TUTORIAL PRCTICO DE BASES DE DATOS EN ACCESS CREAR UNA AGENDA Antes de iniciar con nuestro tutorial, conozcamos algunos

conceptos que vamos a utilizar en este tutorial: Que es una base de datos:
Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemticamente para su posterior uso. Cada base de datos se compone de una o ms tablas que guarda un conjunto de datos. Cada tabla tiene una o ms columnas y filas. Las columnas guardan una parte de la informacin sobre cada elemento que queramos guardar en la tabla, cada fila de la tabla conforma un registro. Microsoft Access Microsoft Access, tambin conocido como MSAccess, es un Sistema de gestin de bases de datos o (SGBD) incluido en el paquete de programas de Microsoft Office. Es igualmente un gestor de datos que recopila informacin relativa a un asunto o propsito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una coleccin de msica. Tipo de dato (Tipo de campo)

Cada Sistema de Base de Datos posee tipos de campos que pueden ser similares o diferentes. Entre los ms comunes podemos nombrar:
Numrico: entre los diferentes tipos de campos numricos podemos encontrar enteros sin decimales y reales decimales. Booleanos: poseen dos estados: Verdadero Si y Falso No. Memos: son campos alfanumricos de longitud ilimitada. Presentan el inconveniente de no poder ser indexados. Fechas: almacenan fechas facilitando posteriormente su explotacin. Almacenar fechas de esta forma posibilita ordenar los registros por fechas o calcular los das entre una fecha y otra. Alfanumricos: contienen cifras y letras. Presentan una longitud limitada (255 caracteres). Autoincrementables: son campos numricos enteros que incrementan en una unidad su valor para cada registro incorporado. Su utilidad resulta: Servir de identificador ya que resultan exclusivos de un registro. El ejercicio: Vamos a realizar una base de datos, para almacenar la informacin de contactos (agenda), lo primero que vamos a realizar es recolectar toda la informacin y campos que vamos a utilizar para la creacin de nuestra tabla o tablas.

1. Recoleccin de los datos

NOMBRE DEL CAMPO Nombre Foto Identificacin Telfono Direccin Correo Donde labora Fecha nacimiento Profesin Estado civil TIPO DE DATOS Texto Datos adjuntos Numero Texto Texto Texto Texto Fecha Texto Texto DESCRIPCIN Permite colocar una imagen

Creando la Base de datos 1. Primero crear la base de datos para escritorio

Bese de datos de escritorio

a. Se le da un nombre y el lugar del disco

Al iniciar Access crea una tabla, que por el momento vamos a cerrar.

Cerrar

2. Crear la tabla a. Ficha crear, diseo de tabla

b. Colocar los campos y su respectivo tipo de dato

c. Guardar la tabla, colocar un nombre, Access preguntar que no existe clave principal que si desea que se cree una, dele aceptar y cierre la tabla 3. Podemos observar que se ha creado un nuevo objeto tipo tabla. 4. Alimentar la base de datos, para tener algo de informacin y continuar con nuestro tutorial. a. Lo podemos hacer desde la tabla o desde una un formulario o consulta 5. Abrimos la tabla, digitamos los datos

6. Crear consultas Ficha crear, asistente para consulta, asistente para consultas sencilla

Aceptar

7. Seleccionar el objeto origen de la consulta y los campos que vamos a utilizar en este caso todos, pasamos todos los campos y le damos siguiente. Observe que existen muchos campos con el nombre inicial de foto, solo necesitamos el que aparece solo con el nombre foto, no utilizar los dems.

Observar la explicacin. 8. Seleccione la opcin que observa en pantalla

Dele siguiente, y colquele un nombre, y clic en finalizar

9. Vamos a crear un formulario para alimentar nuestra Base de Datos. Ficha crear, asistente para formularios.

Asistente

Aparece la siguiente pantalla

10. Seleccionar el objeto origen para el formulario (en nuestro caso la consulta) y los campos que vamos a utilizar en este caso todos, pasamos todos los campos y devolvemos algunos de foto que no vamos a utilizar. Observe que existen muchos campos con el nombre inicial de foto, solo necesitamos el que aparece con el nombre foto, no utilizar los dems. - Damos siguiente

- En la distribucin de los datos dejamos la primera (en columnas), luego puedes seleccionar otras opciones para practicar.

Colocamos el nombre del formulario y luego finalizar. Podemos observar el nuevo formulario con algunos datos, por ahora lo cerramos.

