UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS

METODOLOGIAS PARA LA EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y SUS ELEMENTOS EN UNA LA EMPRESA PUBLICA O PRIVADA. Elaborado por: Luis Carlos Beltrn Pardo, Profesor Titular y Emrito Departamento de Gestin Empresarial

Santa Fe de Bogot junio de 2000.

MANUAL - INSTRUCTIVO PARA LA EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y SUS ELEMENTOS, DE LAS OPERACINES Y/O ACTIVIDADES DE LA EMPRESA PUBLICA O PRIVADA, A TRAVES DE PLANILLAS, CUESTIONARIOS Y CALIFICACIONES

Elaborado por: Luis Carlos Beltrn Pardo, Profesor Titular de la Facultad de Ciencias Econmicas de la Universidad Nacional de Colombia. INTRODUCCION

Despus de haberse realizado una amplia investigacin sobre el tema, en este estudio se define una tcnica y detallada explicacin de la metodologa ms adecuada, para la evaluacin del Sistema de Control Interno, de cualquier empresa o Entidad, tanto del sector pblico como privado, en un pas como Colombia, a fin de evaluar su situacin actual y de acuerdo con sus resultados proceder a tomar los reconocimientos, alternativas y producir las recomendaciones que lleven al mejoramiento continuo del Sistema, que se est aplicando en la fecha de la

evaluacin en la empresa, utilizando herramientas como la teora de la calidad total, que indiscutiblemente beneficiarn en general a los funcionarios, su jefes de reas as como de toda la entidad y sus usuarios externos, en el futuro inmediato. Este estudio contempla lo siguientes aspectos bsicos: Los objetivos de la Investigacin. El alcance de sus resultados. La metodologa aplicable en las evaluaciones . Los mtodos principales para realizar una evaluacin. Explicacin de la planilla de evaluacin. Recomendaciones para la aplicacin de tcnicas de evaluacin. Instructivo para elaborar preguntas y ejemplos, utilizados en la evaluacin. Aplicaciones del sistema de evaluacin a nivel general y sus componentes. Ejemplo de Planilla completa con sus respectivas columnas y grficas. Fundamentacin del procedimiento de evaluacin del sistema, que incluye: Objetivos, Bases Legal, Medidas de Seguridad y de Control e Informes. Formato del procedimiento y Flujograma.

I OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN: Como objetivos especficos de este estudio se propone cumplir los siguientes objetivos 1. Realizar evaluaciones, auditoras, monitoreos y en general hacer control, tanto interno como externo, al Sistema de Control Interno en la empresa, incluyendo todas sus actividades, operaciones, tareas y procedimientos que se realizan individual e integralmente en cada una de las reas de la empresa, para determinar si se estn aplicando las normas, en que condiciones o que problemas se pueden plantear, para buscar sus soluciones, en procura de lograr un mejoramiento correctivo y continuo y as lograr la calidad de toda la organizacin. 2. Propiciar la autoevaluacin en toda la empresa, individualmente y en sus unidades y calificar sus resultados.

3. Establecer la responsabilidad y autoridad de cada funcionario, en el caso presentarse de errores, deficiencias en el cumplimiento de las normas o los procedimientos previamente elaborados, para propiciar capacitacin y evitar su repeticin en el futuro. 4. Identificar los problemas de la Administracin, para buscar sus soluciones y que no s contine trabajando equivocadamente y se repitan ocasional o permanentemente en el futuro los mismos problemas. 5. Apoyar a los funcionarios para que realicen ms correcta y tcnicamente sus labores en pro de obtener los mejores resultados y por lo tanto las dependencia sean destacadas, as como en general toda la Empresa. 6. Procurar por todos los medios que los funcionarios compartan y apoyen el cambio para favorecer el desarrollo empresarial. 7. Identificar la falta de controles y plantear las soluciones correspondientes a esta grave ineficiencia de las empresas, que no toman medidas preventivas o de prevencin, lo que trae como consecuencias propiciar la corrupcin, los delitos y los permanentes errores empresariales, que por lo general siempre tienen disculpa o justificacin. 8. Estudiar y analizar los resultados de la Informacin, producto de los procedimientos, normas, objetivos, mediante el estudio de la informacin de estos con sus respectivos indicadores, ndices o razones, etc. 9. Poder definir fortalezas, debilidades, problemas y soluciones a los procedimientos y dems normas de la Empresa y de su Sistema de Control Interno, utilizando planillas, cuestionarios y cuantificndolos mediante calificaciones. 10. Determinar conclusiones y recomendaciones que lleven a mejorar la calidad de los informe y de los resultados de cada una de las unidades apoyados de sus organizados re procedimientos. 11. Servir como un elemento preventivo contra la desorganizacin, inmoralidad y en general la ineficiencia. la corrupcin la

ALCANCE DE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO:

Mediante esta Metodologa se podrn examinar los objetivos, los elementos, las caractersticas del sistema de Control Interno, adems de evaluar los registros, los estados financieros, los informes de cada una de las unidades, adems de sus respectivos procedimientos, las normas, funciones, reglamentos, tcnicas, teoras y dems aspectos organizativos, aplicables en la empresa, tanto a niveles individuales como colectivos de todas las unidades, como en todo su conjunto.

METODOLOGIA APLICABLE A LAS EVALUACIONES: Esta Metodologi se basar tcnicamente mediante la utilizacin de planillas, con sus principios, reglas, normas, procedimientos, sistemas, manuales, cuestionarios y calificaciones, con las cuales se puede evaluar la empresa en su conjunto, sus unidades, sus actividades, en una fecha o perodo determinado, segn diseo que se describe aen el presente documento, para lo cual se utilizar los siguientes herramientas:

EL MUESTREO ESTADISTICO COMO TECNICA DE CONTROL

En el proceso de la evaluacin del sistema de Control Interno, as como en aplicaciones de las distintas auditoras, interventoras y monitorias, etc. el evaluador o el auditor debe revisar altos volmenes de documentos, por esto se hace necesario y es de obligatorio cumplimiento la utilizacin del mtodo selectivo, usando tcnica y cientficamente las estadisticas, segn el caso, para lo cual se deber preparar previamente los programas y pruebas respectivas, mediante el sistema propiciado por la cincia Estadstica, logrando que los resultados de la evaluacin sea confiable y oportuna con unas que conclusiones lgicas y reales, dentro de la determinadas operaciones de control, con criterio analtico y profesional. Para dar certeza sobre la objetividad de una prueba selectiva y sobre su representatividad el evaluador o auditor tiene el recurso del muestreo estadstico, para lo cual debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones: La muestra seleccionada o grupo de elementos o documentos debe ser representativa frente al total del conjunto. El tamao de la muestra vara de manera proporcional e inversa respecto a la calidad del Sistema de Control Interno y sus elementos. El examen de los documentos incluidos debe ser exhaustivo, detallado y profundo para poder hacer que las conclusiones sean adecuadas y confiables. Siempre habr un riesgo latente y ms cuando la muestra no sea representativa y por lo tanto depender del buen criterio profesional del evaluador.

