SIIGO WINDOWS

Comprobante Diferido

Cartilla I

Tabla de Contenido
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Presentacin . 3 Qu es un diferido? Qu es un comprobante diferido? Qu se debe tener parametrizado antes de manejar comprobantes diferidos? Cul es la ruta para manejar comprobantes diferidos? Qu opciones presenta el sistema y cul es su finalidad? Cules son los datos que el sistema solicita en cada una de las opciones? Recomendaciones para la Ejecucin del Comprobante Diferido

Presentacin
Este documento es una gua que aclara el manejo de los comprobantes diferidos en el software, de acuerdo a unos parmetros establecidos y de acuerdo a las necesidades especificas del usuario.

COMPROBANTES DIFERIDOS
Qu es un diferido?
Un diferido es un gasto pagado pero an no utilizado, cuyo objetivo es no afectar la informacin financiera de la empresa en los periodos en los que aun no se han utilizado esos gastos. Por diferentes circunstancias, la empresa decide comprar o pagar algunos gastos que no utilizar de forma inmediata, sino que los ir utilizando, consumiendo con el transcurso del tiempo, y mientras esto sucede, permanecen en calidad de activos.

Qu es un comprobante diferido?
Un comprobante diferido es una opcin de men, en la cual se puede parametrizar y ejecutar la contabilizacin de un documento con las causaciones o amortizaciones mes a mes del valor o cuotas de los gastos pagados por anticipado y de los cargos diferidos de la compaa.

Qu se debe tener comprobantes diferidos?

parametrizado

antes

de

manejar

Algunos aspectos a tener en cuenta antes de ejecutar comprobantes diferidos son: 1. Tener creadas las cuentas contables con sus marcaciones correspondientes 2. Tener definido un documento Tipo L (Otros) para realizar la contabilizacin del comprobante diferido 3. Tener definido un documento Tipo A (Ajuste por Inflacin), el cual el sistema solicita de manera informativa al ejecutar el proceso contabilizacin pero en este documento no graba ningn tipo de informacin. 4. Antes de ejecutar la contabilizacin del comprobante diferido realizar copia de seguridad 5. Se sugiere que ningn usuario debe estar trabajando en el sistema o tratar de ingresar mientras se ejecuta la contabilizacin del comprobante diferido. 6. Fijar los comprobantes diferidos se puede hacer en cualquier fecha, pero al momento de ejecutarlos o contabilizarlos se debe realizar ingresando al sistema con el ltimo da del mes. 7. Ejecutar el comprobante diferido con clave de administrador

Cul es la ruta para manejar comprobantes diferidos?

La ruta para ingresar a esta opcin de men es: Contabilidad Procesos Generacin de Comprobantes Comprobantes Diferidos.

Qu opciones presenta el sistema y cul es su finalidad?

Al ingresar a la opcin de Comprobantes Diferidos, el sistema muestra las siguientes opciones:

Fija: Permite parametrizar los parmetros a tener en cuenta en la ejecucin de los comprobantes diferidos.

Imprime: Permite generar una impresin de la parametrizacin de los comprobantes Diferidos, tanto los que estn activos como los que no.

Utiliza: Permite ejecutar de forma automtica la amortizacin de los diferidos.

Cules son los datos que el sistema solicita en cada una de las opciones?
A continuacin se va a registrar el ejemplo de un diferido de un seguro adquirido con una compaa aseguradora el 31 de Dic. De 2011.

1. FIJA COMPROBANTES En esta opcin se deben diligenciar los siguientes campos:

Numero Diferido: Corresponde al consecutivo que se asigna al diferido para su control. El programa permite crear hasta 999.999 comprobantes de diferidos diferentes. Descripcin: Corresponde al detalle del movimiento, el cual aparecer en el documento contable en el momento de utilizar el comprobante diferido. Fecha: Se debe digitar la fecha en la que se efectu el registro contable del diferido. Valor Total: Se debe digitar el valor total del diferido que se va a amortizar mes a mes. Monto: Se debe digitar el valor de la cuota que se desea amortizar mensualmente.

Importante: El monto o valor de la cuota mensual es un valor fijo para todos los meses.

Saldo: A travs de esta opcin el programa permitir visualizar el saldo del diferido a medida que mensualmente se efecten las amortizaciones este valor va disminuyendo y el sistema automticamente actualiza el valor. Activo: Se debe marcar esta opcin para indicar que el comprobante diferido est vigente. Cuotas: El programa calcula de forma automtica el nmero de cuotas en las que se har la amortizacin del diferido., para ello realiza la siguiente operacin (Valor Total / Monto = No. De Cuotas).

Importante: Si se quiere cambiar el nmero de cuotas se puede hacer y el programa calcular automticamente el monto que se debe amortizar mensualmente; esto solo se debe hacer antes de realizar la primer amortizacin.