Ya tenemos tres objetos: Una tabla, una consulta y un formulario. El siguiente objeto que vamos a crear es un informe. 11. Crear un informe. Ficha crear, asistente para informes.

Asistente para informes

12. Seleccionar el objeto origen para el informe (en nuestro caso la consulta) y los campos que vamos a utilizar en este caso todos, pasamos todos los campos y devolvemos algunos de foto que no vamos a utilizar 13. Observe que existen muchos campos con el nombre inicial de foto, solo necesitamos el que aparece con el nombre foto, no utilizar los dems.

Siguiente

14.

En el nivel de agrupamiento lo dejamos como esta.

Siguiente 15. Criterios de orden, seleccionamos por nombre.

Siguiente 16. Distribucin de los datos, dejamos columnas por ahora luego puede probar otras opciones.

Siguiente

17.

Colocamos el nombre del informe y finalizar

Observe que ahora tenemos cuatro objetos y esta completada nuestra base de datos. 18. Ahora vamos a crear un formulario que nos permita solo la entrada de datos. Vamos hacer una copia del formulario que ya tenemos. Abril el formulario formulario agenda, en el men archivo, guardar como, Guardar como objeto, guardar como.

Colquele un nombre nuevo amigo

Par que un formulario al abrirlo no me muestre registros y solo me permita la entrada de datos, debo cambiar algunas propiedades: Pasemos el formulario en modo diseo. Ficha inicio, botn ver, escoger vista diseo.

Ahora el formulario se encuentra en modo diseo. Vamos a abrir las propiedades del formulario, ficha diseo, hoja de propiedades.

Observe las propiedades, en la ventana de propiedades seleccione formulario.

En las fichas de la ventana de propiedades haga clic en la ficha datos. En la opcin entrada de datos seleccione SI

Guarde cambios, y cierre el formulario. Ahora, Abra el formulario nuevo amigo y observe que ya no muestra los dems registros, este formulario es solo para agregar nuevos registros. 19. Vamos agregar un control en el formulario agenda, que me permita buscar registros en mi base de datos.

20. Abrir el formulario agenda en modo diseo, se hace de la siguiente forma; clic derecho en el nombre del formulario formulario agenda y escoja la opcin vista diseo. Vamos a dejar un espacio en la parte superior del formulario (detalle), para colocar el control. - Seleccione todos los campos y arrastrarlos hacia abajo para dejar un espacio ms o menos de un centmetro.

Espacio para el control

- Ahora vamos agregar el control, en la ficha diseo grupo controles, haga clic sobre el control que se llama cuadro combinado.

- Dibuje un rectngulo en el espacio que dejaste en el formulario Seguiremos el asistente:

Seleccione la ltima opcin, dele clic en siguiente.

Aqu seleccione el campo por el cual usted desee buscar los registros, yo eleg buscar por nombre, Siguiente. En la siguiente ventana nos muestra los nombres que existen, si no tienes registros no muestra nada le damos siguiente.

En esta venta le damos un nombre al objeto y finalizar. Guarde el formulario. Para probar el objeto, cirrelo y bralo en modo normal, en el control cuadro combinado escriba el nombre de un amigo dele enter, l lo buscara.

21. Ahora vamos a crear un formulario en blanco, que utilizaremos como ventana de bienvenida de nuestra base de datos. En la ficha crear, grupo formularios, formulario en blanco

Luego de crear el formulario lo pasamos a modo diseo; Ficha inicio, Botn ver, Vista diseo.

Ahora vamos agregar los botones que utilizaremos para abrir cada uno de los objetos de la base de datos. En la ficha diseo, grupo controles, Boton.

Damos clic en el control botn y dibujamos un botn en cualquier parte del rea de trabajo, seguiremos el asistente que nos muestra Access.

En esta primera parte, Access nos muestra las opciones de cada uno de los objetos, Nosotros necesitamos abrir el formulario para la entrada de registros (nuevo amigo) y el formulario para la modificacin o consulta de registros (formulario agenda), as como tambin la consulta y el informe, la tabla no la vamos a mostrar porque podramos daar la base de datos.

Entonces comenzamos. Colocaremos primero los botones para abrir los formularios, entonces en esta ventana escoja a la izquierda la opcin operaciones para formularios y a la derecha abrir formulario, y demos siguiente.

En esta ventana nos muestra los dos formulario que tenemos, por ahora demos clic al primero (formulario agenda). Y oprimimos siguiente.

Esta ventana nos dice como queremos abrir el formulario por ahora le decimos que nos muestre todos los registros, siguiente.