METODO DE CUESTIONARIO O PREGUNTAS PARA EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

Consiste en la evaluacin con base a preguntas, las cuales deben ser contestadas por parte de los responsables de las distintas reas bajo examen. Por medio de las respuestas dadas, el auditor obtendr una evidencia que deber constatar con procedimientos alternativos los cuales ayudarn a determinar si los controles operan tal como fueron diseados. La aplicacin de cuestionarios ayuda a determinar las reas criticas de una manera uniforme. METODO NARRATIVO O DEPROSA PARA EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO: Consiste en la descripcin hecha por los funcionarios, como producto de entrevistas, encuestas, tanto escritas como verbales, detallada los procedimientos ms importantes y las caractersticas del sistema de control interno y sus elementos, para las distintas reas de la entidad, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema. METODO GRAFICO PARA EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO:

Consiste en revelar o describir la estructura orgnica de las reas y de los procedimientos utilizando grficas, smbolos convencionales, flujogramas etc. Con sus explicaciones que den una idea completa y correcta de los procedimientos de la empresa, con las siguientes ventajas: - Identifica la ausencia de controles financieros, operativos y de gestin. - Permite una visin panormica de las operaciones o de la entidad. - Identifica desviaciones de procedimientos y de las normas. - Identifica procedimientos que sobran o que faltan o partes dentro de los mismos y sus normas. - Facilita el entendimiento de las recomendaciones del evaluador y su aplicabilidad sobre asuntos contables o financieros, operativos, normativos y tcnicos. EXPLICACIN DE LAS COLUMNAS EVALUACION Columna A-- Tema o rea a evaluar QUE CONFORMAN LA PLANILLA DE

Nmero de la pregunta Codificacin

Identifica el rea principal que se quiere evaluar, codificando con un dgito, Ejemplo: Organizacin Manuales de Procedimientos .........etc. Es el nmero de orden de la pregunta dentro de cada rea evaluada 1. Y sus respectivas

Columna B--

Principios Bsicos Cuestionarios preguntas

o o

Columna C--

Calificacin Optima, Que para todos los efectos es de cuatro (4.) Calificacin/Promedio, Individual y/o promedio as: Una del Funcionario. Una del Evaluador. Promedio de los Dos. Promedio General de toda la Empresa, base del informe final, resumido.

Columna D--

subdivisiones 1.1, 1.2, 1.3,1.4,.....1.n. Son las preguntas que se hacen y/o realizan para lo cual se recomienda tener en cuento los elementos del sistema de control interno, sus objetivos necesarios, al hacer las preguntas deben ser adecuadas y cumplir las recomendaciones y que forman parte de este documento. Logrando una la evaluacin tcnica y justa lo que hace necesario que la respuesta sea seria y real, adems de ser conocida en su integridad y sus conceptos claros, de tal forma que sea respondida y estudiada, tanto por el funcionario evaluado como por el evaluador, mediante la comprobacin documental y fsica, para posteriormente proceder a darse las calificaciones correctas y sin ningn desvo o injusticia, segn criterios que se sealan ms adelante. Calificacin mximo que se puede obtener por pregunta, es decir cuatro (4) en todos los casos Por aplicarse correctamente las teoras, la norma, el procedimiento, etc. como factores de evaluacin. Calificacin/promedio asignada por el funcionario evaluado y/o el Evaluador, despus de hacer las verificaciones correspondientes, como se indica en este documento, como tcnicas de evaluacin. Utilizando exclusivamente la escala de 4 a 0, las que sern en nmeros enteros, segn los siguientes criterios: Cuatro (4): Cumplimiento total de la norma, teora, procedimientos o reglamentos en forma ptima, es decir que el control es correcto y total, por que la empresa lo esta realizando en forma correcta. Tres (3): Cuando no se cumple la norma o el procedimiento totalmente y se presentan algunas desviaciones, pero sin consecuencias graves en los controles para la empresa. Dos (2): Cuando se presentan desviaciones de las normas o procedimientos en forma ms frecuentes, pero sin incidencias graves en los controles de la empresa y en sus resultados. Uno (1): Cuando se presentan

Columna E--

Columna F--

Columna G--

desviaciones de las normas, Teoras, o procedimientos con consecuencias graves a los controles para la Empresa y sus resultados. 0: No se aplica la norma, la teora o el procedimiento, ya se porque no existe o no se utiliza, creando "caos" por Incumplimiento total con consecuencias muy graves en los controles para la empresa y sus resultados Acumulado del tema o Corresponde a la suma acumulada de la rea columna D y es igual a la calificacin anterior ms la calificacin actual o correspondiente, (anterior ms nota) y que sirve para sumar las reas. Porcentaje (%) Se obtiene de Reducir la calificacin actual a trminos porcentuales, aplicando la frmula F = D/4 x 100, aproximando al entero siguiente. Grfico Es la Representacin grfica de los resultados obtenidos de la evaluacin en trminos porcentuales utilizando un punto o barras en las respectivas intersecciones de la columna F de 0 a 100%.

Al culminar cada tema o rea, se obtiene un subtotal el cual se traslada al Resumen de la Planilla, lo que permitir observar los resultados de la evaluacin en forma integral, generalizada o globalizada.

