ORGANIZADORA DE EVENTOS COMERCIALES Y SOCIALES EN LA CIUDAD DE TACNA AO 2014 Mega Events kml Ms que un eventoun recuerdo

INTRODUCCIN En el medio en que vivimos, cada vez las personas tienen menos tiempo para dedicarse a organizar una actividad familiar, de amigos, o de la empresa en la que laboran. Por esto, se ha decidido introducir al mercado un nuevo proyecto que se dedicar a la organizacin integral de eventos especiales, para que las personas slo tengan que hacer una llamada para contar con los servicios de la empresa y el da de la actividad disfrutar como un invitado ms. Existe mucha competencia en los servicios y alquileres para celebraciones, pero en el mercado tacneo no hay una empres a que rena todos los servicios necesarios para la realizacin de un evento especial implementando temas especficos en la organizacin de todos los eventos. El objetivo de este proyecto es el de conocer la percepcin actual de los clientes tambin tener la mejor estrategia para salir al mercado.

1. RESPONSABLES DEL PROYECTO Karin Mamani Feliciano Melinda Juana Salazar Pujay LizethRamos Mamani

2. DIAGNSTICOY JUSTIFICACIN 2.1. DIAGNOSTICO Al realizar la encuesta, dio como resultado que existen empresas dedicadas a un solo rubro, que solo se dedican a la decoracin, animacin, etc., pero no se encuentra una organizadora que rena todos los servicios necesarios para la realizacin de un evento

especial, as el cliente no tenga que preocuparse y pueda realizar sus otras actividades.

2.2.

Justificacion La presente investigacin se justifica enla necesidad que posee la empresa de conocer la opionin acerca del servicio que presta tanto en la atencinprofesional que colme las necesidades de un mercado, de esta manera trabajar sobre el mejoramiento continuo orientado hacia lo que el cliente realmente quiere y no lo que la empresa presume. Los resultados obtenidos a travs de esta investigacin permitirn mejorar las polticas referentes a la capacitacin y motivacin de los empleados y al servicio que la empresa ofrece a sus clientes, contribuyendo de esta manera al logro efectivo de la organizadora de eventos protocolar y sociales, meta establecida por la empresa. La posibilidad de realizar la investigacin se sustenta en la disposicin que ha manifestado la Organizadora De Eventos Protocolar y Socialesde apoyar en todo momento el estudio, puesto que el objetivo es conseguir clientes satisfechos, que se conviertan en portavoces de la CALIDAD del servicio prestado por la empresa.

3. DESCRIPCIN DEL PROYECTO Misin Organizar eventos especiales por temas especficos, brindando a nuestros clientes un servicio de alta calidad, nico y personalizado para que disfrute de sus acontecimientos como un invitado ms. Sin dejar de lado la calidad, creatividad y estilo de nuestros servicios

Visin Ser la empresa lder en el servicio de organizacin de eventos especiales, reconocidos por hacer de todos los acontecimientos un evento inolvidable y de calidad. Innovando con nuestros servicios con el propsito de satisfacer totalmente las exigencias de nuestros clientes.

LOS VALORES DE LA EMPRESA Responsabilidad: Asumir decidida y constantemente las obligaciones adquiridas, comprometindose con la funcin empresarial. Servicio: Orientar los conocimientos, habilidades, empeo y todos los recursos de nuestro equipo de trabajo en funcin de las necesidades y expectativas de los clientes.

Confiabilidad: Realizar las actividades acordes al ofrecimiento que se le hizo la cliente. Respeto: Conocer los lmites y responsabilidades de cada puesto a desempear para lograr mantener un equilibrio y un trato armonioso con los clientes y equipo de trabajo.

Honestidad: Ser honrado, razonable, justo y tener pudor y recato en las acciones y palabras. Integridad: Ser honrado, en los actos y cumplir con la Ley.

