UNIVERSIDAD AUTNOMA TOMS FRAS FACULTAD DE INGENIERA CARRERA INGENIERA DE SISTEMAS

SISTEMA WEB DE COTIZACIONES PARA LA ORDEN Y COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS DEL DEPERTAMENTO DE FINANZAS DEL GOBIERNO AUTONOMO MUNICIPAL DE YACUIBA
DOCENTE: Ing. David Grover Humerez Martinez ESTUDIANTE: Univ. Jess Arnold Noguera Aguilar

Potos - Bolivia

CAPITULO II ANALISIS Y DISEO

1. DIAGNOSTICO. Despus de aplicar la entrevista y la observacin en el personal del Gobierno Autnomo Municipal de Yacuiba, en el departamento de finanzas a todos quienes trabajan en el rea de cotizacin para la adquisicin de bienes y servicios. Se puede describir lo siguiente: El trabajo comienza una vez hecha una solicitud de compra con la justificacin correspondiente, y en detalle lo que requiere la organizacin social, juntas vecinales, etc., o alguna institucin que este a cargo del Gobierno Autnomo Municipal de Yacuiba, con un documento o carta dirigida al senior alcalde, una ves recibida por el alcalde, el alcalde deriva a las unidades correspondientes para ser evaluadas y verificadas si es procedente o no la solicitud con una justificacin y la verificacin de presupuesto de cada unidad, una ves dado la solicitud como procedente se enva al Director Administrativo Financiero, para ser entregado directamente al Encarado de Adquisicin para que realice la orden de adquisicin de bienes o servicios, si en el caso existiese recursos y disponibilidad de montos para realizar ese tipo de gastos para la adquisicin de un bien o servicios, las compras que puede realizar son a lo mas de 50000bs tomando en cuenta que es el tope de monto de dinero que pueden usar para realizar una compra ya que el encargado de adquisicin es solo y exclusivamente para realizar adquisiciones o compras menores a 50000bs, de ser aprobado por el Encargado de Adquisicin, los auxiliares de cotizaciones son quienes llevan formularios a distintas tiendas o proveedores de servicios o bienes y explican el llenado de dichos formularios, como tambin a su ves el auxiliar es el encargado de realizar el llenado de esas solicitudes previa aprobacin del encargado de adquisicin, el horario de atencin comienza desde las 8:30 hasta las 11:30 de la maana para la recepcin de propuestas de cotizaciones que son llenados y firmados por el proveedor, el cual como otro requisito se tiene que cada proveedor debe presentar una pro-forma de su negocio, por la tarde desde 15:00 hasta 17:30 se realiza las observaciones y correcciones y la adquisicin de un bien o servicio. El Encargado de Adquisicin se encarga de realizar todas las observaciones de acuerdo a cada solicitud de cotizaciones y la aprobacin de dicha adquisicin de un bien o servicio, con las propuestas como tambin dar la orden de compra y venta de bienes y servicios. Los auxiliares son directamente encargados de conseguir el proveedor para el bien o servicio, como tambin el explicado a detalle de como se debe llenar cada propuesta con las cotizaciones, si en el

caso quiere ser proveedor para las adquisiciones correspondientes, como tambin ayuda en el llenado de las solicitudes de adquisiciones, previamente aprobado por el Encargado de Adquisicin, como tambin en el control de la compra y entrega del bien o servicio. El proveedor, se encarga de llenar los formularios con las propuestas para dicha cotizacin de algn bien o servicio que desea ofrecer, tomando en cuenta todas las recomendaciones que realizan los auxiliares. 2. MODELO DEL NEGOCIO. Identificacin de actores

Descripcin de actores Actor: Unidades u oficialas Tipo: Primario Descripcin: Verificar y evaluar el presupuesto de solicitudes de las organizaciones sociales u alguna entidad que este a cargo del Gobierno Autnomo Municipal de Yacuiba, luego de ser aprobada se hace correspondencia al Encargado de Adquisicion.

