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Setiembre de 2012 Primera Versin

ORIENTACIONES A LAS UOC PARA LA CONTRATACIN DE OBRAS.

Introduccin
a Direccin Nacional de Contrataciones Pblicas en uso de sus facultades establecidas en el art. 2, inc. j) de la Ley N 3439/07, emite este documento para orientar a los OEE y Municipalidades en la contratacin de obras que realicen en el marco de la Ley N 2.051/03, sus modificaciones y reglamentaciones vigentes y que apuntan a lograr dinamizar la ejecucin de obras. El presente documento es una primera versin que contiene orientaciones a tener presente al momento de elaborar los pliegos de bases y condiciones como tambin durante la ejecucin contractual. No tienen por objeto sustituir las disposiciones generales y particulares del pliego estndar de obras como tampoco de los pliegos especficos utilizados en las diferentes contrataciones, sino introducir explicaciones de ndole didctica para las Unidades Operativas de Contratacin y lograr claridad y eficacia operativa en la utilizacin del pliego estndar.
Obra realizada en la Contralora de la Repblica

En sucesivas versiones se pretenden incorporar otras orientaciones que sirvan para el mejor entendimiento del pliego estndar y sean de utilidad en las gestiones diarias de las UOCs. .

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1) Entrega de la Orden de Inicio de los trabajos.

La orden de inicio de los trabajos es la instruccin escrita con prueba de recepcin entregada por la Contratante a la firma Contratista para comenzar las obras. La recepcin de la Orden de Inicio conlleva el inicio del cmputo del plazo de ejecucin de las obras fijado en el contrato. Para que la Contratante entregue esta Orden, previamente deben cumplirse tres requisitos: a) La liberacin o entrega efectiva de la Zona de Obras. No obstante, en determinadas situaciones puede acontecer que la zona de obras no se encuentra debidamente liberada por motivos ajenos al control de la Contratante y el Contratista en forma temporal. Esta situacin se da, generalmente en la ejecucin de obras viales, a causa de inconvenientes que imposibilitan acceder al lugar donde estn destinados los trabajos. En estos casos, y dependiendo del tipo de obra, la Contratante puede otorgar la orden de inicio para los lugares parcialmente liberados y donde el Contratista no tendr inconvenientes para iniciar los trabajos que estn programados. Esta posibilidad debe indicarse en las Condiciones Especiales del Contrato del pliego especfico.

b) Entregar al Contratista todas las aprobaciones o autorizaciones que son necesarias para comenzar la obra. Se citan por ejemplo los planos que incluyen los sistemas de seguridad contra incendios, permisos municipales, estudio de impacto ambiental, permisos de la ERSSAN, etc. c) El pago ntegro del anticipo al Contratista, con la efectiva contraprestacin de la garanta; el Programa de inversin de Anticipo y factura correspondiente, a cargo del mismo. En las Condiciones Especiales del Contrato deben indicarse con exactitud todas las condiciones de entrega del anticipo.

2) Plazo de ejecucin de los trabajos.

Plazo de ejecucin: es el periodo de tiempo establecido para que las partes realicen los actos previstos en el contrato para el cumplimiento de sus respectivas obligaciones. Este plazo se cuenta normalmente desde la orden de inicio de las obras hasta la terminacin de los trabajos previstos, inclusive el retiro de las instalaciones del sitio de obra. El efectivo cumplimiento de este plazo es lo esencial en contratos de obra cuyo objeto consiste en una obligacin de hacer, por tanto

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es fundamental que la forma y el modo de computarlo est bien definido en el pliego de bases y condiciones y en el contrato suscrito. Resulta igualmente importante que la Convocante logre mantener uniformidad en la determinacin del plazo de ejecucin en obras de caractersticas similares. Plazo de vigencia del contrato: el plazo de vigencia se computa desde el perfeccionamiento del contrato hasta el cumplimiento total de las obligaciones asumidas por las partes.

Es preciso establecer con claridad en el pliego la forma de notificacin de aprobacin del certificado, pues a partir de este acto el Contratista est habilitado para presentar la factura en el lugar que la Contratante indique en el pliego. El pago debe realizarse en el plazo mximo de treinta (30) das computados desde la presentacin de la factura. Se recomienda a las Instituciones que los reclamos de los Contratistas en el atraso de los pagos sean resueltos con la mayor celeridad, de modo a evitar retrasos innecesarios y el pago de intereses. Los reclamos del Contratista por mora de la Contratante deben hacerse por escrito con constancia de recepcin.

3) Pago por Certificaciones Mensuales.