RECOMENDACIONES BASICAS E IMPORTANTES AL APLICAR LA METODOLOGIA DE ESTA EVALUACION

1. Todas las preguntas requieren ser comprobadas, mediante observacin o verificacin fsica y/o documental y luego se asignar la calificacin, individual en forma real, objetiva, independiente y con criterio profesional. 2. En los casos en que las preguntas se subdividan en dos o ms partes y se requiera calificar, se proceder a dar la nota por cada una y se promediar, recomendando para el futuro ampliar el nmero de preguntas.

3. La metodologa para calificar es la siguiente: El Funcionario Administrativo califica y posterior o inmediatamente el Evaluador hace lo mismo y se promediar, teniendo en cuenta que cuando el resultado no es entero se aproxima al siguiente, esto si el decimal es - ms de cinco (5) sube y si es menos de cinco (5) baja -. Ejemplo: 3.7 = 4 y 3.2 = 3. 4. La tarea de evaluacin se realizar mediante la distribucin previa, acompaando las instrucciones, las planillas a cada uno de los funcionarios evaluados, teniendo en cuenta el rea de especialidad que tienen a su cargo, ya sean directivas, para los cuales es obligatorio, para los asesores, operativos, auxiliares u otros sern seleccionados selectivamente mediante pruebas estadsticas 5. Si la calificacin es menor de 4, se proceder de inmediato y automticamente a elaborar un memorando que identifique el problema con sus respectivas observaciones y recomendaciones, para corregir errores graves y buscar soluciones del citado problema. 6. Preguntas de Conocimiento General CG. Las preguntas de conocimiento general son aplicables y calificables con carcter obligatorio y las deben evaluar todos los funcionarios del Nivel Directivo de la empresa, su carcter ser asignado por el evaluador y se le informar al evaluado para su acuerdo, pero podr originar una recomendacin. 7. Preguntas de Conocimiento Especializado CE. Las preguntas de conocimiento especializado o especfico se aplicarn solamente a las reas o dependencias correspondientes y podrn originar No Asignar calificacin, por que No Aplica una respuesta especifica a dicha pregunta, en razn de que no se tiene conocimiento por ser un tema no relacionado con su rea y por lo tanto No se debe calificar, no afecta los acumulados ni los promedios, en la primera evaluacin. Seguramente origina una recomendacin que ser posteriormente evaluada en el siguiente ciclo correspondiente. 8. NA/NR: NO APLICA/NO RESPONDE: Adicional a lo explicado anteriormente, Significa que en el momento de la evaluacin, la norma, el procedimiento, el elemento o el aspecto evaluado no s esta aplicando, por absoluto desconocimiento, originando una recomendacin, para que en el futuro se "aplique". Por lo tanto no hay nota y por ende no modifican los promedios, ni afectan la evaluacin total. 9. Como las preguntas han sido preparadas y estudiadas previamente por la unidad evaluadora, Interna o Externa y s existiera cualquier duda, inquietud o desconocimiento por parte del funcionario evaluado estas debern ser aclaradas por el evaluador asignado, por lo tanto se ruega no calificar segn el caso si no existe claridad total del objetivo de la misma. Lo anterior, presupone tambin total conocimiento por parte del funcionario evaluador correspondiente, quien llevar una estadstica del grado de dificulta de cada una de las preguntas y as podr recomendar su eliminacin, sustitucin, ampliacin o cualquier otro cambio.

10. Se harn planillas individuales por funcionario para llegar a una Planilla Integral o de toda la empresa. 11. Una vez terminada la evaluacin, las calificaciones y porcentajes, se procedern a interpretar los resultados, que sern la base para el Informe correspondiente, incluyendo las recomendaciones con los siguientes criterios:

12. Interpretacin Resumida de la Evaluacin De acuerdo con los porcentajes parciales y totales y sus promedios ponderados obtenido en la Planilla como resultado de la evaluacin de los temas o reas, se clasifica dentro de los siguientes rangos: Menor que 52% Entre 52% y 63% Entre 64% y 74% Entre 75% y 84% Entre 85% y 93% Mayor de 93% Ausencia de controles y psima gestin. Niveles de control y gestin deficientes. Niveles de control y gestin regulares. Existen niveles de control razonables y buena gestin. Niveles destacables de control y muy buena gestin. Desempeo excelente y calidad asegurada.

Nota: Estos rangos se establecieron, teniendo en cuenta tendencias de carcter estadstico, que le hace ser serio, fuerte y exigente su opinin o concepto, sin embargo podr ser modificada. 1. Se elaborar el Informe Resumen de la evaluacin. Desarrollado el ejercicio tanto individual, como colectivo, se llegar a la Planilla Final y el informe correspondiente, en forma resumida y ejecutiva, con su listado de problemas, soluciones, recomendaciones y conclusiones.

14. TECNICAS ADICIONALES DE EVALUACION APLICABLES A LAS TAREAS DE CONTROL Como tcnicas de evaluacin, necesarias a utilizar en esta evaluacin, se definen como las acciones que sean necesarias para comprobar Los hechos que se originen de las preguntas, cuestionarios o interrogantes, que se hacen correctamente y que pueden ser oculares, verbales, por escrito, por revisin del contenido de los documentos y por examen fsico.

Siguiendo esta clasificacin las tcnicas de evaluacin se agrupan especficamente de la siguiente manera. Tcnicas de verificacin ocular: Comparacin: La comparacin establece la relacin que hay entre dos o ms conceptos. Normalmente se comparan los gastos efectuados por rubros, de un ao a otro, para determinar si han aumentado o disminuido significativamente y merecen una mayor revisin. Una gran parte de la evaluacin se fundamenta en la comparacin de resultados o realidades con criterios aceptables facilitando, de esta forma, la evaluacin y la formulacin de conclusiones y recomendaciones. Observacin: Es considerada La ms usual de las tcnicas de evaluacin y su aplicacin es de utilidad en todas las fases del examen. Por medio de ella, el evaluador se cerciora de ciertos hechos y circunstancias, principalmente los relacionados con la forma de ejecucin de las operaciones, dndose cuenta personalmente, de manera abierta o discreta, cmo el personal realiza ciertas operaciones. Revisin Selectiva: Es el examen ocular rpido para separar mentalmente asuntos que no son tpicos o normales. Constituye una tcnica frecuentemente aplicada a reas que por su volumen u otras circunstancias no estn comprendidas en la revisin o constatacin ms detenida o profunda. Cualquier dato, inclusive datos no financieros, tales como documentos, contratos, actas de sesiones oficiales, etc., puede ser sujeto a la seleccin subjetiva. Rastreo: Es seguir una operacin de un punto a otro dentro de su procesamiento. El ejemplo tpico de esta tcnica es seguir el registro diario hasta su pase a la cuenta mayor general con el fin de comprobar su correccin o viceversa.