Actor: Auxiliar Tipo: Primario Descripcin: Realiza la entrega de formularios y explica a detalle a cada proveedor como debe llenar su formulario, verificar el bien o servicio que se adquiere tomando en cuenta dichas propuestas de cada proveedor, como tambin ayuda en el llenado de las ordenes de adquisicin de bien o servicio previas observaciones hechas por el Encargado de Adquisicin.

Actor: Encargado de Adquisicin Tipo: Primario Descripcin: Realiza las observaciones a las peticiones de las unidades u oficialas, para dar la orden de adquisicin de bienes y servicios, previa verificacin de

presupuestos o cotizaciones hechas por los auxiliares.

Actor: Proveedor Tipo: Primario Descripcin: Una ves contactado con el auxiliar, realiza el llenado de formularios para las cotizaciones, Llena los formularios con la propuesta y entrega al Encargado de Adquisiciones para su homologacin de dicha adquisicin de bien o servicio.

Caso de uso del negocio:

3. REQUERIMIENTO 3.1. Requerimiento Funcional (evidente y oculto) Registro de usuarios. Las Unidades y oficialas podrn enviar y recibir directamente sus solicitudes de adquisiciones al encargado de adquisicin y del encargado de adquisicin. El encargado de adquisicin podr recibir todas las solicitudes directamente de las unidades u oficialas. El encargado de adquisicin dar respuesta mas pronta posible una ves realizada las observaciones.

 El encargado de adquisicin creara usuarios auxiliares y proveedores. El proveedor realizara las cotizaciones y podr enviar directamente los mismos al encargado de adquisicin. El encargado de adquisicin podr dar la orden de adquisicin de bien o servicio. Reportes Validaciones 3.2. Requerimientos No Funcionales Manual de usuario e instalacin Documentacin del proyecto 4. 41. FACTIBILIDAD Factibilidad Social El sistema de solicitud de adquisicin de bienes y servicios para el encargado de adquisicin del Gobierno Autnomo Municipal de Yacuiba pretende realizar un trabajo automatizado del trabajo mecnico que en la actualidad realizan a todos los actores que intervienen en este sistema, ya que muchas veces en la actualidad realizan trabajo mecnico y en muchos casos con algn error ortogrfico o enmiendas en las cuales lo mas preponderante es la falta de tiempo de la transcripcin de todas las cotizaciones a los documentos de adquisicin de bienes y servicios para dar la orden de compra y venta, que por cuestiones de tener correcciones las enmiendas hace que se demore en realizar las ordenes de compra y venta. 4.2 Factibilidad Tcnica Los recursos tecnolgicos que se utilizaran ser: Un servidor: procesador core i5 Semi-modular Disco duro de 1 tera Memoria ram 4GB Clientes : Una pc desde pentiun D o superior Disco duro a lo mucho 250gb Memoria ram lo recomendado Conexin a internet (el que desee) 4.3 Factibilidad econmica Software costo 0 Hardware para el desarrollo

5. 4.1. Actores

MODELO DEL SISTEMA

6.

Descripcin de Actores. Actor: Unidades u Oficialas Tipo: Primario Descripcin: Realizar envos de solicitudes de compras al encargado de adquisicin, como tambin recibir la respuesta de las solicitudes. Actor: Encargado de Adquisicin Tipo: Primario Descripcin: recibir las solicitudes de las unidades u oficialas, para la aprobacin y adquisicin de bien o servicio, enviar respuesta a unidades solicitantes, crear usuarios proveedores, crear usuarios auxiliares, realizar la calificacin de proveedores segn las cotizaciones que tienen, llenado de orden de adquisicin de bienes o servicios.

Actor: Auxiliar Tipo:Primario Descripcin: crear usuarios proveedores, llenado de ordenes de compra para la adquisicin de bienes o servicios. Actor: Proveedor Tipo: Primario Descripcin: realiza el llenado de formularios con la propuesta y cotizaciones y el envo al encargado de adquisicin, como tambin recibir la respuestas de las cotizaciones ofreciendo el bien o servicio.

Actor: Administrador Tipo: Primario Descripcin: Administrar tipos de usuarios, Realizar reportes

7. Diagrama del Caso de Uso del Sistema

(realizar las obvservaciones en la redaccion, modelo del negocio de casos de uso)