El plazo de pago a los contratistas no debe sobrepasar el plazo mximo establecido en las Condiciones Generales del Contrato del pliego estndar. Es imprescindible que el Contratista presente al Fiscal de Obras el acta de medicin y certificacin mensual dentro de los seis (6) das a la terminacin del mes anterior, con el detalle de todos los montos que correspondan. La Contratante cuenta con el plazo mximo de quince (15) das para su aprobacin o rechazo y adems, la falta de respuesta de la Contratante tendr por aprobado el certificado. Vale aclarar que el rechazo implica el reinicio del plazo mencionado.

4) Garantas.
Las Garantas son instrumentos financieros que representan una caucin a favor de quien se emite y tienen por objeto amparar el cumplimiento de las obligaciones por parte del Proveedor o Contratista de las obligaciones originadas de la presentacin de ofertas y de la suscripcin del contrato. Las Garantas exigidas en la Ley N 2.051/03 De Contrataciones Pblicas son la de mantenimiento de oferta, de anticipo y la de cumplimiento del contrato. Las nicas formas de presentacin o instrumentacin de Garantas admitidas en el Decreto reglamentario N 21.909/03 para los casos

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mencionados son: Garanta Bancaria y Pliza de Seguros, cuya eleccin corresponde al Oferente o Contratista. La Ley autoriza tambin a que el fondo de reparo en la contratacin de obra pueda ser sustituida por una pliza de seguro a satisfaccin de la Contratante. Como medida de apoyo a la produccin y empleo nacional, se admite en las Contrataciones Directas la forma de Declaracin Jurada para garantizar el mantenimiento de la Oferta, no as para el cumplimiento de contratos de obra. Formas de instrumentar las Garantas: Garanta Bancaria: este instrumento debe ser emitido por un Banco autorizado a operar en el pas y se otorga a satisfaccin y a la orden de la Contratante por quien toma la garanta. La misma debe ajustarse al formulario contenido en los pliegos estndar y en ese sentido, ser pagadera a la vista y a primer requerimiento por la suma otorgada. Pliza de Seguro: tambin denominado Seguro de Caucin, es el instrumento expedido por una Compaa de Seguros constituida en el pas bajo control de la Superintendencia de Seguros, en la que el Tomador (Contratista), mediante un contrato celebrado con la Compaa de Seguros, permite que sta se obligue a concurrir al pago de los perjuicios en el evento de siniestro al Asegurado (Convocante/Contratante) que figura como beneficiario, en caso que el Tomador incumpla con su obligacin principal.

Casos en que la Convocante puede establecer la forma de presentacin de la Garanta. Cuando se trata de contrataciones financiadas por Organismos Multilaterales de Crdito (BID, BM), la forma de instrumentacin de las garantas puede ser definida por la Convocante, en correspondencia con las polticas de adquisiciones aplicadas por estos Organismos. Por este motivo, en los pliegos de este tipo de contrataciones pueden exigirse al Oferente o Contratista la presentacin de una determinada forma de Garanta (pliza o garanta bancaria). A continuacin se listan las caractersticas de los tipos de garantas:

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GARANTA DE MANTENIMIENTO DE OFERTA.

Objeto: Oportunidad: Monto: Forma: Vigencia: Devolucin: Garantizar la seriedad de las ofertas. Hasta el plazo mximo para presentacin de ofertas. Por un valor equivalente entre el tres y cinco por ciento del monto total de la oferta, indicado en el pliego. Pliza de Seguro Garanta Bancaria, a eleccin del Oferente. No inferior al plazo de vigencia de la oferta. Luego de suministrar la garanta de cumplimiento de contrato, tanto para los no adjudicados como para el adjudicatario.

GARANTA DE CUMPLIMIENTO DE CONTRATO.

Objeto: Oportunidad: Monto: Forma: Vigencia: Devolucin: Garantizar el cumplimiento de los contratos, en este caso, de la ejecucin correcta de la obra contratada. Hasta diez das calendarios siguientes a la firma del contrato. Por un valor equivalente entre el cinco y diez por ciento del monto total del contrato, indicado en el pliego. Pliza de Seguro Garanta Bancaria, a eleccin del Oferente. Desde la firma del contrato hasta el plazo establecido en el pliego de bases y condiciones y contrato. Salvo disposicin especfica del contrato, hasta treinta das posteriores al cumplimiento total de las obligaciones del contratista.