Tcnicas de verificacin verbal Indagacin: Consiste en averiguar o inquirir sobre un hecho. El empleo cuidadoso de esta tcnica puede determinar la obtencin de informacin valiosa que sirve ms como apoyo que como evidencia directa en el juicio definitivo del evaluador. Cualquier pregunta dirigida hacia el personal de la empresa o hacia terceros que puedan tener conocimiento sobre sus operaciones, constituye una aplicacin de esta tcnica.

Tcnicas de verificacin escrita Anlisis: Con ms frecuencia el Evaluador aplica la tcnica de anlisis a varias de las cuentas o los datos de la entidad sujeta a su examen. Los fines del anlisis de una cuenta son, determinar la composicin o contenido del saldo, verificar las transacciones de la cuenta durante el ao y clasificarlas de manera adecuada y ordenada. Al revisar y evaluar el sistema de control interno es necesario dividir un proceso en sus elementos componentes o pasos especficos para poder identificar los puntos de control. Frecuentemente este tipo de anlisis se efecta mediante diagramas de flujo de dicho proceso que facilitan su anlisis.

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Conciliacin: Es poner de acuerdo o hacer que concuerden dos conjuntos de datos relacionados, separados o independientes. Siempre que existan dos fuentes independientes de datos originados de la misma base, la tcnica de la conciliacin puede ser aplicable. Confirmacin: Consiste en obtener constatacin de una fuente independiente a la entidad bajo examen y sus registros. La confirmacin normalmente consiste en cerciorares de la autenticidad de activos, pasivos, operaciones, normas, procedimientos, reglamentos, teoras etc., mediante la confirmacin escrita de una persona o institucin independiente de la entidad examinada y que se encuentre en condiciones de conocer la naturaleza y requisitos de la operacin consultada; por lo tanto, puede informar de una manera vlida sobre ella.

La confirmacin puede ser positiva o negativa y directa o indirecta. Confirmacin positiva: Cuando en la solicitud se pide al confirmante que conteste al Evaluador si est o no conforme con los datos que ste desea confirmar. Puede ser: Directa: Cuando en la solicitud de confirmacin se suministran los datos pertinentes a fin de que sean verificados. Indirecta: Cuando no se suministra dato alguno al confirmante y se solicita proporcionar al Evaluador los datos de sus propias fuentes. Confirmacin negativa: Cuando en la solicitud se pide al confirmante contestar al evaluador nicamente en el caso de no estar de acuerdo con ciertos datos que se envan. Tcnicas de verificacin documental Comprobacin: Se basa en el examen para verificar la evidencia que apoya a una transaccin u operacin, demostrando autoridad, legalidad, propiedad, certidumbre, etc., En materia contable, los documentos de respaldo (facturas de compra, contratos, rdenes de compra, informes de recepcin, etc.) sirven para el registro original de una operacin, constituyendo por lo tanto prueba de la misma cuando son autnticos. Computacin: Est tcnica se refiere a calcular, contar o totalizar datos numricos con el objeto de asegurar que las operaciones matemticas previamente efectuadas sean correctas. Esta tcnica prueba solamente la exactitud aritmtica de un clculo, por lo tanto se requerir de otras pruebas para determinar la validez de las cifras incluidas en una determinada operacin.

Tcnicas de verificacin fsica Inspeccin: Es el examen fsico y ocular de activos, obras, documentos, valores son el objeto de demostrar su existencia y autenticidad. La aplicacin de esta tcnica es sumamente til en lo relacionado con la computacin de dinero en efectivo, documentos que evidencian valores, activo fijo y similares. RECOMENDACIONES PARA ELABORAR PREGUNTAS PARA EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, PROCEDIMIENTOS, NORMAS Y OTROS

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PREGUNTAS ADECUDAS

HAY QUE HACER SIN TEMOR

LAS PREGUNTAS SON: IDEAS PROBLEMAS INQUIETUDES

- SON ORIGINADAS EN LA CREATIVIDAD DE LA PERSONA

DEBEN SER ACTIVAS

INTERROGANT DEBEN CON E

ESTIMULAR EL PROCESO MENTAL

PRODUCEN RESULTADOS POSITIVOS

ESTIMULOS AL PENSAMIENTO REFLEXIVO Y CREADOR

DEBEN DESARROLLAR EL ENTENDIMIENTO PARA: NUEVOS CONCEPTOS APLICAN INFORMES ACTIVIDADES APRECIATIVAS EVALUACION DE RESULTADOS MODIFICAN CREENCIAS ATENCION HACIA CAUSA -EFECTO ESTUDIAR COSTO/BENEFICIO.

SE UTILIZARA PARA DESCUBRIR LO FUNDAMENTAL DE UN INFORME - EL INTERES POR ALGO - QUE PROBLEMAS SE TIENEN INDIVIDUALES O DE GRUPO - CREAR INTERES POR EL CONTROL - DESPERTAR VOLUNTAD DE APOYO - DESARROLLAR LA DETERMINACION, ETC.

COMPRUEBA OBJETIVOS METAS O REALIZACIONES ES DECIR APLICA EL CONTROL.