En esta ventana, seleccione la opcin texto y escriba la etiqueta del botn (modificar o consultar) y oprimimos siguiente.

En esta ventana le colocamos el nombre al botn, vamos a dejarlo como esta. Finalizar. Aparece el botn, como el formulario est en modo diseo no acepta ninguna orden, para probarlo pasemos el formulario a modo vista formulario, ficha inicio, botn ver, opcin vista formulario.

Ahora si prueba el botn. Si todo quedo bien al hacer clic sobre el botn, se abrir el formulario formulario agenda. Cierra el formulario agenda, y nos quedamos en el formulario que tiene el botn. Guardemos este formulario con el nombre control Pasemos el formulario control nuevamente a modo diseo y de la misma forma como hiciste el control del formulario formulario agenda, hazlo con el formulario nuevo amigo Pasos: Clic en la ficha diseo, en el grupo controles clic en el control botn y dibuja un rectngulo en el rea de trabajo. Sigue el asistente

Este no te lo explique pero te coloque las imgenes.

22.

Hagamos el botn del informe.

Al igual que el anterior te dejo las imgenes

Pasos para crear un botn que me abra l informa:

Clic en la ficha diseo, en el grupo controles clic en el control botn y dibuja un rectngulo en el rea de trabajo. Sigue el asistente Ojo que aqu escogemos operaciones con informes

El nombre de la etiqueta puedes cambiarlo por el que desees

Deja como nombre del botn el que aparece en tu pantalla 23. Hagamos el botn para abrir la consulta.

Al igual que el anterior te dejo las imgenes

Pasos para crear un botn que me abra la consulta: Clic en la ficha diseo, en el grupo controles clic en el control botn y dibuja un rectngulo en el rea de trabajo. Sigue el asistente Ojo que aqu escogemos la opcin otras y luego ejecutar consulta.

Aqu seleccionamos la nica consulta que tenemos.

Como en la etiqueta puedo colocar cualquier nombre yo escrib Todos mis amigos.

Como nombre del botn deja el que te aparece.

Y listo. Ahora hagamos un ltimo botn, que nos permita cerrar la base de datos. 24. Botn para cerrar la base de datos.

Al igual que el anterior te dejo las imgenes Pasos para crear un botn que me permita cerrar la base de datos: Clic en la ficha diseo, en el grupo controles clic en el control botn y dibuja un rectngulo en el rea de trabajo. Sigue el asistente Ojo que aqu escogemos la opcin aplicacin y luego salir de la aplicacin.

Como para hacer algo diferente aqu vamos a dejar la imagen

Como siempre dejamos el nombre que aparece para el botn. Todava no pruebes el botn salir.

25. Por ultimo creemos una etiqueta para el ttulo de nuestro formulario.
Clic en la ficha diseo, en el grupo controles clic en el control etiqueta y dibuja un rectngulo en el rea de trabajo.

En rectngulo escribe el ttulo de la base de datos yo lo deje as:

Guardemos los cambios y ahora si desde el modo vista formulario probemos cada uno de los botones, menos el de salir porque nos cerrara la base de datos.

Nos queda hacer una ltima cosita decirle a Access que cuando abra la base de datos solo me muestre el formulario control Si tienes abierto el formulario control debes cerrarlo.

26. Pasos para Iniciar un formulario al Abrir la Base de Datos.

- Para iniciar este proceso vamos hacer clic en el men archivo, y luego opciones

Aparecer la siguiente ventana

Haga clic en la opcin Base de datos actual, en la parte derecha encontramos una opcin que dice Mostrar formulario, aqu seleccione el formulario control

Podramos decir que esto es todo; sin embargo en esta ventana encontramos muchas opciones que permiten cambiar el comportamiento de la base de datos. Miremos unas de ellas. - Opcin de la ventana del documento, active la que dice, ventana sper puesta, esto permite que las ventanas se abran independientemente y no en fichas como vena sucediendo.

27.Navegacin, Mostrar panel de navegacin, desactvelo. Esto evita que se muestre la ventana con todos los objetos, lo que nos permite evitar que el usuario borre cualquier objeto por accidente

Por el momento no modifiquemos nada ms, dele clic en aceptar, Access le advertir que debe cerrar la base de datos para que los cambios hagan efectos. Cierre la base de datos y vuelva abrirla.

Esto es todo espero que les haya sido de ayuda y hayan aprendido mucho Walder Pontn Flrez Instructor de informtica.