GARANTA DE ANTICIPO.
Objeto: Oportunidad: Monto: Forma: Vigencia: Devolucin: Garantizar la debida y correcta inversin en la obra de los adelantos que efecta la Contratante. Contra entrega del monto que corresponde al anticipo, indicado en el contrato. Por un valor equivalente al ciento por ciento del monto total anticipado. Pliza de Seguro Garanta Bancaria, a eleccin del Oferente. Desde la fecha de entrega del anticipo hasta la fecha de la amortizacin de la ltima parte del mismo. Una vez constatada la amortizacin total del monto anticipado.
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 Uso de las plizas de seguro a) Es fundamental que en todo contrato de obra se salvaguarde la ejecutabilidad de las plizas de seguro y sobre todo su vigencia. El responsable administrativo en coordinacin con el Fiscal de Obras debe consignar oportunamente todos los eventos que durante la ejecucin puedan constituir, conforme al contrato y la pliza, configuracin del siniestro asegurado y sobre todo comunicar a tiempo a la Aseguradora, es decir, en el plazo indicado en la pliza a fin de evitar inconvenientes al solicitar su ejecucin. b) En tal sentido, debe documentar los eventos (incumplimientos, retrasos, multas, apercibimientos, notificaciones, intimaciones, descargos, justificaciones, etc.). Toda denuncia del siniestro implica que deba remitirse a la Compaa Aseguradora en el plazo establecido en la pliza, copia autenticada de todas las actuaciones administrativas hechas por la Contratante desde que esta haya tomado conocimiento del eventual incumplimiento, las intimaciones al Contratista y contestacin si las hubiere. Modificaciones a las plizas como resultado de las modificaciones al contrato. Toda vez que se realicen modificaciones al contrato, y como consecuencia de esto el plazo de ejecucin y vigencia se extiendan, o se ample el monto originalmente adjudicado, la Entidad deber

solicitar al Contratista que presente los endosos correspondientes para ajustar las plizas a las nuevas condiciones contractuales. Todas las modificaciones estarn sujetas a la aprobacin de la Contratante y debe preverse que con la garanta principal y sus modificaciones, ningn perodo de tiempo quede exento de cobertura. Se debe verificar adems que el endoso de modificacin se refiera expresamente a la pliza original, es decir, que seale el nmero de la pliza que se modifica.

5) Planos
El rgimen general de construcciones municipal dispone que para construir, ampliar, reformar o demoler una obra debe obtenerse previamente el permiso de la Municipalidad, disposicin que rige igualmente para las entidades y organismos de derecho pblico y privado. Las Convocantes deben proporcionar los planos debidamente aprobados junto al pliego de bases y condiciones, a disposicin de los Oferentes en la convocatoria, preferentemente en formato compatible con AutoCAD, que permita conocer en detalle el proyecto. Debe evitarse la preparacin y publicacin de los planos en formato pdf. La falta de claridad y exactitud de los planos obligar al Contratista a requerir constantemente la celebracin de convenios modificatorios que pueden resultar en mayor onerosidad para el Estado.

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La Administracin debe imprimir la debida diligencia en obtener oportunamente la aprobacin de toda documentacin requerida para el inicio de los trabajos.

La recepcin provisoria puede darse en forma parcial o total, segn se disponga en el pliego de bases y condiciones y contrato, pudiendo otorgarse con o sin reservas. Supone un acto por el cual la Contratante verifica los trabajos realizados para acreditar su conformidad con el conjunto de obligaciones asumidas en el Contrato, las condiciones tcnicas particulares y en su caso, con los anexos tcnicos. La recepcin provisoria no significa que las obras se encuentren correctamente concluidas o en buen estado, ya que es facultad de la Contratante otorgarla con reservas, instruyendo los plazos para que el Contratista termine los trabajos conforme al contrato. La toma de posesin de las obras por la Contratante slo podr realizarse una vez otorgada la recepcin provisoria, pues implica la transferencia de la propiedad y el inicio de las obligaciones del Contratista en la completa terminacin de los trabajos pendientes, remediando las reservas, imperfecciones y faltantes que hayan sido constatadas por la Contratante, lo que se conoce como periodo de Garanta que se extiende hasta la recepcin definitiva. La recepcin provisoria implica dos etapas: a) Las operaciones previas: conjunto de operaciones realizadas por el Fiscal de Obras para la inspeccin, verificacin y constatacin de que los trabajos fueron ejecutados por el Contratista de conformidad con las obligaciones contractuales, y que servir para la determinacin de la voluntad de la Contratante en la
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6) Reajuste de Precios.
La Ley N 2.051/03 reconoce el reajuste de precios como un derecho del Contratista. La suscripcin de un contrato como sntesis de la propuesta de un Oferente aceptada por la Convocante constituye la base de la ecuacin econmico-financiera del contrato, que debe ser respetado para asegurar el cumplimiento y ejecucin del mismo. Para ello deben establecerse obligatoriamente en los pliegos y contratos respectivos la clusula de reajuste de precios, cuya frmula polinmica contenga las variables de los componentes principales de la estructura de costos de la oferta e indicar la incidencia de los diferentes insumos, segn el tipo de obra. Los reajustes deben aplicarse mensualmente y pagarse de acuerdo con cada certificacin al que corresponda y en los mismos plazos.