CMO HACE QUE UNA PREGUNTA SEA OPTIMA PARA LAS TAREAS DE EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO? QUE SEA BREVE: QUE SEA CLARA: QUE SEA PRECISA: QUE SEA ORIGINAL: Palabras precisas para evaluar el objetivo Preguntar solo una cosa transparente y definida Preguntas sencillas y precisas Preguntas relacionadas con el tema que se est evaluando y que originen inters

Relacionar DE TODA FORMA AL HACERLAS HAY QUE PENSAR MUY BIEN PARA NO CAER EN ERRORES Y APOYADO Comparar POR INCENTIVOS PARA: Organizar Evaluar Sacar conclusiones Sacar aplicaciones

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TIPOS DE PREGUNTAS QUE SE PUEDEN HACER EN LAS EVALUACIONES Y EJEMPLOS: PARA VARIOS USOS: ADOPTAR: Qu pasa si se modifica el procedimiento? Hay otros iguales a este procedimiento? Qu ideas sugieren? Qu puede mejorar? Qu pasa si se modifica? Qu otros cambios se pueden hacer? Qu se puede agregar? Qu se puede exceder? Qu se puede reducir? Qu se puede quitar? Qu otra cosa habra? Qu otro proceso habra? Qu otro plan habra? Qu otro enfoque habra? Cul sera otro esquema? Cul sera otra secuencia? Sera mejor antes Sera mejor ms tarde? INVERTIR: Qu pasara si fuera al revs? Qu pasara si lo volteramos? Qu pasara si se devolviera el proceso? Es posible unir estos dos procedimientos? Es posible hacer una mezcla? Se pueden cambiar las unidades?

MODIFICAR: AUMENTAR: REDUCIR: SUBSISTIR:

REORDENAR: Sera mejor despus?

COMBINAR:

EJEMPLO DE OTRAS CLASES DE PREGUNTAS: MEMORIA: Dnde est reglamentado el Sistema de Control Interno? ORGANIZACIN: Cmo se hace un documento? CREADORAS: De que modo podemos mejorar el control? RAZONAMIENTO FORTUITO: Por que no se puede eliminar ese trmite? DE EVALUACION: Es cierto su concepto? DE INFERENCIA: Le gustara participar en el mejoramiento de

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DE INFORMACION: DE COMPARACION: DE ANALISIS: DE INTERPRETACION:

procedimientos? Qu hace que los informes sean aplicables? Qu es ms importante, el Control externo o la Auditora interna. Qu hace complicados los controles? Qu quiere decir manual?

Adems se utilizarn las preguntas de carcter general, que apoya la gestin empresarial tales como : Qu? - Cmo?- Cundo? Donde? - Por Qu? - Se justifica? etc. Las frmulas clave para el diseo de las preguntas como mtodo de evaluacin son: Basados en los procedimientos, al preguntar si cada paso se cumple y por qu?- s o no, adems de justificar su lgica y aplicabilidad. Estudiar los puntos de control o las medidas preventivas y determinar en igual forma s se cumple o no y por qu? Como resultado de una pregunta podrn resultar ms preguntas que se adicionarn a los cuestionarios. Utilizando ejercicios de "Lluvias de ideas", que las puedan originar y o mejorarlas. Consultar libros, textos, bibliografa y dems experiencias relacionados con el tema . Mantener actualizado un banco de preguntas y/o cuestionarios de evaluacin.

MEMORANDO DE RECOMENDACIN PARA MEJORAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO COMO RESULTADO DE LA EVALUACION REALIZADA POR LA EMPRESA PARA: AREA: DE: FECHA:

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REF. Recomendaciones que se estn sealando en su rea, despus de efectuada la evaluacin correspondiente y de hacer las comprobaciones y acuerdos del caso: 1, ......... FIRMADO : GERENTE

CONOCIMIENTOS BASICOS Y TECNICOS PARA EL EVALUADO Y EL EVALUADOR DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y SUS ELEMENTOS.

Antes de estudiar e identificar la planilla de evaluacin del sistema de Control Interno y sus elementos, se sealan los aspectos bsicos y tcnicos que se requieren para disear, implementar, aplicar y evaluar un adecuado Sistema de Control Interno en cualquier organizacin, ya sea pblica, privada o mixta, artculo que se recomienda leer y entender para su respectiva aplicacin en la planilla que de utiliza como ejemplo de evaluacin. APLICACINES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO A NIVEL GENERAL DE LAS EMPRESAS EN COLOMBIA La administracin del Estado y sus Entidades han realizado permanentes diagnsticos que llegan a identificar sus principales problemas y as proyectar las soluciones, tanto desde el punto de vista terico como prctico, pero se cuenta en la actualidad con un elemento bsico de gran importancia de carcter constitucional, que se le asign el nombre de Sistema de Control Interno y de Gestin. El cual es una gran herramienta de orden organizativo y de control preventivo, que fue ordenado obligatoriamente por la Constitucin Poltica de Colombia, en sus artculos 209 y 269 y desarrollado por la Ley 87 de 1993, para modernizar todas las instituciones del estado y obtener los mejores resultados de su gestin, haciendo que sus actividades las ejecuten en el menor tiempo posible, con la mayor moralidad, calidad, economa, transparencia y al menor costo y as lograr el desarrollo, crecimiento y perfeccionamiento del pas en general. Indiscutiblemente, que adecuada, tcnica y constantemente aplicado este sistema, se ayudar y asesorar a los funcionarios en general, para que se cumpla estrictamente la gestin administrativa y para que los resultados del gobierno sean los ptimos. Estas labores se inician utilizando en primer lugar la Planeacin a todos los niveles en sus diferentes etapas, proyectando y definiendo la Misin, Visin, Objetivos, Estrategias, Polticas, Programas, Presupuestos, Procedimientos, Metas y recopilados en un Plan de Desarrollo con su dimensin a corto, mediano o largo plazo.