Creatividad: Buscar nuevas ideas e innovar para que cada evento que se organice se original y personalizado. Nuestra empresa ser fundada en el ao 2014con el objetivo de brindar a los clientes un servicio completo en la organizacin de eventos especiales. Estas actividades se dividirn en dos grupos: Eventos Sociales: servicios contratados por personas individuales. Entre estos se pueden mencionar: Fiestas de Cumpleaos, Bodas, Aniversarios, Fiestas de Fin de Ao, etc. Eventos Comerciales: servicios contratados por personas jurdicas o empresas comerciales. Entre los eventos se pueden mencionas: lanzamientos de un nuevo producto, actividades Recreativas, Cenas de Gala, Acciones Promocionales, Congresos y Seminarios, Meeting, jornadas de Capacitacin, Convenciones de ventas, Ferias y exposiciones, Reuniones de Trabajo, entre otros. La funcin de una empresa organizadora de eventos especiales es ahorrar al consumidor tiempo y costos ya que el cliente encontrar a todos los proveedores reunidos en una sola empresa a un mejor precio, y a la vez el organizador ser quien se encargue de crear, planificar, organizar y supervisar hasta el ms mnimo detalle del evento; liberando al cliente de realizar dichas tareas y permitiendo que pueda gozar como

un invitado ms de su evento con resultados exitosos. Al contratar a una empresa que le organice todo el evento, el cliente podr dedicarse a asuntos importantes de su trabajo y olvidarse del estrs que le puede causar tener que involucrarse en una labor extra. Nuestra empresa se encargar de organizar eventos especiales de alta calidad, con originalidad y profesionalismo. Es una organizacin completa ya que abarca desde buscar el lugar idneo, mobiliario, decoracin y entretenimiento, entre otros. Hay que destacar que cada cliente tiene diferentes gustos y necesidades para su evento, por lo tanto Mega Events contar con proveedores para todo tipo de eventos, los cules sern seleccionados si ofrecen un servicio de alta calidad, y de confiabilidad comprobada y as lograr satisfacer los ms variados gustos y exigencias de los clientes. Cualquier idea por inverosmil que sea, Mega Events buscar las mejores opciones para realizar. Desde ahora los clientes tendrn la posibilidad de dejar en manos de profesionales del ramo y disfrutar de un evento de excelencia calidad. 3.1. SERVICIO QUE PRESTA Mega Events competir en el mercado con un nuevo concepto que ser distinto al que ofrecen las otras empresas que se dedican a brindar servicios para eventos especiales a domicilio. Este nuevo concepto es una organizacin completa e integral de un evento especial por tema especfico. Se le llama tema especfico ya que esta actividad se desarrollar integralmente por un tema. el cual ser escogido por el cliente y acorde al evento que se realizar Por ejemplo si una persona contrata los servicio deMegaEventspara que organice la fiesta de cumpleaos de su hijo y pide que el tema sea de piratas, desde las invitaciones, pasando por la decoracin, men, entretenimiento, hasta las sorpresas entregadas a los asistentes, tendrn que ser relacionadas con el tema de piratas. Si una empresa que se dedicara a la venta de automviles por ejemplo, contrata los servicios de Mega Events para organizar la apertura de una nueva agencia, la organizacin integral de este evento se realizar basndose en el tema autovilstico. El concepto de Mega Events en los servicios que presta a los clientes tambin difiere de la competencia ya que las otras empresas dan en alquiler o prestan slo uno de los servicios para un evento, pero MegaEvents es una organizacin integral. Es importante enfatizar que todos los servicios que ofrecer no sern procesos y productos internos sino que sern subcontratados a empresas con

las cuales se tendr una alianza estratgica y obtendrprecios de mayorista, trabajando con estos proveedores cada vez que se realiza un evento y de esta manera obtendr mayores beneficios. Los servicios con los que cuenta Mega Events para organizacin de un evento se dividen en seis grupos:

a) ALIMENTOS Y BEBIDAS Los clientes cuando soliciten el tipo de evento y tema que desean, obtendrn una asesora de la empresa acerca de los platos y bebidas que se brindan en dichos eventos y el tipo de alimentos que se consumen para poder as elaborar el men para esa actividad. El cliente tendr derecho a una prueba de men si lo sedeara teniendo que pagar extra por este servicio. En el servicio de bebidas, stas se tendrn a consignacin con los proveedores y las que no sean consumidas podrn ser usadas para otros eventos que la empresa organice o bien devueltas al proveedor. b) MOBILIARIO Y EQUIPO La empresa contar para cualquier evento con mesas, sillas, toldos, cristalera, mantelera, cubiertos, vajilla, podios, tarimas, equipo audiovisual como lo son: pantallas, televisores, videograbadoras, fotografa, computadoras, iluminacin, audio, efectos especiales. Tambin se tendr otro proveedor que fabricar cualquier tipo de mobiliario que requiera el evento y que pasara a formar parte del intentarlo de Mega Events para poder utilizarlo en ora actividad. c) INSTALACIONES Si el cliente no cuenta con un lugar en donde realizar du evento, Mega Events buscar el lugar ms acorde al tipo de evento que se organice. Entre los lugares que se pueden contratar se encuentran: salones, jardines, centros de convenciones, discotecas, canchas deportivas, instalaciones techadas, centro de recreaciones techadas, centros de recreacin infantil, etc. Debido a que varios de los lugares que cuentan con instalaciones o ambientes para realizar eventos tienen tambin la opcin de coordinar el evento y/o prestar servicios con los que cuenta Mega Events, es importante las alianzas estratgicas que se hagan con empresas que posean instalaciones, lo cual es un beneficio para ellos pues cada vez que Mega Events sea requerido por un

cliente para que organice un evento, estos lugares ofrecern sus servicios a Mega Eventsobteniendo una venta adicional y Mega Events un deseo especial. d) DISEO Y DECORACIN El diseo y decoracin es muy importante en la organizacin de un evento por tema especfico, ya que la primera impresin es lo que cuenta. La decoracin deber ser impactante y original para que los invitados sepan desde el inicio el tema de invitacin, decoracin del lugar del evento, vestuario, fabricacin de artculos promocionales, decoradores profesionales, entradas para eventos, piatas, arreglos florales, y cualquier diseo original que requiera el tema del evento. e) ENTRETENIEMIENTO El entretenimiento se refiere a la animacin del evento.Entre el entretenimiento que Mega Events podr ofrecer a los clientes est: payasos, caritas pintadas, animadores, personajes show en vivo, tteres, dobles de artistas, musicalizacin, discjockeys,juegos inflables, fuegos artificiales, grupos musicales e internacionales, y cualquier otra forma de entretenimiento acorde al tema escogido por el cliente para una mejor y ms animada realizacin del evento. f) CONTRATACIN DE PERSONAL Mega Events cuenta conlos servicios de personal de seguridad, personal de servicio, personal de asistencia y personal de emergencias mdicas, de acuerdo a su magnitud del evento que se realice. Todo el personal contratado estar capacitado de manera que ofrezcan un servicio profesional y personalizado.

4. OBJETIVOS Objetivo general Desarrollar una planeacin estratgica para un nuevo proyecto de organizacin de eventos especiales por temas especficos que sirva de gua a la empresa para lograr una introduccin eficiente y exitosa al mercado. Objetivo especifico Realizar un anlisis de la situacin actual de la competencia y establecer la descripcin del proyecto Elaborar una mezcla de mercado para la empresa.

5. UBICACIN La empresa promotora de eventos est ubicadaen 5 de Noviembre MZ E, LT26 Cono Sur

6. RGANO O INSTITUCIN RESPONSABLE El instituto responsable de nuestro proyecto es el instituto superior tecnolgico Francisco de Paula Gonzles Vigil 7. BENEFICIOS DIRECTOS E INDIRECTOS Beneficios Directos:Los beneficiarios directos sern los pobladores de Alto de la Alianza, Cono Sur, Ciudad Nueva y centro. Beneficios Indirectos:sern los departamentos de Per; a travs de empresas de publicidad 8. METAS CORTO PLAZO - Liderar el mercado nacional de empresas organizadoras de eventos. - Conviccin de que hemos realizado exitosamente nuestro trabajo. -Garantizar la exclusividad y originalidad de nuestros servicios. -Elaborar una planificacin organizacional para la empresa en un plazo de un mes. -Contactar los proveedores con los que contar Mega Events en un plazo de cuatro meses. -Iniciar operaciones en la ciudad de Tacna en un plazo no mayor a seis meses. Iniciar operaciones dirigidas a empresas comerciales en un plazo no mayor de ao y medio. - Seleccionar y capacitar al personal de la empresa en un plazo de cinco meses. - Dar a los empleados un clima organizacional que mejore la eficiencia laboral y los mantenga motivados. - Elaborar un programa de publicidad y promociones para el primer trimestre de operaciones de la empresa. - Elaborar un programa con algunos temas especficos a los que tendr opcin de elegir el cliente para la realizacin de un evento y actualizarlo mensualmente MEDIANO PLAZO

