Consejo Profesional de Ciencias Econmicas de Misiones Comisin de Sector Pblico 12 de abril de 2012

Autoevaluacin del Control Interno

Cont. Walter Miner
16/04/2012 Walter Miner 1

Acepciones del trmino control

Examen, comprobacin, verificacin, constatacin, fiscalizacin, intervencin.

Estar al mando de una operacin, es decir, tener algo bajo control.

La segunda acepcin es la que identifica el trmino "control tal como lo entendemos a los fines de esta presentacin.

En sntesis, el control interno es un elemento que ayuda a la gestin y no una traba ms, como generalmente se lo considera.

FASES DE LA ADMINISTRACION

PLANEAMIENTO

ORGANIZACIN COORDINACIN y DIRECCIN

CONTROL

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Walter Miner

Control Interno - concepto

Es un proceso integrado a los procesos, llevado a cabo por la autoridad superior, funcionarios y empleados del ente. Est diseado con el objeto de proporcionar una garanta razonable del logro de objetivos incluidos en las siguientes categoras:
Economa, Eficiencia y Eficacia de las operaciones Confiabilidad de la informacin financiera Cumplimiento de leyes, reglamentos y polticas
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Caractersticas del Control Interno

Es un medio para alcanzar un fin Lo ejecuta tanto la direccin como el personal del ente No se trata solamente de manuales de procedimiento Aporta un grado de seguridad razonable a la conduccin (relacin costo-beneficio) Est pensado para facilitar el logro de los objetivos organizacionales
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Caractersticas del Control Interno

1. INCLUYE INSTRUMENTOS DE CONTROL PREVIO, CONCOMITANTE y POSTERIOR, con un objetivo preventivo

2. ESTA INTEGRADO A LA GESTION 3. ES RESPONSABILIDAD DE LA AUTORIDAD SUPERIOR

SISTEMA de CONTROL INTERNO

No conduce quien no controla

4. ES INTEGRAL

incluye aspectos presupuestarios, legales, de evaluacin de programas, etc.

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5. DEBE ESTAR FUNDADO en

criterios de economa, eficiencia y eficacia

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Componentes del Control Interno

Ambiente de Control Evaluacin de Riesgos Actividades de Control (Niveles de autorizaciones, Acceso limitado a recursos y registros, Rendicin de cuentas financiera y fsica, Registro inmediato de transacciones, Separacin de funciones y responsabilidades, etc.) Informacin y Comunicacin Supervisin (auditoras, etc.)
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Relacin entre los componentes

Supervisin Actividades de Control
Evaluacin de Riesgos

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Relacin Componentes-Materias
reas organizacionales A B Supervisin Informacin y Comunicacin Actividades de Control
Evaluacin de Riesgos
Cumplimiento Normativo

Ambiente de Control

Confiabilidad de la Informacin Financiera

Eficacia y Eficiencia de las Operaciones

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1. Ambiente de control

El ambiente de control refleja el espritu tico vigente en una entidad respecto de: - el comportamiento de los agentes, - la responsabilidad con que encaran sus actividades, y - la importancia que le asignan al control interno.

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Ambiente de Control

Integridad y valores ticos Competencia profesional Atmsfera de confianza mutua Filosofa y estilo de la direccin Misin, objetivos y polticas Organigrama Asignacin de autoridad y responsabilidad Polticas y prcticas en personal Comit de Control
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2. Evaluacin de riesgos

El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan las actividades de las organizaciones. A travs de la investigacin y anlisis de los riesgos relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza, se evala la vulnerabilidad del ente.

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La evaluacin de riesgos incluye:

Una estimacin de su importancia o trascendencia. Una estimacin de su costo. Una evaluacin de la probabilidad / frecuencia. Una definicin del modo en que habrn de manejarse.

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Evaluacin de Riesgos

Identificacin del riesgo Estimacin del riesgo Determinacin de los objetivos del control Deteccin del cambio

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3. Actividades de control

Estn constituidas por los procedimientos especficos establecidos como un reaseguro para el cumplimiento de los objetivos Dichos procedimientos estn orientados primordialmente hacia la prevencin y neutralizacin de los riesgos.

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Actividades de Control

Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organizacin y en cada una de las etapas de la gestin. Conociendo los riesgos, se pueden establecer los controles destinados a evitarlos o minimizarlos.

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Actividades de Control
1. 2.

Separacin de tareas y responsabilidades Coordinacin entre reas Documentacin de las operaciones Niveles definidos de autorizacin Registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos

3. 4.
5.

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Actividades de Control
6.