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A continuacin se estudiar una adecuada y tcnica estructura organizacional, con un organigrama en el que se enmarcar las funciones y responsabilidades, para continuar el proceso administrativo, con una direccin o ejecucin que cumplan su gestin conforme lo proyectado, para posteriormente efectuar el control o evaluacin y as tomar medidas de cambio oportunamente y en forma preventiva, es decir, tomar correctivos y mejorar continuamente. Este tipo de control es muy diferente al control correctivo o mediante esquemas del orden policivo, detectivo y sancionatorio o investigativo que se ha venido utilizando en nuestro medio en muchas entidades del estado. Por lo tanto es necesario que en el Estado y sus Entidades, sus representantes o sus autoridades, diseen tcnicamente, lo implementen, que se le haga mantenimiento y se le realice una evaluacin permanente al Sistema de Control Interno y sus elementos, en forma coordinada entre s para garantizar el adecuado desempeo y el cumplimiento de la razn de ser del estado colombiano en sus ramas del poder pblico y dems organismos. En esta forma es que se garantizar la correcta utilizacin de los recursos financieros y humanos de las entidades, involucrando a todo el personal de direccin, administrativo, operativo y de servicios, inclusive con la participacin de los propios ciudadanos y comprometidos todos, es que se obtendrn unos resultados que espera el pas con buenos servicios y solucionndole los problemas del pueblo colombiano. Esto se lograr mostrando resultados reales, confiable, verificare y soportados con una valida y registrada informacin, que demuestre que los servicios y beneficios se lograron por que se fue eficiente, eficaz, econmico y efectivo en el campo de la administracin pblica. No hay que confundir el Sistema de Control Interno con una dependencia o con una oficina o con un manual, por que como todo sistema involucra a varios elementos que se requieren y trabajan en equipo para lograr objetivos en forma integral. Por tal razn para el cumplimiento constitucional y legal del sistema de Control Interno y como una recomendacin a la solucin de los problemas diagnosticados y hasta conocidos por todos, se hace necesario que se cumplan integral y totalmente las siguientes actividades o labores en cabeza de la primera autoridad de la entidad, y que forman parte de los elementos del sistema: 1. Redisear una estructura organizacional, con un organigrama flexible y simple, que aplique tcnicas de administracin modernas, con definicin clara de funciones, responsabilidades, autoridad, comunicaciones objetivos y compromisos individuales y de grupos a todos los niveles de la Entidad. 2. Elaborar, renovar, mejorar y actualizarlos, los Manuales de actividades de la entidad. evaluar permanentemente, para mejorarlos y Procedimientos de todas las dependencias y

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3. Elaborar, actualizar y evaluar permanentemente, para mejorarlos y actualizarlos, los Manuales de Funciones de todos y cada uno de las personas que laboran en las entidades a todos los niveles y sus respectivas dependencias. 4. Disear y organizar un Sistema Integral de Informacin Electrnica en la entidad con disponibilidad y acceso de cualquier persona interesada en los datos a niveles interno y externo. 5. Administrar tcnica y adecuadamente el Talento Humano del Estado y sus Entidades, mediante polticas previas de Seleccin, Orientacin Induccin, Capacitacin, actualizacin, Promocin, Remuneracin salarial apropiada y ajustada as como sus Prestaciones sociales, reconocimiento de Mritos y de Apoyo o Motivacin, Condiciones y suministro de elementos de trabajo esenciales, suficientes y adecuados, con unos reglamentos justos y conciliados, adems de una obligatoria disciplina y con el sealamiento de sanciones por su incumplimiento a sus obligaciones y responsabilidades. 6. Organizar tcnicamente un Sistema de Control de Gestin, para evaluar la calidad, eficiencia, eficacia, la economa y efectividad del Estado y sus Entidades, mediante el manejo de indicadores e ndices tcnicos de todas las actividades, tanto proyectadas como reales con sus correspondientes anlisis y correctivos. 7. Aplicar en el Estado y sus Entidades, con toda su exigencia e integridad la Ley 87 de 1993, y dems normas complementarias, en desarrollo de la Constitucin Poltica y las directrices generales de la Presidencia de la Repblica de orden tcnico, preventivo y poltico. 8. Utilizar y aplicar en el Estado y sus Entidades, en todas las actividades y unidades, en forma integral la Planeacin, como fue sealado anteriormente. 9. Reestructurar las Oficinas de Control Interno en el Estado y sus Entidades, para que cumplan las labores de evaluacin, apoyo y consultora al Sistema de Control Interno, que le sealo la ley, se brinde la asesora necesaria a la direccin en general y en esta forma se apoye prevenidamente a los todos los funcionarios. 10. Organizar, reglamentar y aplicar correctamente en el Estado y sus Entidades el Comit Coordinador y Evaluador del Sistema de Control Interno, del ms alto nivel jerrquico, el cual es de carcter legal y obligatorio. 11. Disear y establecer medidas de proteccin y seguridad de orden preventivo en el Estado y sus Entidades, para cada uno de los procedimientos y actividades, contra riesgos, por perdidas, errores y posibilidades de fraude, evitando en esta forma la corrupcin y la inmoralidad en el estado colombiano. 12. Organizar en el Estado y sus Entidades, Tcnicamente un Sistema Contable y Financiero apoyados por la Contadura General de la Nacin, Utilizando la Sistematizacin y que incluya un manejo segregado de Costos y gastos por centros de Servicios o por conceptos, respaldados con su anlisis financiero vertical, horizontal,

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comparativo, histrico, actualizando los valores, etc., apoyado con informacin de tipo econmica y estadstica. 13. Elaborar Planes de Trabajo o Programas de Auto Evaluacin o de Auditora en toda el Estado y sus Entidades para realizar las valoraciones, anlisis y determinar los correctivos, respaldados con crongramas, pruebas, papeles de trabajo etc., con suficiente publicidad previa, por intermedio de las oficinas de Control Interno y Gestin. 14. Disear y propiciar en el Estado y sus Entidades mtodos o mecanismos de participacin ciudadana para que apliquen el control de gestin y evalen a sus autoridades y sus resultados. 15. Fomentar, apoyar y patrocinar permanentemente, en el Estado y sus Entidades una nueva cultura hacia el Control y la Modernizacin, tanto a niveles interno como externo, propiciando la auto-evalucin o el auto-control para lograr el mejoramiento continuo y lograr la calidad total, mediante una habitual capacitacin.

