elabora un Programa de Capacitaciones y se evala la eficacia de las acciones tomadas en funcin a los objetivos de cada rea y logros obtenidos. Al determinar los programas se tiene en consideracin que el personal sea consciente de las consecuencias actuales y potenciales, relacionados con su trabajo, su comportamiento y los beneficios que tiene el Sistema Integrado de Gestin en el mejoramiento del desempeo del personal. 4.4.3 Comunicacin, Participacin y Consulta. SERVITRANSA S.A., mantiene un procedimiento para sus Comunicaciones Internas, Externas y fomenta la participacin y consulta con el propsito de recibir, documentar y responder a las partes interesadas en materia de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, incluidas las empresas colaboradoras y asociados de negocio que forman parte de sus procesos misionales y otras partes interesadas externas. La Alta Direccin de acuerdo al procedimiento Motivacin, Comunicacin, Participacin y Consulta asegura que se establezcan y mantengan los medios de comunicacin apropiados dentro de la organizacin (hasta y desde los trabajadores) y con las partes interesadas ajenas a la organizacin, considerando la eficacia del Sistema Integrado de Gestin. En cada sucursal se promueve la participacin de todas las reas en el proceso de identificacin de peligros, evaluacin de riesgos e identificacin/evaluacin de aspectos e impactos ambientales. 4.4.4 Documentacin. La Documentacin del Sistema Integrado de Gestin en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente est descrita en este documento denominado Manual del Sistema de Gestin Integrado Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, el cual comprende una descripcin general de la forma que opera el SIG en SERVITRANSA S.A.

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La organizacin ha establecido y se asegura de mantener este manual que incluye: Nombre/razn social de la Organizacin. Descripcin de la Organizacin, Direccin, Servicios e Instalacin. Alcance del Sistema Integrado de Gestin. Diagrama de la interaccin entre los procesos del Sistema Integrado de Gestin. Los procedimientos documentados establecidos para el Sistema Integrado de Gestin. Informacin de la poltica enunciada por la Alta Direccin de la Organizacin, sealando las acciones mediante las cuales se pretende que dicha poltica sea comunicada y entendida dentro de la organizacin. 4.4.5 Control de Documentos y datos. La empresa mantiene el procedimiento Control de Documentos y Registros para controlar la aprobacin, la revisin, la actualizacin y los cambios que puedan tener los documentos en el sistema, adems de asegurar su identificacin, estado de versin y disponibilidad. Los documentos externos que SERVITRANSA S.A., ha determinado necesarios para la planificacin y operacin del SIG, se encuentran identificados en el Listado Maestro de Documentos desde donde se controlan. 4.4.6 Control Operacional. Los procesos del SIG, se controlan mediante procedimientos documentados donde sea apropiado y donde su ausencia pueda conducir a incidentes o impactos ambientales significativos que afecten o puedan afectar su Poltica y Objetivos. En las descripciones de cada proceso (Caracterizaciones) se identifican mediante los procedimientos asociados los controles operacionales que son aplicables a la Organizacin y a sus actividades. 4.4.7 Preparacin y Respuesta ante Emergencia. Se han establecido para cada agencia de SERVITRANSA S.A., a nivel nacional planes de emergencia especficos, que deben ser practicados peridicamente, con el fin actualizarlos, con los trabajadores entrenados para tales situaciones y manteniendo los respectivos registros o reportes ya sea por un simulacro o emergencia real que acontezca. Estos planes, cuando nuestras operaciones se desarrollen en las instalaciones de nuestros clientes, deben estar alineados y contener como mnimo todos los procedimientos de emergencia y programas establecidos por ellos para sus instalaciones. Por cada emergencia o evento real se identifican en los registros todas las oportunidades de mejoras, incluyendo tiempos de respuestas, elementos utilizados para atender el tipo de emergencia, eficacia de las medidas propuestas, tambin se identifican nuevos aspectos ambientales que se pudieran haber generado durante la