Saldo Ajuste Diferido: Este campo solo lo muestra pero no se habilita, este valor se utilizaba para tener el control sobre el saldo del ajuste por inflacin de los diferidos; proceso que de acuerdo a la establecido en el Decreto 1536 expedido el 7 de mayo de 2007 por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo indic el desmonte de los procesos de ajuste por inflacin contables. Saldo Cuotas: Son las cuotas pendientes y mensualmente a medida que se va amortizando el diferido el sistema actualiza el numero de cuotas faltantes

Cuenta Dbito: Se debe digitar la cuenta del gasto en la que se harn los registros contables correspondientes a la amortizacin del diferido. Centro de Costo - Subcentro: Se debe digitar el centro de costo que se quiere afectar. Este campo lo solicitar si la cuenta digitada en el campo anterior maneja centros de costo y se habilita el subcentro dependiendo del tipo de SIIGO y si el centro de costos seleccionado lo maneja NIT: Si la cuenta digitada maneja terceros, se debe digitar el NIT del tercero al cual quedar contabilizado el movimiento. Cuenta Crdito: Se debe digitar la cuenta del diferido correspondiente a los gastos pagados por anticipado o cargos diferidos. Centro de Costo - Subcentro: Se debe digitar el centro de costo que se quiere afectar. Este campo lo solicitar si la cuenta digitada en el campo anterior maneja centros de costo y se habilita el subcentro dependiendo del tipo de SIIGO y si el centro de costos seleccionado lo maneja NIT: Si la cuenta digitada maneja terceros, se debe digitar el NIT del tercero al cual quedar contabilizado el movimiento.

2. Imprime Comprobantes: All el sistema solicita el rango de Nmero de diferido

Para generar un informe el cual se pueden generar por pantalla, impreso o en Excel con la definicin de los diferidos parametrizados

Importante: El sisma muestra todos los diferidos parametrizados tanto los activos como los que no lo estn.

3. Utiliza Comprobantes Despus de haber parame rizado los comprobantes de diferidos, se debe ingresar por esta opcin para ejecutar la amortizacin del diferido. Una vez se haya escogido la opcin, se deben diligenciar los siguientes datos:

a. DIFERIDO Del Nmero: Se debe digitar el nmero inicial de los diferidos desde el que se desea ejecutar la amortizacin de los diferidos. Al Nmero: Se debe digitar el nmero final de los diferidos hasta el que se desea ejecutar la amortizacin de los diferidos.

Importante: Al pasar con enter los dos campos el sistema toma todos los diferidos parametrizados y realiza el clculo sobre aquellos que se encuentren activos

b. COMPROBANTE PARA EL DIFERIDO

Tipo Documento: Se debe digitar el Tipo de documento (L Otros) Nro. Documento: Realizar la bsqueda del documento Tipo L previamente parametrizado en el que se efectuar la amortizacin del diferido.

c. COMPROBANTE AMORTIZACION DE AJUSTE AL DIFERIDO:

Tipo Documento: Se debe digitar el Tipo de documento (A Ajustes Por Inflacin), este el sistema lo solicita por carcter informativo y no hace ningn tipo de contabilizacin, pues de acuerdo a la establecido en el Decreto 1536 expedido el 7 de mayo de 2007 por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo indic el desmonte de los procesos de ajuste por inflacin contables

Por ltimo el sistema muestra el proceso de contabilizacin de los documentos tipo L con la amortizacin del diferido Importante:

Siempre el sistema realizara el proceso de amortizacin al mes inmediatamente siguiente de la fecha de creacin del diferido

Recomendaciones para la Ejecucin del Comprobante Diferido

a. Se recomienda NO REPASAR NO MODIFICAR comprobantes contables Tipo L (Otros) que el sistema haya contabilizado desde el proceso automtico de diferidos; Lo que se debe hacer es eliminarlo completamente para que reverse los saldos en el catalogo de diferidos y corregir sobre el catalogo de diferidos y correr nuevamente el comprobante siempre y cuando no existan movimientos posteriores al comprobante que se est corrigiendo. b. Al manejar en el comprobante diferido en la opcin de fija una cuenta contable marcada por centro de costos, el sistema solicita el centro de costo y dependiendo del tipo de SIIGO solicita el sub centro si el centro de costo tiene esta marca.

c. Al manejar en el comprobante diferido en la opcin de fija cuentas contables que estn detalladas por cobrar o pagar, el sistema solicita la informacin del documento cruce, (tipo de comprobante, numero tipo de comprobante, numero cruce, secuencia y fecha en que vence).

d. Al manejar en el comprobante prefijado en la opcin de fija una cuenta contable marcada como Inventarios por que se tiene el modulo y la cuenta se encuentra asociada en una tabla, el sistema solicita el cdigo y datos del producto.

e. Al manejar en el comprobante prefijado en la opcin de fija una cuenta contable marcada como Activos Fijos o Depreciacin por que se tiene el modulo y la cuenta se encuentra asociada en una tabla, el sistema solicita el cdigo del activo.