(cont.)

Acceso restringido a los recursos, activos y registros Rotacin del personal en las tareas clave Control de los sistemas de informacin Control de la tecnologa de informacin Fijacin de Indicadores de desempeo Funcin de auditora interna independiente
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7. 8.

9. 10. 11.

Actividades de Control: Tipos de control

Segn

la materia, pueden referirse a:

Las operaciones (EEEE) La informacin financiera El cumplimiento normativo

Otras

clasificaciones:

Preventivos o Correctivos Manuales o Automticos Estratgicos, Gerenciales u Operativos

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Controles formales e informales

Los controles formales son aquellos que estn regulados por alguna norma de procedimiento o disposicin similar. Los controles informales comprenden aquellos sobre los que no existe un tipo de parmetro de evaluacin definido.

4. Informacin y comunicacin

Informacin
La informacin relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal modo que llegue oportunamente a todos los sectores, permitiendo asumir las responsabilidades individuales.

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Informacin y comunicacin

Comunicacin
Los informes deben transmitirse adecuadamente a travs de una comunicacin eficaz. Esto es, en el ms amplio sentido, incluyendo una circulacin multidireccional de la informacin: ascendente, descendente y transversal.

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Informacin y Comunicacin

Informacin y responsabilidad Contenido y flujo de la informacin Calidad de la informacin El sistema de informacin Flexibilidad al cambio Compromiso de la autoridad superior Comunicacin, valores organizacionales y estrategias Canales de comunicacin
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5. Supervisin

Es responsabilidad de la direccin el diseo y el funcionamiento de una estructura de control interno idnea y eficiente, as como su anlisis, evaluacin y actualizacin peridica para mantenerla en un nivel adecuado.

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Objetivo de la supervisin

Asegurar que el control interno funciona adecuadamente, a travs de dos modalidades de supervisin: actividades continuas o evaluaciones puntuales.

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Supervisin

Evaluacin del sistema de control interno Eficacia del sistema de control interno Auditoras del sistema de control interno Validacin de los supuestos asumidos Tratamiento de las deficiencias detectadas
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Autoevaluacin del Control Interno

Metodologa de Autoevaluacin mediante el Anlisis y Diagnstico de Procesos

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Contenidos
Objetivos y caractersticas Contexto y antecedentes Descripcin de la metodologa Comentarios finales

Autoevaluacin: concepto
Herramienta para diagnosticar la madurez de los procesos y analizar el sistema de control interno, por parte de los propios responsables de la gestin. Aplicada peridicamente, permite apreciar la situacin en que se encuentran los procesos respecto del cumplimiento de los Objetivos y de los requisitos en materia de controles.
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Autoevaluacin
Permite realizar un diagnstico de la madurez del control interno por cada proceso:
- Muestra riesgos - Permite determinar prioridades

Es una buena prctica de control interno que busca fortalecer la cultura del control y del cumplimiento de objetivos

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Objetivos generales
Promover un nuevo instrumento de control para aplicar a la mejora de la gestin gubernamental.

Utilizar una herramienta de carcter preventivo para la mejora del control interno.

Fortalecer el concepto de control integrado y contributivo a los objetivos de la organizacin.

Objetivos especficos
Diagnosticar la madurez de los procesos del ente y analizar la situacin del sistema de control interno por parte de los propios responsables de la gestin.

Fortalecer la cultura del control y del cumplimiento de objetivos, como buena prctica de Administracin

Autoevaluacin: caractersticas

No tiene por objetivo penalizar ni calificar, sino constituirse en una herramienta para la gestin, que contribuya a: Administrar riesgos Priorizar medidas a adoptar Propiciar el enfoque de gestin por procesos y por objetivos

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Autoevaluacin: caractersticas
Aporta una tcnica de medicin homognea para determinar la madurez de los procesos, aplicable a los distintos tipos de organizacin que componen el Sector Pblico. Se basa en la tcnica del Modelo de Madurez, que describe un camino de mejora evolutiva para los procesos.
Nivel de madurez 4 Evolucin escalonada Nivel de madurez 3 Nivel de madurez 2 Nivel de madurez 1

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Metodologa
Permite a las autoridades superiores conocer los niveles de riesgo de los procesos de su organizacin, y propiciar mejoras.

Se aplican mtodos aceptados y propiciados internacionalmente.

Objetivos del Mejoramiento de Procesos

Hacerlos eficientes, minimizando los recursos empleados Hacerlos eficaces, en cuanto a calidad, cumplimiento y oportunidad de prestacin. Hacerlos efectivos, generando los resultados deseados. Hacerlos flexibles, teniendo la capacidad para adaptarse a los cambios en las necesidades de la entidad y de los ciudadanos (clientes).