- Aumentar en un 15% la ventas de le empresa para el 2015 - Instalar un sistema de manejo de base de datos personalizado para la empresa para el ao 2016 - Evaluar el logro de los objetivos de la empresa al final de cada ao.

LARGO PLAZO -Ser la empresa de organizacin integral de eventos especiales que los consumidores tienen como TOP OF MIND EN un plazo de cinco aos.

9. RESULTADOS Corto plazo -Hacer una descripcin y perfil de los puestos con los que contar la empresa. -Hacer una lista de los posibles proveedores y seleccionarlos por su calidad en los servicios. Tener entrevistas con los gerentes para obtener precios de mayorista, plantendoles que se trabajar con su empresa si aceptaran la propuesta y proponerles que despus de cuatro meses se negociar la exclusividad si los resultados fueron los esperados. - Realizar una inauguracin oficial en un hotel Tacna, organizarlas con un tema especfico, invitar a proveedores, posibles clientes, medios de comunicacin, familiares y amigos. Al ya contar con experiencias en los servicios a personas individuales, ofrecer los servicios a los clientes para que realicen eventos en sus empresas comerciales. Equipar el local en donde se tendr la oficina de la empresa. Elaborar el material publicitario y promocional del lanzamiento de Mega Events.Informar a consumidores sobre el nuevo concepto y persuadirlos a utilizar los servicios que ofrece la empresa. - Realizar un sistema de integracin de personal y elegir a personas que cumplan con un 85% 90% del perfil de cada puesto. Distribuir planificacin estratgica y organizacional de la empresa al personal para que conozcan y se involucren con la misma. -Fomentar buenas relaciones laborales entre los empleados, ofrec iendo cursos y seminarios de trabajo en equipo. Tener retroalimentacin con los empleados, escuchando y tomando en cuenta sugerencias que poseen.

Ofrecer bonificaciones a los empleados si el cliente pide hacer otra actividad con la empresa ya que ha quedado satisfecho con el servicio que sta presta. - Elaborar folletos con la informacin de la empresa y servicios que presta y mandarlos con volantes en los peridicos Prensa Libre dos veces al mes. Realizar un anuncio de radio de treinta segundos para pautarlo en cuatro emisores de radio, con una frecuencia de tres pautas al da por un mes. - Investigar en revistas, internet, etc. Sobre temas de actualidad que se pudieran adaptar a un evento. Organizar reuniones con el personal de la empresa para realizar lluvia de ideas y dar retroalimentacin de los eventos realizados. Mediano plazo - Realizar un plan anual de mercadeo 2014- 2015 en donde se indiquen estrategias de mercadeo y comunicacin con las que contar la empresa. Establecer un departamento de control de calidad para garantizar un servicio eficiente y de calidad; para lograr que los clientes queden satisfechos y as obtener recomendaciones de parte de ellos a sus amistades. - Cotizar en varias empresas el diseo de un software, en cual se pueda tener una base de datos actualizada de los clientes de Mega Events y en donde se lleve un inventario de las actividades de cada cliente. De esta manera, tener un control sobre los eventos que realiz, tema, etc.., y mantener un contacto directo con el cliente para que siga siendo un cliente frecuente. - Revisar el nivel de logro de los objetivos de cada rea clave de la empresa semestralmente. Realizar cambios correctivos en los objetivos que no han sido alcanzados. Adecuar nuevos objetivos a la empresa para enfrentar nuevos retos debido a cambios surgidos en el entorno. Largo plazo -Desarrollar un plan de mercado anual desde el inicio de operaciones de la empresa que cuente con un porcentaje alto en gastos para publicidad y promociones. Ofrecer siempre servicios de alta calidad y eficiencia para cada evento que se realice. Hacer encuesta de servicio antes y despus de cada evento para conocer las expectativas de los clientes y luego comprobar, s efectivamente, se cumplieron sus expectativas