7) Entrega y recepcin de la Obra

Las modalidades de recepcin de las obras son las provisorias y la definitiva.

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aceptacin o no de la recepcin. Estas operaciones se realizan an en ausencia del Contratista debidamente notificado y se deben asentar en un Acta. b) Aprobacin: declaracin de aprobacin o no de la recepcin provisoria, que la Contratante la realiza con o sin reservas. Esta determinacin debe comunicarse mediante notificacin al Contratista en un plazo mximo de (45) das contados desde la fecha del acta de las operaciones previas, ya que la omisin de respuesta en dicho plazo se considera como aceptacin de lo propuesto por el Fiscal de Obras en las operaciones previas. La recepcin definitiva se otorga una vez concluidos todos los trabajos que desde la recepcin provisoria se encontraban pendientes de terminacin por el Contratista. De acuerdo a las condiciones generales del contrato el plazo de otorgamiento no ser superior a doce meses contados desde la recepcin provisoria. En ese sentido, es importante que la Administracin indique expresamente en el pliego de bases y condiciones el plazo de la recepcin definitiva y evaluar la posibilidad de realizarla en un plazo menor al mximo sealado. La recepcin definitiva marca el final de la ejecucin del objeto del contrato e indica que el Contratista cumpli con sus obligaciones en virtud al contrato. No obstante, permanecen vigentes las obligaciones del Contratista respecto a la

responsabilidad sobre las obras ejecutadas, y debe operar en un plazo determinado la devolucin de las garantas (Cumplimiento de contrato y fondo de reparo).

8) Instrucciones generales para la gestin de los contratos.

a) La correcta ejecucin del contrato debe ser una tarea permanente de la Administracin y no necesariamente realizarse de forma aislada. El cumplimiento correcto del contrato permite lograr los objetivos esperados por la Administracin. b) Es imprescindible que cada contrato tenga definidos los responsables de su ejecucin, pues la definicin de los roles y responsabilidades contribuyen a la ejecucin adecuada. c) Todo contrato de obra pblica debe designar a uno o ms responsables de colaborar con el fiscal de obras para gestionar los trmites administrativos que escapan a las potestades de este ltimo. d) Estos responsables deben contribuir a la adecuada gestin del contrato, mediante la tramitacin oportuna de los pagos de las certificaciones y reajustes, en la forma y plazos acordados. Los pagos atrasados de las certificaciones ocasionan un aumento de costos para el Contratista que podra ser finalmente trasladado al Estado.

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e) El Fiscal de Obras debe completar adecuadamente el libro diario siendo su responsabilidad asentar cada uno de los eventos acaecidos durante la ejecucin de los trabajos que servirn de base para otros documentos que pueden ser utilizados en la determinacin, por ejemplo, de prrrogas, reajustes, ampliaciones, apercibimientos, etc. f) La Administracin debe procurar el pago oportuno de las certificaciones presentadas porque d esta forma contribuye a que el Contratista cumpla a tiempo con sus propias obligaciones (pago de salario a sus trabajadores, compra de materiales, etc.). De lo contrario, se ver afectada la relacin EstadoContratista desembocando en ofertas ms onerosas en futuras contrataciones, con la intencin de afrontar los riesgos que ocasiona una Administracin morosa en el cumplimiento de sus obligaciones. g) En la medida que la Contratante cumpla en forma con los compromisos lo coloca en mejor posicin de exigir al Contratista la ejecucin de los trabajos en el tiempo y la calidad acordadas.

ESQUEMA DE PAGO DE CERTIFICADOS DE OBRA

Contratista presenta: Acta de Medicin y Certificado.

6 das finalizado el mes

Rechaza.

CONTRATANTE se expide max. 15 das.

Notifica al Contratista.

Aprueba Certificado.

Aprobacin ficta por omisin.

Contratista presenta Factura.

DIAGRAMA DE RECEPCIN PROVISORIA Y DEFINITIVA.

15 das Acta de Operaciones Previas Informe del Acta a la Contratante Aprueba Recepcin Provisoria.

Aprueba con Reservas Aprueba sin Reservas

En 30 das mximo.

45 das

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