Autoevaluacin

Permite a los responsables de la gestin, anticiparse a los resultados de una eventual auditora, interna o externa.

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Contexto y antecedentes

Todo funcionario que tenga a su cargo un proceso de gestin, peridicamente debe evaluar la eficacia de su sistema de control interno y comunicar los resultados (Norma 2620)

Proceso
Son las actividades que se combinan para satisfacer objetivos especficos. Lo que la organizacin hace y cmo lo hace.

PROCESO Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
(IRAM)

PROCEDIMIENTO Forma especfica (texto) para llevar a cabo una actividad o un proceso.
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Contexto y antecedentes
ECONOMIA EFICIENCIA EFICACIA EFECTIVIDAD

Tecnologa

PRODUCTOS
(Bienes Finales)
Rec. Materiales Bienes Intermedios

Metas

Objetivos

Rec. Humanos

Rec. Financieros

Informacin

FASES DE LA ADMINISTRACION

PLANEAMIENTO

Actividades de conduccin Actividades sustantivas Actividades de apoyo

CONTROL

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Contexto y antecedentes

Tipos de procesos
SUSTANTIVO: orientado al cumplimiento de los objetivos fundamentales de la organizacin, dando por resultado un producto (bien o servicio) que es recibido por un destinatario externo / ciudadano.

De APOYO: destinado a dar apoyo operativo para el cumplimiento de los objetivos de los procesos sustantivos.

De CONDUCCIN: dirigido a organizar y facilitar la coordinacin de la totalidad de los procesos de la organizacin.

CLASIFICACIN DE PROCESOS

Proc Sustantivos y de Conduccin

ANALISIS DE MERCADOS Y CLIENTES PLANEAMIENTO ESTRATEGICO

PROCESO A

PROCESO B

PROCESO C

PROCESO D

PROCESO E

PROCESO F

Procesos de Apoyo

GESTIN DE RECURSOS FINANCIEROS

GESTIN DE TECNOLOGA DE INFORMACIN GESTIN DE RECURSOS HUMANOS GESTION DE INFORMACIN CONTABLE ASESORIA LEGAL SERVICIOS CONTRATADOS

Contexto y antecedentes
Resolucin N 95/2006 SGN Metodologa de Autoevaluacin del Control interno. Prueba Piloto

Contexto y antecedentes
Prueba piloto, impulsada mediante la Res. 95/2006 SIGEN.

Adhirieron a la prueba los siguientes organismos: ANSES, RENAPER, MPF, ORSNA, SSN, AFIP, ENRE, INTA, PFA, DNM, CNV, SEGEMAR, CNC, CNEA y reas de la propia Sindicatura.

Contexto y antecedentes

Se analizaron los resultados y se elabor la Buena Prctica. Se consideraron las sugerencias recibidas y los aspectos que generaban errores de interpretacin.

Metodologa

Recaudos para la Autoevaluacin

Los responsables de los procesos deben estar dispuestos a tomar parte activa en la Autoevaluacin: No es una auditora ni es tarea de los auditores externos o internos.

Metodologa - Sntesis
Se determina el nivel de madurez de cada proceso y se obtiene un Mapa de procesos, donde para cada uno se determina: Tipo: Conduccin, Sustantivo o Apoyo Relevancia Estratgica: Alta, Media o Baja Nivel de Madurez / Riesgo

Metodologa
Formulario 1 Informacin General del Organismo. Enumeracin de Procesos indicando tipo y relevancia estratgica Formulario 2 Informacin detallada por cada proceso Formulario 3 Sntesis de la situacin Resultados

Metodologa
Formulario 1 Informacin General del Organismo.

Formulario 2 Informacin detallada por cada proceso

Formulario 3 Sntesis de la situacin Resultados

Requieren visin global de la organizacin

Visin detallada del proceso o subproceso

Metodologa
Formulario 2. Proceso A Formulario 2. Proceso B

Formulario 1

Formulario 2. Proceso C

Formulario 3

Formulario 2. Proceso n

Metodologa
Formulario 1 Informacin General del Organismo. Enumeracin de Procesos indicando tipo y relevancia estratgica
Formulario 2 Informacin detallada por cada proceso Formulario 3 Sntesis de la situacin Resultados

Enumeracin de Procesos, indicando:

Conduccin/Sustantivo/Apoyo Relevancia Estratgica (Alta, Media o Baja)

Metodologa
Formulario 1 Informacin General del Organismo. Enumeracin de Procesos
Formulario 2 Formulario 3 Informacin Sntesis de la detallada por situacin Misin y Objetivos Generales del cada proceso Resultados

Organismo

Enumeracin de los Procesos que lleva a cabo la organizacin para alcanzar su misin y sus objetivos.