10. ADMINISTRACIN DEL PROYECTO

Gerente General Melinda Salazar Pujay

Promotora
Karin Mamani Feliciano

Contador
Mariela Llanque Yufra

Abogado Rubert David Acero Saavedra

Contratacion de personal

Lizeth Ramos Mamani

11. PRESUPUESTO I Creacin de la empresa (legal) ITEM 1 2 3 5 6 7 8 9 10 11 DESCRIPCION Gasto de sunarp Trmite de la ESCRITURA NOTARIAL Sunat Confeccin del talonario de boleta 1 millar Ministerio de trabajo Libro de planillas Municipalidad (licencia ) Defensa civil Movilidad Gasto de impresin SUB TOTAL COSTO S/. 100.00 S/. 300.00 S/. 00.00 S/. 100.00 S/. 70.00 S/. 5.00 S/. 210.00 S/. 20.00 S/. 20.00 S/. 10.00 S/. 835.00

II Recurso Humano ITEM 1 2 3 5 6 7 DESCRIPCION Administradores trabajadores Animador Mozos Payaso DJ SUB TOTAL COSTO S/. 750.00 S/. 250.00 S/. 150.00 S/. 100.00 S/. 150.00 S/. 100.00 S/. 1450

II Recurso Materiales

N 1 2 3 5 6 7 8

DESCRIPCIN Mantelera Cristalera Sillas Licorera Luces de animacin Equipos de sonido en general Decoraciones en general

COSTO S/. 50.00 S/. 150.00 S/. 650.00 S/. 170.00 S/. 300.00 S/.200000 S/. 600. 00
SUB TOTAL S/. 3920

Recursos
I Creacin de la empresa (legal)

S/. 835.00 S/. 1450

II Recurso Humano III Recurso Material total

S/. 3920

S/. 6,205

Financiamiento

2 3 4

Karin Mamani Feliciano Melinda Salazar Pujay Lizeth Ramos Mamani

S/. 2500.00 S/. 2500.00 S/. 2500.00

Continuidad y sostenibilidad en el tiempo del proyecto

La Organizadora de Eventos comerciales y sociales estar enmarcada dentro de un diseo de campo de modalidad. Se delimitaran los hechos que conforman el problema, se estructurarn las diferentes variables que componen la investigacin, luego de recolectar y analizar las pautas y actividades de la atencin brindada a los clientes. Desarrollar una planeacin estratgica para una empresa es un proceso que deben hacer los directivos, ya que es una de la cinco funciones administrativas esenciales, y al contar con una planeacin escrita la deben distribuir entre todo los empleados para que todos sepan la razn de ser de la empresa y a haca donde se dirige y as sentirse comprometidos e involucrados para el logro de los objetivos. La organizacin ser ms solida, consciente de la situacin actual a la que se enfrentar, siendo proactivos y as poder crecer y posicionarse ms rpido en el mercado. Todos los servicios brindados del la organizadora estarn a cargo de empresas proveedoras que le darn a la empresa precios de mayorista. Los proveedores se escogern, relaciones entre personal y precio sigue como Mega Events espera, se negociar una exclusividad.

FODA El anlisis representa un esfuerzo para examinar la interaccin entre las caractersticas de la empresa y el entorno en el que compite. Las fortalezas y debilidades son parte del anlisis interno de le empresa. Las oportunidades y amenazas tienen lugar en el ambiente externo de la compaa, que no son controlables por la misma.

Fortalezas Lugar estratgico Capacitaciones en eventos estructura

Oportunidades Generar Empleo Brindar servicios de calidad Seguridad en los eventos

Debilidades Mucha competencia Baja productividad Competencia por trabajo

Amenazas Estafadores Desorganizacin Mala estructura