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emergencia, entre otros, y dichas acciones de mejoras (resultados), son presentadas, analizadas y monitoreadas en reuniones con los responsables de cada agencia. Las emergencias de carcter natural (terremoto, tsunami, etc.) se tratan segn la realidad de cada sucursal siendo innecesario identificarlas/evaluarlas en los planes ambientales o de seguridad, debido a que se gestionan directamente en los planes de emergencia, segn corresponda. 4.5. Verificacin. 4.5.1 Medicin y Monitoreo del Desempeo. El desempeo del SGI SSO y MA se monitorea peridicamente, verificando el grado de cumplimiento de los Objetivos, programa, aspectos e impactos ambientales significativos y Controles Operacionales, utilizando como herramienta: Inspecciones, Revisiones y Auditoras Internas, indicadores de Gestin, cuantificacin de aspectos ambientales significativos y riesgos no aceptables; entre otros. EL procedimiento Medicin y Evaluacin del Desempeo establece las directrices para hacer el seguimiento y la medicin del desempeo del Sistema Integrado de Gestin en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente. 4.5.3 Investigacin de Incidentes, No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas. Todos los Incidentes y No Conformidades, son reportados e investigados, y las acciones correctivas y preventivas quedaran indicadas en el Informe de Investigacin de Incidentes. Tanto a las No Conformidades (OHSAS - ISO) como a los Incidentes, se les aplican acciones inmediatas para mitigar el dao o posible dao causado. Mediante la utilizacin de herramientas de anlisis estadstico se determinan las causas que determinaron el evento para planificar las acciones correctivas o preventivas que deban realizarse. Para verificar la eficacia de las acciones correctivas/preventivas, se sigue el procedimiento Tratamiento de No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas que asegura un seguimiento de las acciones tomadas y plazos establecidos que eliminen la causa de no conformidades con objeto de prevenir su repeticin. Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas. Las Observaciones, Recomendaciones, Incidentes Ambientales, Multas, Infracciones o sanciones cursadas por Autoridades u Organismos de Control o alguna de las empresas a las que SERVITRANSA S.A. presta servicios, se ingresarn al SIG como una No Conformidad u Oportunidad e mejora segn aplique, para seguir su tratamiento normal.

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4.5.4 Control de Registros. Los registros son los documentos que presentan los resultados obtenidos, actividades desempeadas y documentan la eficacia del sistema integrado de gestin, la prevencin del medio ambiente, la seguridad y salud ocupacional y trabajo de los servicios de la empresa y sus empleados. La organizacin ha establecido el procedimiento Control de Documentos y Registros, para definir los controles necesarios para la identificacin, el almacenamiento segn lo definido por el usuario, el acceso y el tiempo de retencin y disposicin de los registros. Los registros deben permanecer legibles, fcilmente identificables y recuperables. 4.5.5 Auditora Interna. Las auditoras Internas del SIG se realizan peridicamente por auditores internos o externos (Subcontratados) segn lo estipulado en el Procedimiento de Auditoras Internas, asegurando la objetividad e imparcialidad del proceso de auditora. Como resultado de la auditoria, se elabora un informe el cual contiene los hallazgos encontrados durante el proceso y las conclusiones del mismo. Estos hallazgos pueden ser fortalezas, no conformidades u oportunidades de mejora. El Lder del proceso que est siendo auditado debe asegurarse de que se realizan las correcciones y se toman las acciones correctivas necesarias sin demora injustificada para eliminar las causas de no conformidades detectadas. Las actividades de seguimiento deben incluir la verificacin de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificacin En SERVITRANSA S.A. se ha dispuesto de un equipo auditor conformado por personal de todas las reas de la Organizacin con la competencia necesaria para llevar a cabo las auditoras internas. 4.6 Revisin por la Direccin. La dinmica de la mejora continua implica la revisin peridica y frecuente del sistema integrado de gestin, es por esto que la Gerencia General, a travs de reuniones de Revisin por la Direccin, se mantiene informada del desempeo del SIG SSO y MA en forma permanente, para asegurar que este contine siendo eficaz como herramienta para la gestin. El Comit Gerencial asegura la conveniencia, adecuacin y eficacia continua del Sistema Integrado de Gestin comprobando que satisface los requisitos de las Normas ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007; as como, lo establecido en la Poltica y Objetivos. La alta direccin revisa el sistema integrado de gestin de la organizacin, como mnimo una (1) vez al ao o extraordinariamente cuando as se considere, para asegurarse de su utilidad, adecuacin y eficacia continua.

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5. GESTION DEL MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE. El Manual es revisado por el Representante de la Direccin y los Responsables del Proceso de Medicin y Control como son el Coordinador de Calidad y el Jefe SSOMA; la aprobacin est a cargo de la Gerencia General. La versin vigente del manual est disponible en la pgina web y los puntos disponibles como carteleras, y cada vez que se generen cambios este es actualizado quedando disponible a todo el personal. Los cambios generados son registrados en el Registro de Control de Cambios y se actualiza la ltima versin en el Listado Maestro de Control de Documentos, las versiones obsoletas son destruidas.

Revisado por: Representante de la Direccin

Aprobado Por: Gerencia General

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