Clasificacin de procesos por tipo Relevancia estratgica de cada proceso

Metodologa
Clasificacin de los procesos por Relevancia Estratgica:

ALTA

Segn: Nivel de Impacto sobre el destinatario / ciudadano Incidencia del Proceso en el logro de los objetivos institucionales

MEDIA

BAJA

Metodologa

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Metodologa
Formulario 1 Informacin General del Organismo.

Enumeracin de Procesos indicando tipo y relevancia estratgica

Formulario 2 Informacin detallada por cada proceso

Formulario 3 Sntesis de la situacin Resultados

por Proceso Objetivos Cuestionario sobre Cumplimiento de Objetivos y Controles

Metodologa
Formulario 1 Informacin General del Organismo.

Enumeracin de Procesos indicando tipo y relevancia Instructivo Detallado estratgica

Formulario 2 Informacin detallada por cada proceso

Formulario 3 Sntesis de la situacin Resultados

Definiciones Aspectos a considerar para completar el formulario

integrado a la Metodologa

Metodologa
Formulario 1 Informacin General del Organismo.

Enumeracin de Procesos indicando tipo y relevancia por Proceso estratgica Objetivos

Formulario 2 Informacin detallada por cada proceso

Formulario 3 Sntesis de la situacin Resultados

reas Responsables Cumplimiento de Objetivos: Sustento, revisin peridica, contribucin a la institucin, cuantificacin, desvos, preparacin de informacin relevante para las autoridades.

Metodologa
Formulario 1 Informacin General del Organismo.

Enumeracin de Procesos indicando tipo y relevancia por Proceso estratgica Controles: Definicin del organigrama, responsabilidades,

Formulario 2 Informacin detallada por cada proceso

Formulario 3 Sntesis de la situacin Resultados

coordinacin interna, registro de transacciones, documentacin de respaldo, aplicacin de tecnologa de la informacin, cumplimiento de la normativa, regularizacin de observaciones.

Metodologa
Formulario 1 Informacin General del Organismo. Preguntas sobre

Enumeracin de Procesos indicando tipo y relevancia Se basan en una estratgica

Formulario 2 Informacin detallada Controles: por cada proceso

Formulario 3 Sntesis de la situacin Resultados

seleccin de puntos incluidos en las Normas Generales de Control Interno vigentes (Res. N 107/98 SIGEN)

Metodologa

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Metodologa

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Metodologa

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Metodologa
Formulario 1 Informacin General del Organismo. Formulario 2 Informacin detallada por cada proceso

Enumeracin de Procesos Evaluacin del Nivel de Madurez alcanzado por el indicando tipo y sistema relevancia de control interno. Resumen Tipo estratgica de Proceso (Conduccin, Sustantivo, Apoyo)

Formulario 3 Sntesis de la situacin Resultados

Relevancia Estratgica Madurez

Se exponen requisitos para cada nivel de madurez, asociados a las respuestas del Cuestionario-Formulario 2
No se incluyen los casos respondidos como No Aplicables Cuando la respuesta es Cumplimiento Parcial, se considera afirmativa si se compromete la fecha de cumplimiento pleno

Evolucin escalonada
Nivel de madurez 3
Nivel de madurez 2

Nivel de madurez 4

Nivel de madurez 1

Nivel de madurez de Procesos

De acuerdo a las respuestas del Cuestionario 2

Metodologa

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Metodologa

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Autoevaluacin

En organizaciones complejas o de gran tamao puede ser aplicada en forma escalonada, de lo general a lo particular: - Procesos nivel 1 - Subprocesos nivel 2 - etc.

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Contexto
Es una de las herramientas orientadas a propiciar mejoras en el control interno del Sector Pblico

Plan Compromiso de Mejora de la Gestin y el Control Interno

Comits de Control o Auditora

Autoevaluacin

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Comentarios finales
La herramienta contribuir en la internalizacin de conceptos de control procesos riesgos Es un elemento preventivo para fortalecer el control interno.
En el marco de la Visin de SIGEN: El Sistema de Control Interno que gua y coordina la Sindicatura General de la Nacin contribuye al logro de los objetivos de gobierno.

Contacto:

wminer@consejo.org.ar walter_miner@yahoo.com.ar