Estos temas no son desconocidos para las autoridades del Estado y sus Entidades, los especialistas y estudiosos de la materia los han venido difundiendo a travs de la ciencia administrativa, para que todo responsable de un organismo tanto pblico, como privado, logre el desarrollo, triunfo y xito de su institucin. S adicionalmente se cumplen a cabalidad los principios Constitucionales de: igualdad, moralidad, eficiencia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad, como parte de este mismo Sistema de Control Interno, se podr asegurar y ratificar que estos elementos seran contundentes armas para acabar con el desorden e incluso con la corrupcin y la inmoralidad, ya que entre los objetivos del sistema esta salvaguardar o proteger los bienes de la entidad, de prdidas, desperdicios, malas utilizaciones y otras actividades que afecten sus recursos y el presupuesto. As mismo se deber promover la eficiencia operacional, fomentado mecanismos de informacin, anlisis y evaluacin, incluyendo el auto-control, para procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones de sus recursos, tanto humanos, como fsicos y financieros, se realicen en pro de lograr la prosperidad, el perfeccionamiento y el crecimiento del Estado y sus Entidades. Es por estas razones tcnicas, que este sistema es de primer orden en el Estado y sus Entidades, al interior de sus unidades y de todos sus funcionarios, como un bsico instrumento de direccin, que garantizar la permaneca y el futuro de la misma y sus entidades asociadas, por lo tanto es una necesidad urgente y un compromiso de todos y para todos. Como reconocimiento a la gran importancia que tiene el sistema de control Interno y como un elemento de carcter administrativo, organizativo y de control, las instancias correspondientes, tanto del orden legislativo como ejecutivo, en cabeza del Congreso y del Gobierno Nacional, ampli la normatividad, destacando entre otras la Ley 489 de

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1988 y el decreto ley 2145 de 1999, que cre y reglament el Sistema Nacional de Control Interno en Colombia, con su respectiva estructura organiztiva para propiciar su permanente aplicabilidad en pro del pas y como uno, entre otros, herramientas anticorupcin que con tanta urgencia requiere nuestras instituciones. Ya que por su naturaleza este sistema es de carcter preventivo y no correctivo como generalmente sucede en el pas, que se espera que suceda el hecho o el delito para despus tomar el correctivo, y esta cultura tiene que cambiar en nuestras empresas o hay que cambiar a los dirigentes o administradores.

A continuacin se acompaa la respectiva planilla de evaluacin, para su aplicabilidad rogamos conocer integralmente este documento y aplicarlo con todas sus tcnicas y recomendaciones para lograr su mejoramiento continuo.

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FORMATO No. 1: FUNDAMENTACION BASICA DEL PROCEDIMIENTO

FUNDAMENTACION DEL PROCEDIMIENTO 1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA EMPRESA FECHA DE ELABORACION: Da Mes Ao

Elaborado por : Luis Carlos Beltrn Pardo 2. OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO DE EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA EMPRESA: Realizar evaluaciones, auditoras o controles al Sistema de Control Interno y sus elementos en la Empresa, basados en estos modelos e instrucciones. Propiciar la autoevaluacin en toda la empresa, en sus funcionarios, unidades y de acuerdo con sus resultados. Establecer la responsabilidad de cada funcionario, en el caso de errores, en el cumplimiento de las normas o los procedimientos previamente elaborados y propiciar su capacitacin, para evitar se repitan en el futuro. Identificar los problemas de la Administracin para buscar sus soluciones y su reingenera de los distintos elementos del sistema de control interno en la empresa. Apoyar a los funcionarios para que realicen ms tcnicamente sus labores en pro de los mejores resultados de estos y por lo tanto de toda la empresa. Procurar por todos los medios que los funcionarios compartan y apoyen el cambio para favorecer el desarrollo empresarial. Identificar la falta de controles y plantear las soluciones correspondientes. Estudiar y analizar los resultados de la Informacin producto de los procedimientos, normas, objetivos, tcnicas, principios, polticas etc. Poder definir fortalezas, debilidades, problemas y soluciones de los procedimientos y dems normas de la Empresa y de su Sistema de Control Interno. 3. BASE LEGAL del procedimiento de evaluacion del sistema de control interno de la empresa: Ley 87 de 1993 Pargrafo artculo 1 el cual define el Control Interno. --------Articulo 2 el cual define los objetivos del Sistema de Control Interno, y hace referencia a la evaluacin en los literales d y g, --------Articulo 3 define las caractersticas del control interno. En el literal d hace referencia al rgano que debe llevar a cabo la evaluacin del Sistema de Control Interno. --------Articulo 4 Habla sobre los elementos del Sistema de Control Interno y en su literal g menciona la aplicacin de las evaluaciones resultantes del control; en el literal j menciona la organizacin de mtodos confiables para la evaluacin de la gestin. --------Articulo 8 Evaluacin y control de la gestin en las organizaciones. --------Pargrafo del articulo 9. Hace referencia a la utilizacin de las Normas de Auditoria de General Aceptacin, de indicadores de desempeo, informes de gestin

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4.

5.

para llevar a cabo la verificacin y evolucin del Control Interno. --------Articulo 12 Define las funciones de los auditores externos. Ley 489 de 1998 Capitulo Sexto mediante el cual se crea el Sistema Nacional de Control Interno. Decreto 2145 de 1999 por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las entidades y organismos de la Administracin Pblica de orden nacional y territorial. Decreto 1826 de 1994 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 y se crea la Oficina de Coordinacin de Control Interno, los Comits y Subcomits de Coordinacin del Sistema de Control Interno. MEDIDAS Y POLTICAS DE SEGURIDAD Y DE AUTOCONTROL: Tener definidos los elementos que integran los elementos del sistema de control interno,conforme a las explicaciones del presente instructivo. Conocer la organizacin y la estructura de la empresa y su mapas de Procedimientos. Definir el limite del procedimiento, normas, informes, controles, riesgos, Nombre del cargos, segn planta de personal, regimen salarial y prestacional. Conocer el plan de desarrollo de la empresa, Determinando todos sus elementos, tales como Misin, visin, estrategias, objetivos presupuestos, procedimientos, polticas, crongramas, metas etc. y su respectivas ejecuciones, con evaluaciones. Revisar o comparar los resultados, utilizando los indicadores de los mismos datos, mediante el anlisis de las variaciones entre los datos reales o ejecutados y los proyectados, determinando sus causas y efectos, para tomar los correctivos, retroalimentar , cambiar y mejorar los procesos, sustentando la toma de decisiones, para posteriormente monitoriar su aplicacin. Revisin y discutir cualquier sugerencia, observacin para determinar las recomendaciones que sern de obligatorio cumplimiento. Elaborar los informes preliminare y discutirlos a las instancias correspondientes, para su definicin como finales y ser base d los informes de labores. INFORMES: Aplicar informes Estadsticos que se puedan originar en las distintas reas evaluadas, que contenga datos sobre costos, valores, cantidades, calidad, etc, ejemplo nmero de empleados, el valor de la nmina, el nmero de secciones existentes dentro de la empresa y su justificacin. Informe de Preliminares y Finales de recomendaciones, actualizaciones de los manuales de procedimiento, funciones, de evaluacin y cumplimiento del plan de auditora. Datos sobre procedimientos evaluados y actualizados en la empresa. Resultado de los indicadores aplicados en la organizacin. Informe de Preliminares y Finales sobre los Estados Financieros, presupuestos analizados de la empresa, con sus conclusiones y recomendaciones.

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FORMATO No. 2: FORMATO NICO PARA EL LEVANTAMIENTO DE LOS PROCEDIMIENTOS EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA UNA EMPRESA FECHA DEL LEVANTAMIENTO: PAGINA No. 1/4 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Evaluacin del Sistema de Control Interno para una empresa. PAS EMPLEADO DESCRIPCIN FORMATO TIEMPO O RESPONSABLE MINUTOS No. 1. Director General Prepara la planeacin de la 16 horas de la evaluacin Evaluacin del Sistema de del sistema de Control Interno. control interno. 2. Director General Hace una reunin con el 8 horas. de la evaluacin equipo de trabajo para fijar del sistema de objetivos y definir los control interno. funcionarios que van a ser evaluados. 3. Director General Realiza capacitacin para Documento 8 horas de la evaluacin preparar al equipo de explicativo. del sistema de evaluadores o auditores. control interno. 4. Coordinador Divide al grupo de trabajo por Organigrama. 8 horas General de la reas para la realizacin de la evaluacin del evaluacin del Sistema de sistema de Control Interno. control interno. 5. Coordinador Se hace la recoleccin de la Organigrama 8 horas. General de la informacin bsica de la Manuales de evaluacin del empresa, teniendo en cuenta funciones sistema de los siguientes aspectos: Manuales de 5.1.a control interno. Estudio de la naturaleza de la procedimientos. empresa. Estatutos. 5.1.b Medio ambiente interno y externo. 5.2. Organigrama 5.3. Manuales de Procedimientos. 5.4. Niveles Administrativos 5.5. Manuales de funciones 5.6. Sistemas de Informacin

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6.1 6.2.

Jefes de rea para la Evaluacin del Sistema de Control Interno.

Se elabora el Programa de Trabajo por reas. Se disea el cronograma de trabajo teniendo en cuenta: a) Anlisis DOFA. b) Encuestas. c) Entrevistas. d) Sesiones de Lluvia de Ideas. e) Cuestionarios. f) Matriz causa-efecto.

Plan de trabajo de trabajo definitivo por reas. Formato de encuesta. Cuestionarios.

24 horas.

6.3. Se clasifican los riesgos por reas para su evaluacin, controles a evaluar, procesos ms importantes. Jefes de rea Hace una priorizacin de las Matriz DOFA para la reas teniendo en cuenta los Encuestas. Evaluacin del criterios anteriores. Organigrama. Sistema de Entrevistas. Control Interno. Cuestionarios. Planillas de evaluacin del control interno. Estatutos. Jefes de rea Realiza el trabajo de campo, Planillas de para la bajo el siguiente esquema: evaluacin del Evaluacin del Entrega de las planillas a los control interno. Sistema de funcionarios y fija un plazo Control Interno. para su entrega. Recibo de las planillas. Estudio y anlisis de las planillas realizando un diagnstico. Jefes de rea Hace una evaluacin para la individual y de manera Evaluacin del personal con el funcionario Sistema de respectivo, aplicando tcnicas Control Interno. y calificando segn los criterios definidos.

7.

4 horas

8. 8.1. 8.2. 8.3. 9.

120 horas

3 horas.

23

10.

Jefes de rea para la Evaluacin del Sistema de Control Interno.

11.

Terminada la evaluacin, las calificaciones y los porcentajes, se procede a interpretar los resultados, que son la base para el Informe correspondiente, incluyendo recomendaciones con los siguientes criterios: a) Menor que 52%: Ausencia de controles y psima gestin. b) Entre 52% y 63: Niveles de control y gestin deficientes. c) Entre 64% y 74%: Niveles de y gestin regulares. d) Entre 75% y 84%: Existen niveles de control razonables y buena gestin. e) Entre 85% y 93%: Niveles destacables de control y muy buena gestin. f) Mayor de 93%: Desempeo excelente y calidad asegurada. Director General, Se renen y discuten los Coordinador resultados del informe General y Jefes preliminar. de rea para la Evaluacin del Sistema de Control Interno.

Planillas de evaluacin de control interno.

Informe preliminar.

6 horas

24

12.

Jefes de rea para la Evaluacin del Sistema de Control Interno.

12.

Director General, Coordinador General y Jefes de rea para la Evaluacin del Sistema de Control Interno.

14.

Retornan a las oficinas administrativas correspondientes para que se discutan las sugerencias, observaciones e ideas tratando de llegar a un acuerdo, que de no ser posible, se llevaran a la mesa de discusin con el Director General de la Evaluacin del sistema de Control Interno y se toma una conclusin definitiva previa a las consultas con especialistas sobre los temas y se concluye si se deja o no la recomendacin oficial de carcter obligatorio. Se elabora el Informe Resumen de la evaluacin. Desarrollado el ejercicio tanto individual, como colectivo, se llegar a la Planilla Final y el informe final correspondiente, en forma resumida y ejecutiva, con su listado de problemas, soluciones, recomendaciones y conclusiones. Se fija un plazo para ejecutarlas, se deja abierta la posibilidad de hacer el monitoreo correspondiente. Se lleva a cabo un Plan de Monitoreo con el fin de que haga las evaluaciones de todos las sugerencias, observaciones, ideas y recomendaciones, para determinar si se cumplieron, en caso contrario se harn acreedores a llamados de atencin, multas, sanciones, etc. El periodo de aplicacin de monitoreo se definir de acuerdo con la prioridad y riesgos correspondientes. FIN DEL PROCEDIMIENTO

Informe preliminar. Memorandos de observaciones, sugerencias e ideas. Proyecto de recomendacione s. Proyecto de informe final.

40 horas.

Informe Resumen de la evaluacin. Informe final.

40 horas

Plan Monitoreo.

de

Por definir.

TOTAL

120'

25

P.C.=PUNTODECONTROL 2 HORAS

26